Referat Ordinært bestyrelsesmøde. Torsdag, den 13. august 2015 Kl. 18:00 - Bemærk mødetidspunktet Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Refer Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 13. august 2015 Kl. 18:00 - Bemærk mødetidspunktet Mindegade 17A, Vejle

2 Refer: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL ORIENTERING FRA FORMANDEN SAGER TIL BESLUTNING... 3 A. GODKENDELSE AF REVISIONSPROTOKOL VEDR. SOMMERHØJSKOLEN... 3 B. KOMBINERET UDLEJNING SAGER TIL DRØFTELSE... 4 A. BOLIV VEJLE / BOLAB... 4 B. ENERGILEDELSESRAPPORT FOR C. OPFØLGNING PÅ KOMMUNIKATIONSSTRATEGI... 8 D. EKSTRAORDINÆRT REPRÆSENTANTSKABSMØDE SAGER TIL EFTERRETNING... 8 A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER... 8 B. REFERATER FRA ANDRE MØDER... 8 C. RESTANCER... 9 D. TOMGANG... 9 E. BYGGESAGER EVENTUELT MØDEKALENDER

3 Refer: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Hans Ole Olesen, Leif Rasmussen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Susanne Vestergaard, Sven-Erik Madsen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard, Kim Lassen samt inspektør Jens Kongerslev Inspektør Jens Kongerslev deltog i punkt 4B 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferet fra den sendt pr. mail den Møderefer blev godkendt og underskrevet. 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN BLs kreds 7 afholder kredsweekend den november 2015 i Billund. Temaet forventes blive effektiv drift. Formanden opfordrede til deltagelse i kredsweekenden. Når der kommer program vil der blive lavet samlet tilmelding. Det blev oplyst, nogle hovedbestyrelsesmedlemmer tager på kursus i regnskabs- og nøgletal i slutningen af august. Ledergruppen samt formanden tager på seminar via Almen Net omkring effektiv drift i september måned. Der blev givet en kort orientering omkring et møde angående en dagligvarebutik i nærheden af et af vore boligområder. 3. SAGER TIL BESLUTNING a. Godkendelse af revisionsprotokol vedr. Sommerhøjskolen I forbindelse med projekt Sommerhøjskole, som har været afviklet i Løget By er der udarbejdet en revisionserklæring med tilhørende revisionsprotokoll../. Revisionserklæring og revisionsprotokoll er vedlagt. Formandskabet indstiller Revisionsprotokollet for Projekt Sommerhøjskole godkendes Revisionsprotokollet blev godkendt og underskrevet.

4 Refer: Blad nr.: 4 b. Kombineret udlejning På hovedbestyrelsesmødet den 11. juni 2015 blev der orienteret om stus for projektet med Kombineret udlejning i Løget. Projektet kører i perioden 1. juni 2014 til 31. maj Den nuværende stus på bagrund af perioden 1. juli 2014 og frem til 30. juni 2015 viser, der ikke har været den forventede dækning af tomgangsleje, idet der alene i perioden er godtgjort i alt kr. set i forhold til et forventet årligt budget på kr. i år 1. Der vil derfor fremkomme et overskud på denne konto og der har derfor været en uformel henvendelse til Ministeriet for By-, Bolig og Landsdistrikter for høre om det er muligt, søge om en forlængelse af projektet eventuelt også en ansøgning om, overføre flere midler til konkret markedsføring af Løget. Der er besvaret bekræftende på dette og på denne baggrund indstiller formandskabet: kommunen opfordres til ansøge om en 1-årig forlængelse dvs. en forlængelse i perioden 1. juni 2016 til 30. juni 2017 og arbejdsgruppen for kombineret udlejning tager stilling til korrigeret budget ud fra en vurdering af forventet tomgangsleje og midler til yderligere markedsføring. Der blev spurgt ind til, hvorledes man håndterer sager med skilsmisse, hvis man bor i Løget. Hvis man er bolighavende i Løget kan man flytte internt i Løget også ved eventuel skilsmisse. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 4. SAGER TIL DRØFTELSE a. BoLiv Vejle / BOLAB A Tiden frem til 31. december 2016 I forlængelse af hovedbestyrelsesmødet den 11. juni 2015 blev det besluttet, John Lassen fra BoLiv Vejle skulle deltage i august møde for give uddybning af arbejdet med BoLiv Vejle og BOLAB. John Lassen har i mellemtiden fået nyt job fra 1. september 2015 og deltager derfor ikke i mødet. Som følge heraf vil der på mødet blive givet en stus for situionen med henblik på en drøftelse af det videre forløb. Hans Helge Andersen oplyste, der på nuværende tidspunkt ikke vil ske en nyansættelse. I stedet vil der blive aftalt opgaver med kommunen eller indkøbt ressourcer til de opgaver, der vil skulle laves. B Tiden efter 2016 Herudover har bestyrelsen den 16. juni 2015 holdt møde, hvor AABs formand fik mand til, på vegne af AAB, drøfte flere emner med borgmesteren og kommunaldirektøren:./. Refer fra møde den 16. juni 2015 er vedlagt. Hans Helge Andersen vil give en orientering fra mødet, der blev afholdt den 24. juni 2015.

5 Refer: Blad nr.: 5 Forum for koordinion og Udvikling har på sit møde den 29. juni 2015 drøftet sagen og besluttet indstille til Boligpolitisk Styregruppemøde, der udarbejdes forslag til en samlet ansøgning om prækvalifikion til Landsbyggefonden for perioden med udgangspunkt i den nuværende økonomiske ramme../. BoLiv Vejle har i samarbejde med Vejle Kommune udarbejdet et not, der vedlægges. Notet indeholder kort historik, stus på det boligsociale og boligstregiske samarbejde, oplistning af centrale bestemmelser der er vigtige for en ansøgning, muligheder og økonomisk ramme. På baggrund af dette not har Hans Helge Andersen, Ove Hansen og Knud Åge Thiemer holdt møde den 21. juli 2015 for få tydeliggjort AAB s holdning og dermed indstilling til Boligpolitisk Styregruppe, resultet heraf fremgår nedenfor under punkt C. Der er endvidere gennemført møde den 5. august 2015 med nogle af de øvrige organisionsformænd. Refer fra dette møde vedlægges. Boligpolitisk Styregruppemøde afholdes umiddelbart forud for hovedbestyrelsesmødet den 13. august 2015 og der vil blive orienteret om resultet af mødet. C Boligsocial helhedsplan i en kommende periode I Vejle Kommune er der en mangeårig tradition for samarbejde med den almene sektor. Siden midten af 90 erne har der ligget formelle samarbejdsaftaler med en eller flere almene boligorganisioner og dermed fælles målsætninger for indssen. Der har de sidste 20 år været boligsociale indsser i boligområderne Løget og Nørremarken, hvor Vejle Kommune og de berørte boligorganisioner har samarbejdet om fremme en positiv udvikling for boligområderne og dets beboere. I den nuværende bevilling, , fra Landsbyggefonden indgår 2 boligsociale helhedsplaner for henholdsvis Løget og Nørremarken. Helhedsplanen for Nørremarken dækker over 3 afdelinger fra AAB, Lejerbo og ØsterBO. Der er i dag 2 anste projektkoordinorer i begge områder samt 2 anste i Tjansen, der indgår i ansøgningen. Hver helhedsplan har en styregruppe bestående af repræsentanter fra de lokale afdelingsbestyrelser, kommunen og AAB s administrion. Begge helhedsplaner har gennemført en lang række aktiviteter under 5 indssområder, der er udvalgt i dialog med Landsbyggefonden. Børn, unge og familier Beboernetværk, inddragelse og demokri Sundhed og motion Image og kommunikion Uddannelse, beskæftigelse og erhverv. Finlandsparken har siden 2012 været på regeringens liste over særligt udste boligområder (det der populært kaldes ghetto-listen ) og Løget har også haft en enkelt periode på listen. Begge områder er desuden på listen over boligområder, der må anvende kombineret udlejning.

6 Refer: Blad nr.: 6 Jf. Reguliv fra Landsbyggefonden og Lister pr. den 1. december 2014 over særligt udste boligområder, er det kun Finlandsparken og Løget, der er udste boligområder i Vejle Kommune. (Løget er ikke længere på listen over særligt udste boligområder / ghettolisten, men på listen over kombineret udlejning. Vestbyen er ikke længere på listen over kombineret udlejning) Generelt er begge boligområder stadig præget af sociale udfordringer, der er større end gennemsnittet i Vejle Kommune særligt hvad angår tilknytning til arbejdsmarkedet, indkomst og uddannelsesniveau. Løget er eksempelvis det boligområde i Vejle med den laveste gennemsnitsindkomst. M.h.t. beskæftigelsen i den nuværende periode, så er der en svag positiv udvikling i form af et mindre fald i antallet af personer på sygedagpenge og førtidspensionister samt en mindre stigning i antallet af arbejdsløse med ledighed som eneste udfordring, hvilket vil sige, målgruppen er kommet tættere på arbejdsmarkedet. På samme måde er der et mindre fald i personer på offentlig forsørgelse og andelen af tilflyttere på offentlig forsørgelse er faldende i Løget, hvorimod det modste gør sig gældende i Finlandsparken. I forhold til uddannelsesniveau er der et fald i antallet af personer, der har grundskole som højeste fuldførte uddannelse, hvilket vil sige flere tager ungdomsuddannelser, hvilket i særlig grad gør sig gældende for de årige. I samme periode er der en mindre stigning i husstandsindkomst, hvilket dog stadig ligger langt under kommunegennemsnittet i begge boligområder. For begge områder gælder det dog, kriminaliteten og hærværksudgifter er faldet henover de sidste 5-6 år og særlig Løget har oplevet et væsentligt fald i antallet af sigtelser og kriminal retlige afgørelser. Slutteligt kan nævnes, andelen af børn og unge er meget høj i begge områder. Boligsocial helhedsplan fra og med 1. januar 2017 Ove, Knud og Helge indstiller til bestyrelsens godkendelse: AAB skal søge om boligsociale helhedsplan / -er for en periode fra og med den 1. januar 2017 betingelserne for en ansøgning er lokal indflydelse på afdelingsniveau på helhedsplan / -er en arbejdsgruppe bestående af de boligsociale medarbejdere i Finlandsparken / Nørremarken og Løget, afdelingsformændene Ove og Knud, Ulla, Vejle Kommune og Tommy, AAB udarbejder prækvalifikions merialet. Der er enighed om, førnævnte er de bedste til, give et bud på en prækvalifikion, der rykker. Lederen af Fællessekretariet Karen, tilknyttes gruppen som sekretær. Sekretæren er ansvarlig for orientering af Vejle Kommune og den / de berørte boligorganisioner s administrioner og hovedbestyrelser. Vejle Kommune er en vigtigt samarbejdspartner og har en stor rolle i forbindelse med prækvalifikionen, dette skal arbejdsgruppen til hver tid have for øje. Arbejdsgruppen indhenter de nødvendige faktuelle og økonomiske oplysninger hos den / de berørte boligorganisioner og Fællessekretariet under BoLiv Vejle organiseringen af helhedsplan / -er fra og med 1. januar 2017 organiseres som følger:

7 Refer: Blad nr.: 7 1) boligsociale medarbejdere tilknyttes de boligafdelinger, der får tildelt midler fra Landsbyggefonden, dette betyder, boligsociale flyvere ikke som ses som en realistisk mulighed. 2) der er lokale styregrupper / følgegrupper for de boligafdelinger / boligområder, der får tildelt midler fra Landsbyggefonden 3) der er en bestyrelse jf. regulivet fra LBF der har overordnede ansvar for helhedsplan / -er. Bestyrelsen sammensættes bredt hvilket betyder, boligpolitikkere på organisionsniveau fra de berørte boligorganisioner er medlemmer af bestyrelsen. Hans Helge Andersen uddybede indstillingen. Ansøgningen kan alene ske til udste boligområder og områder der er i nær tilknytning hertil. Udste boligområder i Vejle Kommune er Finlandsparken og Løget, afd. 41 og 42. På Nørremarken vil det være nurligt, Lejerbo og ØsterBO kommer med. Der skal igen søges om boligsociale helhedsplaner hvor de lokale boligpolitikkere er repræsenteret Bestyrelsen skal sammensættes bredt og der skal være boligpolitikkere på organisionsniveau i denne bestyrelse. Endvidere blev det tilkendegivet, såfremt boligafdelinger fra andre boligorganisioner ønsker, være med i en helhedsplan / partnerskabsaftale, skal disse selv undersøge om de kan være med heri. AAB skal ansøge om en ny helhedsplan for den kommende periode. Indstillingen blev drøftet og det blev bemærket, AAB er indstillet på både, lave 2 planer som i dag men også, det kan være en samlet plan for nuværende områder. Mht. til begrebet flyver var der enighed om, det vil kunne anvendes, hvis det alene dækker de nuværende helhedsplanes område og ikke områder, der falder uden for disse. Omkring ansættelse vil denne skulle ligge i boligforeningen, men ledelsesansvaret vil kunne uddelegeres til leder for helhedsplanen/-erne, så der skabes en tættere ledelsesmæssig kontakt til de boligsociale medarbejdere. En enig bestyrelse godkendte indstillingen med de faldne bemærkninger. b. Energiledelsesrapport for 2014 Inspektør Jens Kongerslev vil deltage i mødet og gennemgå den udarbejdede Årsopgørelse over ressourceforbruget i AAB for Den samlede udgift i 2014 for varme, el og vand beløb sig til 47,5 mill.kr. mod 47,5 mill.kr. i /. Årsopgørelse over ressourceforbruget i AAB 2014 er vedlagt. Jens Kongerslev gennemgik AABs årsopgørelse ressourceforbrug for Det blev bemærket, året 2014 var det varmeste år siden Danmark startede varmemålingerne i Varmeforbruget i AAB var i 2014 under landsgennemsnittet. Elforbruget i AAB er lidt over landsgennemsnittet.

8 Refer: Blad nr.: 8 Nøgletallene for vandforbrug viser AAB i 2014 ligger under landsgennemsnittet. Redegørelsen, der ikke gav anledning til bemærkninger, blev taget til efterretning. c. Opfølgning på kommunikionsstregi Med henvisning til den igangværende proces omkring kommunikionsstregi, laves en kort stus på forløbet indtil nu samt det videre arbejde herfra../. Der vedlægges opderet udkast til kommunikionsstregi samt forslag til 6 handleplaner. Formandskabet indstiller: udkastet til stregi og handleplaner drøftes, således der på mødet i september kan tages endelig stilling til stregien og hvilke handleplaner, der skal iværksættes. Hans Helge Andersen anbefaler, det modtagne meriale læses grundigt igennem og behandles på næste bestyrelsesmøde. Der var enighed om, stregi og handleplaner behandles på møde den 3. september d. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Der afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde tirsdag den 1. september 2015 hvor temaerne bliver den nye affaldshåndtering samt psykiske syge../. Udkast til dagsorden er vedlagt. Der var forud for mødet fremsendt et revideret udkast til dagsorden for det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Emner er den nye affaldshåndtering samt krav til internettet. Den reviderede dagsorden blev godkendt. 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referer fra afdelingsbestyrelsesmøder./. Referer fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 12,15, 17, 29, 37, 38, 41 og 42. Taget til efterretning. b. Referer fra andre møder./. Refer fra programudvalgsmøde /. Refer fra forretningsførermøde i BLs kreds /. Refer fra planlægningsmøde Flytte hjemmefra kursus

9 Refer: Blad nr.: 9./. Refer fra formandsmøde /. Refer fra MED-udvalgsmøde /. Result af urafstemning i afdeling /. Result af urafstemning i afdeling Taget til efterretning c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr. 21. juni 2015 og pr. 21. juli 2015./. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr. 30. juni 2015 og pr. 31. juli 2015./. Der vedlægges oversigt over lejeledighed, tab og indvundet afskrevne debitorer pr. 30. juni 2015 og pr. 31. juli 2015 Taget til efterretning d. Tomgang./. Der vedlægges oversigt over tomgang pr. 25. juni 2015 og 23. juli Taget til efterretning e. Byggesager./. Der vedlægges not om stus på byggesagerne Supplerende oplyste Steen R. Andersen, der er fuld gang i syns- og skønssagen. Ny besigtigelse er aftalt til den 2. september En skønsrapport forventes foreligge i slutningen af september. Der er indvielse af institutionen i Løget den 25. september I afdeling 17 er der fremsendt revideret stus til Landsbyggefonden. Prisen er højere, men Landsbyggefonden har foreløbig meldt ud, støtten kan øges med ca. 50 mill.kr. Der vil ske en revurdering af huslejefastsættelsen. Ved en foreløbig vurdering af projektet på nuværende stade skønnes det, projektet forts kan hænge sammen med den huslejestigning, som beboerne i sin tid godkendte. Endvidere er der i forbindelse med projektet arbejdet med en kommunikionsstregi over for beboerne. Der er modtaget et tilbud herpå. Muligheden for løsning af opgaven på anden vis, eksempel in house vil blive vurderet. Det er nødvendigt, beboerne i afdeling 17 får informion her og nu, hvorfor et nyhedsbrev udarbejdes hurtigst muligt. Afdeling 38 forventes afsluttet inden efterårsferien. I afdeling 26 er der modtaget et tilbud for færdigprojektering af tagudskiftningen fra Rambøll.

10 Refer: Blad nr.: 10 I forbindelse med infrastrukturpuljerne har der været afholdt positive møder med henblik på eventuelle samarbejdspartnere. Næste skridt er projekteringer af de tre projekter. Taget til efterretning. 6. EVENTUELT Hans Helge Andersen oplyste, der har været en kommunal henvendelse omkring muligt nybyggeri af studieboliger. Tommy Mølgaard oplyste, der arrangeres Vestby-vandringer i slutningen af august måned samt i september. Der vil blive afholdt møder med formændene i Vestbyen for finde ud af, om der skal etableres et forum med formændene fremadrettet, hvor de kan udveksle informioner omkring fælles aktiviteter og drøfte fælles udfordringer. I forbindelse med afløsning for vor beboerrådgiver, har der været holdt møde med en mulig samarbejdspartner, der kan varetage opgaverne og der forventes laves en endelig aftale indenfor kort tid, så der kan informeres ud til beboerne.

11 Refer: Blad nr.: MØDEKALENDER Hovedbestyrelsesmøde / energiledelse Ekstraordinært repræsentantskabsmøde kl. 15:00 Ekstraordinært hovedbestyrelsesmøde tema kommunikionsstregi Hovedbestyrelsesmøde Repræsentantskabsfest / studietur Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere Hovedbestyrelsesmøde / stregi Kredsweekend BL Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 21:10 Kim Lassen Referent Refer godkendt på bestyrelsesmøde den / Hans Helge Andersen Ove Hansen Hans Ole Olesen Formand Næstformand Leif Rasmussen Knud Aage Thiemer Susanne Vestergaard Sven-Erik Madsen