Torsdag, den 9. januar 2014, kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 9. januar 2014, kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Orientering om beboerrådgiverens arbejde Markedsføring Bestyrelsesprotokol Formanden orienterer Orientering vedrørende Bygge- og Renoveringssager Institutioner i Løget Orientering vedrørende økonomi Evaluering af arbejdsseminar Ordinært repræsentantskabsmøde den 18. februar Boligmesse den februar Efterretningssager Eventuelt Mødekalender

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Lotte Vestergaard, Hans Ole Olesen, Leif Rasmussen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Susanne Vestergaard, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen samt Beboerrådgiver Lis Aagaard. Afbud: Hanne Bredahl 1. Orientering om beboerrådgiverens arbejde Lis Aagaard vil deltage i mødet og fortælle om følgende: - Familieferie 2012/ Samlet fondstildeling - Kaas tabeller - Restancer./. Vedlagt er oversigt over modtagne fondsmidler. AABs beboerrådgiver Lis Aagaard gav en orientering om sommerferieprojekterne i I alt har 38 familier gjort brug af sommerferieprojektet. Der er ansøgt om kroner i 2014, hvor tilskuds beløbet pr. familie udgør minimum kroner. Det blev oplyst, at vi modtager forholdsvis mange penge, da AAB dækker mere end lejemål. Egmontfonden har lukket for tildelinger til beboerrådgiver mv. hvilket gør, at der ikke længere modtages tilskud. Lis Aagaard gennemgik de seneste kaas-tabeller for de 5 boligafdelinger vi har tal for. Tabellerne udsendes til bestyrelsen. Beboerrådgiveren har haft kontakt til 92 beboer i 2013 omkring huslejerestancer. De fremskudte sagsbehandlere har positivt været inde i 4 af sagerne. I 2013 er 8 af disse sager endt i udsættelse grundet manglende overholdelse af indgåede aftaler. Efter anmodning fra Lis Aagaard, har 5 familier fået tillæg af 34-hjælp, men det blev oplyst, at Vejle kommune ikke i disse tilfælde har fortalt borgerne om muligheden. I slutningen af 2013 blev muligheden for individuel gældsrådgivning via BRF igangsat. Ordningen her været brugt, men der er forholdsvis få henvendelser. Der blev givet en opfordring til at gøre opmærksom på ordningen i forbindelse med kommende udsendelse af rykkere. 2. Markedsføring Hanne Bredahl vil deltage i mødet og præsentere et udkast til markedsføringsplan for 2014/2015 samt gennemgå forslag til tiltag for 2014/15../. Oversigt over faktiske afholdte udgifter for 2012/13 er vedlagt.

4 Referat: Blad nr.: 4./. Udkast til markedsføringsplan samt budgetudkast for 2014/15 er vedlagt. Ledergruppen indstiller udkastet til markedsføringsplan til drøftelse. Tommy Mølgaard udleverede og gennemgik en tidslinje med milepæle for overordnet markedsføring for perioden januar 2014 til september I forbindelse med markedsføringsplanen for 2014/15 er der opsat interne mål for resultatet af markedsføringsindsatsen. Der blev fremsat et ønske om, at der midtvejs i perioden blev foretaget en status for at se om målene var ved at blive nået og om de skulle ændres. Det blev anført at der måske kun skulle laves valgmøder og valgnummer i forbindelse med kommunalvalg. Markedsføringsplanen medtages til godkendelse på næste hovedbestyrelsesmøde. 3. Bestyrelsesprotokol Godkendelse af mødereferat fra , som er udsendt via mail den 23. december Referatet blev godkendt uden bemærkninger og efterfølgende underskrevet. 4. Formanden orienterer Opfølgning på ansøgning vedr. deltagelse i erhvervs PhD projekt - behandlet på mødet den under punkt 8 Der har været en supplerende henvendelse omkring ovenstående projekt om yderligere tilskud på 80 t.kr.. Bestyrelsen er enig om, at tilsagnet fra på 380 t.kr. står ved magt, og der bevilges ikke yderligere. Der indkøbes en slipsenål til tidligere formand for afdeling 1 Ulrik Olsen i anledning af at han havde været formand for bestyrelsen i over 25 år. 5. Orientering vedrørende Bygge- og Renoveringssager Der orienteres om igangværende projekter: Grundet Juleferien har der ikke været væsentlige aktiviteter i byggesagerne i den mellemliggende periode fra sidste bestyrelsesmøde den 16. december 2013.

5 Referat: Blad nr.: 5 Det kan dog bemærkes, at der den 18. december 2013, blev afholdt et velbesøgt 1. spadestik for de to helhedsplaner i Løget By. Steen R. Andersen kunne supplerende oplyse, at der i forbindelse med regn har været vandindtrængning i 5 lejligheder i Finlandsparken primært på altanfacadesiden. Dette undersøges nu. I Løget By har der været afholdt første spadestik. De første genhusninger er nu igangsæt med nøgleafhentning. Der har været åbent hus i en prøvelejlighed i afdeling 41, med positiv tilbagemelding. Vand ved Hyttebyen er en udfordring der er lavet midlertidige foranstaltninger, der pt. virker. 6. Institutioner i Løget Igennem efteråret 2013 har der været flere drøftelser med Vejle Kommune, som i forbindelse med renoveringen i Løget ønskede at nedlægge vuggestuen i afdeling 41 og flytte den over i på Bygden sammen med fritidsklubben. AAB har i processen påpeget vigtigheden af, at bevare institutionen i Løget og foreslået, at der i stedet skete en tilbygning til den nuværende børnehave i afdeling 42, hvorved der kunne etableres en integreret institution, som ville indebære nogle driftsfordele for kommunen. AAB antog en rådgiver for at få anslået omkostningerne til en sådan tilbygning, ligesom der er udført en grov skitse til, hvordan en tilbygning kan placeres og udføres. Der vil ske en udvidelse af legepladsen i tilknytning til den nuværende. En tilbygning er estimeret til at koste 8,423 mio. kr. og kommunen vil kunne fortsætte med en uændret husleje i forhold til de nuværende institutioner i Løget, hvis kommunen giver et tilskud på 2,6 mio. kr. til tilbygningen og godkender fritagelse for indbetaling af kr. årligt på et udamortiseret lån, der vedrører den oprindelige finansiering af Grønnedalens Børnecenter. Det er samtidig en betingelse, at der indgås et uopsigeligt lejemål i 30 år svarende til løbetiden for det kreditforeningslån, der skal optages på i alt kr. I forbindelse med beregningen af de fremtidige omkostninger er der udarbejdet et budget,./. der vedlægges som bilag, og heraf fremgår, at der er en udækket årlig udgift på kr. som er foreslået dækket af AAB Vejle, afdeling 42. Vejle Kommunes børn og Ungeudvalg har på deres møde den 9. december, godkendte./. ovennævnte løsning ud af flere mulige. Som bilag vedlægges notat af 21. august 2013, som opregner disse muligheder, hvor det er løsning 1A, der er blevet valgt. Da der er tale om en tilbygning til et eksisterende institutionslejemål vil godkendelse af ændringen ligge hos hovedbestyrelsen. Bestyrelsen i afdeling 42 er orienteret om sagen og har godkendt, at tilbygningen gennemføres. Ledergruppen indstiller: at tilbygningen af institutionen i Løget by, afdeling 42 godkendes at der optages et kreditforeningslån anslået til kr. at det er under forudsætning af at kommunen godkender fritagelse for indbetaling af

6 Referat: Blad nr.: 6 at kr. på udamortiserede lån og der indgås en uopsigelig lejekontrakt med kommunen i kreditforeningslånets løbetid Steen R. Andersen kunne supplerende oplyse, at de indledende møder har været afholdt i positiv ånd, hvor rammerne er blevet aftalt. Det blev supplerende oplyst, at afdelingsbestyrelsen i afdeling 42 har godkendt ombygningen af Løget Center 73 samt tilbygning af vuggestue. En enig bestyrelse godkender ledergruppens indstilling. 7. Orientering vedrørende økonomi Der gives følgende orientering om økonomi: Byggesager Opgørelse pr. 31. december 2013 i hele kroner. Byggesag Afdeling 29 Kulinarisk Hus Afdeling 29 Facader blok 1-2 Afdeling 29 Facader blok 3-11 Afdeling 29 Tagboliger Afdeling 41 Renovering Afdeling 41 Tagboliger Afdeling 42 Renovering Afdeling 42 Tagboliger Anlægsbudget Forbrug pr Bemærkninger I alt afholdte udgifter vedr. byggesagen i afdeling 29 Kapitalplejeafkast Opgørelse over kapitalplejeafkastet værdi opgjort i hele kroner.

7 Referat: Blad nr.: 7 Kapitalforvalter Værdi 1. okt Værdi 31. okt.2013 Værdi 30. nov.2013 Afkast nov. pct. Accum. Afkast Nykredit ,17 0,68 Middelfart Sparekasse ,36 0,73 Sydbank ,47 1,19 Sirius/Saxo ,15 0,49 I alt ,27 0,77 Effas 1-5 0,29 0,61 Forklaring: Værdi er opgjort værdi ved pr. angivet dato. Afkast i md. er afkastet isoleret set i den pågældende måned. Afkast accum. er afkast fra 1. oktober 2013 til pr. angivet dato. Det skal bemærkes, at ovenstående ikke er det samme som forrentningen af mellemregningen ud til afdelingerne. Taget til efterretning. 8. Evaluering af arbejdsseminar./. I forlængelse af arbejdsseminariet i november måned, har formandsskabet udarbejdet vedlagte oplæg til et nyt årshjul for AAB. Det bemærkes, at der opereres med 2 typer møder dels driftsmøder og dels strategimøder. Med hensyn til de sidste møder, er der forslag til nogle faste emner hen over året, men der er plads til løbende at fastlægge emner, ligesom det foreslås, at driftsmøderne kan bruges til at komme med forslag til emner, der kan sættes på dagsordenen efterfølgende. I forbindelse hermed, opfordres bestyrelsens medlemmer, at vurdere mødernes afholdelse i form af hvilken ugedag møderne afholdes på samt starttidspunktet for møderne. Endelig foreslås en ændret opbygning af dagsordenen, som følger. Underskrift af protokol Orientering fra Formanden Sager til beslutning Sager til drøftelse Sager til efterretning Eventuelt Formandsskabet indstiller, at der sker en drøftelse af form og indhold af de fremtidige bestyrelsesmøder.

8 Referat: Blad nr.: 8 Bestyrelsen drøftede formandsskabets indstilling til et nyt årshjul. Bestyrelsen besluttede at forsøge med det nye årshjul. Mødernes afholdes i form og tid blev drøftet. Der var enighed om, at der fortsat holdes møder om torsdagen med uændret starttidspunkt. Med en hensigtserklæring om afholdelse af mødet indenfor en fastlagt tidsramme og med den nødvendige tid til behandling af emnerne på dagsordenen. Forslag til ny dagsorden blev godkendt, med start fra februar. I fortsættelse af arbejdsseminariet aftaltes det, at AABs forretningsmodel, behandles på et senere strategimøde. 9. Ordinært repræsentantskabsmøde den 18. februar 2014 Det ordinære repræsentantskabsmøde er fastsat til tirsdag den 18. februar /. Dagsorden til det ordinære repræsentantskabsmøde vedlægges. Der skal findes dirigenter til mødet. På valg i 2014 er: Bestyrelsesmedlemmer Lotte Vestergaard, afdeling 52 Leif Rasmussen, afdeling 26 Susanne Vestergaard, afdeling 17 Suppleanter Nina Andersen, afdeling 1 Helle Nicolaisen, afdeling 41 De bestyrelsesmedlemmer der er på valg bedes tilkendegive om de modtager genvalg. Udkast til den skriftlige beretning har været udsendt til bestyrelsen. Endvidere opfordres der til, at give input til den mundtlige beretning. Som dirigenter foreslår bestyrelsen Knud Aage Thiemer og Hans Ole Olesen. Leif Rasmussen og Susanne Vestergaard tilkendegav, at de modtager genvalg, mens Lotte Vestergaard ikke modtager genvalg. 10. Boligmesse den februar 2014 Tommy Mølgaard vil give en orientering under mødet. Tommy Mølgaard orienterede om, at overskriften for messen i år er Det nye AAB med primær fokus på Løget, der nu gennemgår en stor forvandling. Standen udformes som en skurvogn med skitser og tegninger. Endvidere vil der blive gratis opnoteringer til ventelisten. Forslag til vagtplan blev omdelt og eventuelle ændringer meddeles til Margit Jensen.

9 Referat: Blad nr.: Efterretningssager./. A) BL informerer nr i 2013./. B) LBF informerer nr i 2013 og 621 i 2014./. C) Referat fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdeling 8, 15, 17, 29 og 37./. D) Referat fra formandsmøde /. E) Huslejerestancer opgørelse pr 21. december 2013./. F) Flytterestancer opgørelse pr. 31. december 2013./. G) Tab tomgang, fraflytning og indgået tidligere afskrevne debitorer i perioden /. H) Lejetab januar 2014./. I) Referat fra medudvalgsmøde /. J) Beboerklagenævnsafgørelse A. Sendes ikke længere ud, da disse tages fra BL. Taget til efterretning. B. Sendes ikke længere ud, da disse tages fra LBF. Taget til efterretning. C. På baggrund af referat fra afdeling 17, blev husdyrhold drøftet. Taget til efterretning. D. Taget til efterretning. E. Taget til efterretning. F. Der er et fald i flytterestancer over 30 t.kr. Årsagen til dette er, at nogle restancer er afskrevet som uerholdelige og er ført som tab. Taget til efterretning. G. Taget til efterretning. H. Pr er der i alt 59 tomme boliger hvoraf 44 er i Løget. Taget til efterretning. I. Taget til efterretning. J. Taget til efterretning. 12. Eventuelt Dagsorden med bilag til det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 15. januar 2014 blev udleveret.

10 Referat: Blad nr.: Mødekalender Hovedbestyrelsesmøde / beboerrådgiver / markedsføringsplan kl. 16:00 Ekstraordinært hovedbestyrelsesmøde / kerneydelser Hovedbestyrelsesmøde /regnskab , revisor budgetudkast Ordinært repræsentantskabsmøde Forbrugermesse, DGI Huset Hovedbestyrelsesmøde / konstitueringsmøde Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde BL Kreds 7, Kredsvalgmøde, Billund Hovedbestyrelsesmøde Hovedbestyrelsesmøde Introkursus Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde / energiledelse året Hovedbestyrelsesmøde Almene Boligdage i Bella Centret Tema: Hvordan skal vi bo i fremtiden? Ekstraordinært repræsentantskabsmøde September 2014 Repræsentantskabsfest/studietur Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere afkastrapportering Hovedbestyrelsesmøde Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 21:20 Referent Kim Lassen