Agenda / Follow up / Beslutninger

Transkript

1 Møde 27. August 201 og 1. oktober 201 GVI Opdateret 10. Oktober 201 Tilstede Jesper Sørensen Steen Bormann Rene Jensen Jackie Nissen Thomas Willer Ulrik Nissen Ulrik Borch Fraværende Thomas G Nielsen Grund Ordinært møde - 1 -

2 Agenda / Follow up / Beslutninger Dato/nr Emne Ansv arlig Beskrivelse/ Beslutningers 1. Valg af referent. TGN TGN og Ulrik står for referat og for fremsendelse til bestyrelsen. Det tilstræbes at referat fremsendes senest -8 dage efter afholdt bestyrelsesmøde. Dead line Grundet travlhed er dette ikke overholdt denne gang. Thomas Willer lægger på hjemmeside 2. Fordeling af poster/arbejdsopgav e til de 8 bestyrelses medlemmer. Samt kontakt info. Jesper Sørensen Steen Bormann Jesper Sørensen: Formand Møde med kommune Dame fodbold Støtte til anlægsformand Støtte til ungsdomsformand Kommercielle team Økonomi De enkelte beskrivelser på hver enkelt bestyrelse medlem vil løbende blive opdateret. Rene Jensen Steen Bormann: Jackie Nissen Ulrik Borch Næstformand Sponsorer Thomas Willer Rene Jensen: Ulrik Nissen Thomas G. Nielsen Kasser 2 division 2 Senior Jackie Nissen: Børne og Ungdomsfodbold Kamp klar Dommer klubben Indmeldelse og udmeldelse Ulrik Borch: Anlæg og cafeen Dialog med Kommune Thomas Willer Web side Sekunda hold - 2 -

3 Kommercielt team Ulrik Nissen Kommunikation Sponsorater Marketing / Branding WEB / hjemmeside Thomas G. Nielsen Strategi, Vision Struktur Værdier og Værdisæt Handlingsplan Gennemgang af Vedtægter Workshop Sparring og højre hånd for formanden 3. Strategi og visioner for denne bestyrelse og det vi skal kendes på.. Opfølgningspunkter A/ Lukkede hold i GVI B/ Fyrværkeri 201 C/ Profil avis. D/ Gennemgang af 2.div/2.senior E/ Gennemgang af hjemmesideprojekt F/ Gennemgang af ungdomsarbejdet G/ Sponsorer TGN TGN oppdaterer dette punkt Alle dokumenter ligger på GVI hjemmeside og opdateres løbende. Strategiske prioriteter er opdateret pr. 1. oktober 201 Ad A: Gennemgang af øvrige seniorhold ved TW Der blev gennemgået for vores lukkede seniorhold og oldboys, veteraner og masters. Konklusionen blev at det ikke har været et godt forår for vores seniorhold, vi har været ramt af alt for mange karantæne domme samt kampe hvor vi ikke har kunne stille hold, og hold der er blevet trukket midt i turneringen. Det er ikke noget vi som Bestyrelse og klub kan leve med, da det er med til at skade det omdømme vi gerne vil have. En stor del af problematikken er den store del af lukkede hold som vi har, det giver ikke nogen fleksibilitet på nogle af holdene. Derfor er der blevet spillet med spillere som har haft karantæne og andre spillere der ikke er spille berettiget. Der skal derfor åbnes op på nogle af de lukkede - 3 -

4 H/ Anlæg m.m. hold, samt indskærpes overfor holdene hvad for værdier man repræsentere når man spiller i GVI. Det skal derud over sikres at alle holdene kender til brugen af kampklar, der skal muligvis indføres en GVI bøde ifølge med den vi får af KBU, når der ikke er styr på tingene. TW kommer således med et sæt spilleregler for hvad det vil sige at have et hold i GVI, samt et økonomisk overblik for hvad det koster at starte et lukket hold. Det er startet et nyt lukket hold og det fungere fint Ad B: / Fyrværkeri 201 Jesper og Thomas Det er besluttet at GVI i 201 selv står for salg af fyrværkeri i GVI. Der er indgået en aftale med Aalborg fyrværkeri Fabrik. Det påregnes at salget opstartes fra den 27. december til og med den 31. december. De udsendes i løbet af november nærmere information. TGN står for den praktiske del med at finde frivillige og lave en vagtplan. Som udgangspunkt er der altid et bestyrelsesmedlem på vagt i perioden. Ad C: Profil avis. Ulrik Nissen og Steen Der har været rigtig flot feedback for version lanceret i april 201 Vi går i gang med Version 3 der udkommer i trykt version i foråret overblik over hvilke artikler der skal indgå skal igangsættes i efteråret 201. Ad D: Gennemgang af 2.div/2.senior - RN RJ har informeret at der er holdt samtaler med samtlige spillere og trænere i 1. Senior truppen med henblik på næste sæson. Der er også lavet en aftale med en ny træner til vores 2.senior, hans vigtigste opgave bliver at bygge bro mellem vores 1. Senior og vores bedste ungdomsspillere. Der vi derfor blive iværksat flere tiltag der skal bringe holdene tættere på hinanden, samt tage hånd om vores bedste U19 spillere. Bestyrelsen arbejder på at finde en løsning på muligheden for sæsonkort og trænerkort som kan - -

5 bruges til indgang til divisionskampe. JS og UN undersøger muligheden for at vise TV fra vores hjemmekampe. Der har været vist to kampe og vi er blevet lovet en kamp mere før at bestyrelsen træffer beslutning om vi ønsker at fortsætte. Ad E: Gennemgang af hjemmesideprojekt ved UN og TW. Hjemmesiden kører og kan bruges, der bliver langsomt fyldt mere og mere på, UN har lavet aftale med Mads (ham der har lavet den) om at han løbende gennemgår muligheder for rettelser og ændringer, samt nye tiltag. TW laver et opslag på hjemmesiden om hvordan alle trænerne får adgang. Umiddelbart kommer der flere og flere artikler m.m. på sitet. UN efterlyser et par hænder mere til at hjælpe med hjemmesiden, da tiden er knap. Næste vigtige projekt på hjemmesiden var lancering af en web-shop, så der kan sælges tøj og events på sitet. Denne web shop er nu lanceret og de første ordre er kørt igennem. Der mangler pt. nogle få justeringer. Vi påregner at salg af fyrværkeri komme til at også kunne køre via GVI Web shop. TGN og UN følger det til dørs TGN er tovholder på mulighed for at indmelde sig direkte på hjemmesiden med PBS. TGN har fremsendt oplæg til bestyrelsen og der mangler umiddelbart feedback og implementering. Der er lagt en midlertidig version på sitet, men vi mangler den endelige elektroniske version. Ad F: Gennemgang af ungdomsarbejdet ved JN. Træner kabalen for turneringsåret 201/2015 er på plads. Arbejdet med den BLÅ TRÅD i vores børne og ungdomsfodbold er færdig og klar til at blive implementeret blandt trænerne og der afholdes træner aften hvor bl.a. den Blå tråd præsenteres. Problemet med dette er at der er begrænsede resurser til at følge dette til dørs, det var derfor - 5 -

6 bestyrelsens holdning at dette problem skal løses, da netop denne opgave er vigtig for klubbens vision. Dette kan løses ved at ansætte en halvtids stilling til at tage sig af dette, det er også noget der er gjort i mange af de klubber vi sammenligner os med. Det blev aftalt på mødet JS og JN laver en arbejdsbeskrivelse til en sådan stilling, samt at JS og RJ laver en økonomisk ramme for sådan en aftale. Det er bestyrelsens holdning at der gerne skal komme sådan en ansættelse inden udgangen af 201, hvis der er økonomi til at gennemføre det. Der blev også på mødet talt om muligheden for at søge T-Licens hos DBU, JN og RJ undersøger hvad der kræves organisatorisk og økonomisk. JN informerede ligeledes at der var indgået en ny aftale med Daniel, som også i næste sæson vil træne vores børnetrænere. Der er ligeledes indgået en aftale med Poul Gregersen som efter i efteråret vil køre agility hver anden mandag og tirsdag, sådan at flest mulige trænere og børn får glæde af ham. Netop agility mener vi er vigtigt i bestræbelserne på lave gode fodboldspillere, for at kunne styre bolden, skal man kunne styre kroppen. Der vil også i næste sæson blive satset på at forbedre tilbuddet til vores målmænd, Vi har lavet en aftale med Peter Bang, som bliver tovholder på hele vores målmandstræning efter sommerferien. Ad G: Gennemgang af sponsor udvalgsarbejdet ved SB og UN. Udgivelsen af vores GVI avis har gjort at der blev løbet stærkt i sponsorudvalget i årets første måneder, hvilket også gjorde at vi udkom med en flot profilavis, og at der var solgt annoncer nok til et pænt overskud. Efter avis annoncerne blev der taget hul på at sælge trøje sponsorer til vores 1. Senior, de er alle blevet solgt med undtagelse af et par helt unge spillere. Der er også blevet solgt en hel del bande reklamer i - 6 -

7 foråret, og flere skulle være på vej. Alt den aktivitet gør at der er blevet solgt en del flere sponsorater end der er budgetteret med, hvilket er fantastisk. Der bliver også i sponsorudvalget arbejdet på at finde lidt større sponsorere til nogle nye events og arrangementer, noget vi glæder og til at arbejde videre med i efteråret. Der afholdes Sponsor Banko den. november Der planlægges med at udgive en profilavis mere til foråret. Ad H: Gennemgang af anlægsudvalget ved JS Vi har i foråret gennemført 1. del af en plejeplan for vores baner, bestyrelsen har valgt at køre videre med 2. del i efteråret. UB har inden mødet informeret om at Gentofte Kommune overvejer om der er økonomi til at anlægge en kunstbane mere i GVI, der kan endnu ikke siges noget om hvornår, men blot at det har været stort ønske for klubben side, for at kunne tilbyde alle vores medlemmer ordentlige træningsforhold i vinter månederne. Senest melding er at kunstbane er medtaget i budget for På den nuværende kunstbane undersøges pt. muligheden for at få repareret de lunker som er opstået herunder muligheden for at få dette lavet under garantien. Ulrik B har denne opgave. Lys på kunstbanen er blevet repareret og vi har modtaget et tilbud på at skifte til LED belysning som sparer rigtig mange penge. Er sendt videre til kommunen. Fjernvarme i slutningen af november er det planen at der skal etableres fjernvarme i GVI. Bestyrelsen forudse en række problemer med adgang til klubben og vil derfor orientere beboer omkring dette via GVI hjemmeside. Hegnene omkring vores baner har i mange år lignet noget der kunne falde ned ved næste storm. Vi har - 7 -

8 nu fået skiftet hegnet omkring kunstbanen og bane 1. Hegnsarbejdet kommer til at køre over 2 kalenderår. Etape 2 fra spillerindgangen og over til og med 7 mandsbanen vil blive lavet i foråret 2015, hvad der skal ske omkring bane 2 er lidt uvist da økonomien pt mangler. Der blev på bestyrelsesmødet også vendt muligheden for at anskaffe sig en mobil tribune, denne skal dog nemt kunne flyttes, da der ellers vi ryge for mange børnebaner. RJ undersøger muligheder samt pris. Græsslåmaskine der er brugt forholdsvis mange penge reparationer og maskinen trænger til et hovedeftersyn og dette påregnes gennemført primo 2015 Låsesystem i GVI: der har i bestyrelsen længe været et ønske om at få opgraderet vort låsesystem i klubben. Men der har pt. ikke været økonomi til dette. Der undersøges løbende mulighed for at finde en løsning eller en delløsning på de mest nødvendige adgangsveje. Støtterne Der er indgået en god aftale med Støtterne i forbindelse med lanceringen af GVI WebShop og Støtterne kan sælge alt hvad GVI har i sortiment 5. Økonomi v/ rene Kontingenter Efter 1. kvartal er der udsendt rykker til alle medlemmer der mangler indbetalinger på ca. DKK og det er vigtigt at de manglende kontingenter betalinger kommer i hus. Næste runde af kontingenter kommer primo november og indtil da er alle indkomne omkostninger / fakturaer sat på hold. Der arbejdes struktureret med at få likviditet på plads og bestyrelsen vil fra 2015 kunne styre på likviditet pr. måned. Diverse økonomi: RJ fremlagde dd regnskab til bestyrelses medlemmerne, alle bestyrelses medlemmerne har Rene - 8 -

9 fået et budget med deres poster fremhævet. RJ venter stadig på en fuldt opdateret hovedbog fra Gentofte Kommune ang vores anlægs forbrug. UB følger op på at vi får dem løbende. Økonomien blev gennemgået, og vores budget ser ud til at holde. Vi er dog stadig ramt af en dårlig egenkapital / likviditet, og at der stadig er for mange medlemmer der ikke er tilmeldt Nets. TGN og Tusse har fat på Nets delen Økonomien er på vej på ret køl, men der skal fortsat holdes et godt øje til udgifterne og der har været enkelte bemærkninger fra vores Revisor Overordnet Budget 201 er som aftalt på generalforsamling til rådighed for en gennemgang af et bestyrelsesmedlem 6. Hvordan inddrager vi ekspertise udefra. 7.evt 1. Overblik over GVI nøgler 2. Alle GVI betalinger skal køre via BS eller faktura gebyr på DKK. 50,- Kristian Boye Henriksen er tilknyttet som kommunikations ekspert og chefredaktør på Profilavis, samt andet løbende branding Daniel Bundgaard er tilknyttet til at uddanne trænere i GVI og medansvarlig på GVI s Blå tråd Ad 1: Vi skal have inddraget alle H nøgler, der passer til kontoret. Steen laver oversigt over hvilken nøgler der passer hvor og hvem der har hvad. Sat på hold og afventer evt. nyt låsesystem Ad 2: Projekt kører (Rene, Jakkie og TGN). Oprettelses gebyr på DKK. 250 mangler afklaring Bordet rundt: ( ) Jesper Der er planer for en ny kunstbane i

10 Ulrik B Jackie Fodbold GFO / Lektiecafe der sendes oplæg til bestyrelsen Vi mangler til tider trænere (Primært bredden) og vi skal have gjort mere for at få aktiveret forældre m.m.. Action Jackie, Jesper og Rene Rene Medhjælper til Sune (Omklædningsrum) i weekenden Steen Ulrik Nissen: Willer Skal der være Optakt og nedtakt til hver kamp Der skal gives adgang til børnetrænere Thomas Hvad gør vi med Cafeen og de mange kunder på enkelte dage Vi skal have iphones klar til nytårssalg GVI strategiske prioriteter følges og mange er fint på vej. Opdateret version lægges på GVI hjemmeside