Vejledning til din ELFORSK- ansøgning

Transkript

1 ELFORSK Opdateret Dansk Energis forsknings- og udviklingsprogram Vejledning til din ELFORSK- ansøgning Denne vejledning er lavet som en hjælp til dig som ansøger. Vejledningen beskriver, hvordan du skal udfylde de forskellige ansøgningsdokumenter, og hvilke regler du skal følge.

2 Indhold 1 Baggrund... 3 Før du søger, skal du forhåndsregistrere din ansøgning... 3 Ansøgningsfristen Projektbeskrivelse (word-dokument)... 3 Data... 4 Projektets relevans... 5 Projektets formål... 5 Arbejdspakker... 5 Formidlingsplan og anvendelse af resultater... 6 Organisering og kompetencer for projektpartnere... 6 Budget andre omkostninger... 6 Tilskyndelsesvirkning Gantt diagram og projektøkonomi (excel-dokument)... 6 Gantt diagrammet er din tidsplan... 6 Budget for arbejdspakker... 7 Projektøkonomi (budget) Støtteprocent Overheadudgifter Personaleudgifter Andre omkostninger Syv vurderingskriterier Evaluering og frem til besked om tilsagn eller afslag... 9 Vejledning til ELFORSK-ansøgning Side 2 af 9

3 1 Baggrund Vejledningen er udarbejdet som en hjælp til dig som ansøger, og som ønsker at søge midler fra Dansk Energis forsknings- og udviklingsprogram, ELFORSK. Vejledningen beskriver, hvordan du skal udfylde ansøgningsdokumenterne. Ansøgningen består af to forskellige dokumenter: Et word-dokument, som er selve projektbeskrivelsen. Et excel-dokument, som indeholder et ark med Gantt diagram (tidsplan) med angivelse af arbejdspakker og milepæle, et ark med budget fordelt på arbejdspakker og et ark med projektøkonomien (budget). Før du søger, skal du forhåndsregistrere din ansøgning Du skal forhåndsregistrere din ansøgning senest den 23. september 2019 på elforsk.dk/sogprojektstotte/hvordan-soger-du En forhåndsregistrering indeholder information om projektets titel, en kort beskrivelse af hvad projektet vil, et forventet budget og støttebeløb og kontaktinfo på projektleder med navn og mail. Som kvittering for din forhåndsregistrering modtager du en svar-mail med et projektnummer (352-xxx). Projektnummeret skal angives på alle dokumenter i ansøgningen, også relevante bilag, og det skal anvendes i den videre dialog med ELFORSK. Oplysningerne bliver brugt til at registrere ansøgningerne og forberede den efterfølgende evalueringsproces. Ansøgningsfristen Ansøgningsfristen for 2020-puljen er den 7. oktober Ansøgningen skal holdes så kort og præcis som muligt, men skal samtidig være tilstrækkelig informativ til at danne grundlag for en faglig og økonomisk bedømmelse. Det betyder at lange ansøgninger ikke nødvendigvis er bedre end korte. Evaluatorer har kun til opgave at bedømme det som står i selve ansøgningsdokumenterne. Dermed er bilag kun for yderligere relevant information. Som udgangspunkt kan det ikke antages, at evaluatorerne har kendskab til tidligere udført arbejde relateret til ansøgningen. Hent ansøgningsdokumenter og send din ansøgning på elforsk.dk/sog-projektstotte/hvordan-soger-du Med relevante bilag mener vi f.eks. uddybende materiale, CV på nøglepersoner, interessetilkendegivelser fra deltagende partnere og resultater fra andre projekter inden for samme område. 2 Projektbeskrivelse (word-dokument) Projektbeskrivelsen skal indeholde generelle oplysninger om ansøgningen samt beskrivelse af projektets relevans, formål og idé, hvad de enkelte arbejdspakker indeholder, hvordan projektet og resultaterne formidles og anvendelse af resultaterne når projektet er afsluttet, organisering af projektgruppen i forhold til faglige kompetencer og aktørtyper, specificering af andre omkostninger i projektøkonomien og sidst tilskyndelsesvirkning. Vejledning til ELFORSK-ansøgning Side 3 af 9

4 Data Her skal udfyldes følgende: Projektnummer (det du fik i en mail ved forhåndsregistreringen) Projekttitel på dansk og engelsk Indsatsområde (bygninger eller industri) Underkategori f.eks. digitalisering, forbrugerfleksibilitet, substitution, ventilation, lys, køling, styring og regulering, varmepumper, indeklima, værktøj, adfærd osv.) Projekttype (anvendt forskning, udvikling, pilotprojekter og demonstrationsprojekter): o o o o Ved anvendt forskning forstås projekter af original karakter med henblik på at erhverve viden og indsigt med fokus på bestemte praktiske mål og anvendelser. Det er også karakteriseret som industriel forskning eller industrielt forskningssamarbejde. Ved udvikling forstås anvendelse af viden med henblik på at fremstille nye eller forbedre eksisterende materialer, produkter, teknologier, løsninger, processer, metoder, systemer eller services. Det er som ofte karakteriseret ved eksperimentel udvikling eller eksperimentelt udviklingssamarbejde. Hvis der i udviklingsforløbet indgår anvendt forskning, så er det karakteriseret ved industriel forskning eller industrielt forskningssamarbejde, og forskningsandelen i udviklingsprojektet skal afspejles af den støtteprocent, som angives i projektøkonomiskemaet, da den vejledende maksimale støtteprocent tager udgangspunkt i at udviklingsprojektet er et 100 % forskningsprojekt. Ved pilotprojekter forstås projekter, der foretager en eksperimentel afprøvning af en teknologi, et system eller en metode i en større skala end under laboratorieforhold, men mindre end fuldskala. Typisk kan pilotanlæg være 1:10 i forhold til fuldskala. Det er også karakteriseret ved eksperimentel udvikling eller eksperimentelt udviklingssamarbejde. Med demonstrationsprojekter forstås projekter, der foretager en eksperimentel afprøvning af en teknologi, et system eller en metode under virkelighedsnære forhold med henblik på efterfølgende markedsintroduktion eller - når demonstrationen giver anledning hertil - yderligere udvikling før markedsintroduktion. Det er også karakteriseret ved eksperimentel udvikling eller eksperimentelt udviklingssamarbejde. Om der er tilknyttet et Ph.d.- eller Post.doc-studie til projektet Om der er søgt om støtte i andre ordninger Projektperioden fra start til slut Samlet timeforbrug i projektet Samlet projektbudget Samlet støttebeløb Egenfinansiering Evt. anden finansiering For ansøger skal der udfyldes (den projektansvarlige): Virksomheden som ansøger Vejledning til ELFORSK-ansøgning Side 4 af 9

5 Adresse og CVR-nummer samt størrelse (lille, mellem, stor) 1 Navn, mail og telefonnummer på projektleder Hvem der er underskriftsberettiget fra virksomheden Dato og underskrift For alle projektpartnere skal der udfyldes: Virksomhedsnavn Adresse, CVR-nummer samt størrelse (lille, mellem, stor) 2 Hvilken person som deltager fra virksomheden, mail og telefonnummer Til brug for oprettelse på hjemmesiderne elforsk.dk og energiforskning.dk angives: Web-teaser på dansk og engelsk på maks. 100 ord Projektbeskrivelse på dansk og engelsk på maks. 250 ord Projektets relevans Her redegøres for på hvilken måde og i hvilken grad, projektet bidrager til at understøtte den bekendtgørelse som er gældende for ELFORSK samt indsatsområder. Det skal beskrives hvilke energipotentialer (besparelses- og effektiviseringspotentiale) i kwh og realisering af energipolitiske mål. Det skal beskrives (estimeres) hvor stort det forventede danske marked er og eksportmuligheder for resultatet (forventet omfang og omsætning). Herunder hvordan idéen afsættes i markedet og af hvem. Du kan f.eks. finde yderligere oplysninger om allerede bevilgede energiprojekter på: energiforskning.dk forskningsdatabasen.dk Projektets formål Her beskrives idéen med projektet, originaliteten af selve idéen ift. nyhedsværdi og innovation og modenhed/risiko af teknologien. Det skal også beskrives hvordan projektet planlægger at opnå formålet (metodebeskrivelse). Hvis idéen i ansøgningen bygger videre på eksisterende viden eller projekter, skal tidligere resultater eller projekter, som ligger til grund, beskrives, så der gives et klar overblik over udviklingsforløbet. Arbejdspakker En beskrivelse af alle arbejdspakker som indgår i projektet samt tilhørende milepæle og leverancer eller delresultater. Desuden skal der angives et budget for hver arbejdspakke og det skal stemme overens med det som er angivet i Excel-dokumentet. 1 Ift. EU s definition af virksomhedsstørrelser og EU s statsstøtteregler. 2 Ift. EU s definition af virksomhedsstørrelser og EU s statsstøtteregler. Vejledning til ELFORSK-ansøgning Side 5 af 9

6 Formidlingsplan og anvendelse af resultater Her skal det beskrives hvordan projektets partnere tænker at formidle projektet, de forventede resultater eller delresultater og det endelige resultat. De forskellige aktiviteter skal beskrives, hvilke medier eller kanaler der tænkes anvendt og hvilken part som er ansvarlig for aktiviteten. Lav en oversigt over, hvordan formidlingen skal ske og minimum hvert halve år, skal der formidles vedr. projektet. Yderligere skal det beskrives hvilke behov resultatet af projektet dækker hos målgruppen for at sikre en implementering og forankring. Det skal også beskrives hvilke værdi resultatet skaber hos målgruppen (slutbrugeren), og det kan enten være en energirelateret værdi, økonomisk værdi eller en menneskelig værdi. Ved formidling fra projektet skal det angives, at projektet gennemføres med støtte fra Dansk Energis forsknings- og udviklingsprogram, ELFORSK. Organisering og kompetencer for projektpartnere Det skal beskrives hvilke partnere som deltager i projektet. Det skal beskrives ud for hver enkelt partner, hvorfor de er en relevant aktør at have med i projektet og hvilke kompetencer de bibringer projektet og udviklingsforløbet i forhold til om deres rolle er forsknings, udviklings, leverandør/producent eller slutbruger-relateret. Herunder også projektledelsens kompetencer for at lede projektet i mål. Budget andre omkostninger Selve projektøkonomien udfyldes i Excel-dokumentet. Her beskrives og udspecificeres hvad andre omkostninger dækker over f.eks. indkøb af materialer, komponenter, instrumenter, udstyr, eksterne leverancer og underleverandører. Specielle kommentarer til budgettet skal ligeledes angives under dette punkt i ansøgningen. Tilskyndelsesvirkning Støtte fra Dansk Energis forsknings- og udviklingsprogram, ELFORSK, skal have tilskyndelsesvirkning. Det betyder, at hver enkelt støttemodtager skal redegøre for, hvorledes støtte til det ansøgte projekt vil øge indsatsens omfang, udstrækning, tempo set i forhold til en situation, hvor der ikke opnås støtte. Støtte til forskning, udvikling og demonstration kan kun anses for at være forenelig med det indre marked, hvis den har en tilskyndelsesvirkning. Der er tale om en tilskyndelsesvirkning, hvis støtten ændrer en virksomheds adfærd på en sådan måde, at den iværksætter yderligere aktiviteter, som den ikke ville have iværksat uden støtten eller ville have iværksat i mere begrænset omfang eller på en anden måde. Støtten må imidlertid ikke gå til dækning af omkostningerne ved en aktivitet, som virksomheden under alle omstændigheder ville have iværksat, eller kompensere for den normale forretningsmæssige risiko ved en økonomisk aktivitet. 3 Gantt diagram og projektøkonomi (excel-dokument) Gantt diagrammet er din tidsplan I Gantt diagrammet beskrives alle arbejdspakker ift. den samlede tidsplan for projektets gennemførsel. Der skal opstilles relevante milepæle i projektets forløb. Angiv milepælenes tidsmæssige placering. En milepæl er en planlagt, målbar og synlig hændelse, som viser, at en opgave eller stor leverance fra Vejledning til ELFORSK-ansøgning Side 6 af 9

7 projektet er afsluttet. Der kan alternativt markeres milepæle for både forskningsmæssige (FM), tekniske (TM) og kommercielle (KM) aktiviteter. Hvis der ikke er nok arbejdspakker og milepæle tilføjes det i skemaet. Der er som udgangspunkt lavet plads til ti arbejdspakker. Budget for arbejdspakker Hver projektpartner angives deres respektive omkostninger på de enkelte arbejdspakker i projektet, som de søger støtte til. Derved skabes overblik over, hvilke omkostninger støtten dækker på såvel arbejdspakkeniveau, partnerniveau og projektniveau. Budget fordelt på arbejdspakker skal stemme overens med beskrivelsen af arbejdspakkerne i projektbeskrivelsen, og summen skal stemme med det samlede støttebeløb. Projektøkonomi (budget) Grundlæggende skal det altid vurderes, om omkostningerne er nødvendige for gennemførelsen af projektet. Projektøkonomien (budgettet) danner grundlag for de økonomiske rammer for projektet, hvis der indgås en projektaftale med ELFORSK. For udviklings- og demonstrationsprojekter kræves en væsentlig egenfinansiering fra projektpartnerne. Niveauet er afhængigt af deltagerkredsen og af, hvor tæt et projekt vurderes at være på en efterfølgende kommercialisering (på markedet). Omkostninger udover det budgetterede er projektlederes ansvar. Der må ikke indgå profit i budgettet, herunder i forbindelse med løn Støtteprocent Støtteprocenten for den enkelte partner fastsættes individuelt og kan være lavere end den maks. vejledende støtteprocent, der er fastsat i EU's statsstøtteregler. Dokumentet angiver selv den maks. vejledende støtteprocent ud fra type af virksomhedskarakteristika. Den samlede støtteprocent, jf. EU s statsstøtteregler, kan ikke overskrides. For hver enkelt projektpartner skal det vælges om bidraget i projektet er forskning eller udvikling. Det hænger sammen med den maks. vejledende støtteprocent og fastsættelse af den valgte støtteprocent for den enkelte partner Overheadudgifter Overhead defineres som værende faktiske yderligere generalomkostninger, der er direkte knyttet til projektet. For private virksomheder og GTS-institutter må der maks. medtages overhead på 150 % af personaleomkostningerne. For universiteter, forskningsinstitutioner mv. fastsættes overhead til maks. 44 % af alle omkostninger dvs. både på personaleomkostninger og andre omkostninger. Vejledning til ELFORSK-ansøgning Side 7 af 9

8 3.3.3 Personaleudgifter For personaleudgifter skelnes der mellem to forskellige typer af timer; Funktionærtimer og teknisk/adm. timer. Der gives tilskud til de budgetterede lønudgifter i dokumentet. Lønudgiften beregnes på baggrund af årlig bruttoløn inkl. feriepenge. Hvis det ikke er muligt at fastsætte en markedsbestemt løn, anvendes der en fast timepris på 350 kr. ex. overhead. Der fastsættes et årstimetal på timer for en fuldtidsansat medarbejder. Taxameter-udgifter, til ph.d. eller post.doc studie, på kr. kan medtages til uddannelse (gælder for en hel uddannelse) Andre omkostninger Andre omkostninger opgøres på følgende kategorier: Instrumenter og udstyr Udgifter til instrumenter og udstyr kan medtaget i budgettet, i det omfang og den periode de anvendes til projektet. Hvis instrumenterne eller udstyret ikke anvendes til projektet i hele deres livscyklus, må kun afskrivningsomkostninger medtages. Afskrivningen beregnes på grundlag af god regnskabspraksis. Bygninger Udgifter til køb og etablering af bygninger er principielt en støtteberettiget omkostning. Omkostninger til bygninger vil dog kun medfinansieres, hvis specielle forhold taler herfor. Køb af jord betragtes ikke som en støtteberettiget omkostning. Andre driftsudgifter, herunder materialer Andre driftsudgifter, herunder forbrugsmaterialer som f.eks. brændsler, stålrør, isoleringsmaterialer osv. vil være at betragte som støtteberettigede omkostninger. Eksterne leverancer og underleverancer Eksterne leverancer er støtteberettigede omkostninger. Hvis leverancen udgør 10 % af den samlede støttebevilling eller mere (dog minimum kr.), så bør leverandøren indgå som partner i projektet. Kun i de tilfælde hvor leverandøren ikke har umiddelbar interesse eller gavn af at deltage, kan der dispenseres herfor. En partner i et projekt kan ikke også være underleverandør. Som udgangspunkt bør underleverancer kun udgøre en mindre del af projektet. Indtægter (fra kommercielle prototyper/demonstrationsanlæg) Ved kommerciel udnyttelse foranlediget af det støttede projekt skal eventuelle indtægter fradrages i de støtteberettigede omkostninger. Andet, herunder rejser og formidling Kategorien dækker først og fremmest over rejse- og formidlingsaktiviteter. Rejseudgifter skal følge statens regler (cirkulære) for rejser for statsansatte. Vejledning til ELFORSK-ansøgning Side 8 af 9

9 4 Syv vurderingskriterier Alle ansøgninger til ELFORSK evalueres af vores evalueringsudvalg. Ansøgningerne bedømmes ud fra følgende syv kriterier: 1. Relevans 2. Projektets formål 3. Tidsplan 4. Formidling og anvendelse af resultater 5. Organisering af projektteam 6. Budget 7. Tilskyndelsesvirkning 5 Evaluering og frem til besked om tilsagn eller afslag Efter ansøgningsfristen går ELFORSK i gang med at evaluere alle indkomne ansøgninger inden for tidsfristen. Forløbet er som følgende 3 : 2019: 23. september deadline for forhåndsregistrering 7. oktober ansøgningsfrist November og primo december bedømmelse af ansøgninger med evalueringsudvalg inkl. partshøring som sendes til ansøger. Medio december, indstilling af støtteværdige projekter sendes til godkendelse i Energistyrelsen. 2020: Ultimo januar forventes godkendelsen fra Energistyrelsen. Februar tilsagn og afslag sendes til ansøgere, og tilsagn (kontrakter) underskrives og returneres til ELFORSK. Marts afholdelse af Kick-off arrangement for de projekter, som modtager støtte Ultimo marts eller primo april forventes det at alle projekter kan gå i gang. 3 Der tages forbehold for, at der kan forekomme ændringer i tidsforløbet for evalueringen. Vejledning til ELFORSK-ansøgning Side 9 af 9