GLOSTRUP KOMMUNE. Folkeoplysn ngsu valgets møde. Nordvanghallen Sofielundsvej 120 Nordvanghallen Sofielundsvej 120

Transkript

1 GLOSTRUP KOMMUNE eferat Folkeoplysn ngsu valgets møde Mødedato: Mødetidspunkt: Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Tirsdag den 29. maj :00 Nordvanghallen Sofielundsvej 120 Nordvanghallen Sofielundsvej 120 Benny Hindse Hansen (Formand), Anne Tinghus (Næstformand), Annette Thomsen (Medlem), Henning Richard Jensen (Medlem), Karina Waage-Jensen (Medlem), Ole Hammer (Medlem), Leif Meyer Olsen (V) (Medlem), Dan Kornbek Christiansen (C) (Medlem), Marlene Frandsen (V) (Medlem), Gitte Wallin Limkilde (A) (Medlem), Torben Jensen (A) (Medlem), Morten Schumann (Suppleant) Benny Hindse Hansen (Formand)

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden 2 2. Meddelelser 2 3. EU s nye persondataforordning 2 4. Ansøgning fra PDF om lokaletilskud for Henvendelse fra Glostrup Svømmeklubs kasserer om retningslinjerne for tilskud til Leder- og Instruktøruddannelse 5 6. Foreningskonferencen 2018/ Underskriftsside 1 1

3 1. Godkendelse af dagsorden Sagsnr. i ESDH: 18/1995 Beslutningskompetence: Folkeoplysningsudvalget BESLUTNING I FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET DEN Godkendt Afbud: Benny Hindse Hansen 2. Meddelelser Sagsnr. i ESDH: 18/1998 Beslutningskompetence: Folkeoplysningsudvalget SAGSFREMSTILLING 1. Meddelelser fra næstformanden Formanden har meldt afbud pga. sygdom. Formandens suppleant Morten Schumann deltager derfor på mødet, og Anne Tinghus varetager som Folkeoplysningsudvalgets næstformand midlertidigt formandsposten. 2. Meddelelser fra Center for Kultur og Borgerkontakt 3. Meddelelser fra øvrige udvalgsmedlemmer 3. EU s nye persond taforordning Sagsnr. i ESDH: 18/11633 Beslutningskompetence: Folkeoplysningsudvalget 2

4 RESUMÉ Persondataloven erstattes 25. maj 2018 af EUs persondataforordning. Forordningen medfører en skærpelse af de pligter, der følger med, når personoplysninger behandles. Da de nye regler også har konsekvenser for foreningerne praksis skal Folkeoplysningsudvalget drøfte, om udvalget skal gøre en ekstra indsats ift. at understøtte foreningerne i dette arbejde. SAGSFREMSTILLING Den gældende lov før 25. maj Persondataloven - omhandler regler for myndigheder, virksomheder og foreninger og deres behandling af personoplysninger - fx når foreninger registrerer medlemmer og frivilliges navne, adresser mv. på en computer eller har oplysningerne liggende i en mappe, papirkartotek eller lignende. Fivis foreningerne lever op til kravene i den gældende lovgivning i Persondataloven, vil de også være godt på vej ift. at imødekomme kravene i den nye lov EU"s Persondataforordning. Vedlagt som bilag er to vejledninger, der målrettet informerer foreningerne om de kommende ændringer: Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger, DGI Guide om regler for foreningers brug og behandling af personoplysninger, Center for Frivilligt Socialt Arbejde Center for Kultur og Borgerkontakt har udsendt link til DGIs vejledning i Foreningsnyt i februar Administrationen har mulighed for at informere via hjemmeside eller via nyhedsbrev, men har derudover ikke ressourcer til at rådgive foreningerne yderligere om den ny praksis. Medlem af Folkeoplysningsudvalget Flenning Richard Jensen vil på denne baggrund kort informere om indholdet i den nye lov samt give sin tolkning af konsekvenserne. Folkeoplysningsudvalget drøfter hvorledes foreningerne kan understøttes i arbejdet med persondataforordningen - herunder om paraplyorganisationerne og evt. folkeoplysningsudvalget skal stå for konkrete tiltag. BESLUTNING I FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET DEN Folkeoplysningsudvalget beslutter at nedsætte et udvalg, som kan arbejde med at identificere minimumskrav, som stilles til foreningerne samt overveje yderligere tiltag, hvis der opleves et behov. Til udvalget melder sig Flenning Richard Jensen, Anne Tinghus og Morten Schumann. Administrationen bistår med kommunikation til foreningerne. Afbud: Benny Flindse Flansen BILAG: 1 Åben Guide- Regler for foreningers brug og behandling af 60983/18 personoplysninger- Center for FSA.pdf 2 Åben DGI vejleding_personoplysninger.pdf 62121/18 3

5 4. Ansøgning fra FDF om iokalefolskud fo 2017 Sagsnr. i ESDH: 17/11538 Beslutningskompetence: Kultur- og Fritidsudvalget RESUMÉ Behandling afansøgning om lokaletilskud fra FDF Glostrup 2017 og beslutning om tilskuddets størrelse. SAGSFREMSTILLING FDF Glostrup søger om lokaletilskud til deres hus på Nyvej. Ansøgningen er i henhold til regler fastsat efter folkeoplysningsloven. Ansøgningen er på kr FDF Glostrup er almindeligvis berettiget til et tilskud på 75 % af udgifterne, dvs ,75 kr. Ansøgningen er jf. reglerne for udgifter afholdt i 2017, og ansøgningen er modtaget rettidigt dvs. inden 1. marts Det oplyses i ansøgningen, at der er 19 medlemmer i foreningen - heraf er seks medlemmer under 25 år. Medlemstal og aktivitetsniveau i FDF Glostrup har de senere år været nedadgående. I foreningens ansøgning om lokaletilskud i 2017 blev opgivet i alt 25 medlemmer, hvoraf 10 var under 25 år. FDF har pga. udfordringer med rekruttering af nye medlemmer og fald i aktivitetstimer været i løbende dialog med administrationen gennem flere år. Af flere omgange er foreningen blevet bedt om at redegøre for, hvilke tiltag, der er blevet gjort for at sikre tilgang af nye medlemmer samt et øget aktivitetsniveau. Den fortsatte medlemsnedgang sammenholdt med at foreningen ikke har søgt om tilskud til aktivitetstimer i 2018 vidner om, at foreningen ikke har haft held med at vende udviklingen. I 2016 blev ikke bevilget lokaletilskud til FDF for udgifter i 2015, idet ansøgningen blev afleveret for sent. I 2017 besluttede Kulturudvalget efter Folkeoplysningsudvalgets anbefaling at bevilge et beskåret tilskud for 2016 på kr ,5, da det blev vurderet, at driftsudgifterne ikke stod i et rimeligt forhold til antallet af deltagere samt lokalernes anvendelse i øvrigt. Jf. Retningslinjerne for tilskud til leje af haller, lokaler og lejrpladser (...): 10. Kulturudvalget kan, efter udtalelse fra Folkeoplysningsudvalget, hvor særlige forhold gør sig gældende, nedsætte tilskuddet, hvis udgifterne ikke står i et rimeligt forhold til antallet af deltagere eller til hallens, lokalets eller lejrpladsens anvendelse i øvrigt. Det er på baggrund af historikken administrationens vurdering, at det lave deltagerantal er under smertegrænsen for rimeligheden af et fuldt tilskud til et helt hus. Der er flere mulige tilskudsmodeller: odel 1 - efter reglen om fradrag for over 25-årige Tilskuddet nedsættes med en procentsats svarende til andelen af medlemmer under 25 Samlede lokaleudgifter kr. 75% i tilskud kr. 19 medlemmer, heraf 13 over 25 år. (Ledere kan ikke fratrækkes ved beregning. Med det lave deltagerantal skønnes 1 leder tilstrækkelig. Dvs. 4

6 1 leder tillægges ved beregning af under 25 år = (6+1) = 7 Reqnestvkket er herefter 7/19 = 36 % i tilskud I alt tilskud kr. Model 2 Efter reglen max. tilskud pr. lokale Der er flere lokaler i huset, men da deltagerantallet er lavt antages, at et lokale er nok. KL-Takst 2017 pr. lokale er 131,22 kr. Antallet af aktivitetstimer er ikke oplyst på trods af, at det skal fremgå af ansøgningen, og der er rykket for oplysningerne. Det vurderes ud fra et skøn, at der er maks. 2 timers aktivitet pr. uge x 40 uger årligt = 80 timer årligt x 131,22 kr. = ,60 x 75% = I alt 7.850,7 kr. i tilskud. odel 3 - Mulighed på baggrund af historik med fald i medlemstal samt manglende resultater ift. at vende ud iklingen PDF Glostrup har ikke søgt om aktivitetstilskud for 2018, og det fremgår ikke af ansøgningen om lokaletilskud, at der har været faste aktiviteter i huset i 2017 for børn og unge under 25 år. Derfor forudsættes, at der ikke har været faste aktiviteter i 2017, og dermed kan lokaletilskud ikke udbetales. I alt 0 kr. i tilskud. Det er administrationens vurdering, at PDF Glostrup har fået tilstrækkeligt mange chancer ift. at vende udviklingen. Derfor anbefaler administrationen, at PDF Glostrup ikke skal modtage lokaletilskud for 2017 (Model 3). Foreningen vil igen kunne modtage lokaletilskud og aktivitetstilskud, hvis der kan dokumenteres fremgang i medlemstal for børn og unge under 25 samt et øget aktivitetsniveau i foreningens lokaler. Center for Kultur og Borgerkontakt indstillinger, at Folkeoplysningsudvalget: - drøfter og beslutter hvilken tilskudsmodel, der anbefales godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget. BESLUTNING I FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET DEN Indstillingen anbefales godkendt. Afbud: Benny Plindse Flansen BILAG: 1 Åben Retningslinjer for tilskud til egne lokaler.pdf 64525/18 5. Henvendelse fra Glostrup Svømmeklubs kasserer om retningslinjerne for tilskud til Leder- og Instruktøruddannelse Sagsnr. i ESDH: 18/11815 Beslutningskompetence: Folkeoplysningsudvalget 5

7 RESUMÉ Glostrup Svømme Klub (GSK) har fået afslag på en ansøgning om kursustilskud, da fristen for indlevering var overskredet. Glostrup Svømmeklubs kasserer har efterfølgende anmodet Folkeoplysningsudvalget om, at ændre tidsfristen i retningslinjerne. Folkeoplysningsudvalget skal tage stilling til, om man ønsker at anbefale retningslinjerne ændret. Kultur- og Fritidsudvalget har beslutningskompetence ift. at ændre retningslinjerne for tilskud til leder- instruktøruddannelse. SAGSFREMSTILLING Glostrup Kommune yder tilskud op til kr. årligt pr. person til uddannelse af ledere, trænere, instruktører og bestyrelsesmedlemmer i folkeoplysende foreninger, der har aktiviteter for handicappede samt børn og unge under 25 år. Ansøgning om tilskud skal fremsendes til Kulturafdelingen senest 5 dage efter forfaldsdato på faktura. Retningslinjerne fremgår af bilag. Glostrup Svømme Klub har fået afslag på en ansøgning, da ansøgningen ikke lever op til tidsfristen i retningslinjerne. Kassereren ønsker tidsfristen ændret, så foreningerne har længere tid til at indsende ansøgningen. Kassereren har ikke forud været i dialog med Glostrup idrætsforeningers paraplyorganisation Glostrup Samvirkende Idrætsforeninger (GSI). Retningslinjerne blev sidst revideret og godkendt på Kulturudvalgets møde i december 2015 efter anbefaling fra Folkeoplysningsudvalget. Her blev tidsfristen ændret, da der var en generel tendens til, at foreningerne ikke forstod logikken ift. den daværende ansøgningsfrist, som dengang var 30 dage efter fakturaen var udskrevet. Administrationen har efterfølgende oplevet et fald i antallet af afslag. Det er derfor ikke administrationens anbefaling at ændre tidsfristen i retningslinjerne pa baggrund afen enkeltstående henvendelse. Hvis Folkeoplysningsudvalget alligevel beslutter at tage retningslinjerne op til revision, anbefaler administrationen, at hele tilskudsmodellen revideres. Det skyldes, at der har været et merforbrug i 2016 og 2017, og det vil, hvis tendensen fortsætter i 2018, være nødvendigt at revidere retningslinjerne og justere tilskudsmodellen fra Hvis Folkeoplysningsudvalget ønsker at revidere retningslinjerne, fremlægger administrationen mulige forslag på det kommende møde i september. ØKONOMI Den årlige pulje til leder- og instruktøruddannelse er på kr. i Der var et merforbrug på kr. i 2017 og kr. i Center for Kultur og Borgerkontakt indstiller: o At Folkeoplysningsudvalget drøfter og beslutter om retningslinjerne skal revideres. 6

8 BESLUTNING I FO KEO YS INGSUDVALGET DE Folkeoplysningsudvalget beslutter, at der ikke skal ændres retningslinjer pa baggrund af en enkeltstående henvendelse. Folkeoplysningsudvalget beder administrationen om at undersøge, hvorvidt der blandt foreningerne opleves generelle problemer ift. den nuværende tidsfrist. Administrationen vil på baggrund af foreningernes tilbagemeldinger vende tilbage med en sagsfremstilling i løbet af efteråret, som dels redegør for foreningernes tilbagemeldinger, dels forholder sig til mulige løsninger ift. den nuværende tilskudsmodel, som de senere har medført et merforbrug. Afbud: Benny Hindse Hansen BILAG: 1 Åben Retningslinjer for tilskud til Leder- og Instruktøruddannelse 62089/18 6. Foreningskonferencen 2018/2019 Sagsnr. i ESDH: 18/9360 Beslutningskompetence: Folkeoplysningsudvalget RESUMÉ Beslutning om rammer for foreningskonferencen 2018/19 SA SFREMSTILLING o Foreningskonferencen har været afholdt i over 20 ar. Den afholdes traditionelt hvert andet år, i lige år. På baggrund af det omfattende byjubilæum i 2016, blev den forrige foreningskonferencen udsat til foråret 2017, og nu skal planlægges en kommende foreningskonference i vinteren 2018/19. Konferencen har til formål at inspirere foreningerne og inddrage dem io udviklingsinitiativer, som det fx er gjort i 2014, hvor temaet var 825 ar byjubilæet. Derudover er konferencen en platform for foreningerne til at mødes og netværke med hinanden. Konferencen har været afholdt over to dage med overnatning forskellige steder i landet - senest på Jørlunde Konferencecenter. Der har typisk været mellem 60 og 70 deltagere fra mellem 30 og 40 foreningers bestyrelser. Konference på en ny måde På sidste års konference, var der et markant fald i antallet af tilmeldte. Kun 36 foreningsledere deltog i konferencen. Derfor kan være behov for at ændre konceptet for konferencen. For at konferencen fortsat er relevant, er målet, at endnu flere og forskellige foreningsaktive skal deltage. Tid er en stor faktor i de fleste liv, ikke mindst for de foreningsledere. En ny ramme for konferencen, hvor der justerer pa tidsfaktoren kan gøre det muligt for flere at deltage. Administrationen anbefaler på den baggrund at afholde konferencen i en egnet ramme i Glostrup eller i nærheden af Glostrup, samt at afholde konferencen over én dag. Folkeoplysningsudvalget skal godkende den nye ramme for foreningskonferencen. 7

9 Hvem inviteres Invitationen målrettes folkeoplysende- og kulturelle foreninger. Der vil være mulighed for at tilmelde to personer fra hver forening. Det forventes, at tilmeldte er foreningsledere eller aspiranter til foreningsledere. Hvornår afholdes konferencen Konferencen planlægges afholdt enten en weekend i november eller i februar. Tidspunktet afhænger af, hvordan processen for en kommende Kultur- og Fritidspolitik planlægges. Der afventes beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget, hvorefter datoen for afholdelse af foreningskonferencen kan fastlægges. Sagen vil blive genoptaget på Folkeoplysningsudvalgets møde i september Tema Foreningskonferencen 2018/19 skal blandt andet benyttes til at drøfte temaer, som Kultur- og Fritidsudvalget peger på i forbindelse med udvikling afen ny Kultur- og Fritidspolitik. Ønsket er, at Folkeoplysningsudvalget og foreningerne bredt får mulighed for at bidrage til diskussionen om fremtidens kultur-, fritid- og idrætsliv i Glostrup. Folkeoplysningsudvalget bedes desuden drøfte, hvilke temaer, der er særligt vigtige ift. foreningernes behov. ØKONOMI Der er kr. i budget 2018 Udgiften til konferencestedet, forplejning samt oplægsholdere er endnu ikke undersøgt. Det forventes, at der kan deltage omkring 100 personer med den foreslåede ramme. Deltagelse i konferencen vil være gratis Center for Kultur og Borgerkontakt indstiller: 1. At Folkeoplysningsudvalget godkender, at foreningskonferencen afholdes på en enkelt dag i Glostrup eller i nærheden af Glostrup. 2. At Folkeoplysningsudvalget drøfter mulige temaer, som kan indarbejdes i programmet for dagen. BESLUTNING I FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET DEN Folkeoplysningsudvalget beslutter, at stemme om, hvorvidt foreningskonferencen skal afvikles over en eller to dage. For endags konference stemmer: Flenning Richard, Marlene Frandsen, Ole Flammer, Karina Waage-Jensen. For todages konference stemmer: Dan Kornbek Christiansen, Anne Tinghus, Anette Thomsen, Torben Jensen, Gitte Wallin Limkilde. 2. Punktet udskydes til næste møde i september. 8

10 Afbud: Benny Hindse Hansen

11 Grøe Wallin Limkilde (A) sd Morten Schumann 9