Referat: Formandskabsmøde

Transkript

1 Distrikt 4 Sydjylland Referat: Formandskabsmøde Mødested: Vindrosen, Tangevej Ribe Dato: Fredag den 16. marts 2018 Tidspunkt: 9:30 13:30 Mødeleder: Deltagere: Bodil Wöhnert Birthe Bjerg, Jenny Beck, Jytte Elkjær Hedegaard, Jørgen Albertsen, Leo Pedersen, Mogens Rieks, Ebbe Johansen, Bodil Wöhnert Dagsorden: 1 Opfølgning af forrige møde Referat fra mødet 8. februar 2018 Godkendt 2 Prioriteret punkt Planlægning af Årsmøde herunder gennemgang af beretninger fra formandskab og fagområderne samt status på kandidatsituationen Til mødet forelå udkast til de skriftlige beretninger fra formandskabet og IT-faggruppen samt regnskab. De skriftlige beretninger fra alle områder bliver som hidtil efterfølgende lagt på distriktshjemmesiden. Bodil fremlagde et arbejdsredskab til tidsstyring og opgavefordeling samt det foreløbige udkast til PP-præsentationen. Fordeling af opgaverne blev aftalt jf. vedhæftede rettede skema. Desuden blev det besluttet at årets sang skal være Velkommen lærkelil Formandskabets skriftlige beretning er for negativ og trænger til en sproglig opstramning med baggrund i formandskabets grundige drøftelse af punktet: Det Fremtidige arbejde i Distrikt 4 En evaluering af det hidtidige arbejde viser at kontaktpersonen arbejder meget hurtigt. Internt er det svært for andre medlemmer med formandsposter at følge med udadtil skaber manglende kendskab til de vanlige arbejdsgange i foreningen irritation. Distrikt 4 forsøger at tilpasse til den nye rolle for distrikter. Det kræver

2 tæt samarbejde med sekretariatet omkring kursusplanlægning. Distriktets egne initiativer skal times bedre med sekretariatet. Det kan ske ved bedre orientering i sekretariatets mødekalender. Dermed er det også nødvendigt at være mere fleksibel m.h.t. valg af mødedage. Distriktet skal fremme kommunikationen mellem sekretariat og lokalafdelinger og være med til at skabe grobund for nye ideer. Hvis Distrikt 4 skal leve op til dette, er det nødvendigt med langsigtet planlægning. På nogle punkter skal distriktet være mere på forkant end nu. Arrangementer skal være clearet med sekretariatet og orienteret til lokalafdelingerne i så god tid, at lokalafdelingerne kan tage det med i planlægningen af deres årsarbejde. Mødeplanlægning kan måske lettes ved at benytte et årshjul, således at formandskabets møder og forberedelse til de faste aktiviteter kan planlægges i god tid. Organiseringen i formandskabet betyder at hver koordinator arbejder selvstændigt med sit område. Det er vigtigt at alle har de samme informationer. Samtidig er der et ønske om at begrænse mail-strømmen. Mogens vil undersøge om mails fra sekretariatet stilet til distriktsformænd kan rundsendes til hele formandskabet, så kontaktperson slipper for denne opgave. Koordinatorerne har kontakten til såvel sekretariatet som til distriktets kontaktpersoner men skal også orientere lokalformændene. Det er endnu ikke lykkedes at finde en kandidat til kassererposten. Der er rigtig god vejledning fra sekretariatet til nye kasserer. Så vi vil gøre endnu et forsøg på at få et nyt medlem i formandskabet på årsmødet. Birthe er i påkommende tilfælde villig til at påtage sig opgaven. Sekretæropgaven kan være både belastende og tidkrævende, Bodil er ikke bundet af lokalformandsopgaver og er villig til at påtage sig posten i stedet for kontaktpersonsopgaven. Jenny er villig til at påtage sig sekretæropgaven. Vedr. fagudvalgene blev deltagerkredsen drøftet. Formålet er sparring for distriktskoordinatoren. Vedr. fremtidsplaner nævnes arrangementet om bookingsystemet den 3. maj og demens-temadagen den 12. juni Desuden bør nævnes muligheden for introduktionsdag for nye frivillige i lokalafdelingerne. Er der interesse? Sekretariatet har planlagt introduktionsdage for lederne af de frivillige hhv. 23. og 24. maj.

3 Konklusionen på denne indgående drøftelse blev, at vi vil indstille til årsmødet at vi fortsat gerne vil forsøge at få en ny organisering til at fungere. Derfor foreslås at alle vælges for 1 år. Dette stemmer ikke med den eksisterende forretningsorden for distriktet, som bør tilpasses de nye forhold. Den første opgave i den kommende periode bliver derfor revision af forretningsordenen. 3 Siden sidst Nyt fra Landsbestyrelsen Ebbe orienterede om bisidderkurset og uddybede ansvarsforholdene vedr. tilbud om rådgivning og vejledning. Rådgivning indebærer et juridisk ansvar. Flytningen til Snorresgade sker i disse dage. På førstkommende dialogmøde vil der blive orienteret om Vedtægtsgruppens arbejde, som kan komme til at betyde en reorganisering af Ældre Sagen og nye valgprocedurer. Vedtægtsgruppen synes ikke at have beskæftiget sig med distrikternes rolle. Mogens orienterede om det pågående arbejde i ad hoc grupperne vedr. trivsel i lokalafdelingerne og Facebook i lokalafdelingerne. Ældre Sundhed Jenny orienterede om inspirationsmøde for Ældre Sundhedspolitiske frivillige. Her deltog repræsentanter for såvel den kommunale administration som det politiske niveau. En god dag, som allerede har ført til flere initiativer på området. Vedr. sygehusudvalgene er det uklart hvordan mødeaktiviteter kan finansieres. Mogens lovede at undersøge nærmere. Socialt Humanitært Birthe planlægger en temadag for socialhumanitære kontaktpersoner i efteråret. Motion og Sundhed Jytte oplyste, at Hanne Lehnhardt desværre må udtræde af faggruppen. Jytte arbejder videre på organisering af faggruppen og med planer om et orienteringsmøde for kontaktpersoner. IT/Webmaster Bodil deltager i testpanelet for de nye lokalhjemmesider og i ad hoc arbejdsgruppen vedr. Facebook i lokalafdelingerne. Kursusdagen den 13. marts var skæmmet af tekniske problemer og udfordret af lokaleforholdene på Søgården. Der var 61 deltagere og der har trods alt været positive tilbagemeldinger. Der er en ny deltager i IT-Faggruppen, og Bodil har kontakt til endnu en kandidat.

4 Områderedaktøren Det nye redigeringsværktøj til DetSker virker OK. Leo planlægger en kursusdag for webmaster/lokalredaktører i september Overvejer om kurset også skal omfatte noget om de nye lokalhjemmesider. 4 Økonomi Aktuel orientering - herunder budget 2018 Jørgen udleverede en specifikation over antal deltagere samt udgifter til mad og drikke 2017 samt tilsvarende budgetteret i Specifikationen indeholder også oplysninger om relevante søgepuljer. Det er et meget nyttigt arbejdsredskab. Jørgen ønskede oplyst om vi kan søge tilskud til Lise Flensburgs oplæg på årsmødet. Begrundelse er, at vi dermed viser vores aktiviteter. Mogens mente nej. Jørgen og Bodil har udarbejdet et forslag til Budget Det er et skøn og indeholder mange ubekendte faktorer især vedr. hvor megen støtte vi kan få fra de respektive distrikts-puljer. Jørgen omdelte oversigter over de forskellige puljer med tilhørende retningslinjer og ansøgningsvejledninger. Ligeledes omdeltes et forslag til ansøgningsprocedure: Ansøgningsskema/ansøgning udfærdiges og fremsendes sammen med et budget til Ældre Sagen med CC til distriktets kasserer Distriktskoordinator og kasserer modtager tilsagn fra Ældre Sagen Distriktskoordinator sørger for afrapportering af arrangementer evt. vedlagt deltagerliste. koordinator og kasserer aftaler, om afrapporteringen fremsendes separat eller sammen med det endelige regnskab for arrangementet Distriktskassereren sørger for betaling af diverse udgifter vedr. kurset og fremsender regnskab/faktura + evt. afrapportering til Ældre Sagen 5 Kommende aktiviteter Planlagte se mødekalender Evalueringsmøde vedr. Distriktstræf 2018 dette møde opgives. Svært at placere ind i de øvrige aktiviteter Bookingsystemet 3. maj 2018 p.t. to lokalafdelinger tilmeldt Kursusdag for webmastere og lokalredaktører september 2018 jf. bemærkninger under Siden sidst. Temadag om Sygehusudvalg for kontaktpersoner fra Ældre Sundhed + Social Humanitær) efterår Jenny og Birthe arbejder på sagen Temadag for social-humanitære kontaktpersoner efterår 2018 jf.

5 bemærkninger under Siden Sidst IT Temadag okt/nov 2018 der blev nævnt temaer på kursusdagen den 13. marts. Den nye IT-Faggruppe planlægger. 6 Fælles Temadag 12. juni Status på program og oplægsholdere samt orientering vedr. økonomien. Budgettet blev gennemgået der er budgetteret med et eksternt indlæg. SH/Motionspuljen forsøges ansøgt. Tvivl om vi kan ansøge om vores resterende midler i Ældrepolitisk pulje. Tidsplanen blev gennemgået. Det er et skema med time slots til hjælp for placering af programpunkterne. Placering af demensaktiviteterne er ikke hensigtsmæssig. Jytte kontakter Karin Schultz. Der er plads til et ekstra indlæg det bliver om musikterapi. Birthe tager kontakt til oplægsholder. Planlægningsgruppen mødes den 3. april klokken 14:00 hos Mogens. Tirsbækvej 127, 7120 Vejle Øst Her skal drøftes endeligt program og udformning af puljeansøgninger. 7 Mødedeltagelse Dialogmøde 12. april 2018 Birthe og Bodil tilmeldes Distriktsformandsmøde 24. maj 2018 kontaktpersonen deltager. 8 Evt. Jørgen mindede om, at han gerne vil have tilsendt rejsebilag mm. vedr. dette møde snarest a.h.t. afslutning af årsregnskabet. 9 Næste møde Mødeleder Næste formandskabsmøde afholdes efter årsmødet med afslutning senest klokken 15. Dato: JH/bw