Referat af bestyrelsesmødet d. 13. juli 2013 i Herning

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmødet d. 13. juli 2013 i Herning Til stede: Torben Haugaard (THa), Jan Thye (JT), Bo Hansen (BH), Jens Tølbøll Mortensen (JTM), John V. Hansen (JVH) og referent Birgitte Jensen (BJ) Foretræde under punkt 4 af Susie Mielby (SM), dansk repræsentant i Nordisk Islandsheste Forbund NIF. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt 2. Status på økonomien v. alle THa orienterede om de eksterne revisorers besøg på Vilhelmsborg for et par et uger siden. Her var der særlig fokus på omkostningsbilag og økonomien omkring afviklingen af dette års DM. Det er blevet besluttet af følindberetningerne skal være indsendt senest d. 30. september for at betalingerne kan komme med i dette regnskabsår. JVH påpegede at teksten i note 11 muligvis ikke er korrekt? DI har ikke penge til at finansiere det landshold, der sendes af sted til Berlin. 3. Budgetopfølgning v. alle Budgetopfølgning og eventuelle justeringer af budgetter i forhold til økonomien. Der er stadig en del udestående på avlens område, da nogle stadig ikke har indsendt deres omkostningsbilag fra blandt andet kåringerne i foråret. Det er blevet indskærpet overfor de pågældende, at ifølge DIs forretningsorden skal omkostningsbilagene være indsendt senest efter 30 dage for, at de kan udbetales. Det er meget nødvendigt for komitéerne og bestyrelsen, at omkostningsbilag fremsendes jf. reglerne, for at der kan have en tæt økonomistyring.

2 4. NM2014/VM2015 v. THa, BH samt SM VM 2015: Status for planlægningsprocessen: SM, der var særligt inviteret til dette punkt, redegjorde for planlægningsprocessen omkring VM2015 og status for styregruppen. Det blev besluttet, at THa og BJ forelægger et ønske om, at arbejdskapitalen fra de nordiske lande til VM-2015 bringes op blandt de nordiske formænd til mødet i Berlin. Ønsket er, at arbejdskapitalen skal falde i 3 faser, således første fase kan falde i dette efterår. Det er for belastende for DIs økonomi, at beløbet jf. den nordiske aftale først falder ultimo NIF har besluttet, at der fremover skal være 4 kvartalvise møder mellem OK og NIF i forbindelse med kvartalsrapporterne til FEIF. Der sættes fokus på risikostyring. I øvrigt henvises til tidligere udsendt referater. VM-15 logoet er blevet ændret og endelig godkendt af landene. De nordiske svaner indgår i det nye logo. Markedsføringen til VM2013 i Berlin og Landsmót 2014 i Island laves i samarbejde med LH (Landssamband Hestamannafelag) Kontrakt med NIF: Vi mangler underskriften fra Færøerne. Der sendes en anmodning til kongehuset om, at en repræsentant for kongehuset bliver protektor for VM Det danske kongehus anmodes endvidere om, at invitere de nordiske kongehuse i forbindelse med åbningen af VM-2015 Det er DI s revisorer, der skal revidere VM-regnskabet Det er vigtigt, at der kommunikeres noget mere ud; både I Tölt og på hjemmesiden Budgetstørrelsen er cirka den dobbelte størrelse end det var sidste gang vi var vært for VM-2003.

3 Præsentation af organisationskomitéen: BH (formand), Mikke Vemming (næstformand), Pernille Schirmer (regnskabsstyring), Rikke Olsen (web og hjemmeside), Maja Hansen (billetter og hotelbooking), Claus Vinkler (baner, stalde og sikkerhed), Line Andersen (medhjælperbespisning), Lene Pedersen (koordinering for hjælpere), Tine Rohde (sekretariat). Outsourcing på sponsorer og catering til kunderne NM 2014: THa og BH holder et statusmøde i nærmeste fremtid. 5. Generalforsamling 2013 THa + alle Forslag om vedtægtsændringer (definition af og ændringer i medlemskaber) Der skal udfærdiges et oplæg til en ny kontingentstruktur, idet bestyrelsen finder at den nuværende kontingentstruktur for et hovedmedlem tager udgangspunkt i den gang, hvor foreningens eneste udgift var medlemsbladet Tölt. I dag dækker kontingentet meget mere og det er derfor ikke rimeligt, at det koster det samme for en enlig at være medlem som det koster for en hel familie. Vi skal derfor kortlægge de mange forskellige typer at medlemskaber, og på den baggrund fremlægge et forslag til en ny kontingentmodel i DI. THa, BJ, JTM og JVH udfærdiger et oplæg til et senere bestyrelsesmøde, som kan danne grundlag for en kvalificeret diskussion. 6. SWOT-analyse om FEIF. v. THa og BJ Alle skal indsende deres input til THa og BJ, der så vil samle det. Den sammenskrevne SWOT analyse til FEIF diskuteres på næste bestyrelsesmøde. 7. Hedeland nu og i fremtiden v. JVH JVH redegjorde for vores bindinger indgået i 1997 i en 30-årig kontrakt som vi ikke kan komme ud af uden at reetablere området.

4 JVH og en repræsentant fra avl og sport går sammen og ser, hvad de kan bruge det til i fremtiden. Der er flere og flere aktører med baneanlæg, der skyder op rundt op rundt omkring, der kan bruges i DIregi. 8. Nyt fra komiteer: DI-Sport: VM-2013 og Landsholdets venner: I forbindelse med dette DM udtages der et landshold, hvor Landsholdets Venner giver et tilskud DI-Avl: Status kåringer: Der er mange heste tilmeldt kåringen i Hundested DI-Fælles: Naturudvalget: Orientering fra et møde med naturudvalget Juniorudvalget: Der har lige været afholdt en succesfuld Junior Cup Uddannelsesudvalget: Basiskursus og B-instruktør samt indgåede aftaler med operatører. Clinic med E. Isolfsson på Vilhelmsborg DI-Klub: Islandshestens Dag er den sidste dag i september. Der er Aktivitetsuge i uge 29 Islandsheste i byen Kulturnatten i København d 11. oktober Undervisningsweekender på Hedeland i sensommeren 2013.

5 9. Nyt fra næstformand: Lov om Hold af heste: BJ orienterede om en hestesag. Orientering om en revitalisering af hjemmesiden og Tölt. Nyhedsbrevene er ved at komme op at køre. De skal sendes direkte til vore tilmeldte medlemmer, så det ligger i deres indbakke, men skal også gemmes i dokumentmappe samt på forsiden af hjemmesiden. 10. Nyt fra formand: Formandsmøde i Berlin: DI har indkaldt til et formandsmøde i forbindelse med VM i Berlin. Status vedr. ansættelse af ny sekretariatsleder: Der er pt. kommet 30 ansøgninger, hvor af 5 er indkaldt til samtale. Vi tager en omgang mere, så vi er helt sikre på at vælge den rigtige. Rapport IT og pressedækning herunder VM pressedækningen. THa orienterede om at der er ved at blive etableret et samarbejde med Mediegården i Vejle omkring etablering af en ny hjemmeside og et samarbejde omkring nyhedsog presseformidling i det hele taget. BH og JT udtrykte stor utilfredshed med, at nyhedsbreve ikke blev lagt på hjemmesiden, samtidigt med, at de blev sendt til abonnenterne. Det vil blive rettet. De udtrykte ligeledes utilfredshed omkring samarbejdet med redaktøren. Det vil THa tale med redaktøren om. 11. Eventuelt: Næste punkt: Hvad kan DI gøre for ryttere, avlere og klubberne? Næste møde er et skypemøde d 19. august