1. SCREENING OG BAGGRUND

Transkript

1 1. SCREENING OG BAGGRUND BL Danmarks Almene Boliger gennemfører i 2014 for andet år i træk konkurrencen Bedste boligorganisation på nettet. Bedste boligorganisation på nettet baserer sig på samme overordnede idé og principper som Digitaliseringsstyrelsens koncept Bedst på Nettet. BL's medlemsorganisationer har mulighed for at tilmelde sig konkurrencen. En uvildig instans (Rambøll) vurderer herefter de deltagende medlemsorganisationers hjemmesider ud fra en række objektive kriterier. Ud fra denne vurdering tildeles de enkelte hjemmesider point, som tælles sammen til en samlet score. De bedst placerede hjemmesider (opdelt i to kategorier; store hhv. små boligorganisationer) nomineres til titlen Bedste boligorganisation på nettet" og vinderne offentliggøres på forvaltningskonferencen august Bedste boligorganisation på nettet har til formål at sætte fokus på medlemsorganisationernes webbaserede kommunikation overfor brugerne. Målgruppen for BL's medlemmer deler sig overordnet i to grupper; beboerne og de boligsøgende. Formålet med Bedste boligorganisation på nettet er at løfte standarden for medlemmernes kommunikation på nettet generelt. Målet er at brugerne i sidste ende oplever en øget kvalitet og service i mødet med de almene boliger på nettet. Ved at deltage får du konkrete og anvendelige råd til at styrke boligorganisationens kommunikation. Screeningskriterierne udgør vurderingsgrundlaget for Bedste boligorganisation på nettet og danner basis for en vurdering af de enkelte hjemmesider. Grundlaget lægger sig tæt op ad screeningsgrundlaget for 'Bedst på nettet', som er Digitaliseringsstyrelsens årlige måling af kvaliteten af den offentlige, digitale betjening af borgere og virksomheder. Screeningskriterierne for Bedste boligorganisation på nettet rummer både nogle almene kriterier for brugervenlighed og krav til webbaseret kommunikation, såvel som en række specifikke kriterier for markedet for almenboliger. Screeningskriterierne består af temaerne: 1. Navigation 2. Brugervenlighed 3. Åbenhed og nytteværdi Spørgsmålene har strukturen 1.1. Første tal angiver hvilket tema, spørgsmålet placerer sig indenfor, altså om det er 1. Navigation, 2. Brugervenlighed eller 3. Åbenhed og Nytteværdi. Det andet tal angiver spørgsmålets nummer indenfor temaet. Screeningskriterierne er ens for alle tilmeldte. I de tilfælde, hvor der for tilmeldte hjemmesider er tale om administrationsselskaber, vil disse, hvor det er relevant, blive vurderet ud fra en tilfældigt udvalgt underside for en konkret boligorganisation.

2 2. SCREENINGSKRITERIER 1. NAVIGATION Nr. Emne Svar Point Uddybende beskrivelse 1.1 Når man benytter søgeboksen på hjemmesiden, vises søgeresultatet da med relevant søgning, sigende titel etc.? Der er ingen søgeboks på hjemmesidens forside 0 p. i hele spørgsmål 1.1 Det undersøges, om der er søgeboks på forsiden. Søgefunktionen testes med tre søgeord, der er relevante for den pågældende hjemmeside. Søgningen er relevant Titlen er sigende Resumé eller relevante dele af teksten vises Søgeord er markeret i teksten Der søges konkret på: 1) Åbningstider 2) Søg bolig 3) Husleje Søgeresultatet skal vise, at de angivne henvisninger med emneord eller beskrivelser er sigende ikke , index.html og lign. Ved screeningen foretages en vurdering af, om titlen er sigende, søgningen er relevant mv. Alle tre ord skal fungere i en søgning for at være pointgivende. 1.2 Kommunikeres det tydeligt, at denne hjemmeside henvender sig til begge målgrupper (boligsøgende hhv. nuværende beboere) Der er to (eller flere) indgange på siden; målrettet de to primære målgrupper Der er én eller ingen indgang 0 p. 2 p. Det undersøges, om der er målgruppebaserede indgange på hjemmesiden. Bemærk, at søgefunktionalitet her ikke tæller som en alternativ indgang.

3 1.3 Er minimum tre basale navigationselementer til stede på alle sider, og er de placeret samme sted på alle sider og med samme funktionalitet? Ja 2 p. Det undersøges, om man, uanset hvor på hjemmesiden man er, kan finde ikoner for eller links til min. tre af følgende: søgefelt sitemap alfabetisk indeks hjem/til forsiden kontakt om hjemmesiden el.lign. Det undersøges også, at navigationselementerne ikke ændrer placering på siderne ved skift mellem siderne, og at de bevarer samme funktionalitet. Pop-ups, publikationer, print, selvbetjening og lignende er undtaget. 1.4 Er titlen i headeren (f.eks. den øverste blå bjælke i Internet Explorer) beskrivende, så den er meningsfuld ved f. eks. tilføjelse til Foretrukne og ved søgeresultater i f.eks. Google. Ja Testes ved at undersøge, om titlen i browserens øverste bjælke er beskrivende, så den er meningsfuld ved f.eks. tilføjelse til "Foretrukne" og ved søgeresultater i f.eks. Google. En meningsfuld titel vil typisk være organisationens navn og overskriften på den side, man befinder sig på. Opfyldelse af kriteriet undersøges ved stikprøve og skal være gældende ved forsiden samt minimum 4 ud af 5 undersøgte undersider.

4 1.5 Kan brugeren navigere rundt på siden via tastaturet (dvs. uden brug af mus)? Ja Det skal være muligt at bevæge sig rundt på et websted også uden brug af mus. Denne funktionalitet er målrettet de brugere, som fx ikke kan bruge en mus på grund af en motorisk funktionsnedsættelse eller som anvender skærmlæsere på grund af et læsehandicap. Det testes, om man kan få adgang til al funktionalitet på siden også uden brug af mus. Den nemmeste test af dette foretages ved at bevæge sig rundt på siden med tastaturet, typisk tab-tasten. Her er det dog vigtigt, at der er klar visuel markering af, hvilket link eller felt der er valgt, eller om markøren er i browserens adressefelt. Husk også at tjekke, om man kan bruge Enter til efterfølgende at følge et link eller få adgang til en funktionalitet - det kan f.eks. være at foretage en søgning. Kriteriet kan udløse point selvom enkelte særligt avancerede funktioner på undersider ikke overholder kriteriet fuldt ud, herunder f.eks. kortløsninger. Dog skal alle elementer i den generelle navigationsstruktur og sideopbygning overholde kriteriet for at udløse point. 1.6 Kan man ud fra teksten på alle links forstå, hvor de fører hen? Ja 2 p. Mange hjemmesider er bygget op med små bidder af tekst efterfulgt af links som Klik her eller Læs mere. For at være brugbar for brugere, der fx benytter skærmlæser (fx pga. synsnedsættelse), skal linkteksten imidlertid være beskrivende for den side, linket fører videre til. Klik her eller Læs mere giver

5 ikke information til brugeren om, hvad linket henviser til. Navngiv i stedet linket så det er sigende, hvor linket fører hen. Opfyldelse af kriteriet undersøges ved at læse teksten på linket, om linkteksten fortæller brugeren, hvor linket fører hen. Opfyldelse af kriteriet undersøges ved stikprøve og skal være gældende ved links på forsiden samt minimum 4 ud af 5 tilfældigt udvalgte links på undersider.

6 2. BRUGERVENLIGHED Nr. Emne Svar Point Beskrivelse 2.1 Er der en eller flere selvbetjeningsløsninger på hjemmesiden? Ja Nej Screeningen fortsættes ved spørgsmål 2.2 Screeningen går videre til sektion 3. Der gives 0 point i hele sektion Selvbetjeningsløsning for boligsøgende: Tilbyder hjemmesiden mulighed for, at den boligsøgende kan gennemføre elektronisk opskrivning? Ja 3 p. De testes, om den boligsøgende har mulighed for at gennemføre elektronisk opskrivning til et lejemål hos boligforeningen. Elektronisk opskrivning via opskrivningsportal vil også være pointgivende; dvs. hvis boligorganisationen benytter sig af fx en fælles opskrivningsløsning, og denne kan tilgås via link fra boligorganisationens hjemmeside. 2.3 Tilbyder boligorganisationen personlig assistance i forbindelse med elektronisk opskrivning? Der findes kontaktinfo, og det er kommunikeret der, hvor problemet opstår, med indikation af at der er mulighed for personlig hjælp til selvbetjeningsløsningen 2 p. Det undersøges, om hjemmesiden oplyser kontaktinfo i forbindelse med den elektroniske opskrivning. Der gives 2, 1 eller 0 point i dette kriterium, dvs. det maksimale antal point er 2.

7 Der findes generel kontaktinfo på siden, men det er ikke specifikt kommunikeret der, hvor problemet opstår 2.4 Kommunikerer hjemmesiden om forventet ventetid i de enkelte afdelinger? Ja 2 p. Ved ventelister til almene boliger vil det ofte være vanskeligt at sige, nøjagtig hvor lang ventetid den boligsøgende kan regne med. Hvis den forventede ventetid til en given bolig er upræcis, angiv da gerne en kortfattet forklaring på, hvorfor dette er tilfældet, og hvordan den boligsøgende skal forstå det angivne estimat. Forklaringen skal være angivet samme sted som estimatet. Det centrale her er, at den boligsøgende får et realistisk billede af den forventede ventetid på en bolig. Det undersøges, om forventet ventetid kommunikeres (ifm. opskrivning eller information om afdelinger). Alternativt vil det være pointgivende, hvis der findes oplysning om placering på ventelisten samt gennemsnitlig udskiftningstid, såfremt dette er suppleret af en letforståelig forklaring, så den boligsøgende kan danne sig et billede af forventet ventetid.

8 2.5 Selvbetjeningsløsning for beboere: Stiller hjemmesiden oplysninger om lejemål til rådighed for beboere? Ja 2 p. Det undersøges, om man via hjemmesiden kan få oplysninger om eget lejemål (fx kontrakt, forbrug, husleje, restance). Dette undersøges via spørgeskema, som boligorganisationen besvarer, i forbindelse med den indledende kontakt imellem den tilmeldte boligorganisation og Rambøll. 2.6 Oplyses brugeren om anvendelsen af cookies på hjemmesiden, og skal brugeren højst godkende én gang? Ja Nej Lovgivningen kræver, at brugere af en hjemmeside bliver oplyst om lagring af cookies. Det er op til hjemmesidens ejer at informere om brugen af cookies samt at indhente samtykke fra brugeren. 0 p. Det undersøges, om brugeren ved første besøg på hjemmesiden oplyses om brugen af cookies samt at brugeren højst skal godkende én gang. Begge dele skal være tilfældet for at være pointgivende.

9 3. ÅBENHED OG NYTTEVÆRDI Nr. Emne Svar Point Beskrivelse 3.1 Er den tilmeldte hjemmeside let at finde via en Google-søgning? Ved en Google-søgning på søgeordene bolig samt bynavn vises den tilmeldte side blandt de 10 første søgeresultater. Søgeoptimering: Ved en søgning i Google vil søgeresultaterne være listet efter den relevans, som Google har tillagt de enkelte sider i forhold til de søgeord, der er benyttet. Ved at søgeoptimere en hjemmeside øger man sandsynligheden for, at siden vil blive vist i en søgning på relevante søgeord. Side vises ikke blandt de 10 første søgeresultater. 0 p. Det undersøges via søgning i Google på ordene bolig samt bynavn, om den tilmeldte hjemmeside vises blandt søgeresultaterne. For at være pointgivende skal den tilmeldte hjemmeside være at finde blandt de 10 første søgeresultater. 3.2 Kan man abonnere på nyheder fra institutionen/hjemmesiden via e- post, SMS, RSS feeds eller tilsvarende format? Ja Det undersøges, om der er mulighed for at få tilsendt nyheder (pr. e-post, SMS-besked, RSS feed el.lign.) 3.3 Oplyser hjemmesiden om hvornår siden senest er opdateret? Ja Det undersøges, om det på forsiden eller under en nyhedssektion (med link fra forsiden) fremgår, hvornår siden senest er blevet opdateret (enten datofelt af typen "Siden er senest opdateret d. " eller via fx dateret nyhedselement) Siden er opdateret indenfor den seneste måned Det undersøges, om hjemmesiden i så fald er blevet opdateret indenfor den seneste måned.

10 3.4 Er retningslinjer for medlemsorganisationens håndtering af personoplysninger, som indsamles via hjemmesiden, synlige? Ja Det undersøges, om der er information om, hvorvidt organisationen anvender de oplysninger, der afgives ifm. opskrivning til en bolig, og i givet fald hvordan. Informationen skal ligge der, hvor brugeren afgiver oplysninger, eller under "Om os. Hvis boligorganisationen benytter sig af en fælles opskrivningsløsning, og oplysningen om håndtering af personoplysninger er angivet på opskrivningsportalens hjemmeside, vil dette også være pointgivende. Det afgørende er, hvorvidt informationen gives der, hvor man afgiver personoplysninger. OBS: Dette kriterium vedrører ikke indsamling af cookies. 3.5 Er kontaktinformationer samt åbningstider tilgængelige på forsiden? Der findes kontaktinfo (adresse, telefonnummer samt mailadresse) Der findes info om åbningstider Det undersøges, om de relevante data findes, på forsiden eller via link fra forsiden. 3.6 Specifikt for målgruppen nuværende beboere: Der findes info om indbetaling af husleje Det undersøges, om de relevante data findes.

11 Findes flg. beboerrelevante oplysninger? Der findes info om vedligehold og reparationer Hvis boligorganisationen benytter sig af en fælles opskrivningsløsning, og relevante oplysninger findes her, vil dette også være pointgivende. Det centrale er, at beboeren kan finde de relevante oplysninger. Der findes info om husorden Der findes kontaktinfo på ejendomsfunktionær eller driftskontor Udover kontaktinfo findes der også info om træffe-/åbningstider for ejendomsfunktionær eller driftskontor 3.7 Specifikt for målgruppen boligsøgende: Findes flg. oplysninger, der er relevante for boligsøgende? Der findes info om hvordan man kan blive skrevet op til en almen bolig i boligorganisationen Det undersøges, om de relevante data findes. Dette vil blive undersøgt ved søgning på følgende søgeord for de enkelte oplysninger (se nedenfor). For at være pointgivende, skal oplysninger findes ved søgning på min. et af ordene for det pågældende punkt. Der findes info om typer af boliger i boligforeningen (fx ungdomsbolig, ældrebolig, seniorbolig) Info om hvordan man kan blive skrevet op: - Opskrivning - Skrives op Der oplyses om ledige lejemål. Hvis der ikke er ledige lejemål, skal dette oplyses. Info om typer af boliger: - Familiebolig - Ungdomsbolig - Ældrebolig - Seniorbolig

12 Der findes info om priser på boligorganisationens forskellige lejemål Der findes info om muligheden for at holde husdyr Det er muligt at se grundplan for de forskellige typer af boliger Det er muligt at se områdebilleder fra de forskellige boligafdelinger (danne sig et indtryk af kvarteret) Info om ledige lejemål (herunder info hvis der ikke er ledige lejemål) - Ledig Info om priser: - Husleje Info om muligheden for at holde husdyr: - Husdyr - Hund - Kat Se grundplan: - Grundplan Se områdebilleder: - Dette vil blive undersøgt ved stikprøve 3.8 Oplyser hjemmesiden om mulighed for boligstøtte? Ja Det undersøges, om hjemmesiden henviser til info om muligheden for boligstøtte, fx via link til kommunen eller til beboerbladet. Det undersøges, om de relevante data findes. 3.9 Er det forklaret på hjemmesiden, hvad en almen bolig er, samt hvad råderetten vil sige? Det er forklaret, hvad en almen bolig er Råderetten er defineret/forklaret (ordet råderet behøver ikke at indgå) Det undersøges, om hjemmesiden forklarer dette. Definition af almen bolig: Dette skal findes max. tre klik fra forsiden.

13 Definition af råderetten: Dette undersøges ved søgning på ordene: - Råderet - Nyt køkken - Nyt badeværelse For at være pointgivende, skal info om råderetten findes ved søgning på min. ét af disse tre søgeord Tilbyder hjemmesiden indhold på flere sprog? Ja, to eller flere sprog udover dansk 4 p. Det undersøges, om hjemmesiden rummer indhold på flere sprog. OBS: Antal mulige point i alt for dette kriterium: 4 p. Ja, et sprog udover dansk 2 p. BL har udarbejdet relevant materiale på en række sprog, som medlemsorganisationer er velkomne til at benytte Vær opmærksom på, at for at brugere, som ikke taler dansk, skal kunne finde frem til de informationer, som findes på andre sprog, skal dette være at finde fra forsiden, fx vist via flag eller via linktekst på det pågældende sprog. Link til fx Google translate vil ikke være pointgivende Oplyser hjemmesiden om beboerdemokrati/beboerindflydelse, og hvordan dette fungerer i den pågældende medlemsorganisation? Der gives en overordnet introduktion til, hvad beboerdemokrati/beboerindflydelse vil sige 2 p. Beboerne i almene boliger har ret til medindflydelse på boligorganisationens og den enkelte afdelings drift. Beboerne kan i en almen boligafdeling på et afdelingsmøde vælge en afdelingsbestyrelse til at udøve medindflydelse.

14 Der findes info om "Hvem sidder i min bestyrelse" (både afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse) (I tilfælde af at der pt ikke findes en afdelingsbestyrelse, skal dette oplyses) Der er info om 'Hvordan stiller jeg op' Der forefindes aktuelle mødereferater (indenfor det seneste kvartal) Det undersøges, om hjemmesiden (eller siden for den enkelte boligorganisation) rummer nævnte oplysninger og elementer om beboerdemokrati. Dette undersøges ved søgning på ordene: - Demokrati - Beboer/beboere - Beboerdemokrati - Bestyrelse For at være pointgivende, skal oplysningerne findes ved søgning på min. ét af disse fire søgeord Tilbyder boligorganisationen erfaringsudveksling med de øvrige medlemsorganisationer? BL har modtaget input med boligorganisationens egne betragtninger om arbejdet med den tilmeldte hjemmeside, og indikeret at BL må offentliggøre teksten overfor de øvrige medlemsorganisationer Arbejdet med den digitale brugervendte kommunikation kan være udfordrende, og BL opfordrer medlemsorganisationerne til at dele de gode erfaringer. Det undersøges, om boligorganisationen har indsendt 5-10 linjers tekst, med fokus på hvad den vigtigste eller mest spændende forbedring på websitet det sidste år har været. Ovenstående skal være BL i hænde senest 5. maj, og bedes sendt til kfs@bl.dk