Sagsnr Spørgsmål og svar Kontraktbilag 5 Udbud af sårplejeprodukter til Region Midtjylland

Transkript

1 Sagsnr Spørgsmål og svar Kontraktbilag 5 Udbud af sårplejeprodukter til Region Midtjylland 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-11 Nr. Spørgsmål Svar Modtaget Besvaret 1.1 Der fremgår 2 forskellige afleveringsfrister i materialet. Udbudsbekendtgørelsen. 4.7.kl Udbudsbetingelserne 7.7.kl Hvilken er den korrekte? Der er pr. 27/ afsendt en berigtigelse af udbudsbekendtgørelsen, hvor i at det fremgår, at fristen for modtagelse af tilbud er kl d. 7/ Udbudsbilag 1 Al tekst der udfyldes fremgår med rød skrift er det en fejl? Pkt. 1.3 her henvises til udbudsbetingelserne men en fejlmeddelelse fremgår i stedet for henvisning. Error! Reference source not found. Skriften vil blive ændret, således at den fremgår med sort. Vi har ikke kunnet finde samme fejl i pkt. 1.3 i de udbudsbilag, der fremgår i den separate version eller som følger i forbindelse med udbudsbetingelserne. Henvisningen i udbudsbilag 1 pkt. 1.3 er til udbudsbetingelsernes pkt Det medsendte word dokument på samtlige udbudsbilag ligger i et dokument er låst og kan ikke gemmes i separate dokumenter. Det er ikke muligt selv at opdele dokumenterne det ville være ønskeligt at de kunne afleveres i logisk rækkefølge og samlet med øvrige bilag, i den elektroniske aflevering men dette kan ikke lade sig gøre når dokumentet ligger i et. Vil I overveje at opdele dokumenterne så de fremkommer som 11 bilag eller åbne dem så man selv kan gemme dem i særskilte dokumenter? Der vil blive uploaded en ny samling af udbudsbilag. Udbudsbilag 1-10 ønskes bibeholdt i en samlet version, som ikke sammenblandes med øvrige bilag i den elektroniske version. Udbudsbilag 1-10 skal alene udfyldes én gang samlet gældende for alle delaftaler, der afgives tilbud på. Udbudsbilag 11 vil blive uploaded

2 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG Udbudsbilag 11. Fortegnelse over vareprøver Her mangler en kolonne eller linje, hvor man kan udfylde med delaftale nummer. Eftersom alle positioner er benævnt ens i samtlige delaftaler vil der hurtigt kunne opstå misforståelser hvis ikke der fremkommer delaftale nummer. Vil Regionen tilføje en kolonne til delaftale nummer? Mener I at der skal udfyldes ét dokument for hver delaftale eller kan vi lægger? 1.5 Udbudsbetingelser pkt. 1.6 Vedr. fortrolighed og evt. agtindsigt, henvises der til pkt vedr. offentliggørelse af prisoplysninger. Ordregiver bedes uddybe dette, samt hvor vi skal finde pkt separat og skal udfyldes hver for sig for hver delaftale, der afgives tilbud på. Der vil blive uploaded et nyt udbudsbilag, hvor på at det vil være muligt at tilføje delaftale nr. Udbudsbilag 11 skal udfyldes hver for sig for hver delaftale, der afgives tilbud på. Pkt er at finde på side 16 i udbudsbetingelserne. Det bedes præciseres hvilket der ønskes uddybet. 1.6 Udbudsbetingelser pkt For at kunne efterkomme ordregivers krav vedr., at bilag skal fremsendes i det samme format som offentliggjort, kan disse bilag ikke underskrives. Kan ordregiver acceptere, at det kun er papirversionerne der er underskrevet? Nej, det accepteres ikke at det alene er papirversionerne af bilag, hvorpå der kræves underskrift, der er underskrevet. Det accepteres derimod at bilag, hvorpå der kræves underskrift, afleveres i et elektronisk format, som muliggør at de relevante bilag kan underskrives. 2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 KRAVSPECIFIKATIONEN 2.1 Kontraktbilag 1 og Kontraktbilag 2.xls Begge bilag er låst og kan ikke ændres i format. Der vil blive uploaded et nyt 2

3 2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 KRAVSPECIFIKATIONEN Det er meget uhensigtsmæssigt at dokumenterne ikke kan printes i et A4 format (men kommer ud på 6 forskudte sider) Ved aflevering vil det være et meget uoverskueligt materiale I får retur hvis ikke formatet ændres af jer. Vil I ændres opsætning og sikre at formatet kan printes til papirversionen til aflevering? kontraktbilag 1 og 2, hvor i at formatet er ændret, således at det er sat til, at hvert faneblad vil kunne printes på en side. 2.2 Delaftale 30. I har udbudt Alginat - men mangler specifikation af Alginat med sølv. Vil I tilføje dette eller skal vi tilbyde Alginat med Sølv på Kontraktbilag 7 øvrige størrelser? 2.3 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation: Delaftale 7 Pkt. 1.3 Kan kravet om affasede kanter ændres til et "bør krav? Det er korrekt, at vi ikke har udbudt alginat med sølv. Kontraktbilag 7 skal alene anvendes i henhold til angivelse af øvrige størrelser af det produkt, der er afgives tilbud med på den givne delaftale. Nej, mindstekravet i pkt. 1.3 fastholdes. 2.4 Kontraktbilag 1 Generelt for alle delaftaler 1. Såfremt ordregiver indgår kontrakt med en leverandør der har tilbudt et mindre/andet sortiment end det der i dag anvendes i regionen, vil ordregiver så ved behov købe den manglende størrelse/variant hos anden leverandør? Dette vil bero på Ordregivers konkrete vurdering for den enkelte delaftale. 2.Hvis og såfremt dette er tilfældet, hvorledes vil ordregiver så kunne sikre, at der ikke er flere produktserier /brands indenfor samme delaftale, som ordregiver ellers har opsat MK for på samtlige delaftaler? 3

4 2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 KRAVSPECIFIKATIONEN 2.5 Kontraktbilag 1 Delaftale 1, pkt. 1.2 og 1.5 Det er MK, at tilbudte produkter tilhører samme produktserie samt, at der kan tilbydes 2 tykkelser. Tilbudsgiver kan opfylde begge MK, men produkterne har ikke fuldstændig samme varenavn netop grundet den forskellige tykkelse. Produkterne ligger i samme varegruppe (hydrokolloider). Udbyder bedes derfor præcisere, hvad der menes med produktserie. Såfremt at produkterne tilbydes i samme varegruppe (hydrokolloid okklusiv), vil dette være dækkende for at de tilhører samme produktserie. Der vil således ikke være krav om, at de har samme varenavn. 2.6 Kontraktbilag 1 Delaftale 3 & 4 Hvad er den kliniske begrundelse for, at der ikke udbydes samtlige af de størrelser og varianter af cellulosefiberbandager m/u sølv som regionen i dag anvender? Fx. anvendes der i dag kavitetsfiller 1x45 cm samt cellulosefiberbandager i to tykkelser m/u forstærkede fiber. Vi anmoder derfor ordregiver om, at opstille BK vedr., at der kan tilbydes en kavitetsfiller 1 x 45 cm samt en cellulosefiberbandage med forstærkede fiber. Nævnte BK skærper ikke konkurrence på disse delaftaler, men vil sikre ordregiver, at der tilbydes attraktive priser på samtlige varianter af det som regionen i dag er forbrugende af. 2.7 Kontraktbilag 1 Delaftale 4, pkt 1.2 I og med, at det er en antimikrobiel bandage der udbydes, kan MK 1.2 ikke efterkommes ved, at der alene kun må Det vil jf. bør-krav 1.15 og 1.16 i henholdsvis delaftale 3 og 4 blive vægtet positivt, såfremt at der bydes ind med øvrige størrelser på delaftalerne. Det står tilbudsgiver frit for hvilken variant af cellulosefiberbandage denne tilbyder, såfremt at den lever op til de fastsatte mindstekrav. Mindstekravet i pkt. 1.2 skal læses således, at bandagens materiale alene må være af cellulosefiber. Herudover efterspørges det, at bandagen har en antimikrobiel effekt i form af sølv. 4

5 2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 KRAVSPECIFIKATIONEN være anvendt cellulosefiber som materiale. Ordregiver bedes omformulere MK Kontraktbilag 1 Delaftale 4, pkt 1.8 Eftersom vi er bekendt med, at der er stor forskel på den antimikrobielle effekt af bandager, opfordrer vi ordregiver til at omstøde MK 1.8 til et BK. Herved får ordregiver mulighed for at kunne evaluere den vedlagte dokumentation. Fastholdes pkt. 1.8 som et MK, kan samtlige tilbudsgivere efterkomme dette (dog i mere eller mindre grad), men ordregiver vil ikke have mulighed for at kunne evaluere den vedlagte dokumentation. Vil ordregiver omstøde MK til et BK? Dette anses for at være et mindstekrav i tillæg til bandagens cellulosefibermateriale. Ordregiver ønsker ikke at ændre mindstekravet til et børkrav. 2.9 Kontraktbilag 1 Delaftale 3 & 4, pkt. 1.2 & pkt Det er et MK at produktet alene skal bestå af cellulosefiber, og det er et MK af produktet skal kunne fjernes i ét stykke. Hvad er den kliniske begrundelse for, at ordregiver så ikke vælger at udbyde nyeste teknologi, nemlig en cellulosefiber med forstærkede fiber? Endvidere er vi bekendte med, at mere end 1/3 af forbruget af cellulosefiberbandager i dag i regionen er med forstærkede fiber. Yderligere kan vi oplyse ordregiver om, at en overvejende del af de forbrugende afdeliger har tilkendgivet, at de ønsker at konvertere den almindelige cellulosefiberbandage til en cellulosefiberbandage med forstærkede fiber. Se hertil svar på spørgsmål

6 2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 KRAVSPECIFIKATIONEN 2.10 Kontraktbilag 1 - Delaftale 8 pkt.1.10, delaftale 9, pkt. 11 samt mange andre delaftaler/punkter i kontraktbilag 2 Der vil blive uploaded et nyt kontraktbilag 1, hvor der er mere luft i cellerne. Teksten kan ikke læses grundet for lille celle. Ordregiver bør tilrettet kontraktbilag 2, så det er læsbart Kontraktbilag 1 - Delaftale 11, pos Børkravet fastholdes. Vi gør ordregiver opmærksom på, at hvis der klippes i en bandage med aktivt kul og kullet bliver vådt, virker kullet ikke. Fastholder ordregiver BK vedr. at der skal kunne klippes i bandagen? 2.12 Kontraktbilag 1 - Delaftale 40 Må der tilbydes skum med silikonekontaktlag på denne delaftale? Det accepteres, at der på delaftale 40 bydes ind med skumbandager med silikonekontaktlag. 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 2 TILBUDSLISTE 3.1 Kontraktbilag 2.xls tilbudslisten I delaftale 2 er der to kolonner til link kolonne J og K hvilken skal vi anvende? 3.2 Vareprøver. I efterspørger 10 stk af samtlige tilbudte produkter altså samtlige størrelser af en produkttype. For enkelte delaftaler drejer det sig om helt op til 120 vareprøver. Er det muligt at ændrer dette så vi udvælge én til to repræsentative størrelser indenfor delaftalen eller Der vil blive uploaded et nyt kontraktbilag 2, hvor der i delaftale 2 alene vil være en kolonne til udfyldelse af Link til produktdatablade. Antallet af vareprøver er tilrettet, og der vil blive uploaded et nyt og opdateret kontaktbilag 2, hvor i dette fremgår. 6

7 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 2 TILBUDSLISTE fastholder I at der skal vedlægges vareprøver på alle tilbudte produkter. 3.3 Kontraktbilag 2 Tilbudslisten: Delaftale 3 Bandage, cellulosefiber 4x10cm Bandage, cellulosefiber 4x20cm Bandage, cellulosefiber 4x30cm Vi mener disse positioner bør slettes, da der så vidt vi ved, kun er 1 virksomhed, der kan levere disse størrelser, accepteres dette? Det er samtidigt et meget lille forbrug, så bør disse størrelser ikke indgå under den positive vurdering i henhold til kravspecifikation 1.15 i stedet for? 3.4 Kontraktbilag 2 Tilbudslisten: Delaftale 40 Skumbandage med klæbekant 11 20x20cm For at kunne byde denne delaftale ønsker vi at pos 11 slettes, kan det accepteres? Denne position kan indgå under den positive vurdering af flere størrelser i henhold til kravspecifikationer Delaftale 21, behandlerstrømper Her ønskes en behandlerstrømpe med linertryk på 16-20mm og kompressionsstrømpetryk. Vi er begrænset af kravet om 5 størrelser, som kun 1 leverandør på markedet kan tilbyde vil udbyder overveje at ændre til 4-5 størrelser, det vil udvide antallet af mulige tilbud. 3.5 Delaftale 19, position 4 Der efterspørges et kit på 15 cm. Ud fra den meget lille volumen som efterspørges, opfordres udbyder til at slette denne position elle Positionerne udgår af tilbudslisten, og der vil blive uploaded et opdateret kontraktbilag 2. Positionen udgår af tilbudslisten, og der vil blive uploaded et opdateret kontraktbilag 2. Positioner for str. 5 udgår af tilbudslisten, og der vil blive uploaded et opdateret kontraktbilag 2. Positionen udgår af tilbudslisten, og der vil blive uploaded et opdateret kontraktbilag 2. 7

8 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 2 TILBUDSLISTE acceptere at der ikke bydes på denne position. Dette vil gøre at det er muligt at få flere tilbud på denne delaftale? 3.6 Kontraktbilag 2. Tilbudsliste I delaftale 23 efterspørger I en Hudbeskyttelsesfilm. Vi kan opfylde alle krav i kravspecifikationen, men er låst fast af at tilbudslisten under kolonnen emballagetype beskriver appliceringspind i to varianter. Vi kan byde med servietter og spray og vil gerne have mulighed for at byde på delaftalen. Vil I overveje at korrigere emballagetype eller slette beskrivelsen under emballagetype. Vil I overveje at ændre ml betegnelsen så der kun efterspørges på 3ml (øvrige størrelser kan jo tilbydes i Kontraktbilag 7.)? 3.7 Delaftale 1 Hvad menes med tykkelse 1 og tykkelse 2? Det fastholdes, at emballagetypen skal være med appliceringspind. De angivne ml under position 1-3 fastholdes ligeledes. Tykkelse 1 og tykkelse 2 skal forstås således, at der ønskes tilbudt produkter inden for delaftalen, som findes i to tykkelser. 4. Spørgsmål til Udkast til KONTRAKT + KONTRAKTBILAG Kontraktbilag 1 7,doc Dokumenterne er låst og kan ikke suppleres med tekst. Er disse dokumenter vedlagt til orientering eller skal de vedlægges udbudsmaterialet uden at være udfyldt? normalt vedlægges disse dokumenter udfyldt ved kontraktindgåelse. Hvis de skal vedlægges udbuddet vil vi bede om at de låses op så vi kan udfylde tekst i den tomme dokumenter 4.2 Udkast til Kontrakt Pkt Her henvises til? Fejl! Henvisningskilde ikke fundet fremgår. Kontraktbilag 1-7 i word format er primært vedlagt til orientering, og det er ikke et krav at de vedlægges tilbuddet. Såfremt de vedlægges, skal de ikke udfyldes, men kan fungere som en forside, for eksempelvis de kontraktbilag, som skal udfyldes excel format. Henvisningen går til Kontraktbilag 3 dokumentation, hvor tilbudsgiver kan vedlægge eventuelle datablade, 8

9 4. Spørgsmål til Udkast til KONTRAKT + KONTRAKTBILAG 3-8 Vil I oplyse henvisning? 4.3 Udkast til Kontrakt Pkt Leverandøren fremsender varedeklarationer og produktbeskrivelser mv. på samtlige produkter.. Vil elektronisk datablad være dækkende for disse varebeskrivelser eller vil I afklare hvorledes vi skal fremsende disse oplysninger? udover den efterspurgte dokumentation som følger af de relevante delaftaler i kontraktbilag 1 kravspecifikation. Ja, elektroniske datablade vil være dækkende. 4.4 Udkast til Kontrakt 4.4 Kvalitetssikring I refererer til at kvalitetssikringssystemet herunder i særlig grad reklamations- og recall procedure er beskrevet. Hvor i materialet forventer I at disse oplysninger skal vedlægges? Tilbudsgivers kvalitetssikringssystem skal beskrives i Udbudsbilag 2 pkt Udkast til Kontrakt Ordreafgivelse og leveringstid I henviser til Leverandøren beskrivelse af sine ordre- og leveringsrutiner fremgår af xx I skriver herefter at udfyldes ved kontraktindgåelse på basis af leverandørens tilbud. Hvor i tilbuddet mener I at vi beskriver dette? Tilbudsgivers bedes beskrive sine ordre- og leveringsrutiner som en del af sit kvalitetssikringssystem i Udbudsbilag 2 pkt Udkast til Kontrakt 5. Service og support I kontrakten har I noteret hvilke forpligtelse vi har i forhold til Service og Support ( afsnit 5.) hvor i udbudsmaterialet er det muligt at beskrive vores service og support? Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at beskrive service og support i henhold til Udkast til Kontrakt pkt Kontraktbilag 7 Nej. Der skal ikke afleveres Skal der afleveres vareprøver på øvrige størrelser? vareprøver på øvrige størrelser, som oplistes i kontraktbilag Udkast til Kontrakt Se venligst hertil svar på spørgsmål 9

10 4. Spørgsmål til Udkast til KONTRAKT + KONTRAKTBILAG 3-8 Pkt Ordregiver bedes uddybe hvad der menes med produktbeskrivelse. 4.9 Udkast til Kontrakt Pkt Vedr. prisregulering skal denne ske på baggrund af udviklingen i nettoprisindexet fra november 2014 til november Evt. prisregulering skal varsles 30 dage før ikrafttræden. Denne tidsplan hænger ikke realistisk sammen, da offentliggørelsen af nettoprisindex for november 2014 først offentliggøres den 10. i den efterfølgende måned, altså Udkast til Kontrakt Pkt. 7.5 Ordregiver bedes uddybe, hvorfor det ikke er samtlige varer der indgås kontrakt på, der skal oprettes i det elektroniske indkøbssystem ILM Afsnittet i pkt er skrevet med rød skrift, hvilket skal indikere, at det vil blive tilpasset, når den endelige dato for kontraktstart kendes. Se her til rettelse nr. 8 i rettelsesblad af 11. juni Det fremgår ikke af pkt. 7.5, at det ikke kan være samtlige produkter, der indgås kontrakt på der oprettes i ILM. Udgangspunktet er, for alle produkter på tilbudslisten kontraktbilag 2, at de skal oprettes i ILM. For produkter tilbudt i henhold til kontraktbilag 7 øvrige størrelser vil det bero på ordregivers konkrete vurdering, hvilke produkter der oprettes i ILM. Der vil efter 1. og 2. spørgerunde blive uploaded et opdateret udbudsmateriale, som følge af de rettelsesblade og spørgsmål og svar som er blevet offentliggjort. 10