Referat Ordinært bestyrelsesmøde. Torsdag, den 5. november 2015 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 5. november 2015 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL ORIENTERING FRA FORMANDEN SAGER TIL BESLUTNING... 3 A. BOLIGSOCIAL HELHEDSPLAN B. KOMMISSORIUM DRIFTSUDVALG... 6 C. ÆNDRING AF OPSIGELSESPERIODE FOR UNGDOMSBOLIGER... 7 D. SALG AF GRUND SAGER TIL DRØFTELSE... 8 A. ESEEBASE... 8 B. KOMMUNIKATIONSSTRATEGI... 8 C. DEN NYE AFFALDSORDNING I VEJLE KOMMUNE... 9 D. VURDERING AF RENTEAFKAST E. ORDINÆRT REPRÆSENTANTSKABSMØDE SAGER TIL EFTERRETNING A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER B. REFERATER FRA ANDRE MØDER C. RESTANCER D. TOMGANG E. BYGGESAGER F. ANDET EVENTUELT MØDEKALENDER 2015/

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Hans Ole Olesen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Leif Rasmussen, Sven-Erik Madsen, Nina Andersen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen samt Per Klitte fra Eseebase. Per Klitte deltog i dagsordenens punkt 4 a. Leif Rasmussen deltog ikke i punkt 5 f og punkt GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferatet fra den sendt pr. mail den 21. oktober Mødereferatet blev godkendt og underskrevet. 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN Hans Helge Andersen orienterede om et møde med borgmesteren, hvor det blev oplyst, at der i marts 2016 vil blive afholdt en Resilient Day. Evaluering af sidste bestyrelsesmøde blev udleveret. 3. SAGER TIL BESLUTNING a. Boligsocial helhedsplan Der har været nedsat en boligsocial arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra de deltagende boligforeninger, boligsociale medarbejdere og deltagere fra kommunen, som gennem møder og workshops er kommet frem til et udkast til en ansøgning om prækvalifikation til en Boligsocial helhedsplan for perioden På baggrund af møde med Landsbyggefonden er det besluttet, at der udarbejdes en ansøgning gældende for både Nørremarken og Løget, men hvor der vil være særlige indsatser tilrettet de enkelte områder ligesom ØsterBO på Nørremarken alene vil indgå i indsatsområderne der omhandler Beskæftigelse og uddannelse samt Forebyggelse og forældreansvar../. Udkast til ansøgningen vedlægges som bilag. Som en del af ansøgningen er der udarbejdet et budget, som i forhold til medfinansieringen tager sit udgangspunkt i den nuværende medfinansiering af de boligsociale helhedsplaner i Løget og på Nørremarken, som i 2015 er som følger: AAB Vejle kr. (Løget og Nørremarken) ØsterBO kr. (Nørremarken) Lejerbo kr. (Nørremarken) i alt kr.

4 Referat: Blad nr.: 4 Ved en fremskrivning med 2% vil medfinansieringen i 2017 være kr. (afrundet). AAB s andel vil være: kr kr kr kr. I alt for perioden kr. AAB s medfinansiering dækkes i hovedforeningen og der er ikke et kontant tilskud fra afdeling 29 og Løget, men i afdeling 29 vil der være en betydelig medfinansiering i form af boliger der er inddraget til fællesarealer (klyngelokaler) og dermed har givet en mindre lejeindtægt. Der er ikke medtaget den nuværende medfinansiering af BoLiv Vejle, som i dag udgør i alt kr. pr. år. Dette beløb er fordelt med AAB kr., ØsterBO kr., Domea kr. og Lejerbo med kr. Fordelingen af medfinansieringen blandt boligforeningerne er sket ud fra antal lejemål../. Som bilag vedlægges udkast til budget. Der foreligger endnu ikke nogen konkret beskrivelse af det videre strategiske samarbejde, men der pågår en drøftelse, hvor en fortsættelse af den Boligpolitiske Styregruppe vil være med kommunal sekretariatsbetjening. Ved en fortsættelse af den Boligpolitiske Styregruppe, vil den kunne danne forbindelsesled mellem den Boligsociale Bestyrelse og den kommunalpolitiske del. Selve ansvaret og styringen af den boligsociale helhedsplan vil ligge i en Boligsocial bestyrelse med repræsentanter fra Vejle Kommunes administrative ledelse, de involverede boligforeningers administrative ledelser og organisationsbestyrelserne. Alle stillinger i den kommende plan vil blive opslået med mulighed for, at nuværende medarbejdere kan søge sammen med øvrige ansøgere. De involverede afdelingsbestyrelser er undervejs inddraget eller orienteret om processen med prækvalifikationsansøgningen og hovedbestyrelsens godkendelse vil være forudsat, at ansøgningen tiltrædes af afdelingsbestyrelserne. Udkastet er fremlagt til godkendelse i alle de deltagende boligforeningers organisationsbestyrelser med henblik på godkendelse i Boligpolitisk Styregruppe den 19. november 2015 med efterfølgende fremsendelse til Landsbyggefonden. Der forventes herefter en tilbagemelding omkring årsskiftet, som så vil kunne danne grundlag for en proces omkring udarbejdelse af den endelige boligsociale helhedsplan. Der forventes et overskud i de igangværende helhedsplaner og der arbejdes med, at søge en forlængelse med 3-6 måneder for at sikre, at der vil være tilstrækkelig tid til processen med at få godkendt den endelige helhedsplan og overgangen til en ny periode. Omkostningerne hertil vil være den samme medfinansiering, som beskrevet ovenfor og forholdsmæssigt efter periodens længde. AAB s medfinansiering vil have en værdi af kr. pr. måned, der sker en forlængelse. Der pågår beregninger af det forventede forbrug i de nuværende helhedsplaner for den resterende helhedsplanperiode, hvorefter der vil kunne fremsendes en ansøgning til Landsbyggefonden om eventuel yderligere medfinansiering i en forlænget periode.

5 Referat: Blad nr.: 5 Indstilling At At At udkastet til prækvalifikationsansøgning godkendes AAB medfinansierer med kr. over en 4-årig periode og der samtidig godkendes, at der arbejdes med en mulig forlængelse på 3-6 måneder på samme vilkår og forholdsmæssig medfinansiering, som igangværende helhedsplan Tommy Mølgaard gennemgik udkast til prækvalifikationsansøgningen i Vejle for den kommende periode Såfremt Landsbyggefonden godkender ansøgningen vil der blive udstukket en budgetramme, der danner grundlag for den endelige ansøgning, der skal godkendes af afdelingsmøderne og hovedbestyrelsen. De overordnede fokusområderne fra Landsbyggefonden er Tryghed, Social arv samt Entydig ledelse. Indsatsområderne for en fælles plan, som Tommy Mølgaard gennemgik, er: Tryghed og trivsel, Beskæftigelse og uddannelse, Forebyggelse og forældreansvar samt Kriminalpræventiv indsats og forebyggelse. Organiseringen er en boligsocial bestyrelse og en boligsocial leder. Der lægges op til ansættelse af 6-7 medarbejdere afhængig af den udmeldte ramme fra Landsbyggefonden. Lokale styregrupper som i dag eller måske på indsatsniveau. Mulighed for en fortsættelse af Boligpolitisk styregruppe som i dag. Hovedbestyrelsen besluttede, at der i prækvalifikationsansøgningen skal indskrives, at der skal være én repræsentant fra hver af styregrupperne fra boligområderne, Nørremarken og Løget By, i den boligsociale bestyrelse. Tommy Mølgaard gennemgik kort økonomien fremadrettet. Lønniveauet for de medarbejder, der forventes ansat blev debatteret. Hans Helge Andersen og Knud Aage Thiemer meddelte, at det er deres opfattelse, at lønniveauet for projektlederen er sat højt. Tommy Mølgaard gennemgik baggrunden for en 3-6 mdrs. forlængelse af de nuværende helheds planer. På forespørgsel oplyste Tommy Mølgaard, at det oplyste beløb på kr ,00 pr. måned dækker alle AAB s omkostninger, herunder lønomkostninger, ved en forlængelse. Hans Helge Andersen oplyste, at sekretariatsleder Karen Sommer Møller overfor borgmester Arne Sigtenbjerggaard og kommunaldirktør Niels Ågesen skriftligt havde oplyst, at det var et underskud på kr ,- i helhedsplanen i Løget. Tommy Mølgaard tilkendegav, at dette ikke er tilfældet, idet der også er overskud i Løget. Bestyrelsen godkender prækvalifikationsansøgningen under forudsætning af, at afdelingsbestyrelserne godkender ansøgningen. Endvidere bemyndiger bestyrelse formandsskabet at godkende ansøgningen, medmindre der sker store indholdsmæssige og økonomiske ændringer.

6 Referat: Blad nr.: 6 Bestyrelsen godkender i øvrigt indstillingen som anført. Hans Helge Andersen orienterede supplerende om udsendt notat vedrørende det Boligstrategiske samarbejde, hvor samarbejdet indstilles til fortsættelse sammen med en koordineret indsats. Oplægget er fremsendt til de øvrige boligorganisationer i Vejle med tilbagemeldingsfrist den 11. november Møderne vil fremadrettet være temabaserede møder. I notatet indstilles det, at der fortsat fra hovedforeningen betales ca kr. pr. år til det Boligstrategiske samarbejde og at beløbet ikke anvendes til lønkroner. Det er en forudsætning, at de deltagende boligorganisationer samt kommunen fortsat bidrager. Bestyrelsen godkendte denne indstilling. b. Kommissorium driftsudvalg I forlængelse af bestyrelsens beslutning om nedsættelse af et driftsudvalg, har Formandsskabet udarbejdet et udkast til kommissorium for driftsudvalget. Formandsskabet ønsker en debat om succeskriterierne er ambitiøse nok. Formandsskabet indstiller efter debatten udkastet til godkendelse../. Det udarbejdede udkast til kommissorium for driftsudvalget er vedhæftet. Hans Helge Andersen gennemgik kort intentionerne i det fremsendte udkast til kommissorium og refererede til de rapporter som ministeriet udsendte for et år siden. Endvidere blev der refereret til flere af vore kollegaer, der for flere år siden har igangsat forskellige tiltag med effektiviseringer med stor succes til følge. F. eks. Nykøbing Falster Boligselskab, der har nedsat såvel husleje som administrationsbidrag til gavn for beboerne. Der var en tilkendegivelse af at udvalget først skal i gang inden man går i gang med besparelserne og at et succeskriterie skal være gældende fra regnskabsåret 2017/2018. Kim Lassen oplyste, at besparelserne på driftskontiene 114, 115 og 116 burde være driftskontiene 114, 115 og 120 og allerhelst at besparelserne findes i det samlede budget og ikke alene på de tre nævnte kontogrupper. Ledergruppen anbefalede at der i formålet indføres, at effektiviseringer ikke skal ske ved nedskæringer, men via bedre udnyttelse af nuværende ressourcer og materiel. Bestyrelsen tilkendegav, at det primære formål ikke er nedskæringer, men en bedre udnyttelse af nuværende ressourcer. Udkast til kommissorium blev grundigt drøftet. Bestyrelsen godkendte kommissorium med følgende ændringer: Formål tilføjes det, at effektiviseringer ikke skal ske ved nedskæringer, men via bedre udnyttelse af nuværende ressourcer og materiel. Succeskriteriet fastholdes således, at det måles fra 2017/2018 i stedet for 2016/2017.

7 Referat: Blad nr.: 7 c. Ændring af opsigelsesperiode for ungdomsboliger I forbindelse med udarbejdelse af driftsrapporten for september 2015 blev det afdækket, at AAB s ungdomsboliger kører med 6 ugers varsel. mens det kan konstateres, at f.eks. ØsterBO og Boligkontoret Fredericia kører med det sædvanlige opsigelsesvarsel på 3 måneder. Almenboliglovens 88 stk. 1 giver en hovedregel med 3 måneder, men en mulighed for at nedsætte opsigelsesvarslet for ungdomsboliger til 6 uger. Det kortere varsel er oprindelig indsat for at sikre, at de unge mest muligt undgik, at få en dobbelthusleje ved overgang til anden bolig. Det kortere opsigelsesvarsel betyder, at det giver et kortere tidsrum for udlejningsafdelingen til at få udlejet ungdomsboligen, hvilket har betydet, at en del af disse boliger, er gået i tomgang, da det ofte fortsat er sådan, at boligerne tilbydes til en hel række ansøgere inden der accepteres en udlejning. F.eks. har tomgangstabet i afdeling 50 Bomuldsspinderierne været på kr. i regnskab Det er udlejningens oplevelse, at en hel del af lejerne ikke kender det forkortede varsel og derfor er overrasket over dette, idet de regner med, at det er det almindelige 3 måneders varsel, der er gældende. Ledergruppen foreslår derfor, at der sker en forlængelse af opsigelsesvarslet for fremtidige udlejninger af ungdomsboliger gældende fra 1. januar 2016, så det følger samme varsel som øvrige boliger. Det vil give en længere tid til genudlejning og nedsætte tomgangstabet. Det har været forespurgt BL om der kunne aftales et forkortet varsel, hvis der flyttes internt til en anden bolig i AAB. BL har meddelt, at det skal være samme vilkår for alle, så det vil ikke være muligt at arbejde med flere opsigelsesvarsler. Ledergruppen indstiller: At opsigelsesvarslet for ungdomsboliger pr. 1. januar 2016 ændres fra 6 uger til 3 måneder, alene gælder for indgåelse af nye aftaler fra 1. januar 2016 og frem. Indstillingen blev enstemmigt godkendt. d. Salg af grund Der har været en forespørgsel til AAB om køb af en grund../. Der er udarbejdet et fortroligt notat, som er vedlagt. Formandsskabet indstiller: At der gives mandat til forhandling og indgåelse af handel. Bestyrelsen giver mandat til indgåelse af handel som anført i notatet.

8 Referat: Blad nr.: 8 4. SAGER TIL DRØFTELSE a. Eseebase Der har tidligere været en dialog med firmaet Eseebase, der har resulteret i flere økonomiske modeller, hvis produktet fra Eseebase bliver valgt. Direktør Per Klitte fra Eseebase deltager på mødet, for at fortælle om deres produkter vedr. digital registrering af bygningsmassen/lejlighederne samt udbud../. Vedlagt er modtaget tilbud af den 28. januar 2015./. Vedlagt er forslag til prisstruktur modtaget den 16. marts 2015 Per Klitte fra Eseebase fortalte om de muligheder som deres produkter har. Det blev oplyst, at der kunne tages udgangspunkt i de eksisterende tegninger og ikke nødvendigt krav om nye tegninger. Der leveres data og informationer til det administrative edb-system. Der stilles nye tegninger til rådighed for administrationen. Per Klitte oplyste, at erfaringstallene viser mulige besparelser på ca pct. uanset hvor i landet det er. Tilbagebetalingstiden er ca. 3 4 år. Der blev stille afklarende spørgsmål til gennemgangen. Muligheden for Drift- og vedligehold blev kort præsenteret. Per Klitte fortalte, at når man præcis ved hvilke mængder man har, kan man få et mere korrekt udbud. Det sammen gør sig gældende for registrering af udearealer. Tidshorisonten for en udbudspulje er 24 uger og dækker digitalisering, udbud og implementering. Betalingen kan ske via en lejepris pr. bolig og vil indeholde løbende udbud. Tegningerne ejes ikke af AAB. Drift og vedligehold samt udearealer vil være tilkøb. Alternativt er køb hvor digitalisering, udbud og implementering er inklusiv. Drift og vedligehold samt udearealer er også her tilkøb. Tegningerne ejes af AAB. Ved udbud vil AAB være med på valg af håndværkere. Ledergruppen og formandsskabet vurdere Eseebase og vil komme med en indstilling til mødet i december. b. Kommunikationsstrategi./. Referatet fra mødet den 22. oktober 2015 er vedlagt. På mødet vil der ske en opfølgning herpå.

9 Referat: Blad nr.: 9 Næste møde er planlagt til den 12. november Der var en kort drøftelse af det mulige temamøde, om at gøre en indsats for at skabe beboerinteresse for beboerdemokratiet og det at sidde i en afdelingsbestyrelse. Bestyrelsen besluttede, at der ikke skal afholdes et temamøde om dette emne. c. Den nye affaldsordning i Vejle Kommune Der vil på mødet blive givet en kort orientering om status for de enkelte afdelinger vedr. den nye affaldsordning i Vejle Kommune. Steen R. Andersen gav en kort orientering om status på den nye affaldsordning. Umiddelbart ser det ud til at der er en lige fordeling mellem de forskellige modeller spande løsning og nedgravet løsning. Steen oplyste følgende status vedrørende afdelingsbestyrelsernes valg af ny renovationsløsning på dagrenovationsopsamlingen Afd. 1 Spandeløsning Afd. 8 Nedgarvet (enkelte steder dog spande) Afd. 11 Spandeløsning Afd Spandeløsning Afd. 13 Spandeløsning Afd. 15 Spandeløsning Afd. 17 Nedgravet Afd. 24 Spandeløsning Afd. 26 Drøftes den 10. november 2015 Afd. 29 Nedgravet Afd. 35 Spandeløsning Afd. 37 Nedgravet Afd. 38 Spandeløsning Afd. 41 Nedgravet ved blokke, spandeløsning ved atrium- og rækkehuse Afd. 42 Nedgravet ved blokke, spandeløsning ved længehuse Afd. 44 Spandeløsning Afd. 46 Spandeløsning Afd. 47 Nedgravet Afd. 48 Nedgravet Afd. 50 Spandeløsning Afd. 51 Spandeløsning Afd. 52 Spandeløsning Afd. 53 Spandeløsning Det vurderes, at de nuværende containergårde bliver bevaret. Her planlægges opsamling af plast/metal og Papir/karton placeret, sammen med det resterende storskrald og problemaffald.

10 Referat: Blad nr.: 10 d. Vurdering af renteafkast Med baggrund i kapitalforvalternes fremtidsudsigter for forventet afkast for regnskabsåret ønskes Ledergruppens opfattelse / vurdering af ny renteindtægterne for såvel afdelingerne som hovedforeningen. Såfremt det allerede nu kan konstateres, at renteindtægterne ikke vil være lig med de budgetterede, skal der handles herpå fra såvel afdelingsbestyrelser som hovedbestyrelse. Det kan oplyses, at der i afdelingsbudgetterne for året 2015/2016 ud til afdelingerne er beregnet en rente af mellemregningen med 1,08 pct. Kapitalforvalternes vurdering for det kommende år var gennemsnitligt betragtet i niveauet 1 pct. og da nettorenterne består af flere elementer end forvaltning af obligationsbeholdningen, vurderes det, at der ikke på nuværende tidspunkt er behov for at foretage nogle handlinger i den forbindelse. Supplerende kan det oplyses, at negativ forrentning af kapitalplejen til trods i regnskabsåret 2014/2015, vil der blive en positiv forrentning af mellemregningen ud til afdelingerne, hvor dog den budgetterede rente for 2014/2015 på 1,05 pct. ikke helt vil kunne opnås. Kim Lassen kunne supplerende oplyse, at regnskabet forventes, at give en forrentning til afdelingerne i niveauet 0,5 pct. Endvidere blev det oplyst, at oktober måned har givet et afkast på 0,28 pct. e. Ordinært Repræsentantskabsmøde Det ordinære repræsentantskabsmøde i 2016 er fastsat til tirsdag den 23. februar /. Vedhæftet er udkast til dagsorden til mødet, hvor Leif Rasmussen, Sven-Erik Madsen og Nina Andersen er på valg til bestyrelsen. Taget til efterretning. Input til den skriftlige beretning ønskes inden udgangen af november måned. 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder./. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 08, 17, 29, 37, 41 og 44 Taget til efterretning.

11 Referat: Blad nr.: 11 b. Referater fra andre møder./. Referat fra møde i arbejdsgruppen omkring fremtiden i Kongskær /. Referat fra ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling Tommy Mølgaard kunne oplyse, at der nu er meddelt, at der er personer, der vil indgå i en bestyrelse i Grundejerforeningen Kongskær og at der holdes en generalforsamling sidst i november, hvor der forventes valgt en bestyrelse. Taget til efterretning. c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr. 21. oktober 2015./. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr. 28. oktober 2015./. Der vedlægges oversigt over lejeledighed, tab og indvundet afskrevne debitorer pr. 31. oktober 2015 Steen R. Andersen oplyste, at der arbejdes med en forretningsgang i forbindelse med kontrol / besigtigelse af boliger. Taget til efterretning. d. Tomgang./. Der vedlægges oversigt over tomgang pr. 29. oktober 2015 Udlejningen drøfter mulige tiltag i forbindelse med tilgang af renoverede boliger i Løget, når disse skal udlejes. Der er pt. 44 tomme boliger. Taget til efterretning. e. Byggesager./. Der vedlægges notat om status på byggesagerne Steen R. Andersen oplyste, at skønsrapporter omkring forhold i Finlandsparken forventes ultimo november samt i starten af det nye år. I en anden syn og skønssag omkring tilsvarende tagpap er skønsmanden kommet frem til at tagpappen ikke lever op til de gældende krav i bygningsreglementet. Vi må dog fortsat afvente konklusioner i forhold til vores aktuelle sag.. I afdeling 42 har der været en lang korrespondance omkring tilbageholdelser i forbindelse med afleveringen af tagboligerne. I afdeling 17 er der indkommet 13 tilbud om at deltage i prækvalifikationen. Heraf skal der udvælges 6 til den endelige udbudsrunde. Bestyrelsen tog stilling hertil. Taget til efterretning.

12 Referat: Blad nr.: 12 f. Andet./. Tidsplan for udarbejdelse af budget for 2016/17./. Brev til hovedbestyrelsen om ønsker til budget for 2016/17./. Mail vedr. Byrådets godkendelse af forlængelse af anvendelsen af kombineret udlejning i Løget./. Besøgsrapport Arbejdstilsynet /. Smiley brev fra Arbejdstilsynet Steen R. Andersen orienterede kort om Arbejdstilsynets besøg. Der havde på besøget været fokus på tunge løft, hvor dette område skal have et eftersyn. Taget til efterretning. 6. EVENTUELT

13 Referat: Blad nr.: MØDEKALENDER 2015/ Hovedbestyrelsesmøde / strategi Kredsweekend BL kl Ekstraordinært hovedbestyrelsesmøde Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan Formandsmøde Juleafslutning, kl Hovedbestyrelsesmøde /boligsociale indsatser Hovedbestyrelsesmøde / revisor - budgetudkast Ordinært repræsentantskabsmøde Hovedbestyrelsesmøde / konstitueringsmøde/driftsmøde Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde / strategi Hovedbestyrelsesmøde / boligsociale indsatser Hovedbestyrelsesmøde/driftsmøde Introkursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde / energiledelse Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Hovedbestyrelsesmøde/driftsmøde Repræsentantskabsfest / studietur Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere Hovedbestyrelsesmøde / strategi Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan/driftsmøde Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 22:10 Kim Lassen Referent

14 Referat: Blad nr.: 14 Referat godkendt på bestyrelsesmøde den / Hans Helge Andersen Ove Hansen Hans Ole Olesen Formand Næstformand Leif Rasmussen Knud Aage Thiemer Sven-Erik Madsen Nina Andersen