VEJLEDNING TIL FLIS- VALIDERING MED IST TABULEX TEA PÅ SKOLEOMRÅDET

Transkript

1 SKOLEOMRÅDET IST TABULEX TEA FLIS-VALIDERING VEJLEDNING TIL FLIS- VALIDERING MED IST TABULEX TEA PÅ SKOLEOMRÅDET Version Opdateret den 18. april 2018

2 Skoleområdet Side 2 af 30 Indholdsfortegnelse 1. Datavalidering af skoleområdet: Hvordan? Hjælpeværktøj i FLIS: Dataanalyse- og kontrolrapporter (DAK) Basisoplysninger om Tabulex TEA Udtræk af data fra FLIS og Tabulex TEA DAK Skole - Rapport Afstemning skoler og elever DAK Skole - Rapport Afstemning af elever på udvalgte skoler DAK Skole - Rapport Detaljeret afstemning af elever (herunder segregerede) DAK Skole - Rapport Detaljeret afstemning af karakterer (herunder karaktergennemsnit) Praktiske råd vedrørende sammenligning og validering af data fra Tabulex TEA Øvrigt materiale Vejledning til eksport af FLIS-data til CSV-fil og efterfølgende Excel-import Bilag: Tabulex Ekstrakt Generic, referencetabeller... 24

3 Skoleområdet Side 3 af Datavalidering af skoleområdet: Hvordan? Hvordan sikres den bedst mulige validering? For at sikre det bedst mulige udgangspunkt for valideringen og en minimering af det forventede tidsforbrug til analyse af afvigelser mellem fagsystem og FLIS, bør kommunen før valideringen påbegyndes orientere sig i følgende dokumenter (findes på Yammer i gruppen "Datavalidering skole" samt på FLIS-vejledningssitet): Områdevejledning til skoleområdet i FLIS Vejledning til datavalidering på skoleområdet i FLIS Referencedata for skoleområdet i FLIS Generelle praktiske råd (punkt 5 i denne vejledning) Dokumenterne giver tilsammen et dybdegående indblik i data for skoleområdet, gældende forretningsregler og tilgængelige valideringsrapporter. Hvordan gør man? Validering af data forgår ved en sammenligning af data på det laveste registreringsniveau, herunder skoler, elever og karakterer i FLIS og fagsystem. Denne vejledning beskriver, hvordan man på den ene side afgrænser og udtrækker data fra FLIS og på den anden side tilsvarende afgrænser og udtrækker data fra fagsystemet. Data udtrækkes på samme niveau, fx cpr, så data efter udtræk fra systemerne kan sammenholdes 1:1 i det af kommunen foretrukne værktøj (fx Excel). I FLIS udtrækkes data ved hjælp af Dataanalyse- og Kontrolrapporter, der kan trækkes i kommunens FLIS-portal eller lokalt i kommunens ledelsesinformationssystem. DAKrapporterne beskrives nedenfor. Data fra fagsystemet trækkes direkte i kommunens fagsystem. Følg punkt 4.1, 4.2, 4.3 og 4.4 i denne vejledning for en samlet guide til afgrænsning og udtræk af data i FLIS og fagsystem. Når data er udtrukket foretages sammenligningen. Sammenligningen kan foretages i Excel, SAS, STATA og lignende programmer. Hvis der findes afvigelser i data, bør disse undersøges og ultimativt fejlmeldes (se proces for dette nedenfor). Hvis afvigelsen skyldes uhensigtsmæssig registreringspraksis i kommunen, bør kommunen forfølge denne med henblik på at sikre korrekt registreringspraksis. Hvor meget data skal valideres? Det er ikke realistisk at validere data bag alle FLIS-nøgletal i alle perioder. I praksis vil valideringen derfor tage udgangspunkt i en stikprøve af de mest relevante dataafgræsninger, fx tællere og nævnere for udvalgte FLIS-nøgletal samt perioder. KL/KOMBIT har udviklet fire Dataanalyse- og kontrolrapporter til formålet (se punkt 2 i denne vejledning). I den enkelte rapport er som udgangspunkt lavet en afgræsning, der rammer centrale aktivitetsdata på skoleområdet, inklusive tælling af skoler, elever og karakterer. Afgræsningen er udtryk for, hvad KL/KOMBIT som minimum finder relevant at validere. Kommunen har derudover mulighed for at op- eller nedskalere valideringsomfanget ved hjælp af de fleksible parametre i DAK-rapporterne. Hvilke perioder skal valideres? KL/KOMBIT anser det som et minimum, at kommunen validerer data for september 2017 og dermed begyndelsen af indeværende skoleår. Det anbefales derudover at validere data for september Endelig kan valideringen efterfølgende tage udgangspunkt i tidligere år, såfremt der er prioriteret ressourcer hertil i kommunen. Hvad er proceduren ved fund af afvigelser mellem fagsystem og FLIS? Ved fund af afgivelser mellem fagsystem og FLIS bør kommunen: a. Sikre at afgrænsningen af data er ens i begge systemer.

4 Skoleområdet Side 4 af 30 b. Genbesøge områdevejledningen med henblik på at sikre, at der ikke er overset generelle regler. c. Genbesøge referencedata med henblik på at undersøge gældende forretningsregler for indlæsning af data fra fagsystem til FLIS. Dette step kan foruden eventuelle fejl i FLIS også afsløre uhensigtsmæssigheder i kommunens interne registrering. Såfremt ovenstående ikke giver svar på årsagen bag den pågældende observation/afvigelse, kan der være tale om en fejl i FLIS. Fejl indmeldes normalt til Netcompany på servicedesk@netcompany.com. For den aktuelle fælles koordinerede valideringsindsats på skoleområdet bedes kommunen dog indsende kommunens observationer, inklusive grundig beskrivelse, herunder relevante filer, screenshots og lignende til FLIS@kombit.dk. Her vil KL/KOMBIT vurdere, hvorvidt der er tale om en generel problemstilling eller en mulig fejl. Hvis der er tale om en generel problemstilling, vil KL/KOMBIT besvare henvendelsen i en Q&A på Yammer i gruppen "Datavalidering skole" til gavn for alle kommuner. Hvis KL/KOMBIT omvendt vurderer, at der er tale om en fejl, bedes kommunen fejlmelde til Netcompany. På denne måde sikres mest mulig synergi i spørgsmål og svar samt et overblik hos KL/KOMBIT, der skal medvirke til, at flere kommuner ikke opretter samme fejl. 2. Hjælpeværktøj i FLIS: Dataanalyse- og kontrolrapporter (DAK) Til brug for kommunernes lokale datavalidering er der udviklet en række Dataanalyseog Kontrolrapporter (DAK-rapporter) i FLIS. DAK-rapporterne afbilder FLIS-data på laveste niveau, typisk personnummer, der kan sammenlignes 1:1 med data i kommunens fagsystem. Data om skoler og elever fra kommunens fagsystem afstemmes med følgende FLIS DAK-rapporter: DAK Skole - Rapport Afstemning skoler og elever DAK Skole - Rapport Afstemning af elever på udvalgte skoler DAK Skole - Rapport Detaljeret afstemning af elever (herunder segregerede) DAK Skole - Rapport Detaljeret afstemning af karakterer (herunder karaktergennemsnit) I DAK-rapporterne skal brugeren typisk vælge værdien for et par parametre, mens resten er forudindstillet ved rapportens kørsel. Såfremt DAK-rapportens filtre er sat tilsvarende et FLIS-nøgletal, fremgår det af DAK-rapportens forklaring på rapportens første side. Her findes også en oversigt over den afgrænsning, der er anvendt ved DAK-rapportens kørsel. Denne er central, da man ved sammenligning af data i FLIS skal tilsigte at lave en tilsvarende afgræsning i fagsystemet for at sikre et relevant sammenligningsgrundlag. Der gøres opmærksom på, at samtlige parametre i DAK-rapporterne kan ændres. Det betyder, at fokus for valideringen enten kan mindskes til et udvalgt udsnit af elever, skoler etc., eller fokus kan bredes ud, så rapporten dækker en større population. I denne vejledning tages for hver rapport udgangspunkt i en given afgrænsning, der vurderes at dække det generelle behov for validering. Kommunen kan med parametrene let både ned- eller opskalere denne afgræsning, såfremt kommunen prioriterer det. Når der som led af valideringen findes tegn på afvigelser mellem FLIS og fagsystem er det vigtigt at tjekke, at de ikke skyldes forskelle i afgrænsningen af data. Denne

5 Skoleområdet Side 5 af 30 vejledning skulle gerne minimere risikoen for forskellig dataafgræsning, udover at den giver klar vejledning til udtræk af data i både fagsystem og FLIS. Ved usikkerhed om begreber eller definitioner i FLIS henvises til referencedata og vejledning på skoleområdet (kan udlæses af kommunens FLIS-administrationsbruger som datapakke). Det anbefales som minimum at orientere sig i den sidstnævnte generelle FLIS områdevejledning på skoleområdet før valideringen gennemføres, hvori man kan læse om områdets klassificeringer, regler mm. Den generelle FLIS-vejledning for skoleområdet findes på FLIS-vejledningssitet ( 3. Basisoplysninger om Tabulex TEA Vejledningen er udarbejdet med udgangspunkt i Tabulex TEA version samt opdateret hhv. d. 9. marts 2017 og november Foretages den lokale datavalidering i andre versioner, kan form og funktionalitet derfor adskille sig fra denne vejledning. Såfremt dette er tilfældet, opfordres kommunen til at dokumentere dette overfor KL med henblik på udbygning af den aktuelle vejledning til hjælp for andre kommuner. Tabulex TEA har indbyggede faciliteter til udtræk af prædefinerede standardrapporter i et format, der er direkte anvendelige i datavalideringsøjemed. Eksempler på standardrapporter inkluderer blandt andre kvalitetsrapporter og skoleprognoser via Demografix. Tabulex TEA giver ligeledes mulighed for eksport af elev- og klasselister efter prædefinerede formater eller efter egne opsætninger. Slutteligt tilbyder Tabulex TEA en række forskellige muligheder for eksport af data, herunder til Excel, hvor valideringen med fordel kan foretages. I denne vejledning beskrives fremgangsmåden for eksport af elev- og klasselister efter prædefinerede standardrapporter i Tabulex TEA, dels efter fleksible rapportudtræk.

6 Skoleområdet Side 6 af Udtræk af data fra FLIS og Tabulex TEA 4.1. DAK Skole - Rapport Afstemning skoler og elever Udtræk af DAK-rapport I FLIS vælges ovenstående DAK-rapport. Alle parametre fastholdes på deres prædefinerede udgangspunktværdier. Rapporten åbnes automatisk. Hvis rapporten på et senere tidspunkt køres med andre parameterværdier, kører rapporten på ny efter tryk på Anvend. Rapporten eksporteres til Excel ved at vælge Handlinger og herunder eksporter til Excel. På tilsvarende vis kan der med fordel eksporters til en fil med kommaseparerede værdier (CSV). Til slut i denne vejledning findes en guide til eksport og håndtering af CSV-filer. Udtræk af data fra Tabulex TEA I Tabulex TEA vælges først den korrekte arbejdsdato 1. Det skal her bemærkes, at for at ramme den samme tidsafgrænsning, skal arbejdsdagen i Tabulex TEA sættes til den sidste dag i den måned, som FLIS DAK-rapporten er afgrænset på. I denne beskrivelse, hvor september 2017 er valgt som tidsafgræsning i FLIS DAK-rapporten, skal arbejdsdatoen derfor sættes til d , se figur. 1 Arbejdsdato betegner i Tabulex TEA den dato data skal udtrækkes for.

7 Skoleområdet Side 7 af 30 Når arbejdsdatoen er valgt, skal data eksporteres. Dette gøres under fanebladet Udskriv vælges Udskriv udskrifter Fordelingslister Elever i egne skoler, se figur. Vær opmærksom på, at FLIS-DAK-rapporten i udgangspunktet kun medtager kommunale skoler, herunder folkeskoler. For TEA er den tilsvarende afgræsning TEAkoden 121 jævnfør nedenstående oversættertabel. Bemærk at TEA for koden 121 dog medtager friskoler, der i FLIS klassificeres som privatskoler jf. Skoleområdevejledningen. Kommunen skal derfor ud fra eget kendskab til kommunens skole og deres typer være opmærksom på, om eventuelle afvigelser skyldes, at friskoler medtages i TEA-udtrækket og i udgangspunktet ikke i DAK-rapporten. Skoletyper: I print-vinduet kan det herefter vælges, hvilket output-format data skal have. Her kan vælges alt fra en fysisk papirudgave fra printeren til en bred vifte digitale outputformater. Som udgangspunkt anbefales det at udtrække data i Excel- eller CSV-format. Dette er valgt og illustreret i figuren nedenfor.

8 Skoleområdet Side 8 af 30

9 Skoleområdet Side 9 af DAK Skole - Rapport Afstemning af elever på udvalgte skoler Udtræk af DAK-rapport I FLIS vælges ovenstående DAK-rapport. Alle parametre fastholdes på deres prædefinerede udgangspunktværdier. Rapporten åbnes automatisk. Hvis rapporten på et senere tidspunkt køres med andre parameterværdier, kører rapporten på ny efter tryk på Anvend. Rapporten eksporteres til Excel ved at vælge Handlinger og herunder Eksporter til Excel. På tilsvarende vis kan der med fordel eksporters til en fil med kommaseparerede værdier (CSV). Til slut i denne vejledning findes en vejledning til eksport og håndtering af CSV-filer. Udtræk af data fra Tabulex TEA I Tabulex TEA skal der ligesom i eksemplet med den første FLIS DAK-rapport først vælges en korrekt arbejdsdato. Arbejdsdagen i Tabulex TEA sættes til den sidste dag i den måned, som FLIS DAK-rapporten er afgrænset på. I denne beskrivelse, hvor der er valgt september 2017 i FLIS, skal arbejdsdatoen dermed sættes til d som under punkt 4.1. ovenfor. Når arbejdsdatoen er valgt, skal data eksporteres. Under fanebladet Udskriv vælges Udskriv udskrifter Fordelingslister Elever i egne skoler, detaljeret. Se figur. I næste step præsenteres man for en liste over skoler i kommunen. Vær ligesom for DAK 0320 opmærksom på, at DAK-rapporten i udgangspunktet afgrænses til kommunale skoler med skoletypen Folkeskole.

10 Skoleområdet Side 10 af 30 Ligesom det blev gjort for skole-udvælgelsen i FLIS DAK-rapporten, skal der i Tabulex TEA vælges alle skoler på den viste liste. Dette gøres lettest ved at klikke på en tilfældig skole på listen og herefter CTRL+A. Tryk OK. Data kan nu outputtes i det ønskede format, herunder Excel og CSV, som beskrevet og illustreret i afsnit 4.1.

11 Skoleområdet Side 11 af DAK Skole - Rapport Detaljeret afstemning af elever (herunder segregerede) Udtræk af DAK-rapport I FLIS vælges ovenstående DAK-rapport. Alle parametre på nær Betalingskommune er egen kommune fastholdes på deres prædefinerede udgangspunktværdier. Parameteren Betalingskommune er egen kommune sættes til værdien Alle. I udgangspunktet er rapporten sat til væren Ja, så den kun medtager elever, for hvilke kommunen er betalingskommune. Dette for at matche det pågældende nøgletal i FLIS. I Tabulex TEA er der dog begrænsninger i muligheden for at filtrere på betalingskommune. Således inkluderer trækket fra Tabulex TEA, der er beskrevet nedenfor, alle elever uanset betalingskommune. For at sikre en ens dataafgrænsning i FLIS og TEA, bør filteret betalingskommune er egen kommune derfor udvides til alle for DAK-rapporten som beskrevet. På tilsvarende vis er der begrænsede muligheder for filtrering på elevernes personlige klassetrin ved udtræk i Tabulex TEA. Konkret afgrænses som udgangspunkt til 0-9 klasse i DAK-rapporten. Tabulex TEA udtrækker dog også elever i 10. klasse. Når kommunen afstemmer elever mod FLIS, er der derfor to muligheder: Enten udvides ovenstående filter til at inkludere elever med personligt klassetrin = 10. Alternativt frasorteres elever med tilsvarende klassetrin i udtrækket fra Tabulex TEA, før afstemningen af elever foretages. Herefter trykkes Anvend og rapporten åbnes. Rapporten eksporteres på samme vis som beskrevet for de tidligere DAK-rapporter. Udtræk af data fra Tabulex TEA I Tabulex TEA skal der ligesom i de forrige eksempler vælges en korrekt arbejdsdato. Arbejdsdagen i Tabulex TEA sættes til den sidste dag i den måned, som FLIS DAKrapporten er afgrænset på. I denne beskrivelse, hvor der er valgt september 2017 i FLIS, skal arbejdsdatoen dermed sættes til d I hovedmenuen vælges Elever, hvor vi vil udtrække en såkaldt fleksibel rapport, hvor man ved udtræk kan vælge de relevante udtræksvariable: Herefter fremkommer nedenstående skærmbillede, hvor der kan foretages en søgning i elever. Tryk søg nederst i dialogboksen:

12 Skoleområdet Side 12 af 30 I næste dialogboks (vist nedenfor) foretages tre enkelte udtræk: Ét for hver af kategorierne Egne elever på fremmede skoler, Elever på egne skoler, Fremmede elever på egne skoler. Dette idet der for hvert af trækkene samtidig er valgt Med skolegang. I denne vejledning rådes kommunen til at foretage tre enkeltstående træk, da samtidigt træk af samtlige elevkategorier har vist sig i enkelte tilfælde at kunne resultere i et ufuldstændigt træk. De tre udtræk kan sættes sammen efterfølgende eller valideringen tage udgangspunkt i udtrækkene ét ad gangen, idet de samlet giver en udskrift af elever, der går på kommunens skoler samt elever, der kommer fra andre kommuner. Illustration (ét billede for hvert træk):

13 Skoleområdet Side 13 af 30 For det enkelte træk trykkes Ok nederst i dialogboksen, hvorefter de pågældende elever fremkommer på en liste. Her markeres én tilfældig elev, hvorefter alle markeres (Ctrl + A). Herefter højre-klikkes med musen og der vælges fleksibel eksport, hvor de relevante udtræksvariable kan vælges. Nedenfor ses et eksempel på de udtræksvariable, der muliggør afstemning med FLIS-DAK-rapporten:

14 Skoleområdet Side 14 af 30 (fortsat:) Data kan nu udtrækkes og sammenholdes med DAK-rapporten. Dette dog med den vigtige note, at ovenstående TEA-udtræk - modsat DAK-rapporten - medtager elever på tværs af alle skoletyper, klassetyper og klassetrin. I TEA-udtrækket skal der derfor efterfølgende afgrænses på disse parametre, idet hver skoletype og klassetype i udtrækket står angivet med en talkode, der er unik. Dokumentation fra Tabulex TEA viser følgende skoletyper, klassetyper og tilhørende koder: Skoletyper: Klassetyper: DAK-rapporten indeholder som udgangspunkt skoletyperne Folkeskoler, Interne skoler på dagbehandlingstilbud, Kommunale ungdomsskoler samt Specialskoler. Med ovenstående skoletyper og koder vurderes den bedste afgræsning i TEA at være: 121, 129, 125, 126. Dette idet friskoler dog er indeholdt i TEA-koden 121 og behandlingshjem indeholdt i kode 129. Private friskoler medtages ikke i det aktuelle

15 Skoleområdet Side 15 af 30 DAK-udtræk, idet de i FLIS kategoriseres som privatskoler. På tilsvarende vis medtages behandlingshjem heller ikke. Kommunen skal være opmærksom på disse forhold, der kan undersøges som mulige forklaringsfaktorer ved eventuelle afvigelser mellem FLIS og TEA. For det pågældende træk i DAK-rapporten afgrænses til specialklasseelever, svarende til elever i specialklasse med kode 50 ovenfor. Bemærk jf. områdevejledningen for Skoleområdet (der findes på kommunens FLIS-vejledningssite), at alle elever på specialskoler får klassetypen specialklasse i FLIS, selvom der er registreret en normalklasse. Se områdevejledningen for mere information. Ønskes en bredere validering, herunder af alle skolens elever, kan øvrige skole- og klassetyper anvendes og DAK-rapportens udtræksområde udvides.

16 Skoleområdet Side 16 af DAK Skole - Rapport Detaljeret afstemning af karakterer (herunder karaktergennemsnit) Udtræk af DAK-rapport I FLIS vælges ovenstående DAK-rapport. Alle parametre efterlades med deres prædefinerede udgangspunktsværdier, hvormed rapporten trækker karakterer for skoleåret 2016/2017 for elever i 9. klasse, der er registreret på kommunens egne folkeskoler, interne skoler på dagbehandlingstilbud, kommunale ungdomsskoler og specialskoler, herunder elever med bopæl uden for kommunen. De viste elever har aflagt mindst 4 ud af de 8 bundne prøver. DAKrapporten er således i udgangspunktet opsat til at afgrænse tælleren i nøgletallet Karaktergns. afgangsprøve (alle elever). Det betyder blandt andet anvendelse af parameteren Elev har aflagt mindst 4 ud af 8 bundne prøver med udgangsværdien Ja. Således medtages kun de elever, der har aflagt mindst 4 af de 8 bundne prøver, der normalvis anvendes til beregning af karaktergennemsnit ved folkeskolens afgangsprøve. Ønskes alle elevers karakterer udtrukket, uanset hvor mange prøver den enkelte elev har aflagt, vælges Nej i filteret Elev har aflagt mindst 4 ud af de 8 bundne prøver. Parameteren Prøve er i udgangspunktet indstillet, så den medtager de prøver, der var bundne i skoleåret 2016/17 inklusive Fysik/kemi Praktisk/mundtlig (se bemærkning nedenfor). Følgende tabel viser prøvebundne fag over skoleår ( X = bunden prøve): Prøvetitel\skoleår 2011/ / / / / /17 Dansk Læsning X X X X X X Dansk Mundtlig X X X X X X Dansk Orden X Dansk Retskrivning X X X X X X Dansk Skriftlig X X X X X X Engelsk Mundtlig X X X X X X Fysik/Kemi Praktisk/mundtlig X X X X X Fællesprøve i fysik/kemi, biologi og geografi Praktisk/mundtlig X X Matematik med hjælpemidler X X X X X X Matematik uden hjælpemidler X X X X X X Naturfag Praktisk/mundtlig X Bemærk at for -kommuner rammes nøgletallet i udgangspunktet ikke, idet det nuværende karakternøgletal i FLIS ikke medtager den bundne prøve "Fysik/Kemi praktisk/mundtlig" i de relevante år. Fejlen er opdaget i forbindelse med valideringen på skoleområdet i marts og april Fejlen rettes i første omgang ved en midlertidig tilretning af referencedata ved månedsindlæsningen i maj eller juni, og løsningen gøres permanent i FLIS-release 5.1 september Indeværende DAKrapport inkluderer ved standardindstillingen den pågældende prøve også i skoleåret 2016/17, hvor prøven ikke er blandt de bundne. Dette skyldes, at der i de nuværende FLIS-referencedata ikke skelnes mellem den pågældende prøve og den nye Fællesprøve begyndende i 2016/17 (se tabellen ovenfor). Sidstnævnte er også tilfældet for KMD-Elev. Bemærk at TEA-kommuner kan ramme det nuværende FLIS-nøgletal ved at fjerne Fysik/kemi Praktisk/mundtlig fra DAK-rapportens pågældende filter.

17 Skoleområdet Side 17 af 30 Udtræk af data fra Tabulex TEA For -kommuner er der to muligheder for udtræk af karakterdata. Den første mulighed er træk via det online udtrækningsmodul "Tabulex Ekstrakt Generic Karakter". Der er tale om et tilkøbsmodul, som derfor kan anvendes af kommuner, der har tilkøbt dette. Oversigten til højre viser de kommuner, som pr. marts 2018 har adgang til modulet og dermed selv kan trække karakterdata. Se guide under punkt 1 nedenfor. For de øvrige Tabulex TEA-kommuner, der ikke har tilkøbt det pågældende modul, har KL/KOMBIT være i kontakt med IST om en alternativ løsning, hvor kommunen kan bestille datatræk fra IST senest d. 24. april 2018 mod en engangsbetaling på 350 kr. Se guide under punkt 2 nedenfor. Kommuner med Ekstrakt-modul Ballerup Kommune Bornholms Kommune Esbjerg Kommune Fredericia Kommune Gentofte Kommune Gladsaxe Kommune Halsnæs Kommune Hedensted Kommune Helsingør Kommune Holbæk Kommune Holstebro Kommune Ishøj Kommune Jammerbugt Kommune Morsø Kommune Norddjurs Kommune Næstved Kommune Roskilde Kommune Rødovre Kommune Syddjurs Kommune Sønderborg Kommune Vejle Kommune Aabenraa Kommune Aarhus Kommune 1. Udtræk af data i Tabulex Ekstrakt -modul Kommuner der har tilkøbt Tabulex Ekstrakt-modulet fra IST Tabulex har mulighed for selv at udtrække karakterdata fra fagsystemet. IST har en overordnet guide til udtræk via Tabulex Ekstrakt. Vejledningen findes her. Der findes en tilhørende dokumentation af af indholdet i Ekstrakt-modulet, herunder relevante referencetabeller. Dokumentationen findes som bilag i nærværende vejledning (version modtaget april 2018). Dokumentationen er ligeledes tilgængelig i Ekstrakt-løsningen. Jf. den generelle beskrivelse af kan for karakterer udtrækkes nedenstående felter: De relevante felter (foruden Cprnr) er skoleår, klassetrin (DAK-rapporten er sat til 9. klasse), prøvetype, PRV_karakter, skolekode, fagkode og disciplinkode. De relevante fag- og disciplinkoder i forhold til de prøvebundne afgangsprøver i skoleåret 2016/17 og dermed den anvendte FLIS-afgræsningen er:

18 Skoleområdet Side 18 af 30 Prøvetitel TEA-fagkode TEA-Disciplin Dansk læsning Dansk mundtlig Dansk retskrivning Dansk skriftlig Engelsk mundtlig Fysik/kemi Praktisk/mundtlig 320 5,6 Fællesprøve i fysik/kemi, biologi og geografi praktisk/mundtlig Matematik færdighed Matematik problem Hvilke prøver, der er bundne, varierer over skoleår. Hvis der valideres tidligere år end 2016/17, der er udgangspunktet for denne vejledning, skal der derfor tages højde for dette ift. valget af prøver i DAK-vejledningen samt afgrænsningen i Tabulex Ekstrakt. Tabellen på forrige side giver en oversigt over de prøvebundne fag over år. Det bemærkes hernæst, at følgende felter fra FLIS ikke genfindes i Ekstrakt-modulet: Skoletype Klassetype Skoleejerkode Ekstrakt-datatrækket medtager karakterdata for alle elever bosiddende i kommunen, uagtet hvor de har skolegang dvs. også hvis de går i en skole administreret af en anden kommune, samt karakterdata for alle elever på skoler, kommunen administrerer. FLIS DAK-rapporten viser i udgangspunktet karakterer for elever, der går på kommunens skoler (de fire valgte skoletyper jf. afgrænsningen), herunder elever med bopæl i skolekommunen samt elever, der går på kommunens pågældende skoler men bor i en anden kommune. For at ramme den samme afgrænsning, skal der derfor kun afstemmes karakterdata for elever registreret på de kommunens egne skoler (de fire valgte skoletyper jf. afgræsningen) i Tabulex Ekstrakt-trækket. Hvis der jf. Ekstraktmodulets manglende information om skoletype opstår tvivl om, hvilke skoler der modsvarer skoletypeafgræsningen i FLIS (de fire valgte), da opfordres kommunen til at anvende feltet Skolekode i Ekstrakt-trækket til at slå de pågældende skoler op i TEA eller FLIS-referencedata. Hermed kan det afgøres, hvorvidt skolerne har de relevante skoletyper og dermed skal indgå i valideringen eller ej. Det samme gør sig gældende for skolejerkode, hvor DAK-rapporten i udgangspunktet afgrænser til kommunale skoler administreret af kommunen selv. Bemærk desuden, at der i DAK-rapporten som udgangspunkt kun medtages karakterer for elever, der har aflagt 4 ud af de 8 bundne prøvefag, og som dermed indgår i det konkrete FLIS-nøgletal. Det pågældende filter kan udvides til Alle, såfremt alle karakterer ønskes valideret op i mod Ekstrakt-trækket, hvor alle elever og karakterer tages med. Jf. linket IST s guide, er her et hurtigt oprids af, hvordan udtrækket foretages: Gå ind på og log på med det brugernavn og den adgangskode der er angivet i dit licensbrev. I brugerhåndtering kan du oprette brugere der skal have adgang til Ekstrakt. Klik på Generic: Karakter. Klik på Tilføj kørselsplan. Indtast navn, adresse, stiplacering og filnavn. For at udtrække karakterdata vælges arbejdsdatoen , som er den sidste dag i det forgangne skoleår. Ønskes karakterdata fra skoleår 201(X-1)/201X vælges generelt arbejdsdatoen X. Dan udtræk ved at klikke på Lav kørsel. Klik slutteligt på Kunde for at komme tilbage til start, og se resultatet af kørslen.

19 Skoleområdet Side 19 af Bestilling af træk hos IST Til kommuner der ikke har tilkøbt Ekstrakt-modulet fra IST Tabulex og som ikke påtænker at gøre det, har IST på baggrund af en dialog med KL/KOMBIT tilbudt en alternativ løsning. Der er i udgangspunktet tale om et engangstilbud fra IST, hvor kommunen pr. senest 25. april 2018 skal acceptere tilbuddet om et manuelt træk af karakterdata til en pris på 350 kr. ekskl. moms. for skoleåret 2016/17, der i udgangspunktet for indeværende vejledning. Prisen og tidsforbruget er i beregnet ud fra forudsætningen om, at alle kommuner får samme udtræk herunder skoleår (2016/17), og at det er et engangstilbud. For at modtage og acceptere tilbuddet skal kommunen kontakte IST på salg@ist.dk senest d. 25. april 2018 og skrive, at de ønsker at modtager/acceptere tilbud vedrørende engangsudtræk fra Ekstrakt Generic Karakter. Dataudtrækket vil blive leveret til kommunen 1-2 uger efter deadline for accept af tilbuddet. Kommunen vil modtage en individuel datafil fra IST med de pågældende karakterdata.

20 Skoleområdet Side 20 af Praktiske råd vedrørende sammenligning og validering af data fra Tabulex TEA Opmærksomhedspunkter og potentielle fejlkilder Der er flere potentielle årsager til eventuelle afvigelser mellem Tabulex TEA og FLIS. Herunder er oplistet de væsentligste, som indtil videre er erfaret i arbejdet med Tabulex TEA. Det bemærkes, at nedenstående ikke er en udtømmende liste, og kommunen opfordres derfor til at dokumentere eventuelle øvrige årsager til afvigelser til KL med henblik på udbygning af den aktuelle vejledning. Almenskoler, specialskoler og dagbehandlingstilbud skal være registreret korrekt i Tabulex TEA, både i forhold til institutionstype og i forhold til om institutionen er kommunens egen eller ikke. Ellers er der en risiko for, at institutionen bliver rubriceret forkert i DAK-rapporten. Registreringspraksis I: Hvis der i TEA arbejdes med hovedskoler og dertil knyttede afdelinger, skal der være en ensretning ift. hvor eleverne tilknyttes. Hvis eleverne tilknyttes afdelingerne, summeres der automatisk til hovedskolen, hvilket er intentionen. Men af samme årsag kan der derfor ikke samtidig tilknyttes elever alene til hovedskolen. Registreringspraksis II: Den administrativt ansvarlige eller skolesekretæren på den enkelte skole kan i nogle tilfælde følge sit eget, selvopfundne registreringssystem, når der registreres elever til klasser og hold. Det er derfor vigtigt at tilse, at der på tværs af skoler følges den samme registreringspraksis. Dette særligt i forbindelse med klasse- og holdtildelinger, specialklasser samt modtageklasser. 6. Øvrigt materiale For generel vejledning til data på skoleområdet i FLIS samt områdespecifik datavalideringsvejledning henvises til FLIS vejledningssitet.

21 Skoleområdet Side 21 af Vejledning til eksport af FLIS-data til CSV-fil og efterfølgende Excel-import. 1. Åben og kør den pågældende DAK-rapport 2. Eksporter DAK-rapporten som CSV-fil jf. nedenstående skærmbillede og gem den i en mappe 3. Åbn dokumentet. Dokumentet vil åbne automatisk i Excel, hvis dette er sat som standard. Alternativt kan det åbnes inde fra Excel eller det software, som valideringen ønskes foretages i (SAS eller tilsvarende). Bemærk af CPR er overstreget i figurerne.

22 Skoleområdet Side 22 af Markér kolonne A og vælg "Data" -> "Tekst til kolonner" i værktøjslinjen 5. Vælg "Afgrænset og tryk "Næste >"

23 Skoleområdet Side 23 af Vælg "Komma" som afgrænser og tryk "Udfør" 7. Data er nu importeret i kolonner i Excel.

24 Skoleområdet Side 24 af Bilag: Tabulex Ekstrakt Generic, referencetabeller

25 Skoleområdet Side 25 af 30

26 Skoleområdet Side 26 af 30

27 Skoleområdet Side 27 af 30

28 Skoleområdet Side 28 af 30

29 Skoleområdet Side 29 af 30

30 Skoleområdet Side 30 af 30