SDUs interne cirkulære om repræsentationsmiddage, receptioner og gaver

Transkript

1 Syddansk Universitet Økonomiområdet SDUs interne cirkulære om repræsentationsmiddage, receptioner og gaver 0. INDHOLDSFORTEGNELSE A. Indledning B. Middage med eksterne deltagere C. Møder D. Receptioner E. Gaver D.1 Situationer hvor der kan afholdes en reception D.2 Omkostning til reception D.3 Spisning i stedet for reception E.1 Lejlighedsgaver til personer, der ikke er ansat på Syddansk Universitet E.2 Symbolsk gave til foredragsholder E.3 Gaver til SDUs ansatte E.4 Gaver skal være genstande E.5 Dødsfald hos nuværende eller pensionerede ansatte F. Dispensation for beløbsgrænser G. Administration H. Diverse G.1 Oplysninger om formål og deltagere/modtagere G.2 Elektronisk fakturering H.1 Tobaksvarer H.2 Ikrafttræden af dette cirkulære side 1

2 A. INDLEDNING Syddansk Universitet har i henhold til Finansministeriets budgetvejledning mulighed for at afholde omkostninger til repræsentation, bespisning og gaver. Universitetet skal ud fra et sparsommelighedssynspunkt vise tilbageholdenhed. Derfor skal omkostningerne holdes på et rimeligt niveau. Dette interne cirkulære indeholder Universitetets retningslinjer for afholdelse af omkostninger til repræsentation, bespisning og gaver. B. MIDDAGE MED EKSTERNE DELTAGERE Ved arrangementer på restauranter (frokoster og middage) må omkostningen pr. deltager maksimalt være 550 kr. C. MØDER SDUs omkostningssteder kan afholde rimelige omkostninger til forplejning i forbindelse med møder. Det gælder både møder med eksterne deltagere og interne møder med dagsorden eller lignende struktureret form. D. RECEPTIONER D.1 Situationer hvor der kan afholdes en reception Der kan afholdes en reception i følgende situationer: Ph.D.-forelæsning Disputatsforsvar Eksamensafslutning 25, 40 og 50 års jubilæum for ansættelse på SDU Medarbejders afgang fra en væsentlig ledelsesfunktion, der er varetaget gennem en årrække. Medarbejders afsked (fx pensionering) SDU må ikke dække omkostninger til receptioner i forbindelse med fødselsdage og andre private begivenheder. D.2 Omkostning til reception Omkostningen inkl. drikkevarer til en reception må ikke overstige 125 kr. pr. forventet deltager. side 2

3 Omkostningen afholdes af det relevante omkostningssted. D.3 Spisning i stedet for reception I forbindelse med en medarbejders jubilæum eller afsked, kan der i stedet for en reception for en større deltagerkreds afholdes en middag for de nærmeste kolleger. Omkostningen til middagen må ikke overstige den forventede omkostning ved receptionen. E. GAVER E.1 Lejlighedsgaver til personer, der ikke er ansat på Syddansk Universitet SDU kan i særlige tilfælde afholde omkostninger til lejlighedsgaver til personer, der ikke er ansat på Universitetet. Det skal sikres, at Universitetet ikke giver flere gaver til samme modtager. Gavens værdi må ikke overstige 400 kr. E.2 Symbolsk gave til foredragsholder Der må aldrig ydes gaver som erstatning for løn til fx foredragsholdere. Hvis en foredragsholder, paneldeltager eller lign. optræder gratis eller ikke kan modtage løn, kan SDU påskønne dette ved at give en symbolsk gave i form af en af Universitetets officielle gaver eller en vingave. Gavens værdi må ikke overstige 400 kr. E.3 Gaver til SDUs ansatte SDU giver en officiel gave til medarbejdere i følgende situationer: 25, 40 og 50 års jubilæum for ansættelse på SDU Ansøgt afsked efter mere end 15 års ansættelse Ledelsessekretariatet administrerer ordningen. De enkelte omkostningssteder kan give en buket blomster til nyansatte medarbejdere. De enkelte omkostningssteder kan ligeledes give medarbejderne en julegave i henhold til Universitetets retningslinjer for personalegoder. side 3

4 SDU giver ikke lejlighedsgaver til egne ansatte udover ovenstående. Det gælder også ved fødselsdage og andre personlige mærkedage. Der kan ikke for SDUs midler betales fx blomster i forbindelse med en medarbejders sygdom eller lign. Ved en medarbejders kritiske sygdom kan der dog efter dispensation fra et direktionsmedlem gives en blomst. E.4 Gaver skal være genstande Gaver i henhold til E.1 - E.3 må (af skattemæssige årsager) aldrig gives i form af kontanter eller gavekort. E.5 Dødsfald hos nuværende eller pensionerede ansatte SDU sender en krans i forbindelse med nuværende eller pensionerede ansattes begravelse/bisættelse. Dette administreres af Ledelsessekretariatet. Der kan ikke derudover for SDUs midler betales blomster eller lign. i forbindelse med nuværende eller pensionerede medarbejderes dødsfald. F. DISPENSATION FOR BELØBSGRÆNSER Der kan i særlige tilfælde dispenseres for beløbene nævnt i afsnit B, D.2, E.1 og E.2. Dispensation kan kun gives af et direktionsmedlem. Kompetencen til at dispensere fra beløbsgrænserne kan ikke delegeres til andre. G. ADMINISTRATION G.1 Oplysninger om formål og deltagere/modtagere Alle omkostningsbilag skal påføres følgende oplysninger: Angivelse af formålet med repræsentationsmiddagen, mødet, receptionen eller gaven Angivelse af deltagere eller gavemodtager Hvis der i henhold til afsnit F er givet dispensation for en beløbsgrænse, skal dokumentation vedlægges. G.2 Elektronisk fakturering Det skal så vidt muligt tilstræbes, at omkostninger til repræsentationsmiddage, møder, receptioner og gaver afregnes via elektroniske fakturering. side 4

5 H. DIVERSE H.1 Tobaksvarer SDU må ikke afholde omkostninger til køb af tobaksvarer. Dette fremgår af Finansministeriets budgetvejledning. H.2 Ikrafttræden af dette cirkulære Dette interne cirkulære gælder for arrangementer der afholdes den 1. oktober 2009 eller senere. Cirkulæret er vedtaget af SDUs direktion den 1. oktober side 5