Referat Ordinært bestyrelsesmøde. Torsdag, den 11. august 2016 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 11. august 2016 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL ORIENTERING FRA FORMANDEN SAGER TIL BESLUTNING...3 A. NY ADMINISTRATIV DIREKTØR...3 B. PROKURA / TEGNINGSREGLER EFTER 1. SEPTEMBER C. PROCEDURE VED KOMMENDE BOLIGSOCIAL HELHEDSPLAN...4 D. UNGDOMSBOLIGER OG BILLIGE BOLIGER - FLYGTNINGE...4 E. RYGEPOLITIK SAGER TIL DRØFTELSE...5 A. ENERGILEDELSESRAPPORT FOR B. REPRÆSENTANTSKABSFESTEN DEN 24. SEPTEMBER D. FRIT TV MARKED...6 E. EFFEKTIVISERING SAGER TIL EFTERRETNING...8 A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER...8 B. REFERATER FRA ANDRE MØDER...8 C. RESTANCER...8 D. TOMGANG...8 E. BYGGESAGER...9 F. SALG AF JORD FRA AFDELING EVENTUELT MØDEKALENDER

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Hans Ole Olesen, Leif Rasmussen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Sven- Erik Madsen, Nina Andersen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen. 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferatet fra den 9. juni udsendt den 21. juni Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN AAB har modtaget invitation fra ØsterBO til deltagelse i fejring deres 75-års jubilæum fredag den 19. august /. Invitation er vedlagt. Det blev besluttet at give en gave værdi kroner, der overføres til konto oprettet til formålet. 3. SAGER TIL BESLUTNING a. Ny administrativ direktør Der ansættes en ny administrativ direktør i AAB. Valget er faldet på Steen Dahl-Hansen, der starter den 1. september Hans Helge Andersen vil orientere om ansættelse og introduktion af den ny administrative direktør../. Vedlagt er udkast til introduktion af ny administrativ direktør Formandskabet indstiller at Steen Dahl-Hansen ansættes som ny administrativ direktør pr. 1. september 2016 godkendes at udkast til introduktion af samme godkendes Hans Helge Andersen oplyste, at der løbende har været en orientering, til hovedbestyrelse, personale og repræsentantskab, om forløbet vedrørende ansættelsen. Der havde været 45 ansøger til stillingen, hvoraf 8 personer var til samtale. Af den udsendte introduktionsplan fremgår det, hvilke hovedopgaver der er planlagt for den nye direktør. Bestyrelsen godkendte formandsskabets indstilling. b. Prokura / tegningsregler efter 1. september 2016 I forbindelse med ansættelse af ny administrativ direktør, skal prokura /tegningsreglerne for AAB efter 1. september 2016 tilpasses.

4 Referat: Blad nr.: 4 Udkast til reviderede prokura / tegningsregler eftersendes. Formandsskabet indstiller at udkast til reviderede prokura / tegningsregler godkendes Det blev besluttet, at afsnittet under Afdelingsbestyrelserne ændres fra: For så vidt angår beboeraktiviteter, der oversiger en samlet beløbsgrænse på kr. excl. moms, skal der foreligge et budget for det enkelte arrangement. til: For så vidt angår beboeraktiviteter, skal der foreligge et budget for det enkelte arrangement. Med anførte ændring, blev formandsskabets indstilling godkendt. c. Procedure ved kommende boligsocial helhedsplan I fortsættelse af hovedbestyrelsesmødet den 9. juni 2016, er der modtaget tilbagemelding om organisering mv. fra Landsbyggefonden, hvor det anerkendes, at der etableres en Vejle-model, hvor der udpeges repræsentanter fra de to fremtidige lokale styregrupper i Løget og på Nørremarken til den Boligsociale Bestyrelse. Godkendelsen sker på betingelse af, at det politiske niveau ikke kan erstatte det administrative niveau og at det derudover gælder, at hver boligorganisation har én samlet stemme i bestyrelsen, uafhængig af hvor mange personer/medlemmer (administrativt & politisk), denne er repræsenteret med i bestyrelsen. Der har den 30. juni 2016 været holdt det første møde i den Boligsociale Bestyrelse, hvor der skete en formel nedsættelse af bestyrelsen ligesom proces og tidsplan for den videre proces blev drøftet og vedtaget. Der blev tillige igangsat ansættelse af den kommende boligsociale leder, med forventet ansættelse pr. 1. oktober 2016, så vedkommende kan indgå i processen med udformningen af den endelige helhedsplan for til Landsbyggefonden../. Der vedlægges kopi af referatet og tidsplan vedlægges. Ledergruppen indstiller: at processen med udformning af en ny Helhedsplan for fortsætter ud fra den beskrevne proces- og tidsplan. Indstillingen blev taget til efterretning. Det blev oplyst, at der i øjeblikket er en proces i gang med at samle data og ekspert udtalelser, der skal danne grundlag for at se hvad det er for emner og grupper, der skal arbejdes med. LBF har oplyst, at de mener, at vores tidsplan med godkendelse i februar/marts er lidt for presset. d. Ungdomsboliger og billige boliger - flygtninge Med baggrund i en henvendelse fra Vejle Kommune, ønskes en principiel beslutning om opførelse af ungdomsboliger og billige boliger til flygtninge beliggende i Vestbyen. I den forbindelse skal der gøres opmærksom på, at kommunen forudsætter en drøftelse af anvisningsretten og hæftelse for tomgangs- og fraflytningstab../. Referat fra økonomiudvalgsmøde den 13. juni 2016 er vedlagt.

5 Referat: Blad nr.: 5./. Referat fra møde den 29. juni 2016 mellem AAB s formand og afdelingsbestyrelsen for afdeling 26./. Referat fra møde med borgmester og kommunaldirektør den 1. juli Der blev givet en supplerende redegørelse. Det blev oplyst, at der alene gives tilskud boliger til 40 m2, når der er tale om boliger til flygtninge. Kommunen ønsker gerne ungdomsboliger, der dog maksimalt må være 50 m2, men de skal opføres efter reglerne for at kunne opnå ungdomsboligbidrag. I puljen til flygtningeboliger er det anført, at det er kommunen, der skal have anvisningsretten, men den kan aftales overført til boligorganisationerne. Det er AAB umiddelbart ikke interesseret i. Der var en drøftelse af hvorvidt beboerne i den afdeling, hvor der påtænkes byggeri skal spørges forud for, at der træffes en beslutning om salg af egen grund til formålet eller det er en beslutning som skal ligge i hovedbestyrelsen. Jf. vedtægterne er det en beslutning som hovedbestyrelsen kan træffe. e. Rygepolitik Vores rygepolitik skal ajourføres i forhold til e-cigaretter, som skal sidestilles med almindelige cigaretter. Den ajourførte rygepolitik blev godkendt på Medudvalgsmødet den 16. juni /. Den ajourførte rygepolitik vedlægges. Ledergruppen indstiller at rygepolitikken godkendes Bestyrelsen godkendte ledergruppens indstilling. 4. SAGER TIL DRØFTELSE a. Energiledelsesrapport for 2015 Inspektør Jens Kongerslev vil deltage i mødet og gennemgå den udarbejdede Årsopgørelse over ressourceforbruget i AAB for Den samlede udgift i 2015 for varme, el og vand beløb sig til 46,7 mill.kr. mod 47,5 mill.kr. i /. Årsopgørelse over ressourceforbruget i AAB for året 2015 er vedlagt. Inspektør Jens Kongerslev gav en redegørelse for energiforbruget i AAB for året 2015, som ligger meget på niveau med de foregående år, da de største gevinster er hentet hjem. Der blev givet en redegørelse for begrebet graddage. Vejle Fjernvarme har nedsat varmeudgifte i året 2016/17, men nedsættelsen hentes hjem igen ved indførelse af en Motivations-tarif, der kommer i spil, hvis der ikke sker nok køling af fjernvarmen.

6 Referat: Blad nr.: 6 Flere afdelinger har fået LED-belysning, men det har ikke givet den helt store besparelse, da skiftet flere steder er sket fra lav-energi til LED-belysning, hvorfor den store gevinst er hentet tidligere. Det blev oplyst, at der pågår energimærkning i afdeling 41 og 42, som skal laves efter afdelingernes helhedsplan er afsluttet. Redegørelsen blev taget til efterretning. b. Repræsentantskabsfesten den 24. september 2016 Der gives en status på arbejdet med repræsentantskabsfesten den 24. september Leif Rasmussen og Hans Helge Andersen gav en kort orientering om dagens arrangement. Når alle tilmeldinger er registreret vil der blive lavet en plan for dagen. c. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Der afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde tirsdag den 6. september /. Udkast til dagsorden er vedlagt. Hans Helge Andersen oplyste, at BL konsulent Jacob Madsen vil holde et oplæg om digitalt afdelingsmøder. Formanden foreslog effektivisering, som andet emne. Det var opfattelsen, at det ville være 2 tunge emner, og noget let blev foreslået. Andre emner blev derfor drøftet. Hans Helge Andersen undersøger muligheder og priser herfor. d. Frit TV marked På hovedbestyrelsesmødet den 12. maj 2016 blev der orienteret om ændringen pr. 31. maj hvor Folketinget vedtog ændringer i lov om radio- og fjernsynsvirksomhed, som betyder, at lejerne skal kunne fravælge at modtage og betale for TV, som tilbydes i deres boligafdeling. Det bemærkes, at det ikke giver lejerne ret til selv, at vælge tv-distributør. Der blev orienteret om, at Programudvalget var i gang med at etablere en yderligere pakke TV-nejtak-pakke (tidligere kaldet administrationspakken). Pakken dækker over, at lejerne kan fravælge TV, men fortsat skal deltage i betaling af det tekniske udstyr, kabling i ejendommen, vedligeholdelse og administration af antenneforeningen. AAB s netværk bruges også til at levere internet til lejerne. Der må ikke opkræves et gebyr eller lignende hos de lejere, som ønsker, at bliver frakoblet. Det skal bemærkes, at AAB s lejere allerede i dag har mulighed for at lave tilvalg efter eget valg af enkelte kanaler som tillæg til grund- eller mellempakke. Disse ekstra kanaler afregnes direkte overfor You See.

7 Referat: Blad nr.: 7 Programudvalget har på sit møde den 15. december 2015 drøftet hvad en sådan pakke skal koste. De rene administrationsomkostninger udgør kr. pr. lejer/år og det foreslås derfor, at administrationspakken sættes til 70 kr. så den ekstra administration ved denne pakke kan dækkes. Samtidig foreslås det, at muligheden for fravalg kommer til at gælde fra 1. oktober 2016 dvs. at eventuelle ønsker om fravalg af TV skal fremsættes til administrationen senest den 15. september, for at det kan nå at få virkning fra 1. oktober Pakkepriserne vil pr. 1. oktober 2016 herefter være: TV-nej-tak-pakke Grundpakke Mellempakke Fuldpakke 70 kr. 181 kr. 356 kr. 477 kr. Loven anfører alene, at der ikke må opkræves gebyr hos den lejer, der ønsker at fravælge TV men ikke noget forbud mod opkrævning, når signalet ønskes åbnet. For at undgå misbrug med fravalg i en kortere periode foreslås det, at der på samme vis som ved øvrige pakkeskift opkræves 295 kr. hvis lejeren ønsker, at genåbne signalet. Dog ikke for en ny lejer, som overtager et lejemål, hvor signalet har været lukket. Ved den netop indgåede aftale med You See har AAB forhandlet sig frem til, at der ikke overfor AAB vil blive opkrævet gebyr for ændring til den nye pakke eller til at få genåbnet signalet. Det er samtidig aftalt, at der først vil skulle ske fornyet forhandling om pakkepriser, hvis mere end 20% af AAB s lejere skulle ønske, at fravælge TV. Administrationen er ved at undersøge, hvad loven betyder for de lejere, der modtager tv-signal fra henholdsvis Pedersholms Antennelaug, Højen Antennelaug og Nyboe Antenneforening, så vi bedst muligt sikrer, at nyindflyttede lejer ikke opkræves et åbningsgebyr. Programudvalget indstiller: at der etableres en ny pakke TV-nej-tak-pakke, hvor TV kan fravælges, at der kan ske ændring til den nye pakke pr. 1. oktober 2016, at prisen for den nye pakke fastsættes til 70 kr. og at der opkræves et åbningsgebyr, hvis lejeren ønsker, at genåbne TV-signalet pt. 295 kr. medmindre, der er tale om en ny udlejning. Programudvalgets indstilling blev godkendt. e. Effektivisering Der er indgået en aftale mellem BL og KL omkring effektivisering i den almene boligsektor. Samlet set for den almene sektor, skal der ske en besparelse på 1,5 mia.kr. i 2020 regnskaberne set i forhold til regnskaberne for /. Vedlagt er den indgåede aftale. Der var en kort debat om emnet.

8 Referat: Blad nr.: 8 Hans Helge Andersen tilkendegav, at der var noget at tage fat på i efteråret. 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder./. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 12, 15, 17, 26, 41 og 52 b. Referater fra andre møder./. Referat fra BLs kreds 7, forretningsfører- /direktørmøde 2. juni 2016./. Referat fra formandsmødet 14. juni 2016./. Referat fra Med-udvalgsmøde 16. juni 2016./. Beboerklagenævnsafgørelser./. Resultat af urafstemning om havekasser i afdeling 12 Der var flere spørgsmål til beboerklagenævnsafgørelserne. Tommy Mølgaard og Steen R. Andersen gav uddybende redegørelser for afgørelserne. c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr. 21. juni og 21. juli 2016./. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr. 30. juni og 31. juli 2016./. Der vedlægges oversigt over lejeledighed, tab og indvundet afskrevne debitorer pr. 30. juni 2016 og 31. juli 2016 Huslejerestancerne er status quo Der er konstateret et fald på ca kr. i restancerne men der er en stigning på ca kr. for flytterestancer med en gæld på over kr. i forhold til 31. maj Der er konstateret en stigning på ca kr. i tab ved tomganglejligheder og indgået ca kr. på tidligere afskrevne debitorer, ligeledes i forhold til 31. maj d. Tomgang./. Der vedlægges oversigt over tomgang pr. 21. juni 2016 og 20. juli 2016 Tommy Mølgaard kunne oplyse, at der er 11 boliger i tomgang i Løget men der er indgået kontrakter for de 5 af dem. Det betyder, at der alene er 6 boliger i afdeling 42 Løget By, mens der er fuldt udlejet i Løget By afdeling 41.

9 Referat: Blad nr.: 9 e. Byggesager./. Der vedlægges notat om status på byggesagerne./. Afdeling 17, tilsagn om tilskud fra LBF./. Afdeling 29, syns- og skønserklæring./. Afdeling 29, supplerende skønstema./. Afdeling 51, supplerende procesudskrift Af syns- og skønserklæringen fremgår det, at tagene på kun 2 blokke ud af 11 blokke overholder gældende danske brandkrav. Steen R. Andersen kunne supplerende oplyse, at MT Højgaard er indstillet på at udbedre tagene på blokkene i afdeling 29. For at undgå fejl og mangler i afdeling 17, oplyste Steen R. Andersen, at man vil have stor opmærksomhed på forholdene. f. Salg af jord fra afdeling 41./. Købsaftale om salg af jord fra afdeling 41 vedlægges. 6. EVENTUELT Der har været en henvendelse om muligheden for at lave en aftale om delebiler, hvor ungdomsboligerne i afdeling 50 kunne benytte bilen i weekenden/aften. Der var en opfordring til, om et tilsvarende tilbud, skulle forelægges for andre områder evt. via formandsmødet. LBF er i gang med at analysere boligorganisationernes årsregnskaber for AAB har modtaget en henvendelse i den forbindelse. Der blev givet en orientering om, at AAB s HR medarbejder er fratrådt pr. 1. august Det skal laves en vurdering af, hvad det vil koste at få udført lønkørslen eksternt frem for egen medarbejder. Der var enighed om, at der skulle tages nye fotos til brug for AAB Nyt, hjemmeside mv. I forbindelse med AABs kampagne ved Post Danmark Rundt er der via hjemmesiden opskrevet 69 nye personer på ventelisterne. Der har været et møde på Vestbyskolen, hvor tankerne om etablering af en multibane ved Dragehaven blev drøftet. Det blev tilkendegivet, at AAB gerne vil bidrage, men betingelsen er, at Vejle Kommune også skal bidrage.

10 Referat: Blad nr.: MØDEKALENDER Hovedbestyrelsesmøde / energiledelse Velkomst ny administrativ direktør, Multisalen, Sofievej kl. 08: Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Hovedbestyrelsesmøde/driftsmøde Repræsentantskabsfest / studietur Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere Hovedbestyrelsesmøde / strategi Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan/driftsmøde Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 21:05 Kim Lassen Referent Referat godkendt på bestyrelsesmøde den / Hans Helge Andersen Ove Hansen Hans Ole Olesen Formand Næstformand Leif Rasmussen Knud Aage Thiemer Sven-Erik Madsen Nina Andersen