Fyns Amt 31. marts 2004 EPJ-sekretariatet LTY. Referat. 8. møde i Fyns Amts EPJ-Styregruppe Mandag den 29. marts 2004, kl kl. 16.

Transkript

1 Fyns Amt 31. marts 2004 EPJ-sekretariatet LTY Referat af 8. møde i Fyns Amts EPJ-Styregruppe Mandag den 29. marts 2004, kl kl Mødedeltagere: Direktør Niels Mortensen, Fyns Amt [Formand] Områdedirektør Jens Otto Jeppesen, OUH Cheflæge Peder Jest, SHF IT-chef Ole Wintoniak, Amtsgården Informatikchef Jens Ole Henriksen, OUH IT-chef Svend Ulka Petersen, SHF Adm. overlæge Søren Jakobsen, afd. G, Sygehus Fyn Adm. overlæge Sten Grove Thomsen, afd. D, OUH Centerchef Inge Skov Andersen, Patientcenter Rød, OUH IT-koordinator Bjarne Hjorth, Røntgen afdelingen, OUH Vicekontorchef Tove Lehrman, FynCom EPJ-konsulent Lone Tynan, EPJ-S, (Referent) EPJ-konsulent Henrik Lindholm, EPJ-S (afbud) [NM] [JOJ] - afbud [PJE] [OW] - afbud [JOH] [ULKA] [SOJA] - afbud [SGT] [ISA] - afbud [BJH] [TLE] [LTY] [HENL] Dagsorden: 1. Velkomst og indledning til mødet v/ Niels Mortensen 2. Meddelelser 3. Orientering om status på EPJ-udbudsproces a. Kontrakt v/ulka b. Vurderingskriterier v/henl 4. Revideret projektorganisation for EPJ-projektet i Fyns Amt Til beslutning v/lty 5. Implementeringsorganisation til gennemførelse af udrulning af EPJ i Fyns Amt. Til beslutning v/lty Under dette punkt deltager Bodil Lund Jørgensen (Uddannelsesgruppen), Flemming Hartmann-Andersen(Organisationsudvikling) og Jens Ole Henriksen (Implementeringsgruppen) 6. Eventuelt Ad 1. Velkomst NM bød velkommen til det ottende møde i EPJ-styregruppen i Fyns Amt, herunder en speciel velkomst til Bodil Lund Jørgensen (projektleder for Uddannelsesgruppen) og Flemming Hartmann-Andersen (projektleder for Organisationsudviklingsgruppen), som sammen med JOH (projektleder for Implementeringsgruppen) var inviteret til at deltage med 1

2 et indlæg under mødets punkt 5. Af hensyn til gæsterne blev punkt 5 rykket frem til umiddelbart efter meddelelserne. Ad 2. Meddelelser NM orienterede om, at Fyns Amt har fået en henvendelse fra EPJ-Observatoriet, som ligesom de foregående år gennemfører et landsdækkende survey af EPJ-udviklingen, implementeringen og driften i det danske sygehusvæsen. Der afholdes et møde i uge 18 med EPJ-observatoriet og repræsentanter for Fyns Amts EPJ-projekt. Torsdag den 1. april 2004 får Fyns Amt besøg af Vicedirektør Kjeld Kjeldsen, Sundhedsstyrelsen. Besøget foregår på Amtsgården og Olaf Ingerslev har udarbejdet et program for dagens forløb. Kjeld Kjeldsen har ønsket at få en orientering om det fynske EPJ-projekt, IT-samarbejdet med kommunerne og praksissektoren, samt erfaringerne med aktivitetsbaseret afregning i Fyns Amt. TLE orienterede om, at Fyns Amt og Frederiksborg Amt er udpeget til at gennemføre en første pilotafprøvning af svangrejournalen på Sundhedsportalen. NM sagde, at han gerne vil lægge op til, at vi kan diskutere dette på et møde i EPJstyregruppen, specielt sammenhængen mellem vandrejournal, kliniske databaser og EPJ. HL foreslog, at man kunne have nogle koordinerende møder mellem FynCom og EPJ-projektet. ULKA forslog, at Fyns Amt skulle invitere chefen for Sundhedsportalen til amtet, når vi har valgt EPJ-løsning. NM orienterede om, at der er pressemøde fredag den 2. april 2004 om SUP-projektet, som Fyns Amt jo også har tilsluttet sig. Ved dette pressemøde vil der blive gennemført en Demo af anvendelse af SUP-databasen på tværs af amter, nærmere bestemt mellem Viborg og Vejle amter. Ad 5 Implementeringsorganisation til gennemførelse af udrulning af EPJ i Fyns Amt. Til dette punkt havde EPJ-S forud for mødet fremsendt et dagsordenpunkt med følgende indstilling til EPJ-styregruppen til beslutning: at EPJ-styregruppen skulle fastlægge de overordnede rammer og placere ansvaret for Implementeringsorganisationen. NM startede dette punkt med at fastlæge konklusionen i forhold til indstillingen. Han havde forud for mødet drøftet punktet med JOJ, Peter Henriksen og ULKA. Konklusion: Implementeringsansvaret placeres i EPJ-sekretariatet. NM har bedt Områdeledelsen i Sygehus Fyn om at frigøre ULKA fra sin stilling, som IT-chef, således at han kan påtage sig projektansvaret, også for udrulningen af EPJ på OUH på fuld tid. EPJ-styregruppen indkaldes til et ekstraordinært EPJ-styregruppemøde mandag den 26. april 2004 kl , hvor EPJ-sekretariatet skal fremlægge et indstillingsnotat til beslutning vedrørende en samlet strategi for udrulningen af EPJ på Odense Universitetshospital. For at give EPJ-styregruppen et overblik over, hvilke aktiviteter og opgaver, og hvilket formodet ressourcetræk, der ligger i forbindelse med implementeringen af EPJ, deltog de 3 2

3 projektledere fra nedenstående grupper på mødet, og fremlagde, hver især, deres anbefalinger. 1. Implementeringsgruppen Jens Ole Henriksen 2. Organisationsudviklingsgruppen Flemming Hartmann-Andersen 3. Uddannelsesgruppen - Bodil Lund Jørgensen Implementeringsgruppen: JOH gennemgik først implementeringsgruppens forslag til organisering og gennemførelse af EPJ-udrulningen på OUH. (Se slides fra indlægget, bilag 1). EPJ-styregruppen tilkendegav stor tilfredshed med oplægget, som er kendetegnet ved at være meget gennembearbejdet og veldokumenteret, med kommissorier for de enkelte roller i organisationen. NM spurgte til rekrutteringen af de mange folk i organisationen. Hvordan får vi fat i de rigtige? ULKA svarede, at man fra SHF har erfaring med at ressourcepersonerne fra afdelingerne udvælges på baggrund af kendskab til enkeltpersoner, samt en dialog med afdelingsledelserne. M.h.t. EPJ-koordinatorerne bør stillingerne slås op. NM oplyste desuden på mødet, at han har fået en henvendelse fra Arbejdsformidlingen om muligheden for at ansætte arbejdsløse akademikere på favorable vilkår. NM har ikke afvist tilbudet, men vil overveje om man kan skrue et forløb sammen, hvor de rigtige personprofiler udvælges og kompetenceopbygges m.h.p. at de kan indgå i opgaver i relation til EPJprojektet. BLJ nævnte, at hun fra sin afdeling har positiv erfaringer med anvendelse af arbejdsløse akademikere, men at det er vigtigt, at man tænker i teams, så man kan sikre sig at personerne ikke står og mangler sundhedsfaglig og organisatorisk domænekendskab. TLE har også positive erfaringer med denne metode fra FynCom, men vi skal undersøge om de arbejdsløse akademikere kun må have et begrænset antal timer pr. uge. Hos dem er det 25 timer /uge. LTY bemærkede, at man også kan overveje at ansætte personer med profiler, der kan løse andre opgaver end lige dem i relation til implementering. F.eks. personer, som kan hjælpe med at gennemføre effektmålinger for evalueringsgruppen, indgå i informationsgruppens aktiviteter m.m. HENL: Det er vigtigt at de får en fælles kompetenceopbygning i forhold til Sundheds IT. PJE havde nogle bemærkninger til implementeringsaftalen, som han mente var for entydig fra projektets side. Hvor er incitamentet for afdelingerne til at indgå en sådan aftale? En aftale skal være gensidig. FHA: Den ene pilotafdeling ligger i hans center. De har bidt meget mærke i implementeringsaftalen, som de synes var en rigtig god ide. De ønskede kun at gå med som 3

4 pilotafdeling, hvis der blev indgået en håndfast aftale om, hvornår de skal levere ressourcer, og hvornår de skal have gennemført de forskellige aktiviteter. Organisationsudviklingsgruppen: Derefter gennemgik Flemming Hartmann-Andersen (FHA) Organisationsudviklingsgruppens forslag til gennemførelse af arbejdsgangsanalyser og forandringsprocesser. (Se slides fra indlægget bilag 2). Igen tilkendegav EPJ-styregruppen, at gruppen har foretaget en meget grundig analyse og fremstilling af metode. Selve oplægget fra gruppen virker meget gennembearbejdet og velbeskrevet. ULKA: De 7 uger, som FHA beskriver, at det vil tage at gennemføre arbejdsgangsanalyserne og forandringsprocesserne i afdelingerne i henhold til DSI s metode virker som teori meget fornuftige, men kan afdelingerne kapere alt det på dette tidspunkt, hvor de endnu ikke har stiftet bekendtskab med EPJ i afdelingen? FHA: De 7 uger skal, efter hans mening, ligge før de 16 ugers implementering, og Flemming påpegede, at det er vigtigt, at alle afdelinger gennemgår et organisations-udviklingsforløb. ULKA: Kan der ikke tænkes gennemført en delmængde af den komplette metode i forhold til de mange afdelinger, således at pilotafdelingerne gennemfører den fulde foreslåede DSI metode, og at vi derefter anvender principper og tilpassede metoder fra dette. HENL spurgte til, om der kan være alternativer til den valgte model? Han kommenterede desuden i forhold til pilotafdelingerne, at netop formålet med at gennemføre pilotinstallation er at komme frem til den 80 % rette løsning inden den store udrulning skal ske, og at man også kan anskue arbejdsgangsanalyser på denne måde, således at arbejdsbyrden på de øvrige afdelinger bliver mindre. FHA: Organisationsudviklingsgruppen har været på studiebesøg og har undersøgt andre metoder. Bl.a. KL s metode og den metode, som man har anvendt i HS. FHA påpegede at både gruppen og også ARF anbefaler DSI s metode. FHA spurgte, om han kan gå videre med at undersøge en pris fra DSI på at gennemføre uddannelsen af konsulenter i metoden på matriklen OUH? NM sagde ja til dette. Uddannelsesgruppen: Til sidst gennemgik Bodil Lund Jørgensen (BLJ) Uddannelsesgruppens forslag til uddannelsesplan for EPJ-projektet, herunder forskellige scenarier omkring gennemførelse af grundlæggende IT-kurser, samt gennemførelse af den egentlige EPJ-undervisning. BLJ udleverede bilag på selve mødet. Uddannelsesgruppen har erlagt et stort arbejde i beskrivelse af de enkelte roller og kompetencer i forbindelse med uddannelsen, og har indhentet tilbud fra eksterne leverandører vedrørende både undervisningskapacitet og lokaleleje. 4

5 BLJ fremlagde 2 scenarier vedrørende tilbud på grundlæggende IT-undervisning hos 2 eksterne leverandører. Hun fremlagde uddannelsesgruppens anbefaling af det mest favorable tilbud for Fyns Amt (Tilbud fra Tietgenskolen), og bad EPJ-styregruppen, om en hurtig tilkendegivelse vedrørende dette, m.h.p at kunne indgå aftale med leverandøren snarest. NM gav BLJ lov til at gå i gang med disse forhandlinger i samarbejde med EPJ-S. PJE spurgte til kompensationen til afdelingerne i forbindelse med uddannelsen af medarbejderne. Han nævnte, at man skal påregne et vist produktionstab i forbindelse med implementeringen i afdelingerne. Samtidigt nævnte han også, at selvom man har haft produktionsnedgang i en kort periode i forbindelse med implementering i Sygehus Fyn, er det dog lykkedes at have overskud på årsbasis. HENL nævnte, at man kunne etablere en pulje af kompetente afløsere, som kunne erstatte de medarbejdere i afdelingerne som var på uddannelse. Det største problem er nok lægerne? NM mener, at vi skal signalere den holdning, at EPJ er et af de værktøjer, som vi stiller til rådighed for at kunne imødekomme de krav vi står overfor i sundhedsvæsenet. Bodil sagde, at OUH har bevilget 2 nye lokaler til undervisning på OUH, der skønnes dog behov for mindst et lokale mere. NM vil rette henvendelse til JOJ, med henblik på at undersøge yderligere muligheder. NM takkede for de 3 gode indlæg og konkluderede at EPJ-S på baggrund af gruppernes oplæg og kommentarerne fra Styregruppen skal sammenskrive planerne og fremlægge en samlet implementeringsplan på mødet den 26. april Ad 3 Orientering om status på EPJ-udbudsproces a) Kontrakt v/ulka ULKA orienterede om, at de prækvalificerede leverandører har rettet en samlet henvendelse til Fyns Amt og bedt om et møde vedrørende kontraktmæssige forhold. Leverandørerne havde primært følgende insigelser Mødet blev afholdt i uge 8. Kammeradvokaten var med til dette møde. 1. Fyns Amts ret til at kunne ophæve kontrakten i hele kontraktperioden, og kræve udbetalt vederlag tilbagebetalt. 2. Fyns Amts krav om, at systemet i hele kontraktperioden uden yderligere vederlag skal overholde gældende sundhedsinformatiske standarder. 3. Fyns Amts krav om, at leverandøren hæfter for fejl og mangler i samtlige underleverandørers ydelser og produkter. Fyns Amt har på baggrund af henvendelsen overvejet de fremførte argumenter og synspunkter og har meddelt leverandørkredsen følgende ændringer af kontraktvilkårene: 5

6 At ophævelsesadgangen efter den omtalte bestemmelse i kontraktens pkt. 17.6, 3. afsnit er begrænset, således at den ophører ved Fyns Amts godkendelse af garantiprøven, jf. hovedtidsplanen august 2006 At krav om og garantien for overholdelse af gældende sundhedsinformatiske standarder fastholdes frem til Fyns Amts godkendelse af garantiprøven. At leverandøren fortsat hæfter for fejl og mangler i underleverandørers ydelser og produkter. Dette krav gælder dog ikke underleverandører af systemprogrammel som f.eks. operativsystemer, databaseprodukter og programmeringssprog. De kontraktmæssige uoverensstemmelser har medført, at Fyns Amt har måttet forlænge tilbudsfristen med 3 uger, til 13. april 2004 kl Der har siden udbudsmaterialet blev udsendt til leverandørerne været afholdt 3 spørgemøder, og leverandørerne har også benyttet sig af at sende skriftlige spørgsmål, som løbende er blevet besvaret med assistance fra projektgrupperne. Spørgefristen for leverandørerne er nu afsluttet. På mødet den 26. april vil EPJ-S give en kort introduktion til de indkomne tilbud. Inden mødet udsendes leverandørens resume af løsningen. ULKA minder desuden styregruppen om leverandørpræsentationerne, som finder sted i uge 17, alle ugens 5 dage. Invitationer er udsendt. b)vurderingskriterier v/henl HENL gennemgik kort, hvordan processen for vurderingen af de indkomne tilbud skal foregå. Der er nedsat en Vurderingsgruppe på 32 personer, som skal vurdere de indkomne tilbud i perioden 14. april 12. maj Herefter foretager EPJ-S en indstilling om kontraktindgåelse med de 2 vindende leverandører til EPJ-Styregruppemødet den17. maj HENL demonstrerede ved hjælp af nogle slides, hvordan vurderingen af tilbudene kommer til at foregå op imod tildelingskriterierne. (Se bilag 3). Ad 4 Revideret projektorganisation for EPJ-projektet i Fyns Amt Til beslutning v/lty Til at gennemføre EPJ-projektets første faser, med forberedelse og gennemførelse af udbud er der etableret en projektorganisation med 15 projektgrupper. Projektgrupperne har i henhold til deres kommissorier opfyldt deres første milepæle, herunder udarbejdet kravspecifikation og udbudsmateriale, samt udarbejdet handleplaner og metoder indenfor de 15 områder. Projektet bevæger sig nu ind i nye faser, hvorfor der er behov for at vurdere projektorganiseringen, for at kunne tilgodese behovene, i de kommende faser. EPJ-sekretariatet har udarbejdet et tillægsnotat til Projektorganisation for EPJ-projektet i Fyns Amt version 1.2, som beskriver forslag til justering af EPJ-projektorganisationen. Dette notat blev forelagt EPJ-styregruppen til beslutning med følgende indstillinger: At projektorganisationen justeres i henhold til notat om justering af projektorganisationen. 6

7 At projektorganisationen revideres løbende ved overgang til nye faser. At kompensationen af projektdeltagerne på 1 ½ dag forlænges til 1. september At kompensationen for projektmedlemmer i den justerede projektorganisation kompenseres med ½ dag om ugen pr. medarbejder i perioden 1. september februar At de reviderede kommissorier forelægges EPJ-styregruppen til godkendelse. EPJ-styregruppen godkendte ovenstående indstillinger, dog med følgende bemærkninger og rettelser til notat om revideret projektorganisation. Det skal fremgå tydeligere af notatet, hvornår den nye projektorganisation træder i kraft. Det reviderede organisationsdiagram på side 17 i notatet skal rettes, så begreb og terminologigruppen, informationsgruppen og evalueringsgruppen skal figurere, som selvstændige grupper i relation til EPJ-sekretariatet. De tre søjler bevares, med en organisationsudrulningsgruppe, en teknisk gruppe og en klinisk gruppe. Det skal tydeligere fremgå af notatet, hvordan organisationen ser ud i relation til de forskellige faser i projektet. Det skal tydeligere fremgå af notatet, hvorledes ad hoc arbejdsgrupper kan nedsættes. EPJ-S foreslår at bibeholde de 15 projektledere, og vedblive med at samle disse i projektlederforum med fast interval. EPJ-S blev bedt om at overveje om det er klogt at blive ved med at kalde disse 15 for projektledere, spørgsmålet er, hvad de er projektledere for? Konklusionen blev, at EPJ-S skal gennemskrive notatet og fremsende en revideret udgave til EPJ-styregruppen, således at det kan godkendes endeligt på næste møde den 26. april Ad 6 Eventuelt Næste møde: Mandag den 26. april 2004 kl mødelokale 13, Børstenbindervej 12A, Odense. Punkter til næste møde er: Kort orientering om indkomne tilbud Godkendelse af revideret projektorganisation Samlet implementeringsplan til godkendelse Indstilling fra evalueringsgruppen til samarbejde med Handelshøjskolen i Århus om anvendelse af elektronisk måleprogram, samt indstilling om oprettelse af en sundhedsøkonomisk ph.d. ved Institut for SundhedsTjenesteForskning med fokus på de sundhedsøkonomiske aspekter ved EPJ-indførelsen i Fyns Amt. 7