TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) VEDLÆG 2 INSTRUKTIONSGRUNDLAG DEL 1

Transkript

1 DATO August 2015 DOKUMENT SAGSBEHANDLER René Ring MAIL TELEFON TLDRIFT-RÅDGIVERUDBUD2015 YDELSESBESKRIVELSE (YB) VEDLÆG 2 INSTRUKTIONSGRUNDLAG DEL 1 INSTRUKTIONSGRUNDLAG DEL 1 - VEDLÆG 2 TIL YDELSESBESKRIVELSE FOR RÅDGIVNING IFM. DRIFT AF TRAFIKLEDELSESSYSTEMER OG OPERATIONEL TRAFIKLEDELSE AUGUST 2015

2 Indeholdt materiale 2 af 2 IDx90 Resumé af ME-KS Vejledning IDx22 Paradigme til referat af driftsmøder IDx23 Paradigme til referat af koordineringsmøder IDx99 Rådgiversamarbejdsevaluering

3 3 af 2 IDx90 RESUMÉ AF ME-KS-VEJLEDNING Dette resumé af ME-KS Vejledningen er til orientering for rådgivere ifm. trafikledelsessystemer, og er bilag til udbud af rådgivning ifm. drift af trafikledelsessystemer og operationel trafikledelse. Betegnelsen ME entrepriserne skal således forstås som TL driftsentrepriserne (MS).

4 af 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INTRODUKTION Kontraktgrundlaget i ME entrepriser kontraktkrav TIL ENTREPRENØRENS KvalitetsLEDELSE, kvalitetskontrol og kvalitetsdokumentation Dialogbaseret samarbejde Mest muligt initiativ til entreprenøren Krav til entreprenørens kvalitetsplan Krav til kvalitet af entreprenørens ydelser kvalitetsnormen Krav til kvalitetsdokumentation fra entreprenøren entreprenørens materiel, medarbejdere og lagerstyring Generelt Materiel Medarbejdere Lager og lagerstyring... 9 DEL 2 KVALITETSARBEJDET i me entrepriser... 9 kvalitetsarbejdets gennemførelse Generelt planlægning og processer VD KKT plan (KKT = Kvalitetsnorm-Kontrolplan-Tjeklister) Kontroltyper Audit Uvarslet kontrol færdselsregulerende foranstaltninger (afmærkning/afspærring ved vejarbejder) Samarbejde på tværs af VD tjenestesteder og entrepriser Brug af eksterne entreprisestyrere Styring af afvigelser og bod Afvigelser, fejl og mangler Proceduren ved fejl, mangler og bod Pålæggelse af bod Korrigerende handlinger Dokumentation af fejl Mangler ved fælleskontroller Bilag... 13

5 DEL 1 KVALITETSARBEJDETS GRUNDLAG 5 af 2 1. INTRODUKTION 1.1 Generelt Kvalitetsarbejde i ME entrepriserne foregår både hos driftsherren, rådgiveren og hos entreprenøren. Driftsherren er Vejdirektoratet i den entrepriseretlige rolle, jf. SAB-GEN-SOS afsnit 2.3. Betegnelsen Vejdirektoratet anvendes om hele vejdirektoratets organisation. Driftsherrens entrepriseledere betegnes VD EL og entreprisestyrere VD ES. Ved TL entrepriser varetages entreprisestyring, mv. af rådgivere. Entreprenørens kvalitetsarbejde i ME entrepriserne består af følgende 3 hovedelementer (jf. SAB-SOS, afsnit 7). KVALITETSLEDELSE baseret på hans kvalitetsplan KVALITETSKONTROL baseret på hans kontrolplaner Ved Samlet driftsudbud I 2012 (Matrix-udbuddet) blev udbudsmaterialet for de 8 fagområder i hovedområdet Mekaniske og elektriske installationer (ME) koordineret, således at centrale kontraktdokumenter er fælles for ME entrepriserne. KVALITETS- DOKUMENTATION baseret på hans egenkontrol Krav til entreprenørens kvalitetsarbejde er beskrevet i afsnit 2. i denne vejledning. Driftsherrens kvalitetsarbejde i ME entrepriserne består af følgende hovedelementer: KVALITETSLEDELSE formål, rammer og mål KVALITETSSTYRING grundlag, aktiviteter KVALITETSSIKRING opfølgning, dokumentation, håndtering af afvigelser Driftsherrens kvalitetsledelse indeholder kvalitetsarbejdets organisering og de ressourcer, der allokeres til kvalitetsarbejdet. Disse aspekter er ikke indeholdt denne vejledning. Driftsherrens kvalitetsledelse indeholder endvidere VDs formål og mål med kvalitetsarbejdet i ME entrepriser og er beskrevet i afsnit 1. og 1.5. Driftsherrens kvalitetsstyring er baseret på kontraktgrundlaget, som beskrevet i afsnit 2, 3 og. Driftsherrens kvalitetsstyring indeholder de konkrete aktiviteter, der i entrepriserne skønnes nødvendige og tilstrækkelige til at kvaliteten i udførelse og dokumentation opfyldes. Driftsherrens kvalitetssikring indeholder opfølgning på, at dokumentation af både entreprenørens og driftsherrens kvalitetsarbejde foreligger, og at der sker en løbende opsamling af erfaringer med henblik på forebyggelse, forbedringer, optimeringer og håndtering af afvigelser. Håndtering af afvigelser er beskrevet afsnit KONTRAKTGRUNDLAGET I ME ENTREPRISER Disse fælles dokumenter er:

6 6 af 2 Særlige betingelser (SAB-ME) SAB styring og samarbejde (SAB-GEN-SOS) SAB Teknik (SAB-ME-Teknik), som indeholder både fælles bilag for alle Fagområderne, bilag for det enkelte Fagområde samt entreprisespecifikke bilag. Tilbuds- bods og afregningsgrundlag (TABG-ME) Tilbudsliste (TBL-ME) SAB-GEN-SOS er endvidere fælles for hovedområderne ME og Løbende vejdrift (LVD). Denne vejledning er forankret i de krav til entreprenørens kvalitetsarbejde, der fremgår af disse kontraktdokumenter, og som er beskrevet i vejledningens afsnit KONTRAKTKRAV TIL ENTREPRENØRENS KVALITETSLEDELSE, KVALITETSKONTROL OG KVALITETSDOKUMENTATION I dette afsnit beskrives kontraktens bestemmelser, der er relevante for entreprenørens kvalitetsarbejde. De overordnede dokumenter er SAB-GEN-SOS og SAB-ME-Teknik med bilag. Krav til entreprenørens miljøledelse er ikke omfattet af denne vejledning. 2.1 DIALOGBASERET SAMARBEJDE Entreprisen skal gennemføres i et samarbejde baseret på dialog og gensidig tillid i hele entrepriseperioden. Formålet med dialog og tillidsbaseret samarbejde er anført i SAB-GEN-SOS: at skabe og løbende sikre fælles forståelse for grundlaget for entreprisens gennemførelse at sikre fælles forventninger og opfattelser af de konkrete kvalitetskrav, der skal opfyldes at der er et konstant fokus på forbedringer og optimeringer at spild og spildtid minimeres at misforståelser undgås For kvalitetsarbejdet i ME indebærer det dialogbaserede samarbejde, at: håndtering af afvigelser skal ske i en dialog med fokus på forbedringer og forebyggelse fælleskontroller kan anvendes til løbende forventningsafstemning til kvalitetskrav audits kan anvendes til en løbende udvikling af et effektivt grundlag for kvalitetsarbejdet der arbejdes i fællesskab på at udvikle VDs og entreprenørens jobstyringssystemer mhp. at effektivisere kontrolarbejde og overblik 2.2 MEST MULIGT INITIATIV TIL ENTREPRENØREN Det er en udtrykt intention i kontraktgrundlaget (SAB-GEN-SOS), at planlægning og udførelse af entrepriserne i videst muligt omfang baseres på entreprenørernes initiativ, kompetencer og ressourcer. Dette indebærer, at entreprenøren skal have nødvendige og tilstrækkelige kompetencer til sit kvalitetsarbejde, og at driftsherren bør følge op på, at han har det. Krav til entreprenørens medarbejdere fremgår af afsnit 3.3. Det fælles formål med kvalitetskontrol skal være at sikre, at arbejderne er udført i henhold til aftalegrundlaget (kontraktgrundlaget med eventuelle suppleringer) og rigtigt første gang. Endvidere er det formålet, at årsager til afvigelser og fejl identificeres og opsamles for at indgå i en fælles fremadrettet indsats for at undgå gentagelser af fejl og uhensigtsmæssige processer. Hvorledes entreprenøren i detaljer planlægger og udfører sin egen kvalitetskontrol er derimod indeholdt i entreprenørens metodefrihed. Dette betyder, at driftsherren ikke har i UBM har stillet krav om at skulle forhåndsgodkende entreprenørens kontrolplaner. Entreprenørens detaljerede arbejdsprocedurer, kontrolplaner og kontrolskemaer skal dog foreligge i god tid inden et arbejdets udførelse. Entreprenøren skal på driftsherrens anmodning dokumentere dette.

7 2.3 KRAV TIL ENTREPRENØRENS KVALITETSPLAN 7 af 2 Iht. SAB-GEN-SOS skal entreprenørens kvalitetsplan bygge på ISO Det indebærer, at hovedindhold i ISO 9001 skal være reflekteret (behandlet) i kvalitetsplanen. Indholdsfortegnelse i ISO 9001 er vist her: ISO 9001 handler om kvalitetssystemet i en virksomhed. At en entreprenør er ISO 9001 certificeret fritager ham derfor ikke for, at han skal udarbejde en entreprisespecifik kvalitetsplan. Entreprenørens kvalitetsplan til entreprisen skal ikke slavisk opbygges i samme afsnit som ISO Der er ikke specifikke formkrav til entreprenørens kvalitetsplan, men indhold/afsnit i ISO 9001 skal kunne genfindes i kvalitetsplanen. Det skal bemærkes, at krav om, at entreprenørens kvalitetsplan bygger på ISO 9001 indebærer, at entreprenøren skal gennemføre og dokumentere interne audits. 2. KRAV TIL KVALITET AF ENTREPRENØRENS YDELSER KVALITETSNORMEN VDs detaljerede krav til kvaliteten af entreprenørernes ydelser baserer sig på følgende kontraktdokumenter: SAB-ME-Teknik, bilag B, Kvalitetsnormen. Krav i arbejdsbeskrivelser, procedurer og tjeklister i SAB-ME-Teknik, bilag C, Arbejdsbeskrivelser Bilag K- til Vejledningen indeholder krav i Kvalitetsnormen og er et paradigma til VD KKT plan, jf. afsnit 5.2 (KKT = Kvalitetsnorm-Kontrolplan-Tjeklister). Paradigmet færdiggøres af VD EL/VD ES fælles for entrepriserne i de enkelte fagområder og udarbejdes efter behov også for de enkelte entrepriser. 2.5 KRAV TIL KVALITETSDOKUMENTATION FRA ENTREPRENØREN VDs krav til dokumentation af entreprenørens kvalitetskontrol sigter på: at entreprenøren påviser, at hans kvalitetskontrol er gennemført fagmæssigt korrekt med henblik på at fejl og mangler undgås at han i forbindelse med afvigelser overfor VD kan dokumentere, at han har gennemført nødvendige korrigerende handlinger at få dokumenteret, at en konstateret mangel er afhjulpet inden for deltidsfrister (på planlagte arbejder) og responstider at få dokumenteret eventuelle mangelsituationer med henblik på at vurdere, om der foreligger begrundelse for, at en mangel kan være er bodsbelagt

8 Såfremt der foreligger en eventuel mangelsituation, der kan være bodbelagt, sker håndteringen i henhold til vejledningens afsnit 6, idet der her er behov for særlige vurderinger af juridisk/kontraktuel karakter. 8 af 2 Entreprenøren skal som en del af den månedlige status på hans kvalitetsarbejde - sikre, at der foreligger dokumentation for følgende kontroller: udførelse af egenkontrol på de enkelte arbejdsopgaver (både udførelse og den opdaterede dokumentation). modtagekontrol ved indkøb af materialer og udstyr, som skal anvendes i entreprisen tests af leverancer, herunder FAT og SAT tests Kontrol af mængder ifm. fakturering Entreprenørens interne audits Entreprenørens dokumentation af hans kontrolarbejde skal udarbejdes løbende i henhold til arbejdets fremdrift, samt i takt med, at data og registreringer fremkommer. Dokumentation skal i videst muligt omfang foreligge på struktureret form (digitalt), så den let kan genfindes. Hver måned skal entreprenøren sende driftsherren en status på arbejdets kvalitet i perioden. Denne status skal bekræfte, at kvalitetskrav er overholdt. Hvor der har været mangler eller andre afvigelser, skal afhjælpning og evt. andre korrigerende handlinger beskrives. Driftsherren har ret til fuld adgang til al kvalitetsdokumentation hos entreprenøren og til at gennemføre audit på entreprenørens system. Entreprenøren skal i den periode, hvor der er afhjælpningsret og -pligt, opbevare og på forlangende udlevere øvrig dokumentation, der er væsentlig for vurdering af arbejdets kvalitet, jf. SAB-ME-Teknik, afsnit De konkrete krav foreligger i SAB-ME-Tekniks fagområdespecifikke bilag. 3 ENTREPRENØRENS MATERIEL, MEDARBEJDERE OG LAGERSTYRING 3.1 GENERELT Entreprenøren skal have styr på sit ydelsesgrundlag, og på, at det opfylder kravene i SAB-ME-Teknik, afsnit 3, Entreprenørens ydelser. Krav til dokumentation fremgår af SAB-ME-Teknik, : Arbejdsplan Kvalitets- og miljøplan Plan for sikkerhed og sundhed (PSS) Beredskabsplan Bemandingsplan 3.2 MATERIEL Entreprenøren skal kunne dokumentere, at hans materiel og udstyr er: tilstrækkeligt egnet til opgaverne overholder krav til sikkerhed vedligeholdt og kalibreret, mv.

9 9 af 2 For så vidt angår driftsherrens systemer og udstyr herunder materiel i entreprisen skal entreprenøren vedligeholde og løbende ajourføre udstyrsoplysninger for dette i driftsherrens systemer jf. SAB-ME-Teknik, MEDARBEJDERE Det er centralt for entreprenørens kvalitetsarbejde, at han allokerer de tilstrækkelige og kompetente medarbejdere, som lever op til kravene i SAB-ME-Teknik, afsnit Dette kan ved, at entreprenøren i sin kvalitetsplan indeholder og vedligeholder en medarbejderoversigt en kompetenceplan, som danner grundlag for godkendelse af udskiftning af medarbejdere, jf. SAB-ME-Teknik, afsnit : (ordret) Entreprenørens medarbejdere på entreprisen skal forelægges driftsherren til godkendelse inden aftaleindgåelse, og senere erstatninger for disse medarbejdere skal godkendes af driftsherren, inden de begynder at arbejde på entreprisen. 3. LAGER OG LAGERSTYRING Krav til lager og lagerstyring fremgår af SAB-ME-Teknik, afsnit Entreprenøren skal have og ajourføre en lagerliste. Ifm. audit kan det fysiske lager sammenholdes med lagerlisten. For TL entrepriser anvendes Maximo til lagerstyring. DEL 2 KVALITETSARBEJDET I ME ENTREPRISER KVALITETSARBEJDETS GENNEMFØRELSE I dette afsnit beskrives driftsherrens kvalitetsarbejde på det niveau, som er fælles for alle ME entrepriser med paradigmer og vejledninger til brug i de enkelte fagområder og entrepriser. 5.1 GENERELT PLANLÆGNING OG PROCESSER Den overordnede arbejdsgang i det daglige kvalitetsarbejde er illustreret i nedenstående diagram. For hvert trin er der angivet hvilke typer kvalitetsværktøjer, der er til rådighed. Grundlaget for driftsherrens kontrolindsats er baseret på Kvalitetsnormen (SAB-ME-Teknik, bilag B) og udmøntes i VD KKT plan for hver entreprise på grundlag af et paradigma, som er vist i bilag K- til Vejledningen. Planlægning af kontrol VD KKT-plan (paradigma i bilag K-) Logistik omkring kontrollerne udføres af VD EL og VD ES Udførelse af kontrol Brug af VD fagområdespecifikke tjeklister Dokumentation af kontrol Entreprenørens månedsstatus på kvalitetsarbejdet Kvartalsvis KPI opgørelser (bilag K-3) Opfølgning Afvigelser fast punkt på driftsmøder Bodslog (jf. afsnit 6)

10 10 af VD KKT PLAN 1 (KKT = KVALITETSNORM-KONTROLPLAN-TJEKLISTER) VD KKT plan fastlægger for hvert fagområde - driftsherrens kontrol med kvaliteten i entreprisens udførelse. VD KKT planen er det centrale omdrejningspunkt for fastlæggelse af VDs kvalitetsarbejde i ME entrepriser. Der er som anført bundet op på Kvalitetsnormen (SAB-ME-Teknik, bilag B). VD KKTplan udarbejdes af VD EL og VD ES til hvert fagområde og evt. hver entreprise på grundlag af paradigma i bilag K- til Vejledningen. For hvert kvalitetskrav i kvalitetsnormen er der fastlagt: Kontrolindsats Kontrolfrekvens Kontrolindsatsens estimerede tidsmæssige omfang (tid afsat til kontrol / tidsforbrug) Dokumentation af kontrollen Som hjælp til en struktureret opsamling af data og kontrol af de gennemførte arbejder er der for en række fagområder udarbejdet tjeklister som et detaljering/konkretisering af VD KKT planen, jf. DEL, BILAG K-0. VDs kontrolindsats planlægges af VD EL og VD ES. Der er ikke pt. fastlagt/udviklet yderligere værktøjer, der understøtter VD KKT planen eller logistikken omkring kontroller. 5.3 KONTROLTYPER Der er ikke i kontraktgrundlaget fastlagt rammer for - eller begrænsninger af, hvor meget og hvornår driftsherren kan kontrollere entreprenørens arbejde. Det omfang af kontrol, som driftsherren til en enhver tid vælger, er derfor ikke bindende i relation til entreprenøren. Entreprenørens ansvar for kvaliteten af hans arbejde ændres således ikke af, i hvilket omfang driftsherren udfører kontrol. Driftsherren har fuld adgang til al kvalitetsdokumentation, mv. hos entreprenøren og entreprenøren skal i givet fald medvirke i fx fælleskontroller og audits. Driftsherren gennemfører forskellige typer kontrol: Funktionskontrol Uvarslet kontrol af arbejder på udførelseskrav Fælleskontrol Uvarslet kontrol af administrative krav iht. Kvalitetsnormen Audit Uvarslet kontrol af færdselsregulerende foranstaltninger (afmærkning/afspærring ved vejarbejder) Driftsherrens funktionskontrol af et anlæg kan gøres til enhver tid, og behøver ikke være baseret på, at der er udført et konkret arbejde af entreprenøren. Den har til formål at tjekke anlæggenes generelle funktionelle status mhp. planlægning af forebyggende vedligehold og renoveringer. Funktionskontrol kan fx også indeholde, at der sikres data, som viser anlæggenes oppetid som en KPI med et tilknyttet succeskriterium. Entreprenørens funktionskontrol ifm. hovedeftersyn er anført i SAB-ME-Teknik, afsnit Uvarslede kontroller kan udføres i forskellige situationer: når et arbejde er meldt færdigt (i JM) kontrol under selve arbejdets udførelse (proceskontrol) med henblik på både kontrol af, at arbejdet udføres fagligt korrekt, og for at kontrollere fx tidsforbrug/arbejdseffektivitet ifm. afhjælpende vedligehold Generel procedure for fælleskontroller er beskrevet i bilag K-5 til Vejledningen, jf. afsnit i Når termen kontrolplan anvendes, er det entreprenørens kontrolplan, jf. SAB-GEN-SOS afsnit 7.2

11 11 af 2 Ved fælleskontroller deltager normalt både VD ES og VD EL. 5. AUDIT At der kan gennemføres audit er bestemt i SAB-SOS afsnit 7.2: Driftsherren skal have fuld adgang til al KS dokumentation og til at gennemføre audit på entreprenørens system. Der bør gennemføres en årlig audit i den enkelte entreprise. Bilag K-6 indeholder en procedure for planlægning og gennemførelse af audit i ME entrepriser. 5.5 UVARSLET KONTROL FÆRDSELSREGULERENDE FORANSTALTNINGER (AFMÆRKNING/AFSPÆRRING VED VEJARBEJDER) Kontrol af opfyldelse af krav i rådighedstilladelsen er det pålagt VD ES at foretage. 5.6 SAMARBEJDE PÅ TVÆRS AF VD TJENESTESTEDER OG ENTREPRISER VD EL og VD ES inden for ME fagområderne og/eller entrepriser kan medvirke i hinandens fælleskontroller, uvarslede kontroller og audits. Det er op til VD EL og VD ES at koordinere dette. Det anbefales, at man årligt deltager i 1-2 kontroller i et andet fagområde. 5.7 BRUG AF EKSTERNE ENTREPRISESTYRERE I fagområderne TL, BY og delvist YS og VB anvendes rådgivere som entreprisestyrere og/eller fagspecialister. Omfang af driftsherrens kvalitetsarbejde ændres som udgangspunkt ikke, hvis der anvendes rådgivere som entreprisestyrere og/eller fagspecialister. Anvendelse af rådgivere som entreprisestyrere og/eller fagspecialister indebærer, at der skal tages særskilt stilling til grænsefladen mellem rådgiver og VD EL. DEL 3 AFVIGELSER 6 STYRING AF AFVIGELSER OG BOD Når driftsherrens kvalitetsarbejde har afdækket, at der foreligger en mulig bodssituation er der tale om et faseskift, hvor fokus retter sig mod de kontraktlige bestemmelser om bla. bod. De aktiviteter, som herefter skal ske, er beskrevet i dette afsnit. 6.1 AFVIGELSER, FEJL OG MANGLER I forbindelse med vurdering af, om en afvigelse kan være en bodsbelagt mangelsituation, er det relevant at have styr på begreberne. Afvigelse er en bred betegnelse, som i relation til fejl kan opdeles i: Fejl, som ikke er en mangel fejl, som opstår tilfældigt uden konstatérbar årsag, fejl som opstår som følge af slitage eller som opstår som følge af ydre påvirkninger (fx vejrlig, strømsvigt, påkørsel, hærværk), slitage, mv. i systemerne. Entreprenøren afhjælper normalt mod betaling. fejl hvor der er tale om en bagatelfejl. Ved bagatelfejl afhjælper entreprenøren uden betaling (men uden bod) fejl, hvor det ikke kan dokumenteres tilstrækkeligt sikkert, at entreprenøren har afhjælpningspligt. Ved utilstrækkeligt dokumenterede fejl afhjælper entreprenøren normalt mod betaling. Fejl, som er en mangel fejl i entreprenørens udførelse og dokumentation, hvor entreprenøren har afhjælpningspligt uden betaling iht. kontrakten.

12 12 af PROCEDUREN VED FEJL, MANGLER OG BOD Proceduren, når der konstateres fejl, er i hovedtræk vist i procesdiagrammet neden for: 6.3 PÅLÆGGELSE AF BOD Der er defineret bodsklasser for forskellige mangelsituationer. r - og størrelser fremgår af TABG-ME, afsnit 1.8: Bodsstørrelse 1 Afspærring kr. pr. hændelse. 1 Rådighedstilladelse Manglende rådighedstilladelse kr. pr. påtale. 2 Tid kr. pr. overskridelse plus kr. pr. påbegyndt tidsperiode, indtil arbejdet er udført. 3 3a) Tid kr. pr. overskridelse plus kr. pr. påbegyndt tidsperiode, indtil arbejdet er udført. 3b) Kvalitet Er afhjælpning ikke sket inden for 2 døgn fra påtale, pålægges bod på kr. pr. påbegyndt dag til afhjælpning er sket. 3c)-Til og framelding af vejarbejde Ved manglende til- fra eller færdigmelding af vejarbejde, ifalder entreprenøren en bod på kr. pr. påtale Tid 1000 kr. pr. overskridelse plus kr. pr. påbegyndt dag til afhjælpning er sket. For mangler ved færdselsregulerende foranstaltninger er der ifm. udbud af TL Rammeaftaler i efteråret 2013 indført følgende nuancering: Såfremt driftsherren konstaterer, de i SAB-TL-SOS afsnit 8 anførte mangler ved de færdselsregulerende foranstaltninger ifalder entreprenøren en bod på kr ,00 ekskl. moms pr. påtale (bodsklasse 1).

13 13 af 2 Såfremt driftsherren konstaterer, at der ikke bliver til- fra eller færdigmeldt ved et vejarbejde, jf. SAB- TL-SOS afsnit 2.9 og SAB-TL-SOS afsnit 11.1, ifalder entreprenøren en bod på kr ,00 ekskl. moms pr. påtale (bodsklasse 3). Manglende rådighedstilladelse er bodsbelagt. Boden er fastlagt til kr ,00 ekskl. moms pr. påtale (bodsklasse 1). Hvis pålagte bøder i en entreprise inden for et kalenderår nærmer sig 5% af den årlige entreprisesum (fx når akkumuleret bod beløb> ½%) skal VD JUR inddrages mhp. eventuel varsling til entreprenøren om risiko for misligholdelse af kontrakten. Når der er konstateret en fejl ifm. entreprisens udførelse vurderer og beslutter VD EL og VD ES om fejlen er en mangel, der er bagatelagtig (jf. Afklaringsnotat vedr. bagatelfejl, bilag K-x til Vejledningen), eller om fejlen (selvom den skønnes at være en mangel) ikke kan dokumenteres tilstrækkeligt, så entreprenøren derfor kan afvise afhjælpningspligt.) Dokumentation ved mangler, som i givet fald er bodspålagte, skal indeholde relevante og præcise henvisninger til de kvalitetskrav i kontraktdokumenterne, som ikke overholdes. Dokumentationen skal udarbejdes mhp. at være entydig, forståelig og let tilgængelig. Dokumentationen ifm. mangler skal desuden være af en kvalitet så den holder i retten, således at VD EL kan anvende materialet i en eventuel bodssituation. VD EL eller VD ES (efter aftale med VD EL) varsler bod til entreprenøren, når der foreligger en bodsbelagt mangelsituation. Varslingen kan i givet fald anføre responstid, og entreprenøren oplyses om frister for udbedring. Entreprenøren anmodes om inden for få dage at acceptere boden eller fremkomme med bemærkninger/indsigelser. Efter vurdering af entreprenørens bemærkninger besluttes om bod pålægges og dette meddeles til Benedicte/Skanderborg, som opkræver boden. Pålagt bod påføres VD bodslog. 6. KORRIGERENDE HANDLINGER Når en fejl konstateres, skal der sættes ind med korrigerende handlinger, som kan være: fejlretning iht. fejlklasse iht. SAB-ME-Teknik, afsnit 3.8, Afhjælpende vedligehold. afhjælpning af mangler. at konstatere årsag til, at fejlen opstod, så lignende fejl ikke gentages. Dette kan indebære relevant forebyggende vedligehold. Indgår i fejlrapporten, jf. afsnit 6.5 neden for. evt. forbedring af processer og arbejdsgange, der sikrer, at samme fejl ikke gentages. Indgår i fejlrapporten. 6.5 DOKUMENTATION AF FEJL Iht. SAB-ME-Teknik, afsnit gælder følgende ifm. dokumentation af fejl: Fejlforhold. Entreprenøren skal dokumentere relevante oplysninger om fejlforholdet i de fagspecifikke systemer, der hører til entreprisen. Som udgangspunkt skal der udfærdiges en regulær fejlrapport. Dataobservationer og måledata skal dokumenteres. Hvis der findes etablerede strukturer for dette dokumenteres i dem, ellers opfindes en til forholdet egnet metode. Erfaringsopsamling. Entreprenøren skal sørge for at få dokumenteret erfaringer og ny viden indhentet under og/eller i forbindelse med arbejdet. Det gøres bedst ved indarbejdelse i eller ajourføring af arbejdsbeskrivelser e.l. 6.6 MANGLER VED FÆLLESKONTROLLER På en fælleskontrol, hvor entreprenøren pr. definition er med, skal der så vidt muligt opnås enighed om der foreligger en mangel og i givet fald om afhjælpning, inden kontrolstedet forlades. For ME entrepriser er der ikke fastsat særskilt bod ifm. mangler (udførelse eller dokumentation), som konstateres ved fælleskontroller, og der gælder således bodsklase 3b), hvor der er responstid på 2 døgn. 7 BILAG

14 1 af 2 Til dette resumé af vejledningen er der knyttet følgende bilag: IDx90, bilag K-3, paradigme for KS bilag til kvartalsvis rapportering IDx90, bilag K-. Paradigme til VD KKT plan IDx90, bilag K-6. Procedure for audit IDx90, bilag K-9. Skema for logning af fejlhåndtering

15 15 af 2 Bilag K-3 Paradigme for KS bilag til kvartalsvis statusrapportering Entreprenørens kvalitetsarbejde - KPI er for alle entrepriser (fraset Klapbroer) Delemner Opgørelse/beskrivelse: Resultat i perioden/kpi Sæt X Entreprenørens Vurdering af kvalitetsplanens stade ift. I orden Kvalitetsplan krav Nogenlunde 3 Utilstrækkelig 2 Foreligger ikke 1 Vurdering af om planen bliver ajourført I orden Nogenlunde 3 Utilstrækkelig 2 Entreprenørens månedsrapport Har entreprenøren udarbejdet procedurer, kontrolplaner og tjeklister til de konkrete arbejder i entreprisen Vurdering af om månedsrapporten opfylder krav (se vejledningen afsnit 7.5) Konstatering af om månedsrapporterne fremsendes rettidigt Bod Opgørelse af akkumuleret bodsbeløb i % af årskontraktsum år til dato Bod Foreligger ikke 1 I orden/fuldt omfang Nogenlunde omfang 3 Begrænset omfang 2 Foreligger ikke 1 I orden Nogenlunde 3 Utilstrækkelig 2 Foreligger ikke 1 I orden Nogenlunde Utilstrækkelig Foreligger ikke/ikke i orden 1 Noter Ingen bod Mål er. Bod < 2% 3 Bod 2-½% 2 Bod > ½% 1 Opgørelse ifm. bod (indgår ikke i KPI neden for) Antal bod indmeldt i bodslog, akkumuleret år til dato Konstateret antal: Beskrivelse af hyppige årsager til bod. Det kan i givet fald anføres, hvad der mangler Det kan i givet fald anføres, hvad der mangler Ved % ½ kontaktes JUR. Evt. i bilag

16 16 af 2 KPI - Kvalitet ME-BY-ND ME-BY-OD-SJ ME-BY-OD-H ME-TL-SD ME-TL-OD ME-YS-SD ME-YS-OD ME-NT-DK ME-VB-SD ME-VB-ND ME-VB-OD ME-FV-SD ME-FV-ND ME-FV-OD ME-PU-OD-H Kvalitetsplan stade 3 2 Bod 1 Kvalitetsplan ajourføring Procedurer, kontrolplaner, mv.

17 17 af 2 VDs kvalitetsarbejde - KPI er for alle entrepriser (fraset Klapbroer) Delemner Opgørelse/beskrivelse: Resultat i perioden/kpi Sæt X Fejl ved uvarslede Der opgøres i %: Ingen fejl kontroller (antal kontroller i alt - antal med fejl)/antal 0 til 5% fejl 3 kontroller i alt 5 til 20% fejl 2 Over 20% fejl 1 Uvarslede kontrolleler Opgørelse i % af antal uvarslede kontrol- Gennemført = planlagt ift. planlagt antal i VD KKTplan 75 til 100% gennemført 3 50 til 75% gennemført 2 Fælleskontroller Audits Opgørelse i % af antal fælleskontroller ift. planlagt antal i VD KKTplan. Opgørelse i % af antal audits ift. planlagt antal i VD KKTplan. Under 50% gennemført 1 Gennemført = planlagt 75 til 100% gennemført 3 50 til 75% gennemført 2 Under 50% gennemført 1 Gennemført = planlagt 75 til 100% gennemført 3 50 til 75% gennemført 2 Under 50% gennemført 1 Noter KPI - Kvalitet ME-BY-ND ME-BY-OD-SJ ME-BY-OD-H ME-TL-SD ME-TL-OD ME-YS-SD ME-YS-OD ME-NT-DK ME-VB-SD ME-VB-ND ME-VB-OD ME-FV-SD ME-FV-ND ME-FV-OD ME-PU-OD-H Fejl uvarslede kontroller 3 2 Uvarsledelse kontroller antal 1 Fælleskontroller Audits

18 18 af 2 Oppetid I en senere fase (evt. ifm. kommende udbud) kan det være relevant (især for signalanlæg og trafikledelsessystemer) at sikre data og udarbejde KPI på oppetiden, som er den altoverskyggende kvalitet ved anlæggene. Delemner Data fra: KPI mål er fx 99% Oppetid hvis det Samlet tid hvor anlæggene (et 95% findes målbart / der for et, summeret) ikke fungerer/samlet tid i kvartalet 99-95% kan udtrækkes data 99% Noter Hvis der fx er 20 signalanlæg, som har været i sort (eller vist forkert) i tilsammen 72 timer er oppetiden ca. ( )/2160 = 96,7%

19 19 af 2 Bilag K- Paradigma til VD KKT plan VD KKT planen er bygget op som SAB-ME-Teknik, bilag B, Kvalitetsnorm. Kvalitetsnormen er vist til venstre, og indeholder kontrolgrundlaget med krav til de enkelte driftsaktiviteter. VD EL og VD ES for fagområdet udarbejder en konkret VD KKTplan ved at udfylde kolonnerne KONTROLPLAN og TJEKLISTE. Eksempler på bedste praksis på VD KKT planer fremgår DEL i ME KS Vejledningen. 1 Kvalitetsnormer for grundlaget for udførelsen Driftsaktivitet Dokumen tation Tilvejebringelse af udførelsesgrundlaget Arbejdsplan Beredskabsplan PSS Kvalitetsog miljøplan Foreligger ikke. Utilstrækkelig. Ajourføres ikke. Foreligger ikke. Utilstrækkelig. Ajourføres ikke. 2B Objekt Mangel Konsekvens ved ikke opfyldelse KVALITETSNORM (= kontrolgrundlag) KONTROLPLAN TJEK- Reference til krav - afsnit i Be- LISTE SB SABmærkninger Kontrolindsats SOS SAB- ME- Teknik 2.10 og og og 9 Kontrolfrekvens Tid til kontrol 2 Kvalitetsnormer for udførelsen og dokumentation af udførelsen Driftsaktivitet Arbejds- proce- durer og check-lister Arbejdsplan Overholdes ikke Overholdes ikke Efterleves ikke Dokumen tation Udførelse Beskrevne kvalitetskrav Objekt Mangel Konsekvens ved ikke opfyldelse KVALITETSNORM (= kontrolgrundlag) KONTROLPLAN TJEK- Reference til krav - afsnit i Be- LISTE SB SABmærkninger SOS SAB- ME- Teknik Generelt Kontrolind sats Kontrolfrekvens Tid til kontrol Bilag C PSS 10.3 Kvalitets- 7.3 og 9 og miljøplan Bered- skabs- plan Kvalifikations og kompe- Efterleves ikke Overholdes ikke. Anvendelse af 10. 2B og 5 og 2B 10.5

20 Tilvejebringelse af dokumentation af udførelsen. tencekrav til medarbejdere Rådighedstilladelser og afmærkning/ afspærring Spærretider ROVindmelding på sms til T.I.C. ved konkret arbejdes start og slut ROVindmelding på sms til T.I.C. ved konkret arbejdes start og slut Materiel Vagtordning Vagtberedskab samt afhjælpendeog forebyggende vedligehold KS dokumentation Vagtordning ikke godkendte medarbejdere. Opfyldes ikke. Efterleves ikke. Efterleves ikke Efterleves ikke. Utilstrækkeligt eller uegnet for opgaven. Overholder ikke krav til sikkerhed Lognings-krav ikke overholdt Krav til ledelse og ledelsesaktiviteter 2B Sikkerhedsforskrifter 2B Der arbejdes i spærretider 1 Manglende eller fejlagtig indmelding Manglende eller fejlagtig indmelding Åbenlys fejlklassifikation Åbenlyst mangelfuldt arbejde og Bilag og og og og og bilag I 3. og 3.5 og af 2 Foreligger ikke. Utilstrækkelig

21 Pr. job Driftsovervågning Logningskrav ikke overholdt. Jobafrapporteringer utilstrækkelige af 2 Forebyggende vedligehold Jobafrapporteringer utilstrækkelige Afhjælpende vedligehold Jobafrapporteringer utilstrækkelige og Bilag 2 Udstyrsregistrering Registreringskrav ikke overholdt GPS Lever ikke op til tekniske krav. Ikke funktionsdygtigt. Anvendes ikke som specificeret og Bilag 3 Fakturagrundlag Ufuldstændige eller fejlagtige

22 3 Kvalitetstider for responstider KVALITETSNORM 22 af 2 KONTROLPLAN Drifts-aktivitet Objekt Aktivitet Mangel Responstider /tidsfrister Konsekvens ved ikke opfyldelse Kontrolindsats Kontrolfrekvens Tid til kontrol Vagtord -ning Fejlhåndtering Førstegangs-besvarelse af indmelding Responstid på besvarelse (ventetid) ikke overholdt. Max. 1 minut Tilbagekald ved manglende førstegang-besvarelse Responstid på call-back ikke overholdt. Max 3 minutter Afhjælpning af fejl Fejlklasse 0 fejl Klassifikation af indmeldt fejl Responstid på fejlklassifikation ikke overholdt Max 6 minutter Fejlklasse 1 fejl Fejlafhjælpning Indsats ikke påbegyndt Max 5 minutter efter fejlklassificering 3a Fejlklasse 2 fejl Max 2 timer efter fejlklassificering Fejlklasse 3 fejl Fejlafhjælpning Indsats ikke påbegyndt Indenfor 1 time efter arbejdstids start førstkommende hverdag Fejlklasse fejl Til tidspunktet jf. jobbets beramning (JobManager) Fejlklasse 5 fejl Til tidspunktet jf. jobbets

23 beramning (JobManager) 23 af 2 Fejlklasse 6 fejl Fejlafhjælpning Indsats ikke påbegyndt Til tidspunktet jf. jobbets beramning (JobManager) Administrativt JobManager frister Oprettelse af job og evt. tilhørende indrapportering Ikke betids udført Senest 1 arbejdsdag efter entreprenøren er bekendt med eller burde være bekendt med forholdet Jobigangsættelse Ikke betids sket Samme dag Beskrivelse af udført arbejde Ikke betids udført Senest 5 arbejdsdage efter afsluttet arbejde Mængdeopgørelse Ikke betids udført Senest 10 arbejdsdage efter afsluttet arbejde

24 2 af 2 Bilag K-6 Procedure til gennemførelse af audit i ME entrepriser Audit indeholder to dele. Audit af entreprenørens kvalitetssikringssystem, herunder at godkendt kvalitetsplan med kontrolplaner foreligger og anvendes Audit af at krævet dokumentation på udvalgte jobs foreligger hos entreprenøren Derudover kan auditten indeholde tjek af kvalitet af og opfyldelse af krav til: Arbejdsplan iht. SAB-GEN-SOS afsnit 6. Miljøledelse iht. SAB-GEN-SOS afsnit 9. Plan for Sikkerhed og Sundhed (PSS) iht. SAB-GEN-SOS afsnit 10 Beredskabsplan iht. SAB-GEN-SOS afsnit 10 Audits planlægges og gennemføres af VD EL og VD ES. Entreprenøren deltager med tilsvarende relevante kvalitetsansvarlige, og den/de medarbejdere, som dagligt håndterer jobregistrering, mv. Audit på kvalitetssikringssystem Audit er her en kontrol af, at entreprenørens kvalitets- og kontrolplaner er udarbejdede iht. krav i kontraktgrundlaget og effektivt implementeret og vedligeholdt, samt at der arbejdes i henhold til disse. Afholdelse af audit skal således sikre både dette, og at den aftalte dokumentation foreligger. Iht. ISO 9001 skal entreprenøren gennemføre og dokumentere interne audits 2. På auditten kan der lægges op til, at entreprenøren på auditten skal redegøre for planlægning og gennemførelse af interne kvalitetsaudit og fremlægge sin auditplan. Audit vil desuden give anledning til en dialog imellem VD og entreprenøren om værdiskabende kvalitetsstyring. Auditten indeholder endvidere gennemgang af anvendelse af udarbejdede instrukser, arbejdsprocedurer (jf. SAB- ME-Teknik, ,5), sikkerhedsforskrifter, mv. iht. entreprenørens kvalitetsplan og SAB-ME-Teknik, bilag C, Arbejdsprocesser. Endvidere tjekkes fx følgende: Bemandingsplan, jf. SAB-ME-Teknik, og Modtagekontrol for leverede materialer samt evt. kvitteringer Månedsrapporter vedr. den gennemførte kvalitetssikring Dokumentation af lagerliste - Fremlæggelse af ajourført lagerliste (SAB-ME-Teknik, ) og lagerstyring med besigtigelse af lager. Dokumentation af forsikring for materialer (SAB-ME-Teknik, ). Udstyrsregistrering, jf. SAB-ME-Teknik, En audit kan rent praktisk ikke omfatte alle emner. Driftsherren udarbejder derfor inden auditten en oversigt over de dokumenter, som ønskes fremlagt og behandlet. Eventuelle certificeringer tjekkes, herunder hvornår seneste eksterne certificeringskontrol her fundet sted og er resulteret i. 2 I Vejregel SAB styring og samarbejde (paradigma) anføres om entreprenørens interne audits i afsnit :Entreprenøren skal redegøre for planlægning og gennemførelse af interne kvalitets- og miljøaudit (miljørevisioner). Entreprenøren skal på forlangende fremlægge sin auditplan for bygherren. Krav om, at entreprenøren skal dokumenterer interne audits, foreslås taget op i en senere fase.

25 25 af 2 Audit på entreprenørens dokumentation af jobs på afhjælpende vedligehold Ved planlægningen af audit udvælger VD ES en række jobs, hvorpå der skal udføres audit. Udvælgelsen bør være repræsentativ for entreprisens jobtyper, dog kan jobtyper hvor der løbende er konstateret mangler i dokumentationen og/eller udførelse prioriteres. Der kan fx også medtages jobs med eller uden anvendelse af underentreprenører. Krav til entreprenørens dokumentation af jobs fremgår af SAB-ME-Teknik, afsnit Ved audittens påbegyndelse udleverer driftsherren en liste over (normalt) 3-8 udvalgte jobs på afhjælpende vedligehold. Entreprenøren fremfinder herefter på stedet til gennemsyn for hvert job minimum følgende: Tidspunkt for indmelding Indmeldelsesforholdet ved en objektiv og præcis og tilstrækkelig beskrivelse Indmelder i form af personreference (til sporbar person) eller reference til automatisk indmelding. Fejlklassifikation af indmeldingen Vagtordningens aktion i form af tilstrækkelig og præcis beskrivelse Tidspunkt for videreformidling af fejl til beredskabet Opfølgningstiltag indtil sagens lukning Job registrering i entreprenørens jobmanagementsystem SKS rapport ved kabelfejl Egenkontrol og fejldokumentation (fejlrapport) Fotodokumentation ifm. skader, før og efter billeder Mængdekontrol ifm. fakturering til VD Kontrol af fakturaer fra underentreprenører GPS-log Listen skal tilpasses situationen og fremsendes til entreprenøren inden auditten (listen, men ikke jobnumre). Dokumentation af audit Resultatet af audit dokumenteres i et referat og arkiveres i 360 under den pågældende entreprises relevante kvalitetssikringssag. Gennemførelsen af eventuelle opfølgningsaktiviteter, herunder korrigerende handlinger aftales med entreprenøren og indeholdes i referatet. Ved audittens afslutning skal VD EL forholde sig til, om der er en (eller flere) mangelsituation(-er)/utilstrækkeligheder, som kan medføre bod.

26 26 af 2 Bilag K-9 ME-driftsentrepriser skema for logning af fejlhåndtering Der er konstateret usikkerhed om entreprenørens håndtering af fejlindmeldinger fra T.I.C. Usikkerheden opstår, når entreprenøren opfatter det således, at han beordres til at køre på en fejl, uanset om entreprenøren selv måtte mene, at fejlen er i en lavere fejlklasse, hvor responstiden er længere (typisk hvor entreprenøren mener, at fejlen er fejlklasse 3 i steder for fejlklasse 1 eller 2). I denne forbindelse har en entreprenør varslet, at en beordring til at køre på en fejl af fx fejlklasse 1 (uden for normal arbejdstid) indebærer ekstraomkostninger. VD har derfor udarbejdet vedlagte skema for logning af fejlhåndtering, således at fejludkald, hvor entreprenøren måtte mene at have et krav om ekstrabetaling dokumenteres. Den samlede proces ifm. den løbende dokumentation af jobs, hvor entreprenøren mener at have krav på ekstrabetaling, er vist i tekstboks på næste side til venstre, og de forhold der skal dokumenteres, er sammenfattet i øverste tekstboks på næste side til højre. Denne løbende dokumentation sker ud fra den log, som entreprenøren udfører iht. SAB-ME-Teknik, afsnit (bestemmelsen i SAB-ME-Teknik er vist i nederste tekstboks på næste side til højre). På side 3 vises skemaet månedsoversigt, som er forslag til, hvordan denne dokumentation kan se ud.

27 Processen ifm. fejldokumentationen. 1. Entreprenøren skal ifm. vagtordningens fejlklassificering forholde sig kritisk til indmeldingen fra T.I.C. 2. Hvis entreprenøren er uenig i T.I.C.s fejlmelding og prioritering, skal entreprenøren inden for de gældende krav til responstid - foretage en omklassificering. 3. Denne skal sammen med begrundelse tilbagemeldes til T.I.C. og hvis T.I.C. er uenig i entreprenørens omklassificering, har T.I.C. mulighed for at beordre entreprenøren til at køre på fejlen.. Entreprenørens vagtordning skal dokumentere sagsforløbet i sin log herunder med henvisning til relevant udvekslet korrespondance ift. T.I.C. (fx mails, sms o.l.). 5. Entreprenøren skal løbende i en særskilt og ajourført oversigt dokumentere situationer, dels hvor entreprenøren har omklassificeret, dels hvor T.I.C. som respons på omklassificeringen alligevel har beordret entreprenøren til at køre på fejlen som en fejlklasse 1 fejl (uden for normal arbejdstid). 6. Entreprenøren skal løbende i en særskilt (fra vagtordningens log) og ajourført oversigt dokumentere situationer, dels hvor entreprenøren har omklassificeret, dels hvor T.I.C. som respons på omklassificeringen alligevel har beordret entreprenøren til at 27 af 2 Forudsætninger for ekstrabetaling til entreprenør dokumenteres i skemaet: 1. Job er uden for normal arbejdstid 2. T.I.C. har indmeldt en fejl som prioriteret (fejlklasse 1 eller 2) 3. Entreprenør har responderet til T.I.C. indenfor 6 minutter.. Entreprenør har i sin respons meddelt begrundelse for sin omklassificering (til fejlklasse 3 eller lavere). 5. T.I.C. har trods dette beordret udkaldet gennemført. 6. Entreprenør har dokumenteret at have lidt et tab. Denne dokumentation vedlægges i særskilt bilag Dokumentation relateret til vagtordning (helt afsnit fra SAP-ME-Teknik) Vagtordningen skal logge alle omstændigheder, aktiviteter og aktioner relateret til ind meldinger. Enhver sag skal omfatte logning skal følgende forhold alle med timestamp : Tidspunkt for indmelding Indmeldelsesforholdet ved en objektiv og præcis og tilstrækkelig beskrivelse Indmelder i form af personreference (til sporbar person) eller reference til automatisk indmelding. Fejlklassifikation af indmeldingen Vagtordningens aktion i form af tilstrækkelig og præcis beskrivelse Tidspunkt for videreformidling af fejl til beredskabet Opfølgningstiltag indtil sagens lukning Driftsherren skal tilstille adgang til dokumentationen senest 1 arbejdsdag fra realtids logningstidspunktet (adgang kan tilstilles fx ved at give driftsherren online adgang til log, inddatere log i JobManager eller udveksle fx pr. til driftsherren lognings step).

28 28 af 2 Månedsoversigt for måned: (mm/åå) Job ID Jobmanager Rapporterman Sagsnr. T.I.C. indmelding til Entrp. Entrp. fejlklassificering og tilbagemelding til T.I.C. Eventuelle noter Jobtype Fejltype Tidsstempel Fastholder Opklassificerer Nedklassificerer Begrundelse Tidsstempel for tilbagemeldt T.I.C. T.I.C. afsluttende respons Samtykker Beordrer udkald For korrekt og betids fejlhåndt. For lidt tab Entrp. Dokumentation foreligger Note-nr. Uddybende bemærkninger og evt. henvisninger til særskilte bilag

29 29 af 2 IDx22 PARADIGME TIL REFERAT FRA DRIFTSMØDER REFERAT, DRIFTSMØDE NR: X ENTREPRISE Fx ME-TL-OD og ME-TL-OD2 TIDSPUNKT STED DELTAGERE FRAVÆRENDE NÆSTE DRIFTSMØDE FORDELING Fordelingsliste Hovedpunkt x.1 Sidste referat x.2 Samarbejdsskemaet Referat/Beslutning Der er følgende markeringer på 1 eller 2, og hvortil der er anførte bemærkninger: Eventuelle opfølgende aftaler: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) Hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.3 Oversigt over effektivitet i samarbejdet Skemaet er baseret på aktionslisten (Oversigten ikke indeholder de enkelte aftaler, men er opdelt på opgavetyper iht. referatopdelingen. Hvis der under pkt.erne 2-7 og forekommer aftaler om aktiviteter med deadlines, skal disse påføres aktionslisten og der henvises til lb.nr.) Opgavetype Opgaver iht. referat til aktionsliste, bortser fra nedenstående Planlagte opgaver (x.8) Ad hoc opgaver (x.9) Andre emner og forhold (x.10) Totalt Antal opgaver i alt med deadline på mødedato eller tidligere Heraf antal udført inden/til deadline iht. aftale på seneste eller tidligere driftsmøder Aftaleeffektivitet: (PPU, jf. aktionsliste) (antal udført/ antal i alt) x100 (i %) Vurdering iht. skala: > 90% = %= 0 < 80% = -1 < 70% = -2 < 60% = -3 x. Opfølgning på styregruppeopga- x..1 Mål og succeskriterier iht. fastlæggelse på styregruppemøde, jf. bilag 1. x..2. Mål 2 Forbedringer af trafikantsikkerhed og fremkommelighed Kort status på målene:

30 ver mhp. næste styregruppemøde Aftaler: Hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) 30 af 2 x..3. Mål 6 Opretholde det gode, tillidsbaserede samarbejde Eventuelle bemærkninger ud over pkt. x.2: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.. Mål 8. Økonomisk afløb over året Overodnet status iht. pkt. x.10: x..5 Mål 9. Bringe plangrundlaget på plads Overordnet status iht. pkt. x.5: x..6 Mål 12 Kvalitet Overordnet status iht. pkt. x.11: x.5 Kontraktlige forhold x.5.1 Organisation x.5.2 Bemanding/kompetencer Ændringer i perioden: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.5.3 Uenigheder (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.5. Bod-bonus Der er varslet bod på følgende bodssituationer i perioden: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) Der er pålagt følgende bodsbeløb i perioden: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.5. Andre emner x.6 Plangrundlaget iht. entreprisekontrakt x.6.1 Kvalitetsplan Status: Opfølgende aftaler: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.6.2 Miljøledelsesplan Status: Opfølgende aftaler: I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) X.6.3 PSS og beredskabsplan (jf. VD paradigme) Status: Opfølgende aftaler:

31 31 af 2 I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.6. Arbejdsplan Status: Opfølgende aftaler: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.7 Driftsstatus x.6.5 Andet x.7.1 Generelt x.7.2 Kvartalsrapport Status: Opfølgende aftaler: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) I givet fald - hindringer/forudsætninger for aftaleopfyldelse: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.7.2 Afhjælpende vedligehold Oversigt over fejlmeldinger iht. entreprenørens fejlklassifikation i fejlklasser i seneste måned: Fejlklase Antal Bemærkninger Eventuelle udkald, hvor T.I.C. har tilsidesat entreprenørens fejlklassifikation: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.8 Planlægning af og opfølgning på opgaver ifm. forebyggende vedligehold x.9 Ad hoc opgaver Jf. aktionsliste. Særlige bemærkninger: (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) Jf. aktionsliste. Særlige bemærkninger (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.10 Andre emner og forhold Jf. aktionsliste. Særlige bemærkninger (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.11 Økonomi/ x.11.1 Generel forventet status for året

32 budgetopfølgning x.11.2 Afløb (mål og succeskriterium nr. 8, jf. bilag 1) 32 af 2 x.11.3 Eventuelle, uafklarede spørgsmål (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.12 Kvalitet x.12.1 Generelt x.12.2 Entreprenørens KS status (SAB-GEN-SOS, afsnit 7.3) udfyldes af entreprenøren inden mødet: Driftsaktivitet Entreprenørens KS aktivitet Udførelse i marken pr. job Udførelse af Egenkontrol afhjælpende af udførte arbejder i mar- og forebyggende vedligeholken. Udførelse af almindeligt eftersyn Udførelse af hovedeftersyn Tjek af dokumentation Aktiviteter, som kan omfatte flere jobs Modtagelse af Modtage kontrol materialer Tests Tjek af testrapport Administrative pr. job Udarbejde/ registrere data af dokumen Egenkontrol tation Kontrollerede jobs/ jobtyper og antal kontroller/ aktiviteter i perioden KS dokumentations grundlag for job (reference til de arbejdsprocedurer, kontrolplaner og kontrolskemaer, som er anvendt ifm. de anførte jobs) Konstaterede afvigelser og håndtering af disse (evt. henvisning til Fejlrapporter, jf. bilag B2, afsnit 6.5) Udarbejde faktureringsgrundlag Faktura/ Mængde kontrol Administrative generelle driftsaktiviteter Interne audits Udarbejde (hos entrerenørenterne audits i rapport fra in- perioden x.13 Sikkerhed og sundhed x.12.3 Audits Seneste audit (dato): Næste audit (dato): x.12.1 Anmeldte ulykker og nærved ulykker i perioden (Hvis der ikke er nogen skrives Ingen ) x.1 Procesoptimeringer x.15 Eventuelt

33 x.16 Næste møder 33 af 2 Fordelingsliste Funktion Navn Organisation/firma E mail Telefon

34 3 af 2 Mål og succeskriterier (eksempel fra entrepriser ME-TL-OD og ME-TL-OD2) Bilag 1 Mål Succeskriterium Målemetode/ grundlag 2. Forbedringer af trafikant-sikkerhed og fremkommelighed 6. Opretholde det gode, tillidsbaserede samarbejde 8. Økonomisk afløb over året 9. Bringe plangrundlaget på plads Forbedre funktionalitet i anlæggene med fokus på trafikdetektorer (spoler og radar detektorer) Vurderinger på samarbejdsskema. PPU på driftsmøder 80%. Nedbringe tid til behandling af uafklarede spørgsmål ved at aftale tidsfrister, som holdes. Undgå at arbejder hober sig op i november/december og herunder undgå at nogle planlagte/ønskede arbejder ikke nås i året. Sikrere estimater (overslag) på jobs i JM PSS/Beredskabsplan, Kvalitetsplan, og Miljøplaner skal i en fælles dialog bearbejdes til et tilfredsstillende niveau i første halvår Kvalitet Entreprisen skal udføres under overholdelse af kvalitetskravene og den fornødne dokumentation skal foreligge. Der skal særligt fokuseres på, at entreprenørens egenkontrol øges. Der skal gennemføres mindst en audit pr. år (pr, entreprise). Auditten skal vise, at entreprenørens KS systemer er etablerede og fungerer Høj opfyldelse af kvalitetsnormen (SAB-ME-Teknik, Bilag B) Målemetode ud fra antal døgn/dage, hvor anlæg er registreret fejlmeldte (på fx kvartalsbasis). Samarbejdsskemaet, jf. pkt. x.2.2 PPU opgørelser på driftsmøder. Graf der viser optimalt afløb pr. måned og faktisk afløb Opfølgning på driftsmøder Tidsmæssig prioritering er: 1. PSS/beredskabsplan 2. Kvalitetsplan 3. Miljøplan Entreprenørens KS månedsdokumentation. VD procedure for audit lægges til grund. Auditrapport. KPI opgørelser

35 Samarbejdsskema til driftsmøder 35 af 2 Bilag 2 Emne 1. Meget dårligt 1 Samarbejdsklimaet 2 Tilliden til hinanden 2. Dårligt 3. Middel. Godt 5. Meget godt 6 Bemærkninger 7. Aktion -forslag til forbedringer 3 Åbenhed, bla. om økonomi Adm. ressourceforbrug bruges tiden prioriteret 5 Kommunikation, klart og i tide 6 Overholdelse af tidsmæssige aftaler 7 Fremsendelse/foreligger materiale som aftalt 8 Udføres arbejdet rigtigt første gang (er spildtid undgået) 9 Er afvigelser og fejl undgået 10 Er de nødvendige kompetencer tilstede 11 Håndtering af uenigheder hurtigt og hensigtsmæssigt 12 Deltagelse af de relevante personer i møderne 13 Åbenhed generelt 1 Opbakning i egen organisation

36 36 af 2 Bilag 3 Aktionsliste til drifts og koordineringsmøder Entrepriser: Rammeaftale(-r): Lb Nr Aktion (hvem) TLsystem Emne Opgave Aktion/ rettelse/ status Dato indført Dato opdateret Aftalt deadline Deadline overholdt Til driftsmødet opgøres PPU scoren, som er antal opgaver med opfyldt deadline i perioden/antal opgaver med deadline inden driftsmødet (x 100 %)