KVARTALSRAPPORT. Projekt Universitetshospital Køge

Transkript

1 KVARTALSRAPPORT Projekt Universitetshospital Køge Kvartalsrapport 2. kvartal 2018

2 1 Indholdsfortegnelse 2 Indledning Risikovurdering Projektets økonomi Byggeriets fremdrift Kvalitet og indhold Generelle principper for rapportering Bilag 1 Hovedtidsplan...20 Projektkontor, Lykkebækvej 2, 4600 Køge Projektweb: RS-USK-C15 Versionsnr. Dato Rettet Initialer august august 2018 PRCN/NOU Side 2

3 2 Indledning Denne kvartalsrapport vedrører perioden 1. april 2018 til 30. juni Rapporten er færdiggjort den 16. august Kvartalsrapporten for 2. kvartal 2018 er den første som skal sendes til Sundheds- og Ældreministeriet. I overensstemmelse med statens krav til kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier har Region Sjællands interne controllerfunktion gennemgået kvartalsrapporten og den tilhørende risikolog. Bemærkninger fra den interne controllerfunktion er vedlagt som bilag til kvartalsrapporten. Endvidere er kvartalsrapporten gennemgået af Region Sjællands revision, og revisor- og ledelseserklæring er ligeledes vedlagt som bilag til kvartalsrapporten. Resumé Med udgangspunkt af den godkendte udbudsstrategi fra marts 2017, indgåelse af kontrakt for projektering og opførelse af ca m² senge- og behandlingsbygninger (TE01) og den tilhørende hovedtidsplan fra juni 2018, er den overordnede status for Projekt Universitetshospital Køge, at tid, økonomi og kvalitet kan overholdes. Figur 1: Status pr. 30. juni 2018 Økonomi Tid Kvalitet Vurderet i forhold til overholdelse af den økonomiske ramme Vurderet i forhold til overholdelse af den gældende hovedtidsplan Vurderet i forhold til overholdelse af programmæssige krav og tilsagnsforudsætningerne Overholdelse Forøget opmærksomhed Overskridelse Kortfattet status for projektet i perioden Regionsrådet godkendte den 4. juni 2018 hovedtidsplanen for Projekt Universitetshospital Køge indeholdende det samlede projekt med alle delprojekter. Hovedtidsplanen blev udarbejdet i forlængelse af accepten af tilbuddet og underskrivelsen af totalentreprisekontrakten med Itinera/CMB den 16. april 2018 om projektering og opførelse af ca m² senge- og behandlingsbygninger, hvormed afleveringsterminer for projektforslaget og overdragelse af det færdige byggeri blev fastlagt. Kontrakten fastsætter, at totalentreprenøren i 2018 udarbejder et projektforslag, som skal godkendes af Regionsrådet. Efter forventet godkendelse af projektforslag i januar 2019 kan der tegnes en bindende kontrakt, og entreprenøren påtager sig dermed at opføre det godkendte projekt inden for den budgetmæssige ramme. Projekt Universitetshospital Køge omfatter på nuværende tidspunkt endvidere udførelsen af anlægsprojektet A1 samt Vidensbygning TE05, som begge følger den planlagte tidsplan og den afsatte økonomiske ramme. Projektets udbudsmæssige gennemførelse Udbudsstrategien for Projekt Universitetshospital Køge blev godkendt af Regionsrådet i marts Udbudsstrategien fastlægger, at nybyggeri udbydes i totalentreprise og mindre ombygningsprojekter gennemføres som fag-, stor- eller hovedentreprise. Udbud i totalentreprise samler etaperne i større entrepriser og dermed færre grænseflader. For at opnå en god konkurrencesituation planlægges Side 3

4 entrepriserne efter teknisk kompleksitet. Således vil f.eks. ombygningsprojekter, som kræver andre kompetencer, separeres fra de øvrige etaper. Følgende hensyn skal varetages: Størst mulig standardiseringen af bygge- og installationsløsninger i nybyggeriet. Opretholdelse af klinisk drift og sengekapacitet Begrænsning af uhensigtsmæssige grænseflader Det betyder, at det samlede byggeri inddeles i 6 byggeetaper samt flere mindre ombygningsprojekter: Etapeopdeling Indeholdte funktioner Areal - m² Ny- /ombygning TE01 Senge/behandling Nybygning B4-A Nuklearmedicin og laboratorier Nybygning B4-B Sterilcentral Nybygning B9 Energicentral (kølecentral og nødgeneratorer) 950 Nybygning B3 Apoteksenhed og varemodtagelse Ombygning TE05 Videnshus inkl. kontor-, møde- og konferencefaciliteter Nybygning B7 Ombygninger på eksisterende SUH. Tværgående entrepriser for BMS og logistik(agv) i nybyggeri Ombygning, flere enkelt projekter Projektets investeringsprofil er udarbejdet i overensstemmelse med udbudsstrategien, og anlægsbudgettet er skønsmæssigt periodiseret i overensstemmelse med hovedtidsplanen, der fremgår af bilag 1. Periodiseringen fremgår af skema 2. Begivenheder siden status 30. juni 2018 Der er ikke indtruffet begivenheder siden 30. juni 2018, som har væsentlig betydning for nærværende status. Side 4

5 3 Risikovurdering Risikostyring har til formål at afdække og foregribe aktuelle og fremtidige kritiske forhold i forbindelse med realiseringen af byggeprojektet, som med en vis sandsynlighed kan påvirke projektet med en vis konsekvens. Risikostyring understøtter dermed den klassiske projektledelse, som handler om at sikre, at de rette handlinger og nødvendige ressourcer (under hensyntagen til projektets ressourcemæssige begrænsninger) prioriteres med henblik på at nå de mål, som er sat for projektet. Der er registreret 28 risikoemner i projektets risikolog, hvoraf 15 er på lavt risikoniveau (grøn) og 13 er på medium risikoniveau (gul). I løbet af første halvår af 2018 er der foretaget en gennemgang af det aktuelle risikobillede, som det vurderes i den nuværende situation med gennemførelse af udbud af totalentreprise for TE01. Der blev i januar 2018 gennemført en risikoworkshop på baggrund af dialogmøderne i november 2017 med de bydende totalentreprenører. Risikoworkshoppen resulterede i identifikation af et risikoelement knyttet til uensartet fortolkning af projektprioriteringer mellem bygherre og totalentreprenør (C3.1), ligesom der blev identificeret korrigerende handlinger for at undgå manglende kontraktindgåelse for TE01 efter fase 1 (C19.0). Der er endvidere arbejdet med at opdatere risikologgen i overensstemmelse med de anbefalinger, som PwC som såkaldt 3. øje-funktion kom med i forbindelse med udarbejdelsen af udbetalingsanmodningen til Sundheds- og Ældreministeriet. I nedenstående skema er oplistet de væsentligste risici, som i juni 2018 er identificeret for det fremadrettede projekt. I oversigten er medtaget fremadrettede risici, som enten er på rødt risikoniveau eller som er på gult risikoniveau med en sandsynlig økonomisk påvirkning på mere end 2 mio. kr. Af oversigten fremgår en kortfattet beskrivelse af risikoen samt den handlingsplan, der er udarbejdet for håndtering af risikoen og dermed til reduktion af sandsynlighed eller konsekvens. For yderligere uddybning af metode se kapitel 7. Side 5

6 ID nr. Beskrivelse B3.0 B7.0 C19.0 D7.0 D12.0 E1.0 B. Økonomi/Tidsplan Forskel i udviklingen af det regionale anlægs-pl og byggeomkostningsindekset. Håndtering af spildevandsrensning skal afholdes inden for projektøkonomien. C. Organisation/Styring Der opnås ikke endelig kontrakt på TE01 efter fase 1 D. Projektfasen Den samlede ønskede genanvendelsesprocent for IT, udstyr og inventar kan ikke opnås Forudsætningerne fra dispositionsforslaget for ombygningsbehov i delprojekt B7 holder ikke. E. Udførselsfase Sygehusdriften forstyrres grundet byggeplads/ byggeri Risik oniv eau Handlingsplan Opsætning af budget, som giver overblik over differencen mellem det regionale anlægs-pl og byggeomkostningsindekset. Der foretages opgørelse i forbindelse med afslutning af projektforslag og hovedprojekt på de enkelte etaper samt en årlig opsamlende opgørelse i forbindelse med skøn for det kommende års likviditetsforbrug. Drøftelse med KLAR Forsyning og Køge Kommune om mulighed for driftsaftale med KLAR Forsyning. Drøftelser med KLAR Forsyning og Køge Kommune om alle delelement i afregningstakst. Fristen i spildevandstilladelsen er rykket efter aftale med Køge Kommune, således at afklaring kan foretages. Monitorering af fremdrift af processen i fase 1 Forberedelse og specificering af beslutningsstruktur Fastlæggelse af overordnede prioriteringsparadigmer Organisering af samarbejdet op imod TE Forudsætningsnotat som beskriver de forudsætninger budgettet for udstyr er baseret på er behandlet af Styregruppen. På baggrund af forudsætningsnotatet foretages risikovurdering og opdeling af de enkelte risikoelementer for de identificerede forudsætninger. I forbindelse med budgetlægningen af de enkelte etaper gennemføres vurdering af genanvendelsesmulighederne på de økonomisk mest betydende registrerede udstyrsartikler i drofus. Der gennemføres en undersøgelse af sammenhæng mellem eksisterende forhold og forudsætningerne for B7. Forundersøgelsen gennemføres som indledning til selve projektforslaget. Start af forundersøgelse planlægges til august På ugentlige møder mellem BL, Driftschef og BH drøftes hvilke forhold, der skal tages højde for at undgå forstyrrelser i sygehusdriften. 1. Det er indskærpet over for entreprenøren, at der ikke kan dispenseres fra kravet om en frist på min. to uger for varsling ved arbejder, der har indvirkning på hospitalets drift. 2. Som en ekstra foranstaltning er det aftalt med entreprenøren, at en af de fire navngivne projektledere/formænd altid vil være til stede på pladsen, hvis der arbejdes uden for normal arbejdstid. Sand synli ghed Økon omi Tid Kvali tet Omdø mme Effektivi sering , , , , , ,8 Sandsynlig økonomisk påvirkning (mio. kr.) Periodi sering Alle faser Projektf orslag Projektf orslag Projektf orslag Projektf orslag Udførel sen Ændring Side 6

7 3. Beredskabsplan for Drift (D4 1 ) og Projekt udfoldes af USK/BL og implementeres. E5.0 Entreprenør går konkurs Det skal sikres, at prækvalificerede entreprenører har et solidt økonomisk fundament. Dette gøres ved at opstille relevante krav til de bydende i PQ-ansøgningen og ved at inddrage eksterne finansielle analyser, hvor dette vurderes nødvendigt. Garantistillelse drøftes og fastlægges i udbudsprocessen med henblik på at sikre bygherre bedst muligt. På baggrund af et notat fra Viltoft er der i projekthåndbogen indarbejdet konkrete handlinger alt efter hvornår i projektfasen den utilsigtede hændelse opstår. I løbet af TE01 Fase 1 revideres anvisningerne i projekthåndbogen, så der tages højde for, at udenlandsk totalentreprenør. Pilene indikerer i forhold til sidste rapportering: : forøget risikoniveau : reduceret risikoniveau : uændret risikoniveau ,8 Udførel se - 1 Region Sjællands dokumentportal, hvor procedurebeskrivelser mv. ligger. Side 7

8 Sandsynlig økonomisk påvirkning For at kunne vurdere projektets robusthed inden for den afsatte økonomiske ramme, foretages løbende en opgørelse af den sandsynlige økonomiske påvirkning af de risici, som er identificeret for det fremadrettede projekt. Den sandsynlige økonomiske påvirkning er beregnet ved at anslå den økonomiske påvirkning, hvis den uønskede hændelse indtræffer sat i forhold til sandsynligheden for, at hændelsen opstår. For hvert enkelt risikoelement er endvidere vurderet, hvordan den eventuelle økonomiske påvirkning skal håndteres, hvis hændelsen indtræffer. Det vil sige, om en eventuel udgift skal håndteres inden for de enkelte delprojekters budgetter, eller om udgiften skal finansieres ved træk fra en af reservepuljerne. Herved anvendes risikoanalysen til løbende at sikre, at de afsatte reservemidler er tilstrækkelige til at håndtere kendte og ukendte forhold. Den samlede sandsynlige økonomiske påvirkning er beregnet til 77,0 mio. kr.: 44,3 mio. kr. kan henføres til byggesporet 30,6 mio. kr. kan henføres til udstyrssporet og 2,0 mio. kr. kan henføres til projektomkostninger. Det bemærkes, at det i den nuværende fase af projektet forudsættes, at ud af det samlede risikobillede på 77,0 mio. kr., skal en række risikoelementer med en samlet sandsynlig økonomiske påvirkning på 47,8 mio. kr. finansieres inden for den afsatte projektøkonomi. Det vil sige uden træk på de afsatte reserver. Der er tale om risikoelementer, som på grund af risikoens karakter og/eller tidsmæssige placering forudsættes at kunne håndteres uden træk på reserver. Dette gøres for at sikre den fremadrettede økonomiske robusthed i projektet. Den resterende sandsynlige økonomiske påvirkning på 29,1 mio. kr. forudsættes af reservepuljerne på 314 mio. kr. (14-pl). Side 8

9 4 Projektets økonomi Den samlede økonomiske totalramme for projektet udgør 4.082,9,0 mi0. kr. (09-pl), inklusiv forudsat låneadgang til energiinvesteringer. Det samlede budget Det reviderede budget overholder fortsat den økonomiske ramme på 4.082,9 mio. kr. (09-pl), svarende til 4.413,6 mio. kr. (14-pl). Udbudsstrategien fastsætter, at projektet udbydes i delprojekter i henholdsvis totalentreprise og hoved- /fagentrepriser med en relativ stor andel udbudt i totalentreprise. I budgettet forudsættes ud fra et forsigtighedsprincip, at projektperioden afsluttes i En eventuel udskydelse af færdiggørelsen af projektet har en årlig omkostning på ca. 16 mio. kr. til opretholdelse af projektorganisationen, herunder lønomkostninger, kontorfaciliteter og forsikringer. Budget for 2018 Budgettet for 2018 er udarbejdet med udgangspunkt i projektorganisationens forventninger til eksterne og interne aktiviteter til opstart af de respektive projekteringsfaser i delprojekterne, samt bygge og anlægsentrepriser under udførelse. Budgettet for 2018 er på 136,4 mio. kr. i PL(18). Bemærkninger til skema 1 og 2 I nedenstående skema 1 Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift (s. 11) er oprindeligt budget opgjort jævnfør udbudsstrategien og er identisk med budgettet i udbetalingsanmodningen til Sundhedsog Ældreministeriet, som blev færdiggjort ultimo november På baggrund af dialogmøderne i udbudsprocessen for TE01 blev der foretaget tilretninger i udbudsmaterialet, og status blev forelagt Regionsrådet i december Med baggrund i dialogmøderne blev det besluttet at flytte CTS- 2 og rørpostentrepriserne/leverancerne over i TE01 totalentreprisen, hvilket medførte, at entrepriseudgifterne for totalentreprisen TE01 er forøget tilsvarende. Denne omfordeling af grænseflader/leverancer medførte en række mindre justering af entrepriseudgifterne for de resterende bygningsetaper. Korrigeret budget i skema 1 viser således det opdaterede budget, hvor budgetomplaceringerne ved flytning af entreprisegrænser for CTS og rørpost fremgår. Anlægsentreprisen A1 og entreprisen TE05 (Vidensbygning) er under udførelse, og dette betyder, at de budgetmæssige reserver for disse to entrepriser er omplaceret fra de centrale reservepuljer hen til de respektive entreprisers budgetter. Konkret er der for Anlægsentreprise A1 flyttet 9,53 mio. kr. (14-pl), og for TE05 entreprisen er der flyttet 3,14 mio. kr. (14-pl). Disse flytninger fremgår også af skema 1 som ændring fra oprindeligt budget til korrigeret budget. 2 CTS (Central Tilstandskontrol og Styring) og BMS (Building Management System) og omfatter bygningsautomatik. CTS omfatter de decentrale komponenter, der styrer klimatekniske installationer mens BMS er en betegnelse for det overordnede system, der samler alle delkomponenterne i én fælles styring. BMS-delen er fastholdt som en tværgående entreprise. Side 9

10 Budgettet for it, udstyr og inventar er opdelt på byggeetaperne og omfatter også budgetposter på AGV 3, Søg og Find 4, Løfterobot samt IT-projektportefølje. Det samlede akkumulerede forbrug pr. 3o. juni 2018, er opgjort til 465,8 mio. kr. i PL(14), svarende til 10,6 pct. af det samlede budget. Forbruget består primært af projektomkostning, honorar til hhv. totalrådgiveren og bygherrerådgiver, anlægsudgifter til henholdsvis anlægsentreprisen A1 og Vidensbygningen TE05, konsulentydelser til udstyrsrådgivning, samt driftsomkostning i forbindelse med projektkontoret. I forlængelse af udbudsstrategiens intention om at planlægge entrepriserne efter teknisk kompleksitet er det besluttet, at den tidligere entreprise TE02(B4) opdeles i to selvstændige entrepriser B4-A, som omfatter Nuklearmedicin og laboratorier og B4-B, som omfatter Sterilcentral. Hensigten er at gøre entrepriserne mere specifikke i forhold til den funktionalitet, der skal være i bygningsentreprisen. I skema 1 og skema 2 er udgifterne for IT, udstyr og inventar er nu fordelt per bygningsetape, frem for per udstyrstyper. De tværgående delprojekter er fastholdt i deres helhed. Anvendelse af pris- og lønindeks (PL) PL angiver, hvilket indeks et beløb er opgjort i. PL(09) er indeks 100 og angiver niveauet for den oprindelige totalramme i det endelige tilsagn. PL(14) er indeks 108,1 og basisår for regulering af udstyrsbudgettet og anvendes som udgangspunkt for opgørelse af økonomisk forbrug. Herudover anvendes løbende priser, hvor der tales om specifikke års forbrugte midler, eller indeksering på tidspunkt for den enkelte entreprisekontrakt. PL(18) er pt. opgjort til indeks 115,2. Se endvidere kapitel 7 om pris- og lønindeks. 3 AGV står for Automated Guided Vehicles og betegner teknologi til interne transportopgaver. 4 Søg og Find projektet handler om at implementere teknologi, der giver mulighed for let at søge og finde mobilt udstyr via pc, smartphone el.lign., med henblik på at reducere personalets spildtid og øge udnyttelsesgraden for mobilt udstyr. Side 10

11 Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Dato: Projekt: Universitetssygehus Køge Kvartalsrapport: 2. kvartal pl. Oprindeligt budget 09-pl Samlet budget Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov 14-pl Byggeriets fremdrift (stade) Korrigeret budget*(a) 09-pl Korrigeret budget 14-pl Forbrug til dato(b) Disponer et forbrug til dato(c) Forventet resterende forbrug(d) Forventet samlet forbrug (e=b+c+d) Evt. difference: budget og forventet forbrug (a-e) Planlagt færdiggørels esgrad Realiseret færdiggørelsesg rad Byggeplads mv. [ ] 68,7 68,7 74,3 28,8 0,0 45,4 74,3 0,0 38,8% 38,8% Anlægsentreprise A1 133,0 141,8 153,3 121,7 24,2 7,3 153,3 0,0 79,4% 79,4% Anlægsentreprise A2 19,1 19,1 20,7 0,0 0,0 20,7 20,7 0,0 0,0% 0,0% TE01 - B1 B2 B6 B8 Beh. & senge bygning B4-A Laboratorie / Nuklearmedicin 1.911, , ,1 0,0 37, , ,1 0,0 0,0% 0,0% 229,2 228,4 246,9 0,0 0,0 246,9 246,9 0,0 0,0% 0,0% B4-B Sterilcentral 47,4 47,2 51,0 0,0 0,0 51,0 51,0 0,0 0,0% 0,0% B9 Energiforsyning 55,2 55,0 59,5 0,0 0,0 59,5 59,5 0,0 0,0% 0,0% B3 Varemodtagelse 64,8 64,6 69,8 0,0 0,0 69,8 69,8 0,0 0,0% 0,0% TE05 - B5 Vidensbygning 56,3 59,2 64,0 40,3 11,4 12,3 64,0 0,0 63,0% 63,0% B7 - Ombygninger 73,1 73,1 79,0 0,0 0,0 79,0 79,0 0,0 0,0% 0,0% BMS - tværgående 40,9 17,4 18,8 0,0 0,0 18,8 18,8 0,0 0,0% 0,0% DAS-tværgående 10,4 10,4 11,3 0,0 0,0 11,3 11,3 0,0 0,0% 0,0% Logistik anlæg ( AGV/Rørpost) 17,5 8,5 9,2 0,0 0,0 9,2 9,2 0,0 0,0% 0,0% Sum byggeplads og håndværkerudgifter 2.727, , ,9 190,9 73, , ,9 0,0 Omkostninger [03+70] 495,2 495,2 535,3 260,9 21,2 253,2 535,3 0,0 48,8% 48,7% heraf omkostninger vedr. it, udstyr og inventar It, udstyr og inventar TE01 - B1 B2 B6 B8 Beh. & senge bygning B4-A Laboratorie / Nuklearmedicin 75,8 75,8 75,8 23,6 3,0 49,2 75,8 0,0 31,2% 31,2% 340,5 340,5 340,5 0,0 0,0 340,5 340,5 0,0 0,0% 0,0% 101,5 101,5 101,5 0,0 0,0 101,5 101,5 0,0 0,0% 0,0% B4-B Sterilcentral 13,4 13,4 13,4 0,0 0,0 13,4 13,4 0,0 0,0% 0,0% B9 Energiforsyning 0,1 0,1 0,1 0,0 0,0 0,1 0,1 0,0 0,0% 0,0% B3 Varemodtagelse 3,9 3,9 3,9 0,0 0,0 3,9 3,9 0,0 0,0% 0,0% TE05 - B5 Vidensbygning 1,8 1,8 1,8 0,0 0,0 1,8 1,8 0,0 0,0% 0,0% B7 - Ombygninger 30,0 30,0 30,0 0,0 0,0 30,0 30,0 0,0 0,0% 0,0% AGV- Tværgående 19,5 19,5 19,5 0,0 0,0 19,5 19,5 0,0 0,0% 0,0% Søg og Find-Tværgående 27,0 27,0 27,0 0,0 0,0 27,0 27,0 0,0 0,0% 0,0% Løfterobot-Tværgående 9,2 9,2 9,2 0,0 0,0 9,2 9,2 0,0 0,0% 0,0% IT-systemer og software- Tværgående Mio. kr. 8,1 8,1 8,1 0,0 0,0 8,1 8,1 0,0 0,0% 0,0% Rådgivning og omkostninger 48,0 48,0 48,0 14,0 0,0 34,0 48,0 0,0 29,2% 29,2% Pct. SUM IT, udstyr og inventar,rådgivning ekskl. projektomkostninger og reserver [ øvrige] 603,1 603,1 603,1 14,0 0,0 589,1 603,1 0,0 2,3% 2,3% Reserver Byggeri [95] 246,0 234,3 253,2 0,0 0,0 253,2 253,2 0,0 0,0% 0,0% Heraf 3% reservepuljen 107,8 107,8 116,5 0,0 0,0 116,5 116,5 0,0 0,0% 0,0% Reserver it, udstyr og inventar [3095] 61,1 61,1 61,1 0,0 0,0 61,1 61,1 0,0 0,0% 0,0% Heraf 3% reservepuljen 20,5 20,5 22,2 0,0 0,0 22,2 22,2 0,0 0,0% 0,0% PL-korrektion -49,8-49,8 - I alt investeringer 4.082, , ,6 465,8 94, , ,6 0,0 10,6% 10,6% - heraf donationer I alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår * Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Af skema 2 Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet (s. 12) nedenfor fremgår den nuværende udgiftsprofil for projektet, som er udarbejdet på baggrund af den godkendte hovedtidsplan fra juni Alle udgifter i skema 2 er opgivet i løbende priser for det pågældende år, jf. det nævnte PL-indeks i skemaet. Side 11

12 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Dato: Projekt: Universitetssygehus Køge Kvartalsrapport: 2. kvartal 2018 Årets priser, mio. kr I alt I alt 14-pl I alt 09-pl Andel af total, pct. Fase PL indeks (100=2009) 105,4 106,5 108,1 110,2 111,7 113,1 115,2 117,5 117,5 117,5 117,5 117,5 117,5 117,5 Delprojektoversigt Byggeplads mv. [ ] ,2 18,3 8,3 6,5 8,0 7,6 7,6 7,1 2,5-79,2 74,3 68,7 1,7% Udførelse Anlægsentreprise A ,4 50,5 64,7 11, ,6 11,8 4,4 161,2 153,3 141,8 3,5% Udførelse Anlægsentreprise A ,0 1, ,2 8,2 2,2 22,5 20,7 19,1 0,5% Projektforslag TE01 - B1 B2 B6 B8 Beh. & senge bygning ,0 182,2 493,7 493,7 493,7 352,6 229,2 11, , , ,5 47,6% Projektforslag B4-A Laboratorie / Nuklearmedicin ,8 70,5 164,6 21, ,5 246,9 228,4 5,6% Disp-forslag B4-B Sterilcentral ,4 35,3 17, ,5 51,0 47,2 1,2% Disp-forslag B9 Energiforsyning ,9 38, ,7 59,5 55,0 1,3% Projektforslag B3 Varemodtagelse ,7 52,9 18, ,9 69,8 64,6 1,6% Disp-forslag TE05 - B5 Vidensbygning ,1 36, ,0-68,0 64,0 59,2 1,5% Udførelse B7 - Ombygninger ,2-11,8 23,5 23,5 14,1 9,7-85,8 79,0 73,1 1,8% Disp-forslag BMS - tværgående ,4 4,7 2,4 2,4 1,6-20,4 18,8 17,4 0,4% Disp-forslag DAS-tværgående ,2-1,2 3,5 3,5 2,4 1,5-12,3 11,3 10,4 0,3% Disp-forslag Logistik anlæg ( AGV/Rørpost) ,1 1,4 1,5-10,0 9,2 8,5 0,2% Disp-forslag Omkostninger 10,5 19,5 84,2 49,9 44,9 46,6 41,1 51,3 47,7 39,6 33,8 33,2 29,6 31,5 563,2 535,3 495,2 12,1% heraf omkostninger vedr. it, udstyr og inventar 1,6 2,9 5,8 6,3 7,3 7,2 6,5 8,2 7,7 6,4 5,4 5,3 4,8 5,0 80,3 75,8 75, IT, udstyr og inventar, rådgivning etc ekskl. reserver - - 1,0 1,7 6,9 4,4 2,4 4,7 6,5 5,6 5,3 5,3 6,4 1,3 51,4 48,0 48,0 1,2% Projektforslag TE01 - B1 B2 B6 B8 Beh. & senge bygning ,2 29,4 88,2 58,8 88,2 17,6 370,2 340,5 340,5 8,3% Projektforslag B4-A Laboratorie / Nuklearmedicin ,2 22, ,4 101,5 101,5 2,5% Disp-forslag B4-B Sterilcentral ,4 12, ,6 13,4 13,4 0,3% Disp-forslag B9 Energiforsyning , ,1 0,1 0,1 0,0% Projektforslag B3 Varemodtagelse ,2 3, ,3 3,9 3,9 0,1% Disp-forslag TE05 - B5 Vidensbygning , ,6-2,0 1,8 1,8 0,0% Udførelse B7 - Ombygninger ,6 15,0-32,6 30,0 30,0 0,7% Disp-forslag AGV ,6 10, ,2 19,5 19,5 0,5% Projektforslag Søg og Find ,4 9,4 9,4 1,2-29,4 27,0 27,0 0,7% Projektforslag Løfterobot ,7-5, ,0 9,2 9,2 0,2% Projektforslag IT-projektportefølje ,9 1,9 1,9 1,9 1,3-8,8 8,1 8,1 0,2% Projektforslag Reserver Byggeri jf styringsmanualen ,5 32,4 30,6 151,3 24,5 3,0 275,3 253,2 234,3 5,7% Heraf 3% reservepuljen , ,7 116,5 107,8 Reserver it, udstyr og inventar, jf styringsmanualen ,1 8,2 10,6 34,7 5,8-66,4 61,1 61,1 1,5% Heraf 3% reservepuljen , ,1 22,2 20,5 PL-korrektion ,8-1,2% - Samlede investeringer 10,5 19,5 85,2 52,0 115,5 156,1 136,4 284,0 825, ,7 823,4 733,8 448,5 71, , , ,9 100,0% - heraf donationer I alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår 10,5 19,5 85,2 52,0 115,5 156,1 136,4 284,0 825, ,7 823,4 733,8 448,5 71, ,0 - heraf reserver i alt ,6 40,7 41,1 186,0 30,3 3,0 341,6 314,3 295,3 - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 1,6 2,9 6,8 8,1 14,2 11,6 9,3 12,9 111,4 157,2 168,9 148,9 124,1 23,9 801,7 740,0 740,0 - optimeringskatalog 8,5 2,0 32,6 5,4 48,5 Side 12

13 5 Byggeriets fremdrift Hovedtidsplanen (bilag 1) illustrerer overordnet et forløb, hvor byggeriet ibrugtages successivt, og TE01, hvori Akutsøjlen indgår, forventes at være færdigbygget i Hovedtidsplanen er godkendt af Regionsrådet den 4. juni Hovedtidsplanen prioriterer behovet for: til enhver tid at have sengekapacitet på matriklen, som minimum svarende til nuværende kapacitet. Det betyder, at der bygges nye sengebygninger, inden eksisterende nedrives at kunne drive eksisterende hospital så vidt muligt uden produktionsnedgang i hele perioden. Dette betyder, at antallet af samtidigt igangværende byggepladser begrænses at kunne opdele byggeriet i passende entrepriser med henblik på at kunne udnytte entreprenørmarkedet optimalt Tidsplanen for anlægsentreprise A1 følges. Anlægsarbejdet har været i gang siden maj 2016, og der blev afholdt afleveringsforretning i februar 2018 og næste aflevering foregår primo juli Der er indgået kontrakt med MJ Eriksson om optionsarbejderne for anlægsentreprisen A1, således at MJ Erikson færdiggør disse anlægsarbejder løbende i takt med at byggeriet af hospitalet færdiggøres. Udførelsen af Vidensbygningen TE05 følger tidsplanen med overdragelse af vidensbygningen i oktober Med udgangen af 2. kvartal 2018 er fremdriften på byggeriet af TE05 planmæssig. For TE01 Senge/behandlingsbygningen er der den 23. marts 2018 meddelt en vinder af udbuddet. Opgaven er vundet af JV Itinera-CMB med Politechnica og EKJ rådgivende ingeniører som underrådgivere. Kontrakten blev underskrevet den 16. april 2018, hvorefter der blev afholdt en kick-offworkshop den 18. april Totalentreprenøren skal med udgangen af 2018 aflevere et projektforslag, som behandles af Regionsrådet i begyndelsen af For at indgå en endelig totalentreprisekontrakt skal totalentreprenøren udarbejde et projektforslag, som overholder den afsatte økonomiske ramme og opfylder bygherrens krav. Selve byggeriet vil strække sig frem til Som led i udarbejdelsen af kravspecifikationerne for bygninger til nuklearmedicin, laboratorier og sterilcentral, er den tidligere etape B4 blevet opdelt i to delprojekter B4-A Nuklearmedicin og laboratorier og B4-B Sterilcentral. Forud for dette har der været gennemført en brugerproces, for at få fastlagt brugernes krav og ønsker til funktionalitet. Med baggrund heri pågår der en validering de programmerede arealer, således at produktions- og brugerkravene er i overensstemmelse de programmerende antal rum og arealer, sammenholdt med den tilhørende anlægsøkonomi. Der planlægges med udbud af B4-A i 4. kvartal Udarbejdelse af kravspecifikation for B9 Energicentral er startet i 2. kvartal 2018 med forventet opstart af udbudsprocessen i 4. kvartal Ombygningsprojektet B7 har opstart af udarbejdelsen af projektforslag for ombygningsprojektet i 4. kvartal Bygningsautomation omfatter både CTS-anlæg, der er en leverance fra totalentreprenøren i TE01, og BMS-anlæg, der er en bygherreleverance. Det er intentionen, at der er gennemført en udbudsforretning og entreret med en leverandører for BMS anlægget medio 2019, således at BMS-leverandøren herefter kan indgå i samarbejde med totalentreprenøren for TE01. I udbudsmaterialet for TE01 er grænsefladen beskrevet mellem totalentreprenørens CTS-leverance og BMS-leverance, således at denne allerede er kendt for totalentreprenøren. Side 13

14 I figur 2 og det tilhørende skema er budget og realiserede tal nu opgjort i PL(14) prisniveau. Figur 2 Projektets udgiftsprofil (14-pl) Side 14

15 Skema til figur 2, i kr. (14-pl) Oprindelig Oprindelig Nuværende Nuværende Forbrug - investeringsprofil - investeringsprofil - Pct. af investeringsprofil investeringsprofil - Pct. af Forbrug - kvartal akk. (14- Pct. af År Kvartal årlig (14-pl) akk. (14-pl) total - årlig (14-pl) akk. (14-pl) total (14-pl) pl) total , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,0 I alt , , Side 15

16 6 Kvalitet og indhold Projekt Universitetshospital Køge er beskrevet i byggeprogram og helhedsplan og det afleverede dispositionsforslag, som er den seneste godkendte faseaflevering for projektet. Endvidere er projekteringen af etape TE01 baseret på en opdateret kapacitetsberegning og arealoptimering. Bearbejdning af projektet og fremskrivningen af aktivitetstal har medført nedenstående justeringer i projektet siden ansøgning om endeligt tilsagn frem til nuværende tidspunkt. Projektet overholder programmæssige krav og tilsagnsforudsætningerne. Behandlingskapacitet Nuværende kvartalsrapport Udbetalingsanmodning Dispositionsforslag Byggeprogram Ansøgning om endeligt tilsagn Dag- og ambulant behandling Antal sengedage Antal udskrivninger Arealer Bruttoareal nybyg m² m² m m m 2 Bruttoareal eksist m² m² m m m 2 Nettoareal samlet m² m² m m m 2 P-pladser Rum Sengestuer Rum til kirurgiske indgreb Intensivpladser Ambulatorier * Billeddiagnostiske modaliteter Acceleratorer 3. Bygger 3. Bygger rum til 5. rum til * Opgjort i dispositionsforslaget som undersøgelsesrum type B. Ambulatorier omfatter også type A. Ændringen i brutto- og nettoareal fra udbetalingsanmodning til nuværende kvartalsrapport skyldes en optimeringsproces gennemført for B4-A Nuklearmedicin og laboratorier og B4-B Sterilcentral, hvor funktionsarealer er blevet gennemgået og standardiseret således at nettoarealet er steget, mens det samlede bruttoareal er faldet. Projektet overholder programmæssige krav og tilsagnsforudsætningerne. Side 16

17 7 Generelle principper for rapportering Regnskabsmæssige principper, herunder for dispositionsregnskab I den løbende regnskabsførelse opereres med følgende typer: Anvisningsregnskab hvad der er bogført i regionens økonomisystem Dispositionsregnskab opgørelse af ikke-afholdte udgifter på indgåede aftaler Forventede resterende udgifter hvad der forventes/prognose for resterende periode De respektive parter i projektet har forskellige roller i udarbejdelsen af de forskellige regnskabselementer. Disse roller er beskrevet i projekthåndbogens afsnit 6.2 om rollefordeling i forbindelse med budget, ajourføring af budget og regnskab og afsnit 6.8 om løbende regnskab. Definition af oprindeligt og korrigeret budget Det oprindelige budget er i denne kvartalsrapport for 2. kvartal 2018 fastlagt som det budget, der indgik i udbetalingsanmodningen til Sundheds- og Ældreministeriet i december Korrigeret budget er reguleret med grænsefladeændringer for CTS- og BMS-entrepriser og flytning af centrale reserver til delprojekter under udførelse. Opgørelse af færdiggørelse og færdiggørelsesgrad På projektets nuværende stade er der både igangværende projekterings- og udførelsesfaser. Ved projektering opgøres graden af færdiggørelse ved en vurdering af fremdriften af rådgiverydelser mv. Denne vurdering foretages af bygherrerådgiver og bygherreorganisation. I udførelsesfasen af anlægsentreprise A1 vurderes fremdrift i forhold til en godkendt rateplan for betaling samt byggelederens vurdering af byggeriets stade. I udførelsesfasen af TE05, der udføres som totalentreprise vurderes fremdrift i forhold til en godkendt rateplan for betaling samt bygherrerådgivers og bygherres vurdering af byggeriets stade. For disse etaper gælder således også, at planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad opgøres identisk idet de begge er baseret på den godkendte rateplan. Opgørelsesmetoden for de kommende byggeetaper vurderes individuelt, når den konkrete afregningsog opfølgningsmetode med entreprenørerne kendes. Færdiggørelsesgrad for projektomkostninger opgøres som det økonomiske forbrug i forhold til budgettet. Budgettet er som udgangspunkt periodiseret på kvartaler i gældende regnskabsår. Forudsætninger for risikooversigter (trafiklysrapportering) Risikoparametrenes scoring og beregning af risikoniveau er beskrevet i projekthåndbogen. Risikoniveauet er fastsat efter en vurdering af sandsynlighed og konsekvens for hhv. økonomi, tid, kvalitet, omdømme og effektivisering. Den enkelte risiko scores fra 1 til 5. Risikoniveauet for risikoemnet fastsættes ud fra den største værdi af de vurderede parametre. Den økonomiske påvirkning af en risiko vurderes som den økonomiske konsekvens, risikoemnet vil have på den samlede projektøkonomi. Det kan være den direkte ekstra udgift, der vil være til at udbedre en hændelse, eller en afledt økonomisk udgift ved f.eks. en forlængelse, som medfører fordyrelse. I forbindelse med vurderingen af, om de afsatte reserver er tilstrækkelige foretages en vurdering af, hvad den sandsynlige økonomiske påvirkning er. Dette foretages ved at sammenholde den beregnede økonomiske påvirkning med sandsynligheden for, at risikoemnet indtræffer (økonomisk konsekvens x sandsynlighed). Sandsynligheden indgår med den øverste værdi i sandsynlighedsintervallet (sandsynlighedsscore 2 har sandsynlighed pct. og indgår således med 20 pct. i beregningen). Side 17

18 I kvartalsrapporten er medtaget en oversigt over risici, som er på rødt risikoniveau eller på gult risikoniveau med en sandsynlig økonomisk påvirkning på mere end 2 mio. kr. Dermed skønnes rapporten at indeholde relevante risici målt på risikoniveau og økonomisk betydning. Principper for afsætning af reserver Reserverne er opgjort i overensstemmelse med styringsmanualens bestemmelser om reserver til udførelsesrisiko, entreringsrisiko, uforudselige forhold og en 3 pct.-reservepulje. Reservepuljernes størrelse er fastsat i styringsmanualen og afhænger af, hvorvidt der er tale om totalentreprise eller fag- /hovedentrepriser. Reserverne er opdelt til henholdsvis byggeri og til udstyr. Reserverne periodiseres på de enkelte år baseret på afløbsplanen for håndværkerudgifter og forventet afløb på investeringer til it, udstyr og inventar. Reserverne budgetteres på særskilte reservekonti indtil det tidspunkt, hvor et delprojekt går i udførelsesfase. På dette tidspunkt overføres de relevante reserveposter til delprojektets budget for udførelsen. Opgørelse af rammen til it, udstyr og inventar Rammen for IT, udstyr og inventar er i det endelige tilsagn opgjort til 740 mio. kr. i 09-pl. Det bemærkes, at projektomkostninger vedrører f.eks. bygherrens organisation, bygherrerådgivning, byggeleder og projektkontor indgår i de 740 mio. kr. med en forholdsmæssig andel i opgørelsen af udgifter til it, udstyr og apparatur. Denne andel udgør omkring 75 mio. kr. (09-pl). Frem til og med 2017 er dette beregnet konkret på baggrund af de faktiske udgifter. For 2018 og frem er den relative andel skønnet. Sundheds- og Ældreministeriet har besluttet, at regionen kan undlade at pl-regulere delrammen til it, udstyr og inventar frem til og med 2014, således at det nominelle krav i tilsagnet reguleres med 2014 som basisår. Den undladte pl-regulering fra 2009 til 2014 er udregnet således, at rammen til it, udstyr og inventar i 09-pl udgør 684,5 mio. kr., inkl. reserver og andel af projektomkostninger. I budgettet er derfor overført 55 mio. kr. fra udstyrsbudgettet til bygge-og anlægsbudgettet (opgjort i 09-pl). Pris- og lønindeks I skema 1 angives økonomien fortrinsvis i 2014-pl. Dette sker for lettest muligt at kunne sammenstille budget og regnskab. I skema 2 angives økonomien i løbende priser så afsluttede regnskab angiver regnskabsresultatet i det pågældende års PL, mens indeværende og kommende budgetår angiver budgettal i det aktuelle budgetårs PL. PL-niveau er angivet øverst i skema 2. Den økonomiske ramme til it, udstyr og inventar udgør i det endelige tilsagn 740 mio. kr. i 09-pl. I overensstemmelse med muligheden for at undlade at pl-regulere delrammen for udstyr frem til og med 2014, pl-reguleres udstyrsrammen i stedet med 2014 som basisår med henblik på at allokere relativt flere midler til byggeri, svarende til 55 mio. kr. i 09-pl. For at opnå en administrativ enkel model for opgørelse af forbruget op mod den fastsatte totalramme, håndteres den differentierede pl-regulering i perioden ved at opgøre forbrug i prisniveau. Ved at opgøre forbrug i 2014-prisniveau kan samtlige udgifter fra 2014 og frem reguleres efter samme pl-indeks og dermed en ensartet tilbagediskontering af forbrug. Forbruget i perioden skal således kun én gang opgøres i 2014-prisniveau. Regulering af budgetrammen fra niveau til 2014-niveau er foretaget dels med 1) en nul-regulering af udstyrsrammen, 2) en regulering af rammen til byg og projektomkostninger, som ligger ud over den Side 18

19 almindelige pl-regulering og dermed også omfatter de frigjorte midler ved nul-reguleringen af udstyrsrammen, og dels 3) en pl-korrektionspost, som kompenserer for opreguleringen af rammen til byg og projektomkostninger, således at den samlede ramme i 09-pl holder sig inden for den fastsatte totalramme. Med denne metode opnås, at alle forbrugsdata fremadrettet kan reguleres tilbage til 2014-niveau med den til enhver tid gældende pl-sats. Den løbende kontrol af overholdelse af den samlede totalramme fra det endelige tilsagn opgjort i 09-pl sikres ved overholdelse af den opgjorte ramme i 14-pl. I skema 1 og skema 2 udgør pl-korrektionsposten 50 mio. kr. (09-pl). Differencen til 55 mio. kr., der er allokeret fra udstyr til byggeri skyldes, at en række udgifter, der indgår i udstyrsrammen (lønninger, projektomkostninger mv.), registreres sammen med de øvrige projektomkostninger, svarende til i alt ca. 76 mio. kr. i 14-pl. Pl-forskellen fra 09 til 14-niveau indgår således i de øvrige projektomkostninger. Styringsmanual Projektets gældende styringsmanual er godkendt af Regionsrådet i marts Side 19

20 8 Bilag 1 Hovedtidsplan TE01 - Senge- og behandlingsbygning Udbudsfase Projektering Udførelsesfasen Byggeri afsluttet (etapevis) B4-A -Nuklearmedicin, laboratorier Kravspecifikation Udbudsfase Projektering Udførelsesfasen Byggeri afsluttet B4-B - Sterilcentral Kravspecifikation Udbudsfase Projektering Udførelsesfasen Byggeri afsluttet B9 - Energicentral Kravspecifikation Udbudsfase Projektering Udførelsesfasen Byggeri afsluttet B3 - Apoteksenhed og varemodtagelse Kravspecifikation Udbudsfase Projektering Udførelsesfasen Byggeri afsluttet TE05 - Videnshus Udførelsesfasen Byggeri afsluttet - midlertidig idrifttagelse Færdiggørelse til klinisk drift Endeligt byggeri afsluttet B7 - Ombygninger Projektforslag - B7-samlet A1 og A2 - Anlægsentrepriser Udførelsesfasen A1 Projektering og udbud A2 Udførelsesfasen A2 NB: Udførelsesperioder for B7 planlægges under projektforslag Tidsplan jf. regionsrådet godkendelse 4. juni 2018 Orientering til FU/RR Godkendelse fra FU/RR kv 2.kv 3.kv 4.kv 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv Byggeri afsluttet Iht. tidsplanen Overskridelse af tidsplanen Overskridelse af tidsplanen med konsekvens for den samlede tidsplan Status Side 20