For ØSC-kunder udsendes nærmere beskrivelse af processen fra Statens Administration.

Transkript

1 Feriepenge i eindkomst Pr. 1. januar 2012 overgik indberetning af feriepenge til eindkomst. Moderniseringsstyrelsen har derfor udarbejdet denne vejledning som hjælp til behandling af sager om feriepenge. Vi vil løbende tilrette vejledningen, hvis der sker ændringer på området. Indtil maj 2012 har Moderniseringsstyrelsen indberettet feriepengeoplysninger til eindkomst og foretaget betalinger manuelt til FerieKonto. Vi har sendt et samlet beløb pr. SE-nummer på baggrund af indrapporteringer til SLS. FerieKonto har derefter fordelt beløbene til de enkelte lønmodtagere på baggrund af indberetninger i eindkomst. Pr og fremover sender FerieKonto opkrævninger på de indberetninger, der er forfaldne til betaling på deres aflæsningsdage (ca. den 15. og den 25. i måneden), hvorefter Moderniseringsstyrelsen betaler de forfaldne feriepenge. En ordinær opkrævning, der betales ca. den 15. i måneden via betalingsservice og en ekstraopkrævning, der betales ca. den 25. i måneden via girokort. For ØSC-kunder udsendes nærmere beskrivelse af processen fra Statens Administration. Nye betalings- og indberetningsfrister ifm. ferieafregninger Nedenstående forklarer kort om de ændringer, der er sket med overgang til indberetning af feriepenge via eindkomst: Feriepenge skal fra LG indberettes på personniveau via eindkomstregistret. Der foretages efterfølgende betaling på SE-nummerniveau til FerieKonto. Det betyder at din sagsbehandling ved fratræden af en medarbejder skal ske anderledes. SLS afleverer eindkomstindberetninger en gang månedligt (hvor oplysninger fra 1. og 2. lønkørsel afleveres samlet). Hvor vi tidligere afleverede oplysninger og betalinger efter hver lønkørsel, sker det nu kun månedligt efter 2. lønkørsel. Hvis du vil undgå morarenter, skal du indrapportere feriepengene rettidigt. Rettidigt vil sige, at feriegodtgørelsen skal indberettes til SLS i den måned, hvor lønmodtageren fratræder og senest i 2. lønkørsel i måneden efter fratrædelsen. Eksempel Lønmodtager fratræder 30. juni 2012: LG 07/12 2. lønkørsel (ultimo juni) betaling sker 7. august feriepenge kan hæves 12. august ingen morarenter. LG 08/12 1. lønkørsel (primo juli) betaling sker 7. august feriepenge kan hæves 12. august ingen morarenter. LG 08/12 2. lønkørsel (ultimo juli) betaling sker 7. august feriepenge kan hæves 12. august ingen morarenter LG 09/12 1. lønkørsel (primo august) betaling sker 7.september feriepenge kan hæves 12. september morarenter!

2 Eksempel på tidslinje indrapportering LG 07/12 2. lønkørsel (ultimo juni) Lønkørsel, Den ansatte fratræder Feriekonto opgør Betaling sker til afregning af sidste løn udbetales krav Feriekonto ferie foretages i SLS Oplysninger registreres i eindkomst Lønmodtager kan hæve feriepenge på FerieKonto.dk Da der stadig går relativt lang tid fra lønmodtageren kan se sine feriepenge på lønsedlen til de reelt bliver til rådighed, kan du i visse situationer udbetale feriepengene kontant i stedet for at indbetale dem til FerieKonto. Mulighed for kontant udbetaling af feriepenge Feriepengene er først til disposition for lønmodtageren, når betalingen modtages i FerieKonto. Derfor er det godt at være opmærksom på at det er tilladt at afregne feriepenge kontant for ferie, der afholdes i forbindelse med fratræden og/eller inden feriepengene er betalt til FerieKonto. (Betalingsdato kan ses på U.980). Eksempel Medarbejder fratrådt: Feriepenge afregnet i SLS LG 07/12 Medarbejder afholder ferie: Betaling af feriepenge modtages i FerieKonto: FerieKonto udbetaler penge til medarbejder Ferieloven åbner mulighed for, at arbejdsgivere kan udbetale feriegodtgørelse kontant i følgende situationer: Lønmodtageren forlader arbejdsmarkedet af alders- eller helbredsmæssige årsager. I dette tilfælde skal du indberette 1 i felt5 på løndelene 5000, 5010 og 5020 i SLS. Derved bliver der ikke dannet nettoferieløndele, og beløbet udbetales til lønmodtageren efter fradrag af skat og AM-bidrag. Lønmodtageren flytter til udlandet og framelder sig i CPR. Du skal indberette som anført ovenfor. Lønmodtageren afholder ferie i umiddelbar forlængelse af sin fratrædelse. Her er det en god ide, at du indhenter information hos lønmodtageren, om hvorvidt pågældende agter at holde sin ferie i forbindelse med fratræden eller senest indenfor ca. 6 uger efter fratrædelsen, idet der kan gå op til 6 uger fra den sidste bankdag i indberetningsmåneden, til lønmodtageren kan hæve sine feriepenge. I dette tilfælde skal du indberette felt 6 på løndelene 5010 og 5020 du skal angive, hvor mange af de tilgodehavende feriedage, der forventes afholdt og et forholdsmæssigt beløb vil blive udbetalt kontant til lønmodtageren og en eventuelt resterende del af feriegodtgørelsen vil blive fremsendt til FerieKonto.

3 Nettobeløbet udgør kr. 750,00 eller derunder. I denne situation udbetaler SLS automatisk feriegodtgørelsen kontant til lønmodtageren uanset værdien i felt 5. Kontant udbetaling efter beregning af feriepenge i SLS Hvis du har indrapporteret løndel 50xx, ferieafregning og efterfølgende har brug for at udbetale feriepengene kontant, kan dette ske indtil betalingsdatoen er nået jf. ovenstående eksempel. (Betalingsdato kan ses på U.980). Du skal rette manuelt i eindkomst og nedskrive beløb og dage svarende til hvad du har udbetalt. Derefter skal du have beløbet retur. Vi arbejder på en løsning, hvor Moderniseringsstyrelsen tilbagebetaler feriepengebeløb, der derfor ikke opkræves af FerieKonto. Når betalingsdagen er nået, er det ikke længere muligt at få penge retur fra FerieKonto, idet beløbene nu er godskrevet den enkelte lønmodtagers konto i FerieKonto. Herefter er det et mellemværende mellem arbejdsgiveren og lønmodtageren. Dog kan du kontakte FerieKonto, hvis lønmodtageren endnu ikke har hævet feriepengene og aftale hvordan du kan få dem retur. Det kræver dog i de fleste tilfælde lønmodtagers accept. Derfor er det meget vigtigt at du kontrollerer ferieindberetninger nøje og foretager eventuelle rettelser inden betalingsdatoen er nået.

4 Negativ beregning af feriepenge - rettelser af tidligere beregnede beløb Det er ikke længere muligt automatisk at tilbageføre feriepenge fra FerieKonto, hvis dette sker i en anden løngeneration, end beløbet blev afregnet i. Rettelse sker i 2. lønkørsel, hvis feriepengene er indrapporteret til 1. lønkørsel Har du afregnet for meget i 1. lønkørsel, skal du stadig indrapportere det for meget beregnede på løndel 8810 (brutto) og 8903 (netto), hvis du retter til 2. lønkørsel. Rettelse sker inden betalingsdatoen er nået: Har du afregnet for meget, skal du stadig indrapportere det for meget beregnede på løndel 8810 (brutto) for at nedskrive personens a-indkomst. Herved opstår et skyldigt beløb. Selvom du indrapporterer løndel 8903 (netto) opstår et skyldigt beløb, fordi SLS udligner nettoferiepengene. Derefter skal du have beløbet retur. Vi arbejder på en løsning, hvor Moderniseringsstyrelsen tilbagebetaler feriepengebeløb, der derfor ikke opkræves af FerieKonto. Det skyldige beløb (nettoferiepengene) skal du desuden sørge for manuelt at nedskrive i eindkomst. Det skal du gøre inden du kontakter FerieKonto. Når du har fået beløbet tilbage fra FerieKonto, skal du indrapportere beløbet på løndel 2913 samtidig med at du indeholder beløbet på løndel Vær opmærksom på at løndel 8561 i nogle tilfælde trækkes automatisk. Rettelse sker efter betalingsdatoen er nået: Har du afregnet for meget, skal du stadig indrapportere det for meget beregnede på løndel 8810 (brutto) for at nedskrive personens a-indkomst. Herved opstår et skyldigt beløb. Selvom du indrapporterer løndel 8903 (netto) opstår et skyldigt beløb, fordi SLS udligner nettoferiepengene - men herefter er det ikke sikkert at du kan tilbagekalde dette beløb fra FerieKonto. Dog kan du kontakte FerieKonto, hvis lønmodtageren endnu ikke har hævet feriepengene og aftale hvordan du kan få dem retur. Det kræver dog i de fleste tilfælde lønmodtagers accept. Herefter er det et mellemværende mellem arbejdsgiver og lønmodtager, og du skal opkræve medarbejderen for det skyldige beløb.

5 Kontering af feriepenge Feriepenge for timelønnede løbende ferieafregning: Feriepenge beregnes i SLS på baggrund af jeres indrapporteringer Indberetning Betaling Timelønskørslen Nettobeløbet konteres på afstemningskonto 179 med Nettobeløb mv. opsummeres til betalingsdato = kørselsdato (kan ses på U980). eindkomst i Ferieoplysninger 1 Kredit konto 6150 Månedslønskørslen Nettobeløb mv. opsummeres til eindkomst i Ferieoplysninger 1 Selve indberetningen til eindkomst Oplysningerne fra timeløn og månedsløn, indberettes til eindkomst efter månedslønskørslen. Nettobeløbet konteres på afstemningskonto 179 med betalingsdato den 7. i efterfølgende kvartal (kan ses på U980). Kredit konto 9788 Selve betalingen Beløb fra timeløn bliver debiteret konto 6150 og krediteret konto 9788 i efterfølgende månedskørsel. Herefter debiteres beløb fra både månedsløn og timeløn på konto 9788 og betales via Naviløn den 7. i efterfølgende kvartal. Feriepenge for funktionærer ved fratræden Feriepenge beregnes i SLS på baggrund af jeres indrapporteringer Indberetning Betaling Timelønskørslen Nettobeløbet konteres på afstemningskonto 180 med Nettobeløb mv. opsummeres til betalingsdato = kørselsdato (kan ses på U980). eindkomst i Ferieoplysninger 1 Kredit konto 6150 Månedslønskørslen Nettobeløb mv. opsummeres til eindkomst i Ferieoplysninger 1 Selve indberetningen til eindkomst Oplysningerne fra timeløn og månedsløn, indberettes til eindkomst efter månedslønskørslen. Nettobeløbet konteres på afstemningskonto 180 med betalingsdato den 7. i efterfølgende måned (kan ses på U980). Kredit konto 9788 Selve betalingen Beløb fra timeløn bliver debiteret konto 6150 og krediteret konto 9788 i efterfølgende månedskørsel. Herefter debiteres beløb fra både månedsløn og timeløn på konto 9788 og betales via Naviløn den 7. i efterfølgende måned.

6 Opsummering i SLS Her kan du se hvordan feriepenge opsummeres på den enkelte ansattes register. Oplysningerne kan du kun se i SLS, ikke i HR-løn. Timelønnede pr. måned Totaler vedr. årene hhv. time- måneds lønnede Feriepenge ved fratræden Feriedage, både timelønnede og ved fratræden