Referat Ordinært bestyrelsesmøde. Torsdag, den 6. oktober 2016 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

Transkript

1 Referat Ordinært bestyrelsesmøde Torsdag, den 6. oktober 2016 Kl. 17:30 Mindegade 17A, Vejle

2 Referat: Blad nr.: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL ORIENTERING FRA FORMANDEN SAGER TIL BESLUTNING... 3 A. FRIVILLIGHEDENS PRIS... 3 B. BESTYRELSESEVALUERING... 4 C. TREPARTSAFTALE OPRETTELSE AF ELEVSTILLING... 4 D. UDLEJNING AFDELING 41 OG E. MØDEPLAN FOR ÅRET F. UDVIDELSE AF LÅNERAMME TIL INDIVIDUELLE FORBEDRINGSARBEJDER... 6 G. VEJLE KOMMUNE HAR ANMODET AAB OM OPFØRELSE AF 40 ALMENE FAMILIEBOLIGER... 6 H. MØDE EFFEKTIV DRIFT SAGER TIL DRØFTELSE... 7 A. AFRAPPORTERING FOR KAPITALPLEJEN... 7 B. EMNER TIL HOVEDBESTYRELSENS ÅRSBERETNING... 8 C. EVALUERING AF REPRÆSENTANTSKABSTUR... 8 D. EVALUERING AF EKSTRAORDINÆRT REPRÆSENTANTSKABSMØDE SAGER TIL EFTERRETNING... 9 A. REFERATER FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDER... 9 B. REFERATER FRA ANDRE MØDER... 9 C. RESTANCER... 9 D. TOMGANG... 9 E. BYGGESAGER F. ÅRSREGNSKAB G. PLAN OMKRING BOLIVVEJLE OG BOLIGSOCIAL HELHEDSPLAN H. SELVRISIKO LEJERE VED BRAND I. ORIENTERING OM JAGTEN PÅ FÆLLESSKABET J. AFGØRELSE PÅ REST GRUNDKAPITAL AFD K. INSPEKTØRS DECENTRALE ARBEJDE I AFDELING 41 OG EVENTUELT MØDEKALENDER

3 Referat: Blad nr.: 3 Deltagere: Afbud: Hans Helge Andersen, Ove Hansen, Knud Aage Thiemer, Leif Rasmussen, Sven-Erik Madsen, Steen Dall-Hansen og Kim Lassen samt Annemette Jeppesen og Tim Rønsholt Thomsen fra Middelfart Sparrekasse, Claus Jørgensen, Nykredit samt Lars Harpsø og Jan Hovmand-Olsen fra Sydbank. Hans Ole Olesen, Nina Andersen. Kim Lassen samt Annemette Jeppesen og Tim Rønsholt Thomsen fra Middelfart Sparrekasse, Claus Jørgensen, Nykredit samt Lars Harpsø og Jan Hovmand-Olsen fra Sydbank. deltog i dagsordenens punkt 4 a. 1. GODKENDELSE AF PROTOKOL Godkendelse af mødereferatet fra den 11. august 2016, der er udsendt den 21. september ORIENTERING FRA FORMANDEN./. Der er modtaget invitation samt program, som vedlægges, til 7. kreds weekendkonference 2016, som afholdes på Hotel Legoland i Billund den 4. og 5. november De som ønsker at tilmelde sig, skal henvende sig til Margit. Ved tilmelding senest den skal oplyses om man ønsker overnatning, ønsker frokost og hvilken workshop man ønsker at deltage i. Formanden deltager i BL s fremtidsstudie beboerdemokrati/fremtidens boformer/effektivisering/finansiering. Formanden deltager i strategiarbejdet i Boliv. 3. SAGER TIL BESLUTNING a. Frivillighedens Pris I forlængelse af bestyrelsesmødet den 3. marts 2016, hvor afholdelsen af repræsentantskabsmødet i februar blev evalueret, blev der stillet spørgsmål til om uddelingen af Frivillighedens Pris skal ske på det ordinære repræsentantskabsmøde eller om det skal være et andet tidspunkt. Bestyrelsen besluttede dengang, at emnet skulle tages op senere. På bagrund heraf bedes bestyrelsen tage stilling til tidspunktet for uddeling af Frivillighedes Pris../. Til orientering er vedlagt vedtaget kommissorium for Frivillighedens Pris.

4 Referat: Blad nr.: 4 Formandskabet indstiller: At Frivillighedens Pris uddeles på de ordinære repræsentantskabsmøder Der indkøbes pokal til erindring. Sven-Erik Madsen står for indkøb på bestyrelsens vegne. b. Bestyrelsesevaluering Med stadig større krav til boligorganisationerne om effektiv styring, innovation og strategisk ledelse, bliver ledelsesopgaverne mere komplekse. Det stiller krav til organisationsbestyrelserne. Med en bestyrelsesevaluering kan organisationsbestyrelsen på en systematisk og konstruktiv måde se indad på egen praksis og egne resultater og herigennem identificere udviklingsbehov og -potentialer. Bestyrelsesevalueringen er således et redskab til læring og herigennem udvikling af bestyrelsesarbejdet../. BL s tilbud vedlægges. Den samlede pris for evalueringspakken er kr. excl. moms + transportomkostninger. Formandskabet indstiller: At hovedbestyrelsen tager stilling til, om at der skal foretages en bestyrelsesevaluering. Steen Dall-Hansen tager kontakt til BL med hensyn til processen herfor. c. Trepartsaftale oprettelse af elevstilling Den 19. august 2016 meddelte Regeringen og arbejdsmarkedets parter, at der var indgået en trepartsaftale om tilstrækkelig og kvalificeret arbejdskraft i hele Danmark. Med aftalen forpligter arbejdsgiverne sig på at oprette ekstra praktikpladser, så det bliver mere attraktivt for unge at tage en erhvervsuddannelse. Der er udarbejdet en positivliste over de uddannelser, der er omfattet af ordningen og her er anført handels- og kontoruddannelser med specialer. Der udarbejdes et økonomisk incitament for virksomhederne til at etablere flere praktikpladser ved at indføre et bidrag (Arbejdsgivernes Uddannelses Bidrag - AUB-bidrag), der entydigt belønner de virksomheder, der bidrager til at uddanne faglært arbejdskraft og omvendt pålægger de virksomheder, der ikke bidrager med at uddanne, et større ansvar for den samlede finansiering af AUB. Hver virksomhed vil senere modtage et brev med en forskudsberegning af virksomhedens praktikpladsregnskab med en forventet præmie eller et forventet merbidrag.

5 Referat: Blad nr.: 5 Der er nedsat en arbejdsgruppe, der skal fremlægge forslag for grundlaget for den fremtidige model for bl.a. det praktikpladsafhængige bidrag AUB. Dette arbejde skal afsluttes senest udgangen af oktober Fremadrettet er det besluttet, at der skal ske en større refusion til arbejdsgiver i elevernes skoleperioder. I forbindelse med fastlæggelse af det kommende budget for foreslås, der udarbejdet to beregninger: 1. Et hvor AAB opretter en elevstilling og 2. Et, hvor der ikke oprettes en elevstilling. Direktøren indstiller: At punktet drøftes, men at der først tages endelig stilling i forbindelse med budgetlægningen. d. Udlejning afdeling 41 og 42 I forbindelse med de vanskeligheder, der gennem en årrække har været med at udleje boliger i Løget, er der blevet igangsat forskellige tiltag for at fremme udlejningen. Det er nu i september 2016 muligt, at der ikke længere er tomgangsboliger i Løget der ikke er udlejet, Det overvejes derfor om følgende tiltag skal indstilles. I september 2014 blev igangsat en kampagne Jo flere vi er sammen, hvor AAB s lejere blev opfordret til at finde nye lejere til AAB s tomgangsboliger, hvilket ville udløse en kontant bonus til vedkommende plus et bidrag til den konkrete afdeling. Der er kun meget få, der har gjort brug af ordningen men den foreslås videreført, da den alene kan bruges i det tilfælde, hvor der er en tomgangsbolig og i den situation vil det være en gevinst, at opnå udlejning, hvor omkostningen vil opvejes af en reduktion i tomgangslejen. I januar 2016 blev der iværksat to kampagner: 1. en fortrydelsesret, som gav en ny lejer mulighed for indenfor den første måned, at fraflytte sit lejemål og få sit indskud og den betalte husleje retur og der skulle alene betales for en nødvendig istandsættelse. Der er 3 lejere, der har benyttet denne ordning, som betragtes som omkostningsneutral, da tilbuddet ikke udløser ekstra omkostninger. 2. et tilbud om 5 timers praktisk hjælp eller rengøringshjælp, som skulle anvendes senest 3 måneder efter indflytningen. Det blev i juni 2016 besluttet, at tilbuddet skulle gælde i resten af Det var forventet, at 30-40% ville gøre brug af tilbuddet, men det har vist sig at lige godt halvdelen har gjort brug af tilbuddet.

6 Referat: Blad nr.: 6 Der var afsat et samlet budget for 2016 på i alt kr. og pr. den 19. september 2016 har der været samlede omkostninger på kr. Dvs. at der er et restbudget på ca kr. Direktøren indstiller: At de beskrevne tiltag, bortset fra kampagnen Jo mere vi er sammen ophører med virkning fra tilbud, der fremsendes efter hovedbestyrelsesmødet den 6. oktober e. Mødeplan for året 2017 Der er udarbejdet udkast til mødeplan for hovedbestyrelsens møder for kalenderåret 2017, som./. vedlægges. Det foreslås, at møderne i 2017 starter kl. 17:00. Mødeplan for 2017 indstilles til godkendelse. NB.: Hovedbestyrelsesmødet den ændres til Efter frist for indkomne forslag til repræsentantskabsmødet vurderes det, om der er behov for et ekstraordinært bestyrelsesmøde. f. Udvidelse af låneramme til individuelle forbedringsarbejder Som udløber af Landsbyggefondens henvendelse omkring vort regnskab for 2015, omkring regnskabsmæssig behandling af lån til afdelingerne til individuelle forbedringsarbejder, indstilles det, At lånerammen til formålet hos Middelfart Sparekasse udvides fra de nuværende 45 mio.kr. til fremover 50 mio.kr../. Formanden orienterede bestyrelsen om de ændrede rentesatser. Bilag vedhæftes referatet. g. Vejle Kommune har anmodet AAB om opførelse af 40 almene familieboliger På et møde med Vejle Kommune den 29. september 2016 med deltagelse af bl.a. borgmester Arne Sigtenbjerggaard og kommunaldirektør Niels Ågesen, er AAB blevet anmodet om opførelse af 40 almene familieboliger efter bekendtgørelse nr. 403 om etablering af familieboliger, som kan forbeholdes flygtninge. Boligerne ønskes opført hurtigst muligt på eksisterende friarealer i afd. 26, Skolegade.

7 Referat: Blad nr.: 7 Kommunen ønsker ikke at anvende deres anvisningsret, hvilket betyder at familieboligerne skal udlejes efter de alment gældende retningslinjer for udlejning af boliger i AAB. Det kan oplyses, at der forud for mødet har været afholdt møde med afdelingsbestyrelsen i afdeling 26, ligesom det er aftalt, at der er nyt møde mandag den 3. oktober 2016 kl , således afdelingsbestyrelsens holdning vil kunne foreligge til hovedbestyrelsens behandling af sagen. Hovedbestyrelsen skal på mødet tage stilling til opførelsen af de 40 almene familieboliger. Det er aftalt med hovedbestyrelsesformand Hans Helge Andersen, at der tirsdag den 4. oktober 2016 fremsendes et beslutningsgrundlag i forhold til bestyrelsens behandling af sagen den 6. oktober Bilag, som er eftersendt til hovedbestyrelsen, indeholder indstilling til punktet. Godkendt, at der arbejdes videre med projektet. Der udarbejdes budget til behandling på hovedbestyrelsesmøde november På dette møde tages der endelig stilling til projektet. h. Møde Effektiv Drift I efteråret træder den nye aftale i kraft imellem BL, KL og regeringen om en fortsat effektiv drift af de almene boliger. BL s Almennet tilbyder møder vedr. effektiv drift. Pris: kr. Varighed ca. 3 timer../. Program for møde samt forslag til datoer vedlægges. Formandskabet indstiller At kurset tilbydes AAB s hovedbestyrelse, AAB s administrative ledelse og AAB s afdelingsformænd. hovedbestyrelsen beslutter, at kurset tilbydes omkostningsfrit til afdelingsbestyrelsesformændene dato/datoer besluttes Gennemføres den Hans Helge tager kontakt til BL og er ansvarlig for det praktiske. 4. SAGER TIL DRØFTELSE a. Afrapportering for kapitalplejen

8 Referat: Blad nr.: 8 Repræsentanter fra de tre kapitalforvaltere, Nykredit asset management, Sydbank samt Middelfart Sparekasse er inviteret til afkastrapportering for kapitalplejen i AAB for regnskabsåret 2015/16 opgjort pr. 30. september I det omfang materiale fra de enkelte kapitalforvaltere er modtaget inden mødet, vil dette blive udsendt til hovedbestyrelsen. Fra Nykredit asset management deltager Claus Jørgensen Fra Sydbank deltager Lars Harpsø og Jan Hovmand-Olsen Fra Middelfart Sparekasse deltager Tim Rønsholt Thomsen og Annemette Jeppesen Kapitalforvalterne er inviteret på spisning efter fremlæggelsen, Materiale var udsendt af økonomichef Kim Lassen inden bestyrelsesmødet. b. Emner til hovedbestyrelsens årsberetning Der ønskes en drøftelse af hvilke emner der skal på hovedbestyrelsens næste årsberetning for 2015/2016 samt uddeling af hvem der skriver hvad. Frist for aflevering af skriv til den skriftlige beretning er den 14. november /. Sidste års emner er vedhæftet. Hans Helge: Repræsentantskab og bestyrelse Afdelingsmøder Styringsdialogen Ove: Knud Aage: Leif: Udlejningstiltag Kombineret udlejning Anvisning af flygtninge Ledige boliger Boligsociale helhedsplaner Bolignetværk Sven-Erik: c. Evaluering af repræsentantskabstur Formand Hans Helge Andersen ønsker en evaluering af den netop afholdte repræsentantskabstur den 24. september Generelt positive tilbagemeldinger. d. Evaluering af ekstraordinært repræsentantskabsmøde

9 Referat: Blad nr.: 9 Der har været afholdt ekstraordinært repræsentantskabsmøde tirsdag den 1. september 2016, hvor juridisk konsulent hos BL, Jacob B. Madsen, orienterede om de muligheder de digitale værktøjer giver i forbindelse med afvikling af afdelingsmødet, og informerede ligeledes om de nye regler og særlige vilkår, loven nu åbner op for. Efterfølgende holdt journalist Jesper Sørensen foredrag om tidligere regionsformand Carl Holst. Titlen på foredraget var storhed og fald../. Referat fra repræsentantskabsmødet vedlægges. Der laves en evaluering af repræsentantskabsmødet for at vurdere, om der skal fortsættes med temamøder som dette. Næste år planlægges på tilsvarende arrangement med effektivisering som tema. Vestbyens lokalråd kan også være et tema. 5. SAGER TIL EFTERRETNING a. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder./. Referater fra afdelingsbestyrelsesmøder i afdelingerne 01, 08, 12, 17, 26 og 44. b. Referater fra andre møder./. Referat fra MED-udvalgsmøde /. Referat fra møde med sikkerhedsrepræsentanterne c. Restancer./. Der vedlægges oversigt over huslejerestancer pr /. Der vedlægges oversigt over flytterestancer pr /. Der vedlægges oversigt over lejeledighed, tab og indvundet afskrevne debitorer pr d. Tomgang./. Der vedlægges oversigt over tomgang pr

10 Referat: Blad nr.: 10 e. Byggesager./. Der vedlægges notat om status på byggesagerne f. Årsregnskab 2015./. Svarskrivelse til LBF fremsendt den 16. september 2016 er vedlagt. Svarskrivelsen har tidligere været udsendt til bestyrelsen den16 september Landsbyggefonden har besvaret vor henvendelse den 21. september Landsbyggefondens svar har været udsendt til bestyrelsen den 22. september Svaret fra Landsbyggefonden har været drøftet med revisionen og har ikke givet anledning til yderligere bemærkninger. g. Plan omkring BolivVejle og boligsocial helhedsplan./. Vedlagt notat, der kort beskriver forlængelsen af de nuværende helhedsplaner incl. Boliv og arbejdet med at udarbejde den endelig ansøgning til Landsbyggefonden for perioden , hvor Lone Myrhøj er ansat som boligsocial leder samt opgaven med at varetage opgaverne på Nørremarken i en overgangsperiode til ny medarbejder kan ansættes. h. Selvrisiko lejere ved brand./. Notat vedlægges. i. Orientering om Jagten på fællesskabet./. Notat vedlægges, der kort beskriver forløbet i forhold til BL s 7. kreds opfordring til at indgå i et projekt, som handlede om at lave et demokratiforløb for 10 forskellige 6. klasser fra folkeskoler i kredsen. j. Afgørelse på rest grundkapital afd. 50./. Vejle Kommunes afgørelse af vedlægges og AABs anmodning er ikke imødekommet.

11 Referat: Blad nr.: 11 k. Inspektørs decentrale arbejde i afdeling 41 og 42 Inspektør John Spælling Kristensen vil forsøgsvis, i en periode på udvalgte dage, ikke være på kontoret i træffetiden. I stedet vil John Spælling Kristensen anvende tiden i Løget by. De dage, hvor John således ikke er på kontoret i træffetiden, varetages beboerbetjeningen af de øvrige inspektørkolleger../. Notat vedlægges. 6. EVENTUELT Formanden nævnte notat fra udlejningschef Tommy Mølgaard om deludlejning af bolig.

12 Referat: Blad nr.: MØDEKALENDER Repræsentantskabsfest / studietur Hovedbestyrelsesmøde / kapitalforvaltere Hovedbestyrelsesmøde / strategi BL Kredsweekendkonference Hovedbestyrelsesmøde / bemærk ændret dato Markedsføringsplan / driftsmøde / debitorer / forslag til vedtægtsændringer Formandsmøde Juleafslutning, kl Mødet slut kl. 21:15 Steen Dall-Hansen Referent Referat godkendt på bestyrelsesmøde den / Hans Helge Andersen Ove Hansen Leif Rasmussen Formand Næstformand Knud Aage Thiemer Sven-Erik Madsen