- rammen for livet. Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 10. januar 2013, kl. 17:30 Mødested: Mindegade 17A

Transkript

1 - rammen for livet Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 10. januar 2013, kl. 17:30 Mindegade 17A

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Markedsføring Bestyrelsesprotokol Formanden orienterer Orientering vedrørende Bygge- og Renoveringssager Orientering vedrørende økonomi Orientering om BoLivVejle Boligmesse den februar Ordinært repræsentantskabsmøde den 19. februar Efterretningssager Eventuelt Mødekalender... 11

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Lotte Vestergaard, Hans Ole Olesen, Knud Aage Thiemer, Susi Flindt, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen samt Hanne Bredahl. Afbud: Leif Rasmussen og Hans Lind Hanne Bredahl deltog i punkt 1 1. Markedsføring Hanne Bredahl vil deltage i mødet og præsentere et udkast til markedsføringsplan for 2013/14 samt gennemgå forslag til tiltag for 2013/14../. Oversigt over faktiske afholdte udgifter for 2011/12 er vedlagt../. Udkast til markedsføringsplan samt budgetudkast for 2013/14 er vedlagt. Ledergruppen indstiller udkastet til markedsføringsplan til drøftelse. Hanne Bredahl fortalte kort om markedsføring, dels hvad man gjorde tidligere og dels hvad der gøres nu, herunder valg af medier, hvor det blev fremhævet, at handel på nettet er meget udbredt i dag. Det blev oplyst, at hver anden dansker i dag er på Facebook og det er her de sociale relationer og informationer hentes. Hanne sagde, at Facebook vil være et godt sted, at have bannerreklamer. Flere hovedbestyrelsesmedlemmer udtrykte utilfredshed med, at Ledergruppen uden bestyrelsens godkendelse, har iværksat AAB på Facebook. Ledergruppen oplyste, at det var et forsøg, for senere at kunne vurdere værdien heraf. Bestyrelsen tilkendegav, at der på et senere tidspunkt skal være en evaluering af AABs anvendelse af Facebook samt drøftelse af en Facebook-politik. Der blev fortalt om værdien af de forskellige arrangementer AAB har haft i form, at reklamer i X-busser, biografspot, messen, studiekampagner mv., samt anvendelse af beløb på annoncering i trykte medier. Hanne Bredahls præsentation udsendes sammen med referatet. 2. Bestyrelsesprotokol Godkendelse af mødereferat fra , som er udsendt via mail den Referatet blev godkendt og underskrevet.

4 Referat: Blad nr.: 4 3. Formanden orienterer Hans Helge Andersen orienterede kort om branden i afdeling 42 Løget By. AAB har udlovet en dusør på kroner til den der kan give Politiet oplysninger der kan fører til opklaring af branden. Dørlåsene til kældrene er blevet udskiftet, samtidig med at Politiet har udvidet sin patruljering i området. 4. Orientering vedrørende Bygge- og Renoveringssager Der orienteres om igangværende projekter: Finlandsparken, Fysisk helhedsplan. Der har været enkelte vandskader efter snestormen i Julen. Ingen væsentlige bemærkninger i øvrigt. Løget, Tagboliger. Projektering er igangsat. Udførelse vil følge den øvrige renovering. Løget, Renovering og forbedringsarbejder i øvrigt. Prækvalifikation af entreprenører til Afd. 42 pågår. Liste over interesserede vedlægges. Projekteringen forløber planmæssigt. Afdeling 17, fysisk helhedsplan. Landsbyggefonden har meddelt, at de af bevillingsmæssige årsager vil være nødsaget til at dele skemabehandlingen op i 3 etaper. Således skema B deles op i et tilsagn i 2013, 2014 og Dette er begrundet i at LBF på denne måde kan få iværksat så mange arbejder som muligt indenfor den overordnede bevillingsramme. Landsbyggefonden oplyser, at denne ændrede procedure ikke vil påvirke det samlede tilsagn til Møllevangen. EU-udbud vedrørende prækvalifikation af totalrådgiver på sagen er igangsat. Hyttebyen. Der har siden sidste hovedbestyrelsesmøde været afholdt 2 bygherremøder i december og arbejdet på at skaffe afklaring på en række punkter. Den mellemliggende jul har dog ikke gjort det muligt, at der allerede på nuværende tidspunkt kan udarbejdes en endelig redegørelse, hvilket først forventes at kunne foreligge længere frem i januar måned. Det kan dog oplyses, at der har været gennemført en omfattende gennemgang af projektet og det er lykkedes at skære 1 mio. kr. ekskl. moms af det laveste tilbud, så tilbuddet fortsat indeholder etablering af 6 hytter og et fælleshus. Hegn og skure er skåret væk bortset fra et mindre redskabsskur til fælleshuset. Det er dog fortsat sådan, at husene opfylder de krav der stilles til helårsboliger og størrelse, så det kan opfylde ministeriets betingelse for tilskud. Det er samtidig aftalt at tilbudsgiver fastholder sit tilbud frem til den 20. februar 2013, så der vil være mulighed for en politisk behandling i kommunen og hos AAB. Som omtalt tidligere har det været forsøgt at få en aftale med Syddansk Erhvervsskole om byggeri af fælleshuset som en skolepraktikopgave men det blev afvist af skolens fagudvalg

5 Referat: Blad nr.: 5 den 11. december Der har efterfølgende været flere kontakter og det er lykkedes, at få skolen til at revurdere beslutningen og efter en mundtlig tilbagemelding synes det nu at være muligt, men det er endnu ikke blevet skriftlig bekræftet. Uden at der endnu er en fuldstændig afklaring af økonomien synes der at være et udækket finansieringsbehov i forhold til oprindelig finansiering på ca. 2,1 mio. kr. Herudover er der den nævnte overskridelse af byggemodningen og de omkostninger AAB allerede har betalt til ENCA. Der arbejdes med kreditforeningerne i forhold til at vurdere mulighederne for yderligere belåning men således at det oprindeligt fastlagte lejeniveau fastholdes. Der er den 9. december 2012 modtaget meddelelse om, at firmaet ENCA er taget under konkursbehandling og AAB vil derfor nu gøre sine krav gældende overfor kurator i forhold til om der kan ske nogen dækning af den stillede garanti, men mulighederne anses ikke for store, da der så antagelig vil skulle gennemføres en retssag og det skal derfor vurderes om omkostningerne hertil står mål med et forventet resultat. Nærværende gives alene som en orientering og det forventes, at der til februarmødet vil kunne være en endelig indstilling omkring projektets muligheder for gennemførelse. Renovationssagen. Sagen har været forelagt for Højesteret den 19. december Højesteret afsiger dom den 9. januar /. Bilag, udsendt pr. mail 2. januar 2013 vedlægges. Steen R. Andersen oplyste, at tidsplanen i Finlandsparken stadig følges. Det blev oplyst, at Murernes Aktieselskab er gået konkurs. Det vurderes dog, at restarbejderne i Finlandsparken vil blive udført, måske med lidt forsinkelse. I Løget By er der prækvalifikation på arbejderne i gang. Der er kommet 9 anmodninger, som Cowi nu er ved at gennemgå. Projekteringen forløber planmæssigt med forventet igangsætning af afdeling 42 umiddelbart efter sommerferien 2013 og en igangsætning af afdeling 41 kort tid der efter. I Møllevangen vil det med baggrund i Landsbyggefondens ændrede tilsagnsproces blive nødvendigt med en opdeling af byggesagen i 3 etaper. Prækvalifikationen af rådgivere er netop sendt i udbud med frist til 25. februar Det forventes, at rådgiverne er på plads til sommer. Steen R. Andersen fortalte, at AAB vandt renovationssagen i Højesteret. Sagen var, sammen med Domea, anlagt mod Vejle Kommune. Sagen drejede sig kort om en fejlagtig opkrævning af gebyr i forbindelse med en forhøjelse i Det blev endvidere oplyst, at de foreligger en specifik opgørelse fordelt på afdelinger, således at tilbagebetalingen kan føres korrekt tilbage til afdelingerne. Tommy Mølgaard gav en orientering om Hyttebyen. Prisen er endnu ikke gjort endelig op, da budgetterne ikke er færdig tilrettet. Det er blevet bekræftet, at fælleshuset kan laves af Syddansk Erhvervsskole.

6 Referat: Blad nr.: 6 Den foreløbige beregning viser, at der skønnes at være behov for yderlig finansiering på ca. 1,6 mill.kr. udover den oprindeligt forventede lån på 1. mio.kr., men der er stadig efter reguleringer behov for ca. 900 t.kr. som ikke kan dækkes af belåning. I anlægsbudgetterne er der indregnet 5 t.kr. til bestyrelsesvederlag og 65 t.kr. til byggesagshonorar. Bestyrelsen tilkendegav, at referaterne fra de seneste møder med Vejle Kommune ønskes fremsendt forud for endelig beslutning, hvor anlægsbudget og driftsbudget også skal være udarbejdet. Det blev også tilkendegivet, at man kan afstå fra ovenstående vederlag/honorar, såfremt det kan bidrage til en mulig løsning for projektets gennemførelse. Spørgsmål om hvorvidt sikkerhedsstillelsen kan drages ind i sagen blev drøftet. Det blev oplyst, at der foreligger en stadeopgørelse fra en syns- og skønsmand, der viser, at der er lavet arbejder i et omfang, der gør, at der på det grundlag ikke kan trækkes på sikkerhedsstillelsen. 5. Orientering vedrørende økonomi Der gives følgende orientering om økonomi: Byggesager Opgørelse pr. 31. december 2012 i hele kroner. Byggesag Anlægsbudget Forbrug Forbrug Bemærkninger Afdeling 29 Kulinarisk Hus Afdeling 29 Facader blok 1-2 Afdeling 29 Facader blok 3-11 Afdeling 29 Tagboliger

7 Referat: Blad nr.: 7 Kapitalplejeafkast Opgørelse over kapitalplejeafkastet værdi opgjort i hele kroner. Kapitalforvalter Værdi 1. okt Værdi 30. okt Værdi 31. nov Afkast nov.pct. Accum. Afkast Nykredit ,57 0,60 Middelfart Sparekasse ,75 1,00 Sydbank ,69 0,86 Sirius ,75 0,94 I alt ,67 0,80 Effas 1-5 0,34 0,29 Forklaring: Værdi er opgjort værdi ved pr. angivet dato. Afkast i md. er afkastet isoleret set i den pågældende måned. Afkast accum. er afkast fra 1. oktober 2012 til pr. angivet dato. Kapitalplejeafkastet for 4. kvartal 2012 endte på 1,08 pct. mod EFFAS 1-5 på 0,32 pct.. Samtidig har alle 4 kapitalforvaltere givet et afkast på over 1 pct. Kim Lassen orienterede om, at det eksisterende stående lån til finansieringen af AABs ferieboliger er udløbet og der søges efter den bedste fremadrettede løsning for AAB. 6. Orientering om BoLivVejle Der gives en kort orientering. Det drøftes om dette punkt fremover skal med som et fast punkt på dagsordenen. Boligpolitisk styregruppemøde blev afholdt i AAB i december måned. Der var lavet en idéliste over emner, der kan drøftes de næste 4 år. Løntilskud til virksomheds- og jobrotation for ejendomsfunktionærerne er blevet drøftet i formandsgruppen under BoLiv Vejle og vil blive drøftes på det næste Bolig Politiske Styregruppe møde. Arkitektkonkurrencen der har fundet sted på Søndermarken, har afstedkommet en række forslag fra Vejle Kommune om hvad der kan være muligt at igangsætte. Vejle Kommune benytter sig af Kvartershuset i Løget By til møder. De nye medarbejdere til de sociale helhedsplaner er netop startet.

8 Referat: Blad nr.: 8 Bestyrelsen aftalte, at Orientering om BoLiv Vejle tages med en gang i kvartalet. Endvidere aftaltes det, såfremt der er vigtig information fra Forum og Koordinations Udvalg og Bolig Politisk Styregruppe, gives det af AABs medlemmer i disse udvalg. Der var herudover forslag om, at BoLiv Vejle v/karen Sommer, løbende laver en status rapport også af hensyn til de øvrige Boligorganisationer. 7. Boligmesse den februar 2013 Messens tema vil være: AAB Vejle mere end et hjem Standens hovedtema i 2013 skal være en fremhævelse af styrkerne ved at bo alment dvs. tingene fungerer, tryghed, fleksibilitet, internet, råderet, sommerhuse etc. De personer, der skriver sig på ventelisten på messen, vil få en gratis opskrivning, gældende for et år. Bestyrelsen kunne tilslutte sig de foreslåede tiltag. Med hensyn til messetøj, er der regnet med anvendelse af tøj fra tidligere år. 8. Ordinært repræsentantskabsmøde den 19. februar 2013 Det ordinære repræsentantskabsmøde er fastsat til tirsdag den 19. februar På mødet den 1. november 2012 blev det besluttet, at kommunaldirektør Niels Aagesen på repræsentantskabsmødet skal fortælle om Vejle Kommunes bosætningsstrategi. På valg i 2013 er: Bestyrelsesformand Bestyrelsesmedlemmer Suppleanter Hans Helge Andersen Hans Lind Hans Ole Olesen Knud Aage Thiemer Ove Hansen Lone Jensen Knud Erik Bødker Der ønskes en tilkendegivelse af, hvorvidt de medlemmer af bestyrelsen, der er på valg, ønsker at modtage genvalg. På mødet den 1. november 2012 blev emnerne til den skriftlige årsberetning fordelt mellem bestyrelsens medlemmer således: Styringsdialog HHA Byggeri og renoveringer SRA Sociale helhedsplaner KAT/HHA/TM Økonomi HHA/KL Antennenet LR

9 Referat: Blad nr.: 9 Udlejningssituationen TM AAB-Nyt (incl. branding) HL Afdelingsmøder LV/HOO Plan for udarbejdelsen af årsberetningen for året 2011/2012 er overordnet som følger: 10. Januar 2013 Endelig udkast forventes at foreligger 02.Februar 2013 Endelig beretning klar til trykning Det er tidligere blevet oplyst, at Hans Helge Andersen, Hans Ole Olesen og Knud Aage Thiemer ønsker at modtaget genvalg, mens Hans Lind giver besked herom senere. Udkast til skriftlig beretning fremsendes til bestyrelsen. Dirigenter til repræsentantskabsmødet er Lotte Vestergaard og Leif Rasmussen. Emner til den mundtlige beretning sendes hurtigst muligt til Hans Helge Andersen. 9. Efterretningssager./. A) BL informerer nr i 2012 samt 0113 i 2013./. B) LBF informerer nr i 2012 samt 589 i 2013./. C) Referat fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdeling 08,17,26,29,37,41,42 og 46./. D) Referat fra ekstraordinært beboermøde afd. 17 vedr. helhedsplanen./. E) Referat fra formandsmøde./. F) Huslejerestancer opgørelse pr. 21. december 2012./. G) Flytterestancer opgørelse pr. 28. december 2012./. H) Lejetab januar 2013./. I) Tab tomgang, frafraflytninger og indgået tidl. afskr. debitorer i perioden./. J) Referat fra forretningsførermødet BL. 7. kreds 27. november 2012 A. Der blev kort orienteret om, at det forventes ny lovgivning, der pålægger boligorganisationerne at rykke for manglende betaling af ajourføringsgebyr. Taget til efterretning. B. Taget til efterretning. C. Taget til efterretning. D. Taget til efterretning. E. Taget til efterretning. F. Taget til efterretning. G. Taget til efterretning. H. Pr. 10. januar 2013 er der 88 tomme boliger i hele AAB hvoraf de 71 boliger er i Løget By, hvilket er det laveste niveau i en meget lang periode. Taget til efterretning. I. Den store tomgangsleje i årets første måneder på 1,9 mill.kr., der ikke er holdbart, blev drøftet. 1,4 mill.kr. af beløbet kan alene henføres til Løget By. Ledergruppen oplyste, at der i den kommende renovering skal tages 55 tomme boliger fra til genhusning i afdeling 41 alene og tillige med et større antal boliger i afdeling 42.

10 Referat: Blad nr.: 10 Ledergruppen oplyste, at Landsbyggefonden har tilkendegivet, at udtagning af lejligheder i Løget til de fysiske helhedsplaner kan påbegyndes. Renoveringsarbejderne i afdeling 42 forventes planlagt således, at det alene er boligerne i blokkene der skal genhuses, mens der planlægges en anden løsning til boligerne i længehusene. Steen R. Andersen oplyste, at når genhusningsboligerne skal genudlejes, så skal der gøres en ekstraordinær indsats. Det vil til den tid kræve stor indsats at få disse udlejet, da der vil komme mange nye boliger på markedet indenfor en forholdsvis kort periode. Tommy Mølgaard fortalte, at der er igangsat en kursusrække for udlejningen med henblik på at gøre medarbejderne bedre boligrådgivere, ligesom boligportalen også bliver brugt nu. Med notatet fra mødet den 27. oktober 2012 omkring markedsføring, er de foreslåede tiltag igangsat. I forbindelse med drøftelsen af tomgangslejen i Løget By, blev dækningen, med henvisning til referatet fra hovedbestyrelsesmødet den 9. august 2012 punkt 4, drøftet. Bestyrelsen opfordrede ledergruppen at vurdere dækningen i forhold til hvad der bedst kan betale sig. Taget til efterretning. J. Taget til efterretning. 10. Eventuelt Der skal afholdes ekstraordinært beboermøde i afdeling 42, tirsdag den 29. januar 2013, med valg af formand, da Knud Erik Bødker fraflytter afdelingen.

11 Referat: Blad nr.: Mødekalender Hovedbestyrelsesmøde (3. januar er for tæt på julen) BEMÆRK Ekstraordinært hovedbestyrelsesmøde med godkendelse af regnskab og revisionsprotokol Hovedbestyrelsesmøde, 1. budgetudkast Repræsentantskabsmøde Vejle Messen Hovedbestyrelsesmøde, konstitueringsmøde (der er repræsentantmøde i BL s 7.kreds den ) Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde (for at nå at have dagsordenen klar p.g.a påsken) Hovedbestyrelsesmøde Beboermøder Hovedbestyrelsesmøde Formandsmøde Introkursus for nye bestyrelsesmedlemmer (den 10. juni Repræsentantmøde i BL s 7.kreds) Hovedbestyrelsesmøde (grundet sommerferie) Hovedbestyrelsesmøde Ekstraordinært repræsentantskabsmøde (tema møde) Hovedbestyrelsesmøde Weekendseminar hovedbestyrelsen Hovedbestyrelsesmøde Hovedbestyrelsesmøde Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 21:30 Referent Kim Lassen