Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 30. marts 2016, kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 30. marts 2016, kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå Til stede: Henrik Harsberg, Linda Storgaard, Finn Zøllner, Helge From, John Resting, Klaus Donnerborg Afbud: Bettina Pagh KAB: Kundechef Annette Birkov, driftschef Søren Martinussen Indholdsfortegnelse 1. og fortroligt referat af organistionsbestyrelsesmødet den 18. november af repræsentantskabsmødet den 26. november Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden...5 Sager til beslutning Konstituering af organisationsbestyrelsen Afdelingsbudgetter for perioden 1. juli 2016 til 30. juni , Niverød III, ændring af budget 2015/ , Niverød III og 5402, Niverød IV godkendelse af aftale med YouSee , Niverødgård status, genopretningsplan /25

2 , Niverødgård status, tagkonstruktion Temadag...12 Sager til orientering , Niverød IV 1-års gennemgang af stiprojektet , Niverød IV 5-års eftersyn på dræn/facader , Byvejen 5-års eftersyn på badeværelser Aftale med Fredensborg Kommune om boplacering af flygtninge status Kundetilfredshedsmåling resultatet fra Salg af fordringer til Lindorff KAB kurser for beboervalgte Budgetopfølgning Selskabets økonomiske situation Orientering om ændring af visse sociale ydelser - kontanthjælpsloft Nyt fra ejendomskontoret Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt af mødet evt. fortrolighed...25 Bilag 1: Afdelingsbudgetter for Bilag 2: Niverød III og Niverød IV kontrakt med YouSee...9 Bilag 3: Kundetilfredshedsmåling resultat fra...18 Bilag 4: Kundetilfredshedsmåling resultat hele KAB-fællesskabet...18 Bilag 5: KAB-kurser for beboervalgte Bilag 6: 5400 Budgetopfølgning 1. juli 2015 til 14. marts Bilag 7: Statistik for beboerklagenævnssager /25

3 1. og fortroligt referat af organistionsbestyrelsesmødet den 18. november 2015 og fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 18. november 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 14. december Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne. 2. af repræsentantskabsmødet den 26. november 2015 af repræsentantskabsmødet den 26. november 2015 er udsendt til repræsentantskabet den 14. december Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 3. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3/25

4 4. Bestyrelsens sammensætning Efter repræsentantskabsmødet den 26. november 2015 er John Friederichsen udtrådt af bestyrelsen den 13. december 2015 og indtrådt er suppleant Klaus Donnerborg. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: På valg Formand Henrik Harsberg Niverød IV 2016 Næstformand Linda Storgaard Niverød III 2017 Medlem John Resting Niverød IV 2017 Medlem Bettina Pagh Niverød III 2017 Medlem Klaus Donnerborg Niverød IV 2017 Medlem Finn Zøllner Niverødgård 2016 Medlem Helge From Niverød III 2016 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har pr. den 3. december 2015 følgende sammensætning: Medlem Henrik Harsberg Niverød IV Medlem John Resting Niverød IV Medlem Bettina Pagh Niverød III Medlem Linda Storgaard Niverød III Medlem Helge From Niverød III Medlem Ellen Ladhøj Niverød III Medlem Ole Olsen Niverød III Medlem Lars Valbak Niverød III Medlem Allan Meyer Petersen Niverød IV Medlem Klaus Donnerborg Niverød IV Medlem Lone Albret Niverød IV Medlem Jette Birte Bruun Rosenbaum Niverødgård Medlem Finn Zøllner Niverødgård 4/25

5 På repræsentantskabsmødet den 26. november 2015 indtrådte Finn Zøllner i organisationsbestyrelsen i stedet for Sofie Kragsholt. Det efterlod en vakant plads i repræsentantskabet fra Niverødgård. Jette Birte Bruun Rosenbaum er på afdelingsbestyrelsesmødet i Niverødgård den 3. december 2015 blevet valgt til repræsentantskabet. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at der i Niverød IV er en vakant plads, da Klaus Donnerborg er indtrådt i organisationsbestyrelsen. 6. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand orientere om relevante forhold. Henrik Harsberg orienterede om følgende emner: - KAB har indgået aftale med Arbejdernes Landsbank vedrørende en fleksformuekonto, som sikrer mod renteudgifter ved bankindestående. - Hjertestarter er opsat ved indgangen til sportshallen. - En beboer har igen klaget til Fredensborg Kommune vedrørende manglende dagsorden og referat på hjemmesiden. - Per Gyrum Skolen har efter et møde med administrationen sendt et meget kort oplæg om køb af Laden. Sagen behandles i afdelingsbestyrelsen den 21. april Henrik Harsberg beder om aktindsigt i sagen hos kommunen. - Beboerne i Niverødgård nr. 37 fraflytter grundet oplevelsen af manglende information i forbindelse med underskrivelse af kontrakt. For manglende information godtgøres en halv måneds husleje pr. kulance - det svarer til kr. 5/25

6 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 7. Konstituering af organisationsbestyrelsen Efter repræsentantskabsmødet den 26. november 2015 samt efterfølgende udtræden af John Friederichsen og indtræden af Klaus Donnerborg, skal organisationsbestyrelsen konstituere sig. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen konstituerer sig. Linda Storgard blev genvalgt som næstformand. 8. Afdelingsbudgetter for perioden 1. juli 2016 til 30. juni 2017 Der afholdes ordinære afdelingsmøder i Niverød III, Niverød IV og Niverødgård. På alle møderne bliver budget for behandlet. På Niverødgårds afdelingsmøde godkendte afdelingsmødet ikke budgetforslag grundet en huslejestigning på 3,94 %. Afdelingsmødet i Niverød IV godkendte den 10. marts 2016 afdelingens budget for Budget for Mergeltoften og Bofællesskabet Byvejen forelægges til organisationsbestyrelsens godkendelse. Budgetterne udviser følgende: Niverød III Driftsbudgettet balancerer med samlede udgifter og indtægter på kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 10,10 kr. pr. m² eller 1,392 %, hvorfor lejen pr. den 1. juli 2016 udgør 735,44 kr. pr. m² årligt. 6/25

7 Niverød IV Driftsbudgettet balancerer med samlede udgifter og indtægter på kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 13,37 kr. pr. m² eller 1,395 %, hvorefter lejen pr. den 1. juli 2016 udgør 972,03 kr. pr. m² årligt Niverødgård Driftsbudgettet balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til en lejeforhøjelse på 38,42 kr. pr. m² eller 3,94 %, hvorefter lejen pr. den 1. juli 2016 udgør 1.012,76 kr. pr. m² årligt. Budgettet er udarbejdet på baggrund af den økonomiske handleplan, som organisationsbestyrelsen godkendte den 17. januar Såfremt planen med et realistisk driftsbudget og minimal udvikling i huslejen skal fastholdes, er det nødvendigt at søge om et tilskud fra selskabets dispositionsfond. Set i lyset af at skema A, for en genopretningsplan af Niverødgård, netop er godkendt forventes det at være sidste gang, afdelingen har brug for at søge om tilskud til en lav huslejeudvikling. Der foreslås et tilskud på kr. fra selskabets dispositionsfond, hvilket vil medføre en lejeforhøjelse på 1,41 %, hvorefter lejen pr. den 1. juli 2016 udgør 988 kr. pr. m² årligt. Selskabets Dispositionsfond (disponibel likvid del) udgør kr. pr. den 30. juni Arbejdskapitalens disponible del udgør kr Mergeltoften Driftsbudgettet balancerer med samlede udgifter og indtægter på kr. For Mergeltoften I-IV vil den nuværende leje være uforandret, hvorfor lejen pr. den 1. juli 2016 fortsat udgør 1.333,42 kr. pr. m² årligt. For Mergeltoften V vil den nuværende leje være uforandret, hvorfor lejen pr. den 1. juli 2016 fortsat udgør 1.016,92 kr. pr. m² årligt Ejerforeningen Mergeltoften Af budgettet fremgår en samlet indbetaling til fællesudgifterne på kr., hvoraf Fredensborg Kommune indbetaler kr. og (Afdeling Mergeltoften) indbetaler kr. Budgetreserve kr. 7/25

8 Bofællesskabet Byvejen Driftsbudgettet balancerer med samlede udgifter og indtægter på kr. den nuværende leje vil være uforandret, hvorefter lejen pr. den1. juli 2016 fortsat udgør 1.486,90 kr. pr. m² årligt. Bilag 1: Afdelingsbudgetter for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender afdelingsbudgetterne for , og bevilger et tilskud fra dispositionsfonden til reduktion af huslejestigning i Niverødgård. Niverød III s afdelingsmøde godkendte den 17. marts 2016 budgettet for Bestyrelsen diskuterede tilskud til Niverødgård. Annette Birkov redegjorde for muligheden af, at afdelingen ikke afvikler andel af opsamlet underskud på kr. i det kommende budget. Dette skønnes forsvarligt, idet der nu er en godkendt kapitaltilførselssag, som vil dække afdelingens samlede underskud. Det blev besluttet, at Annette Birkov søger revisors godkendelse af, at Niverødgård ikke afvikler andel af opsamlet underskud på kr. Hvis denne godkendelse ikke opnås, bevilges et lån fra dispositionsfonden på kr. til at nedbringe huslejestigningen til 1,4 %. Lånet tilbagebetales, når afdelingen modtager kapitaltilførsel. Efter mødet har revisor godkendt, at Niverødgård ikke afvikler andel af opsamlet underskud i budgettet for Organisationsbestyrelsen bevilger derfor ikke tilskud fra dispositionsfonden. Klaus Donnerborg gjorde opmærksom på, at de varslede ændringer i antennebudget ikke stemmer overens med de af afdelingsmødet godkendte budgetter. Både Niverød III og Niverød IV skulle fortsætte med uændret antennebidrag indtil det nye anlæg til levering af TV-signaler går i drift. Efter mødet har KAB konstateret, at der var sket en fejl i varslingen denne er nu rettet og alle beboere er informeret , Niverød III, ændring af budget 2015/2016 Beboerne i Niverød III har på ekstraordinært afdelingsmøde den 24. november 2015 besluttet, at der i foråret 2016 skal etableres ca. 20 nyttehaver på den gamle bålplads bag Æblets Kvarter. 8/25

9 Da omkostning til retablering af området ikke er budgetlagt, blev det besluttet at foretage en budgetændring på konto 116 på kr. til jordbehandling og udtynding af træer, buske m.v. Budgetændringen får ikke huslejemæssige konsekvenser, da udgifterne på konto 116 dækkes af henlæggelser. Nyttehaverne skal udlejes og forvaltes efter samme princip som ved leje af Tingstedet, hvor der betales et depositum samt en lejeafgift. Hver havelejer betaler et depositum på 300 kr., og årlig leje er sat til 150 kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgetændring i Niverød III på kr. på konto 116, samt godkender princip for udlejning af nyttehaver. Organisationsbestyrelsen godkendte budgetændring i Niverød III på kr. på konto 116 samt godkendte princip for udlejning af nyttehaver , Niverød III og 5402, Niverød IV godkendelse af aftale med YouSee Antenneudvalget i Niverød III og IV har det seneste år gransket mulighederne for nye tidsvarende antenneanlæg, som giver mulighed for individuelle valg af tv-pakker og kanaler, samt mulighed for total fravalg af fællesantenne, såfremt nyt lovforslag om frit valg på kabeltv-området bliver vedtaget. Efter lang tids dialog med henholdsvis Stofa og YouSee blev der kort før nytår indgået nye aftaler med YouSee, om levering af nye antenneanlæg uden omkostninger for afdelingerne og kun binding til grundpakken. Leveringsaftalerne med YouSee er bindende i fem år, og kan derefter opsiges med 12 måneders varsel. Aftalerne blev underskrevet med forbehold for godkendelse af selskabets bestyrelse og endelig vedtagelse af beboerne på afdelingsmøder afholdt i 1. kvartal Begge afdelinger har på ekstraordinære afdelingsmøder i februar 2016 besluttet, at godkende de nye leveringsaftaler med YouSee. Bilag 2: Niverød III og Niverød IV kontrakt med YouSee 9/25

10 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender etablering af nye antenneanlæg i Niverød III og IV, samt godkender de nye leveringsaftaler, der har en bindingsperiode på fem år, med YouSee. Organisationsbestyrelsen godkendte etablering af nye antenneanlæg i Niverød III og Niverød IV, samt godkendte de nye leveringsaftaler af TV-signaler, der har en bindingsperiode på fem år, med YouSee , Niverødgård status, genopretningsplan har besluttet at arbejde hen mod, at der foretages en række forbedrende ombygningsarbejder i de eksisterende boliger i Niverødgård. Dette med henblik på at forbedre betingelserne for at holde boligerne udlejet og dermed undgå lejetab. Selskabet har på organisationsbestyrelsesmødet i september 2015 godkendt et projekt, som indebærer ombygning af fem egnede boliger, etablering af bolig i eksisterende fællesrum samt en række opretningsarbejder. På mødet godkendte organisationsbestyrelsen desuden finansieringen for projektet samt den afledte huslejekonsekvens. Afdelingsmødet i Niverødgård godkendte projektet den 7. oktober Projektet modtog skema A-godkendelse i januar 2016, fra både kommune og Landsbyggefonden. Der er nedsat en følgegruppe med repræsentanter fra henholdsvis selskabet, afdelingen og driften. Følgegruppen er, sammen med arkitekt Ebbe Høyer, gået i gang med den videre planlægning og projektering af byggeriet med henblik på en licitation af håndværkeropgaven. I projektforslaget er taget højde for mulig genhusning af op til fem boliger. Rådgiver udarbejder et notat vedrørende udførelse af arbejderne i boligerne med en indstilling om behov for genhusning. Følgegruppen behandler dette notat på deres næste møde i april Såfremt det bliver besluttet, at beboere i Niverødgård skal tilbydes genhusning under de indvendige arbejder i boligen, ønskes organisationsbestyrelsens godkendelse af, at beboerne kan midlertidigt genhuses i Niverød III og Niverød IV. 10/25

11 Det forventes at byggeriet vil forløbe i januar - juni 2017 Det indstilles, at selskabet tager orienteringen til efterretning og godkender, at beboerne i op til fem boliger, midlertidigt kan genhuses i Niverød III og Niverød IV. Organisationsbestyrelsen tog orienteringe til efterretning og godkendte, at beboerne i op til fem boliger, midlertidigt kan genhuses i Niverød III og Niverød IV , Niverødgård status, tagkonstruktion På organisationsbestyrelsesmødet den 18. november 2015 blev der orienteret om produktfejl i tagbeklædningen på Niverødgård, leveret af Phønix Tag, samt konstatering af fejl i udførelsen af tagbeklædningen, udført af G.V.L. Phønix Tag har erkendt deres ansvar i forhold til fejl i produktionen, men har fralagt sig ansvar for fejl i udførelsen med mange buler og lunker i beklædningen, samt forkerte inddækninger omkring ovenlysvinduer og rustne fodblik. Organisationsbestyrelsen godkendte, at Phønix udbedrer de beskrevne mangler i forbindelse med udskiftning af tagbelægningen, samt at udgiften betales af selskabets arbejdskapital, såfremt ekstraarbejdet kan udføres for maksimalt kr. Efterfølgende har Phønix Tag fremsendt tilbud på diverse ekstraarbejder, og der har været afholdt et afklarende møde med en repræsentant fra Phønix Tag. Phønix Tag vedstår deres ansvar og tilbyder at udskifte tagpappet på tre tagflader, hvor der er synlige fejl i materialet. Øvrige tagflader, som formodentlig er fra samme produktion, vil først blive udskiftet, når der konstateres svigt i materialet. Udbedring af fejl begået af G.V.L. har Phønix Tag prissat til kr., hvilket er langt over de kr. som organisationsbestyrelsen tidligere har godkendt. Der er sendt reklamation til G.V.L. med krav om udbedring af fejl. G.V.L. er blevet bedt om at stille til et møde i KAB den 18. marts Herudover er forholdet anmeldt til Byggeskadefonden, som i forbindelse med deres gennemgang af byggeriet ikke har påtalt de omtalte fejl og mangler. 11/25

12 Byggeskadefonden har kvitteret for modtagelse af anmeldelsen og meddeler, at vi skal forvente deres afgørelse om 6-9 måneder. G.V.L. har endnu ikke reageret på reklamationen. På mødet gives seneste nyt om mødet med G.V.L. Selskabet har som tidligere nævnt bevilget kr. fra arbejdskapitalen som tilskud til genopretning af taget. Såfremt Phønix skal udskifte tagpappet og genoprette inddækninger og fodblik uden bidrag fra G.V.L. eller Byggeskadefonden, mangler der finansiering af kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og træffer beslutning om, hvorvidt selskabet skal bevilge de resterende kr. som tilskud til genopretning af taget. Ved møde med G.V.L. den 18. marts 2016 oplyste de, at underentreprenøren, der har udført tagarbejdet, er gået konkurs. G.V.L. har ikke afvist at bidrage til en løsning. KAB vil arbejde for, at udgiften kan indeholdes i byggesagen. Organisationsbestyrelsen godkendte at bevilge yderligere kr. fra dispositionsfonden, så arbejdet kan sættes i gang nu. Hvis udgiften kommer med i byggesagen føres de kr. tilbage til dispositionsfonden. 13. Temadag På repræsentantskabsmødet den 26. november 2015 blev der udtrykt ønske om afholdelse af en temadag. Det blev besluttet, at afdelingsbestyrelserne skulle drøfte mulige emner og sende dem til organisationsbestyrelsen senest den 1. februar Organisationsbestyrelsen har ikke modtaget emner fra afdelingsbestyrelserne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt der skal afholdes temadag og i så fald med hvilke emner. Der stiles mod en temadag i september Endelig dato fastsættes på organisationsbestyrelsesmødet i maj /25

13 Ét tema vil være opfølgning på nuværende handleplaner i målsætningsprogrammet samt opstilling af nye handleplaner. Afdelingsbestyrelserne får ny frist til den 1. maj 2016 for at indmelde emner til temadagen. Effektiv driftsanalyse ønskes på dagsordenen til organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj Sager til orientering , Niverød IV 1-års gennemgang af stiprojektet Projektet med renovering af stier og pladser i Niverød IV blev afleveret den 21. november Der blev afholdt 1-års gennemgang den 7. december Gennemgangen viste et begrænset antal mangler, som hovedsageligt omhandler et lille og forventeligt antal belægningssten som har sat sig, samt noget beplantning som er gået ud. En del af forholdene er allerede udbedret, mens omplantningerne afventer at vi er ude over frostperioden. Afhjælpningen af 1-års manglerne forventes at være helt på plads senest den 1. maj På 1-års gennemgangen blev der fundet en række forhold som er nødt til at blive afhjulpet som et tilkøb til byggesagen. Det drejer sig om otte sti-strækninger, hvor den nye asfaltbelægning ikke evner at afvande stien tilstrækkeligt ved regnvejr. Entreprenøren har under udførelsen forsøgt at få så meget fald på den nye belægning, som overhovedet muligt, men da projektet kun har omhandlet nyt asfaltlag på stierne og ikke udskiftning af det underliggende bærelag og dermed muligheden for at etablere ordentligt fald, så bliver det nu nødvendigt, på de otte stræk, at efter-etablere nogle afløbsrender, sådan at vandet kan blive ledt bort. Arbejdet koster ca kr. og kan udføres for nogle af de penge, som er tilbage i byggeregnskabet. Dog skal driften lægge ud for arbejdet indtil byggeregnskabet er endeligt på plads. Afdelingsbestyrelsen godkendte på deres møde i februar 2016, at dette ekstraarbejde igangsættes. Det forventes at bliver udført i løbet af marts-april 2016 Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13/25

14 , Niverød IV 5-års eftersyn på dræn/facader Der blev i juni 2015 afholdt 5-års eftersyn på de udførte arbejder vedrørende efterisoleringen af sokler og facader samt etablering af omfangsdræn i Niverød IV, som blev afleveret i års eftersynsrapporten blev udarbejdet af TNT arkitekter og KAB har på baggrund af denne reklameret over en række mere eller mindre kritiske forhold vedrørende de udførte arbejder. I forbindelse med eftersynet blev der omdelt spørgeskemaer til samtlige lejemål i afdelingen, og relevante forhold fra spørgeundersøgelsen blev medtaget i reklamationen. Udbedringen af fejl og mangler fra eftersynet forløb i perioden august december 2015, og er nu afsluttet. De enkelte forhold er afklaret som følger. 01 Revne i ny sokkelplade i nr. 403 AFKLARET. Udelukkende af kosmetisk betydning. Udbedres ikke. 02 Belægningsfliser omkring brøndkrave for nedløbsrør i nr. 280 UDBEDRET. Udbedret af den ansvarlige entreprenør. er sunket 03 Lunker i gårdhavebelægning i nr. 439 og 403 Udbedret af den ansvarlige entreprenør. 04 Mistanke om et generelt problem med traktose i belægninger i gårdhaver 05 Mistanke om et generelt problem med, at nyanlagt græs har svært ved at gro, på grund af traktose AFKLARET. De projekterende rådgivere afviser, at der er tale om traktose. Hvis der skulle være tale om traktose ville det ikke være reklamationsberettiget, eftersom at traktose ville vise sig allerede ved 1-års eftersynet. Dengang blev der ikke observeret problemer med traktose. AFKLARET. Ved besigtigelse i juni 2015 groede alt græs som det skulle, undtagen de områder som ligger i skygge. De projekterende rådgivere afviser, at der skulle være et problem med traktose. Problem med manglende vækst af græs i nr. 226 er udbedret med lægning af rullegræs. En del af skaderne vurderes at være forårsaget af beboerens hund. Ejendomskontoret har betalt 50 % af udbedringen, svarende til kr. 06 Bagfald på græsarealer langs bygninger AFKLARET. Afvist eftersom forholdet er ikkereklamerbart ved et 5-års eftersyn. 07 Enkelte fejl på skærmtegl Udbedret af den ansvarlige entreprenør. 08 Enkelte boliger med skimmelvækst indvendigt på nye vinduer AFKLARET. Vinduesisætning og konstruktion er drøftet med leverandør, og er fundet i orden. Alt for mange benytter ikke de friskluftventiler, som de nye vinduer er udstyret med. De små 14/25

15 09 Enkelte steder er fuger omkring aftrækskanaler i taget utætte 10 Enkelte tilfælde af blotlagt underlag for ny tagpap 11 Løssiddende zinkinddækninger på facader over skure 12 Flere tagrender på skure har bagfald 13 Flere skure er med delamineret krydsfiner-beklædning 14 Flere pyntelister på skure er opsat forkert og sidder løs vinduer er udstyret med en friskluft funktion i åbne-lukke funktionen, eftersom de er så små, at de ikke har plads til en egentlig ventil. Denne bør beboerne instrueres i at bruge. Afdelingen har fået forelagt muligheden for, mod betaling, at lade undersøge om vinduerne overholder deres DVC godkendelse. Dette har man afslået. UDBEDRET. Hele afdelingen er blevet tjekket for dette. Man fandt kun et tilfælde, hvilket nu er udbedret. UDBEDRET. Hele afdelingen er blevet tjekket for dette. Man fandt fem tilfælde, hvilke nu er udbedret. UDBEDRET. Hele afdelingen er blevet tjekket for dette. Man fandt 18 tilfælde, hvilke nu er udbedret. UDBEDRET. Hele afdelingen er blevet tjekket for dette. Man fandt en del tilfælde, hvilke nu er udbedret. UDBEDRET. Hele afdelingen er blevet tjekket for dette. Man fandt en del tilfælde, hvilke nu er udbedret. De fleste er udbedret med spartling og maling, nogle plader er udskiftet. Der er stadig enkelte plader som er skadet. I så fald er der tale om skader, som ikke kan henføres til produktet eller udførelsen. Disse er overgivet til drift. UDBEDRET. Alle skure er blevet tjekket for dette. Man fandt 35 skure med manglen. På disse er lister ekstra-fastgjort med tre skruer pr. liste. UDBEDRET. Udbedret af den ansvarlige entreprenør. 15 Havelåger hænger i nr. 228, 262, 278, Skurdør binder i nr. 209, 334 UDBEDRET. Udbedret af den ansvarlige entreprenør. 17 Enkelte tilfælde hvor AFKLARET. Forholdet er afvist, eftersom det har udluftningsriste i sokler er været synligt ved 1-års eftersynet. tildækket af belægningssten 18 Udvendig zinkinddækning omkring vindue i nr. 273, er anbragt forkert 19 Huller i tagpap i samlinger mellem ny og gammel tagdækning AFKLARET. Forholdet er afvist, eftersom at det har været synligt ved 1-års eftersynet. Forholdet er udelukkende af kosmetisk betydning. UDBEDRET. Hele afdelingen er blevet tjekket for dette. Man fandt fem tilfælde, hvilke nu er udbedret. 20 Beboeren i nr. 218 melder om at AFKLARET. Forholdet er blevet undersøgt i 15/25

16 vand siver ned bag facadetegl langs hoveddør, ved regnvejr forbindelse med gennemgangen. Her fandt man ikke utætheder i tagpap, som kunne være en mulig årsag. Umiddelbart vurderes det at være regnvand (ved slagregn) eller morgenkondens, som siver på bagsiden af facadestenene. Forholdet kan kun afklares ved hjælp af yderligere undersøgelser. Afdelingen har fået forelagt muligheden for, mod betaling, at der foretages en nærmere undersøgelse. Dette har man afslået. I stedet er forholdet overgivet til driften, som har svaret beboeren. 5-års eftersynet betragtes hermed som afsluttet, og KAB har derfor taget initiativ til at frigive entreprenørens garanti. Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning , Byvejen 5-års eftersyn på badeværelser I foråret 2011 blev alle fem badeværelsesgulve i Bofællesskabet udbedret på foranledning af Byggeskadefonden, og der blev afholdt afleveringsforretning i byggesagen den 6. juni Ifølge AB92 skal bygherren have afholdt 5-års eftersynsmøde senest 30 arbejdsdage før udløbet af den 5-årige ansvarsperiode, for at bygherren kan gøre krav gældende overfor rådgiver og entreprenør om udbedring af eventuelle svigt og skader. Erfaringsmæssigt vurderes det, at udarbejdelsen af en 5-års eftersynsrapport ved ekstern rådgiver i en sag af denne størrelse kan holdes indenfor ca kr. Da der er tale om en simpel byggesag, hvor der ikke er afsat midler i byggeregnskabet til ekstern rådgiver til udarbejdelse af 5-års eftersynsrapporten, har driftspersonalet selv efterset baderumsgulvene uden at finde mindste anledning til reklamation. På denne baggrund har KAB taget initiativ til afslutning af sagen, og endelig frigivelse af entreprenørens sikkerhedsstillelse. 16/25

17 Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Aftale med Fredensborg Kommune om boplacering af flygtninge status Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 22. september 2015, at KAB samarbejder med de øvrige almene boligorganisationer i Fredensborg Kommune og BL om en aftale med Fredensborg Kommune om boplacering af flygtninge. Et udvalg bestående af repræsentanter fra BL, KAB og 3B forhandler med Fredensborg Kommune om et udkast til en aftale. Siden sidste organisationsbestyrelsesmøde i november 2015 har udvalget afholdt to interne møder (BL og alle boligselskaber) samt ét møde med Fredensborg Kommune. Der er nyt møde med kommunen den 18. marts Fremdriften er træg og det formodes, at den omorganisering som kommunen har gennemført har krævet deres ressourcer. Der orienteres om seneste nyt på mødet. Mødet med Fredensborg Kommune den 18. marts 2016 blev aflyst, da kommunen først fremsendte oplæg den 17. marts Nyt møde aftales, når udvalget har behandlet oplægget. Fredensborg Kommune vil genbehandle deres strategi for boplacering af flygtninge i april/maj Organisationsbetyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 17/25

18 18. Kundetilfredshedsmåling resultatet fra KAB har besluttet, at gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med Tilfredshedsmålingen blev gennemført første gang i 4. kvartal KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Den enkelte boligorganisations resultat og det samlede resultat for KAB-fællesskabet vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Bilag 3: Kundetilfredshedsmåling resultat fra Bilag 4: Kundetilfredshedsmåling resultat hele KAB-fællesskabet Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter resultatet af kundetilfredshedsmålingen. Lav deltagelse i besvarelsen giver usikkerhed om validitet. Der skal reklameres forud for næste kundetilfredshedsmåling. 19. Salg af fordringer til Lindorff KAB har i en årrække haft et godt samarbejde med Lindorff om inddrivelse af tilgodehavender hos fraflyttere, efter sagerne har været til inkasso hos advokat. Indkomne beløb er blevet delt mellem Lindorff, afdelingen og KAB i forholdet 50 %, 40 % og 10 %. Lindorff er en af Europas førende inden for håndtering af manglende betalinger. For at få ryddet op i gamle tilgodehavender har KAB solgt alle fordringer dateret 1. august 2015 og 10 år tilbage til Lindorff mod et engangsbeløb på 6,25 mio. kr., som fordeles mellem de berørte afdelinger i forhold til deres tilgodehavende. Hvis der inden for de næste 3 år hjemhentes mere end de 6,25 mio. kr., får afdelingerne yderligere 50 % heraf. Engangsbeløbet på 6,25 mio. kr. svarer til de hidtidige erfaringer med omfanget af tilbagebetalinger, dog tilfalder hele beløbet nu afdelingerne, som tidligere blev delt med Lindorff og KAB. 18/25

19 Fremadrettet modtager afdelingerne betaling som hidtil, alt efter om det er deres skyldnere, der tilbagebetaler. I løbet af 2016 forventes en ny afregningsmetode forhandlet med Lindorff, med henblik på fremadrettet at øge afdelingernes andel af de inddrevne beløb. Niverød III vil modtage kr., Niverød IV kr. og Niverødgård kr. Herfteter tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. 20. KAB kurser for beboervalgte 2016 Kursuskalenderen for 2016 blev udsendt i starten af december sammen med det første nummer af KAB s nye magasin Indblik. Kataloget kan desuden ses på I kataloget findes et bredt udbud af kurser. Her er bl.a. en nyhed - nemlig lørdagskurser - hvor flere kurser afholdes samtidig i KAB, og hvor alle kursister mødes på tværs til fælles oplæg, frokost og snacks. Desuden tilbyder KAB forskellige seminarer, studieture, ERFAmøder og På vej hjem- møder. På næsten alle arrangementer er der en deltagerbetaling. En del boligorganisationer har valgt, at de betaler disse udgifter, mens det andre steder er de enkelte afdelinger, der betaler. Organisationerne opfordres til at drøfte og sørge for, at der i boligorganisationen og/eller i de enkelte afdelinger er fastlagt en uddannelses- og kursuspolitik, så beboervalgte har mulighed for at deltage i relevante arrangementer og kurser. Bilag 5: KAB-kurser for beboervalgte 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter behov og niveau for kursuspolitik samt tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at basale introduktionskurser kan de enkelte afdelingsbestyrelsesmedlemmer selv tilmelde sig. 19/25

20 Budgetopfølgning Der vedlægges en budgetopfølgning for perioden 1. juli 2015 til 14. marts De fleste poster følger budget eller er under budget. Personaleudgifter på konto 511 bliver omposteret til afdelingerne, hvor de retmæssigt hører til. I efteråret havde selskabet negativ likviditet, hvilket har medført en renteudgift på kr. Endvidere forventes der færre renter/afkast end de budgetterede kr. Udskrift af budgetopfølgningen vedlægges og gennemgås på mødet efter behov. Bilag 6: 5400 Budgetopfølgning 1. juli 2015 til 14. marts 2016 Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Selskabets økonomiske situation Som bekendt blev 2015 ikke et særlig godt år for vores investeringsforeninger. Kursen var stort set den samme ultimo som primo. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 26. marts 2016 (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 8. marts 2016 Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 112,13 +1,27 %-point -0,01 %-point SEB ,03 112,36 +1,33 %-point +0,04 %-point Nykredit Port ,28 114,67 +1,39 %-point -0,14 %-point 20/25

21 Som det fremgår af ovenstående ser det umiddelbart meget mere positivt ud i det nye år. P.t. er kursen på investeringerne støt stigende, så der med rette kan håbes på, at 2016 bliver et betydelig bedre år end Der skal dog altid holdes for øje, at der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative. Og der skal igen gøres opmærksom på, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering. Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Orientering om ændring af visse sociale ydelser - kontanthjælpsloft Finanslovsaftalen mellem regeringen, Dansk Folkeparti, Liberal Alliance og Det Konservative Folkeparti indeholder et kontanthjælpsloft, som kan få store konsekvenser for udsatte befolkningsgrupper, navnlig småbørnsfamilier uden job. Aftalen er ikke endeligt udmøntet, men BL har regnet på den, og er kommet frem til følgende forventede konsekvenser: Konsekvensen af reduktionen af boligstøtten vil formentlig være, at en række beboere vil få vanskeligt ved at få økonomien til at hænge sammen og dermed kan få svært ved at betale deres husleje. 21/25

22 De nye reduktioner af ydelser træder i kraft den 1. oktober Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter om selskabet skal informere beboerne om reduktion i de sociale ydelser. Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at hvis/når forslaget godkendes ønskes information udsendt til alle beboere. 24. Nyt fra ejendomskontoret Udbud af istandsættelsesarbejder ved flytteboliger Som led i effektivisering af driften har KAB øget fokus på udgiften til håndværkere. Et middel til at nedbringe udgiften er at øge konkurrenceudsættelsen af håndværkerydelser. Da håndværkerydelser ikke tidligere har været centralt udbudt i KAB regi, er der nu igangsat et pilotprojekt, hvor deltager med konkrete udbud på istandsættelsesarbejder i forbindelse med fraflytninger i afdelinger med A-ordning. Foreløbigt har der været afholdt to møder i projektgruppen, hvor ydelsesbeskrivelser og behandlingsanvisninger er blevet defineret. Istandsættelsesarbejderne (altså maling, gulvslibning og rengøring) bliver udbudt i hver af de to store afdelinger (Niverød III og Niverød IV) som én samlet opgave. Dette betyder, at entreprisen muligvis går til to forskellige entreprenører. Istandsættelse af boliger i Niverødgård er med i Niverød III s udbud, og Mergeltoften og Byvejen er medtaget i Niverød IV s udbud. Istandsættelse af flytteboliger er de seneste år blevet udført af Marianne's Maler Service og City Gruppen A/S. Begge leverandører er blevet inviteret til et dialogmøde, hvor det skal drøftes, hvordan udbudsmaterialet kan tilpasses, så det både indeholder det vi som ordregiver ønsker, og samtidigt er muligt for leverandørerne at afgive tilbud på. Det er hensigten at udbyde kontrakterne som underhåndsbud og som begrænset licitation (prækvalifikation) med tildelingskriteriet laveste pris. Prækvalifikation benyttes, så antallet af tilbudsgivere kan begrænses. 22/25

23 Prækvalifikationskrav kan f.eks. være: Erfaring/referencer Økonomisk formåen f.eks. regnskaber/økonomiske nøgletal Leveringssikkerhed beskrivelse af hvordan tilbudsgiver vil sikre at kunne levere de aftalte ydelser. skal ikke betale for konsulentbistand m.v. i forbindelse med udbud af håndværkerydelserne, da udbudsmaterialet skal fungere som paradigme for fremtidige udbud af håndværkerydelser i KAB. Med paradigmet er det forhåbentligt lettere at udbyde opgaverne, og det skulle gerne medføre, at der gennemføres flere udbud og at der gennem den øgede konkurrence opnås bedre priser. Vikar ansat på ejendomskontoret Tim Møller er ansat som vikar i foreløbig to måneder på grund af sygdom blandt medarbejderne. Besøg af Arbejdstilsynet Den 22. januar 2016 har haft besøg af Arbejdstilsynet. Resultatet af tilsynet var, at virksomhedens arbejdsmiljø er i orden, og har derfor fået en grøn smiley på Arbejdstilsynets hjemmeside. Det betyder, at ikke har noget udestående med Arbejdstilsynet. Den grønne smiley er dermed også et signal til omverdenen om, at har orden på arbejdsmiljøet. Den grønne smiley gælder i fem år, hvis der ikke kommer et påbud eller lignende i mellemtiden, og kan kun forlænges efter et nyt tilsyn. kan bestille et nyt, gratis tilsyn hos Arbejdstilsynet, når smileyen er ved at udløbe. Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Nyt fra afdelingerne Driftschef, Søren Martinussen, vil på mødet orientere om igangværende projekter i afdelingerne. 23/25

24 Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 7: Statistik for beboerklagenævnssager Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde torsdag den 26. maj 2016, kl i Laden onsdag den 7. september 2016, kl i Laden mandag den 21. november 2016, kl i Laden onsdag den 30. november 2016, kl på Karlebo Kro Organisationsbetyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24/25

25 28. Eventuelt Der var intet til dette punkt. 29. af mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmødet vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Der var intet til fortrolighed. 25/25