FGU KOM GODT I GANG MED FLEX

Transkript

1 FGU KOM GODT I GANG MED FLEX DENNE BRUGERVEJLEDNING INDEHOLDER DE MEST GENERELLE FUNKTIONER OG BEGREBER EN NY FLEX-BRUGER KOMMER UD FOR. FLEX SUPPORT:

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Grundkoncept for FLEX s. 3 Menulinjen s. 4 Gantkort s. 4 Skemavalg s. 5 Skemalægning s. 6 Kopiering s. 8 Skemalægning lørdag/søndag eller lektion 9-16 s. 8 Farverne i FLEX s. 8 Ringetider s. 8 Aktuel skemabegivenhed s. 9 Roller s. 10 Avanceret brug af skemaroller og skemalægning s. 12 Rettelse af skemaer s. 13 Bladre i vinduer s. 14 Postering s. 15 Eksport til UDDATA+ s. 16 Status s. 16 Stamdata s. 17 Gruppering s. 18 Elever s. 18 Medarbejderkompetence og fagfordeling s. 18 Genvejstaster s. 19 Skemabegivenhedens symboler s. 20 Brugervejledning til flytning og installation på hjemme PC er s. 21 Oprettelse af direkte login til UDDATA+ s. 24 Tildeling af rettigheder fra UDDATA+ til FLEX s. 28 Udveksling af medarbejder kalenderbegivenheder imellem Outlook/FLEX s. 34 Lokalebooking igennem Outlook s. 37 Anvendelse af normsystem fra UDDATA+ i FLEX s. 40 Vejledning til prioriteret og vigende skema fra UDDATA+ s. 41 Vejledning til at redigere skema i UDDATA+ s. 45 Vejledning til booking af skema i UDDATA+ s. 51 2

3 Grundbegreber i FLEX-konceptet ALLE stamoplysninger oprettes og ændres i UDDATA+. Rettigheder til stamoplysninger (aktiviteter, lærere og lokaler) tildeles hver enkelt FLEX-installation. Hermed kan man KUN registrere på den delmængde der er tildelt. Automatisk overførsel af de tildelte stamoplysninger til FLEX også ved evt. senere ændringer. Samme stamdata kan optræde på flere FLEX-installationer, men "først til mølle" princippet gælder. Man "ejer" de brikker der lægges, og KUN ejeren kan rette/slette. Brikker fra andre FLEX-installationer opdateres løbende og totalsynkroniseres en gang i døgnet (via natjob ) og optræder i eget skema som "fremmede brikker". Superflex (vis-udgave) produceres ligeledes i forbindelse med natjobbet og er således ikke ajour med den aktuelle dags bevægelser. Overførsel af brikker til UDDATA+ via adm. netværk og FLEXjobkø. Dokumentation på skærm af fejlbrikker (ex. skemasammenfald). Tælleværker i FLEX er KUN vejledende (UDDATA+ har ALTID ret). Alle udskrifter tages fra UDDATA+. Når flere brugere er tilknyttet én FLEX-installation, kan KUN én bruger ad gangen arbejde i systemet. 3

4 Menulinien Næsten alt kan vælges med musen eller med genvejstaster efter behov. Fordelen ved valg med genvejstaster er, at der medfølger forskellige servicevinduer, ex. oplysninger om brikindhold. Gantkort Aktiviteter, medarbejdere og lokaler der er overført fra UDDATA+, vises i de respektive gantkort. Periodelinien viser hvor aktiviteten starter/slutter. Man kan ligeledes se om der er skemalagt eller ej (skema = dobbeltstreg). Gantkortet er et godt udgangspunkt til at finde et skema på en bestemt aktivitet/uge. Er en aktivitet aflyst i UDDATA+ optræder der en rød streg over den givne aktivitet. Er aktiviteten slettet optræder der en sort streg over den givne aktivitet. 4

5 Skemavalg Man kan vælge mellem 12 forskellige skemaer, hver med sit specielle kendetegn. Hvis man går direkte ind i et skema (f.eks. et aktivitetsskema), skal man derefter bladre eller taste for at få det ønskede frem. En anden måde at komme frem til det ønskede skema er at gå over gantkortet. Med udgangspunkt i eksemplet på forrige side, har vi trykket på <Shift>+<F5> og fået dette skema: 'En aktivitet i alle uge' Du kan vælge forskellige layouts i skemaerne ved at aktivere knapperne her <Shift>+tallet 5

6 Skemalægning 1. Marker det ønskede område med én brik = tryk <mellemrum> flere brikker = stå i den første lektion hold <Shift> nede og flyt med piletast til den sidste lektion. Der er også mulighed for at holde venstre musetast nede og markere det ønskede område ved trække med musen. 2. Tryk derefter <Enter> og følgende billede fremkommer Ved gentagne tryk på <Enter> fremkommer mulighederne for at vælge fag, medarbejder og lokale. Hver især vælges den/de ved at bladre med pil op/ned og tryk på <Enter> ved det ønskede. (Udviklingen kan iagttages i kassen forneden) BEMÆRK: hvis man vil have mere end én lærer/ét lokale på, skal man trykke på <mellemrum> i stedet for <Enter>. Bemærkning indsættes med op til 54 tegn i feltet med <Alt>+<B> eller museklik i feltet. 6

7 Man kan også skemalægge med udgangspunkt i en lærer; så kommer man til at rulle igennem aktivitet, fag og lokale. Er udgangspunktet et lokale kommer man til at vælge aktivitet, fag og lærer. Ønsker man ikke at foretage alle valgene overspringes f.eks. medarbejderen med <Enter>. Knappen 'Anvend' benyttes når man vil fortsætte med flere nye skemabegivenheder uden at lukke vinduet. Under skemalægningen har man mulighed for at se skemasammenfald på elever. Dette vises med lysegrøn farve, hvor dette sammenfald optræder. På genvejstasten <alt>+<f9> findes en matrix som viser disse sammenfald. Det er også muligt selv at oprette sammenfald ved at stille sig på den kombination, som skal have sammenfald og markere med <mellemrumstasten>. Alternativ skemalægning Når du skemalægger en ny aktivitet, behøver du ikke at beslutte, hvor et bestemt fag skal ligge, før du har lavet skemabrikkerne. D.v.s. du behøver ikke starte med at markere de ønskede områder du kan ligeså godt slutte med det. 7

8 Kopiering Kopiering af én skemabegivenhed Stil dig på en skemabegivenhed Tryk <+> Du kan nu indsætte brikken andre steder med <Insert> Kopiering af en dag: Stil dig på en dag Tryk <Ctrl>+<+> Du kan nu indsætte dagen andre steder med <Ctrl>+>Insert> Kopiering af en uge: Stil dig på en uge Tryk <Alt>+<+> Du kan nu indsætte ugen andre steder med <Alt>+<Insert> (Kan også foregå via aktivitetsgantkort (F9), der skal man kun bruge + og <Insert>) Lørdag-søndag og lektion Når du står i prikskemaer kan du udvide skemaet <Ctrl>+><End> udvider med lørdag-søndag <Ctrl>+<Home> fjerner lørdag-søndag igen <Ctrl>+<Page Down> udvider med lektion (én lektion for hver gang man klikker) <Ctrl>+<Page Up> fjerner dem igen Farverne Mørkegrøn = Uden for klassens periode Mellemgrøn = Klassen skemalagt/skemasammenfald Lysegrøn = Elevsammenfald Mørkerød = Uden for lærerens periode Lyserød = Læreren skemalagt Blå = Lokalet skemalagt Ringetider Et kapitel for sig. Giver bl.a. nogle sjove besværligheder.. Hvis du ikke kan lægge en brik på en tilsyneladende tom plads, vær da opmærksom på, om det er ringetiderne, der driller. 8

9 Aktuel skemabegivenhed 9

10 Roller Under skemalægning SKAL man angive, hvilken rolle medarbejderen og lokalet skal spille på begivenheden. Roller er en vigtig del af skemalægningen, som man bør have 100% styr på. Rollerne bestemmer bl.a., om der skal genereres timeposter, og om der tjekkes for skemasammenfald. Når alle roller er opsat vil programmet automatisk vælge den rolle, som er passende for begivenheden. Rolle opsætning foretages i vinduet Valg af rolleforslag under menupunktet System / Roller. Bemærk: ALLE roller SKAL være sat, før der kan skemalægges! Nedenfor er vist et eksempel på et rolleforslag, som vil passe til de fleste skoler, her er det hovedsagelig den højre del af billedet, som er den vigtigste information. Hvis skolen endnu ikke gør brug af alle rolletyper vælg da f.eks. rolle Ø (Øvrigt) de steder, hvor man ikke kan finde egnede roller. Eksempel på Valg af rolleforslag : 10

11 D.v.s. Cirkel betyder at skemabegivenheden medgår til dannelse af timeposter. Trekant betyder, at skemabegivenheden KUN skal optræde i skemaer og IKKE skal danne timeposter. Prikken i midten af cirkel eller trekant betyder at skemabegivenheden spærrer. Cirkel eller trekant UDEN prik betyder, at den IKKE spærrer. Rolleforslag er som ordet siger: KUN et forslag det er altid muligt, manuelt, at påsætte den rolle man ønsker i skemalægningen. Når man er ved at vælge medarbejder eller lokale, under skemalægningen, kan man påsætte den rolle man ønsker med <Ctrl>+o. De roller man kan vælge imellem, er de skemaroller og lokaleroller, som er oprettet i UDDATA+. Det er forskelligt fra rolle til rolle om der skal genereres løn og om der tjekkes for sammenfald. På næste side kan du se hvor og hvordan skemarollen optræder ved skemalægningen - og hvordan du kan ændre den. 11

12 Avanceret brug af skemaroller Under forudsætning af at 'Valg af rolleforslag' er sat korrekt, kan du nemt registrere forskellige former for skema, samtidig med at FLEX automatisk sætter den korrekte skemarolle på: <Ctrl>+Y <Ctrl>+<Shift>+Y <Ctrl>+P <Ctrl>+M <Ctrl>+D Ændring af skemabegivenheden fra 'Undervisning' til 'SYG' samtidig gives mulighed for at påsætte VIKAR Ændring af skemabegivenheden fra 'Undervisning' til 'SYG' samtidig gives mulighed for at påsætte VIKAR samt ændre fag. Registrering af AFSPADSERING (med 7.4 timer pr. dag) Registrering af OMSORGSDAG (med 7.4 timer pr. dag) Registrering af hele dage (med 7.4 timer pr. dag) Ved at anvende knappen ret dag er det muligt at tilrette antal lektioner og timer. Ovennævnte genvejstaster virker KUN i medarbejderskemaer 12

13 Rette i eksisterende skema Rettelse af enkelte brikker kan ske med <Delete> og <Insert> et par eksempler: Når du skal bytte et lokale ud med et andet: 1. <Ctrl>+<F7> (Prikskema alle lokaler) 2. <Delete> brikkerne i det lokale de skal ud af 3. <Insert> brikkerne i det lokale de skal ind i Når du skal skifte lærer på en aktivitet: 1. <Ctrl>+<F6> (Prikskema alle lærere) 2. <Delete> brikkerne hos den lærer, der skal af med dem 3. <Insert> brikkerne hos den lærer, der skal have dem Skal du rette flere parametre og/eller større mængder aktiveres RET-funktionen: Eksempel: ret ufag på et hold 1. <Alt>+<F5> (Prikskema én aktivitet) 2. Stil cursor på en af de brikker, der skal rettes og tryk <Ctrl>+R 3. Fravælg evt. medarbejder og lokale i søgningen efter ens brikker 4. Herefter skal du markere de brikker du, ud af de potentielle (lilla), vil rette 5. Ved tryk på <Enter> kommer du ind i den samme rulle, som når du skemalægger 13

14 Bladre i vinduerne Du kan med sindsro antage, at får du ikke det ønskede resultat ved at forsøge at bladre med piletasterne, så kan det betale sig at prøve <Page Up> og <Page Down>!! Eksempel: <Ctrl>+<F6> (Prikskema alle lærere): Pilene op/ned bladrer mellem de forskellige lærere Pilene højre/venstre bladrer mellem ugedagene <Page Up> og <Page Down> bladrer mellem ugerne Hvis du taster lærerens initialer hopper den direkte til disse Hvis du taster <Ctrl>+<pil op> hoppes en side op Hvis du taster <Ctrl>+<pil ned> hoppes en side ned <Shift>+<F5> (En aktivitet i alle uger): Pilene op/ned bladrer mellem ugedagene Pilene højre/venstre bladrer mellem ugerne <Page Up> og <Page Down> bladrer mellem aktiviteterne Hvis du taster aktivitetsnr. hopper den direkte til dette 14

15 Postering Registrering af øvrige arbejdstimer på en medarbejder 1. Gå i Medarbejderpostering (<Shift>F12) og find medarbejderen - enten ved at bladre med <Page Up>/<Page Down> eller ved at taste medarbejderens initialer 2. Find aktiviteten a) Er den der ikke:tryk<enter>, find den (pil op/ned), tryk <mellemrum>(giver den et X) og slut af med at trykke <Enter>, så er aktiviteten tildelt medarbejderen. b) Er den der: Tryk <TAB> når du står på den = flyt markøren til højre del af billedet 3. Vælg den ønskede dato med piletasterne 4. Tryk <Enter> 5. Indtast timetallet 6. Tryk <Enter> Medarbejderen har nu fået sine timer 2 tallet der kommer ud for timerne er brikkens status (Se i øvrigt under 'Statusoversigt posteringer') En postering kan også registreres på billedet 'Aktivitetspostering' -princippet er nøjagtig det samme som beskrevet ovenfor, bortset fra at man her tildeler medarbejderen. 15

16 Eksport til UDDATA+ <F11> resulterer i følgende billede: BEMÆRK: Det er KUN nødvendigt at vælge Hent fremmed skema ved første daglige kontakt. Hent Alle stamdata skal man KUN bruge efter anvisning fra FLEX-support (ved evt. fejl). Systemet skulle gerne under normale omstændigheder løbende hente alle de nye stamdata, der bliver tildelt installationen. Når du aktiverer OK, spørges der om UDDATA+ skal kontaktes. Vælger du JA, skal du indtaste password, og eksporten kan gå i gang (udviklingen følges i nedeste hjørne). Importfilen indlæses automatisk, når der er markering automatisk import. Hvis der ikke er markering i feltes indlæses importfilen med <Ctrl>+<F11>. Når du én gang har haft kontakt, vil den kunne huske dit password, indtil FLEX-programmet lukkes helt! Vær opmærksom på, at når du først har valgt OK og svaret ja til at kontakte serveren, er der ingen muligheder for at fortryde eksporten!! Hvis du svarer nej til at kontakte serveren, kan eksporten fortrydes: Klik System i menulinien og vælg Support/Fortryd eksport. Symbolerne nederst til højre betyder: Rødt kryds over lyn = du har IKKE forbindelse til serveren Cirklen er en statusindikator: grå = alt ligger på serveren (d.v.s. ingen fejl) grøn = der er lavet nye brikker/poster der ikke er eksporteret gul = der er eksporteret men ikke importeret rød = der er importeret fejlbrikker Ved rødt = fejl kan man dobbeltklikke på statusindikatoren for at komme til det respektive statusvindue. Status <F10> viser brikstatus 01 Central begivenhed = Brikken er eksporteret og importeret fejlfrit 02 Lokalbegivenhed = Brikken er ikke eksporteret 03 Sendt begivenhed = Brikken er eksporteret men ikke importeret Fejl (<Ctrl>+<F10>) = Der er importeret fejlbrikker 80 Fremmed begivenhed 90 Slettet begivenhed 91 Slettet sendt begivenhed 16

17 <Ctrl>+<F10> viser fejlbrikstatus eller dobbeltklik på den røde statusindikator. Mulighederne er utallige!!! <Shift>+F10 viser status for posteringer (incl. fejl) Lede efter brikker med fejl: Dobbeltklik på den røde statusindikator - stil markøren på den/de brikker du leder efter - tryk <Enter> når man står ud for antal fejlbrikker i den givne uge -alle skemaer vil du KUN vise brikker med denne statuskode. Den sikreste måde at finde brikkerne på er at tage prikskema ALLE aktiviteter <Ctrl>+<F5/F6/F7>, medarbejdere eller lokaler. Husk at <Esc> ophæver søgefunktionen. Stamoplysninger Hvis man ønsker at se stamoplysninger på aktiviteter, medarbejdere samt lokaler kan man på såvel gantkort som på skemaer trykke på <F2>, hvorefter man får de samlede relevante oplysninger på det element man står på. 17

18 Gruppering af medarbejdere, aktiviteter, lokaler Du kan oprette grupperinger af medarbejdere, aktiviteter og lokaler efter eget ønske. Klik på menupunktet Gruppe Navngivning af grupper og du har for alle tre mulighed for at lave 30 forskellige grupper (I aktiviteter er de første 5 dog valgt for dig). Grupperne bruges til at begrænse mængden af valgmuligheder, når du skemalægger. Selve grupperingen laves ved at vælge menupunktet Gruppe Medarbejder gruppering. Flyt med pil til det ønskede gruppenummer ud for medarbejderen og tryk <mellemrum>. Medarbejdere kan være medlem af flere grupper samtidig det samme gælder lokaler/aktiviteter. Er der ikke lavet nogle grupper, vil medarbejdere og lokaler automatisk ligge i gruppe 0. Aktiviteter vil automatisk komme til at ligge i de typebestemte grupper. Der er foruden de 30 valgmuligheder også et arkiv til rådighed. Arkivet kan bruges til at parkere medarbejdere på orlov, aktiviteter fra sidste halvår o.l. Elever Hvis man ønsker at se, hvilke elever der går på et hold, kan man gå på gantkort samt aktivitetsskemaer og trykke på <Ctrl>+<E>, hvorefter man får de elever at se, som går på holdet på det tidspunkt, man står på. De elever, som har forladt holdet, er kendetegnet med grå baggrund. Det er også muligt at se, hvilke elever der er skyld i elevsammenfald ved at anvende <Alt> + <F9> og her finde sammenfaldspunktet. Herefter anvender <Ctrl> + <E> og man kan se, de elever der har sammenfald. Denne lysegrønne farve for elevsammenfaldet vises på aktivitetsskemaerne prikskema en aktivitet <Alt> + <F5> og en aktivitet i alle uger <Shift> + <F5>. Det er mulig at aktivere/deaktivere checket under System/Installationsoplysninger/Diverse. Medarbejderkompetence og fagfordeling Hvis man anvender Undervisningskompetencer for medarbejder i UDDATA+, vil man i skemalægningsfasen få en rød markering ud for de lærere, som har kompetence i et fag man har valgt at skemalægge. Hvis man anvender Timeplan i UDDATA+, vil man i skemalægningsfasen få en gul markering ud for de lærere, som er tilknyttet et fag via fagfordelingen. 18

19 19

20 20

21 Brugervejledning til flytning og installation på hjemme PC er. Hvis du ønsker at flytte programmet med hjem på din hjemme Pc er, skal du foretage dig følgende: Du kopierer hele din FLEX-installation fra den sti/drev det ligger på ud på et USB-stick, herefter kan den kopieres ind på din hjemme PC. Du starter FLEX på dit skrivebord. Der vil nu komme en Hovedmenu, hvor der vælges Avanceret (<V>). Under punktet Flytdrev angives det sted, hvortil man vil oprette data flytenhed (f.eks. USB-memorystick eller servermappe). 21

22 Efter oprettelse af program og kan man vælge Flyt data til enhed (<F>) for at flytte data med hjem og trykker OK (<Enter>). Programmet pakker nu data, og du bliver bedt om at indsætte dataenhed ( flytenhed ), hvilket du gør. Data bliver nu kopieret over på flytenhed, som kan tages med hjem for brug på anden Pc er. Du går nu ud på dit skrivebord og trykker på FLEX-ikonet Her vil der være en hovedmenu, hvor du vælger Flyt data til harddisk (<F>) for at flytte data til hard disk. 22

23 Dette gøres ved at indsætte usbnøgle ( Flytmedie ) i drevet og trykke OK (<Enter>) i menuen. Nu indlæses data i programmet. Når data er flyttet ud på en usbnøgle vil FLEX låse for rettelser på den FLEX, som data flyttes fra. Det vil sige, at man godt kan åbne FLEX, men det vil ikke være muligt at rette eller lægge nye begivenheder ind, før data igen er flyttet ind fra usbnøglen. Bemærk det er kun data, som flyttes. Herefter kommer hovedmenuen frem igen, hvor der vælges Start FLEX-skema og trykkes OK (<Enter>). Så er du i gang med FLEX GOD FORNØJELSE!!! NB!!! I tilfælde af, at der er udsendt en opdateret version af FLEX, skal du blot åbne FLEX fra en PC, der har adgang til internettet, så vil du blive bedt om at opdatere. Herefter opdateres FLEX automatisk på hjemme Pc eren til nyeste version. 23

24 Oprettelse af direkte login til UDDATA+ Den enkelte bruger af UDDATA+ logger sig på med UNI-login, hvorefter man går op under menuen i sit profilbillede. Her vælges punktet Loginhåndtering. Under loginhåndtering indtastet en mailadresse til gendannelse af kodeord. Når mailen er modtaget klikker man på det midlertidig link indenfor en time og kopierer det midlertidig kodeord. 24

25 Den midlertidige kode kopieres/skrives ind og man vælger nu selv en gyldig kode. Endeligt klikker man på skift kode. Man får nu en endelig bekræftelse af ændringen. 25

26 Oprettelse af bruger til FLEX En medarbejder på skolen med rettighed til FLEX-admin går ind på FLEX installationer og søger den installation frem, hvor skemalæggeren skal tilknyttes. Herefter vælges medarbejderen og der gemmes. Nu er skemalæggeren tilknyttet og kan begynde at eksportere fra FLEX. 26

27 I FLEX skal skemalæggeren gå op under system/installationsoplysninger. Her retter man Login (uden skolenummer), Server navn (som vist i eksempel) og Oracle SID (som er skolens institutionsnavn) 27

28 Vejledning til anvendelse af FLEX-admin på UDDATA+ FLEX-admin er opdelt i følgende punkter: FLEX installationer FLEX rettigheder Initialer til exchange Billederne anvendes som følger: FLEX installationer FLEX installationer er opdelt i to billeder FLEX Installationskartotek og SuperFLEX kartotek Ønsker man oprette en ny installation klikker man på knappen Opret ny installation og vælger et ledigt installationsnummer, hvorefter man trykker Opret. 28

29 Nu er installationen oprettet og man skal nu tilknytte de medarbejdere, som skal kunne anvende installation. Det gør man ved at klikke på Ny under tilknyttede brugere. Her fremkommer dette billede, hvor person fremsøges og gemmes. I billedet SuperFLEX kartotek er fremgangsmåden den samme som i installationskartoteket. Der oprettes et nyt SuperFLEX installationsnummer. Herefter tilknyttes brugere som skal anvende installationen samt de FLEX installationer som skal kunne ses i SuperFLEX installationen. FLEX rettigheder I billedet Rettighedstildeling Aktiviteter søger man den eller de aktiviteter frem som skal tildeles til en given installation. Der kan anvendes %-tegn de steder, hvor man kun kender noget af søgekriteriet. 29

30 Når man har valgt en af de fremsøgte aktiviteter, klikker man på knappen Tildel til installationer, hvorefter man afkrydser ud for de/det ønskede installationsnummer. Efter valg trykkes gem og aktivitet er nu tildelt. I billedet Rettighedstildeling Medarbejdere søger man den eller de medarbejdere frem som skal tildeles til en given installation. Der kan anvendes %-tegn de steder, hvor man kun kender noget af søgekriteriet. 30

31 Når man har valgt en af de fremsøgte medarbejdere, klikker man på knappen Tildel til installationer, hvorefter man afkrydser ud for de/det ønskede installationsnummer. Efter valg trykkes gem og medarbejder er nu tildelt. I billedet Rettighedstildeling Lokaler søger man den eller de lokaler frem som skal tildeles til en given installation. Der kan anvendes %-tegn de steder, hvor man kun kender noget af søgekriteriet. 31

32 Når man har valgt et af de fremsøgte lokaler, klikker man på knappen Tildel til installationer, hvorefter man afkrydser ud for de/det ønskede installationsnummer. Efter valg trykkes gem og lokale er nu tildelt. I billedet Aktivitetsregler Regler til automatisk oprettelse af rettigheder på aktiviteter er det muligt at definere regler for, hvilke aktiviteter som skal tildeles automatisk uden at skulle via rettighedsbilledet for aktiviteter. I det øjeblik en aktivitet er oprettet i UDDATA+-A, vil den automatisk være tildelt den/de installationer, som opfylder et givent regelsæt. Den ønskede installation man vil lave regel på findes i oversigten under FLEX-installation. Der kan afgrænses på aktivitetsnummer, 32

33 aktivitetstype, kort betegnelse, aktivitetsafdeling, ansvarsområde samt projektområde. Der kan anvendes %-tegn de steder, hvor man ønsker en mere omfattende tildeling. Initialer til exchange Denne liste bruges til at afgøre hvilke medarbejdere, der skal have overført skema, 'med mindre' systemet er indstillet til at overføre skema til alle medarbejdere. Listen bruges også til omsætning af UDDATA+-initialer til exchange-login, hvis de ikke er ens. Hvis der overføres skema til alle medarbejdere, behøver listen kun at indeholde de medarbejdere, hvis login afviger fra initialerne. Udfyldes login-feltet med '-' (minus), vil der IKKE blive overført skema til den pågældende medarbejder. 33

34 Udveksling af medarbejder kalenderbegivenheder imellem Outlook/FLEX Hvis skolen overfører skemabegivenheder fra FLEX til Outlook for medarbejdere, er der nu en ny mulighed for at medarbejdere kan få overført kalenderbegivenheder til FLEX. Hvis man som medarbejder ønsker at dele visse kalenderbegivenheder med skemalæggeren, kan det gøres ved at oprette en specifik kategori og anvende denne kategori, når man opretter kalenderbegivenheden. Kategorien skal navngives med det aktivitetsnavn, som man ønsker at knytte til sin begivenhed. Det kunne fx være en stjerneaktivitet, som bruges til skemalægning af møder eller lignende. Først oprettes kategorien, hvis den ikke allerede findes. Derefter skal man sikre at såvel aktivitet samt medarbejder er tilknyttet FLEX installation -1. Denne installation anvendes til udveksling af skema/kalender. Nu er medarbejderen klar til at oprette en aftale i Outlook. 34

35 Denne aftale vises nu i Outlook. Efter et FLEX natjob er afviklet vil aftalen vises i FLEX uden at spærre for at skemalæggeren kan anvende medarbejderen. Aftalen vises ligeledes i skemaet i UDDATA+. 35

36 Ved at anvende ovennævnte udveksling af kalenderbegivenheder vil det gøre det nemmere for skemalæggeren at tage hensyn til planlagte timer. 36

37 Lokalebooking igennem Outlook Det er nu muligt at se kalenderbegivenheder oprettet på lokaler i Outlook som en skemabegivenhed i FLEX. Samtidig er det også muligt at se skemabegivenheder fra FLEX i lokalers kalendere i Outlook. Dette gør det muligt at styre lokalebooking begge veje, så der ikke opstår dobbeltbookinger på et bestemt lokale. Forudsætning for at ovennævnte kan fungere er: - Skolen anvender som minimum Exchange Skolen opretter postkasser/kalendere til de lokaler, som skal anvendes. De oprettes med samme betegnelse, som de er kendt med i UDDATA+. - Skolen tildeler til installation -1 i UDDATA-vinduer de lokaler, som der skal udveksles skema med. - Det kan være en god ide at køre FLEX natjob mere end en gang i døgnet kan sættes op til at køre ved middagstid. Dette vil ajourføre dataene oftere. UDDATA-vinduer Find det lokale som der ønskes udvekslet skema imellem Outlook og FLEX. Tast -1 ud for Flxnr. Og gem med F 10 tasten. Installationsnummer -1 er default oprettet på skolerne. 37

38 Outlook-kalender Lokaler oprettet i Exchange med egne kalendere. Begivenheder oprettet i kalenderen, som viser lokalets anvendelse. Dette kan gøres i korte samt lange intervaller. Skemalægning fra FLEX. 38

39 FLEX Skema Begivenhed fra lokalets kalender i Outlook spærrer ikke. Skemabegivenhed i FLEX som vises i lokalets kalender i Outlook. Begivenhed over flere dage fra lokalets kalender i Outlook. 39

40 Anvendelse af Normsystem fra UDDATA+ i FLEX For at anvende normsystemet fra UDDATA+ i FLEX skal skemalæggeren gå i menuen under System og vælge Installationsoplysninger. I dette billede vælges fanen Diverse og der sættes flueben i Normsystem. Nu er det tallene fra UDDATA+, som vises i opgørelsesvinduet. 40

41 Vejledning til prioriteret og vigende skema Denne nye funktionalitet giver en bedre mulighed for at få en rigtig fraværsregistrering ved enten at prioritere et skema eller lade skemaet vige for andet skema. De nedenstående funktionaliteter kan kun anvendes, hvis skolen fraværsregistrerer igennem UDDATA+. Prioriteret skema Funktionen prioriteret skema kan anvendes i de tilfælde, hvor elever går på et specialoprettet hold f.eks. specialundervisning, elevrådsarbejde etc. Ved at prioritere skema vil fraværsregistreringen i UDDATA+ blive mere korrekt, idet der kun fraværsregistreres på det prioriterede skema. Der kan prioriteres skema såvel igennem UDDATA+ samt FLEX. I UDDATA+ foretages prioritering i dette billede: Den samme prioritering kan foretages igennem FLEX. Dette foretages ved at anvende F4 tasten. 41

42 Alternativt kan der prioriteres direkte under skemalægningen i billedet Ny skemabegivenhed. Eksempel på fraværsregistrering med prioriteret skema: Her går en elev på andet hold og fraværsregistreres derfor på dette. 42

43 Vigende skema Funktionen vigende skema kan anvendes i de tilfælde, hvor elever er tilknyttet 2 hold samtidigt f.eks. SKP hold og klasseforlagt undervisning. Ved at anvende vigende skema vil fraværsregistreringen i UDDATA+ blive mere korrekt, idet der kun fraværsregistreres på den klasseforlagte undervisning, hvor SKP holdet samtidigt også er skemalagt. Funktionen tager også højde for vis en SKP-elev har en delaftale og er ude hos en arbejdsgiver i en kortere periode. Der kan opsættes vigende skema såvel igennem UDDATA+ samt FLEX. I UDDATA+ foretages vigende skema i dette billede: Den samme opsætning af vigende skema kan foretages igennem FLEX. Dette foretages ved at anvende F4 tasten. 43

44 Alternativt kan vigende skema opsættes direkte under skemalægningen i billedet Ny skemabegivenhed. Eksempel på fraværsregistrering med vigende skema: Her går en elev på andet hold og fraværsregistreres derfor på dette. 44

45 Vejledning til at redigere skema Der kan flyttes/byttes én skemabegivenhed i skemaet under UDDATA+. Indhold Flyt og Byt Flytte en lektion Bytte en lektion Opsætning Fejlsøgning Ret lærer og lokale Ret lærer Ret lokale Opsætning

46 Flyt og Byt Flytte en lektion Når der ønskes at flytte en skemabegivenhed vil forskellige dialogbokse komme frem i skemaet alt afhængig af, hvad der kan lade sig gøre. Generelt vil det, hvor skemabegivenheden er rød, ikke være muligt at flytte. En advarsel vil fremkomme eller vises på skemabegivenheden ud fra nedenstående liste over regler. Der, hvor det kan lade sig gøre, er skemabegivenheden vist med grønt eller gult (hvis lokalet skal skiftes). Der kan flyttes til en lektion i det ringetidssystem, som er koblet til holdet (i tidsrummer 7:30-16:00) De lektioner, der er mulige, skal opfylde: 1. Holdet må ikke være optaget. 2. Elever må ikke være optaget på andre aktiviteter (de grå skemabegivenheder). 3. Læreren (brugeren selv) må ikke være optaget. 4. Lektionen skal starte efter nu. 5. Det skal være til en dato, der ligger inden for den periode, som denne FLEX-installation tillader. Hvis lokalet/lokalerne er optaget får man et tilbud om at flytte og samtidig vælge et nyt lokale. 46

47 Bytte en lektion Når der ønskes at bytte en skemabegivenhed vil forskellige dialogbokse komme frem i skemaet alt afhængig af, hvad der kan lade sig gøre. Generelt vil det, hvor skemabegivenheden er rød, ikke være muligt at bytte. En advarsel vil fremkomme ud fra nedenstående liste over regler. Regler for hvilke lektioner, man kan bytte med (når man har valgt, den man vil bytte med (udgangsbegivenheden): 1. Det må ikke være er en begivenhed, der viser skema for andre hold (de grå skemabegivenheder). 2. Skemabegivenheden skal starte efter nu. 3. Skemabegivenheden skal have et lektionsnummer. 4. Skemabegivenheden skal have samme lektionslængde, som den man bytter med. 5. Skemabegivenheden skal have en planlægger, og det skal være den samme, som den man bytter med. 6. Der skal være ét og kun ét hold på begivenheden. 7. Der skal være én og kun én lærer på skemabegivenheden. 8. Læreren på udgangsbegivenheden (brugeren selv) må ikke være optaget. 9. Læreren på byttebegivenheden må ikke være optaget på udgangsbegivenhedens tidspunkt. Hvis lokalet/lokalerne for udgangsbegivenheden er optaget, hvor der byttes til eller hvis lokalet/lokalerne for den der byttes med er optaget på udgangsbegivenhedens tidspunkt fås en advarsel om at lokalerne ikke flyttes og at man 'overtager' byttebegivenhedens lokale/lokaler. 47

48 Opsætning Det kræver at skemalæggeren på den respektive FLEX installation giver tilladelse til at bytte/rette en givet antal dage frem i tiden. Dette gøres i installationsbilledet under FLEX-admin. Fejlsøgning Generelt for at en skemabegivenhed kan flyttes/byttes skal følgende være opfyldt: 1. Man skal være i holdskema. 2. Det må ikke være en skemabegivenhed, der viser skema for andre hold (de grå skemabegivenheder). 3. Der skal være en planlægger tilknyttet. 4. Planlæggeren skal være en FLEX-installation. 5. Skemabegivenheden må ikke være startet. 6. Skemabegivenheden skal fraværsregistreres gennem UDDATA+. 7. Skemabegivenheden må ikke være kvitteret i fraværsregistreringen. 8. Der skal være et lektionsnummer på skemabegivenheden. 9. Der skal være 1 og kun 1 hold på skemabegivenheden. 10. Der skal være 1 og kun en lærer på skemabegivenheden. 11. Det skal være brugeren selv, der er læreren. 12. Der må ikke være elever, der er fraværsregistreret (kan ske uden at der er kvitteret). 13. Brikken skal ligge indenfor den periode, som denne FLEX-installation tillader. Ret lærer og lokale Der kan rettes lærer og/eller lokale på én skemabegivenhed i skemaet under UDDATA+. Ret lærer Menuen på skemabegivenheden aktiveres og Ret lærer vælges. 48

49 En oversigt over hvilke lærere, der er til rådighed, kommer frem. Der vælges en eller flere som påsættes skemabegivenheden. En dialogboks fremkommer og rettelsen godkendes. 49

50 Efterfølgende ser resultatet sådan ud på skemaet. Ret lokale Menuen på skemabegivenheden aktiveres og Ret lokale vælges. 50

51 En oversigt over hvilke lokaler, der er til rådighed, kommer frem. Der vælges en eller flere (op til 5 lokaler), som påsættes skemabegivenheden. En dialogboks fremkommer og rettelsen godkendes. Efterfølgende ser resultatet sådan ud på skemaet. 51

52 I FLEX vises ændringer fra UDDATA+ med en lilla farve, som vist i nedenstående eksempel. Der fremkommer også en log, som viser de ændringer der er sket. Opsætning Det kræver at brugergruppen Skema Administration af skema er sat under System/rollerettigheder på den respektive medarbejder, som skal kunne anvende ovennævnte ret-faciliteter. 52

53 I den FLEX installation, hvor skemaet kommer fra, kan der afgrænses på, hvor mange lærere og lokaler, som der skal kunne anvendes. Der oprettes en gruppe som hedder Rediger UDDATA+ og i den tildeles de lærere/lokaler, som skal anvendes. 53

54 Vejledning til booking af skema Der kan bookes én skemabegivenhed i skemaet under UDDATA+. For at kunne anvende faciliteten skal der være oprette en *BOOKING under Øvrige aktiviteter i UDDATA+. F.eks.: Booking af elever Det er muligt at booke elever i UDDATA+. Der skelnes mellem elevbooking med mødepligt og elevbooking tilbud. Når der er mødepligt, skal der også fraværsregistreres, hvilket også vil fremgå af elevernes fraværsstatistik. Når det er et tilbud, fraværsregistreres der ikke. Bookingen startes ved at åbne menuen med dette symbol eller med Ctrl+Alt+B. Du skal stå på en skemabegivenhed for at aktivere funktionen. Har du allerede oprettet en booking, du ønsker at slette, gøres dette også via menuen.. Du skal nu vælge bookingtype. Der er oprettet 4 muligheder under Elevbooking med mødepligt og en mulighed under Elevbooking tilbud. Hvis en skole ønsker andre muligheder, skal UDDATA kontaktes. Herefter skal tidsrummet opmærkes enten som en lektion eller som et givet tidsrum, der opmærkes ved at trække med musen over det ønskede tidsrum. 54

55 Du skal nu vælge, hvem du ønsker at booke ind til en begivenhed. Dette gøres ud for elever ved enten at klikke på dette symbol, som viser eleverne i klassen eller, som viser alle elever. Der kan godt kombineres mellem klassens elever og elever fra andre klasser. Du kan også vælge, hvilken lærer eller lokale du ønsker at booke ind til en begivenhed. Dette gøres ud for lærere/lokaler ved enten at klikke på dette symbol, som viser lærere/lokaler, der er tilgængelig fra den FLEX installation, skemaet er lagt i eller, som viser alle lærere/lokaler. Efter du har foretaget dine valg, som er bestemt af nedenstående regler, kan du oprette booking: - Du skal have angivet et tidspunkt. Dette skal være større en 15 minutter. - Der kan ikke bookes på dage, der ligger før i dag. - Der skal angives en bookingtype. - En elev kan ikke have 2 bookinger med mødepligt, der overlapper hinanden. - Der skal være mindst en elev tilknyttet, når det er en elevbooking. - Der skal være en lærer tilknyttet, når der er mødepligt. - Der skal være mindst en lærer tilknyttet en lærerbooking. - Der kan ikke tilknyttes elever til lærerbookinger. 55

56 Du kan nu sige ja/nej til at indsætte booking ud dit valg. I dette billede kan du også indsætte en kommentar til din booking. En booking vises i skemaet med anden farve, så den adskiller sig fra normalt skema. 56

57 Bookingen vises i FLEX som en fremmed begivenhed se eksempel: For en booking med mødepligt skal der føres fravær. Dette gøres på samme måde som anden fraværsregistrering. I elevens fraværsstatistik ses registreringen således: 57

58 Booking af lærermøde Det er muligt at booke et lærermøde i UDDATA+. Bookingen startes ved at åbne menuen med dette symbol eller med Ctrl+Alt+B. Du skal stå på en skemabegivenhed for at aktivere funktionen. Har du allerede oprettet en booking, du ønsker at slette, gøres dette også via menuen. Du skal nu vælge bookingtypen Lærermøde. Herefter skal tidsrummet opmærkes enten som en lektion eller som et givet tidsrum, der opmærkes ved at trække med musen over det ønskede tidsrum. En booking vises i skemaet med anden farve, så den adskiller sig fra normalt skema. 58