Indholdsfortegnelse. Vejledning til retningslinjer for Godkendt Teknologisk Service. Notat

Transkript

1 Notat Vejledning til Retningslinjer for Godkendt Teknologisk Service Indholdsfortegnelse Vejledning til retningslinjer for Godkendt Teknologisk Service Anvendelsesområde Instituttets strategiplan Resultatkontraktaktiviteter Milepæle Vurderingskriterier Tidsplan for resultatkontraktprocessen Gennemførelse af resultatkontrakterne og opfølgning på institutternes indsats og resultater Ressourcemæssige omdisponeringer inden for resultatkontrakten Faglige justeringer i aktivitetsplanerne Afregningssystem og GTS-satser Internationale aktiviteter Institutternes egenfinansiering Terminer for aconto udbetaling af resultatkontraktmidler Rapportering Krav til økonomisk og faglig rapportering Instituttets økonomiske rapportering Instituttets faglige rapportering Faglig opfølgning på instituttets performance Indsamling af kundeoplysninger til brug for analyser Kommunikation omkring støttede aktiviteter oktober 2018 Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte Bredgade 43 Postboks København K Tel Fax ufm@ufm.dk CVR-nr Ref.-nr. 17/ Vejledning til retningslinjer for Godkendt Teknologisk Service Nærværende dokument indeholder en vejleding om den praktiske udmøntning af retningslinjerne for Godkendt Teknologisk Service (GTS). Bemærk at skemaer til brug for kommunikation mellem Godkendte Teknologiske Serviceinstitutter og Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte findes i bilag til nærværende vejledning. 1. Anvendelsesområde Det fremgår af Lov om Teknologi og Innovation, at GTS-institutter godkendes som GTS-institut for op til tre år ad gangen. Vurderingen foretages af Forskningsministeren på baggrund af en indstilling fra Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte (styrelsen). Vurderingen baserer sig på en samlet vurdering af, om instituttets faglige, økonomiske og organisatoriske grundlag (fortsat) er betryggende, og om instituttet overholder kravene til GTS-institutterne som beskrevet i retningslinjerne. Vurderingen tager afsæt i indsendt materiale, samt styrelsens 1/10 1/10

2 eventuelle erfaringer med ansøgerens tidligere virke som GTS-institut eller i øvrigt som aktør i det danske innovationssystem. En godkendelse som GTS-institut berettiger til at ansøge om at få del i de midler, der er afsat på de årlige bevillingslove inden for teknologisk service. Godkendelse giver ikke i sig selv ret til offentlig medfinansiering. 2. Instituttets strategiplan Instituttets strategiplan for den kommende 3-årige resultatkontraktperiode er et centralt element i vurderingen af GTS-godkendelsen. Instituttets strategiplan beskriver i tekst og tal GTS-instituttet, dets mål og dets plan for at nå målene. I strategiplanen skal instituttet give et kortfattet og kvalificeret billede af instituttets situation og perspektiverne for den kommende 3-årsperiode, samt fastsætte de overordnede mål for instituttets faglige og økonomiske udvikling i denne periode. Instituttet vælger selv, hvordan strategiplanen skal struktureres. Strategiplanen skal dog som minimum adressere følgende elementer: Vision, mission, værdier og det forretningsmæssige rationale Status og placering i vidensystemet Profil og organisation Målgrupper Opsamling på realiseringen af den seneste strategiplan Væsentlige udviklingstendenser af betydning for instituttet Centrale strategiske udfordringer for instituttet i den kommende resultatkontraktperiode Mål og strategi for kommercielle aktiviteter, teknologiudvikling og innovation Prioriterede fremtidige forsknings- og innovationsmæssige aktivitetsområder Internationale aktiviteter. Som en del af strategiplanen skal der endvidere udarbejdes budgetter for periodens hovedtal til brug for UFM s indseende med instituttets samlede virksomhed. Budgetskemaet (Bilag, afsnit D) dækker en periode på seks år: de to forudgående regnskabsår som reference samt budgettal for det år, hvori strategiplanen skrives og budget for hvert af de tre år, strategiplanen omfatter. Formålet med skemaet er at give en oversigt over instituttets økonomi og forventede udvikling. 3. Resultatkontraktaktiviteter GTS-institutternes resultatkontraktproces finder normalt sted hver tredje år og består af to elementer; en vurdering af GTS-godkendelsen og indgåelse af en ny resultatkontrakt. Jf. retningslinjerne kan GTS-institutterne via resultatkontraktmidlerne dække omkostninger i form af lønudgifter og mindre udlæg til de medarbejdere på GTS-instituttet, der er direkte involveret i opbygningen af nye F&U-kompetencer, i udvikling af den teknologiske infrastruktur eller i gennemførelsen af strategiske videnspredningsaktiviteter, der er aftalt i hvert enkelt instituts resultatkontrakt. Institutter med en GTS-godkendelse, har mulighed for at indgå en resultatkontrakt med styrelsen, og derigennem få andel i GTS-resultatkontraktmidlerne. Resultatkontraktansøgningen skal fokusere på de aktiviteter, der ønskes medfinansieret af styrelsen. Resultatkontraktansøgningen skal have en opbygning og karakter, så 2/10

3 den kan danne grundlag for en egentlig kontrakt om medfinansiering. Der indgås som hovedregel 3-årige resultatkontrakter. En resultatkontrakt består typisk af et antal aktivitetsplaner, som fokuserer på konkrete og afgrænsende F&U- eller infrastrukturaktiviteter eller strategiske videnspredningsaktiviteter. Hvert institut foreslår et antal aktivitetsplaner, der efterfølgende vurderes og prioriteres i styrelsen i åben konkurrence med de andre aktivitetsplaner, som instituttet selv og de andre institutter har foreslået. Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte ser gerne, at GTS-institutterne i fællesskab foreslår aktivitetsplaner, der gennemføres i et samarbejde mellem to eller flere institutter. I aktivitetsplanen skal instituttet grundlæggende gøre rede for hvilke nye teknologiske serviceydelser og kompetencer, der vil blive udviklet via resultatkontraktmidlerne, præcisere og kvantificere den direkte målgruppe i dansk erhvervsliv for disse ydelser, samt beskrive hvordan projektaktiviteterne og den nye viden løbende vil blive formidlet til danske virksomheder. Aktivitetsplanerne kan indsendes i styrelsens digitale ansøgningssystem e-grant. Ansøgningerne kan lagres i MS Word og PDF formater. Såfremt instituttet ønsker at aflevere i et andet søgbart digitalt filformat, skal dette aftales med styrelsen. Aktivitetsplanen skal følge skabelonen i Bilag A. Hvert forslag bør som hovedregel ikke fylde mere end 5-10 A4 sider. Økonomioplysninger for de aktivitetsplaner, som bliver prioriteret af styrelsen og kommer til at indgå i resultatkontrakten, skal samles i et skema, som angivet i Bilag C2. Der skal være sporbarhed fra de prioriterede aktivitetsplaner til den efterfølgende økonomiske og faglige opfølgning. Institutternes indspil af aktivitetsplaner sker typisk i en 2-faset proces, hvor en kort version af institutternes ideer til nye aktivitetsplaner først lægges ud til offentlig debat, screening, kvalitetssikring og forbedring via en dertil indrettet hjemmeside, og efterfølgende indsendes til styrelsen i en mere detaljeret version, der om nødvendigt kan danne udgangspunkt for en præcisering til brug for den endelige resultatkontrakt. Det typiske forløb af resultatkontraktprocessen er beskrevet i Milepæle Indsats og resultat af det arbejde, som instituttet skal producere i de enkelte aktivitetsplaner angives ved brug af milepæle. Milepælene skal gøre det muligt at måle og følge op på de præstationer og effekter, som arbejdet med aktivitetsplanen genererer. Alle milepæle skal opfylde følgende kriterier. En milepæl skal være: 1. Konkret - Hvad skal være opfyldt for at milepælen er nået. 2. Målbar - Det skal være muligt at måle om målet er nået 3. Attraktiv - Målet skal være ønskeligt for instituttet og for styrelsen 4. Realistisk - Er målet realistisk i forhold til de afsatte ressourcer 5. Tidsbestemt - Hvornår i RK-perioden den enkelte milepæl skal være nået (Hele år) Antallet af milepæle skal være afstemt med aktivitetens omfang og kompleksitet. Mindre delaktiviteter samles i få, relevante milepæle årligt. 3/10

4 3.2. Vurderingskriterier Ved udarbejdelse af forslag til aktivitetsplaner skal godkendte institutter være opmærksomme på, at forslag ligger i tydelig forlængelse af instituttets strategiplan adresserer strategisk vigtige udfordringer og muligheder for dansk erhvervsliv og det danske samfund er formuleret klart, nøgternt og forståeligt for ikke-specialister er defineret i dialog med målgrupperne for at sikre nytteværdien og størst mulig samfundsmæssigt afkast af investeringen er på forkant af markedet for teknologisk service vedrører aktivitetsområder, hvor instituttet har eller kan få en klar spidskompetence inden for et specifikt fagligt område Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte fastlægger forud for en ansøgningsrunde, hvilke vurderingskriterier og krav, der skal gælde for prioriteringen mellem de indkomne ansøgninger. Typiske vurderingskriterier vil være: Serviceydelsens erhvervs- og samfundsmæssige relevans og potentiale i Danmark, herunder den nationale videnspredningsindsats Omfang af videnspredning til, og inddragelse af, relevante eksterne parter i aktiviteten Aktivitetens teknologiske og innovationsmæssige nyhedsværdi og ambitionsniveau Placeringen af aktiviteten i forhold til innovationsfremmesystemet samlet set, herunder samspil med danske og udenlandske videninstitutioner og international videnhjemtagning Aktivitetens indre sammenhæng og sammenhæng med instituttets strategi og øvrige aktiviteter Milepælenes kvalitet og ambitionsniveau Instituttets egenfinansiering og forhold mellem styrelsens investering og danske virksomheders forventede udbytte Kriterierne kan tilpasses det konkrete opslag, for eksempel i forbindelse med vurderingen af infrastrukturaktiviteter og ved tematiserede udbud af GTS-tillægskontrakter Tidsplan for resultatkontraktprocessen Processen for indgåelse af resultatkontrakter finder som hovedregel sted hvert tredje år efter nedenstående tidsplan: April-maj: Institutterne indsender deres udkast til korte beskrivelser af ideer til aktivitetsplaner i den kommende resultatkontrakt. April-juni: Ideerne lægges ud til offentlig debat. Maj-juni: Dialog mellem styrelse og institut om muligheder og udfordringer ved de foreslåede ideer. August-september: Institutterne afleverer strategiplaner og forslag til aktivitetsplaner der kan indgå i en resultatkontrakt Oktober-november: Tilbagemelding fra styrelsen om ramme for kommende resultatkontrakt, samt prioritering af de foreslåede aktivitetsplaner. November: Institutterne afleverer endeligt forslag til resultatkontrakt samt endelig strategiplan 4/10

5 December: Indgåelse af resultatkontrakt under den bevillingsforudsætning, at de relevante finanslove vedtages og at de pågældende ansøgere opnår Forskningsministerens godkendelse som GTS-institutter Januar-februar: Offentliggørelse af indgåede resultatkontrakter 4. Gennemførelse af resultatkontrakterne og opfølgning på institutternes indsats og resultater GTS-institutterne skal som hovedregel gennemføre deres aktivitetsplaner som det er aftalt i resultatkontrakten og årligt rapportere på fremdriften i arbejdet og realiseringen af de opstillede mål, succeskriterier, resultater og effekter, samt på instituttets generelle faglige og økonomiske udvikling. Idet aktivitetsplanerne typisk strækker sig over tre år, kan der undervejs opstå behov for justeringer og omprioriteringer i arbejdet, enten i form af ressourcemæssige omprioriteringer mellem forskellige aktiviteter eller i form af justeringer af faglig karakter, for eksempel i aktivitetsplanernes milepæle. Sådanne justeringer skal ske i overensstemmelse med retningslinjernes pkt Udgifter til overordnet ledelse, stabsfunktioner, infrastruktur m.m. dækkes udelukkende via den overhead-faktor, der indgår i instituttets samlede timesats, jf. Bilag G Der kan ikke anvendes resultatkontraktmidler til afholdelse af lønudgifter i forbindelse med et instituts interne videndeling omkring resultatkontraktaktiviteterne, men disse udgifter kan være en del af instituttets egenfinansiering af resultatkontraktaktiviteten. I forbindelse med projekter, der vedrører et samarbejde med universiteter og andre forskningsbaserede videninstitutioner, kan GTS-institutterne anvende resultatkontraktmidler til indkøb af viden fra et universitet, for eksempel via medfinansiering af Ph.d.-projekter på et universitet eller til frikøb af en universitetsforsker. Såfremt der under en aktivitetsplan anvendes mere end kr. pr. år på et enkelt universitet eller en enkelt videninstitution, skal GTS-instituttet orientere herom. Resultatkontraktmidlerne kan anvendes til at finansiere institutternes deltagelse i større forsknings- og udviklingsprojekter jf. retningslinjerne pkt Ressourcemæssige omdisponeringer inden for resultatkontrakten Det er instituttets ansvar at nå de aftalte mål og milepæle. Jf. retningslinjerne pkt. 6.1 kan institutterne i begrænset omfang omdisponere resultatkontraktmidler imellem enkeltaktiviteter Faglige justeringer i aktivitetsplanerne Det kan ske at et GTS-institut, gerne i overensstemmelse med en aktivitets faglige følgegruppe, undervejs i arbejdet med en aktivitetsplan vurderer, at de opstillede mål og milepæle ikke længere er relevante, for eksempel på grund af teknologiske eller forretningsmæssige forandringer, og derfor ønsker at justere disse. I så fald skal aktivitetsplanens mål og milepæle tilpasses efter aftale med styrelsen, der vil tilse, at aktiviteten fastholder det faglige ambitionsniveau og den erhvervs- og samfundsmæssige relevans. Ved behov for faglige justeringer skal GTS-instituttet 5/10

6 ikke afvente årsrapporteringen, men kontakte styrelsen, så snart behovet for en justering af aktivitetsplanen opstår. Ansøgning om omdisponering skal indeholde oplysninger om oprindeligt planlagte aktiviteter, forslag til justerede aktiviteter, samt en argumentation herfor, som i relevant omfang forholder sig til ændringsforslagenes betydning for den samlede aktivitet, herunder i relation til de vurderingskriterier, som aktiviteten oprindeligt er vurderet på baggrund af Afregningssystem og GTS-satser Udgangspunktet for afregningssystemet i planlægningsfasen er GTS-instituttets budget for omkostningerne i det kommende år. I skemaet i Bilag H foretages en konsekvensberegning af de budgetterede omkostninger. Denne beregning resulterer i en forventet omkostningsfaktor for det kommende år. Denne omkostningsfaktor, der er forskellig fra institut til institut, ganges med den direkte løn for de medarbejdere, der er tilknyttet RK-aktiviteten, for at nå frem til den budgetterede individuelle timepris for det kommende år. Når året er afsluttet foretages samme beregning på basis af de realiserede og revisorattesterede tal fra årsregnskabet. Der udarbejdes således en efterkalkulation af de budgetterede timepriser. Det er de individuelt efterkalkulerede timepriser, der skal anvendes i den faglige årsrapport. Efterkalkulationen skal være attesteret af instituttets revisor, jf. bilag, afsnit H. Såfremt den realiserede og attesterede overheadfaktor viser sig at være lavere end instituttets budgetterede overheadfaktor, skal institutterne tilbagebetale differencen. Såfremt institutterne har leveret en større egenfinansiering, end den der er aftalt i resultatkontrakten, kan denne større egenfinansiering modregnes i tilbagebetalingen. 5. Internationale aktiviteter Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte ønsker gennem resultatkontrakter med GTS-institutterne at understøtte og fremme national og international videnopbygning, -udveksling og hjemtagning forudsat, at det sker med udgangspunkt i bredt forankrede nationale ønsker og behov. Styrelsen ønsker således ikke at understøtte aktiviteter, der primært kommer udenlandske virksomheder og interesser til gode, uanset den eventuelle økonomiske interesse for det enkelte GTS-institut. GTS-institutterne har mulighed for at bruge deres resultatkontraktmidler til at finansiere F&U-aktiviteter, der foregår uden for Danmarks grænser samt som medfinansiering til udenlandske F&U-bevillinger. I så fald skal dette fremgå tydeligt af den pågældende aktivitetsplan, der endvidere skal indeholde en beskrivelse af, hvorledes instituttet vil forankre de udenlandske F&U-aktiviteter i de danske teknologiske serviceydelser. Dette kan eksempelvis indebære ud- og ind stationeringer af medarbejdere, ph.d. udveksling, fælles internationale forskningsansøgninger m.v. Der vil i vurderingen af sådanne aktiviteter blive lagt stor vægt på, hvordan F&U-aktiviteterne forankres i Danmark og kommer danske virksomheder til gode, og herunder om GTS-instituttet inden for det pågældende fokusområde har et selvstændigt forskningsmiljø i Danmark, hvor den hjemtagne viden kan forankres, så danske virksomheder kan 6/10

7 gå til de nationale GTS-institutter og derfra opnå direkte adgang til den viden som skabes i de internationale aktiviteter. 6. Institutternes egenfinansiering Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte forventer, at GTS-institutterne bidrager med egenfinansiering til gennemførelsen af de aktivitetsplaner, der indgår i institutternes resultatkontrakter. Dette med henblik på at investeringen af resultatkontraktmidler netop skal udmønte sig i teknologiske serviceydelser, som institutterne på markedsmæssige vilkår kan sælge til danske virksomheder og offentlige myndigheder og derigennem skabe et overskud til nye investeringer i forskningsog udviklingsaktiviteter samt til vækst og konsolidering. Der foreligger ikke et specifiktog tværgående krav til omfanget af institutternes egenfinansiering, idet der kan være stor forskel på de enkelte aktivitetsplaners økonomiske potentiale for institutterne, ligesom der kan være aktivitetsplaner, der har en stor samfundsmæssig værdi, men kun et mindre økonomisk potentiale for det enkelte institut. Graden af egenfinansiering imidlertid indgå i vurderingskriterierne, når institutternes aktivitetsplaner bliver prioriteret. Det niveau for GTS-institutternes egenfinansiering af RK-aktiviteter, som aftales i resultatkontrakten, betragtes kontraktmæssigt som et minimumskrav, der skal overholdes på lige fod med den øvrige finansiering. Det betyder, at egenfinansiering ikke er en hensigt, men en forpligtigelse, der skal opfyldes, inden disponeringsreglerne (jf. retningslinjer pkt. 5.1) kan benyttes. Det betyder endvidere, at eventuelle uforbrugte resultatkontraktmidler kun kan modregnes i den egenfinansiering, der ligger ud over det aftalte minimumsniveau for egenfinansieringen. 7. Terminer for aconto udbetaling af resultatkontraktmidler. GTS-institutternes resultatkontraktmidler udbetales efter følgende udbetalingsprofil: Primo januar a conto udbetaling af 1. rate af resultatkontraktmidlerne (30 pct.) 31. marts aconto udbetaling af 2. rate af resultatkontraktmidlerne (30 pct.) 30. juni aconto udbetaling af 3. rate af resultatkontraktmidlerne (25 pct.) 30. september aconto udbetaling af 4. rate af resultatkontraktmidlerne (15 pct.) 8. Rapportering Oversigt over rapporteringsforpligtelser af hensyn til styrelsens tilsyn og indseende med institutternes aktiviteter. Indseende Tilsyn Halvårsrapport med nøgletal Revisorattesteret overheadfaktorberegning Økonomisk dimension Årsrapportering inkl. beretning og revisionspåtegning Faglig dimension Strategiplan (hvert 3. år) Revisionsprotokol eller revisionsberetning i henhold til revisionsinstruks Direktionserklæring Faglige rapporter for de medfinansierede aktivitetsplaner 7/10

8 Evt. evalueringer Evt. midtvejs- og slutreviews af aktivitetsplaner 8.1. Krav til økonomisk og faglig rapportering I henhold til lov om teknologi og innovation 5 skal Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte have indseende i institutternes samlede virksomhed og føre tilsyn med anvendelsen af resultatkontraktmidlerne. Styrelsen skal i den forbindelse have den information og de oplysninger, der er nødvendige for at have dette indseende og kunne føre det fornødne tilsyn med GTS-institutterne, og herunder også om institutterne gennemfører de aftalte aktiviteter og fastholder de aftalte mål. Institutterne skal således årligt aflevere: en økonomisk rapportering for instituttet en rapport omkring instituttets samlede strategiske og faglige udvikling, inkl. en direktionserklæring (jf. bilag, afsnit F) rapporter for hver af de medfinansierede aktivitetsplaner i resultatkontrakten, inkl. evt. tillægskontrakter Rapporteringen afleveres senest 1. maj hvert år. Rapportering indsendes i styrelsens digitale rapporteringssystem e-grant. Krav til de forskellige elementer i rapporteringen er beskrevet nedenfor. GTS-institutterne skal opbevare rapporter og regnskabsmateriale mv. i overensstemmelse med reglerne i bogføringsloven, eller så længe kontrol og tilsyn kan finde sted, normalt 5 år, hvis der ikke er særlige forhold, der tilsiger andet. Såfremt der vurderes, at være behov for det, kan Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte beslutte yderligere rapporteringskrav, eller at kadencen for et eller flere af rapporteringselementerne forøges. Styrelsen kan endvidere beslutte at gennemføre fagspecifikke, institutspecifikke eller tværgående evalueringer af GTS-indsatsen Instituttets økonomiske rapportering For at sikre Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte det fornødne indsende med institutternes økonomiske udvikling og forbrug af resultatkontraktmidlerne skal alle institutter aflevere: Årsregnskab (moderselskab og koncern) i henhold til årsregnskabsloven inklusive tal for datterselskaber og minoritetsinteresser. Halvårsrapportering baseret på Bilag, afsnit F Budget godkendt af bestyrelsen med en specifikation der som minimum svarer til posterne i skemaet for halvårsmeddelelse, jf. bilag, afsnit F (anvendes til den løbende opfølgning). Opgørelse af instituttets omkostningsfaktor jf. bilag, afsnit G med tilhørende skema og vejledning) En underskrevet direktionserklæring udformet i overensstemmelse med Bilag F For at sikre styrelsens tilsyn med resultatkontraktmidlerne, skal alle institutter aflevere: 8/10

9 Revisionsprotokol eller revisionsberetning udarbejdet på basis af revisionsinstruksen, jf. bilag afsnit H, I. Efterkalkulation af overheadfaktor og timepriser, jf. bilag afsnit G Instituttets faglige rapportering Den faglige opfølgning på instituttets indsats består af følgende elementer En opfølgning på instituttets samlede strategiske og faglige udvikling, inkl. en direktionserklæring En faglig opfølgning på instituttets performance på udvalgte indikatorer En faglig opfølgning på fremdriften i og resultaterne fra hver enkelt aktivitetsplan Gennemførelse af et antal reviews af udvalgte aktivitetsplaner 9. Faglig opfølgning på instituttets performance I forbindelse med den årlige rapportering skal der gives en status på instituttets performance på en række indikatorer. Til denne del af rapporteringen skal benyttes skabelonen i Bilag til Vejledning til Retningslinjer for Godkendt Teknologisk Service, afsnit B. 10. Faglig opfølgning på fremdrift og resultater fra hver enkelt aktivitetsplan For hver aktivitetsplan udfyldes et rapporteringsskema, som beskrevet i Bilag til Vejledning til Retningslinjer for Godkendt Teknologisk Service, afsnit C. I forbindelse med denne del af afrapporteringen skal instituttet vedlægge den senest godkendte version af hver aktivitetsplan inkl. evt. justerede milepæle og justeret budgetskema (med justeringerne angivet med ændringsmarkeringer). Den faglige årsrapportering skal indeholde en talmæssig opdatering af budgetskemaet (Bilag C1) og oversigtskemaet over igangværende aktivitetsplaner (Bilag C2). Begge skemaer findes i Bilag til Vejledning til Retningslinjer for Godkendt Teknologisk Service. Ved afslutningen af en resultatkontraktperiode suppleres den årlige rapportering på aktivitetsplanen med en rapportering på de opnåede erfaringer fra og den samlede effekt af hver af de gennemførte aktivitetsplaner samt en kort redegørelse for, hvad den samlede gennemførelse af resultatkontrakten har betydet for instituttets strategiske og forretningsmæssige udvikling. Reviews af udvalgte aktivitetsplaner Ud over institutternes skriftlige årsrapportering, kan Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte tage initiativ til at gennemføre midtvejs- og slut-review, i det omfang styrelsen vurderer det hensigtsmæssigt. Antallet og formen af disse midtvejsreview fastlægges af styrelsen på baggrund af dialog med GTS-institutterne. 11. Indsamling af kundeoplysninger til brug for analyser Det er vigtigt, at der er mulighed for at dokumentere effekten af GTS-nettets offentligt finansierede F&U-projekter med danske virksomheder. For at understøtte at et sådant dokumentationsgrundlag er til stede, er alle institutter forpligtet til at registrere følgende oplysninger om danske samarbejdspartnere i danske offentligt 9/10

10 finansierede F&U-projekter, opgjort pr. kalenderår med følgende oplysninger: Virksomhedsnavn, CVR-nummer, fysisk adresse, kontaktperson, samt tlf.nr, og adresse på denne kontaktperson. Disse oplysninger skal ligeledes stilles til rådighed i forbindelse med analyser, undersøgelser, evalueringer og lignende iværksat af. Det er ligeledes af væsentlig betydning, at der er mulighed for at dokumentere effekten af investeringer i GTS-nettet, for eksempel i form af effektanalyser, brugertilfredshedsundersøgelser og evalueringer. For at understøtte et datagrundlag til dette, er alle institutter forpligtet til at registrere følgende oplysninger om alle fakturerede danske kunder opgjort pr. kalenderår: Virksomhedsnavn, CVR-nummer, fysisk adresse, kontaktperson, samt tlf.nr, og adresse på denne kontaktperson. Institutterne er forpligtet til at stille disse data til rådighed i forbindelse med analyser, undersøgelser, evalueringer og lignende iværksat af Styrelsen. Tilrettelæggelsen og omfanget af den enkelte analyse drøftes med GTS-nettet, herunder hvilke data, der konkret er relevante at stille til rådighed. Desuden drøftes de nærmere betingelser og format for leveringen af disse data i forbindelse med den enkelte analyse under iagttagelse af gældende regler for fortrolighed mv. I videst muligt omfang skal udleverede kundedata håndteres på anonymiseret form, eventuelt ved brug af tredjepart som Danmarks Statistik. Hvis styrelsen ønsker at kontakte kunder direkte via mail eller telefon, aftales vilkårene herfor ligeledes i forbindelse med tilrettelæggelsen af den enkelte analyse. GTS-institutterne er ikke forpligtet til at udlevere data omkring størrelsen af virksomhedernes køb, men skal have registreringer, der gør det muligt at kategorisere institutternes danske kunder i forskellige grupper af købsstørrelse (f.eks. alle danske virksomheder med et køb over et bestemt beløb), såfremt sådanne opdelinger af virksomhederne viser sig relevant i forhold til gennemførelsen af en konkret analyse. Kundeforhold, hvor der foreligger en særskilt skriftlig fortrolighedsaftale i form af en non-disclosure aftale eller tilsvarende, kan til enhver tid undtages fra at indgå i datamaterialet. Instituttet oplyser i så fald Styrelsen for Forskning og Innovation om omfanget af undtagne kunder. De godkendte institutters registrering og udlevering af data skal ske i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen. 12. Kommunikation omkring støttede aktiviteter I forbindelse med produktion af, og medvirken i informationsmaterialer, artikler, nyhedsindslag m.v. om de støttede aktiviteter og resultater af arbejdet med resultatkontrakterne forpligtes GTS-institutterne til tydeligt at gøre opmærksom på, at Uddannelses- og /Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte har medfinansieret arbejdet. Forpligtelsen gælder i hele resultatkontraktens løbetid. Skemaer til brug for ansøgning og rapportering findes i bilag til retningslinjer 10/10