Referat bestyrelsesmøde, 5. marts 2019, 19:00-21:10

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde, 5. marts 2019, 19:00-21:10 Deltagere: Afbud: Jane I, Jane H, Pia, Jacob, Lars, Bo, Per (ref) Christian 1. Referatet fra sidste møde (080119), opgavelisten er revideret. Se skema. Opgaveplan, ØSVNhallen 05/03/2019 Opgave Delopgave Status Ansvarlig Deadline Lysanlæg i hallen Regnskab, kopier Regnskab, budget Koda, afgift Afskedsreception, Skoleleder Jens Dall- Hansen pulje ansøgning - fleksible haller - overskudsmidler Møde og besøg Thomas Schmidt 15. marts i hallen Funktionsbeskrivelser kontinuitet for Vejledning/orientering om funktion - Bo fremstiller udkast og sender til Pia papirkopier til generalforsamling, 20 stk. Anfør budgetkolonne for 2019 sammen med regnskab Hallens betaling af KODA afgift - er der måske sammenfald med IF - kan vi spare nogle penge på denne konto? Forlængelse af nogle af aktiviteterne i hallen? F.eks kunne volleyball være interesseret i forlængelse Funktionaliteten er nu iorden. Skilt på kontaktskab El-hjørnet kommer fredag uge 10 og gennemgår det lovpligtige kontrol af alt strøm i hallen. Bo 9/4/19 Bo anmoder Deloitte om printning Bo 9/4/19 Bo anmoder Deloitte om budgetkolonne Bo 9/4/19 Jacob spørger IFs kasserer om vejledning Jacob 9/4/19 Jacob spørger i IF-regi om situationen Jacob 9/4/19 Fredag 29. marts 2019, Jane I deltager og takker for godt samarbejde Jane I 29/03/19 Ansøgning udarbejdes i udkast og diskuteres med Thomas Schmidt den 15. Efter afvisning af marts ved møde, emnerne ansøgning på kr, er aflukning af prøver vi igen at ansøge halinspektørområde og om midler depotetablering Per 15/03/19 Christian orienterer Thomas om frokost. Per laver et Orientering og Dagsorden udkast til vor egen udfærdiges dagsorden. Christian/Per 11/03/19 De enkelte rolle beskrives forslag rundsendes til den - enkelte Per 09/04/2019 1

2 hallens arbejde Generalforsamling 9 april Generalforsamling 9 april medlemsmøde 2. april Etablering af forkortet håndboldsbane Parkout Event i foråret Postkasse til flaskesedler i Bruges, Ågård Seminar omkring "Hallens fremtid" Respons plan ved alarm Anvendelsen af sponsor penge. Dirigent - orientering om diverse Vedtægtsændringer på hjemmesiden medlemsmøde for diskussion af regler mm for anvendelsen af hallen for hallens medlemmer OK med Hallen for etablering. Finansiering mm skal ske bestyrelsesmedlemmer med anmodning om returkommentar jane I samtaler med Gunnar - finder tidspunkt til orientering om vedtægtsændringer Jane I 18/03/19 Vi offentliggør de foreslåede ændringer på hjemmesiden Per 18/03/19 Jane I indkalde medlemmerne Jane I 02/04/2019 Jacob modtager materialet, som er samlet af lars Lindbøg og bringer sagen videre. Jacob 18/03/19 Forlag om afholdelse af Event på og ved Parkourbane sammen Kristina Albers har sendt beskrivelse og kontaktinformation. Jane I med firma som leverer tøj videresender til Jacob som oj udstyr. afklarer i Parkour og IF-regi. Jane I/ jacob 18/03/19 Bestyrelsen opfordrer til fortsat at have mulighed for at støtte hallen via Nyt lås eller postkasse flaskebon er opsættes Jane I 09/04/2019 Forberedelse - hvem deltager ud over bestyrelsen Hvem skal indskrives. Det skal Pia, Jane H, Jane I, Per - i nævnte rækkefølge. Pia kontakter alarmselskab. Strategi for sponsorpenge Afholdes eventuelt i forbindelse med generalforsamling 2019 Der gøres ikke noget til generalforsamlingen, men vi der vil blive taget kontakt til Lokalrådet om vi skal gøre noget i fællesskab. Jane I 2019 Afventer vejledning. Vi er kommet på og har fået en sms om hvordan det fungere. De 4 skal have talt sammen. Pia 09/04/2019 Jane: "Kunne vi som bestyrelse have en ønskeseddel på hvad vi vil prioritere at bruge sponsorpenge/medlemspenge til, så de ved hvad de støtter her og nu. (evt. en % del-resten til opsparing)" Bestyrelsen 09/04/2019 2

3 2. Kort orientering fra halbestyreren. Billetsalg til Halbal den 25. maj starter op fra nu. Andre opgaver/informationer fremgår af opgavelisten. 3. Opfølgning på budget og økonomi. Udkast til regnskab forelagt bestyrelsen tallene er gennemgået og forklaret. Bestyrelsen har diskuteret hvordan tallene for indsamlingskontoen præsenteres på generalforsamlingen. Der var enighed om at Jane I s redegørelse med baggrund i tre konti fremstår klarest. Resultatet for hallens drift er et lille overskud på kr. Regnskabet er underskrevet af de tilstedeværende. Se vedlagte kontoudtog udsendes sammen med referat til bestyrelsen (ikke på hjemmesiden) 4. Kort orientering fra kommunen. Ingen nyheder. 5. Kort orientering fra idrætsforeningen. Opvisning fra Gymnastikafdelingen sker den 23. marts i hallen. Der er indkøbt nyt tøj til de frivillige. Parkour undervisning/vejledning er sat igang med instruktør. Indesæsonen er under afslutning og udesæsonen starter op. I enkelte afdelinger i ØSVN IF mangler der etableret udvalg, eksempelvis i Fitness 6. Kort orientering fra skolen. Ny Skoleleder ansat pr. 1. april, Monica Kruse. Afskedsreception for Jens fredag den 29. marts kl 15-18, gymnastiksalen på skolen. Jane I deltager som repræsentant for hallen. 3

4 7. Status på projekter/udvikling. Projekt og aktivitetsoversigt, ØSVNhallen 05/03/2019 Opgave Delopgave Status Ansvarlig Deadline Aktivering af projektgruppe Efter lidt forvirring omkring anlægget status er følgende nu og forespørgsel situationen: Det store anlæg som betjener selve hallen er nogenlunde hos vejle ok, men det lille anlæg som betjener Renovering af kommune om omklædningsfaciliteterne i nedslidt. Lars/Bo/Pia/Henrik Ventilationsanlæg konkrete midler S/Per 09/04/2019 Uderumsgruppen, Frank/Line, helhedsplan Fitnessrum, Rasmus m fl. Optimering af online kommunikation, booking og elektronisk adgang til hallen Optimering af ITstruktur Afrensning af gulv i indgangsområde og alle tre toiletter, samt maling af samme Videre arbejde med den valgte arkitekt. Vi afventer nu Spektrums næste udspil. Orienteringsmøde aftalt med hallens fitness gruppe torsdag den 10. januar. Der orienteres om det første udkast fra arkitekterne Infoskærm i lokalområdet Der arbejdes på accept af ændring af kr tilskud fra elektronisk dør til dette projekt Tilbud indhentet. forslag foreligger. Accept af tilskud på kr er modtaget fra Vejle kommune. Arbejdsweekend 1. marts 2019 Der indkaldes til projektmøde Den etapeopholdte skitseplan med prioritering af areal for fitness er under udarbejdelse - Ordrebekræftelse fra Spektrum er gransket og vi afventer endelig konfirmering af arbejdet - der er forventet afsluttet senest i marts måned Første skitse er modtaget før jul 14. december - fokus er her på de ekstra kvadratmetre. møde i Kbh den 17. januar - afklaring of diverse forhold. Den 28. februar har vi modtaget anden udsendelse fra Spektrum - der var fokus selve strukturen i udeområdet - vi har afgivet kommentarer og Spektrum arbejder videre med forventet afslutning i marts måned Afventer placering og yderligere oplysninger. Såfremt Spektrum arkitekter fremkommer Frank/Line og Jane/Per 01/04/2019 med oplysninger skal gruppen inddrages Per/Jane I 01/04/2019 Projektet indgår fremadrettet i Lokalrådet tilsvarende projekt. Extern projektdame er nu tilsnyttet - statusmail af til Jane I er modtaget fra Else Iversen Palle/Anni 2019 Ny installation af IT struktur med nye PC mm - i fuld gang de første nye kabler er trukket Palle/Per 09/04/19 God arbejdsweekend gennemført - guldafrensning planlægges. Jane I 09/04/19 8. Indkomne forslag: 1. Fælles møde med andre Ågård foreninger (nytårskur). Jane I deltog og fik godt udbytte af den fælles orientering og networking. 2. Fælles halmøde for hallerne i Vejle kommune, afholdt den 31. januar 2019 hos Gaarslev hallen separat referat er tidligere rundsendt til bestyrelsen. Godt møde med god orientering. Jane I og Per deltog. 4

5 3. Status for Helhedsplanen Arkitekternes seneste udkast forevist det forventes at de afslutter opgaven i marts måned. Vi inddrager og orienterer løbende de forskellige parter omkring planen. 4. Funktionsbeskrivelser arbejdet i ØSVN-hallens bestyrelse beskrives. Disse udkast rundsendes til de enkelte medlemmer af bestyrelsen indskriv og returner meget gerne snarest muligt vi skal bruge beskrivelserne i forbindelse med konstitueringen efter generalforsamlingen. 5. Evaluering af nytårskuren. Det var hyggeligt og med et godt pølsebord. Overvej til næste år om ikke også pårørende til ildsjæle og sponsorer skal inviteres med og vi sætter også næste år et sluttidspunkt på arrangementet. 6. Status fra arbejdsweekenden. 17 personer har lavet en super indsats. Forgang og toiletter er frisket op med ny maling og til dels ny belysning. Tak til alle for indsatsen. For at forbedre informationen omkring arbejdet kan vi overveje næste gang at orientere på en tavle på stedet om de forskellige opgaver. Folk kommer og går på forskellige tidspunkter. 7. Status på aktive (og afviste ansøgninger) kommunale ansøgninger kr til bander til fodbold - men nu IT-struktur igang (Palle/Per) kr til renovering af forhal mm igang (Jane I) kr afvist 4. xx kr (NY!) til eksisterende midler indenfor "flexible haller" puljen. Her fremstiller vi en ny ansøgning vedrørende aflukning af Halinspektørområde og/eller etablering af nyt depotområde i pulje til foreningers egen vedligehold af indvendige lejemål (eller egne) fra oktober Ansøgning til denne pulje skal vi have koordineret bedre med IF næste gang. 6. Pulje til ekstraordinære vedligeholdelsesudgifter eksempelvis ventilationsanlæg. Vi forsøger at sætte projekt renovering af ventilationsanlæg på skinnerne igen. 8. Besøg fra Thomas Schmidt den 15. marts, Jane I, Christian og Per deltager. Vi tilbyder frokost dagsorden over samtaleemner udfærdiges. 9. Køreplan for generalforsamling, Annoncering er foretaget i Foreningsnyt og på hjemmesiden. Gunnar B spørges om han kan varetage dirigentfunktionen. På valg er Jane I, Bo og Christian, alle villige til genvalg. Forslag til vedtægtsændringer placeres på hjemmesiden. Regnskab, budget, dagsorden, vedtægtsændringer i papirudgaver klargøres. 10. Køreplan for kommende investeringer Forventet plan er afklaring med lokale samarbejdsparter (Lokalråd, skole, naboer mm) og kommunal halinspektør Thomas Schmidt - derefter fremsendelse til kommunen og besøg af kulturdirektør og kulturformand. 5

6 11. Forestående arrangementer i Hallen er Sjov i Hallen (10. marts 10-14), ØSVN-IF Gymnastik opvisning (23. marts), Generalforsamling (9.april kl. 19), Halbal (25. maj) 12. Medlemssituationen, der er nu registreret 12 medlemmer og der afholdes medlemsmøde den 2. april vedrørende den konkrete anvendelse af hallen, reservering, tavleorientering mm. 13. Håndboldbane mail med info fra Lars Lindbøg. Hallens bestyrelse godkender etablering af en forkortet håndboldbane. Finanseringen forventes at ske ved ØSVN-IF og de støtteordninger som eksisterer fra Dansk Håndboldsforbund og andre. Jacob modtager materiale og bringer sagen videre. 14. Forslag fra Kristina Albers om en Parkour Event i samarbejde med firma. Jacob undersøger gennem IF og Parkour-folk om der er interesse i dette. Fra Hallens side medvirker vi gerne i arrangementet. Information sendes til Jacob. 15. Postkasse i Dagli Brugsen, Ågård. Der var for 950 kr flaskesedler i postkassen og det vil vi da gerne fortsætte med med ny lås eller med ny postkasse. 9. EVT. Ingen punkter under evt. Årskalender Dato Dag Uge Tid Agenda 10. marts søndag Sjov i Hallen 23. marts ØSVN-IF gymnastik opvisning. 9. april 2019 tirsdag 15 19:00 Generalforsamling 30. april 2019 tirsdag 18 19:00 Bestyrelsesmøde, Konstituering af ny bestyrelse 25. maj 2019 lørdag 21 Koncert 6