Opsamlingsrapport Odense Kommune. Ældre- og Handicap Forvaltningen Aktivitetstilbud

Transkript

1 Opsamlingsrapport Odense Kommune Ældre- og Handicap Forvaltningen Aktivitetstilbud Uanmeldte tilsyn 2017

2 INDHOLD 1.0 Vurdering samlede vurdering anbefalinger 2 individuelle resultater Datagrundlag Aktuelle vilkår og status Faglige tilgange og metoder Det skriftlige grundlag aktiviteter og træning kommunikation og adfærd formål og metode Formål Metode Vurderingsskala tilrettelæggelse Præsentation af BDO 9

3 Forord Dette er den årlige opsamlingsrapport for de uanmeldte tilsyn, som BDO har foretaget på Odense Kommunes aktivitetstilbud. Rapporten er opbygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede vurdering på tværs af samtlige tilbud og eventuelle tværgående anbefalinger. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om resultaterne for de enkelte aktivitetstilbud. Anden del af rapporten indeholder en kortfattet gengivelse af de overordnede indtryk, som tilsynet har fået på baggrund af den data som er indsamlet for det pågældende tema. For hvert tema foretager de tilsynsførende en samlet vurdering på tværs af tilsynene. Disse vurderinger ligger til grund for den samlede vurdering, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. form, indhold, metode og afvikling er afstemt med kommunen. Sidst i rapporten findes kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. 1

4 VURDERING 1.1 TILSYNETS SAMLEDE VURDERING BDO har i 2017 foretaget tilsyn på fire aktivitetstilbud. BDO har med udgangspunkt i en femtrins vurderingsskala, som går fra særdeles tilfredsstillende til ikke tilfredsstillende vurderet og bedømt hvert enkelt tilbud. Bedømmelsen Meget tilfredsstillende er givet til to aktivitetstilbud. Denne bedømmelse opnås, når forholdene kan karakteriseres ved at være gode og tilstrækkelige, og hvor tilsynet har konstateret få mangler, som relativt let vil kunne afhjælpes. To aktivitetstilbud har opnået bedømmelsen Tilfredsstillende, som gives når forholdene kan karakteriseres som tilstrækkelige, og hvor der er konstateret flere mangler, som vil kunne afhjælpes ved en målrettet indsats. I begge tilfælde er denne bedømmelse givet, selv om næsten alle temaer er vurderet som meget tilfredsstillende, men hvor dokumentation har været mindre tilfredsstillende. I et af tilbuddene ligger endvidere til grund for bedømmelsen, at der ses flere udviklingspunkter i forhold til temaet Faglige tilgange og metoder. Samlet set tegner der sig således et tilfredsstillende billede af forholdene på Odense Kommunes aktivitetstilbud. BDO vurderer, at borgerne får det tilbud, som de har ret til efter loven og i overensstemmelse kommunens kvalitetsstandard for området. Indsatsen tilrettelægges og udføres i vid udstrækning på en fagligt forsvarlig måde og med afsæt i et rehabiliterende sigte. Medarbejderne kan redegøre for deres faglige refleksioner i forhold til de anvendte tilgange og metoder. Der arbejdes meget forskelligt i forhold til det skriftlige grundlag, herunder implementeringen af En Plan. BDO vurderer, at der er behov for at sikre en mere ensartet tilgang og fælles forståelse for, hvordan dokumentationen skal udarbejdes og anvendes. Det vurderes, at borgerne tilbydes en hverdag med varierede og meningsfulde aktiviteter, der medvirker til at vedligeholde deres kompetencer og funktionsniveau. Borgerne har indflydelse på deres hverdag og på hvilke aktiviteter, de deltager i. BDO vurderer, at der er en respektfuld kommunikation og adfærd i alle tilbud, hvilket har en væsentlig betydning for borgernes trivsel og tryghed i dagligdagen. 1.2 TILSYNETS ANBEFALINGER På baggrund af de samlede tilsyn med Odense Kommunes aktivitetstilbud, ser BDO anledning til at give følgende anbefalinger i forhold til en tværgående indsats. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at det sikres at alle ledere og medarbejdere bliver bekendte med de dokumentationskrav, der gør sig gældende på området. Det vil medvirke til en mere ensartet forståelse og brug af dokumentationen som et aktivt redskab, der fremmer faglig refleksion. 2. Tilsynet anbefaler, at der skabes en ramme for vidensdeling tilbuddene imellem. Dette vil kunne medvirke til en positiv udvikling for det samlede område af aktivitetstilbud. 2

5 INDIVIDUELLE RESULTATER Tilbuddets Navn Vurdering Anbefalinger Lokalcenter Rosengården Tilfredsstillende 1. Tilsynet anbefaler, at krav og forventninger til den skriftlige dokumentation afklares med forvaltningen. Endvidere, at ledelsen sætter en ramme for den videre implementering af En plan, således at medarbejderne får den nødvendige støtte i processen. 2. Tilsynet anbefaler, at al skriftlig dokumentation vedrørende enkelte borgere føres elektronisk. 3. Tilsynet anbefaler, at man fremadrettet arbejder med en bredere forståelse af rehabiliteringsperspektivet. I den forbindelse kan man overveje muligheder og fordele ved at inddrage andre faggrupper. Dyruphus Tilfredsstillende 1. Tilsynet anbefaler, at afklaringen med myndighed i forhold til dokumentation prioriteres, således at det tydeliggøres, hvilke krav der stilles til dokumentationen, og det dermed bliver muligt at arbejde målrettet på at leve op til disse 2. Tilsynet anbefaler, at dagcentret overvejer, om ansvaret for tilrettelæggelse af aktiviteter og dokumentationen kan spredes ud på flere medarbejdere, således indsatsen ikke bliver personafhængig. Byhuset/Fristedet Marienlund Dagcenter Meget tilfredsstillende Meget tilfredsstillende 1. Tilsynet anbefaler, at ledelsen fastholder rammer og tidsplan for den videre implementering af En plan, således at der skabes grundlag for en opdateret og fyldestgørende dokumentation. 1. Tilsynet anbefaler, at ledelsen understøtter fastholdelsen af den positive udvikling i arbejdet med den skriftlige dokumentation. 2. Tilsynet anbefaler, at det overvejes at kvalificere dokumentationen yderligere ved, at der i højere grad skrives observationer i relation til delmål og indsatser. 3

6 DATAGRUNDLAG 2.1 AKTUELLE VILKÅR OG STATUS indtryk samlede vurdering Man er i de enkelte tilbud optaget af forskellige forandringer og udviklingsområder. I to tilbud er der blandt andet fokus på udvikling af rammerne for måltidet, og et tilbud har ledelsesmæssigt fokus på nedbringelse af ventelisten. I et tilbud arbejdes der på at finde fælles fodslag i forhold til det ønskede serviceniveau og kommunens kvalitetsstandarder, og i et andet tilbud står man foran ændringer i ledelsesorganiseringen. Medarbejderne har forskellige relevante uddannelser, herunder pædagoger, beskæftigelsesvejledere, ergoterapeuter og social- og sundhedsassistenter. Både ledere og medarbejdere har i alle tilbud tilkendegivet at de samlet set har de nødvendige kompetencer i forhold til borgernes behov. Tilsynet har ingen bemærkninger. 2.2 FAGLIGE TILGANGE OG METODER indtryk samlede vurdering Målgruppen er ældre hjemmeboende borgere, der kan profitere af aktivitet og vedligeholdende træning. Der kan ligeledes være tale om borgere, hvor ægtefællen har behov for aflastning. Borgerne har nedsat funktionsevne i varierende grad og to tilbud er særligt målrettede borgere med demenslidelse. Der er, i minimum to af tilbuddene, faste procedurer for modtagelse af nye borgere. Der arrangeres typisk hjemmebesøg og borgeren kommer på besøg i tilbuddet. Borgerne er tildelt en kontaktperson, der er tovholder på den individuelle indsats. Der samarbejdes tæt med pårørende, hjemmeplejen, demenskoordinator med flere. Det sker både gennem et formaliseret samarbejde og ved løbende dialog. Tilsynet har kendskab til et tilfælde, hvor man har inddraget gerontopsykiatrien og VISO, hvilket ifølge medarbejderne har været særdeles brugbart. Det er tilsynet indtryk, at der i større eller mindre grad arbejdes ud fra et rehabiliterende sigte, hvor borgernes ressourcer inddrages med udgangspunkt i deres individuelle forudsætninger og den aktuelle dagsform. Det gælder både i forhold til tilrettelagte aktiviteter, deltagelse i praktiske opgaver og i forbindelse med egenomsorg. Medarbejderne har forskellig faglig baggrund, hvilket gør det muligt at inddrage forskellige faglige vinkler og metoder. I et af tilbuddene anvendes fx aspekter af Marte Meo principper. Det er tilsynets samlede vurdering, at tilgangen til borgerne er anerkendende og overordnet set tager udgangspunkt i et rehabiliterende sigte. Medarbejderne kan redegøre for deres faglige refleksioner i forhold til de anvendte tilgange og metoder. Det vurderes dog samtidig, at der i et af tilbuddene er behov for at arbejde med en bredere forståelse af rehabiliteringsperspektivet. 4

7 2.3 DET SKRIFTLIGE GRUNDLAG indtryk samlede vurdering En Plan er under implementering i alle tilbud. Det er meget forskelligt, hvor langt man er i processen, og hvor målrettet indsatsen gribes an. Medarbejdernes viden om og forståelse af hvad og hvordan der skal dokumenteres varierer ligeledes. I et enkelt tilbud mener lederen ikke at der skal udarbejdes delmål, og her findes en del dokumentation udelukkende i papirform. I et andet tilbud er der iværksat en meget målrettet proces, hvor alle medarbejdere har fået udleveret en manual med meget præcise anvisninger, og der er lavet en systematik og skabt hensigtsmæssige rammer for dokumentationsarbejdet. Medarbejderne kan delvis redegøre for, hvordan dokumentationen bygges op, og hvem der er ansvarlig for hvilke dele. Kvaliteten af den dokumentation som tilsynet har gennemgået, varierer. I flere tilfælde har den været mangelfuld. I et enkelt tilbud har tilsynet set dokumentationen for de borgere, der deltog i interviewet. Her ses en tydelig sammenhæng mellem det retningsgivende mål, delmål og borgernes fortællinger om, hvorfor de kommer i tilbuddet. I samme tilbud oplever medarbejderne En Plan som et anvendeligt redskab i forhold til samarbejdet med hjemmeplejen. De er tilsynets samlede vurdering, at der arbejdes meget forskelligt med det skriftlige grundlag, herunder med implementeringen af En Plan. Der er behov for at sikre en mere ensartet tilgang og fælles forståelse for, hvordan dokumentationen skal udarbejdes og anvendes. Det er tilsynet vurdering, at kun et enkelt tilbud arbejder med En Plan som et dynamisk redskab. Et andet tilbud arbejder målrettet med implementering, og medarbejderne er positive og engagerede i processen. I to tilbud er der behov for afklaring af dokumentationskrav samt tydelige rammer og retning for dokumentationsarbejdet. 2.4 AKTIVITETER OG TRÆNING indtryk samlede vurdering I alle tilbud er borgerne meget tilfredse med udbuddet af aktiviteter, og de oplever at have indflydelse på, hvad de vil deltage i. Borgerne refererer alle til forskellige aktiviteter de deltager i, fx gymnastik, dans, fællessang, gåture og hobbyaktiviteter, bagning og havearbejde. Dertil kommer ture og udflugter samt deltagelse i forskellige sociale arrangementer. I flere tilbud observerer tilsynet konkret, hvordan borgerne er inddraget i praktiske opgaver som fx borddækning, blomstervanding og lignende. Medarbejderne har relevante faglige overvejelser omkring borgernes individuelle behov for aktivitet og træning. Det gælder fx omkring borgere med demenslidelse, hvor der er særlig opmærksomhed på kognitiv træning gennem aktiviteter som fx kryds og tværs og quiz. Andre borgere profiterer meget af fysisk træning, der tilrettelægges individuelt. Medarbejderne er ligeledes opmærksomme på, at borgerne kan deltage på forskelligt niveau i de samme aktiviteter, under hensyntagen til deres individuelle forudsætninger. Borgerne kan være inddraget ved at følge med og kommentere, hvis deres fysiske funktionsniveau begrænser deres mulighed for aktiv deltagelse. Det er tilsynet indtryk at der i alle tilbud er fokus på socialt samvær. Medarbejderne er bevidste om deres rolle i forhold til at understøtte borgernes sociale kompetencer og deres indbyrdes samspil. Det er tilsynets vurdering, at alle borgere tilbydes en hverdag med varierede og meningsfulde aktiviteter, der medvirker til at vedligeholde deres kompetencer og funktionsniveau. Borgerne har indflydelse på deres hverdag og på hvilke aktiviteter de deltager i. 5

8 2.5 KOMMUNIKATION OG ADFÆRD indtryk samlede vurdering I alle tilbud har tilsynet observeret en god atmosfære og en respektfuld omgangstone. Borgerne oplever, at der er en god tone og de omtaler medarbejderne meget positivt. Medarbejderne er bevidste om og kan redegøre for, hvad der skaber en god stemning, og de er ligeledes opmærksomme på, hvilke kommunikationsformer den enkelte borger profiterer af. Både borgere og medarbejdere oplever, at der er et godt fællesskab borgerne imellem. De er hjælpsomme og opmærksomme på hinanden. I et af tilbuddene giver medarbejderne konkrete eksempler på tiltag, der har til formål at forebygge konflikter. Det kan fx være bordkort, der sikrer at borgerne bliver placeret hensigtsmæssigt i forhold til hinanden. Tilsynet vurderer, at der er en respektfuld kommunikation og adfærd i alle tilbud, hvilket har en væsentlig betydning for borgernes trivsel og tryghed i dagligdagen. 6

9 TILSYNETS FORMÅL OG METODE 3.1 FORMÅL I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Overordnet kan formålet med BDO s tilsynskoncepter udtrykkes i følgende punkter. Tilsynet skal have fokus på: Om borgerne får den hjælp de har ret til efter loven og de beslutninger, der er truffet af byrådet samt kommunens kvalitetsstandarder og øvrige kommunale beslutninger Om hjælpen tilrettelægges og udføres fagligt og økonomisk forsvarligt. Om der er en god sammenhæng og kvalitet i indsatserne. Om der er en ligeværdig kommunikation og omgangstone mellem borgere og medarbejdere. Om indsatserne er forebyggende, så der gribes ind inden mindre problemer udvikler sig til alvorlige problemer. At bidrage til en fremadrettet og løbende udvikling af kvaliteten i ydelserne over for borgerne gennem en anerkendende og konstruktiv tilgang til medarbejdere og ledelse. At indsamle og dele viden med henblik på løsning af fælles udfordringer på tværs af de kommunale plejecentre, hjemmeplejegrupper og handicap- og psykiatritilbud Uanset hvilket område der føres tilsyn med, har BDO fokus på den rehabiliterende tankegang, ligesom anbefalinger til fremadrettet udvikling tager sit naturlige udgangspunkt i, at rehabilitering er den helt overordnede faglige tilgang i Ældre og Handicap Forvaltningens tilbud. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældreområdet og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen. 3.2 METODE BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets resurser, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. 7

10 De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, observation og gennemgang af dokumentation. Samlet set giver de forskellige metodiske tilgange en dybdegående viden om og dermed belæg for at vurdere kvaliteten og sammenhængen i de ydelser, som beboerne modtager på plejecentret. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer og gennemgang af dokumentation samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 3.3 VURDERINGSSKALA BDO arbejder ud fra nedenstående vurderingsskala ved helhedstilsyn. Samlet vurdering Særdeles tilfredsstillende Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Mindre tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Samlet vurdering Bedømmelsen særdeles tilfredsstillende opnås, når forholdende kan karakteriseres som fremragende og eksemplariske, og hvor tilsynet har konstateret ingen, få eller mindre væsentlige mangler, som let vil kunne afhjælpes. Det særdeles tilfredsstillende resultat kan følges op af tilsynets anbefalinger. Bedømmelsen meget tilfredsstillende opnås, når forholdene kan karakteriseres ved at være gode og tilstrækkelige, og hvor tilsynet har konstateret få mangler, som relativt let vil kunne afhjælpes. Det meget tilfredsstillende resultat følges op af tilsynets anbefalinger. Bedømmelsen tilfredsstillende opnås, når forholdene kan karakteriseres som tilstrækkelige, og hvor der er konstateret flere mangler, som vil kunne afhjælpes ved en målrettet indsats. Det tilfredsstillende resultat følges op af tilsynets anbefalinger. Bedømmelsen mindre tilfredsstillende opnås, når forholdene på flere områder kan karakteriseres som utilstrækkelige, og hvor der er konstateret en del og/eller væsentlige mangler, som det vil kræve en bevidst og målrettet indsats at afhjælpe. Det mindre tilfredsstillende resultat følges op af tilsynets anbefalinger, fx anbefaling om udarbejdelse af handleplan. Bedømmelsen ikke tilfredsstillende opnås, når forholdene generelt kan karakteriseres som utilstrækkelige og uacceptable, og hvor der er konstateret mange og/eller alvorlige mangler, som det vil kræve en radikal indsats at afhjælpe. Det ikke tilfredsstillende tilsynsresultat følges op af tilsynets anbefalinger om, at problemområderne håndteres i umiddelbar forlængelse af tilsynet samt at der udarbejdes handleplan, eventuelt i samarbejde med forvaltningen. Det ikke tilfredsstillende tilsynsresultat følges altid op af kontakt til forvaltningen. 8

11 3.4 TILSYNETS TILRETTELÆGGELSE Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt, hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, vejledninger og politikker, værdigrundlag, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra plejecentrets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. De uanmeldte tilsyn gennemføres af 1-2 tilsynsførende. De tilsynsførende har en sundhedsfaglig og/eller socialfaglig baggrund. 3.5 PRÆSENTATION AF BDO BDO er en privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn på ældreområdet og socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både handicap- og psykiatriområdet, herunder aktivitets- og samværstilbud, beskæftigelsestilbud og alkoholbehandling. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver inden for alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 90 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 9

12 KONTAKT PARTNERANSVARLIG BIRGITTE HOBERG SLOTH PARTNER M: E: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet rådgivnings- og revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UKbaseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt medarbejdere i 154 lande. Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, cvr.nr