Referat Ordinært bestyrelsesmøde. Torsdag, den 3. april 2014 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 3. april 2014 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL ORIENTERING FRA FORMANDEN SAGER TIL BESLUTNING... 3 A. GODKENDELSE AF REVISIONSPROTOKOLLAT VEDR. SOMMERHØJSKOLE... 3 B. PROJEKT HYTTEBY SAGER TIL DRØFTELSE... 5 A. VENTELISTER... 5 B. MARKEDSFØRINGSTILTAG... 5 C. AFDELINGSMØDERNE MAJ D. KOMBINERET UDLEJNING SAGER TIL EFTERRETNING... 7 A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER... 7 B. REFERATER FRA ANDRE MØDER... 7 C. RESTANCER... 8 D. TOMGANG... 8 E. BYGGESAGER EVENTUELT MØDEKALENDER

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Hans Helge Andersen, Hans Ole Olesen, Leif Rasmussen, Knud Aage Thiemer, Ove Hansen, Susanne Vestergaard, Sven-Erik Madsen, Steen R. Andersen, Tommy Mølgaard og Kim Lassen. 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferatet fra den sendt pr. mail den 26. marts 2014 samt./. underskrift af forretningsordenen for hovedbestyrelsen Hans Ole Olsen tilkendegav, at han stemte imod valget til feriehusudvalget, dagsordenens punkt 3c. Referatet blev herefter godkendt og sammen med forretningsordenen underskrevet. 2. ORIENTERING FRA FORMANDEN Intet til orientering. 3. SAGER TIL BESLUTNING a. Godkendelse af revisionsprotokollat vedr. Sommerhøjskole I forbindelse med projekt Sommerhøjskole, som har været afviklet i Løget By er der udarbejdet en revisionserklæring med tilhørende revisionsprotokollat../. Det udarbejdede regnskab samt revisionsprotokollat er vedhæftet. Formandskabet indstiller at Revisionsprotokollatet for Projekt Sommerhøjskole godkendes Der blev stillet spørgsmål om økonomisk overskridelse. Det blev oplyst at overskridelsen ikke giver ændringer i tilskudsbeløbet men er dækket af yderligere tilskud fra andre. Regnskabet er efterfølgende blevet godkendt af ministeriet, idet de har fremsendt det resterende tilskudsbeløb. Revisionsprotokollen blev godkendt og underskrevet. b. Projekt Hytteby./. Der er nu udarbejdet et foreløbigt byggeregnskab for Projekt Hytteby, der vedlægges som bilag.

4 Referat: Blad nr.: 4 Byggeregnskabet viser, at det er gennemført indenfor de godkendte rammer, som hovedbestyrelsen vedtog på sit møde den 7. februar 2013, at arbejdet med Hyttebyen skulle fortsætte i henhold til den oprindeligt indgåede samarbejdsaftale med Vejle Kommune og Kirkens Korshær. Hovedbestyrelsen besluttede at, AABs tilskud, på kr., var en ramme med en maksimal stigning på 5% svarende til kr. eller i alt maksimalt kr.. I forhold til det oprindelige budget er der sket enkelte justeringer: 1. Af regnskabet fremgår det, at udgiften til Enca er forhøjet i forhold til budgettet, da Vejle Kommune, af momsstrategiske årsager, har afholdt udgifter til rådgiver, omkostninger i forbindelse med opsigelse af Enca-kontrakten samt øvrige advokatomkostninger. Endelig fratrækkes AABs tilskud på kr. i finansieringen. 2. Der har været enkelte medudgifter i forbindelse med sokler og fjernvarmeanlæg. Samtidig er der opnået besparelser i forbindelse med realkreditbelåningen. Efteråret og vinterens kraftige nedbør har vist, at der er opstået problemer med at afdræne området for vand, hvorfor det vurderes, at der vil være behov for foranstaltninger for yderligere afdræning af området. Udgiften til dette vil andrage kr. incl. moms. Det foreslås derfor at dette beløb medtages i byggeregnskabet. Det betyder, at AABs tidligere godkendte maksimale tilskud på kr. foreslås forhøjet med kr. til i alt kr. Det kan supplerende oplyses, at kommunen er ved at opgøre deres regnskab for byggemodningen og at der har været nogle ekstra regninger til bl.a. fjernvarmetilslutning og udstykning, som gør, at kommunen har haft en merudgift i forhold til deres budget på ca kr. efter at deres tilskud på kr. er fratrukket. Huslejen blev efter krav fra ministeriet fastlagt til kr. pr. måned og der vil derfor ikke umiddelbart være mulighed for at styrke driftsbudgettet, som derfor er uændret. En omkostning til krav om gasmålinger på ca kr. de første 2 år forventes dækket af kommunen. For AAB vil det vedlagte forslag til byggeregnskab indebære, at de allerede afholdte omkostninger til ENCA samt byggetilladelse i alt kr. er dækket af byggesagen Ledergruppen indstiller. At det det foreløbige udkast til byggeregnskab godkendes, og der afsættes yderligere kr. til ekstra drænforanstaltninger. AAB s tilskud foreslås således forhøjet med kr. Der blev givet en supplerende redegørelse omkring dræn. Det blev endvidere oplyst, at Vejle Kommune har givet accept til dækning af gasmålingerne. Det blev oplyst, at der er gang i udlejningen. Det foreløbige byggeregnskab blev taget til efterretning. Forhøjelsen af AAB s tilskud blev grundigt drøftet. Bestyrelsen godkendte forhøjelsen af tilskuddet.

5 Referat: Blad nr.: 5 4. SAGER TIL DRØFTELSE a. Ventelister I forlængelse af bestyrelsesmødet i december måned, er der udarbejdet forslag til konkrete tiltag for at styrke tilgangen til ventelisterne. På mødet vil ledergruppen gennemgå dele af Vejle Kommunes nye Bosætningsstrategi og relatere denne til nogle af AAB s egne tal. Efterfølgende vil ledergruppen give nogle tal for status på ventelisten og gennemgå nogle forslag til hvordan der kan ske en styrkelse af antallet af opskrevne og aktive på ventelisten../. Som bilag vedlægges notat vedr. Venteliste samt Vejle Kommunes bosætningsanalyse Ledergruppen indstiller, at emnet Ventelister drøftes i forhold til indsatsområder og prioriteringen af disse. Tommy Mølgaard gennemgik notatet samt Vejle Kommunes bosætningsanalyse for Notatet vedr. ventelister med aktuelle tiltag blev gennemgået med følgende bemærkninger: A. I forhold til aktuelle på ventelisten, er der udover de aktive ansøgere ca passive på ventelisten, der ønsker at bevare sin anciennitet. B. Forskellige former for pakketilbud til kommende medlemmer blev drøftet, det være sig både unge og ældre. Vigtigt er, at det overholder gældende lovgivning. C. Muligheden for generel gratis opnotering til ventelisten er ikke aktuel. Gratis opnotering vil alene kun være aktuel i forbindelse med kampagner. D. Muligheden for at minimere antallet af fremsendte tilbud til hver enkelt ansøger, bliver ikke begrænset, da der ikke er råd til at beskære antallet af tilbud. Dog kan ansøgerne motiveres til at målrette boligønskerne mere præcist. E. Der var fortsat enighed om, at fælles venteliste i Vejle ikke er aktuel. Endvidere er der ligeledes fra kollegaerne fra de øvrige boligorganisationer i Vejle, blevet tilkendegivet, at der ikke var interesse for en fælles venteliste. F. Der arbejdes på en ændret udformning af rykkeren til manglende betaling af ventelistegebyret med henblik på at opnå fastholdelse af medlemmerne. G. Målretning af markedsføring blev drøftet se næste punkt. b. Markedsføringstiltag Susanne Vestergaard og Hans Helge Andersen ønsker en drøftelse af en række markedsføringstiltag. Formålet er at øge kendskabet til AAB Vejle og dermed antallet af kunder hos AAB. Følgende tiltag foreslås: 1. Business Vejle på virksomhedsbesøg hos AAB

6 Referat: Blad nr.: 6 Business Vejle er en fusion af Vejle Erhvervsklub og Vejle Handelskammer alene erhvervsfolk. (AAB er medlem af Business Vejle) 2. City Vejle på virksomhedsbesøg hos AAB Hovedsagelig forretningsdrivende og byerhverv / banker o.l. (AAB er medlem af City Vejle) 3. Arrangerer Tour de Vejle for Vejle kommunes borgere En bustur for, tilmeldte, Vejlenser som vi har gjort med SF og S i forbindelse kommunalvalget i Øget fokus på de kommuner hvorfra tilflytterne kommer fra - Jf. VK s top ti liste kommer 12% (487 tilflyttere) fra Aarhus og 34 % (1.416 tilflyttere) fra Hedensted, Kolding og Fredericia d.v.s. 46 % fra det Østjyske Bybånd. Om tiltagene kan oplyses, at der økonomisk ligger et prisoverslag for pkt. 1, 2 og 3 på ca kr. inkl. moms, der overslagsmæssigt fordeler sig som følger: Buskørsel ca kr. inkl. moms (oplyst telefonisk) Drikkevare ca kr. inkl. moms Sandwich ca kr. incl. moms Formålet med såvel pkt. 1 som pkt. 2 er, at øge kendskabet til hele AAB, for virksomhedsejere og butiksindehavere. Et øget kendskab til AAB og det som AAB tilbyder, vil forhåbentlig betyde, at virksomhedsejere og butiksindehavere ved nyansættelser - kan oplyse hvilke muligheder der for en almen lejebolig i Vejle. Der er regnet med min. 35 personer pr. tur og max. 50 personer. Det er ikke muligt, at angive nogen effekt på tiltagene, inde gennemførelsen. Formået med pkt. 3 er at øge kendskabet til hele AAB hos vejlensere, der ikke er bosiddende i AAB s boliger. Et øget kendskab til AAB vil betyde, at AAB s image generelt, men forhåbentligt i boligområderne Finlandsparken og Løget vil blive forbedret. Der er også her regnet med min. 35. personer pr. tur og max. 50 personer. Det er ikke muligt, at angive nogen effekt på tiltaget, inden gennemførelsen. Der skal være en øget fokus på borgerne i top 5 kommuner i Vejle Kommunes Bosætningsanalyse 2013 Hvor kommer tilflytterne fra det er bl.a. fra de områder hvor der kan hentes kunder. Den øgede fokus kan ske ved anvendelse af tv reklamer hos TV Syd. Der nok ikke er mange borgere fra top 5 kommunerne, der besøger Lido Biografen. En analyse fra Lido Biografen kan være med til, at be- eller afkræfte forannævnte påstand. Ved anvendelse af et medie, der kan oplyse og dokumentere antal seere, vil betyde en målrettet indsats. Der er endnu ikke indhentet priser på et sådant markedsføringstiltag. Formandsskabet indstiller markedsføringstiltagene til drøftelse. Der var en drøftelse af de fremsatte forslag. Det blev aftalt, at der arbejdes videre med virksomhedsbesøg igennem Business Vejle og City Vejle. Opgaven gennemføres primært af Hovedbestyrelsen/afdelingsbestyrelsesmedlemmer med bistand fra administrationen.

7 Referat: Blad nr.: 7 Endvidere aftaltes det, at der indhentes yderligere materiale i forhold til tv reklamer via TV Syd, forinden beslutning om igangsætning tages. Hans Ole Olesen indhenter priser hos TV Syd samt sørger for videreformidling heraf til administrationen. Der var enighed om, at afvente bustur for vejlensere, indtil resultatet af virksomhedsbesøgene er kendte. c. Afdelingsmøderne maj 2014./. Oversigt over afdelingsmøderne i maj 2014 vedlægges. Af oversigten fremgår det hvilke ønsker de enkelte afdelingsbestyrelser har haft til dirigent til møderne../. Vedlagt er indkaldelse til det første ordinære afdelingsmøde i afdeling 53, Hytteby. Mødet afholdes den 24. april 2014, kl. 9:00. Dirigent i afdeling 50 bliver Leif Rasmussen. Taget til efterretning. d. Kombineret udlejning Der gives en status på kombineret udlejning på baggrund af beslutningen den 25. marts 2014 i Vejle Kommunes tekniske udvalg. Der blev givet en status på kombineret udlejning. Emnet er blevet politisk. De øvrige boligorganisationer i hele Vejle kommune skal ligeledes have mulighed for at drøfte kombineret udlejning. Det forventes, at den endelige beslutning træffes i Byrådet medio maj 2014 og at alle boligorganisationer i Vejle Kommune er med i aftalen om anvisning. Bestyrelsen er enige i, at der arbejdes for en aftale der omfatter alle boligorganisationer i Vejle Kommune. 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder./. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 1,8,15,17,26,29,37,42 og 44. Fremhævet blev referatet fra afdeling 29, hvor eventuel deltagelse i en mulig ny helhedsplan efter år 2016 blev bemærket. Taget til efterretning. b. Referater fra andre møder Referat fra møde i feriehusudvalget den 4. marts 2013 og 13. oktober 2013 Referat fra møde i Aktivitetsfonden den 7. november 2013

8 Referat: Blad nr.: 8 Referat fra formandsmøde den 11. marts 2014 Referat fra MED-udvalgsmøde den 13. marts Referat fra forretningsførermøde i BL 7. kreds den 12. marts 2014 Referat fra møde i feriehusudvalget i 2014 blev efterspurgt. I forhold til referatet fra MED-udvalgsmødet, blev det bemærket, at der er medarbejdere der udviser symptomer på stress. Hovedbestyrelsen udtrykte bekymring for sygefraværet og stresssymptomer hos nogle medarbejdere. Det blev oplyst, at der er igangsæt en proces, der skal afdække forholdet. Hovedbestyrelsen gav fuld opbakning til løsning af forholdet og bad om, løbende at blive orienteret om forløbet. Taget til efterretning. c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr. 21. marts 2014./. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr. 27. marts 2014 Taget til efterretning, med bemærkning om, at debitorpolitikken herunder behandling af afskrevne debitorer tages op på et senere møde. Det kunne konstateres, at udgifterne ved behandling af afskrevne debitorer ikke modsvares af tilsvarende indtægter. d. Tomgang Der vedlægges oversigt over tomgang pr. 24. marts 2014 Taget til efterretning. e. Byggesager./. Der vedlægges notat om status på byggesagerne Steen R. Andersen gav en supplerende redegørelse omkring fundet af efterladenskaber fra skadedyr i en af blokkene i afdeling 41. Forholdet er undersøgt og der er fra Vejle Kommunes skadedyrsbekæmper modtaget en tilbagemelding på, at der ikke skal foretages yderligere miljømæssige foranstaltninger i forhold til det der aktivt foretages. Forholdet bliver fulgt tæt. Der har i afdeling 42 været afholdt åbent hus i længehusene, hvor der var mulighed for at se de nye badeværelser. Det åbne hus har givet anledning til forskellige spørgsmål omkring indretningen af de nye badeværelser. De modtagne bemærkninger drøftes med byggeudvalget, med henblik på at afklare behovet for eventuelle justeringer. I afdeling 17 er ny projektleder, fra COWI, for den kommende renovering blevet præsenteret. Hovedbestyrelsen har tidligere givet tilsagn om støtte på kr til et Phd. projekt i Løget.

9 Referat: Blad nr.: 9 Der var forudsat tilskud fra fonde, men dette er ikke gået igennem. Landsbyggefonden er blevet forespurgt om tilskud og der er netop blevet meddelt accept om et øget driftstilskud/driftslån til byggesagerne i Løget By således, at projektet kan igangsættes. Der har været afholdt møde om kickstart i projekt Fremtidens Forstæder. Dette synes ikke lige at være først for. Taget til efterretning. 6. EVENTUELT Beslutning om kursus for bestyrelsen blev kort drøftet. Der er stadig enkelte pladser til kredsvalgmødet den 9. april 2014, der er pt. 12 personer tilmeldt. Der er modtaget en henvendelse om mulig køb af en grund, hvor der kan bygges op mod m2 almindelige boliger. Tommy Mølgaard orienterede kort om skolehjemsboliger i forhold til Syddansk Erhvervsskole. Tommy Mølgaard orienterede om det sidste nye tilbud fra You See Bland Selv pakker. AAB har meddelt You See, at det nye tiltag ikke p.t. bliver tilbudt AABs lejere. Som følge deraf er ikrafttræden af beslutningen om beboernes betaling for pakkeskift ændret fra 1. juli 2014 til 1. august 2014, således, at beboerne bliver varslet herom med tre måneder.

10 Referat: Blad nr.: MØDEKALENDER Hovedbestyrelsesmøde / strategimøde BL Kreds 7, Kredsvalgmøde, Hotel Scandic i Kolding Hovedbestyrelsesmøde / tema boligsociale indsatser Hovedbestyrelsesmøde / driftsmøde Introkursus Formandsmøde Hovedbestyrelsesmøde / energiledelse året Hovedbestyrelsesmøde / driftsmøde Almene Boligdage i Bella Centret Tema: Hvordan skal vi bo i fremtiden? Ekstraordinært repræsentantskabsmøde September 2014 Repræsentantskabsfest/studietur Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere afkastrapportering Hovedbestyrelsesmøde / strategimøde Hovedbestyrelsesmøde / markedsføringsplan / driftsmøde Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 21:40 Kim Lassen Referent Referat godkendt på bestyrelsesmøde den / Hans Helge Andersen Ove Hansen Hans Ole Olesen Formand Næstformand Leif Rasmussen Knud Aage Thiemer Susanne Vestergaard Sven-Erik Madsen