Tidsplan til årsafslutningen 2015

Transkript

1 Tidsplan til årsafslutningen 2015 Tidsplanen til årsafslutning 2015 henvender sig til kunder og medarbejdere i. Planen indeholder en beskrivelse af hvilke opgaver, der skal løses i forbindelse med omtalte årsafslutningen. Der er angivet hvilke opgaver kunderne er ansvarlige for, og hvilke opgaver er ansvarlig for. I kolonnen Ansvarlig er felterne markeret med en farve. Er et felt markeret med rød er s ansvarlig for opgaven. Er feltet farvet med grøn er det kundens ansvar, og hvis feltet er markeret med gult er det både og kunden, som har ansvaret for opgaven. Opgaverne er beskrevet i den rækkefølge de skal løses, med angivelse af dato for deadline, eller perioden hvori opgaven skal løses. Er opgaven beskrevet i Vejledning i årsafslutning udgivet af Moderniseringsstyrelsen (MODST), henvises der hertil i nedenstående tabel. Statslig brugervejledning til Årsafslutning 2015 finder du på: Statslig brugervejledning til Årsafslutning 2015 Det anbefales at hele vejledningen læses igennem fra start til slut, inden man læser enkelte afsnit. Hvorimod er opgaven beskrevet i; Lønårsafslutning 2015 på lønområdet henvises der til medsendte vejledning. Dato Opgave Vejledning Ansvarlig Nu Opret nyt år Se Vejledning i årsafslutning, afsnit 1. Nu Opret ny bilagsnummerserie Se Vejledning i årsafslutning, afsnit 2. Nu Årsafslutningskonti Inden årsafslutningen skal opsætningen for alle årsafslutningskonti kontrolleres i NS. Se Vejledning i årsafslutning, afsnit 6 Nu Periode Periode for indrapportering i Navision til periode er åbnet Nu Arbejdsdato For at anvende bilagsnummer for nyt år samt accept af E-bilag for nyt år, er det vigtigt at husk at skifte arbejdsdato, se Vejledning i årsafslutning, afsnit 3. NB! Der er ikke krav om, at bilagsnumre skal indeholde årstal. Nu Årsafslutning på Sende forespørgsel til kunder, om hvorvidt de dimensionsniveau ønsker at årsafslutningen skal foretages på dimensionsniveau. Kan anvendes fra d til d Se Vejledning i Periode 12 husk at anvende årsafslutning, afsnit 13 Husk at datoen først må anvendes fra periode 13.1, fra den og efter kørslen afslut år. Se Vejledning i årsafslutning, afsnit 6. I periode 12 anvendes datoen , hvor dags dato ikke kan anvendes. og Afleveringsfrist LK2 Afleveringsfrist til SLS 2. lønkørsel.

2 Indrapporteringsfrist LK2 Seneste indrapportering til SLS 2. lønkørsel er kl Regnskabserklæring udsender regnskabserklæring for periode Indlæsning af løn Data fra SLS 2. lønkørsel kan indlæses i Navision. Se Vejledning i årsafslutning, afsnit Interne fakturaer Interne fakturaer dvs. fakturaer til andre statsinstitutioner, sendes på den måde at fakturaen kan være godkendt af den modtagne institution, og returneret til senest Betalinger i banken Alle betalinger der ønskes registreret i banken i 2015 skal være i hænde senest den og For korrekt bankafstemning anvendes forfaldsdato Datoen den betragtes ikke som en bankdag Udbetalingsmaksimum Husk at tjekke udbetalingsmaksimum på udbetalings- og lønkonti i Business Online delsrater Moderniseringsstyrelsen udbetaler 12- delsrater for periode 12, som skal indtægtsføres på konto 1011 i institutionernes regnskaber Rejseafregninger/udlæg Opfølgning på rejseafregninger/udlæg for 2015, der ikke er færdigbehandlet RejsUd Der skal indtastes en tilfældigt linje (med et kontonummer) i købskladden til RejsUd poster, så alt lander i integrationsbatchen som behandlingsfejl. Det er efterfølgende muligt at vælge arbejdsdato/bogføringsdato, inden de relevante batches manuelt behandles Juleferie holder juleferie. Kunden kan evt. indgå individuel aftale med -team. og 04. Arbejdsdato Husk at anvende arbejdsdato når der arbejdes i periode Bogføringsopsætning Vi skal huske, at opsætte tilladt bogf. til Det sikre at der ikke fejlagtigt bogføres pr Afleveringsfrist LK1 Frist for aflevering til SLS 1. lønkørsel Feriepengehensættelse Frist for fremsendelse af materiale til beregning af feriepengeforpligtigelsen. Se vejledningen Lønårsafslutning 2015 på lønområdet Indrapporteringsfrist LK1 Frist for indrapportering til SLS 1. lønkørsel er kl. 12.

3 RejsUd Sidste dag for godkendelse af afregninger i RejsUd der skal med i I RejsUd kan der ikke arbejdes både i nyt og gammelt år. RejsUd batch der modtages i efter den , vil blive bogført i Er der behov for en længere periode i gammelt år, kan der aftales en senere skæringsdato mellem kunde og regnskabsteam, dog senest Se Vejledning i årsafslutning, afsnit Bankkonti Afstemning af SKB/Navision, der må ikke bogføres på SKB-konti efter periode 12 er Sidste frist for indsendelse af bilag til periode 12 lukket, se Vejledning i årsafslutning, afsnit 4. Sidste dag for indrapportering til regnskab periode 12. tømmer DDI og IndFak helt frem til kl Feriepengehensættelse fremsender samlet opgørelse til godkendelse og evt. bogføring af differencer. Se vejledningen Lønårsafslutning 2015 på lønområdet Frist for lønbilag 2015 Tjek med nedenstående punkt, aflev.frist Afleveringsfrist for lønbilag i finansår 2015 Se vejledningen Lønårsafslutning 2015 på lønområdet Afleveringsfrist LK2 Frist for aflevering til SLS 2. lønkørsel Afskrivning og Afskrivninger og afstemning foretages med afstemning af anlæg bogføringsdatoen Der flyttes ikke likviditet i periode Periode 12 Periode 12 lukker, men husk at der ikke kan bogføres i periode 13, før kørslen afslut år er foretaget Afslut år foretager kørslen afslut år i Navision, inden der kan bogføres i periode 13.1, se Vejledning i årsafslutning, afsnit 6 Husk også at afslutte år på lukkede regnskaber, som evt. ikke er lukket i SKS Indlæsning af løn Data fra SLS 1. lønkørsel kan indlæses og bogføres i Navision, se Vejledning i årsafslutning afsnit 9. Indlæsning af løn kan først ske når p.13 er startet p.g.a. dato Bogføringsdato for gammelt år Periode 13.1 Husk at anvende datoen for posteringer i gammelt år, evt. ændre arbejdsdato, se Vejledning i årsafslutning, afsnit 3. Institutionernes efterposteringsperiode. Detailplanlægning med departement for perioden til og og

4 , senest Kl Regnskabserklæring periode 12 udsender regnskabserklæring for periode 12 med indhold til følgende punkter: Punkt 0 Bogføringskredsspecifikke forhold. Punkt 1 Er der overensstemmelse mellem SKS og NS. Punkt 2 Er der overensstemmelse mellem SLS og NS. Punkt 4 Har afstemning af debitorer givet anledning til Bemærkninger. Punkt 5 Har afstemning af kreditorer givet anledning til Bemærkninger. Punkt 9 Er lønnen indlæst. Punkt 10 Har momssandsynliggørelsen givet anledning til bemærkninger, og i givet fald hvilke. Punkt 14 Indeholder SLS alt rettidigt modtaget materiale. Punkt 15 Er der rettidigt foretaget ansøgning for Refusionsanmodninger. Punkt 16 Feriepengeforpligtigelsen er beregnet (kun ved årsafslutning) Punkt 18 Er E-indkomst for perioden afstemt, og vedhæftet. Punkt 19 Lønteamets øvrige bemærkninger til perioderegnskabet. Røde tal i debet/kredit kontrol kommenteres. Beholdningsafstemninger vedlægges og kommenteres. Evt. rettelser som følge af regnskabserklæringen kan således bogføres i periode Indrapporteringsfrist LK2 Frist for indrapportering til SLS 2. lønkørsel er kl Indlæsning af løn Data fra SLS 2. lønkørsel kan indlæses og bogføres i Navision, se Vejledning i årsafslutning, afsnit Sidste dag for kunder MODST opfordrer departementerne til at føre kontrol i den sidste uge i periode Bevillingsafregning Når al anden bogføring er fortaget bogføres bevillingsafregning/resultatdisponering, og sendes til bogføring hos senest den 22/1 kl Vi bogfører samme dag. Mail med bestillings nr. skal sendes til teamet dels rater Moderniseringsstyrelsen udbetaler 12. dels rater for periode 1, som skal indtægtsføres på konto 1011 i institutionernes regnskaber for Periode 13.1 Departementerne kan vælge efterposteringsperiode til bogføring- og kontrol af bevillingsafregning /resultatdisponering. Bogføring i denne periode kræver godkendelse af eget departement. og og Ekstraordinær afskrivningskørsel Kun såfremt at der er foretaget rettelser i periode i anlægsmodulet, skal der køres en afskrivningskørsel med dato for de pågældende anlæg.

5 Anlægsafstemning Der skal udarbejdes 2 afstemninger, en for periode 13 og en scratch afstemning. Afstemningerne skal vedlægges i RE P Salgsprovenu af anlæg Investering i Nationalregnskaber. Ompostering af salgsprovenu for salg af anlægsaktiver Likviditetsflytning FF4 Likviditetsflytning FF4 langfristet gæld Frist for efterposteringer via DDI Frist for resultatdisponering via DDI foretages inden udgangen af januar måned. Er sidste frist for fremsendelse af rettelser til regnskabsposter i periode Bevillingsafregning/resultatdisponering er sidste postering. Individuel aftale med kunden. Sidste frist for fremsendelse af bogføring af Bevillingsafregning/resultatdisponering i periode Afleveringsfrist LK1 Frist for aflevering til SLS 1. lønkørsel Periode 13.1 Periode 13.1 lukker i Navision. Afstem periode 13.1, se Vejledning i årsafslutning, afsnit SKS afstemning NS/SKS rapport trækkes inden der bogføres i periode Beholdningsafstemning Løn og Regnskab forbereder beholdningsafstemning Periode 13.2 Sidste dag i periode 13.2 for de Navisionbrugere, som har fået tilladelse til eller krav fra Moderniseringsstyrelsen (eller Finansministeriet) om at foretage yderligere posteringer til Husk at Nulstille finans på ny Periode 13.2 Periode 13.2 lukker, måneds- og kvartalskørsel for periode 13.2 i SKS og for hele Afstem periode 13.2, se Vejledning i årsafslutning, afsnit Nulstil finans Nulstil finans køres som det første, når periode er lukket. se Vejledning i årsafslutning, afsnit 13. Husk også at køre Nulstil finans på lukkede regnskaber, som evt. ikke er lukket i SKS Indrapporteringsfrist LK1 Frist for indrapportering til SLS 1. lønkørsel er kl Afsluttende Løn afslutter beholdningsafstemninger. beholdningsafstemninger Regnskabserklæringer udsender regnskabserklæring for periode 13. og Godkendelse af ministerområderegnskab Sidste frist for at departementerne skal udfylde og underskrive den særlige godkendelse af ministerområderegnskab regnskabserklæring, og derefter sende den

6 FF5 afstemning og likviditets flytning Primokorrektion og Inaktivering af solgte anlæg fra 2015 elektronisk til Inden udgangen af 1. kvartal skal der flyttes midler mellem FF5 uforrentet konto og FF7 finansieringskontoen. Dvs. at der skal flyttes mellem FF5 TRANS til/fra FF7 ind- eller udbetalingskontoen. Beregningsgrundlaget skal godkendes af kunden og derefter vedlægges i RE P som dokumentation når likviditeten er flyttet. På balancen skal solgte anlæg udlignes mellem afskaffelser 5xx2 og afhændelser 5xx4 med primokorrektion. Samt solgte anlæg skal inaktiveres. Se vejledning:. Kvikguide - Årlig regulering af afhændede anlæg ( Lønårsafslutning 2015 Nedenfor ses oplyste frister samt øvrige vigtige oplysninger, I skal være opmærksomme på i forbindelse med årsafslutningen 2015 på lønområdet. Skattekort SKAT sender automatisk et nyt skattekort til SLS, når der sker ændringer som følge af ændret forskudsangivelse, nye restancer mv. Frikortet bliver opdateret af SKAT efter hver lønudbetaling. Frivillig forhøjelse af trækprocent Medarbejdere kan en gang årligt anmode arbejdsgiveren om en forhøjelse af trækprocenten. Vær opmærksom på, at forhøjelsen af trækprocenten skal være oprettet på løndelen 250 i SLS for at undgå, at et eventuelt nyt skattekort automatisk overskriver forhøjelsen. Da e-skattekortet bliver indlæst automatisk, skal I bede jeres medarbejdere om at være opmærksomme på, om deres skatteoplysninger er korrekte. Trækkes der f.eks. på bikortet, hvor det skulle være hovedkort eller lign.? Skatteår og indkomstår 2015 og 2016 Som hovedregel gælder det at det er udbetalingstidspunktet, der afgør hvilken trækprocent og hvilket fradrag der skal bruges. Dvs. at alt der udbetales i januar 2016, vil indgå i medarbejderens A-indkomst i 2016, også selv om beløbet vedrører f.eks. merarbejdere for december Hvis I har medarbejdere, der ved en fejl, først får et beløb udbetalt i 2016, der skulle have været udbetalt i gammelt skatteår 2015, kan I ændre skatteåret i SLS indtil 13. januar 2016, og der vil blive dannet en supplerende oplysningsseddel. I skal være opmærksomme på at I skal påføre skatteår på lønbilaget, hvis beløbet skulle have været på medarbejderens skatteår 2015.

7 Oplysningssedler Der udsendes ikke oplysningssedler. Medarbejderne kan se oplysningspligtige beløb, indkomst m.v. i deres personlige skattemappe på Finansår 2015 og 2016 Skatteår og finansår følges ikke nødvendigvis ad. Lønbilag, der indrapporteres i SLS med dato i gammelt år 2015, vil til og med 2. lønkørsel i januar 2016 blive udgiftsført i regnskabet/finansåret for Dvs. at f.eks. merarbejdere, som vedrører december 2015 og udbetales i januar 2016, vil indgå i medarbejderens A-indkomst i 2016, men lønudgiften vil belaste finansår Afleveringsfristen for lønbilag i finansår 2015 er den 12. januar Det er meget vigtigt at alle lønbilag, der vedrører 2015, og som skal udgiftsføres i 2015, afleveres til tiden, således at jeres regnskab bliver så korrekt som muligt. holder som udgangspunkt lukket mellem jul og nytår, dvs. fra den 24. december 2015 til og med den 3. januar Der bør derfor så tidligt som muligt, træffes særskilt aftale, hvis der er væsentlige/større opgaver i årsafslutningsperioden. Ferieafregning til FerieKonto Der kan ikke indrapporteres ferieafregning for forudlønnede i 2. kørsel i december, da disse kan få udbetalt løn både for december og januar samtidig med, at ferietotalerne flyttes på lønregistrene. Det er dog rettidigt at afregne til 1. lønkørsel i januar 2016, hvis den ansatte er fratrådt den 31. december Feriepengehensættelse 2015 I forbindelse med hensættelse af feriepenge foretager beregning af feriepengeforpligtelsen for alle institutioner, som ønsker det. Opgørelsen skal godkendes af institutionen senest i periode (som lukker den 29. januar 2016), og institutionen skal inden periode lukker, anmode deres regnskabsteam om at bogføre eventuelle differencer i forhold til det med udgangen af 2015 hensatte beløb. Formlen for beregning af feriepengeforpligtelsen er: Antal årsværk (leveres af ) * antal tilgodehavende feriedage med udgangen af året i gennemsnit pr. medarbejder (leveres af institutionen) * en gennemsnitlig pris pr. feriedag (leveres af ). Det betyder at når s bistand anvendes, er følgende proces for dannelse af korrekte data som følger: Fra og med Institutionen fremsender antal tilgodehavende feriedage i gennemsnit pr. medarbejder pr til lønpostkassen, for deres lønteam med angivelse af institutionsnavn i emnefeltet (statens gennemsnit er 34,5 tilgodehavende dage ved årets udgang).

8 Senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af bestilling fremsender samlet opgørelse til institutionen til godkendelse og evt. bogføring af difference. Ratepension Hvis den ansatte ønsker at indbetale ekstraordinære bidrag til sin ratepension vedr. skatteåret 2015, skal det indrapporteres senest til 2. kørsel i december Kan dette ikke nås må den ansatte selv indbetale beløbet, og rette henvendelse til SKAT for, at få udbetalt skat og arbejdsmarkedsbidrag herfor. Forhåndsregistrering af refusioner i forbindelse med årsafslutning 2015 For at der ikke skal opstå tvivl om, hvorvidt alle refusioner vedrørende finansåret registreres korrekt, beskrives hermed processen i. I årets første 3. kvartaler arbejder med de frister, som er gældende inden for de forskellige refusionsordninger, men i forbindelse med årsafslutningen skal alle refusioner for året være forhåndsregistreret i SLS senest ved 2. lønkørsel i januar (19. januar 2016), da der ellers ikke kan aflægges et retvisende regnskab for finansår I den forbindelse er det meget vigtigt, at der hurtigst muligt i januar 2016 fremsendes oplysninger omkring fravær på fx deltidssyge, så alt kan blive søgt så korrekt som muligt. Kørselskalender 2016 LG LK Afleveringsfrist Seneste indrapp. Dispositionsdato 02/ januar 7. januar 15. januar 02/ januar 19. januar 29. januar 03/ januar 5. februar 15. februar 03/ februar 17. februar 29. februar 04/ februar 3. marts 11. marts 04/ marts 16. marts 31. marts 05/ marts 5. april 13. april 05/ april 18. april 29. april 06/ april 4. maj 17. maj 06/ maj 19. maj 31. maj 07/ maj 6. juni 14. juni 07/ juni 20. juni 30. juni

9 08/ juni 6. juli 13. juli 08/ juli 19. juli 29. juli 09/ juli 5. august 15. august 09/ august 19. august 31. august 10/ august 5. september 13. september 10/ september 20. september 30. september 11/ september 5. oktober 13. oktober 11/ oktober 19. oktober 31. oktober 12/ oktober 4. november 14. november 12/ november 18. november 30. november 01/ november 5. december 13. december 01/ december 19. december 30. december