Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 7. september 2016, kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå. Helge From - stedfortræder; Ellen Ladhøj

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 7. september 2016, kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå Bestyrelsen: Henrik Harsberg, Linda Storgaard, John Resting, Helge From, Bettina Pagh, Klaus Donnerborg, Finn Zøllner Afbud: Helge From - stedfortræder; Ellen Ladhøj KAB: Kundechef Annette Birkov, driftschef Søren Martinussen Under pkt. 6 deltager forsikringsmægler Uffe Philip fra Willis Indholdsfortegnelse 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Nyt EU-udbud af KAB s fælles forsikringsramme behandling af tilbud Nye normalvedtægter Julefrokost Sager til orientering , Niverødgård status på genopretningsplan /13

2 , Niverødgård status på tag Boplacering af flygtninge status Boligsociale indsatser nyt regulativ Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Frit valg af TV-pakker på vej Investeringsforeninger Nyt fra ejendomskontoret Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt Referat fra mødet evt. fortrolighed Bilag 1: Beslutningsoplæg... 5 Bilag 2: Tilbudssammenligning... 5 Bilag 3: Normalvedtægter for en almen boligorganisation med rettelser... 6 Bilag 4: Ministeriets orientering om nye normalvedtægter... 6 Bilag 5: Vedtægter for... 6 Bilag 6: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab... 9 Bilag 7: Statistik for beboerklagenævnssager /13

3 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj 2016 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj 2016 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 13. juni Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Formand Henrik Harsberg Niverød IV 2016 Næstformand Linda Storgaard Niverød III 2017 Medlem John Resting Niverød IV 2017 Medlem Klaus Donnerborg Niverød IV 2017 Medlem Helge From Niverød III 2016 Medlem Bettina Pagh Niverød III 2017 Medlem Finn Zøllner Niverødgård /13

4 4. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har pr. den 3. december 2015 følgende sammensætning: Medlem Henrik Harsberg Niverød IV Medlem John Resting Niverød IV Medlem Bettina Pagh Niverød III Medlem Linda Storgaard Niverød III Medlem Helge From Niverød III Medlem Ellen Ladhøj Niverød III Medlem Ole Olsen Niverød III Medlem Lars Valbak Niverød III Medlem Allan Meyer Petersen Niverød IV Medlem Klaus Donnerborg Niverød IV Medlem Lone Albret Niverød IV Medlem Vakant Niverød IV Medlem Jette Birte Bruun Rosenbaum Niverødgård Medlem Finn Zøllner Niverødgård 5. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand orientere om relevante forhold. Sager til beslutning 6. Nyt EU-udbud af KAB s fælles forsikringsramme behandling af tilbud Udbuddet af KAB s fælles forsikringsramme er nu gennemført og resultatet foreligger. 4/13

5 Siden 2009 har KAB og de gennem KAB forsikrede boligorganisationer i rammeaftalen arbejdet aktivt med skadeforebyggelse gennem Tryg Bolig programmet. Der har været store aktiviteter og samarbejde omkring at arbejde aktivt med at få nedbragt et skadeforløb der tilbage i 2009 var på en støt kurs opad. Arbejdet var kun lige igangsat, da vi startede udbuddet i 2011 og derfor kunne det ikke ses i skadestatistikkerne, at boligorganisationerne i rammeaftalen rent faktisk ydede en aktiv indsats omkring skadeforebyggelse. I forbindelse med det seneste udbud kunne der præsenteres en skadestatistik, hvor arbejdet med skadeforebyggelse kunne dokumenteres. Dette kombineret med at købe fælles ind har resulteret i et rigtig godt resultat for alle boligorganisationerne, som følger: Gjensidige har i konkurrence med to andre forsikringsselskaber afgivet det mest fordelagtige tilbud på langt størstedelen af de udbudte forsikringer og er valgt som fremtidig forsikringsgiver på KAB s rammeaftale. Følgende forsikring placeres dog ikke hos Gjensidige: - Motorkøretøjsforsikring Codan Gjensidiges tilbud er accepteret med forbehold for resultat af besigtigelse af ejendommene, som vil pågå i løbet af juli/august måned samt endelig accept fra de enkelte boligorganisationer. For er der en samlet årlig besparelse på præmien på kr. med samme dækningsomfang som i nuværende forsikring. På mødet vil en repræsentant fra forsikringsmægleren Willis - Uffe Philip - gennemgå resultatet af udbuddet med særlig fokus på resultatet for. Bilag 1: Beslutningsoplæg Bilag 2: Tilbudssammenligning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forsikringstilbuddet fra Gjensidige, med virkning fra den 1. oktober /13

6 7. Nye normalvedtægter Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har, med ikrafttrædelse pr. den 1. juli 2016, vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. De væsentligste ændringer i forhold til de tidligere normalvedtægter angår anvendelse af digitale værktøjer dels til indkaldelser af øverste myndighed og afdelingsmøder og udsendelse af materiale til disse møder, dels som supplement i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøder. Herudover er der sket enkelte mindre ændringer: reglerne om øverste myndighedskompetence og uddelegering med driftsbekendtgørelsens 6 og 7. Derudover er der foretaget en række mindre ændringer. Med hensyn til de digitale afdelingsmøder, vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse og med hensyn til delegationen skal selskabets repræsentantskab tage stilling til, om det vil delegere i forhold til de nye bestemmelser. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer sine vedtægter. Bilag 3: Normalvedtægter for en almen boligorganisation med rettelser Bilag 4: Ministeriets orientering om nye normalvedtægter Bilag 5: Vedtægter for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender vedtægtsændringerne og indstiller til repræsentantskabet at godkende disse samt drøfter om det skal indstilles til repræsentantskabet at delegere beslutningskompetence til organisationsbestyrelsen. 8. Julefrokost 2016 Medarbejderne i ønsker igen i år, at deltage i et julefrokostarrangement uden for ejendomskontoret. 6/13

7 Medarbejderne ansøger organisationsbestyrelsen om et tilskud på 500 kr. pr. kuvert, svarende til kr. til julefrokost Det indstilles, at organisationsbestyrelsen yder et tilskud på kr. til julefrokosten i Sager til orientering , Niverødgård status på genopretningsplan På seneste møde i organisationsbestyrelsen den 26. maj 2016 blev bestyrelsen orienteret om, at byggesagen har fået skema A-tilsagn, og at der gennemføres licitation den 16. august Der er indkaldt til møde i følgegruppen den 22. august 2016, hvor licitationsresultatet gennemgås og indstilles til godkendelse. På mødet gives en orientering om licitationsresultatet. Byggesagen forventes igangsat primo januar 2017 med aflevering i juni , Niverødgård status på tag Byggeskadefonden har den 29. juni 2016 besigtiget anmeldte byggeskader i Niverødgård. Anmeldelsen drejede sig om vandskader på tagdækning som følge af manglende inddækninger af ovenlys. Boligselskabet har endnu ikke modtaget svar fra BSF, men teknisk sagsansvarlig i BSF, Peter Topsøe, har efterfølgende meddelt, at BSF er positivt indstillet overfor anmeldelsen. Herudover er det blevet oplyst, at teknisk indstilling til ledelsen i BSF også omhandler tagbeklædningen, hvor det indstilles, at alle tagflader på ejendommen udbedres af Phønix Tag med forbehold for, at Phønix Tag fortsat dækker en del af udgiften. Aftalen med Phønix Tag om udbedring af inddækninger omkring ovenlys samt udskiftning af tagbeklædning på tre tagflader er midlertidigt sat i bero til endeligt svar fra BSF foreligger. 7/13

8 11. Boplacering af flygtninge status På mødet den 26. maj 2016 blev organisationsbestyrelsen orienteret om, at der pågår forhandlinger mellem Fredensborg Kommune og repræsentanter for alle almene boligorganisationer i kommunen om en fælles aftale om boplacering af flygtninge. Et første udkast til aftalen blev behandlet af repræsentanter for alle almene boligorganisationer i BL den 16. august Udkastet indeholder et forslag til, at de almene boligorganisationer over en to- eller tre-årig periode skal levere 50 boliger til boplacering af flygtninge. Udkastet indeholder ligeledes et forslag til en fordelingsnøgle, hvorefter de enkelte boligorganisationer/afdelinger skal bidrage med boliger til formålet. Boligorganisationernes repræsentanter er ikke enige i fordelingsnøglen, hvorfor forhandlingsudvalget skal arbejde videre med udkastet inden det er klar til behandling i de respektive boligorganisationer. 12. Boligsociale indsatser nyt regulativ I henhold til Regulativ om boligsocial indsats i udsatte almene afdelinger af 1. april 2015, 6, stk. 6, nr. 2, skal der for den boligsociale indsats støttet af Landsbyggefonden oprettes en projektorganisation med en ansvarlig bestyrelse for gennemførelse af helhedsplanen, således at en entydig og kompetent ledelse kan sikre koordinering af den lokale indsats og prioritere på tværs af alle niveauer og organisationer, herunder boligorganisationer, boligafdelinger og kommune. For de to boligsociale indsatser i henholdsvis Kokkedal og Nivå skal der etableres én fælles bestyrelse. Ovennævnte ændring af regulativet gælder ikke for den nuværende boligsociale helhedsplan Nivå NU som udløber med udgangen af /13

9 Helhedsplanen i Kokkedal udløber imidlertid ved udgangen af 2016, hvorfor 3B og Boligkontoret Danmark er i gang med at udarbejde en ny helhedsplan, herunder beskrive den kommende organisering. På baggrund af ovennævnte har Vibo, som er administrator på helhedsplanen Nivå NU og kundechef Annette Birkov været inviteret til møde i Landsbyggefonden for en introduktion til indholdet i det ændrede regulativ. Det står klart, at ændringen i regulativet betyder, at den overordnede ledelse af de boligsociale indsatser skal bestå af administrative ledere fra boligorganisationerne og kommunen. Kokkedal og Nivå skal fortsat have, hver deres boligsociale helhedsplan med en eller flere følgegrupper, hvor beboerdemokrater er repræsenteret. Det næste skridt vil være, at repræsentanter fra Vibo, 3B, KAB og Fredensborg Kommune udarbejder et udkast til en ny projektorganisation for de kommende boligsociale helhedsplaner i Kokkedal og Nivå. 13. Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Med udgangen af 2013 besluttede parterne bag BoligButikken at nedlægge BoligButikken, hvilket teknisk er sket ved en likvidation. Som en del af den endelige likvidation af BoligButikken for Hovedstadsområdet a.m.b.a., får hvert boligselskab tilbageført sin oprindelige indskudte kapital. Den indskudte kapital er 30 kr. pr. lejemål og baseret på boligselskabets samlede antal lejemål pr. den 31. december har indskudt kr. og dette beløb tilbagebetales hermed og indsættes på boligorganisationens konto 611. Beløbet indgår derfor ikke længere som tilgodehavende i regnskabet. Bilag 6: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab 9/13

10 14. Frit valg af TV-pakker på vej En ny lov om TV-pakker er vedtaget. Loven gør det muligt for lejere at fravælge at modtage og betale for TV-programpakker, som tilbydes i deres boligafdeling. Loven træder i kraft den 1. juli 2016, men vil først gælde pr. 1. januar 2018 for såkaldte sløjfeanlæg, hvor det ikke umiddelbart er muligt at frakoble enkelthusstande. Der er nogle forbehold vedrørende lejernes frie valg af TV-pakker: - Eksisterende kontrakter, som er indgået mellem boligafdelinger og eksterne programleverandører, skal respekteres i kontrakternes løbetid. Det betyder, at lejernes frihed til at fravælge programpakker først træder i kraft, når eksisterende kontrakter med eksterne leverandører udløber, eller når kontrakterne kan opsiges. - I ejendomme med stikledningsanlæg, kan den enkelte lejer ikke fravælge at være med i selve anlægget, som afdelingen har etableret. Den faste udgift til drift af anlægget skal stadig betales af den enkelte lejer. KAB arbejder for gode priser og individuelle løsninger, hvor den enkelte beboer handler direkte med udbyderen. KAB arbejder også for, at man i de gældende kontrakter kan slippe for de valgte TV-pakker og selv vælge frit, som loven lægger op til. 15. Investeringsforeninger Som nævnt på sidste organisationsbestyrelsesmøde ser det ud til at 2016 bliver et betydeligt bedre år for vores investeringsforeninger end 2015 var. Som det fremgår af nedenstående tabel, så har den gennemsnitlige værdiudvikling for de tre foreninger i de første 7½ måneder af 2016 således været +3,90 %-point, og pilen peger stadig i den rigtige retning. 10/13

11 Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 15. aug Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 114,26 +3,40 %-point -0,01 %-point SEB ,03 115,13 +4,10 %-point +0,04 %-point Nykredit Port ,28 117,48 +4,20 %-point -0,14 %-point Den usikkerhed, som den seneste tid har præget de finansielle markeder, herunder især Storbritanniens EU-afstemning, ser heldigvis ikke ud til at have haft den store effekt på obligationsmarkedet i hvert fald ikke i negativ retning. Der skal dog gøres opmærksom på, at der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative. Indskud i investeringsforeningerne skal derfor ses som en langsigtet investering. 16. Nyt fra ejendomskontoret Driftslederassistent Flemming Bjørk er i foråret gået på pension, og driftslederassistent Kim Catharina Grarup Gehrcke er samtidigt fratrådt pga. sygdom. Tidligere servicemedarbejder Morten Olsen er blevet forfremmet til driftslederassistent, og Tim Møller er tiltrådt som servicemedarbejder efter Morten Olsen. Både Morten og Tim har siden årsskiftet varetaget jobbet som afløser for henholdsvis driftslederassistent og servicemedarbejder. Mandskabet er således permanent reduceret med en medarbejder. 11/13

12 17. Nyt fra afdelingerne 5401 Niverød III og 5402 Niverød IV, individuel modernisering Individuel modernisering af køkkener i Niverød IV er afsluttet. 26 beboere havde tilmeldt sig ordningen, og der er nu lavet afleveringsforretning på 3 HTH-køkkener og 18 KVIKkøkkener 5 beboere har trukket deres tilmelding. Budgettet på kr. er overskredet med kr. Både HTH og KVIK har leveret nogle gode køkkener, og der har kun været ganske få fejl og mangler, som efterfølgende er blevet udbedret. I Niverød III havde 26 beboere også tilmeldt sig ordningen, men 8 beboere har efterfølgende trukket deres tilmelding. Puljen blev lukket den 1. juli 2016, og 4 nye HTH-køkkener og 14 Kvik-køkkener er under opførelse. Der er endnu ikke lavet byggeregnskab, men også her er der tale om en budgetoverskridelse på ca kr Niverød III og 5403 Niverød IV, nye antenneanlæg. I Niverød IV er der hen over sommeren blevet nedgravet nye stikledninger til alle boliger. Gravearbejdet er forløbet næsten problemfrit, uden større skader på de nye stier og pladser. Gennemgang og aflevering af gravearbejdet bliver udført onsdag den 17. august I Niverød III bliver antennekablerne trukket på loftet i boligblokkene, og ført ned i boligerne som skjult installation bag gelcote-beklædningen i baderummene. Installation af nyt antenneanlæg i boligerne pågår i begge afdelinger. Niverød IV Laden, renovering af gavle og varmeinstallation Sportshallen er i sommerferien blevet renoveret med ny varmeinstallation og nye depotrum mm. Herudover er begge gavle på Laden udskiftet, og der er udført malerarbejde både inde og ude på bygningen. Håndværkere fra alle faggrupper har deltaget i renoveringsprojektet, og fælles besigtigelse og aflevering finder sted i uge 34. Opfølgning på 1-års gennemgang af stier og pladser I forbindelse med 1-års gennemgang af stier og pladser blev det aftalt, at der hen over foråret 2016 skulle udføres en række nødvendige ekstraarbejder på otte stistrækninger, hvor ekstra dræn af regnvand havde vist sig nødvendigt. Arbejdet med de nye dræn er nu udført og stiprojektet anses som afsluttet. 12/13

13 18. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 7: Statistik for beboerklagenævnssager Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde Temadag mandag den 21. november 2016, kl i Laden onsdag den 30. november 2016, kl på Karlebo Kro lørdag den 21. januar 2017, kl på Karlebo Kro 20. Eventuelt 21. Referat fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmødet vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 13/13