Spørgsmål & Svar. Udbud af forbrugsvarer til praksisafdeling og speciallæger 2015/S

Transkript

1 Spørgsmål & Svar opdateret d Spørgsmål & Svar Udbud af forbrugsvarer til praksisafdeling og speciallæger 2015/S Udbyder har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. 1. Spørgsmål til udbudsmaterialet Nr. Spørgsmål Svar Modtagelsesform Besvarelsesdato 1.1 Udbudsbetingelserne, pkt. 4: Vil ordregiver rykke fristen for indlevering af vareprøver? Gerne til efter tilbud er kendt konditionsmæssigt, f.eks. 7 dage efter tilbudsfrist. Dette af hensyn til, at svar på spørgsmål muligvis først kommer 6 dage før tilbudsfrist, og produkter evt. ikke kan fastlægges endeligt før. Herefter skal vareprøver bestilles hjem, pakkes og mærkes. Der henvises til Udbudsbetingelserne pkt. 8.1 her nævnes, at vareprøver bedes være ordregiver i hænde det fører således ikke til udelukkes, hvis vareprøverne ikke kommer samme dag, som tilbuddet skal indleveres. For at vi kan foretage produktevalueringen, er det dog nødvendigt, at vareprøverne er til stede, når det første brugergruppemøde afholdes. Det første brugergruppemøde er planlagt til mandag den 20. april, hvorfor prøverne bør være ankommet inden. 1.2 Kontraktbilag 1: I kravspecifikationen efterspørges flere steder, bl.a. pkt. 2.2, en hensigtsmæssig minimumsordre mængde på ordrer, som leveres direkte som skaffevare... Hvad menes med Dette er en fejl. Rettes til en hensigtsmæssig minimumsordre mængde

2 Spørgsmål & Svar opdateret d denne passus? Se rettelsesblad 1.3 Kontrakten, pkt : I kontrakten fremgår det, at der er maks. 2 dages leveringstid. I kontraktbilag 4 fremgår, at der er faste leveringsdage. Hvad er gældende? Eller betyder det, at bestillinger samles sammen til to dage før levering? Der er faste bestillingstidspunkter, som udtrykt i Kontraktbilag 4, her samles alle ordrer for de læger under de pågældende postnumre, hvorefter alle ordrerne frigives til bestilling hos leverandøren. Det forventes, at varerne er leveret efter maksimalt 3 dage fra bestilling. Se også pkt Udbudsbilag 4 I udbudsbilag 4 er angivet at man skal levere et stk. af hvert positionsnr. Såfremt der bydes flere str. af samme produkt/serie, vil det så være ok kun at sende produktet som vareprøve i én str. i stedet for en af hver størrelse? Vi ønsker, at vurdere alle produkterne i vareserien, hvorfor vi har efterspurgt én af hvert positionsnummer. 1.5 Udbudsbetingelserne, pkt. 8 Hvor lang tidsfrist vil der være fra modtagelse af besked om fremsendelse af varer til afprøvning og modtagelse af varerne? Og i hvor stort omfang forventer ordregiver at en eventuel afprøvning vil være? Vi forventer, at kunne melde ud med bestillinger af vareprøver til afprøvninger omkring uge 17/18. Vareprøver forventes leveret hurtigt efter og i begrænset omfang. De sendes direkte til 1-2 klinikker. 1.6 Udbudsbetingelserne, pkt Er det korrekt forstået, at det er den samlede kvalitetsvurdering af alle produkter der skal være >2 (gennemsnitligt) for at være konditionsmæssig? Ja, det er den samlede karakter for kvalitetsvurderingen, som skal være over karakteren 2 for at tilbuddet er konditionsmæssigt.

3 Spørgsmål & Svar opdateret d Kontraktbilag 2 Skal alle varelinjer udfyldes med 100% konditionsmæssige produkter, eller vil ordregiver åbne op for, at fx 95% af varelinjerne skal udfyldes? Hvis en varelinje ikke er udfyldt med konditionsmæssigt produkt, kan den i stedet kapitaliseres med fx dyrest tilbudte pris på produkt fra øvrige tilbudsgivere. Ved ikke at bede om 100% udfyldelse undgår ordregiver at skulle udelukke en tilbudsgiver på baggrund af fx en enkelt tastefejl. Der skal leveres 100% for at sikre lægerne en komplet leveringsaftale, så produkterne ikke skal bestilles flere steder. Der afviges ikke fra dette krav. 1.8 Kontrakten Det fremgår her, at kunden indgår parallelle rammeaftaler med 2 andre leverandører, men i udbudsmaterialet pkt står der, at der vælges én leverandør. Vil ordregiver tilrette kontakten? Dette er en fejl, der indgås kun aftale med én tilbudsgiver. Kontrakten tilrettes, og der udsendes rettelsesblad. 1.9 Kontraktbilag 2 Har fodterapeuter adgang til hele positivlisten? Kontraktbilag 2 er udtryk for det samlede forbrug for både praktiserende og speciallæger. Fodterapeuterne har kun adgang til en begrænset mængde af det samlede sortiment Kontraktbilag 1 og 2: Vil man få en karakter pr. produkt eller kun en samlet karakter for hele sortimentet? Brugergruppen vil give en kvalitetskarakter pr. produktgruppe, denne karakter vil blive vægtet med vægtningen vist i Kontraktbilag 2, de enkelte delkarakterer vil blive summeret, og på basis af denne støtte karakter, vil brugergruppen give en samlet karakter for sortimentet, der er budt ind. Denne samlede karakter vil blive meldt tilbage til tilbudsgiver i forbindelse med tildelingsbeskeden.

4 Spørgsmål & Svar opdateret d Kontrakten, pkt : Fristen på levering efter minimum 2 dage er et problem, da jeres ordrer ifølge Kontraktbilag 4 udsendes om onsdagen. Nogle klinikker har lukket om fredagen, hvorfor der ikke kan leveres til dem. Kunne det overvejes enten at rykke tidspunkt for bestilling til tirsdag eller alternativt at tillade levering senest mandag. Kontrakten tilpasses, så der bliver levering senest 3 hverdage efter bestilling. Bestillingsdagen onsdag opretholdes, så levering skal senest ske mandag. Se rettelsesblad Kontraktbilag 2: Der er ikke ca. angivelser ved alle positioner. Kontraktbilag 2 tilpasses, så der kommer betegnelsen ca. de nødvendige steder Yderligere er der i Kontraktbilag 2 tilføjet en tekst omkring, hvor meget tolerance, der accepteres i forbindelse med de angivne ca. - størrelser. Se rettelsesblad. Der udsendes et revideret Kontraktbilag Kontraktbilag 1, pkt. 5.9, 6.6, 48.7, 48.8, 48.10, 48.11: Der efterspørges en oplysning, men det er ikke muligt at skrive et svar i svarfeltet. Der opfordres til at åbne feltet for besvarelser. Kontraktbilag 1 tilpasses, så det er muligt at indtaste de efterspurgte oplysninger. Der udsendes en revideret udgave af Kontraktbilag Kontraktbilag 1, pkt og 20.8 Disse punkter bør udgå, da de ikke giver mening for denne kategori af produkter. Pkt og 20.8 udgår af Kontraktbilag 1. Se rettelsesblad samt opdateret version af Kontraktbilag Kontrakten, pkt : I beder om faste priser I 24 mdr., dette er meget Ønsket imødekommes og Kontrakten tilpasses, så der kan reguleres

5 Spørgsmål & Svar opdateret d vanskeligt, at garantere på de givne betingelser. Dels er max. prisen meget lav, og opgaven ligger til grossister, som ikke har kontrol over producentledet, og de vil ikke give faste priser i 24 mdr. Det foreslås derfor, at I ændrer til mulighed for prisregulering hver 12 mdr. efter nettoprisindexet. efter 12 mdr. og reguleres i forhold til nettoprisindexet. Se rettelsesblad Kontraktbilag 2: Der efterspørges 80 m ruller, kan det virkelig passe, det er meget store ruller. Ja, der er et forbrug af disse, hvorfor de indgår i Kontraktbilag Kontraktbilag 1, pkt Formuleringen om hudkontaktlag bør fjernes, da det ikke giver mening for et langstrækbind, som er ens på begge sider. Pkt udgår af Kontraktbilag 1. Se rettelsesblad samt opdateret version af Kontraktbilag Udbudsbetingelserne, pkt Kan det passe, at der skal bydes på alle delaftaler for at komme i betragtning på dette udbud? Ja, aftalen er ikke opdelt i delaftaler, der skal bydes på én samlet aftale, da der efterspørges en samlet logistikløsning, hvor den vindende tilbudsgiver leverer alle produkter i Kontraktbilag 2 til de praktiserende læger og speciallæger i Vedr. varegruppe 32, pos. 122, Bind,selvhæft. bandage, ca. 10cmx2,7m: Er det en 2 lags bandage, der efterspørges på denne position og refererer størrelsen til det inderste lag? Ja, denne ene position er en 2 lags bandage Vedr. varegruppe 36, polstervat I tilbudslisten bedes om syntetisk/polyester Der efterspørges et syntetisk produkt, hvorfor Kontraktbilag 1, pkt.

6 Spørgsmål & Svar opdateret d polstervat og i kravspec bomuld/viskose. Produktet fra forbrugslisten er syntetisk. Hvilket produkt efterspørges? 36.1 vil blive tilpasset. Se rettelsesblad Vedr. varegrp. 1, Pos Hydrokolloider Der lægges vægt på produktets retentionskapacitet med og uden kompression (40 mmhg). Og dette ønskes oplyst i ml/cm2. Denne information er normalt kun noget man måler på mere sugende bandager fx skum og vil med stor sandsynlighed ikke kunne oplyses uanset hvilket mærke, der er tale om. Vi anmoder derfor om at udbyder udelader dette konkurrenceparameter. Pkt. 1.7 i Kontraktbilag 1 udgår. Se rettelsesblad Vedr. varegrp. 45, Pos. 181 Afdækninger Vil det være konditionsmæssigt at byde en afdækning der er 50x60cm, såfremt øvrige krav opfyldes? Der henvises til rettelse 9 i rettelsesbladet. Der tillades en tolerance på +/- 25%, hvor der er angivet ca Vedr. varegrp. 49, Pos Kulbandager Kan udbyder specificere på hvilke positioner, der ønskes kulbandage med sølv? Kulbandagerne er med sølv. Materialet tilpasses, så dette tydeligere fremgår. Se rettelsesblad Tilbudslisten, position 198 I kravspecifikationen, står pincetten 2 gange, er det en fejl eller ønsker i 2 pincetter i sættet? Dette er en fejl, der skal blot stå 1 gang. Der skal således kun være én pincet i sættet. Se rettelsesblad Kravspecifikationen, konkurrenceparametre,

7 Spørgsmål & Svar opdateret d Punkt 38.9 Hvad menes der med at der skal kunne påsættes løse komponenter på posen? Hvilke komponenter er der tale om? Umiddelbart vil tilbudsgiver mene at der ikke bør sættes komponenter udover en evt. nattilkobling, da det udgør en lækagerisiko uanset hvilken pose der anvendes. Alle leverandører fraråder derfor også dette. Her menes, at de tilbudte enkelt komponenter (position 137, 138, 139) i samme underaftale bør være tilpasset hinanden og urinposen, så de kan samles/kombineres uden problemer Udbudsbilag 4 fortegnelse over vareprøver I skriver at tilbudsgiver skal udfylde kolonnen Betegnelse for den vedlagte prøve. Hvad ønskes anført i denne kolonne, og betyder det at tilbudsgiver skal overskrive den tekst som i forvejen fremgår af kolonnen? Tilbudsgiver bedes overskrive den eksisterende tekst. Den eksisterende tekst tjener alene som instruktion, om hvordan vareprøverne bedes indleveret, samt det ønskede antal vareprøver Kontraktbilag 1 - Kravspecifikation pkt 44.3 Kravet til hånddesinfektion er at det skal være godkendt efter EN1500 og EN EN er til kirurgiske hånddesinfektionsmidler og ikke til hånddesinfektion. Det ville være mere hensigtsmæssigt hvis mindstekravet var at det skulle leve op til DS og være vurderet som egnet til hånddesinfektion i sundhedssektoren af CEI. Det eksisterende produkt er en klorhexidinsprit, og anvendes derfor til kirurgisk hånddesinfektion, hvorfor der er stillet krav til standarderne EN 1500 og EN Udbudsbetingelserne, pkt. 8.1 I skriver følgende: Emballering og mærkning skal i øvrigt stemme overens med det tilbudte.

8 Spørgsmål & Svar opdateret d Hvordan skal ovenstående sætning forstås? Forventes det at vareprøverne fremsendes i oprindelig underforpakning? Vil det være tilladt at sende flere vareprøver end det efterspurgte, såfremt dette letter tilbudsgivers arbejdsgang? Hvis samme vare er tilbudt i forskellige størrelser, kan det så accepteres at disse vareprøver pakkes sammen i én underforpakning? Da åbning af emballage indgår i vurdering af kvalitet, skal vareprøven afleveres i den originale underforpakning, for at kunne vurdere dette. Vareprøver skal derfor ikke afleveres udpakket. Der må gerne sendes flere vareprøver med end det efterspurgte. Dette kan godt accepteres, dog skal det tydelig markeres på underforpakningen af den indeholder flere positioner Udbudsbetingelserne, pkt. 8.1 I skriver følgende: Såfremt tilbudsgiver giver tilbud på flere delaftaler, bedes vareprøver pakket særskilt for hver delaftale. Idet der ikke er delaftaler i dette udbud, antager tilbudsgiver at ovenstående sætning er en fejl. Kan det accepteres at alle vareprøverne pakkes sammen, så længe de lever op til kravene til mærkning m.m.? Dette er en fejl, og vil udgå af Udbudsbetingelserne, pkt. 8.1.