Bestyrelses møde Egense Sejlklub Den

Transkript

1 Bestyrelses møde Egense Sejlklub Den Indkaldte: Egense sejlklubs bestyrelse: Erik Quist Andersen (EQA), Morten Svoger (MS), Kim Hansen (KH), Jan Brix (JB), Bettina Lauritsen(BL), Suppleanter: Kaj Larsen (KL) Havnefoged Kurt Pedersen (KP) Afbud: Per Jensen (PJ) Dagsorden 22/9-15: 1:Godkendelse af dagsorden. - Ja 1A: Valg af ordstyre/mødeleder. - Kaj Larsen 2:Godkendelse af referat. - Ja, og underskrevet. 3: Intern oprydning EQA svar på mail spørgsmål. - BL indleder med formål med dette punkt, er at få afklaret misforståelser vedr. en mail veksling der har fundet sted imellem bestyrelsen. JB tager over og forklarer EQA om, hvilken holdning der er til denne mail afsendt fra EQA. Der kommer menings udveksling rundt bordet. EQA mener, vi bør respektere hans formands rolle i forhold til øvrige bestyrelse! Hvor på BL udbeder sig en afklaring på, om hvorvidt bestyrelsen skal være en samarbejdende bestyrelse eller en bestyrelse med en enerådig formand? Og om det sidste er konstellationen, ønsker BL ikke deltage mere! Bestyrelsen diskutere/ argumenter rundt bordet og enes om, at være en SAMARBEJDENDE bestyrelse med fælles beslutninger. - EQA er meget uforstående overfor, hvorfor øvrige bestyrelse har et problem i Per Sørensen rolle i forbindelse med søsætninger/optagninger af både og

2 koordinering med vognmanden. Bestyrelsen enes om, at Per Sørensen samarbejder med JB & Kaj K. Nielsen herom og afholder et strategimøde senest 14 dage før første optagning. Og i øvrigt opfordres Per Sørensen til at være deltagende på havnen i blandt alle medlemmer. - EQA udtrykker, at han har brug for en bedre arbejdes/rolle opgave fordeling, men ikke lige har et forslag på stående fod. Derfor ønskes dette som pkt. til næste bestyrelsesmødes dagsorden. 4:Havnefogeden: Spørgsmål fra havnefogeden / Status på havnen - KP spørger indtil det opstået spørgsmål om havaribåd, der påberåber sig nødhavn? BL forklare, at ES har rådført sig i Dansk Sejlunion, FLID og hos Mou Bådelaug om deres procedure i den forbindelse. Bestyrelsen enes om, at vi i ES fremover om dette bliver påberåbt sig giver: Max. 2 dages gratis havneleje til at udbedre skader/fremskaffe reservedele, herefter betales der almindelig havneleje. Dog vil der være muligheden om at ligge til halv havneleje om båden er tom og uden forbrug. Her skal dog om muligt anvises en pæleplads. BL sørger for at udskrive og ophænge dette på kontoret. - KP forhøre sig om hvordan han skal forholde sig om ejer af en båd, der er låst fast til broen pga. restance og ikke har været kontaktbar. Bestyrelsen enes om at der henvises til MS, der som kasserer står for inddrivelse/aftaler vedr. restancer. 5:Formanden: Ingen punkter indsendt. 6:Næstformanden: Havneudvalg/ Arbejdsdage/status? - Der er udført mange ting fra pensionist holdet og arbejdsdagene, der opdateres løbende på listen, der hænger på opslags tavlen. Brolister. - Udarbejdes og opdateres hurtigst muligt Fiskerhusene og oprydning omkring/ breve udsendt.

3 - EQA holder sig orienteret herom og tager kontakt til ejerne, der stadig har mangler, når dato frist er overskredet med 2 dage Øl automat. - Foreløbigt fortsættes der med salg fra køleskabet. - EQA er fortsat ved at undersøge priser på reservedele. - MS opfordre til at vi i vinter månederne bruger en form for præventiv løsning således at en automat ikke står som et fyrtårn i mørket og lyser op og gør opmærksom på sig selv. Der enes om at benytte et tænd og sluk ur. Arbejdsflåde i vandet. - Der enes om at medlem med kran mulighed kan sættes 2 flåder i vandet nu i efteråret. Havnens jolle? - Tømmes og flyttes over bag ved. Optimisthusets tag? - EQA donere 4 plader snarest til at få taget repareret, så vi hindre mere vandskade end nu. Ankommet vinduer til Læskærm optimisthus. - Jan Jensen, Fru Himmelblå har efter aftale med tovholder JB doneret og leveret nogle vinduer til brug som læskærm/ombygning af optimisthuset Renovation nu kun hver anden mandag/ medlems privat affald/ diverse affald rundt havnen? - Blot som orientering. Medlem der har brugt ES container til privat medbragt affald hjemmefra, har desværre ingen forståelse for at klubbens container ikke er for medlemmernes private skrald!!! Der ophobes desværre flere steder skrald i form af madrasser, gammel havemøbler o. lign rundt om på havnen, og så snart der ligger lidt, avler det desværre mere til samlingen. Næste arbejdsdag vil vi bortskaffe dette for ikke at det flyder med stor skrald rundt på havnen.

4 - Mortalin aftalen fremskaffet. JB tager kontakt om sidste tilsyns rapport forefindes til bestyrelsens gennemsyn, da JB havde observeret manglende rundgang af Mortalin medarbejderen ved sidste besøg. - EQA har bestilt 2 læs stabil grus til udbedring af grus pladsen huller. EQA har ligeledes en aftale med medlem, om at han kommer med rendegraver og er behjælpelig med at skrabe kanter rundt på havnen, således at kørearealet udjævnes. 7:Kasseren: Opdateret medlemsliste. - Ny opdateret rundsendes og vil ligger på kontoret. BL arbejder videre på opdateringen af diverse lister. Restance? - MS har været i gang med endnu en om gang kontakt til de medlemmer der er i restance lige nu og har flere betalings aftaler til straks betaling. Og der er udsendt enkelte restance breve en suspension af klubben indtil betalingen forelægger. Og Klubbens hurtigst medlem i systemet indmeldt 3/9 9/9 er udmeldt, da medlemmet syntes prisen for indmeldelse var forhøj! Han har indbetalt de: For kort tids (maksimalt 1 mdr.) pæle leje 400 kr. som er aftalt af bestyrelsen. Dette kan kun ske om der er ledige pladser i havnen. Mest for beregnet feriegæster i området. Konti gennemgang. - Fin balance lige nu. Posterings oversigter? - Bank udskrift gennemgåes. Antal ny ankommende? - Nu d.d. 29 nye medlemmer siden 20/6-15

5 Havari/nødhavn procedure? - Se svar under pkt. 4 Status/optælling regnskabsårets afslutning? - 1/10 BL forhøre sig hos Revisor Hans Kjeldgaard om procedure i den forbindelse. 8:Sekretær: Hvor er vi nu? - Stadig godt gang i oprydning og systematisering af diverse lister og poster. - Der er under oprydning og sikring af gamle dokumenter fundet gamle avis udklip og disse sikres for fremtiden og sættes ind på ES drop box. FLID medlemstilbud + bestyrelsesforsikring. - På opfordring fra Leon Träger, Dansk sejlunion har BL talt med Jesper fra FLID og modtaget tilbud på medlemskab heraf. Mail med tilbud er fremsendt til bestyrelsen, bestyrelsen enes om at det er en god organisation der kan yde megen hjælp til ES i fremtiden. Og enes om at acceptere introtilbud og tegne deres bestyrelsesansvars forsikring. BL giver FLID besked herom. Tag tilbud. - De indhentet tilbud er en dyr omgang. BL mailer et nej tak. Hans Jørgen Thrysøe har tidligere erfaring med sådan et projekt og har undersøgt pris for materialer og vil gerne stå for at medlemmer i fælleskab få malet taget. Det kan først udføres til foråret Fest/Aktivitets udvalget/ referat udvalget. - Referat desværre endnu ikke færdig skrevet. - Ellers alt som det skal med arrangementer der løber af stablen med opbakning, dog plads til mange flere. Kalender gennemgang. - BL gennemgår og opridser diverse punkter for den kommende periode. 9:Bestyrelsesmedlem:

6 Overvågning reparation. - Eksisteren overvågning af huset er nu opdateret og fungerende. Overvågnings tilbud OK tank/ fiskehusene/iskassen + alarm/låse systemet. - BL har for at hjælpe KH, haft møde med NOKAS servicemedarbejder om at få tilbud på overvågning af Ok tanken/ Iskassen / fiskehusene samt alarmsystem i huset. Tilbuddet gennemgåes og diskuteres. Bestyrelsen enes om, at der er et par spørgsmål om overvågning BL sender til NOKAS, men ellers er ok tilbud. Alarm system diskuteres og der er lige en anden mulighed KH undersøger før Bestyrelsen tager en endelig beslutning snarest. Kasse bygges på tankstander. - KH tager en snak med Kaj K. Nielsen om opbygning af en kasse til at beskytte tankstanderens display, der nu er udskiftet. Status OK tanken. - Der er stadigvæk lidt olie i tanken, salget er dalende nuværende. Teknik rum? - KH bliver nok nødt til at tage en fridag for at kunne mødes teknikker og blive orienteret om teknikrummet. 10:Informationer siden sidst: - MS udbeder sig en liste til EL måler aflæsning. BL udarbejder denne og ophænger på tavlen i huset. 11:Lidt blandet: Elmåler/snart i underskud af måler - BL fortæller at ES kun har 3 EL måler på lager om flere medlemmer ønsker/bør have en måler, skal vi nok have flere indkøbt. KH prøver at finde priser og forhandler. Nordøstjysk kreds generalforsamling

7 - Orientering om disse og opfordring til at deltage. Reklame herfor sættes i Kølsvinet på hjemmesiden og på tavlen til medlemmerne. Kursus dansk sejlunion - Orientering om disse og opfordring til at deltage. Reklame herfor sættes i Kølsvinet/ på hjemmesiden og på tavlen til medlemmerne. Autocamper/DACF/ Egense campingplads Steen & Laila - BL har haft kontakt med DACF vedr. annoncering om ES som mulighed for autocampere. Det er ikke hos DACF der er reklame for ES. Så nu gåes der videre til Visit Nordjylland og den Hollandske udbyder at Europa guiden for Autocamper. Da vi ikke har lov at have overnattende autocamper og kommunen ser meget stramt på dette i forhold til ES medlems tilskud. Disse autocamper er alle blevet afvist med, at vi ikke har diverse tilladelser hertil og henviser til campingpladsen. Steen fra Egense Campingplads forespurgte om dette og BL har forklaret ES holdning til Autocamper og om hvordan vi forholder os. VB på weekend i Egense - BL orientere om VB s arrangement til ES den kommende weekend, de har planlagt at lave Chilli con Carne og vil være i huset lørdag aften. Lyserød lørdag i huset 3/10 - EQA udtrykker bekymring om, hvorvidt der kan forefindes beskæring af ES tilskud fra kommunen når huset udlånes. Bestyrelsen enes om at udlån i henhold til aftalen/vedtagelsen fra ordinær generalforsamlingen 2014, om ændring af husreglementet i den henseende (udlån til humanitære ting), er udlån til den lokale KRÆFTENS BEKÆMPELSE i tråd med det aftalte. 12: Evt. - EQA spørger ind til, hvorfor der ikke blev indsamlet til Hardy Møldrup, æresmedlems begravelse. KP fortæller, at det først blev fortalt dagen før, og derfor ikke kunne nås. JB henholder sig til tidligere udsendt i kølsvinet herom. BL fortæller, at der har været flere afdøde medlemmer, der ikke er samlet ind til, da ingen i klubben var blevet fortalt herom. Bl.a. Æresmedlem Karl Dam.

8 Bestyrelsen enes om at for fremtiden, om det bliver en fra bestyrelsen bevist om dødsfald af medlem, men for sent til at kunne nå at iværksætte en indsamling inden begravelse/bisættelse, da vil bestyrelsen om muligt fremsende en bårebuket a 200 kr. samt et kort med sidste sejler hilsen fra Egense Sejlklubs medlemmer. - Bestilling af uddybning enes bestyrelsen om der nok bør tages en snak/ kontakt med Svendborg uddyberen om vores klaptilladelses fristers udløb i forhold til sommeren EQA tager kontakten. - BL spørger ind til det fremlagte punkt ved sidste møde, om strøm på vinterpladsen der går på samme gruppe som en del af huset bl.a. fryseren, hvad skal vi gør ved det? EQA fortæller der er en historie om dette han vil undersøge nærmere. Bestyrelsen enes om at dette bør udbedres for ikke i fremtiden at komme til et hus uden strøm og en fryser med frost varer, der har været slukket for. Der vendes tilbage til dette punkt. 13:Næste møde dato? - Sidste frist for indsendelse af punkter til dagsorden 5 dage før - Endelig dagsorden udsendes senest 3 dage før bestyrelsesmødet. - 20/10-15 kl. 19,00 Referent Sekretær Bettina Lauritsen 25/ / : Nærværende referat ikke er underskrevet og godkendt af Formand Erik Quist Andersen, da han har indgivet indsigelse imod dette referat.