Referat bestyrelsesmøde d. 26. oktober 2015

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde d. 26. oktober oktober Tune kl Velkomst. 2. Nyt fra formanden Opdatering af mailkorrespondance siden sidste møde: Formanden påpeger, at det store antal bilag kan være svært at håndtere. Line Jenvall opretter en mappe i google drive, hvor diverse bilag til møderne samles og er til at finde for bestyrelsesmedlemmerne. Fremover lægger man sine bilag/henvendelser ind her og sender et link rundt. 3. Nyt fra udvalg Stævneudvalg: Status Helle Holm har meldt sig ud for at bruge tiden til andre, private sager og foreningsarbejde af mere udviklende karakter. Stævnekalenderen er på vej! Det debatteres, om man skal ændre lodtrækningsproceduren. Det besluttes, at gamespro er den mest fair løsning. Der er dialog med Vallensbæk Rideklub om at afholde blandt andet DM Par og DK pony cup. Dette kan betale sig ift. den nuværende toilet-udgift. For at sikre at økonomien hænger sammen planlægger stævneudvalget at arrangerer ryttermiddage ved disse stævner, der bliver betalt gennem startgebyret. Målet er også at fremme en større social interaktion, hvor det for eksempel er nemt for nye medlemmer at komme ind i fællesskabet. Bestyrelsen er positiv overfor at prøve noget nyt. Stævneudvalget arbejder på en ny struktur for betaling af paddox, så det fremover bliver en del af startgebyret. Det er for at fremme hestevelfærden, så ponyerne ikke står bundet til traileren i pauserne, og sikre, at alle betaler for deres paddox. Det vil fremover ikke være muligt. Den endelige nye struktur bliver præsenteret til generalforsamlingen. Stævneudvalget har lavet en survey-undersøgelse efter Selected Pairs. Tilbagemeldingerne har været klart overvejende positive, og derfor er det planen at gentage succesen.

2 Dog påpeger stævneudvalget visse ulemper ved kvalifikationen ved konkurrencer. Blandt rytterne i surveyen var der stor opbakning til en decideret udtagelse til stævnet.. Derfor bliver det højst sandsynligt sådan næste gang. Dog understreger stævneudvalget, at dem, der skal sidde i udvælgelses-komité skal være så uafhængige som muligt. Der opfordres til udarbejdelse nogle konkrete udtagelseskriterier, til gavn for både de interesserede ryttere og udvalget. Stævneudvalget går videre med den ide. Stævneudvalget vil prøve at indføre Nordiske Hold, måske som erstatning for DK pony cup. Det er et forsøg på at få del i de nordiske mesterskaber, efter at svenskerne har afholdt nordiske par og nordmændene nordiske individuelle. Stævneudvalget arbejder på at engagere nogle af de jyske medlemmer i cafe-arbejdet. Begrænsninger af ponyers stævnedeltagelse som følge af hyppige stævner; regelsæt skal udfærdiges endeligt til offentliggørelse. SS har udfærdiget et udkast til etiske retningsliner for ponyernes stævnedeltagelse. Det diskuteres, hvor stramme regler i forhold til retningslinier bør være. Louise Hellenberg bringes på banen evt. i funktion af et form for rådgivende organ. Der foreslåes et samarbejde mellem Charlotte Jenvall og Louise Hellenberg, der i forening rådgiver stævneudvalg og bestyrelse i spørgsmål om hestevelfærd. Det besluttes, at de to samt Signe Sehested står for at udfærdige et nyt regelsæt til behandling i bestyrelsen på næste møde. Krav om ponymåling >< udskiftning af pony som følge af skade eller lignende samt dispensationsmuligheder Det bliver debatteret, under hvilke omstændigheder, man bør give dispensation for reglen om ponymåling. På trods af, at der er en klar regel er der på nuværende tidspunkt givet dispensation i debutant og ved pludseligt opstået situationer har folk fået lov at ride uden for konkurrence. Det understreges, at hensigten med reglerne er, at sikre hestenes velfærd, så de ikke lider overlast af for tunge ryttere.

3 Konklusionen bliver, at der fortsat kan gives dispensation af stævneudvalget i pludseligt opstående situationer - sådan at rytterne kan ride uden for konkurrence samt ved det første debutantstævne. Det understreges at, akut opståede situationer er indenfor 24 timer. Liniedommerkursus, autorisation Interessen for et liniedommerkursus, der skal give autorisation til at være liniedommer ved de danske konkurrencer er stor. Målet med kurserne er at opkvalificere liniedommerne. Der vurderes at være et voldsomt behov for at sikre kvaliteten. Der foreslår en form for refleksionsøvelse eller test i forbindelse med kurset. Initiativet vedtages, med SS som praktisk tovholder for at føre det ud i livet. Stævneplan 2016: Er på vej Udlånsudvalg: VM par-udvalg: Igangværende sag - Hestevelfærd: Igangværende sag - Uddannelse: Status Ordningen skal kommunikeres bedre ud. Opdatering, kontrakt, revideret budget DC har fremsendt revideret budget. Bestyrelsen ønsker budgetteret en større udgift til udstyr, blandt andet pælene til sandbanen. Transport og regler for ponyers stævnedeltagelse. Se tidligere diskussion under nyt fra stævneudvalget. Trænerkursus De to nyligt afholdte trænerkurser er afholdt med stor succes og begejstrede tilbagemeldinger. 4. Nyt fra Landstrænerne Der er nu flere, der efterspørger et kursus, men der er enighed i bestyrelsen om, at medlemmerne må være opmærksomme på kurserne, når det afholdes, og at der ikke bliver et nyt trænerkursus inden årsskiftet. Det pointeres, at trænerkurset også er en udgift for foreningen.

4 Status workshop: Landstrænerne fortæller, at workshoppene kørte rigtig godt. Det var godt, at initiativet nåede mange medlemmer og skabte god forståelse for arbejdet på landsholdene. Målet var at løfte niveauet, og det lykkedes. Der arbejdes på flere af samme slags fx. i Julen Transportmuligheder ved EM/VM 2016: SS har udarbejdet et forslag til vedtagelse. Generelle regler bliver opsummeret, og forslaget vedtages. Muligheder for tilskud: Mulighederne for et økonomisk tilskud til landsholdene bliver taget op igen (tidligere har tilskudene, der i år blev afskaffet, været debatteret i bestyrelsen) denne gang også på baggrund af to medlemshenvendelser. Det økonomiske råderum ikke lader meget plads til et økonomisk tilskud generelt, men pga. VM par næste år, vil der være større likviditet. Det fremhæves, at tilslutningen til EM og VM næste år risikerer at blive skæv, fordi rejseudgiften er markant større til VM. Fordele og ulemper bliver vendt og drejet. Input: SS præsenterer et tiltag, hvor trænere kan ansøge om at få deres holds start betalt i udlandet, for at skabe balance mellem den økonomiske prioritering af elite vs. bredde og give trænerne international erfaring. Bestyrelsen vil lade SS arbejde videre med ideen. Det vedtages, at TP skal undersøge mulighederne for et tilskud på 1000 kroner til EM og 2000 kroner til VM. CJ skal annoncere efter medlemmer, der har lyst til at arbejde på økonomiske fortjenester. 5. Økonomi Foreløbigt regnskab er udsendt af TP; orientering TP præsenterer et estimat for årets overskud på ,-. Resultatet ligger ikke fast, da der er nogle udgifter, som endnu ikke er indregnet. Det giver en kassebeholdning i omegnen af ,-. Det påpeges, at vi næste år skal regne med en ekstra udgift til en landstræner mere, fordi der ikke har været et u14-landshold i år.

5 Det pointeres, at stævneindtægterne i år har været markant lavere end de seneste år. 6. Kommunikation Ny hjemmeside: Line Jenvall bringer et spørgsmål vedr. kommunikation på hjemmesiden vs. på facebook på banen. De mange ny vedligeholdelsesopgaver diskuteres, og det besluttes, at et udvalg bestående af fire personer skal koordinere opdateringerne. LBK tager sig af bestyrelsesaffærer, LJ/SS/DC af landsholdssiderne, TP af Stævneinfo, og der annonceres efter en redaktør, der skal have det store overblik. LJ laver annoncen på hjemmesiden og linker på facebook. Opdateringsproceduren bliver således, at man følger en manual for opdateringerne og herefter annoncerer opdateringerne på Facebook med et link til hjemmesiden. LJ præsenterer Banepersonalets lommebog, der bliver lagt på hjemmesiden i nærmeste fremtid. 7. IMGA Næste møde er i november 2015: SS tager en dansk lille løftet pegefinger ift. alkohol ved de store stævner med til mødet. Vi har mulighed for at søge om at afholde større stævner i 2018: Bestyrelsen diskuterer, om Danmark skal melde sig ind på et stævne. 8. Igangværende sager Sponsorudvalg: Signe Sehested får mandat af bestyrelsen til at byde på VM par Interesserede skal indkaldes - Se ovenstående punkt vedr. tilskud (CJ tager affære.) 9. Foreningens vækst DC fortæller en succeshistorie om en pige, der kom i gang med games, fordi hun fik lov at låne ponyer at starte på. Hun laver et skriv om det til hjemmesiden, og hører pigens mor, om hun har lyst også. Vision for 2016: Bestyrelsen vil samles 17. november til et møde, som kun skal handle om visioner.

6 10. Henvendelser fra medlemmer Anette: Refusion af transportudgift; ønsker sagen genoptaget, accepterer ikke afslag. Bestyrelsen fremlægger argumenterne for afgørelsen for Anette, men beslutter ikke at ændre afgørelsen, da der ikke er kommet nye forhold frem i sagen. Jette: Uforstående overfor pony er nægtet stævnedeltagelse Bestyrelsen står inde for beslutningen, og Charlotte Jenvall udfærdiger et skriv til Jette, som rummer et ønske om gensidig respekt for den forening, hun også er engageret i. Katrine Reiming: Opfordrer til reevaluering af tilskud til landshold Se ovenstående diskussion under Nyt fra landstrænerne Line Blume Kjøller: Opfølgning på sagen om Helena Jensens alkoholforbrug ved stævner. CJ vender tilbage til Helena og hendes forældre vedr. episoden i USA. 11. Eventuelt: SS rejser et spørgsmål, om hvorvidt det skal være muligt for rytterne at søge om både at ride EM hold og EM individuelt. Af hensyn til den store søgning mod konkurrencerne, beslutter bestyrelsen, at det ikke skal være muligt. SS er ansvarlig for at udforme et skriv om det. 12. Næste møde Dato er sat