Referat Ordinært bestyrelsesmøde. Torsdag, den 14. januar 2016 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Refer Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 14. januar 2016 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

2 Refer: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL ORIENTERING FRA FORMANDEN SAGER TIL BESLUTNING... 3 A. KOMMUNIKATIONSSTRATEGI... 3 B. MARKEDSFØRINGSPLAN 2016/ C. AABS BOLIGNETVÆK... 5 D. RESILIENCE LAB DENMARK... 6 E. KANDIDATER TIL BLS KREDSREPRÆSENTANTSKAB SAGER TIL DRØFTELSE... 8 A. RENOVERINGSSAGERNE... 8 B. ORDINÆRT REPRÆSENTANTSKABSMØDE SAGER TIL EFTERRETNING... 9 A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER... 9 B. REFERATER FRA ANDRE MØDER... 9 C. RESTANCER... 9 D. TOMGANG... 9 E. BYGGESAGER EVENTUELT MØDEKALENDER 2015/

3 Refer: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Hans Ole Olesen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Leif Rasmussen, Sven-Erik Madsen, Nina Andersen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen samt Dorthe Bramsen Clausen. Dorthe Bramsen Clausen deltog alene i punkt 3d. 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferet fra den sendt pr. mail den 14. december Referet fra blev godkendt og underskrevet. 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN Intet til orientering. 3. SAGER TIL BESLUTNING a. Kommunikionsstregi Bestyrelsen har igennem længeret tid arbejdet med en kommunikionsstregi for AAB. Der er udarbejdet et sammenhængende refer fra møderne../. Referet fra møderne er vedhæftet../. Opsumeringsnot vedr. mål, stements og fakta-da vedlægges I forlængelse af disse møder, blev det besluttet, AABs kommunikionsstregi gennemgås på repræsentantskabsmødet i februar måned, da stregien omfter hele AAB. På bestyrelsesmødet i februar måned godkendes det meriale, der skal udsende til repræsentantskabet. På bestyrelsesmødet i december 2015 blev det besluttet, AABs Facebook-politik fortsætter uændret. I relion til AABs kommunikionsstregi, var der enighed om, det i politikken skal tydeliggøres hvorledes AAB og AABs medarbejdere/boligpolitikere agerer over for omverdenen. Bestyrelsen bedes gøres sig overvejelser herom, da dette forhold skal formuleres, så det ligeledes kan indgå i kommunikionsstregien og formidles til AABs medarbejder/boligpolitikere../. Vedlagt er Facebook-politik. Formandskabet indstiller referet fra møderne vedr. kommunikionsstregi godkendes kommunikionsstregien med tilhørende handlingsplaner godkendes Referet fra kommunikionsstregiarbejdet blev godkendt og underskrevet. Bestyrelsen godkendte AABs kommunikionsstregi med tilhørende handlingsplaner.

4 Refer: Blad nr.: 4 Det blev aftalt, kommunikionsstagegien bliver fremlagt til orientering på Repræsentantskabsmødet i februar. Det blev endvidere aftalt, der laves et samlet dokument hvor stregien gøres let tilgængeligt. Der var udarbejdet et forslag til en tilføjelse til politikken for sociale medier, hvor det var tydeliggjort, AABs boligpolitikere også er omftet af politikken for AABs ageren på de sociale medier. Forslaget blev godkendt. b. Markedsføringsplan 2016/17 I fortsættelse af hovedbestyrelsesmødet den 3. december hvor udkast til markedsførings-./. plan for 2016/17 blev gennemgået vedlægges revideret udkast til markedsføringsplan for 2016/17 til endelig godkendelse herunder mål for perioden samt konkrete mål for Markedsføringsplanen viser en udgift i budgetåret 2016/17 på kr en budgetmæssig merudgift på kr i forhold til budgetåret 2016/17. Markedsføringsplanen viser en udgift i budgetåret 2016/17 på kr til annoncering og eksponering på elektroniske medier, en budgetmæssig merudgift på kr i forhold til budgetåret 2016/17. Endvidere fremgår det af markedsføringsplanen, udgiften i budgetåret 2016/17 til AAB-nyt er fasts til kr imod kr i budgetåret 2016/17, en samlet nedsættelse på kr Udgiften til AAB-nyt dækkes via afdelingerne. På grund af det store antal boliger der frigives i Løget i starten af 2016 er der igangs en kampagne i Løget, hvor der gives en fortrydelsesret eller lejen retur, ligesom ny-tilflytterne tilbydes 5 timers praktisk hjælp eller rengøringshjælp ved indflytningen../. Beskrivelse af fortrydelsesretten og tilbud om hjælp ved indflytning vedlægges som bilag. Kampagnen kører som udgangspunkt i første halvår af Herefter skal der ske en evaluering. På baggrund af denne evaluering vil der være mulighed for, udvide perioden med yderligere 6 måneder. Der er udarbejdet et budget, som viser en omkostning for første halvår på kr. og en fortsættelse i andet halvår vil koste yderligere kr. eller i alt kr. for et helt år. Der er ikke i indeværende budget afs midler, der kan dække en sådan kampagne og det foreslås derfor der disponeres en ramme på maksimalt kr. fra dispositionsfonden til sådanne særlige ekstraordinære tiltag i forbindelse med boliger i tomgang../. Kopi af budget for kampagnen vedlægges som bilag. Det indstilles, markedsføringsplanen for 2016/17 godkendes og der af dispositionsfonden disponeres en ramme på maksimalt kr. til særlig markedsføring i forbindelse med tomgang.

5 Refer: Blad nr.: 5 Bestyrelsen godkendte den fremsendte markedsføringsplan for 2016/17 med det tilhørende budget. Det blev tilkendegivet, redaktionsgruppen skal se på andre muligheder for AAB Nyt/informioner til beboerne. Bestyrelsen godkendte den særlige markedsføring i Løget. c. AABs Bolignetvæk På baggrund af en indstilling fra Programudvalget vedtog Hovedbestyrelsen på sit møde den 10. september 2015, der skulle arbejdes videre med en opgradering af bolignetværket i alle afdelinger, for sikre alle lejerne forts vil kunne opnå de samme muligheder. Baggrunden for ønsket om opgradering skyldes det stærkt stigende internetforbrug, som stiger med over 40% om året og det forventes derfor, der indenfor en overskuelig årrække vil kunne opstå kapacitetsproblemer. Kim Lassen anbefalede på hovedbestyrelsesmødet, afdelingerne fremadrettet afsætter penge i den planlagte vedligeholdelse til internettet som kan sammenlignes med elinstallioner mv. Der har efterfølgende været forhandlinger med DKT og You See, hvor der er givet tilbud ud fra hhv. en forlængelse på 24 og 36 måneder af de nuværende aftaler, som udløber med udgangen af /. Der vedlægges en oversigt, hvor der er vist følgende: Model 1. Dette dækker over et tilbud som DKT tilbød i august/september 2015, hvor ringen etableres og hvor den øvrige del udføres, når afdelingerne vedtager dette. Dette tilbud er forts gældende på baggrund af en 36 måneders forlængelse af nuværende aftale. Model 2. Tilbud fra december 2015 baseret på en 24 måneders forlængelse af nuværende aftale. Model 3. Tilbud fra december 2015 baseret på en 36 måneders forlængelse af nuværende aftale. Af modellerne fremgår hvad der vil være af behov for finansiering fra antenneforeningen og dispositionsfonden. Som en del af den foreslåede aftale vil DKT opgradere hastighederne indenfor samme priser som i dag og der vil ved en forlængelse blive lavet et yderligere produkt med 250/250 Mbit.: Yderligere kan oplyses, der i forbindelse med udskiftningen af udstyret fuldt ud er beregnet, der ude i afdelingerne vil være en opnået strømbesparelse pr. år på samlet kr. Serviceaftalerne fortsætter uændret. Uanset aftalen om opgradering har der også været drøftelse af den gamle aftale omkring hovedringen, hvor AAB i dag lejer sig ind og betaler en årlig leje på kr. Den er aftalt reduceret fra 2016 til kr. eller i alt en årlig driftsbesparelse på kr.

6 Refer: Blad nr.: 6 Programudvalget vedtog på sit møde den 9. december 2015, indstille model 3 og forlænge aftalen med DKT og YouSee i 36 mdr. hvilket betyder opgraderingen ikke giver stigninger i antennebidraget eller huslejen ligesom der ikke vil være behov for finansiering af midler fra dispositionsfonden. Programudvalget indstiller: der igangsættes en opgradering af bolignetværket jfr. model 3, hvor der sker en forlængelse af aftalen med Dansk Kabel TV og You See i en yderligere periode på 36 måneder Leif Rasmussen gav en kort orientering om baggrunden for Programudvalgets indstilling. Indstillingen blev godkendt. d. Resilience Lab Denmark AAB har fået en henvendelse fra Resilience Lab Denmark om deltagelse som konceptpartner. Resilience Lab Denmark er et innovionssamarbejde for forsynings esilience og er en almennyttig non-profit forening, som med udgangspunkt i Vejle By, arbejder på udvikle og koordinere Resiliente 2050 løsninger for byer i år 2050 indenfor energi, vand og da. Foreningen ønsker samle viden og vilje fra hele Danmark og dele denne viden med de øvrige 100 Resilient Cities i hele verden og er derfor åben for øvrige partnere i projektet, som kan bidrage med viden, teknologi, værktøjer m.v. Som konceptpartner indgår man fællesmøder, hvor alle bestyrelses- og konceptpartnere kan teste ideer/tanker af i en tværfaglig gruppe. Hvis der er ideer, der vinder genklang kan der nedsættes arbejdsgrupper/projektgrupper og evt. søges fondsmidler. På sidste bestyrelses- og konceptpartnermøde var der deltagelse af Vejle Kommune, Vejle spildevand. Trefor, Rambøll, GeoPartner samt nogle uddannelsesinstitutioner. På dette møde blev bl.a. talt om stus for Rosborgbyen, som også omfter boliger og gerne forskellige boligformer. Ligeledes orienterede Steen Rosvang Andersen om AAB s infrastrukturpulje, hvor der blev udtrykt interesse for bidrage med forslag. Der er et årligt bidrag på kr. som konceptpartner. Der vil gives en orientering om Resilience Lab Denmark v/ Dorthe Bramsen Clausen./. Vedtægter for Resillience Lab Denmark vedlægges. Formandskabet indstiller: AAB indtræder som konceptpartner og det efter 1 år vurderes om AAB skal fortsætte

7 Refer: Blad nr.: 7 Dorthe Bramsen Clausen fra Green Tech Center fortalte om Resilience Lab Denmark. Det blev blandt andet fortalt, Vejle var blevet valgt som en af 100 resiliente byer i hele Verden udpeget af Rockefeller Foundion. Overskrifterne for Vejle har været energi, vand og da, hvor Resilience Lab Denmark, kan være med til give input, til nye projekter med tanker og idéer. Vejle Kommune har organisionen Resilience Lab Denmark, der d.d. omfter Vejle Kommune Vejle Spildevand TREFOR VIA University College Syddansk Universitet Green Tech Center Konceptpartnere: Rambøll GeoPartner Insero Arkitektskolen i Århus AAB Vejle (under forudsætning af tiltrædelse) Der blev fortalt om fokusområderne for Resilience Lab Denmark og det ville være interessant med et projekt i Vejle Nord i Finlandsparken, hvor der måske kunne laves noget i samarbejde med tankerne fra projektet fra Infrastruktur-puljen. Det blev spurgt til, om der vil være fordele ved være konceptpartnere. Det blev tilkendegivet, der vil være fordele, være med ved bordet. Det blev oplyst, der på nuværende tidspunkt ikke er penge til projekter. Midlerne fra rockefeller Foundion er anvendt til dækning af udgifter vedl ansættelse af en Recilience-officer. Det blev oplyst, Vejle Kommune arbejder med stregien. Ved projekter kan der trækkes på ekspertiser/fagfolk fra andre steder i Verden. Bestyrelsen drøftede fordele og ulemper ved AABs deltagelse som konceptpartner i Resilience Lab Denmark og den værdi det kan give AAB. Det blev pointeret, såfremt AAB indgår som konceptpartnere, er det ikke ensbetydende med, Finlandsparkens bestyrelse er taget i ed om deltagelse heri med projektet om Infrastrukturpuljen. Bestyrelsen godkendte indstillingen om konceptpartner med et årligt kontingent på kroner, med bemærkning om, der vil ske en prioritering af AABs ressourcer til Resilience Lab Denmark. Medlemsskabet vurderes efter et år. e. Kandider til BLs kredsrepræsentantskab I foråret 2016 skal der vælges medlemmer til kredsrepræsentantskabet i BLs kreds 7. Det er boligorganisionerne der indstiller kandider til kredsrepræsentantskabsvalget

8 Refer: Blad nr.: 8 Hans Helge Andersen foreslår, AAB Vejle indstiller AABs formand og AABs næstformand som kandider til kredsrepræsentantskabet i BLs kreds 7. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 4. SAGER TIL DRØFTELSE a. Renoveringssagerne Der ønskes en stus på personalenormeringen samt byggesagshonorar for de igangværende byggesager. Steen R. Andersen gav en orientering omkring stus på de igangværende byggesager og planerne om flytning af ressourcerne i forbindelse hermed. Planlægningen af genhusningen i Møllevangen er påbegyndt. Tommy Mølgaard oplyste, Udlejningen i forbindelse med den kommende renovering forsøger lave tidsbegrænset korttidsleje med henblik på begrænse tomgangslejen. Koordinering af ind- og udflytning i genhusningsperioden varetages af en medarbejder. Lars Johnsen aflaster inspektørerne i forbindelse med de igangværende sager. Der vil være hjælp i administrionen. b. Ordinært Repræsentantskabsmøde Det ordinære repræsentantskabsmøde i 2016 er fasts til tirsdag den 23. februar /. Vedhæftet er udkast til dagsorden til mødet, hvor Leif Rasmussen, Sven-Erik Madsen og Nina Andersen er på valg til bestyrelsen. Der ønskes en tilkendegivelse af hvorvidt de tre bestyrelsesmedlemmer, der er på valg ønsker modtage genvalg. Endvidere skal der tages stilling til hvem der skal være dirigenter på repræsentantskabsmødet. Den 23. december 2015 blev der udsendt foreløbige tekster til den skriftlige årsberetning for 2014/15. Bestyrelsen bedes godkende indholdet heraf. Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af nyt punkt 4, Orientering om AABs kommunikionsstregi. De tre kandider, der er på valg, ønsker modtage genvalg. Bestyrelsen godkendte indholdet af den skriftlige beretning. Som dirigenter peges Hans Ole Olesen og Knud Aage Thiemer.

9 Refer: Blad nr.: 9 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referer fra afdelingsbestyrelsesmøder./. Referer fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 12, 15, 17, 41 og 44 Taget til efterretning. b. Referer fra andre møder./. Refer fra formandsmøde den 8. december 2015./. Refer fra programudvalgsmøde den 9. december 2015./. Refer fra Medudvalgsmøde den 10. december 2015./. Beboerklagenævnsafgørelse Kim Lassen orienterede om en tabt beboerklagenævnsafgørelse, som var blevet anket til Boligretten. Sagen er behandlet i Boligretten og faldet ud til AABs fordel. Taget til efterretning. c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr. 21. december 2015./. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr. 31. december 2015./. Der vedlægges oversigt over lejeledighed, tab og indvundet afskrevne debitorer pr. 31. december 2015 Kim Lassen orienterede om, påkravsskrivelserne for manglende betaling af husleje fremover sendes som B-post med henblik på minimere portoudgiften. Taget til efterretning. d. Tomgang./. Der vedlægges oversigt over tomgang pr. 21. december 2015 Taget til efterretning. e. Byggesager./. Der vedlægges not om stus på byggesagerne. Steen R. Andersen gav en supplerende redegørelse på byggesagerne, herunder, der endnu ikke er modtaget rapport fra den igangværende sag. Der er et års eftersyn på de første boliger. Intet nyt om MGO-pladerne.

10 Refer: Blad nr.: 10 Indvielse af afdeling 41 og 42 er planlagt til den 8. april I Møllevangen udsendes udbudsmerialet den 22. januar Der er licition i afdeling 26 vedr. tagrenoveringen den 28. januar I Skibet pågår en sag om fugtproblemer og uoverensstemmelser vedrørende forældelse. Der blev givet en kort orientering om, der er indgået en aftale med Eseebase om digitalisering af Løget By. Taget til efterretning. 6. EVENTUELT Hovedbestyrelsens iværkste kursus i Rettigheder og Pligter holdes i Mulitsalen på Sofievej med 40 personer tilmeldt. På forespørgsel om stus på grundkøb, gav Hans Helge Andersen en kort orientering herom. Steen R. Andersen gav en kort orientering om vandskaderne i afdeling 44 efter oversvømmelserne. Det oplystes, de fleste skader er forsikringsdækket.

11 Refer: Blad nr.: MØDEKALENDER 2015/ Hovedbestyrelsesmøde /boligsociale indsser Hovedbestyrelsesmøde / revisor - budgetudkast Ordinært repræsentantskabsmøde Hovedbestyrelsesmøde / konstitueringsmøde/driftsmøde Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde / stregi Hovedbestyrelsesmøde / boligsociale indsser Hovedbestyrelsesmøde/driftsmøde Introkursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde / energiledelse Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Hovedbestyrelsesmøde/driftsmøde Repræsentantskabsfest / studietur Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere Hovedbestyrelsesmøde / stregi Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan/driftsmøde Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 21:00 Kim Lassen Referent Refer godkendt på bestyrelsesmøde den / Hans Helge Andersen Ove Hansen Hans Ole Olesen Formand Næstformand Leif Rasmussen Knud Aage Thiemer Sven-Erik Madsen Nina Andersen