Forretningsgang 5: Skyldigt over-/merarbejde eller flekstid

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Forretningsgang 5: Skyldigt over-/merarbejde eller flekstid"

Trine Dahl
8 år siden
Visninger:

1 Forretningsgang 5: Skyldigt over-/merarbejde eller flekstid 1. Indledning Når over/merarbejde eller flekstid mv. indregnes i balancen som en skyldig post indebærer det, at regnskabsinstruksen skal omfatte retningslinier for: Registrering og bogføring af afvikling af optjent over-/merarbejde eller flekstid. Registrering og bogføring af optjening af nyt over-/merarbejde eller flekstid. Ledelsesmæssige beslutninger: Overordnede retningslinier Som udgangspunkt er det den øverste ledelse, som fastsætter om optjening af skyldige beløb til over-/merarbejde eller flekstid skal periodiseres og bogføres som en gældspost i balancen. Afgørende herfor er normalt om beløbet er væsentligt, dvs. om det regnskabsmæssige resultat forrykkes, såfremt der ikke foretages fuldstændig opgørelse og en registrering af skyldig over- /merarbejde mv. Grundlag for registrering Registrering af over-/merarbejde eller flekstid vil afhænge af institutionens individuelle aftaler med medarbejderne. For at opgøre forpligtelsen skal de forskellige arbejdstidsregler for de enkelte medarbejdergrupper kortlægges, dels hvad der bliver betragtet som over-/merarbejde eller flekstid, og dels om medarbejderne har ret til at få eventuelt over-/merarbejde eller flekstid udbetalt eller afspadseret. De nødvendige data til brug ved opgørelse af det skyldige beløb omfatter: 1. Timesaldoen for over-/merarbejde eller flekstid 2. Gennemsnitlig standard lønsats pr. persongruppe Skyldigt overarbejde m.v. opgøres som antallet af timer, der skal afspadseres/udbetales gange den gennemsnitlige lønomkostning inkl. tillæg mv. pr. time. Størrelsen af beløbet opgøres og registreres med udgangspunkt i et udtræk fra et tids anvendelsessystem eller lign. Eventuelle gennemsnitsbetragtninger kan dog anvendes, hvis der ikke er de store udsving i mængden af over- /merarbejde eller flekstid fra periode til periode. 2. Regelgrundlag Økonomistyrelsen fastsætter, at hvis indregning af skyldigt over-/merarbejde eller flekstid mv. indregnes løbende, skal registrering af afvikling heraf ske kvartalsvis i bogføringen, indtil den er fuldt afviklet. De regnskabsmæssige regler fremgår af ØAV-regelsættet afsnit om Anden kortfristet gæld 3. Tjekliste: Skyldigt over-/merarbejde eller flekstid Nye kontroltiltag Har ledelsen besluttet, at der løbende skal afsættes skyldige beløb i balancen til dækning af over-/merarbejde eller flekstid? 39

Registrering og bogføring af optjening af nyt over-/merarbejde eller flekstid.

2 Skal opgørelsen foretages for hver enkelt medarbejder eller en nærmere defineret medarbejdergruppe? Er kriterierne for opdeling af skyldigt overarbejde på medarbejdergrupper beskrevet? Er aftalerne for opgørelse overarbejde godkendt? Er der udsendt retningslinier for aflevering af tidsregistrering for medarbejdere til brug for opgørelsen? Er rådighedsforpligtelsen modregnet i opgørelsen af over-/merarbejde? Er der foretaget modregning for rådighedsforpligtelse mv. ved beregning af over- /merarbejde eller flekstid? Er der etableret et registreringsgrundlag for opgørelse af saldoen for over-/merarbejde eller flekstid således at beregningerne kan udføres på et pålideligt grundlag? Er der etableret et registreringssystem som løbende kan registrere forpligtelsen? Hvorledes er satsen pr. medarbejdergruppe for overarbejde opgjort? Organisatorisk/ i praksis Hvem skal beregne optjeningen og afviklingen af forpligtelsen til over-/merarbejde eller flekstid? Hvem kontrollerer beregningerne før de sendes til Regnskabsfunktionen? Hvem bogfører i finanssystemet de reguleringer til saldoen for over-/merarbejde eller flekstid? Hvem kontrollerer at afviklingen af overarbejde bogføres korrekt i finanssystemet? Hvem foretager den løbende afstemning af saldoen for over-/merarbejde eller flekstid med bogføringen? Hvem kontrollerer at hensættelsen til skyldigt over-/merarbejde eller flekstid er korrekt bogført ultimo regnskabsåret? Anbefalinger Konstruér flow-charts over arbejdsgangen for registrering af over/merarbejde mv.. Det kan stærkt anbefales at gøre det detaljeret så hvem der gør hvad mv. fremgår. 4. Flow-chart: Skyldigt over-/merarbejde eller flekstid 40

Er rådighedsforpligtelsen modregnet i opgørelsen af over-/merarbejde? Er der foretaget modregning for rådighedsforpligtelse mv. ved beregning af over- /merarbejde eller flekstid?

3 Flowchart: Overarbejde Afvikling af overarbejde m.v. <fase> Registrering af nyt over-/merarbejde eller flekstid Lønkontoret Registrering af afholdt over-/ merarbejde foretages Opgørelse over den kvartalsmæssige afvikling af over-/merarbejde sendes til Regnskabsfunktionen Opgørelse af registreret nyt over-/merarbejde Opgørelse over den kvartalsmæssige optjening af nyt over-/merarbejde sendes til Regnskabsfunktionen Regnskabsfunktionen Budgetansvarlig Afvikling bogføres i henhold til den fremsendte opgørelse Afviklingen godkendes Godkendes før den bogføres Optjeningen bogføres i henhold til den fremsendte opgørelse Ved årsafslutningen afstemmes saldoen for det skyldige over-/ merarbejde med bogføringen 41

4 5. Eksempel på beskrivelse Ny forretningsgang for over-/merarbejde og flekstid Indregning af over/merarbejde og flekstid Over/merarbejde og flekstid indregnes i balancen ved hver regnskabsafslutning, hvis der i perioder op til regnskabsafslutninger er væsentlige skyldige beløb hertil, som vil forrykke det regnskabsmæssige resultat, såfremt beløbet ikke indregnes. Grundlaget for opgørelsen Grundlaget for opgørelsen af skyldigt over/merarbejde og flekstid er de enkelte skriftlige aftaler med medarbejdergrupper omkring over-/merarbejde og flekstid mv. Opgørelse af over/merarbejde og flekstid opgøres pr. medarbejdergruppe Fuldmægtige og HK/TAT ansatte ud fra tidsregistreringssystemet (m-tid). Medarbejderne grupperes af hensyn til gennemsnitlig standard timesatser, som anvendes til beregningen. Dette gøres ud fra lønrammer, anciennitet, titel. Når der i aftalerne om over- /merarbejde eller flekstiden indgår rådighedsforpligtelser og lign., fragår disse i timesaldoen. Den gennemsnitlige time pr. medarbejdergruppe beregnes ved at tage den gennemsnitlige månedsløn (inkl. faste tillæg), og dividere den med antallet af arbejdstimer i en gennemsnitsmåned (eksklusiv overarbejde) pr. måned. Som grundlag for forpligtelsen anvendes 1924 årlige tjenestetimer. Nedenstående fremgangsmåde anvendes til beregning af forpligtelsen. Metode med udgangspunkt i saldoen for flekstid per medarbejdergruppe Saldo for over-/merarbejde eller flekstid, målt i antal timer pr. medarbejdergruppe fra m-tid minus fradrag for rådighedsforpligtelse o.lign. som fragår i saldo gange gennemsnitlig standard timesats pr. medarbejder gruppe Til brug for beregningen af skyldige beløb foretages der ved hver kvartalsafslutning og årets udgang en opgørelse af følgende nøgletal: Antal afspadserede timer i årets løb (for hhv. fuldmægtige og HK/TAT) Antal udbetalte timer i årets løb (for hhv. fuldmægtige og HK/TAT) Antal over-/merarbejdestimer i årets løb (for hhv. fuldmægtige og HK/TAT) Disse nøgletal anvendes til at justere størrelsen af de hensatte forpligtelser. Metoden til opgørelse af skyldige beløb til afspadsering fremgår af eksemplet nedenfor. 42

Grundlaget for opgørelsen Grundlaget for opgørelsen af skyldigt over/merarbejde og flekstid er de enkelte skriftlige aftaler med medarbejdergrupper omkring over-/merarbejde og flekstid mv.

5 Metode til justering af over-/merarbejde i balancen Hensættelser til afspadsering Fuldmægtige HK/TAT I alt Hensatte timer primo kvartalet (timer) Antal afspadserede timer i kvartalet Antal udbetalte timer i kvartalet Status ultimo kvartalet Tilgang - over-/merarbejdestimer i kvartalet Hensatte timer ultimo kvartalet(timer) Gennemsnitlig timeløn (1) kr 132 kr 139 Hensættelser primo kvartalet kr kr kr Afspadsering i kvartalet (2) -kr kr kr Udbetalt overarbejde i kvartalet (3) -kr kr kr Eventuel korrektion til primohensættelse (4) kr 0 kr 0 kr 0 Videreført primohensættelse ultimo kvartalet (som endnu ikke er udbetalt eller afspaseret) kr kr kr Tilgang - over-/merarbejde i kvartalet (5) kr kr kr Hensættelser ultimo kvartalet kr kr kr Anm: (1) Gennemsnitlig årsløn ekskl. rådighedstillæg (fuldmægtige - AC'ere) og pension divideret med 1924 timer. (2) Af det grå felt fremgår forbruget af primo hensættelsen, der er afspaseret. Balanceposten (9115) debiteres med beløbet, mens den tilhørende omkostningskonto (3675) krediteres tilsvarende. (3) Af det grå felt fremgår forbruget af primo hensættelsen, der er udbetalt. Balanceposten (9115) debiteres med beløbet, mens den tilhørende omkostningskonto (3675) krediteres tilsvarende. (4) Behovet for korrektion til primohensættelse er fastsat til nul. I tilfælde af korrektionsbehov foretages bogføringe som beskrevet i anmærkning (3) eller (5). Hvis primohensættelsen var beregnet for højt, bogføres den som udbetalt overarbejde (3). Hvis den var for lav bogføres den som tilgang af over- /merarbejde (5). (5) Af det grå felt fremgår det beløb, som hensættelserne skal justeres med. Dvs. den tilgang der har været til over-/merarbejde i indeværende kvartal. Balanceposten (9115) krediteres med beløbet, mens den tilhørende omkostningskonto (3675) debiteres tilsvarende. Afvikling af overarbejde afsat i balancen Afviklingen af overarbejde afsat i balancen foretages efter en plan udarbejdet af Lønkontoret. Planen sendes til Regnskabsfunktionen, som foretager den endelige bogføring af afviklingen, efter at den budgetansvarlige har foretaget en godkendelse. Såfremt planen er væsentlig forskellig fra den faktiske afvikling af overarbejdet, foretager Lønkontoret en regulering herfor, som sendes til regnskabsfunktionen og bogføres. Ansvarsfordeling og procedure Beregningerne foretages af Lønkontoret og sendes til Regnskabsfunktionen efter, at budgetansvarlig har godkendt beregningen. Dokumentationen underskrives af den eller de medarbejdere, som har foretaget beregningerne og estimeret forpligtelsens størrelse, samt den ansvarlige ledelseschef som har autoriseret, at timerne enten kommer til udbetaling eller skal afspadseres. 43

284 Tilgang - over-/merarbejdestimer i kvartalet 500 300 800 Hensatte timer ultimo kvartalet(timer) 2.533 551 3.084 Gennemsnitlig timeløn (1) kr 132 kr 139 Hensættelser primo kvartalet kr 1.088.

Relaterede dokumenter

Forretningsgang 4: Feriepengeforpligtelser

Forretningsgang 4: Feriepengeforpligtelser 1. Indledning Indregning af skyldige beløb til feriepenge er en væsentlig post i balancen. Dette stiller store krav til den regnskabsmæssige opgørelse, opfølgning