Udvalget for Børn, Familie og Skole. Referat

Transkript

1 Forside Referat Fredag den 6. juni 2014 kl. 12:00 Mødelokale 1 og 2 i Rådhuset Tilstedeværende: Andreas Uldum, (D), formand Uju Petersen, (IA) Charlotte Pike (IA) (via telefon) Monica Dorph (S) Erling Madsen (A) (via telefon) Afbud: Fra forvaltningen Søren Valbak, direktør Marie Fleischer, direktør Kirsten Johnsen, sekretær

2 Side 156 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser A Fra formanden B Fra forvaltningen Orienteringer Forespørgsler Beslutninger A Driftsaftaler med NIT og Sisorarfiit (FS) B Ansøgning om indkøb af nye musikinstrumenter til Ittoqqortoormiit (FS) C År til dato jan maj 2014 Sundhed, Forebyggelse og Fritid(FS) Sager til beslutning i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen A Ansøgning om afledt drift til nyetableret Husflidsværksted Nuukullak (FS) B Ændringsforslag til tilskudsregler, ifølge af svar fra selvstyret omkring fortolkning af bestemmelser. (FS) C Ansøgning om tillægsbevilling til Arctic Winter Games D Organisationsændring for Skolepasninger og Fritidsklubber E Orientering om årsrapport 2013 for Børne- og Ungehuset Mælkebøtten F Ny integreret børneinstitution i Tasiilaq Lukkede punkter A Meddelelser B Orientering C Forespørgsel D Lukkede punkt E Lukkede punkt F Lukkede punkt G Lukkede punkt H Lukkede punkt E Lukkede punkt F Lukkede punkt Eventuelt Godkendelse af referat

3 Side Godkendelse af dagsorden Punkt 05B og 06B udgår. Dagsorden godkendt. 2. Meddelelser 02A Fra formanden Formanden og IMAK Sivso har haft mail korrespondance omkring samarbejde og laver en pressemeddelelse til på tirsdag. 02B Fra forvaltningen Marie Fleicher, Fælles service: Nationaldag program Styregruppemøde AWG. Der laves en orientering til udvalgets møde i august Fritids medarbejder svømmehalen strategi for Sundhed og forebyggelse. Der udarbejdes ny medtaget frtid Musikskole Fagchef i Sundhed, Forebyggelse og Fritid skal pensioneres i september Søren Valbak, Forvaltning for Børn, Familie og Skole - Lokaler i MIA + SAI har holdt morgen møde med medarbejder omkring sammenflytning 3. Orienteringer 4. Forespørgsler 5. Beslutninger 05A Driftsaftaler med NIT og Sisorarfiit (FS) Driftsaftale om Multihallen Inussivik & Skianlægget Til orientering J.nr.: Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Forvaltningen har de seneste måneder stået for revidering af driftsaftaler med Godthåb hallen vedr. Inussivik og Sisorarfiit vedr. skiliften i Nuuk. Med hensyn til Inussivik:

4 Side 158 Gældende driftsaftale er udsprunget af en koalitionsaftale tilbage i 2008, som blandt andet indeholdt, at multihallen Inussiviks drifts og ansvar overgår til Godthåb hallen. Begrundelsen var blandt andet det, at man på den måde får det bedste ud af byens store haller. Kommunen indgik herfor en driftsaftale med Godthåb hallen, godkendt af kommunalbestyrelsen 26. maj Med hensyn til Sisorarfiit, er det en aftale af ældre dato, tilbage i Forarbejdet til begge udkast til fornyelse af driftsaftale er udarbejdet af forvaltningen i samarbejdet med advokatfirma i byen. Med det udgangspunkt har møderækker været afholdt mellem driftslederne og bestyrelsesformænd i begge institutioner og forvaltningen. Status for arbejdet er den, at der langt om længe nu er nået til sidste fase, hvor der mangler det respektive bestyrelsers godkendelser af udkastet. Bestyrelserne har møde i juni, hvilken det påregnes, at materialet godkendes. Når der foreligger tilbagemelding fra dem, forelægges det endelige udkast til aftaler til politisk behandling i august Indstilling Fælles Service skal over for Udvalget for børn, familie og skole indstille: At Udvalget for børn, familie og skole tager orienteringen til efterretning og sender orienteringen videre til Økonomiudvalget. Beslutning beslutning af den 6. juni 2014 Udvalget sender sagen tilbage til forvaltning. Tages op til næste møde, medtages kopi af driftaftale som bilag. Sagsfremstilling Driftsaftalerne er for at fastholder vision og fælles mål for Kommuneqarfik Sermersooq indsats på sundhedsområdet som er præciseret i Kommuneqarfik Sermersooq s Børne og familie politik. Driftsaftalerne vil tilkendegive og præciserer i hvilken retning og ånd idrætsstederne skal arbejde for foreninger, ligesom der sker en præcisering af de målsætninger og krav til serviceniveauet for foreninger. Driftsaftalerne vil have til formål at Synliggøre de krav og forventninger, der stilles om driften. Synliggøre og præcisere roller, opgaver og ansvar for begge parter. Synliggøre målsætninger for udviklingsretning af idrætsfaciliteterne Synliggøre de midler, som Kommuneqarfik Sermersooq stiller til rådighed for opgaveløsningen. Driftsaftalerne bliver dermed omdrejningspunktet for dialogen mellem parterne. Driftsaftalerne fastsætter de overordnede rammer for drift. De overordnede rammer er: Aktivitet en afdæmpet og mere prioriteret aktivitetsudvikling Økonomi fokus på faldende enhedsomkostninger og budgetoverholdelse Kvalitet målopfyldelse på alle centralt og lokalt fastsatte kvalitetsmål Servicemål. Driftsaftalerne vil tage afsæt i budget for 2014, som har til hensigt at skabe de bedste rammer for foreninger gennem: Mere sundhed Mere vækst og Mere tillid Samtidigt med, at kommunens målsætning om en klare sig inden for de afsatte midler beder kan styres ved en fornyelse af driftsaftalerne.

5 Side 159 Løsningsforslag faglig vurdering Med driftsaftalerne sikre man sig et gennemsigtigt drift af idrætshaller som kommunen ikke selv driver, de vil skabe ro i økonomistyring og ansvarsplacering af opgaverne. Derfor er vurdering fra Fælles Service, at der gennem driftsaftaler skabes et overblik og bedre ressourcestyring. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der har mellem parterne tidligere været aftalt, at driftsomkostninger for idrætsstederne skulle dækkes af kommunen, men styres af driftstager. Udkastet til en ny driftsaftale er således udformet, at kommunens økonomisk sekretariat inddrages under budgetarbejdet og får bedre adgang til at følge økonomien i henhold til kommunale fuldmagt og økonomistyring. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landtingsforordning for kultur og fritidsvirksomhed, nr. 10 af 21. maj 2002 Det videre forløb Der bestræbes på, at begge udkast foreligger klar til politisk behandling senest ultimo juni. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er til orienteringspunktet ikke hentet bemærkninger fra Økonomisk sekretariat. Andre bemærkninger Ingen bemærkning. Bilag Ingen bilag JMB 05B Ansøgning om indkøb af nye musikinstrumenter til Ittoqqortoormiit (FS) Musikøvelokale er sikre J.nr.:63:20 Fælles Service direktør Marie Fleischer / mfle Sagsresumé Tilbage i september 2013, har udvalget behandlet ansøgningen 1. gang. Det blev besluttet, at man først skal undersøge, om der er andre alternative løsninger. Det er ikke lykkedes at finde andre egnede muligheder. Uanset, vil sneproblematikken være der, da der falder meget i byen. Sidste år påbegyndte fritidsafdelingen i Ittoqqortoormiit at arbejde for at finde øvelokale for musikere. B-31 som ejes af Grønlands Selvstyre er overdraget til Kommuneqarfik Sermersooq, til formålet. Anlæg og miljøforvaltningen har afsat midler til istandsættelse af huset til formålet. Nu mangles der kun anskaffelse af instrumenter mv. I nært samarbejde med fagmand inden for musik fra NUIF er anskaffelseslisten lavet, og god pris er også indhentet. Instrumenterne er også beregnet til koncertbrug, således at det også bliver muligt at kunne arrangere koncerter. Samlet ansøgning er på kroner til dækning af indkøb af nye musikinstrumenter inklusive transport.

6 Side 160 Indstilling Fællesservice skal overfor indstille, - At ansøgningen imødekommes - At de kr kroner tages fra konto 59.01, udvalgets dispositionskonto. Beslutning beslutning af den 6. juni 2014 Udgår. Sagsfremstilling Der har ikke været indkøb af nye instrumenter i mange år i Ittoqqortoormiit, ej heller har øvelokale, trods for, at andre unge i andre byer har faciliteterne. Fritidsafdelingen påtog sig opgaven for at gøre noget ved det siden sidste år. Det er lykkedes at få overdraget B-31 fra Selvstyret til kommunen. Anlæg og miljøforvaltningen har godkendt at afholde udgifter der er forbundet med mindre ombygning og klargøring til formålet. Hermed ansøgning om anskaffelse af instrumenter til øvelokalet, som skal nå at komme med 1. skib. Det er på tide, at de unge får øvelokale, så de kan få bedre vilkår for deres musiske kunnen, på lige fod med andre unge i kommunen. Kommuneqarfik Sermersooq er begyndt at arrangere musikerkonkurrencer og skal de unge i Ittoqqortoormiit have samme mulighed, er det på sin plads, at de får øvelokale og tidssvarende instrumenter. Dermed nærmer man sig også realisering af drømmen om at kunne arrangement koncert med udefrakommende deltagere, såfremt anlæggene kan skaffes. Indkøb af musikinstrumenter/anlæg foretages i samarbejde med NUIF. Løsningsforslag faglig vurdering Drift og ansvar af musikøvelokale kan falde ind under ungdomsklubben, hvor dets budget tilpasses fra Huset ligger tæt på ungdomsklubben. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ansøgt beløb: Kr kr. Konto som benyttes ved indkøb er udvalgets egen dispositionskonto: Bevilling for 2014: 835t. kr. Aktuel forbrug: Rest: 817t. kr. Forbrug i %: 2.2 Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingsforordning nr 10 af 21. maj 2002 om kultur- og fritidsvirksomhed Det videre forløb Såfremt det ansøgte beløb godkendes, vil bestillingen effektueret snarest. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat ikke har nogen bemærkninger udover at de budgetmæssige konsekvenser af udvalgets dispositionskonto omplaceres efter godkendelse. Andre bemærkninger Ingen. Bilag

7 Side Ejerpantebrev fra Grønlands Selvstyre 2. liste over musikindkøb fra NUIF 3. plantegning a + b. JMB 05C År til dato jan maj 2014 Sundhed, Forebyggelse og Fritid(FS) Til orientering j.nr: Fælles Service Direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Afdeling for Sundhed, Forebyggelse og Fritid har udarbejdet en status for igangværende opgaver. Det er hensigten, at der laves status for hvert kvartal. Det vil således gøre det muligt for udvalgsmedlemmer at følge med i hvilken opgaver der pågår. I opdatering og oplistning af igangværende opgaver fremgår det, hvorledes projekterne er nået til borgerne, og hvor mange der har deltaget i aktiviteterne. Der sættes vægt på, at der løbende pågår oplysningskampagne om sund livsstil. Afdeling for Sundhed, Forebyggelse og Fritid blev lagt sammen pr. 1. april under Fælles Service. Indstilling Fælles Service skal over for indstille, - At orienteringen tages til efterretning. Beslutning beslutning af den 6. juni 2014 Taget til efterretning. Ros til Fælles service, med deres orientering. Udvalget vil gerne besøg Fælles service når alle udvalgsmedlemmer er i byen i forbindelse med kommunalbestyrelsesmøde. Sagsfremstilling Afdeling for Sundhed, Forebyggelse og Fritid blev lagt sammen pr. 1. april under Fælles Service. Det er således sikret, at fremtidige og igangværende opgaver klares i fællesskab. Afdeling for Sundhed og Forebyggelse har efter nytår lavet en strategiplan, hvor der vægtes borgerrettet sundhedsfremme og forebyggelse. I opdatering og oplistning af igangværende opgaver fremgår det, hvorledes projekterne er nået til borgerne, og hvor mange der har deltaget i aktiviteterne. Dette kvartalsvise statusnotat ventes at blive benyttet fremover. I strategiplan som er udarbejdet siden starten af året 2014 pågår opgaverne planmæssigt. Det er besluttet, at eksisterende strategiplanlægning i sundhed og forebyggelse også skal gælde for de sammenlagte afdelinger. På denne baggrund, skal igangværende opgaver og økonomi under den nye struktur medtages i kvartalsmæssige statusnotater.

8 Side 162 Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Sundhed, forebyggelse og Fritid bestræber sig på at afholde egne projekter så meget udgiftsneutrale som muligt, samt at man skal nå så mange borgergrupper som muligt. Opgaver der skal udføres af eksterne udøvere bliver disse betalt efter aftale. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Kommunens børne- og familiepolitikken Inuuneritta II Inartitsartutlov nr. 27 af 18. november 2010, 5 Ltf. Nr. 10 af 21. maj 2002 om kultur, og fritidsvirksomhed Bemærkninger fra Fælles Service Andre bemærkninger Bilag 1. Status på opgaver, år til dato Jan. Maj 2014 for Sundhed og Forebyggelse 2. Status på opgaver, år til dato Jan. Maj 2014 for Fritidsområdet JMB 6. Sager til beslutning i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen 06A Ansøgning om afledt drift til nyetableret Husflidsværksted Nuukullak (FS) J.nr.: Fælles Service Direktør Marie Fleischer 06B Ændringsforslag til tilskudsregler, ifølge af svar fra selvstyret omkring fortolkning af bestemmelser. (FS) Kommunalbestyrelsen anmoder om bekræftelse for legalitet af 100% tilskud til idrætsklubber J.nr.: Fælles Service direktør Marie Fleischer / mfle 06C Ansøgning om tillægsbevilling til Arctic Winter Games 2016 Ansøgningen vedrører aflønninger af konsulent og Director of Venues J.nr.: Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL

9 Side D Organisationsændring for Skolepasninger og Fritidsklubber Overdragelse af ressortsområdet til afdeling for daginstitutioner Til orientering J.nr.: Forvaltningen for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / sval 06E Orientering om årsrapport 2013 for Børne- og Ungehuset Mælkebøtten Orienteringen er inklusiv ny ydelseskatalog gældende fra 01. maj 2014 Til orientering J.nr.: Forvaltningen for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak 06F Ny integreret børneinstitution i Tasiilaq J.nr.: 44.00/ Anlæg og Miljøforvaltningen Teknisk Direktør Mike Jakob Kristiansen Forvaltningen for Børn, Familie & Skole Direktør Søren Valbak / sval 7. Lukkede punkter 07A Meddelelser 07B Orientering 07C Forespørgsel 07D Lukkede punkt Til orientering Forvaltning for Børn, Familie og Skole Søren Valbak / SVAL

10 Side E Lukkede punkt. Forvaltning for Børn, Familie og Skole - Direktør Søren Valbak/ SVAL 07F Lukkede punkt. Forvaltning for Børn, Familie og Skole - Direktør Søren Valbak/ SVAL 07G Lukkede punkt. Forvaltning for Børn, Familie og Skole - Direktør Søren Valbak/ SVAL 07H Lukkede punkt Forvaltning for Børn, Familier og Skoler: Direktør Søren Valbak 07E Lukkede punkt J.nr: ikke officielt Forvaltning for Børn, Familie og Skole - Direktør Søren Valbak/ SVAL 07F Lukkede punkt Forvaltning for Børn, Familie og Skole Direktør Søren Valbak/ SVAL 8. Eventuelt Monica Dorph har ferie i periode fra 24. juni til og med 2. august 2014 Uju Petersen har ferie i periode fra 3. juli til og med 23. juli 2014

11 Side Godkendelse af referat Godkendt