- rammen for livet. Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 05. september 2013, kl. 17:30 Mødested: Mindegade 17A

Transkript

1 - rammen for livet Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 05. september 2013, kl. 17:30 Mindegade 17A

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Bestyrelsesprotokol Formanden orienterer Orientering vedrørende Bygge- og Renoveringssager Orientering vedrørende økonomi Byggekredit og realkreditbelåning afdeling Løget by - institutioner Politik for brug af sociale medier Ekstraordinært repræsentantskabsmøde 10. september Arbejdsseminar hovedbestyrelsen 26. oktober Efterretningssager Eventuelt Mødekalender... 10

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Lotte Vestergaard, Hans Ole Olesen, Leif Rasmussen, Knud Aage Thiemer, Susi Flindt, Ove Hansen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen. 1. Bestyrelsesprotokol Godkendelse af mødereferat fra , som er udsendt via mail den Referatet blev godkendt og underskrevet. Det godkendte referat udsendes til repræsentantskabet. 2. Formanden orienterer Der afholdes kredsweekendkonference på Hotel Legoland i Billund fra fredag den 8. til lørdag den 9. november Temaet for konferencen kommer til at dreje sig om netværk hvordan man kan danne, udvikle, vedligeholde og dele netværk til gavn for boligorganisationerne. Invitationen modtages i uge 37, men allerede nu, ønskes en tilkendegivelse af om deltagelse i konferencen. I den forbindelse skal vi have drøftet om vore afdelingsformænd skal tilbydes deltagelse i konferencen. Der blev givet tilkendegivelse fra 5 bestyrelsesmedlemmer, der ønsker at deltage. Når invitationen er modtaget, sendes den til bestyrelsen, der herefter tager endelig beslutning om hvorvidt afdelingsformændene ligeledes skal inviteres. Hans Helge Andersen orienterede om afholdt styringsdialog med Vejle Kommune. Referatet udsendes. Der er færdiggjort en ansøgning vedr. Psykisk nabohjælp med håbet om at der bevilges penge hertil. Fremtidens Forstæder version 2 igangsættes. Temaet er de globale almindinger og mulighederne for at skabe arbejdspladser i området Søndermarken. RealDania har ud af godt 40 ansøgninger valgt 6 projekter ud. Disse vil senere blive skåret ned til 3 projekter. Der er igangsat en revision af Forretningsorden for afdelingsmøder. Oplægget vil senere blive fremlagt for bestyrelsen. 3. Orientering vedrørende Bygge- og Renoveringssager Der orienteres om igangværende projekter:

4 Referat: Blad nr.: 4 Finlandsparken, Fysisk helhedsplan. De afsluttende arbejder pågår planmæssigt. Der forberedes afholdelse af afleveringsforretninger for henholdsvis tagboliger, etape 1, og etape 2. Løget, Renovering og forbedringsarbejder i øvrigt. Afdeling 42. Der er den 28/ modtaget meddelelse fra Landsbyggefonden at de kan godkende./. det reviderede oplæg til skema B. Det reviderede oplæg til skema B vedlægges, sammen med korrespondancen med LBF. Der er fremsendt ansøgning til Vejle Kommune om godkendelse af skema B../. Ansøgningen vedlægges. Afdeling 41. Licitationsresultatet blev desværre højere end budgettet, og der arbejdes p.t. på udarbejdelse af et oplæg til skema B til Landsbyggefonden for at få deres vurdering af mulighederne for øget støtte. I overensstemmelse med vores korrespondance om valg af entreprenør har vi meddelt at vi agter at indgå kontraktforhandlinger med NCC../. Der vedlægges en licitationsoversigt. Afdeling 17, fysisk helhedsplan. Detailprojekteringen er opstartet. Projekt Hytteby./. Vi har modtaget svarskrift fra advokataktieselskabet Molt Wengel, som vedlægges. Fælleshuset samt de første 3 hytter er opsat. De sidste 3 hytter forventes opsat den første uge af september Steen R. Andersen supplerede med oplysning om, at afleveringen af byggesagen i Finlandsparken snart foretages. Der vil på afleveringstidspunktet være udskudte arbejder for gartnerområdet. I afdeling 42 foreligger Landsbyggefondens accept af de fremlagte tal. Accepten er sket under forudsætning af Kommunes accept. Der har været afholdt møde med Vejle Kommune omkring byggesagen i afdeling 42. Vejle Kommune ønsker at se byggesagen i sammenhæng med afdeling 41, da begge byggesager på skema A tidspunktet, blev godkendt i sammenhæng. Der arbejdes nu videre med afdeling 41, så Vejle Kommune kan få et samlet grundlag. Næste byrådsmøde hvor sagerne kan behandles vil være den 30. oktober Steen R. Andersen oplyste, at konkursen af entreprenørfirmaet Phil, ingen direkte indflydelse har på de arbejder der pågår i AAB.

5 Referat: Blad nr.: 5 Tommy Mølgaard orienterede om, at alle syv bygninger i Hyttebyen nu er på plads. Der har været en uoverensstemmelse omkring varmetilslutningen, men det oplystes, at udgiften ligger inden for den godkendte ramme. Der holdes indvielse fredag den 20. september 2013 kl. 13. Vejle Kommune er nu i gang med visitationen af de kommende beboere. Kirkens Korshær har skaffet penge til beplantning mv. 4. Orientering vedrørende økonomi Der gives følgende orientering om økonomi: Byggesager Opgørelse pr. 30. august 2013 i hele kroner. Byggesag Anlægsbudget Forbrug Forbrug Bemærkninger Afdeling 29 Kulinarisk Hus Afdeling 29 Facader blok 1-2 Afdeling 29 Facader blok 3-11 Afdeling 29 Tagboliger I alt afholdte udgifter vedr. byggesagen i afdeling 29 Kapitalplejeafkast Opgørelse over kapitalplejeafkastet værdi opgjort i hele kroner. Kapitalforvalter Værdi 1. okt Værdi 31. juni 2013 Værdi 31. juli 2013 Afkast juli pct. Accum. Afkast Nykredit ,16 1,10 Middelfart Sparekasse ,13 2,60 Sydbank ,28 1,80 Sirius ,26 1,17 I alt ,22 1,46 Effas 1-5 0,14-0,61 Forklaring: Værdi er opgjort værdi ved pr. angivet dato.

6 Referat: Blad nr.: 6 Afkast i md. er afkastet isoleret set i den pågældende måned. Afkast accum. er afkast fra 1. oktober 2012 til pr. angivet dato. Det skal bemærkes, at ovenstående ikke er det samme som forrentningen af mellemregningen ud til afdelingerne. Kim Lassen kunne supplerende oplyse, at resten af de tinglyste lån i afdeling 29, nu er hjemtaget. Endvidere blev det oplyst, at afkastet i august måned havde været negativt grundet faldende kurser. Afkastet efter regnskabsårets første 11 måneder, er på 0,86 pct. Kapitalforvalterne inviteres med til bestyrelsesmødet i oktober måned, hvor de vil redegøre for afkastet for perioden Byggekredit og realkreditbelåning afdeling 42 Der er indhentet tilbud på byggekredit og realkreditbelåning i den forestående byggesag i afdeling 42. Når de indkomne tilbud er gennemgået, vil ledergruppens indstilling til valg af byggekredit og efterfølgende realkreditbelåning blive eftersendt mandag den 2. september Kim Lassen udleverede en oversigt om de indkomne tilbud, der er yderst fordelagtigt. Bestyrelsen tilsluttede sig indstillingen til valg af samarbejdspartnere. 6. Løget by - institutioner Der gives en status på indsats for at bevare daginstitutionerne i Løget By. Vedhæftet bilag:./. Notat om bevarelse af daginstitutioner i Løget, dateret /. Notat omkring økonomi institutioner, dateret /. Budget for omdannelse af areal til institution, dateret /. Løget By Projektbeskrivelse Pluskontoret, dateret /. Notat Vejle Kommune, dateret Tommy Mølgaard gav en orientering om indsatsen for at bevare daginstitutionerne i Løget By, herunder de tanker og muligheder herfor. Der blev givet redegørelse for møder afholdt med Vejle Kommune. Der blev givet en kort orientering om status på henvendelsen til Statens Administration omkring muligt salg af institutionen Hasselvænget Politik for brug af sociale medier Udkast til facebook politik har tidligere været drøftet på bestyrelsesmøde. Det blev besluttet, at udkastet skulle forenkles.

7 Referat: Blad nr.: 7 Status på AAB Vejles anvendelse af sociale medier i dag er: Det vi gør nu på Facebook: I dag lægges servicemeddelelser fra driften op på Facebook, ligesom disse lægges på hjemmesiden. Samtidig lægges links til nyheder på hjemmesiden, samt positive nyheder fra andre medier som omfatter vores ejendomme eller beboere. Det er aftalt med feriehusudvalget at der i enkelte tidsrum, som er svære at leje ud, at give disse en fordelagtig last minute -pris, kun annonceret på Facebook og hjemmesiden. Når brugere (beboere eller ej) kommer med indlæg, besvares disse indenfor rimelig tid. Der er en støt tilgang af faste likes, der pt. er på over 100 personer. Andre medier: Af andre medier, benyttes Trustpilot.dk, som er en side hvor brugere kan bedømme virksomheder med en tekstbedømmelse og 1-5 stjerner. Her besvares bedømmelserne som de kommer såfremt der skulle være behov for afklaring af spørgsmål. Sekretariatet er i gang med at undersøge om Google+ er en mulighed. Der er ikke mange brugere på Google+, men det giver ifølge nogle eksperter en fordel i søgeoptimeringen på Google i form af en højere Page Rank. Twitter en endnu et område som AAB Vejle kan vælge at benytte, men vi har endnu ikke haft henvendelser på dette. Skulle der være interesse blandt brugerne, vil vi kigge på dette. Endelig kan brugen LinkedIn, som mere er en erhvervsudgave af facebook, være en mulighed. Det er et sted, hvor virksomheder kan profilere sig over for erhvervslivet og giver brugerne mulighed for at følge en virksomhed.../. Vedhæftet er udkast til facebook politik med overskriften: Politik for brug af sociale medier såsom Facebook og Twitter. Ledergruppen indstiller udkastet til facebook politik til godkendelse. Tommy Mølgaard gav en orientering om AABs brug af facebook. Link til AABs facebook side blev fremsendt. Bestyrelsen besluttede, at der skal udarbejdes et oplæg om AABs brug af sociale medier forinden beslutning om brug af facebook ud over forsøgsperioden tages. Oplægget fremlægges på mødet i november måned.

8 Referat: Blad nr.: 8 8. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde 10. september 2013 På mødet i juni måned besluttede bestyrelsen at temaet på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde bliver Miljø der omfatter: Energi, skimmel, indeklima og affaldssortering../. Udsendt dagsorden til mødet dateret vedlægges. Der gives en status på mødet. Steen R. Andersen kunne fortælle, at der på repræsentantskabsmødet fortæller Karen Lübben, Vejle Kommune om den fremtidige affaldssortering, mens Kristian Johansen, Dansk Miljørådgivning, fortæller generelt om skimmel. 9. Arbejdsseminar hovedbestyrelsen 26. oktober 2013 På seneste bestyrelsesmøde besluttede bestyrelsen, at ledergruppen sammen med formandsskabet skulle arbejde videre med planlægningen af arbejdsseminariet hvor emnerne er Generelt om den politiske rolle og Økonomi../. Der er udarbejdet et foreløbigt udkast til dagsorden for dagen. Udkast er vedlagt.. I forhold til det foreløbige udkast, har det vist sig at Dorte Hjerrild, BL, ikke har mulighed for at deltage i seminariet den Foreslåede datoer, hvor Dorte Hjerrild kan deltager er enten lørdag den eller lørdag den Bestyrelsen bedes i den anledning drøfte det videre forløb af arbejdsseminariet. Bestyrelsen besluttede, at bruge lørdag den 16. november 2013 til at arbejde med emnet Generelt om den politiske rolle. Emnet økonomi vil blive behandlet lørdag den 26. oktober 2013, hvor det sociale arrangement ligeledes vil blive afholdt. Der vil blive udsendt oplæg forud for begge møder. 10. Efterretningssager./. A) BL informerer nr i 2013./. B) LBF informerer nr i 2013./. C) Referat fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdeling 01, 08 og 37./. D) Huslejerestancer opgørelse pr. 21. august 2013./. E) Flytterestancer opgørelse pr. 30. august 2013./. F) Tab tomgang, fraflytninger og indgået tidligere afskrevne debitorer i perioden /. G) Afgørelse retten i Kolding, husordens sag./. H) Frataget boliger til helhedsplan afd. 41./. I) Frataget boliger til helhedsplan afd. 42 A. Taget til efterretning. B. Taget til efterretning. C. Det opleves at referaterne bliver bedre. Taget til efterretning. D. Taget til efterretning.

9 Referat: Blad nr.: 9 E. Kim Lassen gav en orientering om stigningen i restancerne, herunder en gennemgang af fire flytteopgørelser med en restance over kroner. Der var enighed om, at restancer tages op politisk. Taget til efterretning. F. Taget til efterretning. G. Taget til efterretning. H. Taget til efterretning. I. Taget til efterretning. 11. Eventuelt Tommy Mølgaard kunne oplyse, at der pr. 5. september 2013, alene er 14 tomme lejemål i Løget By når der bortses fra de boliger der er frataget til genhusning. I Bomuldsspinderierne er der nu alene 4 tomme ungdomsboliger. Endvidere holdes der ungdomsboligkampagne fredag den 6. september Tommy Mølgaard orienterede om, at AAB har fået taget nye fotos af alle afdelinger. Der fremkom ønske om, at der kunne laves noget materiale omkring klyngerne i Finlandsparken. Materialet kan anvendes i forbindelse med udlejningen af boligerne. Hans Helge Andersen giver på repræsentantskabsmødet en kort orientering omkring valget til Vejle Spildevand.

10 Referat: Blad nr.: Mødekalender Hovedbestyrelsesmøde Ekstraordinært repræsentantskabsmøde (tema møde) Indvielse af Hyttebyen kl Vejle Spildevand. Valgsted: Toldbodvej 20, Vejle Repræsentantskabsfest Hovedbestyrelsesmøde Arbejdsseminar hovedbestyrelsen Hovedbestyrelsesmøde Kredsweekendkonference, Hotel Legoland, Billund AAB afholder valgmøde i fm. kommunalvalget Arbejdsseminar hovedbestyrelsen Hovedbestyrelsesmøde Formandsmøde Juleafslutning, kl Almene Boligdage i Bella Centret Tema: Hvordan skal vi bo i fremtiden? Mødet slut kl. 20:20 Referent Kim Lassen