Referat for bestyrelsesmøde # 3 i Dramaterne 2012/13

Transkript

1 Referat for bestyrelsesmøde # 3 i Dramaterne 2012/13 Torsdag den 6. september 2012 Sted: Haraldsgade 47 (Morten) Tid: Afbud/Forsinkelser: Rikke (orlov), Camilla (orlov), Line (Højskole) 1. Velkomst 2. Valg af ordstyrer, referent og todonotar Indstilling: Formanden, Morten Lützhøft (ML) er referent og todonotar Mikkel Blomsterberg vælges som ordfører. ML vælges som referent. Desuden konstitueres Christian Bagger (CB) som sekretær ind til næste generalforsamling. 3. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt 4. Godkendelse af referat Referat fra møde 1 og 2 er godkendt (underskrives efter mødet) 5. Siden sidst? Der laves runde i bestyrelsen med opdatering på den personlige front. 6. Opfølgning på forrige ToDo De uopfyldte todo s overføres til dagens todo 7. Økonomi Status pt. Fra kasserer Der mangler endnu at blive indbetalt penge fra diverse sponsorer/samarbejdspartnere fra Stormen!. Når dette er klaret ser det ud som om vi giver et overskud på sommerproduktionen på trods af at vi gik over budget. Der står pt. Ikke mange penge på kontoen. Forretningsudvalget sætter sig og udformer en skabelon for regnskabspraksis mht. afskrivninger, balance m.m. Fondsansøgninger i efteråret? Vi har intet at søge penge til i efteråret andet end eventuel sommer13. Dette forudsætter at der ligger et budget. Ansøgning om teatertur på Østre Gasværk Side 1 af 5

2 Gribskov Kommune har stiftet en udviklingspulje hvor man kan søge penge til ikkedrift. Vi vil gerne søge penge til kurser for vores medlemmer foruden penge til teatertur Skammerens Datter. Vi søger midlerne til Skammerens Datter i samarbejde med Ramløse Scenen. Ramløse Scenen ønsker 10 billetter, mens Dramaterne søger om 15 billetter. 25 i alt. Kulturkontrakt Dramaterne er blevet inviteret til kulturkontraktsmøde med Gribskov Kommune i uge 44, 30. oktober (kl. 1721). Steffen Rosenkjær (SR) og ML deltager. 8. Årshjul Halvvejs evaluering: Har det holdt? Det fungerer rigtig fint med faste møder. Som udgangspunkt skal den udbygges med andre faste møder og deadlines. Arbejdsdag for bestyrelse onsdag 17. oktober klokken 14 (Haraldsgade) CB: SR: ML: 9. Sommer2012 Evaluering fra et bestyrelsessynspunkt. Bestyrelsen udvælger fokuspunkter, der fremlægges på fredagens fælles evaluering, så foreningens almene interesser bliver varetaget Ø Stræbe efter at have reservemusikere ift. Konsekvens med udelukkelse Ø Være mere præcise mht. tidspunkter, og kommunikere dette ud Ø Flere tekniske aspekter skal måske være testet af på forhånd Ø Næste år skal der udnævnes en egentlig ansvarlig for musikken, der ikke er en del af bandet Ø Oprydningsdagen gik overraskende godt. Kan eventuelt planlægges bedre med grupper med ansvarsområder Ø PRdag og optoget er helt klart i Dramatimageånden Ø Vi har ramt noget af det rigtige med denne forestilling både talentmæssigt, kvalitet og økonomisk under de økonomiske omstændigheder vi var underlagt. Ø Eventuelt indføre praksis omkring at se CV er og eventuelle prøver på praktiske produktionssamarbejdspartnere som. Herunder lyd, lys, kostumer, scenografi m.m. Bestyrelsens liste til evalueringsmøde: Location (sal/opholdsrum/prøver) Instruktør Side 2 af 5

3 Produktion o Teknik o Scenografi Økonomi PR o PRdag Socialt Billetter Bestyrelsens arbejde på produktioner, herunder formalia såsom præsentation af engagerede bestyrelsesmedlemmer på første dag Bestyrelsesmedlemmerne skal præsenteres som dem med ansvar for forenings image og derfor også kan tillade sig at påpege, hvis der er noget, der som forening kan signalere ringe udadtil. 10. Sommer 2013 Spæde tanker Udvælgelse af tovholdere på initiativgruppe, der senere udvælger indstillinger til produktionsgruppe ML er tovholder på initiativgruppe Initiativgruppemøde, onsdag 17. oktober kl , Haraldsgade Tagen stilling til castingproblemet Bestyrelsen beslutter at audition er nødvendigt fra næste år, for at bibeholde det kreative niveau vi har nået de senere år. Det betyder dog stadig at alle der har lyst er med på produktionen. Til audition sidder som udgangspunkt manuskriptforfatter, instruktør og formanden. 11. Tast 2 for personlig betjening Har Dramaterne nogen rolle at spille i denne sammenhæng? Bestyrelsen (CB og MB) bevilger kr , til startkapital for MOST Teaterproduktion, som MOST hæfter for. Evt. ordning mht. tekniklån Bestyrelsen vil som udgangspunkt gerne låne teknik ud uden betaling 12. Produktionstilbud: Dramaterne på Lene Poulsenprojektet Skal Dramaterne vælge at producere dette projekt? Side 3 af 5

4 Bestyrelsen beslutter at dette projekt ikke har interesse, da den ikke synes at det passer ind i foreningens profil. 13. Bestyrelsen 2013 Formandens indstilling: ML genopstiller som formand for 2 år. I tilfælde af optagelse på Dramatikeruddannelsen planlægges de faste møder i perioder, hvor ML er på Sjælland ML genopstiller Formandens indstilling: Christian Bagger (CB) opstiller som sekretær for 2 år. CB opstiller Intern revisor er på valg MB genopstiller Andet? Bestyrelsen overvejer de potentielle bestyrelsesmedlemmer og snakker om disse den 17. oktober 14. Faste stillinger i Dramaterne UDSKYDES TIL NÆSTE MØDE Hvordan skal vi forholde os til bestyrelsens faste stillinger på produktioner ift. At prøve nye kræfter af med roller som fx sommerforestillingsinstruktør, produktionsleder, m.m.? Formandens indstilling: Grundet stort arbejdspres foreslås det at produktionslederen på sommerproduktionen fra næste år tildeles et (evt. beskedent) honorar eller som minimum får dækket de største omkostninger ved arbejdet 15. Indkommet forslag: Niels Henriksen ønsker et projektsamarbejde ml. Dramaterne og Naturskolen (Gribskov) UDSKYDES TIL NÆSTE MØDE I NOVEMBER Kunne vi have interesse i at være mere synlige for de yngre generationer? Hvad kunne projektet gå ud på? 16. Workshops? 17. Hjemmeside Opdateres med eventuelle nyheder 18. Opsummering af todo s samt eventuelle nyheder til nyhedsbrevet En nyhedsbrevsforfatter vælges på mødet: Morten er nyhedsbrev INITIATIVGRUPPEMØDE ÅRSFESTEN Side 4 af 5

5 Steffen o Årshjul i dropbox Morten o Printe referater og underskrives o Marcus har fundet nøglen igen, og den skal indleveres o Oprette konto i Nordea o Undersøge intranet på hjemmesiden via Stefan/Tegnestuen Undertryk o Indkalde initiativgruppe o Sender nyhedsbrev Forretningsudvalget o Opstiller skabelon for regnskabspraksis (aftale møde) Aktivitetsudvalget (CB & MB) o Finder en kursusholder vi gerne vil hyre via udviklingspuljens midler Bestyrelsen Evt. Side 5 af 5