PC'er til Roskilde Kommune

Transkript

1 PC'er til Roskilde Kommune Generell Informasjon Versjon 4 Url Konkurranse type: Anbudskonkurranse Dato for offentliggjørelse :44 Tilbudsfrist :00 Endret dato :44 Åpningsdato :00 Oppdragsgiver Firma Roskilde Kommune, Ejendomme og Indkøb Adresse Rådhusbuen 1 Postnr/By 4000 Roskilde Danmark Versjonsendringer Rettelsesblad nr. 02 er blevet tilføjet til materialet Side 1 av 13

2 Beskrivelse Roskilde Kommune udbyder levering af PC'er til hele kommunen i EU-udbud. Udbuddet vedrører levering og service af stationære og bærbare pc er, til Roskilde Kommune herefter kaldet Udbyder. Efter udbuddets afslutning indgås kontrakt med én virksomhed, af aftaletypen eneleverandøraftale, dvs. obligatorisk samhandelsaftale mellem én leverandør og Udbyder. Rammekontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Samtidig med indlevering af tilbud ønskes indleveret demo-pc er, som evalueres som beskrevet i afsnit 2.14 i udbudsmaterialet. Roskilde kommune står over for en udskiftning af alle standard pc er på både det administrative område og skoleområdet. Den samlede omsætning af produkter, omfattet af udbuddet, forventes i kontraktperioden at udgøre. Stationær pc: Bærbar pc: stk stk. De anførte antal skal betragtes som vejledende, og Udbyder forpligter sig ikke til af aftage tilsvarende antal i den forestående kontrakt. Bemærk venligst, at der er foretaget ændringer i udbudsmaterialet i forhold til det udbudsmateriale, der blev offentliggjort den 24. oktober Procedure: For at deltage i opgaven indsættes dette link i din internet browser: Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: Meld din interesse. Såfremt du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S skal du udfylde en registrering af dit firma. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. Efter du har meldt din interesse skal du oprettes i Mercell dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer. Procedure: Please press this hyperlink to participate in the tender: Press the ikon Meld din interesse at the top of the page in order to register company. If you do not have a license to Mercell you must fill out the registration formular. This registration is mandatory and free of any charges. After being approwed by Mercell you will receive username and password to this process is manual and is done within normal working hours. In the meantime, you can download the documents on the tender. The rest of the process is performed in danish. CPV koder Kode Beskrivelse Personlige Datamaskiner (PC) Tilleggsinformasjon Dato Navn Beskrivelse Side 2 av 13

3 :40 Svar på spørgsmål af 19. og 20. januar 2012 Udbud af PC er til Roskilde Kommune Spørgsmål og svar af Spørgsmål 1: Det er tilbudsgivers vurdering at ingen producent vil kunne opretholde samme model i kontraktens løbetid. Årsagen skyldes at alle modeller i markedet, som opfylder udbyders krav omkring holdbarhed og ydelse, alle tilhører kategorien af bærbar- og pc-serier, som er udviklet med henblik på lav Total Cost of Ownership. Sådanne serier produceres i faste produktionsroadmaps, der som standard ikke er under 12 måneders varighed og ikke varer længere end 15 måneder, hvorefter de erstattes af lignende modeller indenfor samme serier, som vil være optimeret med ny teknologi, oftest mere strømbesparende CPU s og deraf nyere chipsets med ændringer i image til følge. I forhold til udbuddets tidshorisont skal der forventes op til 2 af sådanne model skift i kontraktperioden, da sidste indtroduktion af modeller foregik i marts 2011, som følge af introduktion af nye CPU s. Første vil ankomme i perioden April Juli/august 2012 og forventeligt igen måneder efter. For kontraktuelt at kunne håndtere dette branche forhold og samtidigt minimere antallet af modelskift anbefales følgende 2 præcisseringer medtaget i kontrakten: 1) Under Kravspecifikation "Bærbare og stationære pc er" udbygges anden sætning med (Markeret i kursiv) "CPU' erne i de tilbudte maskiner skal være introduceret på markedet efter 1/ og tilbudte modeller, samt eventuelle fremtidige efterfølgere skal produceres i faste roadmaps af minimum 12 måneders varighed og være indenfor samme serie" 2) Under Udbudsmaterialet 5.12 paragraf 12: Tilbudsgiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at udskifte de(n) tilbudte model(ler) i tilfælde af at de(n) oprindeligt tilbudte produktmodel(ler) udgår af produktion i henhold til fastlagte produktionsroadmap og deraf forsvinder af Tilbudsgivers produktsortiment. Ethvert ønske om en generel produktudskiftning, som følge heraf, skal aftales skriftligt parterne imellem. Tilbudsgiver skal tilstræbe sig til at informere om kommende produktudskiftning, så snart naturlig ertatning indenfor samme serie kendes senest 60 dage inden de (n) tilbudte model(ler) udgår af Tilbudsgivers sortiment. De(n) naturlige erstatning indenfor samme serie, der erstatter de(n) oprindelige model (ler), skal som minimum tilbyde samme performance som de(n) model (ler) de(n) erstatter. Prisen for de(n) nye model(ler) skal fastsættes som produktet det erstatter, forudsat at produktet tilbyder samme performance og/eller funktionalitet. 1) Ordregiver ønsker ikke, at den første anbefaling bliver indføjet i kontrakten, da Ordregiver i stedet har valgt at tilføje nedenstående. 2) Ordregiver tilføjer nedenstående til 12 Ændring af produktsammensætning. Bemærk venligst, at ordregiver har foretaget en tilføjelse til den foreslåede formulering. Dette er markeret med fed: Tilbudsgiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at udskifte de(n) tilbudte model(ler) i tilfælde af at de(n) oprindeligt tilbudte produktmodel(ler) udgår af produktion i henhold til fastlagte produktionsroadmap og deraf forsvinder af Tilbudsgivers produktsortiment. Ethvert ønske om en generel produktudskiftning, som Side 3 av 13

4 følge heraf, skal aftales skriftligt parterne imellem. Tilbudsgiver skal tilstræbe sig til at informere om kommende produktudskiftning, så snart naturlig erstatning indenfor samme serie kendes senest 60 dage inden de (n) tilbudte model(ler) udgår af Tilbudsgivers sortiment. De(n) naturlige erstatning indenfor samme serie, der erstatter de(n) oprindelige model (ler), skal som minimum tilbyde samme performance som de(n) model (ler) de(n) erstatter og Tilbudsgiver skal tilstræbe sig at erstatningen benytter samme drivere og generelt er til mindst mulig gene for Udbyder, herunder at sådan produktudskiftning sker så sjældent som muligt. Prisen for de(n) nye model(ler) skal fastsættes som produktet det erstatter. Spørgsmål og svar af Spørgsmål 1: Rammekontrakten 7 Levering og leveringsbetingelser Det anføres, at Udbyder skal kunne disponere over akutbeholdningen med 2 dages varsel. Vil Udbyder bekræfte, at der rettelig skulle stå 2 arbejdsdage. Udbyder kan bekræfte at der menes 2 arbejdsdage. Spørgsmål 2: Rammekontrakten 23 Erstatning og forsikring Det er tilbudsgivers vurdering, at mange multinationale leverandører, grundet ufravigelige koncernpolitikker, ikke vil kunne afgive tilbud, medmindre der indsættes en ansvarsbegrænsning i Rammekontraktens 23. Dette er i øvrigt fast praksis ved offentlige udbud af IT-kontrakter. Vil Udbyder, herunder for at sikre konkurrencen, overveje at indsætte følgende ansvarsbegrænsning baseret på ordlyden i IT-branchens agreed document K01: Erstatning og eventuelt bodsbeløb tilsammen er under alle omstændigheder begrænset til kontraktsummen. Parterne er ikke i noget tilfælde ansvarlig for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab. Tab af data anses for indirekte tab. Foranstående begrænsninger gælder kun, såfremt tabet ikke kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende part. Ordregiver accepterer at den foreslåede ansvarsbegrænsning bliver tilføjet efter kontraktens 23, 1. afsnit. Spørgsmål 3: Rammekontrakten 26 Misligholdelsesbeføjelser Side 4 av 13

5 Det er almindelig branchesædvane, jf. bl.a. K01, at Udbyder, for forhold der har udløst bod, kun kan kræve erstatning såfremt der dokumenteres et tab ud over bodsbeløbet. Vil Udbyder overveje at indsætte følgende tekst baseret på K01: For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves, i det omfang Ordregiver dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet. Ordregiver accepterer at den foreslåede tekst bliver tilføjet efter kontraktens 23, 1. afsnit. Spørgsmål 4: Rammekontrakten 27 Bod, afsnit Forsinkede leverancer Det anføres, at Udbyder er berettiget til bod for hver dag ordren er forsinket. Vil Udbyder bekræfte, at der rettelig skulle stå arbejdsdag. Udbyder kan bekræfte at der menes arbejdsdag. Spørgsmål 5: Vedrørende MIL-STD-810G, jf. Udbudsmaterialet pkt og Bilag 1 pkt. Robusthed Tilbudsgiver finder, at Udbydes benyttelse af MIL-STD-810G som tildelingskriterium strider mod de udbudsretlige regler. Af art. 23, stk. 2 i Udbudsdirektivets ( Teknisk Specifikation ) fremgår det, at tekniske specifikationer skal give tilbudsgiverne lige muligheder, og de må ikke bevirke, at der skabes ubegrundede hindringer for konkurrence med hensyn til offentlige kontrakter. Anvendelsen af denne amerikanske standard, beskrevet på 804 sider, må anses at være hindring for konkurrencen for producenter med ikke-amerikansk ophav. Af art. 23, stk. 3, litra a) fremgår det endvidere, at ikke-europæiske (herunder amerikanske) standarder kun må benyttes såfremt der ikke eksistere anvendelige europæiske standarder. Tilbudsgiver er bekendt med eksistensen af europæiske standarder på området, og anbefaler at Udbyder evt. tager kontakt til Dansk Standard, såfremt tildelingskriteriet robusthed fastholdes. Tilbudsgiver finder endvidere at hovedparten af de i MIL-STD-810G 29 individuelle tests ikke har saglig interesse for Udbyder. Udbyder bør ved tildelingen (i modsætning til det anførte) afholde sig fra, at give point for tests, der ikke har saglig interesse for Udbyder. Det skal endvidere bemærkes, at producenter i henhold til MIL- STD-810G har vide muligheder for at tilrettelægge og tilpasse udførslen af testene. Udbydes anvendelse af MIL-STD-810G må derfor anses, at være i strid med udbudsretten, herunder de udbudsretlige principper om klarhed og gennemsigtighed. Side 5 av 13

6 Tildelingskriterium for dette udbud er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, med dertilhørende underkriterier. Underkriterierne er henholdsvis pris, der er vægtet 65 % og yderligere performance og funktions vurdering, der er vægtet 35 %. Som det fremgår af bilag 1 gælder der en række mindstekrav til de bærbare maskiner. Et af disse krav vedrører maskines robusthed. Et mindstekrav er ikke et konkurrenceparamenter, der indgår i selve evalueringen. Det fremgår af teksten, at maskinen enten skal have bestået testen, eller leve op til de indeholdte tests i standarden. Af hensyn til klarheden i det anførte mindstekrav har ordregiver valgt at tilføje ordene eller tilsvarende til kravet. Spørgsmål 6: Harddisk: Udbydder ønsker dokumentation for at harddisken er sikret i skrivehoved og ophæng på en måde der minimere skader fra ydre påvirkning. Udbyder bedes uddybe hvor detaljeret denne dokumentation ønskes idet en del af disse information må anses at være fabrikationshemmeligheder. Ordregiver ønsker ikke et bestemt detaljeringsniveau af, hvorledes sikringen teknisk er foretaget, men blot en bekræftelse at dette er gjort, samt evt. en overordnet beskrivelse af, hvorledes dette er gjort. Dette kan tilføjes i dokumentet Kort resume eller evt. vedlægges som bilag til tilbuddet. Spørgsmål 7: Pixelfejl: Der stille krav til at ustyret skal overholde ISO Standard. ISO er inddelt i fem klasser, udbyder bedes regøre for hvilken klasse der skal leves op til. De skal overholde klasse 0, som er nul pixelfejl. Spørgsmål 8: Service: Der ønskes on-site i fire år, men der er ikke angivet nogen ønsker om tilkaldetid. Udbyder bedes uddybe dette. Der henvises til at afsnittet Service på side 2 i dokumentet Bilag 2 Kravspecifikation, hvor der bl.a. står, at: Teknikeren skal være på lokationen senest dagen efter fejlmeldingen, så vidt denne er en normal arbejdsdag: Side 6 av 13

7 - Er fejlen indmeldt telefonisk før kl. 15, skal teknikeren være på lokationen en den efterfølgende Arbejdsdag - Er fejlen indmeldt efter kl. 15, accepteres det, at teknikeren først ankommer til lokationen 2. arbejdsdag efter fejlmeldingen Side 7 av 13

8 :06 Svar på spørgsmål af 12. januar 2012 Spørgsmål og svar af Spørgsmål 1: Levering og Leveringsbetingelser: Det følger af Rammeaftalens 29 at denne kontrakt er underlagt dansk ret. Skal dette forstås således at risikoens overgang følger de deklaratoriske regler i henhold til Købeloven, og dermed overgår risikoen til Udbyder ved levering og således at ejendomsretten ikke påvirkes af risikoens overgang (at ejendomsretten først overgår når købesummen er erlagt)? Ordregiver har med den valgte formulering ønsket, at kontraktforholdet skal være underlagt dansk ret i tilfælde af at der skulle opstå tvister og fortolkningsspørgsmål af kontrakten. Det følger hverken af sædvane eller er udtrykkelig anført i kontrakten at købelovens regler skal fraviges, hvorfor købelovens deklaratoriske regler finder anvendelse på denne kontrakt. Spørgsmål 2: Returvarer: Tilbudsgiver har vurderet at ønsket i kontraktens 9 om 30 dages returret på alle bestillinger under DKK kan medføre en ikke uvæsentlig økonomisk byrde for Tilbudsgiver. Med hvilken begrundelse ønsker Roskilde Kommune at have 30 dages returret ved fejlbestillinger? Vil Roskilde Kommune kunne acceptere at returretten begrænses til 7 dage fra levering? Roskilde kommune forventer at fejlbestillinger vil forekomme sjældent, specielt da udbuddet ikke omfatter et større varesortiment. Dog ønskes der stadig retur-/ombytningsret, for at sikre fejl i mindre størrelsesorden, dvs. under kr. Roskilde kommune accepterer således ikke begrænsninger til dette punkt. Spørgsmål 3: Prisregulering: Tilbudsgiver har ikke forstået Roskilde Kommunes beskrivelse af prisreguleringsmekanismen i 11. Har Tilbudsgiver forstået det korrekt, at: Den første regulering træder i kraft 1. juli Derfor gælder de tilbudte priser som angivet i tilbuddet indtil d. 31. juni De nye priser reguleres efter de sidste 3 dages kurser i juni 2012 fra OpenDocument? Den kvartalsmæssige prisregulering vil således blive foretaget i månederne Side 8 av 13

9 juli, oktober, januar og april. Som følge af ovenstående, er det Tilbudsgivers vurdering at følgende bør ændres i kontrakten: DollarkursA sammenholdes derefter med kursen fra 1. april 2012, beregnet efter ovenståendes formels princip. Det vil sige de sidste tre arbejdsdage i september. Det er korrekt at der er fejl i det omtalte afsnit. Teksten ændres derfor til: 11 Prisregulering Roskilde kommune ønsker at mindske Udbyders og Tilbudsgivers risiko i forhold til kursudsving i den amerikanske dollar. Dollarkursen pr. 1. april 2012 (aflæst på Nationalbankens hjemmeside) vil derfor ligge til grund for en indeksering i perioden. Hvert kvartal reguleres priserne i forhold til den aktuelle dollarkurs. Den nye kurs fastlægges som et gennemsnit af de 3 sidste arbejdsdage op til den første i kvartalet aflæst på OpenDocument. Den første regulering træder i kraft 1. juli Derfor gælder de tilbudte priser som angivet i tilbuddet indtil 31. juni De nye priser reguleres efter de sidste 3 arbejdsdages kurser i juni 2012 fra ovenstående hjemmeside. Herefter kalkuleres afregningsprisen for den enkelte maskine procentvis op eller ned i forhold til dollarkursen pr. 1. april 2012 i henhold til følgende formler: DollarkursA er den kurs, som priserne reguleres med kvartalsvis. Denne findes ved observation af den offentliggjorte dollarkurs fra Nationalbankens hjemmeside. Her tages den observerede kurs på skæringsdagen (sidste arbejdsdag i kvartalet), samt kursen for de to foregående arbejdsdage og indsættes i formlen. DollarkursA sammenholdes derefter med kursen fra 1. april 2012, der også beregnes efter ovenstående formels princip. Ændringen her vil således afspejle den ændring prisen skal justeres med. Ændringen vil blive udregnet på følgende måde: Det er leverandørens ansvar at levere disse tal og en opdateret prisliste til Roskilde kommunes indkøbsafdeling og kommunens kontaktpersoner senest kl. 12 på dagen for prisændringen. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og Side 9 av 13

10 afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Den korrekte prisregulering vil ligeledes fremgår af rettelsesblad af 19. januar Spørgsmål 4: Garanti og reklamation: Vil Roskilde Kommune acceptere at Teknikeren skal være på lokationen senest dagen efter fejlen er konstateret og ikke efter fejlen er indmeldt? Roskilde kommune ønsker at fastholde den nuværende formulering: Teknikeren skal være på lokationen senest dagen efter fejlmeldingen, så vidt denne er en normal arbejdsdag: Er fejlen indmeldt før kl. 15, skal teknikeren være på lokationen en den efterfølgende Arbejdsdag Er fejlen indmeldt efter kl. 15, accepteres det, at teknikeren først ankommer til lokationen 2. arbejdsdag efter fejlmeldingen Spørgsmål 5: Eksportrestriktioner: Tilbudsgiver er underlagt US og EU eksportrestriktioner. Vil Tilbudsgiver kunne acceptere at kontrakten tilføjes gældende klausuler omkring eksportrestriktioner? Tilbudsgiver vil således anbefale at der indsættes et nyt afsnit i kontrakten, eksempelvis: Kunden er opmærksom på, at Produkter, som kan indeholde teknologi og software, er underlagt eksportrestriktioner i EU- og amerikansk lovgivning samt lovgivningen i det land, hvor Produkterne leveres til eller benyttes. I henhold til sådan lovgivning gælder der særlige restriktioner for Produktet vedrørende salg, udlejning og overdragelse til visse slutbrugere, slutbrug og lande. Kunden accepterer at overholde sådan lovgivning. Ordregiver afviser, at den pågældende klausul bliver indsat i kontrakten. Side 10 av 13

11 Spørgsmål 6: Produktudskiftninger: Det er Tilbudsgivers vurdering at ingen leverandører vil kunne opretholde et fast produktsortiment gennem kontraktens løbetid. Hvordan forholder Roskilde Kommune sig til produktudskiftninger der er nødvendige i forhold til Tilbudsgivers produktudvalg? Tilbudsgiver ønsker således, i samarbejde med Roskilde Kommune, at kunne foretage produktudskiftninger når de tilbudte produkter udgår af produktion, og foreslår at følgende ordlyd indsættes in fine i kontrakten under 5.12 (Ændring af produktsammensætning): Tilbudsgiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at udskifte de(t) tilbudte produkt(er) i tilfælde af at de(t) oprindeligt tilbudte produkt(er) udgår af Tilbudsgivers produktsortiment. Ethvert ønske om en generel produktudskiftning, som følge heraf, skal aftales skriftligt parterne imellem. Tilbudsgiver skal tilstræbe sig til at informere om ønske om produktudskiftning senest 30 dage inden de(t) tilbudte produkt(er) udgår af Tilbudsgivers sortiment. De(t) produkt(er) der erstatter de(t) oprindelige produkt(er), skal som minimum tilbyde samme performance som de(t) produkt(er) de(t) erstatter. Prisen for de(t) nye produkt(er) skal fastsættes som produktet det erstatter, forudsat at produktet tilbyder væsentlig samme performance og/eller funktionalitet. For at sikre ensartede maskiner i kommunen, tillades det ikke at der leveres forskellige produkter i kontraktens løbetid. Som beskrevet i udbuddet, forventes det dog at langt størstedelen af pc erne bestilles inden for det første halvår af kontraktperioden. Spørgsmål 7: Tildelingskriterium Pris: I dokumentet Udbudsmaterialet pkt er det beskrevet, at pris evalueres ud fra oplyste priser på stationære, bærbare og optioner til disse. Vil laveste pris blive vurderet ud fra en samlet pris? Eller giver udbyder stationære, bærbare og optioner bestemte procentsatser til evaluering af prisen? Ordregiver kan oplyse, at evalueringen af underkriteriet pris vil ske på baggrund af tilbudsgivers samlet tilbudte pris. Det betyder dermed, at de enkelte elementer i prisen vil indgå i evalueringen på lige vilkår. Spørgsmål 8: Tildelingskriterium Performance og Funktionalitet: I dokumentet Udbudsmaterialet pkt er der beskrevet fem funktionaliteter (bla. CPU og harddisk), som udbyder lægger vægt på til vurdering af performance og funktionalitet. Vil udbyder venligt beskrive, hvorledes de enkelte punkter vægtes i forhold til hinanden (gerne i procent)? Side 11 av 13

12 De anførte funktionaliteter vil alle indgå i evalueringen af underkriteriet Yderligere performance og funktions vurdering, men ordregiver ønsker ikke på forhånd at fastslå en fordeling mellem dem. Spørgsmål 9: Tildelingskriterium Performance og Funktionalitet: I dokumentet Udbudsmaterialet pkt er et af vurderingskriterierne fx opløsning på den bærbare computers skærm. Minimumskravet er en opløsning på 1600X900. hvad vil det betyde for vurderingen, hvis der bydes med en opløsning på 1920X1080? Som beskrevet i det omtalte afsnit, vil højere værdier på de målte kriterier give en bedre vurdering. Side 12 av 13

13 :15 Svar på spørgsmål af 11. januar ) Under udvælgelseskriterier på "Mercell" står angivet, at der skal fremsendes kopi af seneste reviderede årsregnskab, mens der i dokumentet "Udbudsmaterialet.pdf" står, at tilbudsgivere med en egenkapital på mindre end 10 mio. kr. ikke vil komme i betragtning. Hvilket forhold er gældende? Begge forhold er gældende, og skal være opfyldt for at tilbudsgiver kommer i betragtning. Kravet om egenkapital på 10 mio. kr. burde nu korrekt fremgå af Mercell også. 2) under teknisk og faglig formåen står at tilbudsgiver skal redegøre for 3 leverancer inden for de seneste 3 år, der dokumenterer den "økonomiske formåen". Vil det være fyldestgørende at tilbudsgiver dokumenterer denne formåen på andre typer af IT-leverancer end rene pc-leverancer? Det kunne være leverancer af server/storage løsninger. Nej, server/storage løsninger vil ikke blive accepteret. Kravet om referenceliste indeholder ikke kun et økonomisk aspekt, men også logistiske aspekter osv. For at få dokumenteret sammenlignelige leveringer, er det altså et krav at der er tale om pc-leveringer. Side 13 av 13