Nordjysk Islandshesteforening Hekla

Transkript

1 Dagsorden d kl Thorup Hedevej 5, 9330 Dronninglund 1. Valg af Referent og ordstyrer Janie Madsen - referent Pernille Lykke L. Larsen - ordstyrer 2. Referat fra d. xx.xx.2017 Referatet fra sidste møde fremlægges til næste møde. 3. Bestyrelsen har ordet: fraværende Christina Scheuer Samuelsen. a. Bordet rundt medlemmerne fortæller hver især deres begrundelse for at sidde i bestyrelsen. b. Konstituering: Formand-næstformand-sekretær-kasser-menigt medlem- 1.suppleant-2.suppleant Formand : Peter Juul Hansen næstformand : Christina Scheuer Samuelsen sekretær : Janie Madsen (fører protokol, indkaldelser til møder, strukturering af dagsorden) kasserer : Maibritt Egebak menigt medlem : Pernille Hurup Knudsen 1.suppleant : Allan Lund Jensen 2.suppleant : Pernille Lykke L. Larsen Christina Scheuer Samuelsen ønsker fortsat at arbejde med Junior og ungeteam. c. Generalforsamlingen Hvad blev nævnt? Sponsorat - Bestyrelsen beslutter, at der ikke gives sponsorpenge, men vi overvejer andre muligheder for anerkendelse til f.eks. generalforsamlingen. Junior og ungeteam har separat økonomi og retningsregler. brug af banen - Der bliver udarbejdet nogle retningslinjer for brug af ovalbanen. Banen er lukket december, januar og februar. Kan evt. åbnes, hvis

2 vejrforholdene gør, at banen vurderes som brugbar. Der annonceres på hjemmesiden og facebooksiden, hvornår og hvis banen åbnes. udvalg og udvalgsarbejdet - Medlemmerne vil gerne vide, hvilke udvalg, der er i Hekla og hvem, medlemmerne henvender sig til. d. Regnskab/budget Medlemmerne ønsker, at årsregnskabet er mere udspecificeret. Gennemgangen var for overfladisk. Bestyrelsen vil forsøge fremadrettet at skabe større gennemsigtighed over årsregnskabet. 4. Nyt fra udvalgene: Der er et udestående med en flybillet Island - Danmark efter aflyst kursus. Den betales. Kursusudvalget skal have udarbejdet retningslinjer for undervisere. Peter aftaler nærmere med Birgitte Olesen (Samson Travel?) omkring booking af rejseaktiviteter. - Kursusudvalg: Pernille Lykke L. Larsen ideer: Kursus: 1 2 dags kurser, ugentlig undervisning på banen? - Junior: Christina Scheuer Samuelsen - Stævner: Gædingakeppni-Kvalifikationsstævne, fremtidige stævner form Pernille Hurup Knudsen - Hjemmeside: Kunne Kalle Nielsen overtales? Peter Juul snakker med ham. - Sponsorer/ fonde: Afslag Tuborg Fondet, opfølgning Peter og Pernille L L. Larsen søger fonde. Maibritt og Pernille Knudsen tager sig af sponsordelen. Forslag omkring sponsorpakker og kontrakter.

3 - Klubhus: Arbejdet pågår - alle med idéer: Klubaftener, strikkeklub, opvisningshold, træning. forslag: Nyhedsbrev til medlemmer med informationer, datoer mv. Janie tager sig af nyhedsbrevet. Arbejdet er i gang. Der søges penge til arbejdet. Der skal fortsat købes ting til køkkenet. Ombygningen sker ved frivillig hjælp. Ellers købt arbejdskraft til større opgaver. Bane: Allan undersøger priser på underlag til opvarmningsbane. Pernille Hurup Knudsen undersøger priser på at grave jord af. - Banepleje: Thomas Nielsen, Mark Beijering, Anette Broholm. Traktor-ATV-Vandvogn- Rivenet-Græsslåning (torsdagsklubben) Der skal arbejdes på at lave et udvalg for banepleje. Det behøver ikke nødvendigvis at være bestyrelsens arbejde. Allan påtager sig opgaven. - Cafeteria: Lalli vil gerne arbejde med et fast hold hjælpere + mange glade frivillige Janie påtager sig opgaven om at samle et udvalg. Forslag om madbilletter til medhjælpere. - Islandshestens Dag: Dagen er økonomisk givende for klubben - sidste søndag i september. Bestyrelsen tager sig selv af opgaven og uddelegerer arbejdsbyrden blandt bestyrelsens medlemmer. idéer: Nordjyske, TvNord, Islændere.dk, vikinger. - Råbjerg Mile: Drengeborg er bestilt 2017 og skal reserveres De 5 personer og Peter, som arrangerede turen sidste år ønsker at fortsætte. - Juletur: 26/11-17 Nyt sted eller evt. Blokhus igen? første søndag i advent. Peter og Allan arrangerer dette års juletur.

4 - Opvisningshold: Starter Hjallerup d. 27/4-17 Peter tager initiativ til et opvisningshold. - Kvinderidetur: Laila Juul Hansen har tilbudt at arrangere turen - laver også invitation og lægger på Sporti.dk 5. Hjallerup / Samvirke: Optakt til Hjallerup Marked, Opstart på samarbejdet m.h.t. camping på markedspladsen. Opvisning marked frivillige til Biddet Laila Juul Hansen har holdt møde med Hjallerup Marked. Nyt møde med samvirket aftales med John Ovesen. 6. Nyt fra Kassereren: Hanne Bastholm er bogholder for foreningen. Der er ca på kontoen, men der mangler fortsat at betales til DI. 7. Nyt møde: Bestyrelsesmøde : 24. april 2017 kl i Klubhuset - alternativt hos Janie Madsen, Holger Bachs Vej 4, 9270 Klarup. evt. ekstra møde med Stævneudvalget: 03. maj 2017 kl Evt. Stævneudvalget tager kontakt til forskellige PR instanser. Hver weekend før et stævne arrangeres der arbejdsformiddag. I Bestyrelsen besluttes der, at der ved ekstraordinær kørsel kan afregnes med kr. 2 pr. kørt km. Nyhedsbrev : hver weekend før et stævne arrangeres der en arbejdsformiddag (morgenmad kl til frivillige) klargøring af arealer og bane. Bestyrelsen er konstitueret - arbejdet med klubhuset og at anskaffe midler til opvarmningsbanen. info med forestående arrangementer:

5 27.04 Opvisningsholdet. Nye som gamle medlemmer er velkomne. Yderligere information kommer arbejdsformiddag - morgenmad kl Vær med til at gøre anlægget pænt og rent Gæddnigakeppnistævne på anlægget i Hjallerup Snart bliver der slået op på hjemmeside omkring tilmelding til Hjallerup Marked (frivillig hjælp) evt. kontakt Laila. tilmelding senest Opfodre til at følge med på hjemmesiden og FB med ombygning af klubhus. Kender du evt. sponsorer, så kontakt Maibritt eller Pernille Knudsen. Gædningsakeppeni: til Gædningakeppni stævnet ønsker Stævneudvalget at gøre brug af grusstien til bokse på venstre side og bokse på højre side.