udbudsproces med færre transaktionsomkostninger

Transkript

1 Grænser En vejledning for dialog til en udbudsproces med færre transaktionsomkostninger December Juni

2 UDBUDSRÅDET Oplag 300 stk. Udbudsrådet Carl Jacobsens Vej Valby Tlf On-line ISBN ISBN Layout: Word Eksperten Grafisk produktion: GP-TRYK A/S Billedmateriale: Istock Udgivet: december 2011 Vejledningen er udarbejdet af BDO-Kommunernes Revision og Ising Consult for Udbudsrådet 2

3 En vejledning til en udbudsproces med færre transaktionsomkostninger En vejledning til en udbudsproces med færre transaktionsomkostninger

4 VEJLEDNING EN BEDRE UDBUDSPROCES MED FÆRRE OMKOSTNINGER Indhold Indledning...4 Indledning 5 Kapitel 2 Før Kapitel udbuddet 2 offentliggøres Før udbuddet Skab overblik offentliggøres over den udbudte ydelse Overvej Skab overblik fælles udbud over den og udbudte brug af rammeaftaler ydelse Lav Overvej en markedsafdækning fælles udbud og brug...7 af rammeaftaler Overvej Lav en markedsafdækning valget af udbudsform og kontraktform Lav Overvej en klar valget anskaffelsesstrategi af udbudsform og...9 kontraktform Nedsæt Lav en en klar arbejdsgruppe anskaffelsesstrategi med de relevante kompetencer Tag kontakt til andre ordregivere Nedsæt en arbejdsgruppe med de relevante kompetencer Undgå unødvendige krav Tag kontakt til andre ordregivere Brug udbudsparadigmer ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet Fastlæg Undgå klare unødvendige kriterier krav for tildeling Lav Brug en udbudsparadigmer sidste gennemgang ved af udarbejdelsen udbudsmateriale af udbudsmaterialet t Fastlæg klare kriterier for tildeling Lav en sidste gennemgang af udbudsmaterialet 16 Kapitel 3 Fra Kapitel offentliggørelse 3 til kontraktindgåelse Fra offentliggørelse Brug elektroniske til kontraktindgåelse udbud Brug Brug muligheden elektroniske for udbud dialog om udbudsmaterialet Hav Brug faste muligheden retningslinjer for dialog for dialogen om udbudsmaterialet med de ikke-valgte tilbudsgivere Hav faste retningslinjer for dialogen med de ikke-valgte tilbudsgivere 19 Kapitel 4 Efter Kapitel kontraktindgåelse Efter kontraktindgåelse Brug opstartsmøder til forventningsafstemning Følg Brug løbende opstartsmøder på kontrakten til forventningsafstemning og kvaliteten Følg løbende op på kontrakten og kvaliteten 21 Kapitel 55 Særligt for for tilbudsgivere tilbudsgivere Involver Involver de de relevante relevante medarbejdere medarbejdere Lav standardmaterialer og hav altid dokumentation klar Lav standardmaterialer og hav altid dokumentation klar Brug udbudsmaterialet som tjekliste, når tilbuddet skrives Brug udbudsmaterialet som tjekliste, når tilbuddet skrives Overvej brugen af aktindsigt og klager Overvej brugen af aktindsigt og klager Vær proaktiv i opstartsfasen Vær proaktiv i opstartsfasen 26 3

5 UDBUDSRÅDET UDBUDSRÅDET Indledning Indledning For offentlige ordregivere kan der være betydelige transaktionsomkostninger For offentlige for-ordregiverbundet med at udbyde kontrakter om køb af varer og tjenesteydelser. bundet Tilsvarende med at udbyde kontrakter kan der har alle tilbudsgivere transaktionsomkostninger, når der skal afgives har tilbud. alle tilbudsgivere Nogle transaktionso transaktionsomkostninger er nødvendige. Andre transaktionsomkostninger transaktionsomkostninger er nød unødvendige og et resultat af en udbudsproces, som ikke er optimalt unødvendige tilrettelagt. og et resultat af en u Disse unødvendige transaktionsomkostninger gør ressourceanvendelsen Disse ineffektiv unødvendige transaktionsom og belaster en allerede presset offentlig økonomi. og belaster en allerede presset offe For de private tilbudsgivere betyder høje transaktionsomkostninger For i de første private om-tilbudsgivergang højere omkostninger for den samlede opgaveløsning, hvilket gang vil resultere højere omkostninger i for den betyd højere priser over for de offentlige ordregivere. For de private tilbudsgivere højere priser kan over for de offentlig høje transaktionsomkostninger også medføre, at man undlader at byde høje på transaktionsomkostninger udbudte ogs opgaver. Dette kan medføre mangelfuld konkurrence om de udbudte opgaver. opgaver, Dette og kan medføre mang at de potentielt bedste leverandører ikke afgiver tilbud på de udbudte at opgaver. de potentielt bedste leverandører For de offentlige ordregivere kan transaktionsomkostninger i yderste For konsekvens de offentlige ordregivere kan overstige den forventede gevinst ved et udbud. Effekten af høje transaktionsomkostninger kan derfor være, at den offentlige ordregiver undlader at kostninger udbyde en kan op-derfor være, at den overstige den forventede gevinst v gave, eller at gevinsterne ved den udbudte opgave reduceres kraftigt. gave, eller at gevinsterne ved den u I denne vejledning 1 fra Udbudsrådet fremhæves en række fokuspunkter, I denne som vejledning både 1 fra Udbudsråd ordre- og tilbudsgivere bør overveje med henblik på at nedbringe transaktionsomkostningerne. Vejledningen og fokuspunkterne, som er sammenfattet kostningerne. i kort form Vejledningen og fok ordre- og tilbudsgivere bør overve på følgende side, er struktureret i forhold til udbudsfaserne før udbuddet på følgende offentliggøres, fra offentliggørelse til kontraktindgåelse og efter kontraktindgåelse. gøres, fra offentliggørelse Den til kon side, er struktureret i f sidste del af vejledningen vedrører fokuspunkter der er målrettet tilbudsgivere. sidste del af vejledningen vedrører 1 1 Vejledningen bygger på en omfattende undersøgelse af 21 udbudsforretninger i kommunerne Vejledningen med interview bygger af på en omfattende unde både ordregiver og den vindende tilbudsgiver. Undersøgelsen er tilgængelig på både ordregiver Undersøgelsen er gennemført for Udbudsrådet af BDO Kommunernes Revision med rådgivningsfirmaet gelsen Ising er Consulting gennemført for Udbudsrådet af BD og den vindende tilbudsgive som samarbejdspartner. som samarbejdspartner

6 VEJLEDNING VEJLEDNING EN BEDRE EN UDBUDSPROCES BEDRE UDBUDSPROCES MED FÆRRE MED OMKOSTNINGER FÆRRE OMKOSTNINGER Det er ordregivers Det er ordregivers udbudsproces, udbudsproces, som skaber som hovedparten skaber hovedparten af transaktionsomkostningerne ningerne også for tilbudsgiverne. også for tilbudsgiverne. Derfor vedrører Derfor hovedparten vedrører hovedparten af fokuspunkter- af fokuspunkter- af transaktionsomkostne ordregivers ne ordregivers udbudsproces udbudsproces og har specielt og har fokus specielt på de fokus aktiviteter, på de aktiviteter, der ligger der før ligger før offentliggørelsen offentliggørelsen af udbudsmaterialet. af udbudsmaterialet. Det skyldes, Det at skyldes, potentialet at potentialet for at nedbringe for at nedbringe de samlede de transaktionsomkostninger samlede transaktionsomkostninger størst ved er størst at optimere ved at denne optimere del denne af ud-debudsprocessen. af udbudsprocessen. Boks 1.1: Boks Fokuspunkter 1.1: Fokuspunkter der bør overvejes der bør overvejes for at reducere for at reducere transaktionsomkostningerne Før udbuddet Før offentliggøres udbuddet offentliggøres Skab overblik Skab over overblik den udbudte over den ydelse udbudte ydelse Overvej fælles Overvej udbud fælles og brug udbud af rammeaftaler og brug af rammeaftaler Lav en markedsafdækning Lav en markedsafdækning Overvej valg Overvej af udbudsform valg af udbudsform og kontraktform og kontraktform Lav en klar Lav anskaffelsesstrategi en klar anskaffelsesstrategi Nedsæt en arbejdsgruppe Nedsæt en arbejdsgruppe med de relevante med de kompetencer relevante kompetencer Tag kontakt Tag til andre kontakt ordregivere til andre ordregivere Undgå unødvendige Undgå unødvendige krav krav Brug udbudsparadigme Brug udbudsparadigme ved udarbejdelsen ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet af udbudsmaterialet Fastlæg klare Fastlæg kriterier klare for kriterier tildeling for tildeling Lav en sidste Lav gennemgang sidste gennemgang af udbudsmaterialet af udbudsmaterialet Fra offentliggørelse Fra offentliggørelse til kontraktindgåelse til kontraktindgåelse Brug elektroniske Brug elektroniske udbud udbud Brug muligheden Brug muligheden for dialog om for udbudsmaterialet dialog om udbudsmaterialet Hav faste retningslinjer Hav faste retningslinjer for dialogen for med dialogen de ikke-valgte med de ikke-valgte tilbudsgivere tilbudsgivere Efter kontraktindgåelse Efter kontraktindgåelse Brug opstartsmøder Brug opstartsmøder til forventningsafstemning til forventningsafstemning Følg løbende Følg op løbende på kontrakten op på kontrakten Særligt for Særligt tilbudsgivere for tilbudsgivere Sammensæt Sammensæt de rigtige kompetencer de rigtige kompetencer Lav standardmaterialer Lav standardmaterialer og hav altid og dokumentation hav altid dokumentation klar klar Brug udbudsmaterialet Brug udbudsmaterialet som tjekliste, som når tjekliste, tilbuddet når skrives tilbuddet skrives Overvej brugen Overvej af aktindsigt brugen af og aktindsigt klager og klager Vær proaktiv Vær i opstartsfasen proaktiv i opstartsfasen 6 5 5

7 UDBUDSRÅDET UDBUDSRÅDET Kapitel 2 Før udbuddet offentliggøres Indledning For offentlige ordregivere kan der bundet med at udbyde kontrakter har alle tilbudsgivere transaktionso Den proces, der ligger forud for udbuddets offentliggørelse, betinger langt hen ad transaktionsomkostninger er nød vejen transaktionsomkostningerne i udbuddets senere faser. Hvis ordregiver ikke unødvendige og et resultat af en u har været grundig nok i planlægningsfasen, medfører det, at tilbudsgiverne har Disse unødvendige transaktionsom svært ved at efterkomme nogle af de krav, der er stillet i udbudsmaterialet. Dette og belaster en allerede presset offe kan afstedkomme en omfangsrig spørgsmål/svar-periode og medfører således unødvendige transaktionsomkostninger for såvel ordre- som tilbudsgivere. For de private tilbudsgivere betyd gang højere omkostninger for den højere priser over for de offentlig 2.1 SKAB OVERBLIK OVER DEN UDBUDTE YDELSE høje transaktionsomkostninger ogs I forberedelsen af udbuddet bør der foretages en opgavemæssig afklaring, opgaver. så Dette der kan medføre mang fra starten skabes overblik over, hvilke varer eller tjenesteydelser at udbuddet de potentielt skal bedste leverandører omhandle, og hvilke behov der skal afdækkes. Ved udbud af rengøring skal der eksempelvis skabes overblik over antal kvadratmeter, der skal rengøres For de og offentlige det ønskede kvalitets- og serviceniveau for rengøringen. Ved denne opgavemæssige overstige den af- forventede gevinst v ordregivere kan klaring skabes overblik over egen organisation og behov, og der kostninger fremskaffes kan et derfor være, at den præcist datagrundlag for udbuddet. En grundig behovsafklaring vil gave, næsten eller at altid gevinsterne ved den u medføre, at ordregiver bliver skarpere på, hvilke krav der skal indgå i udbudsmaterialet. I denne vejledning 1 fra Udbudsråd ordre- og tilbudsgivere bør overve En indledende afklaring kan omfatte, hvilke varer eller ydelser der kostningerne. har været anvendt og i hvilke mængder. Brugerne kan inddrages for at afklare, om på følgende deres behov side, er struktureret i f Vejledningen og fok er opfyldt. Der kan indhentes statistik hos de nuværende leverandører gøres, eller fra trækkes data i ordregivers økonomi- eller indkøbsanalysesystem. sidste del af vejledningen offentliggørelse til kon vedrører Det kan være nyttigt at se nærmere på løsningen af den opgave, som udbuddet vedrører. Eksempelvis kan manuelle arbejdsprocesser effektiviseres, forenkles eller helt falde bort, hvis udbuddet målrettes mod det. Dermed bør opgaveløsning, serviceydelser og varekøb sammentænkes, og de opgavemæssige eller forretningsmæssige målsætninger for området beskrives. Den tid, der bruges på at være omhyggelig i den indledende fase af udbuddet, er altid givet godt ud og bidrager til at nedbringe transaktionsomkostningerne i udbuddets senere faser. 1 Vejledningen bygger på en omfattende unde både ordregiver og den vindende tilbudsgive gelsen er gennemført for Udbudsrådet af BD som samarbejdspartner

8 VEJLEDNING VEJLEDNING EN BEDRE EN UDBUDSPROCES BEDRE UDBUDSPROCES MED FÆRRE MED OMKOSTNINGER FÆRRE OMKOSTNINGER 2.2 OVERVEJ FÆLLES UDBUD OG BRUG AF RAMME- AFTALER Det er ordregivers udbudsproces, som skaber hovedparten af transaktionsomkostningerne også for tilbudsgiverne. Derfor vedrører hovedparten af fokuspunkterne ordregivers udbudsproces og har specielt fokus på de aktiviteter, der ligger før offentliggørelsen I mange af tilfælde udbudsmaterialet. kan det ud Det fra skyldes, såvel ressourcehensyn at potentialet for som at nedbringe andre hensyn være de samlede uhensigtsmæssigt, transaktionsomkostninger at en ordregiver er størst selvstændigt ved at optimere giver denne sig i del kast af med udbudsprocessen. Som ordregiver bør man derfor først undersøge, om der er fordele ved og interesse et udbud. for et udbud fælles med andre ordregivere. Boks 1.1: Mange Fokuspunkter udbud gennemføres der bør i dag overvejes i regi af fælleskommunale for at reducere indkøbsfællesskaber. Fælles transaktionsomkostningerne udbudsforretninger giver i udgangspunktet større indkøbsvolumen, og de administrative omkostninger for deltagerne bliver forholdsmæssigt mindre, når Før udbuddet flere offentliggøres går sammen. Større volumen kan skabe mere konkurrence og dermed bedre Skab overblik priser. over Erfaringerne den udbudte viser ydelse samtidig, at udbuddene ikke må blive for store eller for Overvej komplekse, fælles udbud hvis og brug transaktionsomkostningerne af rammeaftaler skal holdes nede. Lav en markedsafdækning Overvej Det valg bør af udbudsform også overvejes, og kontraktform før et udbud iværksættes, om ordregivers behov kan opfyldes anskaffelsesstrategi ved brug af en rammeaftale hos fx SKI eller Statens Indkøb. Lav en klar Nedsæt en arbejdsgruppe med de relevante kompetencer Tag kontakt til andre ordregivere Undgå unødvendige 2.3 LAV krav EN MARKEDSAFDÆKNING Brug udbudsparadigme Når den opgavemæssige ved udarbejdelsen afklaring udbudsmaterialet er på plads, er det en fordel at søge information Fastlæg om klare de kriterier løsninger, for tildeling markedet tilbyder. Det kan være gennem firmaernes hjemmesider, telefoninterview Lav en sidste gennemgang af udbudsmaterialet og møder med leverandører eller andet. Fra offentliggørelse til kontraktindgåelse De transaktionsomkostninger, der er forbundet med markedsafdækningen, er som Brug elektroniske oftest givet udbud godt ud, da de bidrager til overblik over, hvad der kan efterspørges Brug muligheden gennem udbuddet. for dialog om Kendskab udbudsmaterialet til løsninger og markedet mindsker transaktionsomkostningerne retningslinjer senere for dialogen i udbudsprocessen. med de ikke-valgte Hav faste tilbudsgivere Efter kontraktindgåelse Boks 2.1: Fokus på markedsafklaring Brug opstartsmøder til forventningsafstemning Følg løbende Gribskov op på Kommunes kontrakten erfaring er, at man skal blive dygtigere til markedsafklaringen for at blive skarpere på, hvad der skal udbydes, og hvordan kommunens handlinger påvirker tilbudsgivere omverdenen. Man forsøger i Gribskov at opdyrke viden omkring netop dette, og Særligt for man vil derfor starte et samarbejde med nogle eksperter i markedsafklaringer mv. Sammensæt de rigtige kompetencer Kommunen oplever, blandt andet i forhold til udbud af personkørsel, at der skal tænkes Lav standardmaterialer og hav altid dokumentation klar meget over, hvordan udbudsmaterialet er sat op. Det giver ifølge kommunen en bedre Brug udbudsmaterialet som tjekliste, når tilbuddet skrives opgaveløsning efterfølgende. Overvej brugen af aktindsigt og klager Vær proaktiv i opstartsfasen 8 5 7

9 UDBUDSRÅDET UDBUDSRÅDET En dialog med markedet, før udbuddet igangsættes, om prismekanismer og drivere for priserne kan ligeledes være en fordel for ordregiver, hvis ordregiver vil undgå unødvendige transaktionsomkostninger som følge af, at tilbudsgiverne ikke kan prissætte de ønskede ydelser. Udbudsreglerne er ikke til hinder for, at myndighederne kan have dialog med leverandørerne på markedet før et udbud. Leverandører, som myndighederne For offentlige har ordregivere kan der dialog med før et udbud, kan dog være udelukket fra at deltage i selve bundet udbuddet med at af udbyde kontrakter en kontrakt som følge af, at leverandørerne gennem dialog med myndighederne har alle tilbudsgivere transaktionso har opnået en konkurrencefordel i forhold til andre leverandører. 2 transaktionsomkostninger er nød unødvendige og et resultat af en u Disse unødvendige transaktionsom 2.4 OVERVEJ VALGET AF UDBUDSFORM OG og KON- belaster en allerede presset offe TRAKTFORM Indledning For de private tilbudsgivere betyd Ordregiver skal vælge, hvilken udbudsform, der skal anvendes. Traditionelt vælger mange indkøbere et offentligt udbud. Det bør dog altid overvejes, om der i det gang højere omkostninger for den højere priser over for de offentlig konkrete tilfælde vil være fordele ved at gennemføre et begrænset udbud. høje transaktionsomkostninger ogs opgaver. Dette kan medføre mang Offentligt udbud kan med fordel anvendes, hvis der er tale om en standardiseret at de potentielt bedste leverandører vare eller ydelse, der præcist kan beskrives af ordregiver. Hertil kommer, at vurderingen af de indkomne tilbud skal kunne foretages forholdsvis enkelt, fx ved vurdering af en tilbudt pris pr. vareenhed. For de offentlige ordregivere kan overstige den forventede gevinst v kostninger kan derfor være, at den Ordregiver skal realitetsbehandle alle indkomne tilbud, hvilket kan være særdeles gave, eller at gevinsterne ved den u ressourcekrævende. Begrænset udbud kan derfor være velegnet til at sænke omkostningerne, hvis anskaffelsen og markedet er af en sådan karakter, at der fx forventes et stort antal tilbudsgivere, eller hvis der er tale om meget komplekse opga- I denne vejledning 1 fra Udbudsråd ordre- og tilbudsgivere bør overve ver. kostningerne. Vejledningen og fok på følgende side, er struktureret i f gøres, fra offentliggørelse til kon sidste del af vejledningen vedrører 2 1 Vejledningen bygger på en omfattende unde Udbudsrådet offentliggjorde i sommeren 2010 en vejledning om grænserne for dialog både mellem ordregiver offentlige myndigheder og private virksomheder ved udbud. Vejledningen kan hentes gelsen på Udbudsrå- er gennemført for Udbudsrådet af BD og den vindende tilbudsgive dets hjemmeside som samarbejdspartner

10 VEJLEDNING VEJLEDNING EN BEDRE EN UDBUDSPROCES BEDRE UDBUDSPROCES MED FÆRRE MED OMKOSTNINGER FÆRRE OMKOSTNINGER Det er ordregivers udbudsproces, som skaber hovedparten af transaktionsomkostningerne Boks også for 2.2: tilbudsgiverne. Prækvalifikation Derfor vedrører komplekse hovedparten af opgaver fokuspunkterne ordregivers udbudsproces og har specielt fokus på de aktiviteter, der ligger før offentliggørelsen af udbudsmaterialet. Det skyldes, at potentialet for at nedbringe de samlede transaktionsomkostninger er størst ved at optimere denne del af udbudsprocessen. Prækvalifikation bruges også, selvom der er få potentielle tilbudsgivere på markedet. Ved udbuddet af ERP-systemer i Viborg Kommune var man således kun interesseret i at tegne kontrakt med en tilbudsgiver, som kommunen var sikker på havde tilstrækkelige kompetencer og erfaringer til at kunne løse den komplekse opgave. Derfor valgte man at bruge prækvalifikation, således at man kun skulle vurdere tilbud fra virksomheder med de nødvendige referencer til at kunne løse opgaven tilfredsstillende. Boks 1.1: Fokuspunkter der bør overvejes for at reducere transaktionsomkostningerne Før udbuddet offentliggøres Der kan altid være en risiko for, at nogle tilbudsgivere afholder sig fra at afgive Skab overblik over den udbudte ydelse tilbud, hvis de forventer et alt for stort felt af tilbudsgivere. Ved at benytte begrænset udbud skal tilbudsgiverne i første omgang kun udarbejde prækvalifikati- Overvej fælles udbud og brug af rammeaftaler Lav en markedsafdækning onsmaterialet og ordregivere skal maksimalt forholde sig til de fem tilbudsgivere, Overvej valg af udbudsform og kontraktform der prækvalificeres. Når virksomhederne er udvalgt på baggrund af en prækvalifikationsrunde, er de ofte mere engagerede og indstillede på at levere det bedste til- Lav en klar anskaffelsesstrategi Nedsæt en arbejdsgruppe med de relevante kompetencer bud. Tag kontakt til andre ordregivere Undgå unødvendige krav Det skal desuden besluttes, om der skal udbydes en kontrakt om et bestemt indkøb Brug udbudsparadigme ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet eller rammeaftale. Ved brug af rammeaftaler er det vigtigt for tilbudsgiverne, at Fastlæg klare kriterier for tildeling ordregiver oplyser, hvor meget der de tidligere år er indkøbt, så tilbudsgiver har en Lav en sidste gennemgang af udbudsmaterialet idé om den omsætning, som kan forventes. Det har betydning for, om tilbudsgiver Fra offentliggørelse vil bruge de til kontraktindgåelse ressourcer, det kræver at afgive et tilbud, og for de priser, der bydes med. Brug elektroniske udbud Brug muligheden for dialog om udbudsmaterialet Hav faste retningslinjer for dialogen med de ikke-valgte tilbudsgivere 2.5 LAV EN KLAR ANSKAFFELSESSTRATEGI Efter kontraktindgåelse Ordregivers afklaring og planlægning af anskaffelsen er grundlaget for en god proces, hvor unødvendige transaktionsomkostninger minimeres. Det kan spare Brug opstartsmøder mange ressourcer, til forventningsafstemning at ordregiver tænker hele processen igennem og udarbejder en Følg løbende konkret op anskaffelsesstrategi, på kontrakten der er enighed om i organisationen. Særligt for I anskaffelsesstrategien tilbudsgivere bør målsætningerne med anskaffelsen tydeliggøres. Er der Sammensæt tale om de rigtige et udbud kompetencer på et nyt område, hvor der er fastlagt målsætninger for området, Lav standardmaterialer et genudbud hvor og hav tidligere altid dokumentation målsætninger klar stadig gælder, eller er der efter en evaluering af en tidligere som tjekliste, kontrakt når nye tilbuddet målsætninger, skrives der skal tages højde for i udbuddet? Brug udbudsmaterialet Overvej brugen af aktindsigt og klager Vær proaktiv Anskaffelsesstrategien i opstartsfasen bør desuden indeholde en detaljeret tids- og aktivitetsplan for alle faser og aktiviteter med angivelse af forventet ressourcetræk på de involverede personer. Ved fastlæggelse af tidsplanen er det væsentligt ikke at forsøge at

11 UDBUDSRÅDET UDBUDSRÅDET forcere gennemførelsen af udbuddet. De interne processer har en tendens til at tage længere tid, end det umiddelbart forventes. 2.6 NEDSÆT EN ARBEJDSGRUPPE MED DE RELEVAN- TE KOMPETENCER Udbudsforretningen bør tilrettelægges som en projektorganisering med en klar For de private tilbudsgivere betyd projektbeskrivelse eller anskaffelsesstrategi jf. ovenfor. Der udpeges her en projektleder med erfaring og de rigtige kompetencer til opgaven. Det er en fordel, at gang højere omkostninger for den højere priser over for de offentlig projektlederen har den fornødne pondus i organisationen til at håndtere de organisatoriske og ledelsesmæssige afklaringer undervejs. høje transaktionsomkostninger ogs opgaver. Dette kan medføre mang at de potentielt bedste leverandører Boks 2.3: Udbudsproces med og uden projektleder For de offentlige ordregivere kan I en kommune har man erfaring fra to komplekse udbud på sundheds- og overstige ældreområdet den forventede gevinst v med inddragelse af fagspecialister. I det ene udbud havde Indkøbsafdelingen kostninger en koordi- kan derfor være, at den gave, eller at gevinsterne ved den u nator på, og her forløb processen problemfrit. Fagspecialisterne havde stor forståelse for Indkøbsafdelingens arbejde og gjorde en stor indsats i udarbejdelsen af kravspecifikationen. Indledning For offentlige ordregivere kan der Der er et stort potentiale i at nedbringe transaktionsomkostningerne for den samlede udbudsproces ved, at ordregiver foretager en grundig planlægning og får de bundet med at udbyde kontrakter har alle tilbudsgivere transaktionso rette kompetencer med i arbejdsgruppen, sådan at udarbejdelsen af kravspecifikationen samt den videre proces bliver så enkel, stringent og fyldestgørende som transaktionsomkostninger er nød unødvendige og et resultat af en u muligt. Arbejdsgruppens størrelse skal altid ses i forhold til udbuddets størrelse og Disse unødvendige transaktionsom kompleksitet. og belaster en allerede presset offe I denne vejledning 1 fra Udbudsråd ordre- og tilbudsgivere bør overve I det andet udbud var der ikke en projektleder på processen, og fagspecialisterne kostningerne. skulle Vejledningen og fok selv udarbejde kravspecifikationen. Det betød, at processen gik skævt fra på starten, følgende og at side, er struktureret i f kravspecifikationen ikke blev tilstrækkeligt skarpt formuleret. Indkøbsafdelingen gøres, fra måtte offentliggørelse til kon efterfølgende bruge en del ressourcer på at få rettet op på processen. sidste del af vejledningen vedrører Adgang til udbudskompetencer er afgørende for succes med udbuddet og afgørende for at minimere transaktionsomkostningerne. En evt. Udbuds- og Indkøbsafdeling vil i de fleste tilfælde have de centrale kompetencer, men der kan være behov for at supplere med ekstern konsulentbistand eller juridisk ekspertise afhængig af det konkrete udbud. Arbejdsgruppen bør omfatte en eller flere fagpersoner, som har indgående 1 kendskab til anvendelsen af de udbudte varer eller ydelser. Et udbud er som regel et samarbejde mellem fagpersoner og en eller flere udbudskonsulenter, og her skal Vejledningen bygger på en omfattende unde både ordregiver og den vindende tilbudsgive gelsen er gennemført for Udbudsrådet af BD som samarbejdspartner

12 VEJLEDNING VEJLEDNING EN BEDRE EN UDBUDSPROCES BEDRE UDBUDSPROCES MED FÆRRE MED OMKOSTNINGER FÆRRE OMKOSTNINGER Det er ordregivers roller og udbudsproces, arbejdsopgaver som være skaber helt hovedparten klare. Fagpersonerne af transaktionsomkostningerne skrive også for behovet tilbudsgiverne. for de ydelser, Derfor der vedrører skal anskaffes hovedparten og opstilles af fokuspunkter- i kravspecifikationen. kan her med fordel bene ordregivers udbudsproces og har specielt fokus på de aktiviteter, der ligger før offentliggørelsen af udbudsmaterialet. Det skyldes, at potentialet for at nedbringe de samlede transaktionsomkostninger er størst ved at optimere denne del af udbudsprocessen. Der kan efter behov etableres en referencegruppe med en bredere deltagelse af interessenter, fx faglige centre eller forvaltninger, brugerrepræsentanter, medarbejderrepræsentanter mv. Udover at interessenterne kan bidrage til at kvalificere ordregivers Fokuspunkter behov, vil inddragelse der bør overvejes give et medejerskab for at reducere til udbuddet og resultatet Boks 1.1: heraf. transaktionsomkostningerne I den forbindelse kan et højt informationsniveau til medarbejderne mindske den usikkerhed og heraf lavere produktivitet, som ofte vil følge i kølvandet på en Før udbuddet offentliggøres udbudsproces. Skab overblik over den udbudte ydelse Overvej fælles udbud og brug af rammeaftaler Lav en markedsafdækning 2.7 TAG KONTAKT TIL ANDRE ORDREGIVERE Overvej valg af udbudsform og kontraktform Det kan være frugtbart at rette henvendelse til andre ordregivere, som har været i Lav en klar anskaffelsesstrategi udbud med samme område, som et givent udbud omfatter, inden for de seneste år. Nedsæt en arbejdsgruppe med de relevante kompetencer Andre erfaringer kan gøre det lettere at udarbejde eksempelvis kravspecifikationen Tag kontakt til andre ordregivere og således være med at gøre processen med at udarbejde udbudsmaterialet enklere. Dette kan være med til at reducere transaktionsomkostningerne. Undgå unødvendige krav Brug udbudsparadigme ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet Fastlæg klare kriterier for tildeling Lav en sidste gennemgang af udbudsmaterialet Boks 2.4: Frederiksberg Kommune lod sig inspirere af nabokommunen Fra offentliggørelse til kontraktindgåelse Brug elektroniske Ved udbuddet af graffitiafrensning hentede man erfaringer og inspiration hos nabokommunen for dialog København, om udbudsmaterialet som kort forinden havde gennemført et lignende udbud. Direk- Brug muligheden Hav faste te retningslinjer at overføre for alle dialogen erfaringer med og måder ikke-valgte at løse tilbudsgivere opgaven på var imidlertid ikke hensigtsmæssigt, fordi den demografiske sammensætning på Frederiksberg er anderledes end i Efter kontraktindgåelse København, selvom begge er bykommuner. Andelen af børnefamilier og ældre er noget højere på Frederiksberg, hvorfor risikoprofilen for graffiti er væsentlig forskellig for de Brug opstartsmøder to bykommuner. til forventningsafstemning Det var dog stadig en vigtig kilde til inspiration for Frederiksberg Følg løbende Kommune, op på kontrakten at man kunne se på, hvordan nabokommunen havde grebet udbuddet an. Særligt for tilbudsgivere Sammensæt Andres de rigtige erfaringer kompetencer kan indhentes ved at anvende sit netværk eller ved at søge i Lav standardmaterialer TED-databasen og på hav altid dokumentation klar Her har ordregiver onlineadgang til alle Brug udbudsmaterialet bekendtgørelser som om tjekliste, europæiske når tilbuddet offentlige skrives indkøb, der er offentliggjort i Supplement brugen til af Den aktindsigt Europæiske og klager Unions Tidende, og herigennem kan findes andre ordre- Overvej Vær proaktiv givere, i opstartsfasen der har udbudt den samme opgave

13 UDBUDSRÅDET UDBUDSRÅDET Det sker ofte, at ordregivere deler udbudsmaterialer, udbudsbekendtgørelser mv. Men det er væsentligt, at det alene bruges til inspiration, og at materialet tilrettes til det konkrete udbud, såfremt andres erfaringer skal bruges til at reducere transaktionsomkostningerne. 2.8 UNDGÅ UNØDVENDIGE KRAV Indledning For offentlige ordregivere kan der Ved formulering af kravspecifikationen bør ordregiver være fokuseret bundet på med at beskrive behov og lade det være op til leverandørerne at beskrive, hvorledes at udbyde kontrakter har alle tilbudsgivere de kan transaktionso opfyldes. Ofte vil ordregiver lade sig inspirere af et tidligere udbud transaktionsomkostninger eller en anden er nød ordregiver. Sammen med markedsafdækning er det vigtige bidrag unødvendige til at sikre en og et resultat af en u god kravspecifikation. Eksempelvis kan der på nogle områder ligge Disse et besparelsespotentiale i at indtænke funktionskrav frem for rene aktivitetskrav. unødvendige transaktionsom og belaster en allerede presset offe Jo flere krav der stilles i udbudsmaterialet, desto højere bliver prisen For de som private regel. tilbudsgivere betyd Når kravene opstilles, bør ordregiver være opmærksom på, at selv gang mindre højere og omkostninger i for den den store sammenhæng - ubetydelige krav, kan betyde, at transaktionsomkostningerne øges uhensigtsmæssigt, hvis tilbudsgiver skal foretage ændringer højere priser over for de offentlig høje transaktionsomkostninger eller tilføjelser til en standardydelse eller standardvare, der med få undtagelser ogs opgaver. kunne Dette have kan medføre mang opfyldt ordregivers behov. at de potentielt bedste leverandører For at reducere transaktionsomkostningerne i denne del af processen For bør de offentlige der kun ordregivere kan efterspørges dokumentation, som ordregiver vil vurdere på. Ordregiver overstige bør endvidere være opmærksom på, at de krav der stilles i udbudsmaterialet den forventede gevinst v kostninger står i rimeligt kan derfor være, at den forhold til opgavens omfang. Ud fra hensynet til tilbudsgivers transaktionsomkostninger bør et emne som blandt andet sikkerhedsstillelse nøje overvejes. Om- gave, eller at gevinsterne ved den u kostningen for tilbudsgiver ved en bankgaranti eller lignende er I ofte denne betydelig. vejledning 1 fra Udbudsråd Ordregiver bør huske på, at omkostningen som regel lægges på tilbuddet. ordre- og tilbudsgivere I forlængelse af dette kan ordregiver overveje, om der i udbudsmaterialet bør overve kostningerne. skal fastsættes en øvre grænse for omfanget i de afgivne tilbud. Vejledningen og fok på følgende side, er struktureret i f gøres, fra offentliggørelse til kon I mange tilfælde er det fagpersonerne i arbejdsgruppen, der udarbejder sidste kravspecifikationen, og de har i mange tilfælde ikke erfaring med at skulle udbyde opgaven. del af vejledningen vedrører Det kan derfor være en fordel, at en udbudskonsulent klæder fagfolkene på og guider dem igennem processen med opstilling af kravspecifikationen, fx ved at udarbejde en tjekliste til fagfolkene. 1 Vejledningen bygger på en omfattende unde både ordregiver og den vindende tilbudsgive gelsen er gennemført for Udbudsrådet af BD som samarbejdspartner

14 VEJLEDNING VEJLEDNING EN BEDRE EN UDBUDSPROCES BEDRE UDBUDSPROCES MED FÆRRE MED OMKOSTNINGER FÆRRE OMKOSTNINGER Det er ordregivers udbudsproces, som skaber hovedparten af transaktionsomkostningerne også for tilbudsgiverne. Derfor vedrører hovedparten af fokuspunkterne ordregivers udbudsproces og har specielt fokus på de aktiviteter, der ligger før offentliggørelsen Boks af 2.5: udbudsmaterialet. Efterspørgsel Det skyldes, efter unødig at potentialet dokumentation for nedbringe de samlede transaktionsomkostninger er størst ved at optimere denne del af udbudsprocessen. En af casekommunerne stillede krav om, at tilbudsgiverne ved et udbud af reklamebureauydelser skulle medsende en miljøpolitik. Langt størstedelen af tilbudsgiverne er små bureauer med typiske kontorarbejdspladser, hvorfor der blev spurgt en del ind til kravet om en miljøpolitik. Kommunen fastholdt kravet, hvorfor samtlige tilbudsgivere Boks 1.1: Fokuspunkter der bør overvejes for at reducere skulle transaktionsomkostningerne bruge ressourcer på at beskrive deres miljøpolitik. Før udbuddet offentliggøres Når udkastet til kravspecifikationen er udarbejdet, bør der tages kritisk stilling til Skab overblik over den udbudte ydelse kravene. Her bør ordregiver udnytte de indkøbsfaglige kompetencer i egen organisation og med købmandskabet i fokus overveje, om kravene er nødvendige og Overvej fælles udbud og brug af rammeaftaler Lav en markedsafdækning hensigtsmæssige. Desuden kan ordregiver med fordel inddrage egen organisation i Overvej valg af udbudsform og kontraktform kvalitetssikringen af kravspecifikationen, fx ved at sende den i høring blandt de Lav en klar anskaffelsesstrategi rekvirenter, som efterfølgende skal købe ind på aftalen. Dette kan potentielt sænke Nedsæt en arbejdsgruppe med de relevante kompetencer transaktionsomkostningerne ved at administrere aftalen. Tag kontakt til andre ordregivere Undgå unødvendige krav Brug udbudsparadigme ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet Fastlæg 2.9 klare kriterier BRUG for tildeling UDBUDSPARADIGMER VED UDARBEJDEL- Lav en sidste gennemgang SEN AF af UDBUDSMATERIALET udbudsmaterialet Det er afgørende for omfanget af transaktionsomkostninger, at ordregivers udbudsmateriale er let forståeligt, tydeligt og intuitivt opbygget. Der bør altid benyt- Fra offentliggørelse til kontraktindgåelse Brug elektroniske tes et fast udbud og kvalitetssikret udbudsparadigme, som er grundstammen i udbudsmaterialet. Benyttelsen for dialog om af udbudsmaterialet standardiserede udbudsparadigmer skaber genkendelighed Brug muligheden Hav faste hos retningslinjer tilbudsgiverne for dialogen er således med de med ikke-valgte til at nedbringe tilbudsgivere transaktionsomkostningerne. Efter kontraktindgåelse Boks 2.6: 12-by-gruppen bruger udbudsskabeloner Brug opstartsmøder til forventningsafstemning Følg løbende Flere op af på de kontrakten kommunale indkøbsfællesskaber, blandt andet 12-by-gruppen, har over årene udviklet en fælles skabelon for, hvordan et udbudsmateriale skal være bygget op. Særligt for Derudfra tilbudsgivere kan kommunerne selv tilføje eller slette enkelte passager, hvis skabelonen ikke helt passer til det enkelte udbud. 12-by-gruppens skabelon er udarbejdet i samarbejde Sammensæt de rigtige kompetencer med en række udbudsjurister for at sikre, at de generelle udbudsjuridiske betingelser til Lav standardmaterialer og hav altid dokumentation klar enhver tid er på plads. Skabelonen tilpasses i øvrigt løbende i forhold til ændret praksis Brug udbudsmaterialet som tjekliste, når tilbuddet skrives fra de centrale myndigheder, herunder nye kendelser fra Klagenævnet for Udbud. På Overvej brugen af aktindsigt og klager den måde minimeres risici ved at benytte skabelonen. Vær proaktiv i opstartsfasen

15 UDBUDSRÅDET UDBUDSRÅDET 2.10 FASTLÆG KLARE KRITERIER FOR TILDELING Uklare tildelinger giver anledning til anmodninger om aktindsigt og klager, hvilket medfører transaktionsomkostninger for både ordre- og tilbudsgivere. Her er fastlæggelsen af tildelingskriterierne økonomisk mest fordelagtige Indledning tilbud eller laveste pris vigtig, da det skal passe til det pågældende udbud. Det er desuden centralt at få fastsat nogle tydelige delkriterier, der gør vurderingen af de indkomne tilbud lettere at foretage på en objektiv og gennemsigtig måde. For offentlige ordregivere kan der bundet med at udbyde kontrakter har alle tilbudsgivere transaktionso Laveste pris kan med fordel benyttes ved anskaffelse af standardiserede varer og transaktionsomkostninger er nød ydelser, hvor prisen kan benyttes som eneste parameter for udvælgelsen, og hvor unødvendige og et resultat af en u markedet er egnet til dette. Hvis kravene til kvalitet og service mv. kan fastlægges Disse unødvendige transaktionsom som minimumskrav, er der ikke grund til at anvende kriteriet økonomisk mest og belaster en allerede presset offe fordelagtige tilbud - med mindre ordregiver ønsker en konkurrence på at levere bedre kvalitet og service end fastlagt i minimumskravene. For de private tilbudsgivere betyd gang højere omkostninger for den Hvis en konkurrence på parametre som kvalitet, service, funktionalitet mv. er væsentlig for udvælgelsen af det bedste tilbud, er kriteriet økonomisk mest fordelag- højere priser over for de offentlig høje transaktionsomkostninger ogs tige tilbud det rigtige at vælge. Det indebærer imidlertid øgede transaktionsomkostninger i vurderings- og tildelingsfasen, så det er en reel overvejelse værd, om opgaver. Dette kan medføre mang at de potentielt bedste leverandører dette tildelingskriterium skal vælges. For de offentlige ordregivere kan Hvis ordregiver vælger det prismæssigt laveste tilbud, eller vægter prisen så højt, overstige den forventede gevinst v at vurderingen på andre parametre i praksis ikke kan ændre resultatet, så sparer kostninger kan derfor være, at den ordregiver mange omkostninger ved at udbyde efter tildelingskriteriet laveste gave, eller at gevinsterne ved den u pris. Omkostningerne minimeres ligeledes for tilbudsgiverne, fordi det ikke er nødvendigt at beskrive kvalitet mv., som ordregiver har stillet mindstekrav til. I denne vejledning 1 fra Udbudsråd ordre- og tilbudsgivere bør overve kostningerne. Vejledningen og fok Boks 2.7: Tydelige tildelingskriterier på følgende side, er struktureret i f I Vejle Kommune forsøger man som udgangspunkt at vedhæfte vægtningsskemaet gøres, fra offentliggørelse til til kon leverandørerne, inden de giver tilbud. Vurderingen er, at leverandørerne sidste på den del måde af vejledningen vedrører får mulighed for at identificere præcis de punkter, der vægter højt. En tydelighed omkring de vægtede kriterier giver ifølge kommunen mulighed for, at tilbudsgiver kan udarbejde bedre tilbud med skarpere priser, og det kan ligeledes være med til at imødegå en eventuel klagesag. 1 Vejledningen bygger på en omfattende unde både ordregiver og den vindende tilbudsgive gelsen er gennemført for Udbudsrådet af BD som samarbejdspartner

16 VEJLEDNING VEJLEDNING EN BEDRE EN UDBUDSPROCES BEDRE UDBUDSPROCES MED FÆRRE MED OMKOSTNINGER FÆRRE OMKOSTNINGER Det er ordregivers Det er en udbudsproces, væsentlig faktor som for skaber transaktionsomkostningerne, hovedparten af transaktionsomkostningerne igennem også for udbudsmaterialet tilbudsgiverne. Derfor og i forhold vedrører til hovedparten tilbudsvurderingen. af fokuspunkter- Sammenligning af at der er en rød tråd ne ordregivers de indkomne udbudsproces tilbud og vil har blive specielt vanskeliggjort, fokus på de hvis aktiviteter, tilbuddene der er ligger opbygget før og struktureret forskelligt. af udbudsmaterialet. I udbudsbetingelserne Det skyldes, at bør potentialet ordregiver for klart at nedbringe anføre, hvordan til- offentliggørelsen de samlede buddet transaktionsomkostninger skal udarbejdes, og hvad er størst det skal ved indeholde. at optimere Her denne bør det del især af udbudsprocessenke dele af tilbuddet der vil blive vurderet i forhold til de enkelte anføres, hvil- kriterier. Det kan desuden være en fordel, men er ikke et krav, at vurderingsmodellen beskrives Fokuspunkter i udbudsbetingelserne. der bør Dermed overvejes kan tilbudsgiverne for at reducere tydeligt se, hvordan til- Boks 1.1: buddene transaktionsomkostningerne bliver vurderet og vil have lettere ved at acceptere tilbagemeldingen, hvis de fravælges hvilket i sidste ende vil minimere risikoen for en klage. Før udbuddet offentliggøres Skab overblik over den udbudte ydelse Overvej 2.11 fælles udbud LAV og EN brug SIDSTE af rammeaftaler GENNEMGANG AF UDBUDSMATE- Lav en markedsafdækning RIALET Overvej valg af udbudsform og kontraktform Lav en klar Det anskaffelsesstrategi kan spare mange senere omkostninger, hvis ordregiver sørger for et sidste Nedsæt kvalitetstjek en arbejdsgruppe af udbudsmaterialet, med de relevante kompetencer inden det udsendes. Ofte er det en stor fordel, at Tag kontakt få andre til andre øjne ordregivere på, fx en fagperson med erfaring fra området eller anden person i Undgå unødvendige organisationen krav med erfaring i udbudsforretninger. Brug udbudsparadigme ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet Fastlæg Det klare er kriterier også en for mulighed tildeling at få ekstern bistand med speciale i udbudsforretninger til Lav en sidste at gennemgå gennemgang materialet. af udbudsmaterialet Dette med henblik på at sikre, at materialet er i overensstemmelse med udbudsreglerne, herunder den nyeste praksis fra Klagenævnet for Fra offentliggørelse Udbud. Det til er kontraktindgåelse ærgerligt og meget ressourcekrævende, hvis der er fodfejl i udbudsmaterialet og i udbudsprocessen. Brug elektroniske udbud Brug muligheden for dialog om udbudsmaterialet Hav faste retningslinjer for dialogen med de ikke-valgte tilbudsgivere. Efter kontraktindgåelse Brug opstartsmøder til forventningsafstemning Følg løbende op på kontrakten Særligt for tilbudsgivere Sammensæt de rigtige kompetencer Lav standardmaterialer og hav altid dokumentation klar Brug udbudsmaterialet som tjekliste, når tilbuddet skrives Overvej brugen af aktindsigt og klager Vær proaktiv i opstartsfasen

17 UDBUDSRÅDET UDBUDSRÅDET Kapitel 3 Fra offentliggørelse til Indledning kontraktindgåelse For offentlige ordregivere kan der bundet med at udbyde kontrakter har alle tilbudsgivere transaktionso De største kilder til transaktionsomkostninger i udbudsfasen fra offentliggørelse til transaktionsomkostninger er nød kontraktindgåelse er som regel dialogen mellem ordre- og tilbudsgiver om unødvendige og et resultat af en u spørgsmål/svar til udbudsmaterialet. Endvidere er det typisk i denne fase, at anmodninger om aktindsigt og/eller klager opstår. Såvel aktindsigt som klagesager Disse unødvendige transaktionsom og belaster en allerede presset offe får transaktionsomkostningerne til at stige væsentligt. I afsnittet nedenfor følger en række fokuspunkter, som er rettet mod at reducere transaktionsomkostningerne i udbudsfasen fra offentliggørelse til kontraktindgåelse. For de private tilbudsgivere betyd gang højere omkostninger for den højere priser over for de offentlig høje transaktionsomkostninger ogs 3.1 BRUG ELEKTRONISKE UDBUD opgaver. Dette kan medføre mang Ordregiver har mulighed for at gennemføre udbuddet elektronisk ved at de brug potentielt af et af bedste leverandører de udbudsværktøjer, der findes på markedet. Mange ordregivere har erfaring med, at der kan være ressourcemæssige fordele herved, blandt andet fordi For det de er offentlige enklere ordregivere kan at sammenligne tilbuddene. overstige den forventede gevinst v kostninger kan derfor være, at den Også for tilbudsgiverne kan elektroniske udbud reducere omkostningerne. gave, eller Det at gevinsterne er ved den u enkelt at afgive tilbuddet, og det er sværere at begå fejl som fx at glemme at vedlægge et bestemt dokument, fordi systemet ikke giver mulighed for I denne at afsende vejledning tilbuddet, før alt er vedlagt. Dermed reduceres antallet af ikke-konditionsmæssige ordre- og tilbudsgivere bør overve 1 fra Udbudsråd tilbud. Boks 3.1: Brug af elektroniske udbudsværktøjer Berendsen Textil Service A/S er en af de leverandører, der hvert år er involveret i forholdsvis mange udbud. Herfra er det oplevelsen, at der er klare besparelser at hente, når man har vænnet sig til brugen af et udbudsværktøj. Frederiksberg Bogtrykkeri A/S - leverandør af grafiske ydelser - har kun været involveret i få udbud og skulle således bruge noget tid og spørge leverandøren af udbudsværktøjet om enkelte detaljer. Det var dog også her opfattelsen, at man fremadrettet gerne ser flere elektroniske udbud. kostningerne. Vejledningen og fok på følgende side, er struktureret i f gøres, fra offentliggørelse til kon sidste del af vejledningen vedrører 1 Vejledningen bygger på en omfattende unde både ordregiver og den vindende tilbudsgive gelsen er gennemført for Udbudsrådet af BD som samarbejdspartner

18 VEJLEDNING VEJLEDNING EN BEDRE EN UDBUDSPROCES BEDRE UDBUDSPROCES MED FÆRRE MED OMKOSTNINGER FÆRRE OMKOSTNINGER 3.2 BRUG MULIGHEDEN FOR DIALOG OM UDBUDSMA- TERIALET Det er ordregivers udbudsproces, som skaber hovedparten af transaktionsomkostningerne også for tilbudsgiverne. Derfor vedrører hovedparten af fokuspunkterne ordregivers udbudsproces og har specielt fokus på de aktiviteter, der ligger før offentliggørelsen Tilbudsgiverne af udbudsmaterialet. har behov for Det at vide, skyldes, hvad at det potentialet er kunden for vil at have. nedbringe Ordregiver har de samlede beskrevet transaktionsomkostninger anskaffelsen i udbudsmaterialet, størst ved at men optimere alligevel denne kan del der af under udbudsprocessen. være behov for at føre en dialog, inden for rammerne af lovgivningen for at redu- processen cere transaktionsomkostningerne. Boks 1.1: Der Fokuspunkter altid mulighed for der at bør stille overvejes opklarende skriftlige for at reducere spørgsmål, som ordregiver skal transaktionsomkostningerne besvare inden for fristen angivet i udbudsmaterialet. Her kan det være en procesmæssig fordel for tilbudsgiverne, hvis ordregiver i udbudsbetingelserne beskriver, hvornår offentliggøres modtagne spørgsmål vil blive besvaret. Før udbuddet Skab overblik over den udbudte ydelse Overvej fælles udbud og brug af rammeaftaler Lav en markedsafdækning Boks 3.2: Spørgemøder er godt givet ud Overvej valg af udbudsform og kontraktform I Københavns Kommune vil man ikke undvære spørgemøderne. Det er erfaringen, at Lav en klar anskaffelsesstrategi der altid kommer detaljer op her, som der ikke kommer under den skriftlige spørgsmål/svar-dialog. Som ordregiver skal man være styrende på mødet og lave et oplæg Nedsæt en arbejdsgruppe med de relevante kompetencer Tag kontakt til andre ordregivere med mulige emner til videre drøftelse med leverandørerne. Den time, et spørgemøde Undgå unødvendige krav som regel tager, vurderes generelt set at være givet godt ud. Det kan give en indikation Brug udbudsparadigme ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet af, hvordan udbudsmaterialet er blevet modtaget af leverandørerne, og om der er emner, Fastlæg klare kriterier for tildeling der kan afklares så tidligt som muligt, uden at det bliver til en aktindsigt eller en klage Lav en sidste gennemgang af udbudsmaterialet efterfølgende. Fra offentliggørelse til kontraktindgåelse Brug elektroniske Et spørgemøde udbud efter offentliggørelsen af udbudsmaterialet kan være en fordel, da Brug muligheden det kan give for dialog en god om fornemmelse udbudsmaterialet på begge sider af bordet for den igangsatte konkurrence. retningslinjer Desuden for dialogen kan den med skriftlige de ikke-valgte spørgsmål/svar-dialog tilbudsgivere muligvis begrænses Hav faste og dermed spare ressourcer. Efter kontraktindgåelse Udbyttet af et spørgemøde kan i enkelte tilfælde være begrænset af konkurrencehensyn, hvor tilbudsgivere ikke ønsker at stille opklarende spørgsmål, der kan af- Brug opstartsmøder til forventningsafstemning Følg løbende op på kontrakten sløre noget over for konkurrenterne. Ikke desto mindre kan spørgemødet være en god anledning for ordregiver til på en mere uformel måde at få kommunikeret væsentlige budskaber vedrørende udbuddet. Særligt for tilbudsgivere Sammensæt de rigtige kompetencer Lav standardmaterialer og hav altid dokumentation klar Brug udbudsmaterialet som tjekliste, når tilbuddet skrives Overvej brugen af aktindsigt og klager Vær proaktiv i opstartsfasen

19 UDBUDSRÅDET UDBUDSRÅDET 3.3 HAV FASTE RETNINGSLINJER FOR DIALOGEN MED DE IKKE-VALGTE TILBUDSGIVERE Indledning Meddelelsen om ordregivers tildeling af kontrakten skal altid indeholde en konkret begrundelse til hver af de fravalgte tilbudsgivere. Det anbefales, at ordregiver sørger for at have faste retningslinjer for, hvordan man informerer om tildelinger, samt at kommunikationen holdes præcis og kortfattet. Frem for alt For skal offentlige ordregiver ordregivere kan der undgå den situation, at den fravalgte tilbudsgiver ikke kan genkende bundet eller med forstå at udbyde kontrakter begrundelsen. har alle tilbudsgivere transaktionso transaktionsomkostninger er nød Det kan i nogle tilfælde give anledning til misfornøjelse hos tilbudsgivere, unødvendige som og et resultat af en u har investeret mange timer i et udbud, hvis man blot modtager en kort Disse og unødvendige upersonlig tildelingsmeddelelse om, at kontrakten gik til anden side. Afhængig transaktionsom og belaster af det konkrete udbud kan det i mange tilfælde forebygge en evt. klagesag, at ordregiver en allerede presset offe supplerer med en telefonopringning eller tilbud om et møde, hvor For begrundelsen de private tilbudsgivere betyd for afslaget uddybes og begrundes nærmere. Omkostningerne til gang dette højere kan være omkostninger for den givet godt ud i forhold til de mange ressourcer, der skal bruges ved højere en klagesag. priser over for de offentlig høje transaktionsomkostninger ogs Alle tilbudsgivere ønsker en fair behandling og information om, hvor opgaver. de var Dette stærke henholdsvis mindre stærke. Denne information kan bruges ved kan medføre mang at næste de potentielt tilbudsgivning. Erfaringerne viser, at det ofte er lettere for begge parter at runde udbuds- bedste leverandører forretningen af med accept af resultatet, hvis man har haft en god For og konstruktiv de offentlige ordregivere kan dialog. overstige den forventede gevinst v kostninger kan derfor være, at den gave, eller at gevinsterne ved den u I denne vejledning 1 fra Udbudsråd ordre- og tilbudsgivere bør overve kostningerne. Vejledningen og fok på følgende side, er struktureret i f gøres, fra offentliggørelse til kon sidste del af vejledningen vedrører 1 Vejledningen bygger på en omfattende unde både ordregiver og den vindende tilbudsgive gelsen er gennemført for Udbudsrådet af BD som samarbejdspartner