SAMMENHÆNGENDE BORGERFORLØB. Afrapportering til politiske udvalg juni 2019

Transkript

1 SAMMENHÆNGENDE BORGERFORLØB Afrapportering til politiske udvalg juni

2 SAMMENHÆNGENDE BORGERFORLØB Introduktion til afrapporteringen SAMMENHÆNGENDE BORGERFORLØB Sammenhængende Borgerforløb er et udviklingsprojekt som har kørt fra 2016 på tværs af forvaltningerne i Odense Kommune. Projektet tager udgangspunkt i borgernes og medarbejdernes indsigter og oplevelser af sammenhæng på tværs af Odense Kommune. Gennem interviews og workshops er udfordringer blevet identificeret og arbejdet har derefter bestået i at identificere potentialer, barrierer og udviklingsmuligheder i hvert delprojekt. Denne afrapportering dækker over de syv tværgående delprojekter, mens de interne forvaltningsprojekter ikke er omfattet her. INDSIGTER SOM UDGANGSPUNKT FOR UDVIKLING OG FORANDRING Udgangspunktet for projektet er borgernes og medarbejders manglende oplevelse af sammenhæng. I denne afrapportering har vi derfor givet god plads til de kvalitative parametre, idet de er udtryk for den oplevede forandring ved en ændret tilgang til målgruppen. Projektlederne har systematisk og ad hoc indsamlet erfaringer fra borgere, medarbejder, ledere og styregrupperne for derigennem at vise, hvilken værdi tiltagene i Sammenhængende Borgerforløb har tilført. PROVENU OG MÅLGRUPPE I afrapporteringen har vi det opnåede provenu og målgruppen som kvantitative parametre. UO (som er en forkortelse for Uden overførsel og dækker over Særlige Driftsområder) er et udtryk for, hvordan borgermålgruppen har rykket sig på ydelserne i indeværende kvartal. For at simulere effekten over året har man ganget resultatet med fire. I forhold til målgruppen arbejder vi med tal for bruttomålgruppen (det samlede antal borgere som potentielt kan indgå i projektet) og nettomålgruppen (antal borgere som pt. indgår i delprojekterne). Tidligere har man også vist udviklingen på serviceudgifter, men da der har vist sig væsentlig usikkerhed forbundet med måling af serviceudgifterne og med dennes baseline, er de ikke inkluderet i afrapporteringen. For UO-provenu har man i opgørelsen målt isoleret på borgere fra de målgrupper, man har samarbejdet om i indeværende kvartal. Det giver god mening, men i flere af delprojekterne kan vi samtidig se, at der er afledte positive effekter af vores indsat for andre målgrupper end nettomålgruppen (de direkte berørte). Disse økonomiske effekter vil ikke kunne aflæses i provenu-opgørelsen. Samtidig har flere af projekterne en anden succesparameter end flytning mellem ydelser fx mere effektiv sagsbehandling eller bedre koordination omkring foranstaltninger. Dette kan heller ikke afspejles i provenuet. UO-provenu må derfor ikke sættes lig med om projektet er en succes, men skal udelukkende ses som et udtryk for, hvordan borgerne i perioden har flyttet sig mellem ydelser. For målgruppen har man på tværs af alle delprojekterne samarbejdet om 301 borgere (nettomålgruppen), mens der potentielt kan samarbejdes om ca borgere (bruttomålgruppen). Tallene er dermed udtryk for hvor mange vi samarbejde omkring og skaleringspotentialet i projektet. Vi er godt i gang, men vi skal ud til endnu flere borgere for at kunne se den fulde effekt af Sammenhængende Borgerforløb. På de følgende sider følger separate beskrivelser af hver af de syv tværgående delprojekter som udgør Sammenhængende Borgerforløb. 2

3 DELPROJEKT: ERHVERVET HJERNESKADE Oprindelig tilgang Målgruppen er voksne borgere mellem 18 og 65 år, med en erhvervet hjerneskade, defineret som en akut skade opstået ved sygdom eller ulykke. Der kan være tale om blodprop i hjernen, hjerneblødning, traume, tumor, infektion m.fl. Der er tale om enkeltindivider, som får indsatser/ydelser fra to eller flere forvaltninger og som er moderat til svært skadet. Det er anslået at den potentielle målgruppe maksimalt omfatter ca. 130 personer årligt. Overordnet set står ÆHF for borgerens rehabiliterende forløb, mens BSF står for afklaring af borgerens fremtidige forsørgelsesmuligheder. Inden projektet havde de to forløb ikke i nævneværdig grad været koordineret, hvilket har givet en række udfordringer. Det er nødvendigt at skelne mellem borgere med erhvervet hjerneskade som modtager hhv. kontanthjælp og sygedagpenge. På sygedagpengeområdet havde der allerede før projektets start været fokus på at skabe et tættere samarbejde med ÆHF. Kontanthjælpsområdet havde dog endnu ikke haft den samme udvikling. Udfordringer ved oprindelig tilgang Borgere (fra borgerindsigter) Oplevelse af lang ventetid mellem indsatser. Oplevelse af mange sagsbehandlerskift på beskæftigelsesområdet. Bekymringer om fremtidig forsørgelse fyldte meget. Oplevelse af at det er svært at navigere i det kommunale system. En erhvervet hjerneskade betyder ofte ændringer på mange områder i livet, hvilket medfører behov for mange kontaktpunkter til kommunen. Møder med mange professionelle til stede blev oplevet som ubehagelige (specifikt rehabiliteringsmøderne). Medarbejdere/kommunen (delvist fra indsigter) Svært at forstå andre forvaltningers arbejdsgange og lovgivninger. Svært at finde relevante samarbejdspartnere i andre forvaltninger, samt skabe kontakt til dem. Medarbejdere i ÆHF oplevede at de brugte meget tid på at hjælpe borgerne med at navigere i BSF. Forløbene i hhv. ÆHF og BSF var ikke koordineret på tværs, hvilket gav tidsspilde, dobbelt-dokumentation og forvirring for både borgere og medarbejdere. Beskrivelse af ændret tilgang i projektet For at adressere ovenstående udfordringer blev der nedsat et Neuroteam bestående af relevante myndighedsrepræsentanter fra voksen-socialområdet i ÆHF og beskæftigelsesområdet (kontanthjælp og sygedagpenge) i BSF. Formålet med Neuroteamet er at sikre, at borgerens forløb gennem kommunen forløber så effektivt som muligt i forhold til både tidsforbrug og effekt af indsatser. Teamet erstatter diverse eksisterende møder omkring borgerne, herunder opfølgning i beskæftigelsesafsnit, statusmøder i rehabiliterende indsatser og andre afklarende møder mellem kommune og borger. Neuroteamet holder faste møder hver 3. uge og har mulighed for at mødes yderligere efter behov. På møderne drøftes borgersager sammen med borgeren, med det formål at sikre en fornuftig koordinering på tværs af BSF og ÆHF. På mødet modtager borgeren desuden tydelig og koordineret information om det nuværende og kommende forløb i de to forvaltninger samt information om de medarbejdere, der er involveret i deres forløb. Arbejdet i Neuroteamet understøttes af en IT-platform baseret på Sharepoint. På baggrund af mødet producerer Neuroteamet én samlet overordnet plan til borgeren, så borgeren har de bedste forudsætninger for at arbejde ind i alle indsatser. Plan for 2019 Konceptualisering og fremtidssikring af arbejdsgange m.v. Uddeling af ansvarsområder og tovholderfunktioner til fremtidig drift af neuroteamet. Test og eventuel implementering af Samtykkekomponent. Borgere og medarbejderes oplevelse ved den ændrede tilgang 3

4 Følgende indsigter stammer dels fra en temperaturmåling foretaget i 2017 og dels fra styregruppens erfaringer med projektet. Borgerne har generelt oplevet den tværgående koordinering som menings- og værdifuld. Fra temperaturmålingen kan vi se, at borgerne oplever, at der er overblik over og sammenhæng i indsatsen. Dette giver tryghed for borgeren, samt ro til at koncentrere sig om selve det rehabiliterende forløb. Den fælles sagsbehandling på neuroteammøderne har minimeret den ventetid der kan forekomme pga. manglende koordinering og dermed bidraget til en oplevelse af fremdrift og effektivitet for både borgere og medarbejdere. Effekt på de kommunale indsatser Den helhedsorienterede tilgang har overordnet set løftet kvaliteten af de forløb der tilrettelægges. Når borgerens udbytte af rehabiliteringsindsatserne stiger, kan det medføre et mindre behov for rehabiliterende og støttende indsatser på sigt. Det tværgående samarbejde har desuden medført en værdifuld vidensdeling, så fx beskæftigelsesrådgivere har fået en større indsigt i hjerneskadeområdet og bedre forståelse for, hvad borgerne kan og ikke kan. PROVENU OG MÅLGRUPPE UO-provenu Nedenstående graf viser udviklingen i provenu målt på UO, baseret data fra de 55 borgere der har været involveret i projektet i perioden. Grafen er sat op som en sammenligning mellem de seneste fire kvartaler, hvor omkostningsreduktionen i de enkelte kvartaler er projiceret ud, så det svarer til et årsniveau. Overordnet ser vi indikationer på, at omkostningsreduktionen for målgruppen lever op til måltallene over de sidste tre kvartaler. Omkostningsreduktionen sker som følge af, at flere borgere blevet selvforsørgende eller er kommet på en billigere ydelse. Bemærk at tallene dog er forbundet med visse usikkerheder, som er nærmere beskrevet i indledningen side 2. Udvikling i målgruppen Nettomålgruppen i indeværende periode var på 55 borgere. De ændrede arbejdsgange er fuldt implementeret for målgruppen, således at alle relevante nye henvendelser fremover behandles på neuroteammøder. 4

5 DELPROJEKT: BORGERE MED SINDSLIDELSE OG AKTIV BESKÆFTIGELSESSAG Oprindelig tilgang Målgruppen er borgere der modtager en indsats fra forløb Sindslidelse i ÆHF og som samtidig har en beskæftigelsessag i BSF. I alt drejer det sig om ca. 100 borgere, hvoraf hovedparten modtager kontanthjælp eller uddannelseshjælp i BSF. Et typisk forløb i BSF er: Afklarende eller udviklende beskæftigelsesindsatser Praktikker Ordinært job/uddannelse eller afklaring i ressourceforløb til fleksjob eller pension. I ÆHF kommer borgerne typisk fra afdeling P, distrikts- eller lokalpsykiatrien. De kan også henvises fra BSF, hvis de undervejs i udredningen får konstateret en psykiatrisk diagnose. Typiske ÆHF-indsatser til målgruppen er botilbud, bostøtte (støtte i eget hjem) og dagtilbud. Udfordringer ved oprindelig tilgang Oprindeligt gav medarbejdere og ledere i de to forvaltninger udtryk for, at der kun blev systematisk koordineret i ganske få sager, ligesom der ikke blev lavet en fælles plan med entydigt fælles mål for indsatserne på tværs af forvaltningerne. For borgerne kunne den manglende koordinering blandt andet betyde lang ventetid, uafklaret økonomi, skiftende sagsbehandlere, uoverskuelige forløb og generelle vanskeligheder i forhold til at navigere i systemet. Fra kommuneperspektivet oplevede medarbejdere, at det var svært og tidskrævende at forstå den anden forvaltning, og at der manglede vidensdeling om og indsigt i borgerens samlede sag. Konsekvenserne af den manglende koordinering kunne være uhensigtsmæssig timing ml. rehabiliterings- og beskæftigelsesindsats, samt øget risiko for, at indsatserne ikke havde den tilsigtede effekt. Beskrivelse af ændret tilgang i projektet For at imødegå ovenstående udfordringer er der indført månedlige koordineringsmøder på tværs af ÆHF og BSF. På koordineringsmøderne præsenterer sagsbehandlere fra begge forvaltninger et forslag til en samlet plan for borgeren, som drøftes og kvalificeres af relevante ledere og chefer. Mødeformen er inspireret af Camp 100 -modellen. Det tværforvaltningsmæssige samarbejde omkring koordineringsmøderne affødte en øget koordinering, vidensdeling og dialog mellem medarbejderne, hvilket efterhånden gjorde selve koordineringsmøderne overflødige for den oprindelige målgruppe. Dermed vurderes den koordinerende og helhedsorienterede tankegang nu som værende fuldt implementeret i driften for den oprindelige målgruppe. På koordineringsmøderne blev man samtidig opmærksom på en ny målgruppe, ressourceforløbsmodtagere, hvis forløb potentielt vil kunne kvalificeres igennem øget koordinering på tværs af forvaltninger. Helt konkret viste det sig, at man igennem øget samarbejde på tværs af forvaltningerne kunne identificere og undgå eventuelle dobbeltforanstaltninger. I 2019 blev det derfor besluttet at bruge de resterende koordineringsmøder til at sætte fokus på ressourceforløb. Plan for 2019 Afholde koordineringsmøder med ressourceforløbsmodtagere som målgruppe. Formålet er 1) at kvalificere forløbene for 8-12 ressourceforløbsmodtagere, og herigennem opnå indsigter der kan gavne tilrettelæggelsen af ressourceforløb generelt, samt 2) at udvikle og afprøve modeller for samarbejde på tværs af forvaltninger, som kan give inspiration til fremtidige snitflader. At afsøge muligheden for bedre IT-understøttelse af arbejdsgangene (fx Borgersagsportalen, Samtykkekomponenten og udvikling af individplaner i Fasit). Borgere og medarbejderes oplevelse ved den ændrede tilgang Følgende indsigter stammer dels fra en temperaturmåling foretaget i 2017 og dels fra styregruppens erfaringer med projektet. 5

6 Borgerne opfatter generelt den ændrede tilgang som positiv og meningsfuld; blandt andet italesættes en oplevelse af at der er enighed og sammenhæng på tværs af forvaltninger og fagligheder, samt at ventetiden er blevet minimeret. Fra medarbejderperspektivet opleves det øgede samarbejde som positivt. ÆHF- og BSF-medarbejdere har fået en større forståelse og respekt for hinandens fagområder, hvilket bidrager til et mere helhedsorienteret blik på borgeren. Effekt på de kommunale indsatser Det tættere samarbejde på tværs af forvaltninger har afstedkommet en bedre gensidig forståelse, som på sigt kan føre til kortere udredningsforløb. Det helhedsorienterede blik på borgeren gør det muligt at afsøge flere beskæftigelsesmuligheder. Den øgede vidensdeling mellem fagområderne har højnet kvaliteten af indsatserne i forvaltningerne. Fx har beskæftigelsesrådgivere i højere grad haft mulighed for at tage højde for de udfordringer, der er forbundet med at være sindslidelse. En afledt effekt af det tværgående samarbejde har været, at man har fået et større fokus på at undgå eventuelle dobbeltforanstaltninger, særligt i forbindelse med ressourceforløb. PROVENU OG MÅLGRUPPE UO-provenu Nedenstående graf viser udviklingen i provenu målt på UO, baseret data fra 29 borgere, der har været involveret i projektet i perioden. Grafen er sat op som en sammenligning mellem de seneste fire kvartaler, hvor omkostningsreduktionen i de enkelte kvartaler er projiceret ud, så det svarer til et årsniveau. Det er vigtigt at pointerer at grafen ikke er et retvisende udtryk for det faktiske provenu. Målingen er baseret på de 29 borgere der har været taget op på selve koordineringsmøderne. Men eftersom koordineringsmøderne, for den oprindelige målgruppe på ca.100 borgere, er blevet erstattet af en øget løbende koordinering mellem medarbejdere, fremgår det eventuelle provenu for hovedparten af målgruppen ikke af nedenstående. Udvikling i målgruppen Koordineringsmøderne affødte et øget samarbejde mellem forvaltningens medarbejdere, som overflødiggjorde selve koordineringsmøderne for den oprindelige målgruppe. For den oprindelige målgruppe (ca. 100 borgere) vurderes det tværgående samarbejde dermed som værende fuldt implementeret i driften. I forhold til den nye målgruppe, ressourceforløbsmodtagere, vil man i den resterende del af 2019 gennemgå 8-12 borgersager. Formålet er at nedbringe eventuelle dobbeltforanstaltninger, og opnå indsigter der kan have en positiv afsmittende effekt på tilrettelæggelsen af ressourceforløb generelt. I den nuværende organisering overgår borgere fra BSF til ÆHF, når der både er en diagnose og en svær funktionsnedsættelse. Fra 2020 indføres dog et nyt snit, hvor det udelukkende er beskæftigelsessituationen der afgør, hvilken forvaltning borgeren hører til. Det nye snit vil derfor have betydning for, hvordan der fremover samarbejdes og koordineres omkring målgruppen. 6

7 DELPROJEKT: GENOPTRÆNING KIK (Koordineret Indsats Kontanthjælp) Oprindelig tilgang og udfordring Projektet Koordineret Indsats har gennem resultater vist, at borgere, som er sygemeldte fra et job og som udskrives fra sygehuset, er væsentligt hurtigere tilbage på job, når indsatserne arbejdsfastholdelse, genoptræning og myndigheds behandling af sygedagpengeforløbet koordineres tæt med borgeren. Med udgangspunkt i erfaringerne fra dette projekt, afprøves en lignende tilgang til borgere der modtager kontanthjælp eller er i ressourceforløb og som er i et genoptræningsforløb. Målgruppen i projektet er borgere der modtager kontanthjælp (aktivitetsparate) eller er i ressourceforløb i BSF og som modtager et genoptræningsforløb i Team Odense på Træningscenter Hollufgård. Det er ca. 100 borgere årligt. Når disse borgere modtager et genoptræningsforløb, kan det være svært at fastholde motivationen for træning gennem hele forløbet. Derfor er det svært at skabe den optimale effekt af forløbet. Hvis der ikke er et samarbejde mellem jobrådgiver i BSF og terapeut i ÆHF kan det være vanskeligt for jobrådgiveren at gribe borgeren efter endt genoptræningsforløb. Gennem en koordineret indsats og et tæt samarbejde mellem jobrådgiver, jobkonsulent og fys-/ergoterapeut skabes en beskæftigelseseffekt ved at udnytte momentum fra en genoptræningsperiode Beskrivelse af ændret tilgang i projektet Ved et tæt samarbejde mellem jobrådgiver, jobkonsulent og fys/ergoterapeut, kan det understøttes, at borgeren får nye perspektiver på sin situation og borgeren kan være sikker på, at jobrådgiver, jobkonsulent og fys-/ergoterapeut giver deres bud på, hvad der er godt og muligt for borgeren. Der planlægges følgende indsatser i projektet Fremskudt sagsbehandling så jobrådgiveren kan være fysisk tilstede på træningscentret og dermed øge tilgængeligheden af rådgivning for borgeren og en enkel koordinering af forløbet med borgeren på tværs af indsatserne. Øget tilstedeværelse af jobkonsulent, der kan understøtte den virksomhedsrettede indsats Der er evidens for, at borgere på kontanthjælp, hurtigere kommer i beskæftigelse igennem en virksomhedspraktik, der i begyndelsen kan være på få timer og senere stige løbende. Det forventes, at et tæt samarbejde på træningscentret kan medføre en bevægelse mod hel eller delvis selvforsørgelse, flexjob, at borger vurderes jobparat eller at borger fortsat er aktivitetsparat men kommer i virksomhedspraktik. Borgere og medarbejderes oplevelse ved den ændrede tilgang Borgerne Umiddelbart er borgerne positive. En del ønsker ikke sagsbehandlerskift, andre er glade eller vurderer det til at være uden betydning De fleste sætter pris på, at kunne kombinere træning og samtale på Hollufgård og de fleste virker positive omkring, at der er samarbejde med fysioterapeuterne omkring deres situation, skånehensyn mv. herunder at dette også på samme tid kan drøftes med jobkonsulenter. ift. evt. praktik. Medarbejdere Der er opbygget et godt samarbejde med fysio- og ergoterapeuterne på Hollufgård og generelt er der et stort engagement på Hollufgård ift. projektet. Terapeuterne deltager i den første fælles samtale med borgerne og oplyser om træningsplanen, skånehensyn mv. og står altid til rådighed for spørgsmål og sparring ift. de fysiske forhold. Det har en god signalværdi for de fleste borgere, at der er samarbejde om deres samlede forhold. Der er en KIK arbejdsgruppe, hvor flere fysioterapeuter, en ergoterapeut og relevant leder deltager sammen med jobrådgiver og jobkonsulent. Der er fokus på samarbejdet, og hvordan tingene bedst gribes an, behov for evt. ændringer i procedurer. Der er dertil oprettet et KIK hold, hvor borgerne har mulighed for at fortsætte træning, når deres oprindelige træningsplaner ophører. 7

8 Jobkonsulenterne har faste arbejdsdage på Hollufgård, og det er af afgørende betydning for borgernes beskæftigelsesmæssige situation, at det er muligt at iværksætte praktik, så snart det vurderes muligt jf. borgernes genoptræning, men ofte også ift. andre problematikker end de fysiske. Ift. beskæftigelsesrettede tiltag, er dette samarbejde uundværligt og afgørende for succes. Effekt på de kommunale indsatser I projektet, er der en kontrolgruppe, der består af 25 pct. af den totale målgruppe for projektet. Der er på nuværende tidspunkt i alt 44 borgere i projektet og 15 borgere i kontrolgruppen. Det er endnu ikke muligt at konkludere effekten af indsatsen, da antallet af borgere, der er inkluderet i projektet, er for lavt. Fremadrettet følges der op på antallet af borgere, der bliver selvforsørgende eller kommer i virksomhedsrettet indsats i indsatsgruppen ift. kontrolgruppen. PROVENU OG MÅLGRUPPE UO-provenu Med projektet forventes der med den nye arbejdsmetode en effekt for to målgrupper: 1) Aktivitetsparate Kontanthjælpsmodtagere og 2) borgere i Ressourceforløb. Der forventes en samlet effekt på 5 pct. for begge målgrupper, svarende til en samlet effektiviseringsgevinst på kr. i Effektiviseringen svarer til at der samlet er 3,7125 færre helårspersoner på hhv. Kontanthjælp og Ressourceforløbsydelse Udvikling i målgruppen UO-opgørelsen er et udtryk for, hvordan borgermålgruppen har rykket sig på ydelserne i indeværende kvartal og for at simulere effekten over året har man ganget resultatet med fire. Dette viser at projektet i 2018 havde et forventet provenu på kr., og at der forventes et provenu på kr. i Den negative udvikling skal ses i forbindelse med et stort borgeroptag i projektet i perioden, der gennemsnitligt har haft en dyrere kontanthjælpsydelse i denne måling og at de borgere der har forladt kontanthjælpen har været på en lavere sats end de der er blevet tilbage. Endvidere er en borger gået i selvforsørgelse og en på førtidspension. Da førtidspension er en dyrere sats end kontanthjælp har dette også en negativ effekt på provenuet for Q Det nuværende negative provenu skal ses som værende gældende, hvis udviklingen for resten af året fortsætter som det gjorde i Q12019, kommer flere borgere i selvforsørgelse eller på andre og billigere ydelser, vil det mulige provenu ændre sig. UO-provenu må udelukkende ses som et udtryk for, hvordan borgerne i perioden har flyttet sig mellem ydelser og ikke alene være et succeskriterie. 8

9 DELPROJEKT: UDSATTE FAMILIER Oprindelig tilgang og udfordring Projektets formål er at sikre en bedre trivsel for det enkelte familiemedlem og understøtte, at forældrene får større tilknytning til arbejdsmarkedet eller uddannelsessystemet, samt at børnene får en stabil gang i daginstitutioner og følger skolegang eller ungdomsuddannelse. Målgruppen for projektet er udsatte familier som er karakteriseret ved at være en familie med komplekse sociale og beskæftigelsesmæssige udfordringer. Ét eller flere af børnene har en socialsag i Børnog Ungeforvaltningen, og mor og/eller far har en beskæftigelsessag i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen. Hos de borgere/familier, hvor der både var min. én aktiv beskæftigelsessag i BSF og min. én aktiv børnesag i BUF, tog BSF sig af borgerens beskæftigelsesafklarende forløb, mens BUF fokuserede på de udfordringer, der knyttede sig til familielivet. Hver forvaltning havde primært fokus på egen kerneopgave, og der var ofte meget lidt samarbejde på tværs af de to forvaltninger. Udfordringer ved den oprindelige tilgang Borgerne/familierne Familierne oplevede situationer, hvor indsatserne, de modtog, ikke var velkoordinerede. I værste fald kunne indsatserne direkte modarbejde hinanden. Det manglende tværgående samarbejde kunne gøre det tilnærmelsesvis uoverskueligt for familierne at komme nærmere et mål, og det var svært at leve op til de krav, der blev stillet. Medarbejderne Ofte manglende koordinering mellem BUF og BSF i sagerne. Beskæftigelsesperspektivet for mor/far fyldte ofte meget lidt i børn- og ungesagerne I BSF var der ofte ingen viden om, at der fandtes en aktiv børn- og ungesag i familien Forvaltningerne havde mest fokus på egen kerneopgave uden skelen til andre forvaltningers krav Såvel ledere som medarbejdere fra BUF og BSF oplevede, at der blev talt meget om at arbejde helhedsorienteret, men at det sjældent foregik i praksis udover i egen forvaltning. Beskrivelse af ændret tilgang i projektet I 2017 blev en prøvehandling opstartet, hvor tre BSF-rådgivere, der arbejder med aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere, fysisk flyttede til Børne- og Ungerådgivningen for at arbejde fremskudt med sagsbehandlingen af de voksne i familierne. Til dette fremskudt sagsbehandlingsarbejde blev der udviklet en formaliseret samarbejdsmodel til det fremskudte og tværgående samarbejde. Grundet den vellykkede prøvehandling gik det tværgående og fremskudte samarbejde i drift i 2018 og blev udviklet til nu også at indbefatte de forældre, som var aktivitetsparate på uddannelseshjælp. Herudover blev der tillige iværksat et tværgående samarbejde om de familier, hvor de voksne enten var jobparate på kontanthjælp eller forsikrede ledige på dagpenge. Ift. disse målgrupper var der dog ikke behov for fremskudt sagsbehandling. I stedet blev distancesamarbejdet valgt som samarbejdsform. Det vil sige et tværgående samarbejde, hvor de involverede rådgivere skulle forblive fysisk i egen afdeling. Til disse nye samarbejder blev der udviklet formaliserede arbejdsgangsbeskrivelser byder på endnu flere udviklingstiltag. Familier, hvor far og/eller mor er revalidend, sygedagpengemodtager, ledighedsmodtager, ressourceforløbsmodtager, uddannelsesparat eller i jobafklaringsforløb indgår nu også i det formelle tværgående samarbejde. Samarbejdsformerne er de samme: nogle af målgrupperne fordrer fremskudt sagsbehandling, mens andre kalder på distancesamarbejde. Ift. denne udvikling er der sat gang i udarbejdelse af flere formaliserede arbejdsgangsbeskrivelser samt en revision af den formaliserede samarbejdsmodel til det fremskudte og tværgående samarbejde.udover fokus på tværgående myndighedssamarbejde har der i foråret været iværksat en pilotafprøvning på indsatsniveauet. Formålet har været dels at skabe de samme kvalitative gode resultater, som har vist sig på myndighedsområdet og dels at forsøge at reducere antallet af udførere, som arbejder ude hos familierne. Resultatet af pilotafprøvningen forventes at ligge klar i sensommeren På IT-området arbejdes der med at understøtte det tværgående myndighedssamarbejde med en digital fællesplan. Test af denne sættes for alvor i gang i sensommeren Borgere og medarbejderes oplevelse ved den ændrede tilgang 9

10 Borgere/familier (marts 2019) Der er stor tilfredshed blandt de voksne borgere med, at der samarbejdes tæt mellem BSF og BUF. Blandt andet fordi det medfører, at de undgår at skulle genfortælle deres historie. Ligeledes udtrykker borgerne tilfredshed med, at de kun skal møde ind på én kommunal matrikel fremfor flere (der henvises til den fremskudte sagsbehandling, som foregår i BUR), og at deres rådgivere i BSF og BUF indbyder til fælles møder. Borgerne giver markant udtryk for, at de kender de mål, de skal arbejde henimod. Ligeledes føler de sig involverede og føler, at de har haft indflydelse på de planer, der er lagt for dem og deres familie. Borgerne oplever progression i sagsbehandlingen, og at responstiden er kort. Og alt dette medfører, at borgerne i alt føler en større tillid til kommunen, end de har gjort hidtil. Medarbejdere Medarbejdere såvel som ledere oplever generelt en faglig tilfredshed ved at arbejde tværgående om og med familierne. De oplever, at det giver værdi for borgerne/familierne. Effekt på de kommunale indsatser Ift. de fire BSF-målgrupper, der indtil nu har været samarbejdet tværgående om har der i løbet af Q været et fald i antallet af borgere på disse forsørgelsesgrundlag. Antallet af de aktivitetsparate på kontanthjælp er faldet fra 115 til 106 borgere, hos de aktivitetsparate på uddannelseshjælp er antallet faldet fra 15 til 12, ift. de jobparate på kontanthjælp er antallet faldet fra 25 til 20, og antallet af de forsikrede ledige er gået fra at være otte til at være fire voksne borgere. Ti af disse borgere er overgået til andre BSF-målgrupper. En oplevede effekt af det tværgående samarbejde er en hurtigere afklaring af de voksne borgeres fremtidige forsørgelse. Sagsbehandlingstiden er blevet kortere igennem det formaliserede samarbejde, og denne effekt har generelt resulteret i en lavere udgift pr. voksne borger. Udgiften er faldet fra kr. pr. voksne borger til kr. PROVENU OG MÅLGRUPPE UO-provenu Provenurealiseringen har været stødt stigende i hele 2018, men er faldet i første kvartal Opskaleringen af Udsatte Familier-indsatsen fra fire til ti BSF-målgrupper forventes at have en positiv indvirken på provenurealiseringen fremover. Udvikling i målgruppen I Udsatte Familier blev det i ultimo februar 2019 besluttet at opskalere indsatsen fra at samarbejde tværgående om fire BSF-målgrupper til nu at samarbejde om alle de BSF-målgrupper, hvor det giver mening at arbejde tværgående. Det har betydet, at der fremover skal samarbejdes tværgående om i alt ti BSF-målgrupper. Bruttomålgruppen af borgere er pr. 1. april ca. 757 (børn ikke medregnet). Den samlede bruttomålgruppe er estimeret ca. 900 borgere. 10

11 DELPROJEKT: OVERGANG FRA UNG TIL VOKSEN FOR UNGE MED SOCIALE PROBLEMER (BUR-UR) Oprindelig tilgang og udfordring Formålet med projektet er at videreudvikle samarbejdet mellem Børn- og Ungerådgivningen i BUF og Ungerådgivningen i BSF, således at et kontinuerligt fokus på uddannelse, job og selvforsørgelse i endnu højere grad bliver et af de bærende elementer i sagsbehandlingen både før, under og efter overgangen. Ligeledes vil videreudviklingen af samarbejdet mellem forvaltningerne sikre en god overdragelse med inddragelse af den unge i fælles formulering af handleplan som skal skabe sammenhæng på tværs af overgangen til glæde for den unge. Målgruppen for projektet er unge mennesker i aldersgruppen år, som har en social sag i Børn- og Ungerådgivningen i BUF, og som forventes fortsat at skulle modtage hjælpeforanstaltninger videre i det sociale system frem mod voksentilværelsen til uddannelse, job og derved egen forsørgelse. Disse unge mennesker overgår således fra BUF til BSF. Projektet skal medvirke til at udvikle overgangen på området, så borgere (og pårørende) oplever sammenhæng i indsatser, kommunikation og samarbejde henover borgerens livsfaser barn, ung og voksen. Det skal ske ved at udvikle samarbejdet på tværs af børn- og voksenområdet for at øge medarbejdernes faglige viden og indsigt hen over borgerens livsfaser i både BUF og BSF. Udfordringer ved den nuværende tilgang Borgere Da alle unge overdrages i løbet af få måneder, medfører det at skifte i sagsbehandler ofte sker uden fyldestgørende overdragelse af kendskab til sagen Stort og unødigt ressourcekrævende arbejde for medarbejderne i begge forvaltninger, da det i nogle sager har været uklart om sagen skulle overdrages. Dette skyldes, at det har vist sig, at aftalen om overdragelse ved endt grundskole levner rum for fortolkning. Uklarhed om tidspunkt for overdragelse har været en kilde til utryghed og uvished for de unge og deres forældre, som var blevet forberedt på, hvornår overdragelsen ville finde sted. Medarbejdere/kommunen Da alle unge overdrages i løbet af få måneder bruges der mange ressourcer på at overdrage en stor sagsmængde, hvilket vanskeliggør en hensigtsmæssig forberedelse, overdragelse og modtagelse af sagerne, og medfører et uundgåeligt tab af informationer/indsigt i sagerne ved sagsbehandlerskifte Mangelfuldt kendskab til indsatser og lovgivning på tværs af forvaltninger Løbende dialoger med frustrerede og uvidende unge, der ikke forstår eget forløb Udfordrende for forvaltningernes styringsmulighed både økonomiske og opgavemæssigt, når det ikke er klart hvilke sager der overdrages og hvornår. Beskrivelse af ændret tilgang i projektet Samarbejdsaftale som samarbejdsfundament Samarbejdsaftalen mellem BUR og UR danner rammen om det tværgående samarbejde mellem Børn- og Ungerådgivningen og Ungerådgivningen. De unge visiteres til Ungerådgivningen i BSF, når de har færdiggjort deres grundskole, hvilket vil sige enten efter niende eller tiende klasse afhængigt af den unges valg. Snitfladen betyder, at de unge overdrages ved forskellige alderstrin alt efter deres skoleforløb. De unge er gennemsnitligt 17,2 år, når de overgår til BSF ved endt grundskole. Denne snitflade og nuværende overdragelsesprocedure har været gældende siden Udviklingsspor I BUR-UR-indsatsen arbejdes der efter to udviklingsspor, som vil øge chancen for, at de unge kommer i uddannelse eller job i stedet for at skulle modtage forsørgelsesydelser af kommunen. Et forbedret samarbejde mellem forvaltningerne forventes tillige på sigt at medføre at den rigtige indsats i endnu højere grad etableres fra start. Det må forventes, at den mere fælles målrettede indsats kan bidrage til færre udgifter. Udviklingsspor 1: Målsætninger i de unges handleplaner skal være tydelige ift. uddannelse, beskæftigelse, bolig og økonomi, fra de unge fylder femten år. Udviklingsspor 2: Større fokus på at få klargjort anbragte børn (både i plejefamilier og på døgninstitutioner) til at flytte ud på eget værelse. 11

12 Borgere og medarbejderes oplevelse ved den ændrede tilgang Borgere Det er vigtigt for borgerne at være forberedt på at blive myndig og det ansvar, der følger med. Det er et andet ansvar i livet, end borgerne tidligere har oplevet. De unge giver udtryk for vigtigheden af, at kommunen i god tid begynder at tage fat på de problemstillinger og udfordringer, den enkelte borger kan møde på vejen fra det attende år og frem. Ligeledes sætter borgerne også pris på ærlighed og tydelig kommunikation. Medarbejdere Der er stor enighed om, at et godt samarbejde fordrer, at man kender hinanden på tværs af BUR og UR. Det mindsker fordommene og øger arbejdssmidigheden: Det er udfordrende at skabe en overgang uden et vakuum i sagerne selv om begge parter forsøger at tage hensyn: Samarbejdet mellem BUR og UR fungerer godt. Det er ønskværdigt for både BUR og UR med et øget gensidigt kendskab. Fx i form af fælles temadage eller læringsmøder mellem afdelingerne. Det er vigtigt med en balance i samarbejdet, som baserer sig på ligeværd, faglig respekt og anerkendelse for det stykke arbejde, der både er og skal udføres. Det tjener til borgerens bedste, at afdelingerne samarbejder om at sikre den bedst mulige overdragelse af sagerne fra BUR til UR. Kravene til overdragelsesnotaterne fra BUR til UR er blevet mere klare, og det har resulteret i færre sager, som ifølge UR indeholder mangler eller upræcisheder. Effekt på de kommunale indsatser Antallet af borgere, som er indbefattet af UO-målingen er faldet fra 21 i Q til 19 i Q Udgiften pr. borger er faldet en anelse fra at ligge på kr. i Q til nu at ligge på kr. PROVENU OG MÅLGRUPPE UO-provenu Provenurealiseringen steg fra Q til Q3 2018, men faldt markant mellem Q og Q Denne negative realisering er dog atter vendt til en positiv realisering. Implementeringen af de to udviklingsspor forventes at have en positiv indvirken på provenurealiseringen fremover. Udvikling i målgruppen Årligt overgår der ca. 100 borgere fra BUR til UR. Dette antal er nogenlunde stabilt. 12

13 DELPROJEKT: NYT MYNDIGHEDSSNIT MELLEM ÆHF OG BSF Oprindelig tilgang og udfordring Projektet er en organisationsændring på tværs af forvaltningerne i Odense Kommune. Borgerne i målgrupperne sindslidende eller medfødt hjerneskade kan enten have myndighed i BSF eller ÆHF. På nuværende tidspunkt fordeles myndighed for borgerne på baggrund af IQ og diagnose. En tilgang som har vist sig at være svær at definere, og som der på grund af usikkerheden omkring IQ og diagnoser gør, at man på kort tid kan gå fra at have myndighed i ÆHF, til at have myndighed i BSF på baggrund af en ny test/diagnose. Dette kan føre til mange skift i sagsbehandlere og derved et forvirrende forløb for borgeren som kan resultere i en dårlig effekt. Det nuværende myndighedssnit medfører: Borgerne oplever manglende koordinering på tværs af forvaltningerne som leder til uro og ineffektiv sagsbehandling. Medarbejderne oplever faglig frustration, manglende specialviden og ringe tid til sagsbehandling i sager som går på tværs af forvaltninger. Forvaltningerne oplever usmidige arbejdsgange, dårlig udnyttelse af ressourcerne og for stor fokus på økonomi i stedet for faglighed. Medarbejdere og ledere i de to forvaltninger giver udtryk for, at systematisk samarbejde og dialog mellem ÆHF og BSF aktuelt kun foregår i ganske få sager. Der er ikke en fælles plan med entydigt fælles formål med indsatserne på tværs af forvaltninger. Udfordringer ved nuværende tilgang Borgere Øget fokus på diagnose eller IQ. Skiftende sagsbehandlere. Uoverskuelige forløb med skift af myndighed og derfor forvaltning. Kan i teorien opleve at have myndighedssagsbehandler mange gange på kort tid. Svært at navigere i systemet. Medarbejdere Manglende fokus på faglighed. Manglende timing ml. rehabilitering og beskæftigelsesindsats. Begrænset hvis nogen - koordinering på tværs. Ringere effekt for borgeren for det samme antal kroner. Forhøjet risiko for at indsatserne i de to forvaltninger ikke har den tilsigtede effekt. Beskrivelse af ændret tilgang i projektet For at komme udfordringer ved det nuværende myndighedssnit til livs, er der hentet inspiration fra Aalborg Kommune, som har en anderledes tilgang til borgerne end Odenses. I Aalborg er der klarhed om hvilken forvaltning borgeren tilhører, da det bliver defineret ud fra et parameter som ligger fast. Borgere som er i job/uddannelse, som har en beskæftigelses- eller uddannelsessag eller som skal afklares til førtidspension Borgere som tilkendes eller er tilkendt førtids- eller folkepension BSF ÆHF Borgerens ressourcer og tilknytning til arbejdsmarkedet bliver omdrejningspunktet for indsatsen. Konkret vil Odense Kommune i det nye snit: Have fokus på borgernes ressourcer frem for begrænsninger i forhold til IQ og diagnoser Lave et helt klart snit, så der ikke er tvivl om hvilken forvaltning, der har myndighedsansvaret for borgerne Skabe bedst mulig sammenhæng, når borgere modtager indsatser fra både social- og beskæftigelsesområdet 13

14 En antal medarbejdere det har myndighed for de berørte borgere vil fra 1. januar 2020 skifte forvaltning for at følge borgermålgruppen, så myndighed og indsats er i samme forvaltning. Andre højtspecialiserede indsatser vil forblive samlet i én forvaltning, da det er et bærende princip, at højt specialiserede indsatser skal samles/bibeholdes i én forvaltning. Her vil det være muligt at købe indsatser hver forvaltning i mellem, som defineres i en samarbejdsaftale for området, samt procedurebeskrivelser for hvert enkelt tilbud. Ved at have højt specialiserede tilbud til en målgruppe samlet i én forvaltning, understøttes muligheden for faglig udvikling, sparring, synergieffekter, samtænkning af funktioner og tilbud. Proces 2019 I maj og juni måned mødes chefer og ledere i ÆHF og BSF til workshop og seminar for at kigge ind i de forskelligheder der er i tilgangen til at arbejde med borgerne forvaltningerne i mellem. Dette for at kunne skabe det bedst mulige grundlag for et nyt snit, hvor medinddragelse af fagligheden udgør fundamentet. I juni måned vil der ligeledes fastsættes de sidste principper for en økonomisk beregning, som danner grundlag for myndighedsskift og flytningen af medarbejdere. I september fastlægges det endelige snit på baggrund af en endelig økonomisk beregning samt resultaterne af en workshop samt seminaret. Herefter vil projektleder og berørte ledere lægge en plan for implementering af ændringerne, som tilgodeser alles behov. Det nye myndighedssnit træder i kraft Borgere og medarbejderes oplevelse ved den ændrede tilgang Borgeren kommer ikke til at opleve at der sker en stor ændring. Nogle borgere vil givetvis skifte myndighedssagsbehandler, da der vil være et antal borgere, som fremover tilhører en anden forvaltning end tidligere. Dette er dog for, at der i fremtiden ikke skal komme flere skift, men i stedet en helhedsorienteret indsats, hvor én myndighedssagsbehandler har ansvar for både sociale og beskæftigelsesrettede indsatser. Borgeren vil derfor opleve større sammenhæng, bedre koordination og mindre ventetid på tværs af indsatserne på beskæftigelses- og social- samt ældre- og handicapområdet, fordi myndighedsansvaret er helt klart. Det ændrede snit har gennemført en MED proces, hvor FU og LU havde mulighed for at komme med input, bekymringer eller ændringer. Der opleves en positivitet omkring organisationsændringen, da det netop tilgodeser borgeren og fagligheden omkring borgeren. Det nye snit har yderligere været til høring i både Handicaprådet og Udsatterådet. Her var der også stor opbakning om myndighedssnittet. Ledere og chefer er ligeledes positive og oplever, at der er en energi og velvillighed i at kigge ind i og arbejde med det nye snit, da det netop er for borgerens skyld. Effekt på de kommunale indsatser Følgende indsatser bliver berørt af et ændret myndighedssnit 79 Social Vicevært 85 Hjemmevejlederteamet / Bostøttekontakt 85 Bostøtte 99 Støtte- og Kontaktpersonordningen (SKP) samles i BSF Det kan være mindre justeringer i måden der arbejdes med indsatserne i hver forvaltning, som følge af arbejdet med det nye myndighedssnit. Dette er dog endnu ikke klarlagt. PROVENU OG MÅLGRUPPE UO-provenu Organisationsændringen har ikke til formål at hente et provenu. Dog vil der kunne være en afledt økonomisk effekt af det nye snit, som på sigt vil kunne føre til en besparelse. Dette ud fra en generel betragtning af, at der vil ske ændringer i borgerens livssituation, når følgende mål nås: Højere faglighed omkring borgeren Klar ansvarsfordeling Større sammenhæng og koordination på tværs af indsatserne på beskæftigelses- og socialområdet. Udvikling i målgruppen Målgruppen dækker alle borgere på det specialiserede socialområde 14

15 DELPROJEKT: OVERGANG FRA UNG TIL VOKSEN FOR BORGERE MED HANDICAP Oprindelig tilgang og udfordring Borgere, som har en sag i BUF (BUR-H, Børn- og Unge Rådgivningen Handicap), og som ved deres 18. år overgår til ÆHF og/eller BSF. Målgruppen i BUF (BUR-H) er børn/unge, der har en betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller en indgribende kronisk eller langvarig lidelse. Målgruppen er ca borgere med handicap om året, der fylder 18 år Overgangen, for unge med handicap, er forbundet med en stor ændring på det lovgivende område, som afspejler sig i relativt store forskelle i serviceniveau ml. hhv. BUF og ÆHF. Samtidig betyder overgangen, at fokus i sagsbehandlingen skifter fra et meget inddragende forældreperspektiv i BUF til et mere individuelt borgerperspektiv i ÆHF. Udfordringer ved nuværende tilgang Pårørende oplever at kommunikationen om den unges fremtid er mangelfuld og ligeledes mangler de indsigt i, hvad den skiftende lovgivning kommer til at betyde for den unges voksenliv. Derudover at de føler sig nødsaget til at klage, når de ikke oplever at der er fremdrift i deres sag. Medarbejderne oplever manglende kendskab til kollegaer på tværs af forvaltningerne, at det er vanskeligt at agere sammenhængende og at der bruges unødig tid på at behandler klager fra utilfredse borgere og deres pårørende. Beskrivelse af ændret tilgang i projektet Informationsaften Projektet har haft fokus på etablering af informationsarrangement. Der har været 2 årlige informationsaftener med hhv. 60 og 70 tilmeldte borgere og pårørende. Formålet var at give information om alle de elementer som kan have indflydelse på planlægningen af den unges voksenliv. 16 års møde Der er igangsat tværgående 16 års møder, som en individuel samtale om overgangen til voksenlivet. Som noget nyt deltager både den unge og de pårørende. Tidligere har drøftelser om overgangen fundet sted uden deltagelse af den unge selv og forældrene. Til dette møde kan den unge og forældrene prioritere de temaer som de finder mest relevante på det tidspunkt, hvor mødet finder sted. Når denne samtaleform er fuldt ud implementeret, er det hensigten at de nuværende koordinationsmøder og pensionsafklaringsmøder udfases fordi de erstattes af 16 års mødet. Borgere og medarbejderes oplevelse ved den ændrede tilgang I en kvalitativ undersøgelse af 8 pårørende, fra marts 2019, er der gennemgående tilfredshed med forløbene omkring førtidspension. Alle de adspurgte oplever, at pensionsafklaringen har været problemfri, hvilket er en markant forskel fra lignende undersøgelse i Ligeledes oplyser 7 ud af 8, at de ikke har klaget indenfor det seneste år. Dette er også en positiv udvikling siden undersøgelsen i Undersøgelsen viser også, at der stadig er områder, der kan arbejdes videre med. F.eks. er der flere udtryk for, at genansøgninger af hjælpemidler er en udfordring og svært gennemsigtigt, hvordan det gribes an. Blandt medarbejdere er det blevet udtrykt, at de oplever et langt bedre samarbejde omkring borgeren. Selvom det i første omgang koster flere ressourcer at gå ind i sagen meget tidligt, så opleves det alligevel som en god investering. Medarbejdernes forventning er, at det på sigt vil lette sagsbehandlingen, når overgangen kan forberedes og afklares på et tidligere tidspunkt i den unges liv. Effekt på de kommunale indsatser Den seneste kvalitative undersøgelse viser, at borgerne/pårørende oplever at overgangen fra BUF til ÆHF, når det gælder pension, opleves som problemfri. Derudover svarer de adspurgte, at de ikke har haft behov for at klage. Disse to parametre ses som en meget positiv udvikling i forhold til de oprindelige indsigter fra projektets start. PROVENU OG MÅLGRUPPE 15

16 UO-provenu Ca borgere med handicap om året, der fylder 18 år. Der er ikke nogen forventning om provenu i delprojektet. Styregruppen mener dog, at der er flere faktorer som spiller ind på provenuet. Den ene forklaring er, at det store fokus på, at vælge de mindst indgribende og økonomisk mest rentable løsninger i overgangen slår igennem på fald i ydelser. En anden forklaring kan være et stort fokus på at støtte ydes i egen bolig frem for i institution. Udvikling i målgruppen Antallet af unge med handicap der overgår fra BUF til ÆHF er ret konsistent. Igennem 2017 blev der gennemført en række prøvehandlinger, hvor alle relevante unge (ca. 30) blev drøftet i et tværgående forum. Sidenhen blev denne mødeform yderligere kvalificeret til et 16 årsmøde, hvor unge og deres forældre, som noget nyt, bliver inviterede. I 2019 er planlagt 30 møder. Endvidere har hele målgruppen været inviteret til to informationsaftener, sammen med deres forældre. Til disse arrangementer har der samlet set været 130 unge og pårørende. 16