Referat af bestyrelsesmøde, tirsdag den 16. oktober 2018, kl i Kubhuset, Allerød Idrætspark

Transkript

1 Til Bestyrelsen 5. november 2018 Referat af bestyrelsesmøde, tirsdag den 16. oktober 2018, kl i Kubhuset, Allerød Idrætspark Deltagere: Flemming Bærentzen (FB), Frederik Knudsen (FK), Henrik Greve (HG), Søren Bessermann (SB), Jakob Hecksher (JH), Kim Stage (KS), Lennart Engelhardt (LE), Niels Leegaard (NL), Anna Toftegaard (AT), Jan R. Jacobsen (JRJ), Steffen Jacobsen (SJ). Afbud: Peter Voergaard (PV), Ivan B.Skov (IBS). Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt 2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde den 28/ Godkendt 3. Økonomi a. Saldobalance og Budget 2018 Vi haft tilgang af flere nye medlemmer efter sommerferien end vi har mistet. Det tegner derfor til, at indtægtsbudgettet for 2018 kommer til at holde. Saldobalancen udviser derfor lige nu et større i overskud for 2018 fordelt på alle afdelinger. Afdelingerne opfordres til at overveje behovet for særlige anskaffelser inden udgangen af b. Kontingentopkrævning Der er ca. kr i udestående kontingenter. SJ rykker restanterne via mail. Afdelingerne inddrages i forløbet efter behov. 4. Allerød Idrætspark Planen for Vintertræningen 2018/19 er klar og vil komme på AFK-hjemmesiden. De ønskede indendørs haltider i Ravnsholthallen og Lillerødhallerne er bestilt og bekræftet. Møllemosevej Allerød Tlf

2 5. Orienteringer fra Afdelinger/Udvalg a. Oprettelse af DBU C1-trænerkursus (PV/SB/LE) Der var enighed om ikke at afholde DBU C1-trænerkursus i efteråret 2018, men vente til uge 4 eller SJ kontakter DBU Sj. LE er indstillet på at være kontaktperson for kurset. b. Evaluering af afholdt DBU C2-trænerkursus Kurset, som blev afholdt over 2 søndage forløb tilfredsstillende, dog var der lidt problemer med at skaffe de ønskede 8 U12-drenge sommedier. Der var enighed om, at der fremadrettet skal være udpeget kontaktperson for DBU-kurser. c. Alkohol-politik i AFK (JRJ) Med udgangspunkt i oplevelser med alkohol (Øl) og høj musik i forbindelse med U19-træning blev alkohol-politiken drøftet. Der var enighed om, at den konstaterede adfærd ikke er acceptabel og skal påtales. Dette skal meddeles spillere/trænere/ledere. Har AFK ikke en klart formuleret alkoholpolitik skal den formuleres og besluttes snarest muligt. SJ undersøger, hvordan AFK s alkoholpolitiken er formulere nu. d. Ungdom Yngst, Formand 2019/20 Emner til formand for Ungdom Yngst fra 2019 drøftes i årgangene på fællesmøde den 30/ e. Kvindeafdelingen, Sportschef m.v. LE er indstillet på at fortsætte foreløbig i 6 måneder. f. Afholdelse af Indestævner i AFK-regi Der var enighed om, AFK kan tilbyde sig som værtsklub i forbindelse med DGIog DBU Sj.-indestævner. Der bestilles tider i Lillerødhallerne til AFK/DGI-indestævner og til Futsalpigekampe under DBU Sj. i vinterhalvåret 2018/19. (SJ) 6. Centralisering af indkøb og udlevering af trænertøj a. Forslag (SB) Der var enighed om, at der bør være en ens ordning omkring indkøb og udlevering af trænertøj-pakker for alle afdelinger. Afdelingsformændene mødes og aftaler indhold af ordningen snarest muligt. Møllemosevej Allerød Tlf

3 7. AFK-dagen den 15/ og Afslutningsfester a. Evaluering af AFK-dagen Der var enighed om, at der bør holdes AFK-dag en gang om året med et indhold nogenlunde som i år. Det skal i god tid sikres så mange hjemmekampe som muligt, bl.a. bør 1. holdet spille hjemme på dagen. Reklame for dagen skal forbedres og være mere direkte til hjemmene. Aktiviteten tages op på bestyrelsesmøde i maj/juni b. Status på Afslutningsfester, OB-, Senior- og Lederfest Afslutningsfesterne er under planlægning. Der afholdes møde om Lederfesten den 18/ (FB/FK m.fl.). c. Prisuddelinger 2018, Kandidater Aftales endeligt på mødet den 18/ SJ sørger for gavekort og pokaler samt indgravering i Ungdomstrænerpokalen. 8. esport i AFK a. Status på input fra Keld Juhl (LE) Keld Juhlerer indstillet på at bistå ved en ny undersøgelse af mulighederne for esport i AFK-regi. FK tager kontakt til Keld Juhl. 9. Administration a. Status på trænerkontrakter og aflønning af trænere SJ indkalder afdelingsformændene, JRJ og FK til møde snarest muligt. b. Børneattester, fornyelse Der var enighed om, at der snarest muligt skal indhentes nye Børneattester for alle trænere/ledere, hvis den nuværende attest er mere end 2 år gammel. SJ indhenter nødvendige oplysninger hos trænere/ledere og rekvirerer attesterne hos Rigspolitiet. c. Aktiv Allerød Bookingsystem HG og LE registreres som brugere af Bookingsystemet (SJ). 10. EU s Persondataforordning og dansk databeskyttelseslov a. Status på aktivering af Fodboldpas Der er lige nu 139 spillere, primært fra de yngste ungdomshold og veteranholdene, som spiller i turneringer udenfor DBU Sj. Der vil igen blive rykket for de manglende Fodboldpas. (SJ) Endvidere vil der løbende ske oprydning i KlubOffice. (SJ) 11. AFK Banko a. Regnskabshjælp fra 2019 m.v. Der var enighed om, at AFK bør kunne bidrage med regnskabshjælp til Banko. FK undersøger omfanget af opgaven. Møllemosevej Allerød Tlf

4 12. Disponering af Kurt Hansens Mindefond a. Status på etablering af Agility-bane (LE) LE fremsender oplæg med en økonomisk ramme for Agillity-bane og JRJ fremsender oplæg med økonomisk ramme for Pana-bane. Bestyrelsen vil herefter tage stilling til de 2 projekter, som kan overvejes endelig besluttet til Generalforsamlingen Eventuelt a. DBU Sj. Formandslounge AFK er vært for formandsmødet den 21/ FB, FK og SJ repræsenterer AFK på mødet. b. 80 er-fest i Centerhallen JH orienterede kort om forløbet af 80 er-festen i Centerhallen, som var arrangeret af et festudvalg på tværs af AFK. Der var 400 festdeltagere. Der var i udvalget enighed omt, at der skal være fest igen i Centerhallen skal bestilles i samme weekend i 2019 snarest muligt. (SJ) Møllemosevej Allerød Tlf

5 Bilag a. Fremtidige bestyrelsesmøder: Tirsdag, den 27/ , kl (Julemøde) Tirsdag, den 15/1-2019, kl Tirsdag, den 5/2-2019, kl (Generalforsamling) b. Andre mærkedage og fester m.v.: Lørdag, den 27/ , Oldboysafslutning Lørdag, den 3/ , Seniorafslutning Lørdag, den 10/ , Kvindeafdelingens Banko Lørdag, den 17/ , Lederfest - Januar 2019, SkoleCup 2019 Møllemosevej Allerød Tlf