Referat Ordinært bestyrelsesmøde. Torsdag, den 04. september 2014 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 04. september 2014 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL ORIENTERING FRA FORMANDEN... 3 A. OPFØLGNING PÅ TV2 - REKLAME... 3 B. EKSTRAORDINÆRT AFDELINGSMØDE AFDELING C. INSTITUTION I LØGET SAGER TIL BESLUTNING... 4 A. VALG TIL TREFOR... 4 B. DEN SOCIALPSYKIATRISKE INDSATS SAGER TIL DRØFTELSE... 5 A. STATUS PÅ DRIFTEN... 5 B. EVALUERING AF TUREN TIL DOMEA FREDERIKSSUND... 6 C. ENERGILEDELSESRAPPORT D. VEDTAGNE OVERENSKOMSTER... 7 E. ÆNDRING AF JULEGAVESTØRRELSEN SAGER TIL EFTERRETNING... 8 A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER... 8 B. REFERATER FRA ANDRE MØDER... 8 C. RESTANCER... 8 D. TOMGANG... 8 E. BYGGESAGER EVENTUELT MØDEKALENDER

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Hans Ole Olesen, Leif Rasmussen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Susanne Vestergaard, Sven-Erik Madsen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen. Det blev markeret, at Hans Ole Olesen havde været medlem af AABs hovedbestyrelse i 20 år. Han indtrådte, som første suppleant, i bestyrelsen den 19. august Som tillæg til den udsendte dagsorden er tilføjet nyt punkt 3 b, Den socialpsykiatriske indsats. 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferatet fra den sendt pr. mail den 26. august Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN a. Opfølgning på TV2 - reklame På de to forudgående bestyrelsesmøder har der været drøftelser omkring TV2 reklame. Der gives en status herpå. På sidste møde blev der stillet spørgsmål til seertallet. TV2 har oplyst, at tallene passer. Der er taget skridt til en indledende dialog om en mindre omfordeling af de midler der er modtaget i forbindelse med Kombineret udlejning. Ministeriet er forespurgt om der kan ske en flytning af midler til at styrke den særlige markedsføringsindsats i Løget By og dermed give mulighed for at kunne give tilskud til en TV-kampagne i niveauet kr. Der er endnu ikke endelige udmeldinger fra ministeriet men de er indstillet på, at indgå i en dialog herom. Tommy Mølgaard oplyste, at der nu er tal fra Løget, der viser, at 11 ud af 24 tilbud til lejere, der har søgt boliger i Løget, er blevet afvist og dermed bliver tomgangslejen på disse lejemål dækket af midler fra ministeriet, men der skal fortsat ske forsøg på udlejning af disse bolgier også. Der var en kort drøftelse af hvorledes AABs andel af udgifterne til reklamer i TV2 finansieres Hans Helge Andersen tilkendegav, at der på ny skulle ses på markedsføringsbudgettet, med henblik på at finde pengene i budgettet 2014/2015. Af emner blev studiestartkampagnen, ramme for events, beboerdemokrater samt De gule Sider nævnt. Ledergruppen vil til mødet i oktober, fremkomme med oplæg til muligheder herfor.

4 Referat: Blad nr.: 4 b. Ekstraordinært afdelingsmøde afdeling 12 Der holdes et ekstraordinært afdelingsmøde den 3. september 2014, i afdeling 12, hvor beslutning fra afdelingsmødet i maj måned, omkring etablering af P-pladser i gården skal drøftes../. Indkaldelsen til mødet er vedhæftet. På det ekstraordinære afdelingsmøde blev det besluttet, at beslutningen om etablering af P- pladser i gården skal ved en urafstemning. c. Institution i Løget Der har, sammen med Vejle Kommune, været arbejdet med en løsning på institution i Løget By../. Der er udarbejdet et nyt økonomisk overslag. Overslaget er vedlagt../. Der er udarbejdet en budgetredegørelse for projektet. Redegørelsen er vedlagt. Forudsætninger der er indarbejdet i projektet er: at der ikke bliver opkrævet administrationsbidrag at AAB giver afkald på byggesagshonorar, jf. bekendtgørelsen at AAB giver afkald på bestyrelsesvederlag, jf. bekendtgørelsen Hans Helge Andersen gav en orientering om de afholdte drøftelser, der har været i forbindelse med ovenstående sag. Steen R. Andersen gav en redegørelse for forløbet, der bl.a. havde til formål at afklare spørgsmålet om hvorvidt projektet skal blive til noget eller ej. Der havde været spørgsmål om eventuelle uforudsete udgifter til fundering og vinterforanstaltninger samt belægninger omkring institutionen. Det afsatte beløb på til belægning, veje og stier udenfor institutionens område er derfor nu ændret til dækning af disse forhold. Ændringer i forhold til veje og stier udenfor vuggestuen indgår således i den samlede fysiske helhedsplan. Tommy Mølgaard oplyste, at kommunen havde stillet spørgsmål til størrelsen af kommunegarantiens størrelse og måden garantien beregnes på. Det blev oplyst, at det i henhold til byrådsgodkendelsen, er Vejle kommune skal afholde eventuelle merudgifter, da der blev stillet spørgsmål til eventuelle ekstraregninger. Kommunen vil være med hele vejen igennem projektet herunder byggemøder osv. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og på baggrund heraf, kan der arbejdes videre med sagen. 3. SAGER TIL BESLUTNING a. Valg til TreFor TreFor har på deres hjemmeside anvist hvorledes der opstilles kandidater til TreFors repræsentantskab. På mødet vil der blive givet en orientering fra møde, der afholdes 2. september /. Mail af 27. august 2014 er vedhæftet.

5 Referat: Blad nr.: 5 Der skal træffes beslutning om hvem og med hvor mange kandidater AAB skal opstille til valget til TreFors repræsentantskab. Hans Helge Andersen uddelte et kort referat fra afholdt møde den 2. september 2014 hos TreFor. AAB har ca. 500 fællesmålere, der vil kunne give ca. 5 medlemmer i repræsentantskabet. Det blev oplyst, at Vejle Kredsen har 38 repræsentantskabsmedlemmer hvoraf det kræver 7 stemmer for en plads i bestyrelsen. Følgende har tilkendegivet at de ønsker at stille op til TreFors repræsentantskab. Hans Ole Olesen, Knud Aage Thiemer, Susanne Vestergaard, Hans Helge Andersen, Ove Hansen, Steen R. Andersen samt Kim Lassen. b. Den socialpsykiatriske indsats Den Boligpolitiske Styregruppe (BPS) har på sit møde den 21. august 2014 besluttet, efter indstilling, at boligorganisationerne hver udpeger minimum 1 område som pilotområde fra deres organisation hvorefter BPS vælger 1-2 blandt forslagene, der skal være pilotområde. Formandsskabet indstiller at AAB udpeger Vestbyen f. eks. Skolegade, Mindegade, Haraldsgade, Valdemarsgade samt at hovedbestyrelsesmedlem, Susanne Vestergaard, der med sine faglige kompetencer vil være den rette AAB repræsentant med hensyn til kontakt til forvaltningens forebyggende medarbejdere En enig bestyrelse godkendte indstillingen. 4. SAGER TIL DRØFTELSE a. Status på driften Der gives en status på driften omfattende byggesager, økonomi, udlejning, markedsføring,./. Udarbejdet notat Status på driften, september 2014 er vedlagt. Steen R. Andersen gav en supplerende redegørelse til byggesagerne. I afdeling 17 har der været afholdt møde med afdelingsbestyrelsen, hvor der er givet status på byggesagen. Anlægsbudgettet har været gennemgået på ny, herunder omkostningssiden. I forhold til de første budgetter er renteniveauet nu mere gunstigt herunder også de afledte ydelser på realkreditlånene. Resultatet af revisionen viser, at projektet kan gennemføres inden for rammerne af den huslejestigning der blev vedtaget på det besluttende afdelingsmøde til trods for, at der er en merudgift.

6 Referat: Blad nr.: 6 Projektforslaget skal nu efter endelig bearbejdning forelægges Byggeudvalget, hvorefter det sendes til Landsbyggefonden, for vurdering af øget støtte. Det forventes at projekteringsprocessen derefter kan genoptages. I afd. 1 skal der ske en opfølgning med afdelingsbestyrelsen efter gennemførte lydmålinger, og mulighed for yderligere destruktive undersøgelser af køkkentårn. I afdeling 26 arbejdes der med lukning og forøgelse af de eksisterende altaner. Kim Lassen gav supplerende bemærkninger til økonomiafsnittet i Status på driften. Det blev oplyst, at de første huslejerestancer ca stykker, er sendt til advokatfirmaet Ladegaard og Rasmussen i Horsens. Tommy Mølgaard kunne oplyse, at der pr. 4. september samlet set er 60 tomme boliger hvoraf 44 er i afdeling 41 og 42 i Løget By. Der er lavet en aftale med Campus Vejle om udlejning af ungdomsboliger. I forbindelse med aftalen gives der en gratis opnotering fra AAB til alle de nuværende elever på Sports College og skolen sørger for, at de sker betaling af første års ajourføring. Aftalen har allerede medført udlejning af en række boliger i Bomuldsspinderiet og der er ønske om flere. En opgørelse af ventelisten pr. 4. september viser, at der er personer på ventelisten. Post Danmark gav ekstra synlighed og i perioden august 2014 blev der opnoteret 32 nye medlemmer via AABs hjemmeside. Kampagne Jo mere vi er sammen igangsættes i weekenden 6-7. september brochuren blev udleveret og det bemærkes, at kampagnen er rettet mod udlejning af tomgangsboliger og de vil hele tiden kunne følges på hjemmesiden ledige boliger. Status til driften blev taget til efterretning. b. Evaluering af turen til Domea Frederikssund Hovedbestyrelsen har sammen med teknisk afdeling og ledergruppen været på studietur til Domeas Servicecenter i Frederikssund. Der blev givet en orientering om hvorledes organisering i Servicecentret var blevet gennemført. Servicecentret havde ikke noget med udlejning og økonomi at gøre. Dette blev varetaget af Domea i København. Materialet fra studieturen er blevet udsendt via mail den 24. august Der skal ske en evaluering af turen. Der var enighed om, at det var en god og inspirerende tur, der gav idéer at arbejde videre med. Der var en opfordring til at arbejde videre med elektronisk syn og til at teknisk afdeling kunne lave en studietur og se dette i praksis. Der er en åben invitation fra Fælles Bo i Herning til at se elektronisk syn. Begrebet blå og grønne mænd blev drøftet. AABs varmemestre kan sidestilles med de blå mænd mens at de grønne mænd svarer til AABs ejendomsfunktionærer. Steen R. Andersen fortalte, at der er grobund i teknisk afdeling til at se på muligheder, men at det samtidig skal ses i en større sammenhæng. Teknisk afdeling vil gøre brug af invitationen.

7 Referat: Blad nr.: 7 c. Energiledelsesrapport 2013 Inspektør Jens Kongerslev har i lighed med tidligere år udarbejdet en Årsopgørelse over ressourceforbruget i AAB for Den samlede udgift i 2013 for varme, el og vand beløb sig til 47,5 mill.kr. mod 47,8 mill.kr. i /. Årsopgørelse over ressourceforbruget i AAB 2013 er vedlagt. Giver rapporten anledning til spørgsmål, kan disse sendes til Steen R. Andersen, der så vil samle op med svar på mødet. Der blev givet udtryk for, at det var en god rapport. Steen R. Andersen oplyste, at TreFor har hævet varmeprisen i januar med 11 pct. derudover hævet prisen yderligere midt på året, således at det i gennemsnit over året svarer til en stigning på 17 pct,. Taget til efterretning. d. Vedtagne overenskomster De overenskomster som Boligselskabernes Landsforening forhandler landsdækkende blev godkendt umiddelbart før sommerferien. Vedhæftet er overenskomsterne, for perioden , til orientering:./. Handel og kontor./. Faglig Puls./. Akademikere./. ESL AABs hovedbestyrelse giver ledergruppen mandat til forhandling af lokalaftaler, hvor de kommende lokalaftaler i højere grad afspejler de vilkår, der er gældende i de landsdækkende overenskomster som BL forhandler og at der skal ske en gennemgang af de gældende lokalaftaler med det formål at udluse historiske og traditionsbestemte vilkår, når disse holdes op mod den skete udvikling. AABs tillidsfolk indkaldes til møde for en orientering om baggrunden for hovedbestyrelsen mandat til ledergruppen til kommende forhandlinger af lokalaftaler. e. Ændring af julegavestørrelsen Der har været fremsat et ønske om at droppe de årlige påskeæg og i stedet for overføre beløbet til julegaverne. Susanne Vestergaard indstiller at påskeæggene afskaffes og i stedet for overføres beløbene herfra til køb af større julegaver

8 Referat: Blad nr.: 8 En enig bestyrelse besluttede at afskaffe påskeæggene og overfører beløbet til indkøb af større julegaver, svarende til en værdi af kr. 88,50 pr. person. Der var en kort drøftelse af muligheden for at kunne holde BL-kurser i eget regi, som følge af at priserne på BL-kurserne er blevet dyre. 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder./. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 08, 12, 15, 37 og 42 Taget til efterretning. b. Referater fra andre møder Ingen referater c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr. 21. august 2014./. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr. 28. august 2014./. Der vedlægges oversigt over lejeledighed, tab og indvundet afskrevne debitorer pr. 31. august 2014 Taget til efterretning. d. Tomgang./. Der vedlægges oversigt over tomgang pr. 31. august 2014 Taget til efterretning. e. Byggesager./. Der vedlægges notat om status på byggesagerne Notatet er indarbejdet i notat Status på driften, september 2014

9 Referat: Blad nr.: 9 6. EVENTUELT Hans Helge Andersen orienterede om, at Vejle Kommune har affaldsplan i høring. På vegne af boligorganisationerne i Vejle indsender AAB boligorganisationernes bemærkninger hertil. Bemærkningerne blev udleveret. Der var en kort drøftelse af muligheden for at samle boligområder i større enheder og på den måde udelukke personer, der kan volde problemer fra et boligområde. Hans Helge Andersen orienterede om, at Vikki er fratrådt fællessekretariatet BoLiv Vejle. Steen R. Andersen orienterede om, at ESL og AAB har afholdt møde hvor der er enighed om, at man er uenige omkring afregningen af feriepenge over for ejendomsfunktionærerne. Den fortsatte prces overgår nu til behandling i hovedorganisationerne BL og ESL. BRF Kredit har inviteret til Netværksmøde den 2. oktober 2014 i tidsrummet kl. 15:30 17:00 hos Green Tech i Lysholtparken. Mødet bliver afholdt i samarbejde med BRF Kredit, Boliv Vejle og Vejle Kommune. AAB vil deltage i mødet. Der blev givet en kort orientering om, at AABs EDB-servere, der er fra marts 2007 bliver, udskiftet, bl.a. for at sikre den fortsatte drift.

10 Referat: Blad nr.: MØDEKALENDER Hovedbestyrelsesmøde / driftsmøde Almene Boligdage i Bella Centret Tema: Hvordan skal vi bo i fremtiden? Formandsmøde Repræsentantskabsfest/studietur FællesBo Herning og Holstebro Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere afkastrapportering Hovedbestyrelsesmøde / strategimøde Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan / driftsmøde Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 21:00 Kim Lassen Referent Referat godkendt på bestyrelsesmøde den / Hans Helge Andersen Ove Hansen Hans Ole Olesen Formand Næstformand Leif Rasmussen Knud Aage Thiemer Susanne Vestergaard Sven-Erik Madsen