Tilsyn Tilsynsførende: Faglig konsulent Lena Nørregaard og ac-medarbejder Anne Sofie Knudsen

Transkript

1 J.nr. 08/5041 Sagsbehandler: Anne Sofie Knudsen Dato: 14. november 2008 Tilbuddets navn: Flydedokken Tilsyn 2008 Adresse: Vester Voldgade 19, 7000 Fredericia Anmeldt tilsyn foretaget: 14. november 2008 Tilsynsførende: Faglig konsulent Lena Nørregaard og ac-medarbejder Anne Sofie Knudsen Kort beskrivelse af tilbuddet / institutionen: Flydedokken er et specialiseret tilbud, der yder støtte til voksne personer med en kronisk sindslidelse, der har svære sociale problemer, og hvor behovet for social indsats ikke kan tilgodeses af øvrige tilbud på psykiatriområdet. Kendetegnende er, at de ofte har et betydeligt misbrug eller manglende evnen til at indgå i sociale relationer. Flydedokken drives efter servicelovens 108 og 110 og er normeret til 13 pladser. Ud over dette er der tilknyttet 8 støttecenterpladser. Tilbuddet er placeret centralt i Fredericia og består af en hovedbygning med administration, fællesrum og beboerlejligheder. På arealet udenfor er der etableret alternative boformer bestående af to beboelsesvogne, en træhytte og et mindre hus alt sammen til personer, der ikke kan rummes i lejlighederne i hovedbygningen. Tilsynets samlede vurdering Tilsynet vurderer, at Flydedokken er et veldrevet og velfungerende tilbud, der drives med stor faglighed og professionalisme. Det virker til, at der bliver gjort en stor indsats for at sikre et godt arbejdsmiljø i en engageret personalegruppe. Der er i både ledelsen og medarbejdergruppen fokus på udvikling af eksisterende kvalifikationer samt at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø. Det er tilsynets vurdering, at der er god overensstemmelse mellem Flydedokkens overordnede idégrundlag og indholdet i tilbuddet og beboernes/brugernes oplevelse. Samtidig er der stor overensstemmelse mellem ledelsen og medarbejdernes opfattelse af stedets formål og tilgang til brugergruppen. 1

2 Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: På baggrund af tilsynsbesøget har de tilsynsførende udarbejdet to anbefalinger: Tilsynet anbefaler, at der afsættes tid til et formaliseret ugentligt ledermøde. Tilsynet anbefaler, i stil med tidligere tilsyn, at man både i forhold til lager/depotrum og i forhold til personalearbejdspladser m.m. har en udbygning af Flydedokken som høj prioritet. Den manglende plads er til stor gene for personalet. Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Fra forstanderen: Ingen. Fra driftschefen: Ingen. Fremsendelsesbemærkning til driftschefen: Rapporten fremsendes under henvisning til ovenstående anbefalinger. I bedes træffe aftale med centerlederen om rapportens anbefalinger. Den 6. januar 2009, JFB Eventuelle prioriteringer ved tilsynet: Evt. særlige fokuspunkter: Tilsynet havde særlig fokus på det psykiske arbejdsmiljø, grundet stedets målgruppe samt det fysiske arbejdsmiljø, der var nævnt som et opmærksomhedspunkt i en tidligere tilsynsrapport. Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Nej Deltagere ved tilsynet: Ved tilsynet deltog centerlederen og souschefen fra Flydedokkens ledelse. Herudover deltog to medarbejdere og to beboere. 2

3 1. Målgruppe og beboersammensætning Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold: Flydedokken er et socialpsykiatrisk bo- og støttecentertilbud efter servicelovens 108 og 110 (forsorgshjemsparagraf). Ved 110 kan man komme akut ind fra gaden, og det er forstanderen der har visitationsretten. Tilbuddets målgruppe er voksne personer med en kronisk sindslidelse samt svære sociale problemer, hvis behov ikke tilgodeses af øvrige tilbud på psykiatriområdet. Kendetegnende er, at de ofte har et betydeligt misbrug og/eller manglende evnen til at indgå i sociale relationer. Stedet har en normering på 13 pladser - heraf 6 dagtilbudspladser og 7 døgntilbudspladser. Ud over dette er der 8 støttecenterpladser. Støttecenteret er et tilbud som består af en udgående funktion, hvor brugerne får besøg af medarbejderne hjemme - de har også mulighed for at komme på tilbuddet. Aktuel beboer/bruger/elevsammensætning ændringer heri siden sidste tilsyn: Sammensætningen på stedet er ændret lidt siden sidst, da der har været udskiftning i brugergruppen. Målgruppen er dog stadigvæk den samme. Forstanderen oplyser, at der er klare tegn på, at de nye brugere, der visiteres til stedet, bliver dårligere. Mange er yngre og tidligere skadet. Belægningsforhold, evt. venteliste: Der er p.t. 5 på venteliste til en plads på Flydedokken. Der er dog lidt usikkerhed om tallet. Konsulenten tilknyttet Flydedokken vil arbejde med at skabe klarhed over, hvor lang ventelisten reelt er. Andet:.Intet Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning Det er tilsynets vurdering, at tilbuddets indhold svarer fint overens med målgruppen og den aktuelle beboersammensætning. 2. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold 3

4 Pædagogisk koncept og metode: Flydedokken benytter sig af kognitiv metode i arbejdet med brugerne. Af redskaber benyttes social færdighedstræning, kognitiv terapi samt kognitiv optræning. Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: De pædagogiske metoder omsættes i hverdagen ud fra de pædagogiske handleplaner. Der tages udgangspunkt i den enkelte brugers egne tankemønstre og ressourcer. Brugernes ønskede livførsel og opfattelse af livskvalitet respekteres. Flydedokken lægger i indsatsen vægt på, at brugerne opretholder og udvikler færdigheder i forhold til den daglige livsførelse. Brugerne opfordres til at tage del i daglige gøremål, rengøring og madlavning. På stedet arbejdes der også med adfærdstræning samt træning i at agere hensigtsmæssigt i forhold til myndigheder. Anvendelse af handleplaner/elevplaner i praksis: Tilbuddet benytter den skabelon for handleplaner, der findes i Bosted systemet. Handleplanen udarbejdes i samråd med beboeren, med delmål, mål og pædagogiske redskaber. Hvis en bruger ikke ønsker at deltage i handleplansudarbejdelsen, laver brugerens kontaktperson en indsatsplan, der arbejdes ud fra. På baggrund af handleplanerne tilrettelægges den individuelle indsats i forhold til de enkelte brugere. Der foreligger handleplaner for alle brugere på stedet - det har været en fast tradition i mange år. Alle medarbejdere bliver introduceret til handleplansarbejdet ved ansættelsesstart. Tilbuddet ønsker, at handleplanerne skal være et brugbart redskab i det daglige arbejde. Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde: Interviewene med ledelsen og medarbejderne viser, at der foregår en del aktiviteter på stedet. P.t. deltager man i et projekt i samarbejde med Teglgårdshuset, der gennem undervisning til udvalgte brugere skal forsøge at udstyre dem med værktøjer til at sige fra over for misbrug og andre problematikker. Flydedokken kører i øjeblikket et kost og motions projekt i forhold til brugerne. Formålet er at at øge brugernes aktivitetsniveau, forbedre deres spisevaner og herigennem deres livskvalitet. Kosten skal være bestemt af årstiderne, og der er flere forskellige tilbud om motion i løbet af ugen. Gennem samtaler skal brugerne motiveres til at deltage. 4

5 2.1. Magtanvendelse Hvordan introduceres til reglerne om magtanvendelse? Som næsten alt andet på stedet foregår introduktionen til magtanvendelse gennem Bostedssystemet. Antal og arten af magtanvendelser siden sidste tilsyn: Der har været 1 tilfælde af magtanvendelse siden sidste tilsynsbesøg. Det foregik umiddelbart før dette tilsynsbesøg og skemaer er p.t. ved at blive udfyldt. Sagen drejer sig om to brugere der skulle adskilles. Forstanderen oplyser, at der sjældent er magtindberetninger på stedet. Hvordan er magtanvendelserne fulgt op? Sagen er ikke fulgt op endnu. Vold beboerne/brugerne/eleverne imellem: Der forekommer vold blandt beboerne på stedet. Det sker ofte i sammenhæng med sager, hvor brugerne har lånt penge af hinanden. Andet (Evt. politianmeldelser): En del sager på stedet er blevet politianmeldt. Der anmeldes sager såsom vold, tyveri, og trusler om vold mod personalet. Tilsynet fik ikke spurgt ind til, præcist hvor mange sager, der er blevet anmeldt, men centerlederen har efterfølgende oplyst, at der siden sidste tilsyn har været tre sager, hvor der er bedt om politiets bistand til håndtering af beboer (fremgår af voldsindberetninger) Beboer/bruger/elevindflydelse og trivsel Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? Der holdes husmøder hvert 14. dag med beboerne. Her har beboerne mulighed for at drøfte meget forskellige problemstillinger, både internt brugerne imellem og i forhold til personalet. Brugerne påmindes på dagen for husmødet. Efter mødet hænges referaterne op i huset. Det er op til den enkelte, om man ønsker at deltage. Den ene bruger vi talte med deltager ikke, men han overveje at begynde, og han får altid tilbuddet om at deltage. I forhold til lejlighederne er det brugerne der suverænt bestemmer. Der er dog regler i forhold til husdyr m.m. Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? De interviewede ledere vurderer, at brugerne overordnet er tilfredse med tilbuddet. Der kan 5

6 være uoverensstemmelse og utilfredshed, men personalet er åbne over for at tage dialogen om problemerne, og de er åbne over for forslag fra brugerne. Begge de interviewede brugere har boet på stedet en del år og er glade for det. De har fået hjælp på Flydedokken og er inde i stor udviklingsproces p.t. De har begge fået det meget bedre i løbet af det sidste år. Personalet støtter og hjælper i forhold til dette. Arbejdsfordelingen i personalegruppen er også tydelig for brugerne. Begge finder personalet dygtigt og stabilt. Hver bruger har egen kontaktperson. De interveiwede brugere oplever, at der altid er én at snakke med fra personalet, selvom de i perioder er meget på kursus. Den ene af brugerne efterlyser flere aktiviteter på stedet, så man ikke behøver at tage ud, hvis man vil beskæftiges. Det kunne eksempelvis være brændekløvning, hvor man kan bruge nogle kræfter Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: Der er ansat en husassistent til at sørge for rengøring af fællesarealer. Beboerne kan ikke benytte husassistenten til rengøring af deres lejligheder. I stedet skal de henvende sig til personalet, hvis de ønsker hjælp til rengøringen. I det store hele har personalet hvert deres ansvarsområder, eksempelvis i køkkenet. Kontorer, køkken, gangarealer og opholdstue fremstår rent og pænt. Medicinopbevaring /-instruks: Tilsynet har fået tilsendt Flydedokkens medicininstruks og finder den fyldestgørende. Tilbuddet administrerer brugernes medicin og metadon, der opbevares aflåst i konferencerummet. Flydedokken vil kontakte misbrugscenteret i Fredericia, så Flydedokken ikke længere kan udlevere metadon, da der opleves hyppige indbrud, hvor der konsekvent stjåles metadon. P.t har de flyttet medicinskabene fra personalerummet til konferencerummet grundet de hyppige indbrud. Tilsynet har kontrolleret tilbuddets medicinskabe og har ingen bemærkninger hertil. Bosted bruges til medicin og registering af fejlmedicinering. Medarbejderne bruger det og er fortrolige med systemet. Der er et medicinudvalg på stedet, og det er besluttet at flytte medicindoseringen til det sundhedsfaglige personale grundet fejl i medicinhåndteringen. Denne beslutning har givet lidt utilfredshed i personalegruppen. Evt. kostpolitik: Flydedokken har en kostpolitik, hvor man forsøger at sikre at kosten på tilbuddet lever op til de standarder der er til en næringsrig og sund kost. Kosten skal så vidt muligt kunne tilpasses den enkeltes behov for ernæring. Der er 6 faste madtilbud i løbet af en dag. En fra personalet, der både er pædagog og økonoma laver madplaner. Planerne ligger dog ikke mere fast, end at det er helt i orden at komme med ændringsforslag. Der tages hensyn til brugere af anden etnisk herkomst i forhold til maden. 6

7 2.4. Samarbejde med forældre / pårørende Forældrebestyrelse / pårørenderåd: Der er ikke oprettet pårørenderåd på stedet, da brugerne ikke ønsker det. Tilbuddet forsøger i stedet at hjælpe brugerne til at reetablere kontakten til de pårørende, da kontakten ofte er gået tabt. De pårørende er dog velkomne, hvis det ønskes af brugerne. Det er meget op til brugerne, hvor meget familien er med. Opfølgning af sager fra forældrebestyrelse / pårørenderåd: Se ovenfor Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Børn og unge: Procedure for udbetaling af lomme- og tøjpenge: Ikke relevant. Voksne: Procedure for håndtering af beboermidler: Stedet har ingen indflydelse på brugernes økonomi. Det styres af de enkelte kommuner. I stedet forsøger personalet at rådgive om forskellige økonomiske forhold, og man hjælper gerne med at indgå forskellige aftaler, hvis brugeren ønsker det Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet med region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: Flydedokken har fået ny konsulent ved regionen, og ledelsen oplyser, at de er godt tilfredse. I forhold til kommunerne er samarbejdet meget varieret. Den primære samarbejdspartner for stedet er Fredericia Kommune, og her fungerer samarbejdet udmærket. Der kan dog være specifikke ting i lovgivningen, der besværliggører samarbejderne. 7

8 Handleplansamarbejdet: Kommunerne er ikke begyndt at lave handleplaner endnu. Processen er i gang, så de kommer i den nærmeste fremtid Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Hvilke mundtlige / skriftlige klager har der været siden sidste tilsyn, og hvordan er de håndteret? Der er udarbejdet en klagevejledning på stedet. Stedet tilbyder at hjælpe med klagen, som forstanderen sender til regionen. Der har ikke været nogen klager siden sidste tilsyn. Meget tages i optrækket ved dialog Særlige problemstillinger F.eks. sidst godkendte undervisningsplan ved intern skole: Personalet oplyser, at det ofte er svært for brugerne at overskue undervisning og aktiviteter. Enkelte indenfor målgruppen kan, og i disse situationer benyttes Fredericia Kommunes jobkonsulenter. F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Nej 2.9. Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v. Det er tilsynets vurdering, at der er stor sammenhæng mellem stedets pædagogiske metode og de handleplaner, der udarbejdes. Tilsynet har fået tilsendt to. Der er i arbejdet fokus på den enkelte brugers situation, og personalet forsøger at møde brugerne der, hvor de befinder sig. Hensynet til beboernes ønsker gør også, at der ikke er nedsat pårørenderåd på stedet. Både personalet og beboerne virker glade for stedet, beboerne sætter pris på den støtte, de får fra personalet til at bryde gamle vaner. Personalet virker meget fleksibelt i forhold til tiltag, der kan hjælpe brugerne i dagligdagen. Hver beboer har fast kontaktperson. 8

9 De indendørs fællesarealer fremstår rene og pæne med gode muligheder for socialt samvær brugerne imellem. 3. Personale og arbejdsmiljø Matcher personalenormeringen og personalets sammensætning de faglige mål (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Der er p.t. 18 ansatte på Flydedokken, og der søges efter en ny medarbejder til blandt andet at varetage VISO-delen. Normeringen er steget siden sidste tilsyn, blandt andet fordi antallet af pladser i støttecenterdelen er steget. Personalet spreder sig over flere relevante faggrupper, såsom sygeplejersker, social -og sundhedsassistenter, pædagoger og ergoterapeuter. Tilsynet vurderer, at personalet med hver deres faglighed supplerer hinanden godt. Vikaranvendelse, omfang og procedure: Der er et vikarkorps på otte tilknyttet Flydedokken. Det består eksempelvis af tidligere elever og medarbejdere. Alle har relevante erfaringer i forhold til målgruppen. Vikarerne benyttes ved sygdom, kurser og lignende Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg årsagen hertil? Siden sidste anmeldte tilsynsbesøg d. 27. november 2007 er 5 medarbejdere fratrådt deres stilling. 3 er rejst, da de har haft lyst til nye udfordringer, 1 er rejst grundet utilfredshed med lønforhold og arbejdsmiljø og en 1 har været utilfreds med ledelsen. De medarbejdere der er rejst, har for de flestes vedkommende været tilknyttet Flydedokken i en længere årrække. Personalet er generelt længe på stedet - i gennemsnittet ca. 7 år. Udskiftningen har været svær, men har samtidig været med til at sikre, at kulturen på stedet ikke bliver for fastgroet, og der er kommet gode nye kræfter til. Det interviewede personale nævner, at det kan skabe småkonflikter at de 2 ledere er sundhedsfaglige af uddannelse, da de ofte har en anden tilgang/ledelsesstil end pædagoger Sygefravær Sygefraværsstatistik: Både ledelsen, personalet og beboerne oplever ikke sygefraværet som værende højt. Dette 9

10 bekræftes af stedets sygefraværsstatestik. Fraværet ligger generelt ikke højt, men har været højere end sædvanligt, grundet en langtidssygemelding. Personen er tilbage på arbejde nu. Ved sygdom er stedet sårbar grundet dets størrelse. Sygefraværet er 6,49% - dette tal indeholder to langtidssyge. 7 medarbejdere har 0% i fravær. Aktuelt antal langtidssyge: Der er ingen langtidssyge ved tilsynets gennemførsel. Sygefraværspolitik: Flydedokken har en nedskreven fraværspolitik, hvis formål er at begrænse og foretage en tidlig indsats i forhold til sygefravær. Et andet formål med politikken er at afklare, om forhold i arbejdssituationen har indflydelse på fraværet. Sygefravær er ikke et fast punkt på møderne i MED-udvalget, men det er arbejdsmiljø generelt Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: Det fysiske arbejdsmiljø på stedet bør forbedres. Personalets arbejdsrum er alt for små til antallet af medarbejdere, og det kan være svært at få plads til den del af opgaverne, der foregår ved computerne. Ud over dette mangler der egnede og tilpas store depotrum til opbevaring, samt selvstændigt rum beregnet til medicinhåndtering. Psykisk arbejdsmiljø: Der arbejdes med det psykiske arbejdsmiljø, især i forbindelse med, at flere medabejdere er rejst. Der har været temadage, og stedet er med i "Projekt Ledelse" i regionen. Der er kollegial supervision efter behov. Der er daglige briefinger i forbindelse med overlap mellem vagter. Medarbejderne får løbende efteruddannelse efter behov. Anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: Der har været 4 anmeldte arbejdsskader siden sidste tilsyn. 2 drejer sig om chok som følge af aggression og trusler. Herudover er der to anmeldelser om ledskred med et halvt års mellemrum på den samme person. Ledelsen oplyser at alle er i arbejde igen. Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): Der har fra januar til oktober 2008 været 10 tilfælde af trusler om vold og overgreb mod personalet. Der er blevet taget hånd om sagerne. 10

11 Dato for sidste APV hvordan følges op? Sidste APV er lavet i foråret. Der er udarbejdet en indeklimaundersøgelse sammen med et eksternt firma. Sammen med regionens bygningsafdeling er der lavet en undersøgelse af bygningsfunktionaliteten, og man er p.t. i dialog om mulighederne for ombygninger for at leve op til anbefalingerne vedrørende indeklima og funktionalitet. Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: Der var ingen påbud ved sidste besøg fra arbejdstilsynet. Politikker røg, vold, misbrug m.v.: Flydedokken har en voldspolitik med det formål at forebygge vold på tilbuddet samt at udstikke retningslinjer for håndtering af en situation, hvor der har været trusler eller overgreb Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: Der lægges individuelle planer med den enkelte medarbejder, tre uddannelser er pålagt, mens der frivilligt kan suppleres med andet efter behov. Alle medarbejdere får følgende uddannelser: Systemisk basisår Kognitiv metode NADA (akupunktur) Den ene, vi taler med fra personalet, er i gang med systemisk basisår, og den anden har været igennem alle tre forløb. Særlige efteruddannelsestiltag: Både ledelse og personalet oplyser, at der er fokus på efteruddannelse, kurser m.m., hvilket er nødvendigt grundet den tunge målgruppe. I løbet af året afholdes der også temadage med forskelligt fagligt relevant indhold. MUS-samtaler: Form og hyppighed: Der er MUS-samtaler 1 gang om året. Samtalerne foretages af stedfortræderen på Flydedokken, der også er den personaleansvarlige. Til samtaler er der udarbejdet et skema med 11

12 spørgsmål.for nyansatte afholdes der også en samtale efter de første 3 måneder. Supervision: Der er ekstern fælles supervision en gang om måneden. Medarbejderne oplyser, at der altid er noget at tale om på møderne, og at de får et godt udbytte med sig. Det tager ca. 3 timer pr. gang og ledelsen deltager ikke.. Introduktionsforløb for nye medarbejdere: Alle nyansatte har et introduktionsforløb. Forløbet tilrettelægges individuelt efter hvilke kompetencer den nyansatte har i forvejen. Alle introduceres til brugen af Bostedsystemet, som benyttes meget på Flydedokken og alle er med som "føl" en lille uge. Den ene vi interviewer fra personalegruppen er ansat for nylig, og synes introduktionen har været tilfredsstillende MED arbejde Hvordan er strukturen? Flydedokkens MED-udvalg er først lige blevet etableret. Der har været to møder og arbejdet med at finde form og struktur er stadigvæk i opstartsfasen. De områder der drøftes på møderne var tidligere et punkt på personalemøderne. Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? Tilsynet har kun set et referat fra MED-udvalgsmøde, da det først er nedsat som udvalg i efteråret. På mødet var der fokus på en arbejdsskadeanmeldelse og det psykiske arbejdsmiljø. På en studietur til København har man fået inspiration til initiativer, der kan tages for at forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Andet: Det interviewede personale giver udtryk for at de føler sig hørt af ledelsen. Samtidig sætter de pris på, at der tages individuelle hensyn i forbindelse med planlægningen af vagtskemaer Tilsynets vurdering af personale- og arbejdsmiljøsituationen Vurderes personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold at matche de pædagogiske mål? Tilsynet vurderer, at personalenormeringen er passende i forhold til antallet af brugere. En af styrkerne på Flydedokken er sammensætningen i personalegruppen. Den består af 12

13 mange forskellige faggrupper, der alle har relevante kvalifikationer i forhold til målgruppen, der kan have meget forskelligartede behov. Sammensætningen giver gode muligheder for intern sparring, hvor forskellige fagligt relevante synspunkter kan komme i spil. I samtalerne med de to fra personalet virker der til at være tilfredshed med stedet og ledelsen, samt de muligheder der er for efteruddannelse. Der er fokus på arbejdsmiljøet, da dette til tider kan være hårdt grundet målgruppen. 4. Fysiske rammer Udendørs rammer: Flydedokken er placeret i rolige rammer i Fredericia. Stedet er central placeret i bymidten, men ikke for tæt på naboer. Udendørsarealerne virker indbydende og velholdte. Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Hovedbygningen der består af tre etager er fra 1880érne. Bygningerne er renoveret i forbindelse med at Flydedokken flyttede ind i På stedet er der på det omkring liggende areal en selvstændig bolig tilknyttet samt to beboelsesvogne og en træhytte. Der er p.t. et samarbejde med bygningsafdelingen i regionen omkring mulige ombygninger på stedet. I forhold til lejlighederne står beboerne selv for indretning og rengøring. Lejlighederne er forskellige i størrelser og udformning. Alle har dog tekøkken og badeværelse. På stedet er der et større fællesrum, der fremstår pænt og hyggeligt med gode muligheder for social samvær. Dato og resultat af seneste bygningssyn: Sidste bygningssyn er foretaget i september 2008, og som nævnt tidligere er der flere problematiske forhold, der bør afhjælpes. I rapporten er der især fokus på personalets kontorområder der er for små, samt behovet for et større konferencerum og mere depotplads. Ud over dette er der problemer med opvarmningen i beboelsesvognene og det er tilsynets opfattelse, at der er behov for oprettelse af nye alternative boliger på stedet. Planlagte ombygninger: Der foreligger ikke nogen endelig plan endnu, men mulighederne undersøges. Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: Tilsynet har ikke spurgt ind til dette, men centerlederen oplyser efterfølgende, at brandalarmen jævnligt går på grund af meget røg i beboerværelser. Personalet reagerer hensigtsmæssigt, men det er vanskeligt/umuligt at få beboerne til at reagere i forhold til brandinstruks. Det er aftalt med brandinspektøren, at han deltager i personalemøde den

14 december 2008 for bl.a. at drøfte denne problemstilling. Levnedsmiddelkontrol seneste besøg og resultatet heraf: Levnedsmiddelkontrollen har tildelt Flydedokken en elitesmiley i Tilsynets vurdering af de fysiske rammer: Er de fysiske rammer egnede? Er standarden tilfredsstillende? Tilsynet finder at der er samme behov for ændringer som nævnt ved sidste tilsyn og i bygningsgennemgangen. Fællesarealerne fremstår rene og pæne, og udendørsarealerne fremstår indbydende og giver et hyggeligt indtryk. Det er fint, at man på stedet udnytter grunden til alternative boligformer til de beboere, der af forskellige årsager ikke kan rummes i en af lejlighederne i hovedbygningen. 5. Organisation, drift og forretningsgange Hele Afdeling Faktuelt: tilbuddet døgn deldøgn Pladsnormering: Bo 7/8/ Beskæftigelse/skole Budgetramme Personalenormering 19 Personalekvotient Takst år Belægning (seneste måned) Evt. bemærkninger: Der er problemer i forhold til økomonidelen med fejlberegninger. Stedet ved reelt ikke hvor mange midler de har til rådighed Økonomi Forbrugsprocent i forhold til det forventede: Da der ikke i 2008 styres efter budget, kan der ikke oplyses en brugbar forbrugsprocent. Årsag til mer-/ mindreforbrug: Rammens størrelse / økonomistyring / andet? 14

15 Nej. Evt. bemærkninger ved seneste revisionsbesøg: Nej. Andet: Flydedokken har VISO-midler, der i 2008 er på ca Desuden regnes der med at der fra regnskab 2007 overføres kr. på 108 og på Ledelse og organisation Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne? Ledelsen oplyser, at de har opdelt ansvarsopgaverne mellem sig. Forstanderen står især for økonomidelen, mens stedfortræderen står for personaledelen. De to ledere prioriterer ikke faste ledermøder, grundet presset tidsplan, I stedet tages samtalerne løbende. Personalet føler, at ledelsen er tæt på,og der snakkes sammen på kryds og tværs. Personalet er nogenlunde sikre på ansvarfordelingen mellem lederne, men der kan være situationer, hvor de er i tvivl. Forstanderen deltager i meget arbejde ude af huset og har derfor i perioder været en del fraværende. Hvordan holder forstanderen sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Flydedokken er ikke et stort tilbud. Det gør at det er lettere for ledelsen at være orienteret om udviklingen og de forskellige aktiviteter i hverdagen. Ud over dette deltager forstanderen i de briefinger der er, når der er overlap mellem personalet og er derved løbende orienteret om hvad der rør sig i det daglige på stedet. Hvorledes kommunikeres regler og retningslinier? De interviewede fra personalet oplyser, at der på stedet er en meget flad struktur. Alle ved, når nye regler og lignende er blevet vedtaget. De fleste fra personalegruppen ønsker at blive hørt, når noget nyt vedtages. Alle relevante regler og retningsliner kan findes i Bosted. Programmet bruges også til at udarbejde dagsordener til personalemøder. Alle fra personalet har mulighed for at skrive punkter på. Udviklingstendenser: Der sker noget løbende i forhold til udvikling. P.t. er der fokus på arbejdet med anerkendelse og ledelse. Der skal arbejdes med vision og mission i fremtiden, og hvordan dette gøres tydeligere i hverdagen. Ud over dette er der fokus på personalets kompetencer og udnyttelse af disse. 15

16 Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: Konklusionerne fra bygningsgennemgangen forventes at munde ud i nye projekter Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold Herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering. Det er tilsynets vurdering, at Flydedokken er et veldrevet tilbud. Så vidt det er muligt, er der overblik over de driftsmæssige forhold. Det manglende overblik over økonomien, skyldes problemer på området i regionshuset. Personalet er orienteret om hvad der foregår, og ledelsen føles tæt på for medarbejderne. Grundet forstanderens fravær til aktiviteter udenfor huset skønnes det at en prioritering af faste ledermøder vil være en styrkelse for Flydedokken. 6. Evt. særlige tværgående fokuspunkter De fysiske rammer 6.1. Tilsynets vurdering: Se pkt Interne tilsyn Hvor mange interne tilsyn er aktuelt gennemført, og hvornår afsluttes gennemgangen? Der er planlagt internt tilsyn i febuar Hvem har deltaget i de interne tilsyn, og hvad er de væsentligste opfølgningspunkter? Det vides ikke endnu. 16

17 7.1. Tilsynets vurdering af de interne tilsyn: Se ovenfor. 8. Kvalitetssikring og -udvikling Hvorledes er anbefalingerne fra seneste tilsynsrapport for henholdsvis anmeldt og uanmeldt tilsynsbesøg fulgt op? Ved sidste tilsynsbesøg den 1. februar blev det anbefalet at Flydedokkens planer om ombygning af det nuværende personalekontor og arbejdsrum for medicinhåndtering understøttes. Ved dette tilsynsbesøger en del af medicinhåndteringen flyttet til konferencerummet, hvor der mere plads. Flydedokken afventer p.t. hvilke konsekvenser, der bliver taget på baggrund af seneste bygningsgennemgang. Dennes konklusioner stemmer godt overens med de anbefalinger, der er i sidste tilsynsrapport om de fysiske forhold Tilsynets vurdering af arbejdet med tilsynets tidligere anbefalinger: Processen frem mod at få forbedret de fysiske forhold er i gang. Der er flere aktører indblandet, og det er derfor ikke op til Flydedokken alene. 17