Fyns Amt 29.april 2003 EPJ-sekretariatet lty. Referat. 2. møde i Fyns Amts EPJ-Styregruppe mandag den 28. april 2003, kl kl. 16.

Transkript

1 Fyns Amt 29.april 2003 EPJ-sekretariatet lty Referat af 2. møde i Fyns Amts EPJ-Styregruppe mandag den 28. april 2003, kl kl Mødedeltagere: Direktør Niels Mortensen, Fyns Amt [Formand] Områdedirektør Jens Otto Jeppesen, OUH Cheflæge Peder Jest, SHF IT-chef Ole Wintoniak, Amtsgården, afbud Informatikchef Jens Ole Henriksen, OUH IT-chef Svend Ulka Petersen, SHF Adm. Overlæge Søren Jakobsen, afd. G, SHF, afbud Oversygeplejerske Lisbeth Jensen, afd. M, SHF Adm. Overlæge Sten Grove Thomsen, afd. D, OUH Centerchef Inge Skov Andersen, Patientcenter Rød, OUH IT-koordinator Bjarne Hjorth, Røntgen afdelingen, OUH Vicekontorchef Tove Lehrman, FynCom EPJ-konsulent Lone Tynan, SHF [Referent] EPJ-konsulent Henrik Lindholm EPJ-konsulent Niels R. Larsen [NM] [JOJ] [PJE] [OW] [JOH] [ULKA] [SOJA] [LHJE] [SGT] [ISA] [BJH] [TLE] [LTY] [HENL] [NILA] Dagsorden: 1. Velkomst og indledning til mødet v/niels Mortensen 2. Godkendelse af referat fra sidste møde. a. Bilag: Revideret udgave af kommissorium for styregruppen. 3. Meddelelser 4. Fyns Amt overordnede strategi for opfyldelse af Regeringens og Amtsrådsforeningens mål vedrørende EPJ inden 1. januar Overordnet implementeringsstrategi MediCare i Sygehus Fyn? 5. Udbudsform for EPJ i Fyns Amt. a. Orientering om amtsrådsforeningens arbejde omkring fælles rammeudbud. 6. EPJ-modtagegrupperne. a. Bilag: Udkast til kommissorier til grupperne 7. Kvalitetssikringsprojekt vedrørende enstrenget elektronisk medicinmodul i Fyns Amt. a. Bilag: Projektbeskrivelse b. Bilag: Indstilling fra kvalitetsudvalget i Fyns Amt

2 8. Projekt vedrørende fælles EKG-database i Fyns Amt. c. Bilag: Notat vedr. digitalt EKG system til Fyns Amt d. Bilag: Indstilling til Fælles Områdeledelse 9. Eventuelt Ad1. Velkomst NM bød velkommen til andet møde i EPJ-styregruppen i Fyns Amt. De 3 nyansatte konsulenter i EPJ-sekretariatet var tilstede for første gang, hvorfor mødet startede med en kort præsentationsrunde. NM gjorde desuden opmærksom på, at formanden for kvalitetsudvalget, konstitueret chefsygeplejerske Bent Schwarz, ville komme og deltage sidst på mødet, i relation til punktet om elektronisk medicinmodul. Ad 2. Godkendelse af referat. Referatet fra mødet den 6.marts 2003 blev godkendt uden kommentarer. Ad 2 a. Kommissorium for styregruppen. En revideret udgave af kommissorium for styregruppen var udsendt til medlemmerne inden mødet. Der var nogle få rettelser til det indledende kapitel om styregruppens benævnelse og overordnede funktion. Herefter blev kommissoriet godkendt. Se vedlagte (Bilag 1). Det blev besluttet at sende kommissoriet til Fælles områdeledelse. EPJsekretariatet sørger for dette. Ad 3. Meddelelser. a) NM orienterede om, at styregruppen for det regionale samarbejde i Region Syd ved flere lejligheder har drøftet samarbejdet mellem amterne. Det er besluttet, at der skal udarbejdes notater med indstillinger til amtsrådet på følgende 2 områder: 1. Telemedicinområdet 2. Sygehus IT-samarbejdet, herunder især EPJ-området. ULKA har udarbejdet et notat på dette område, som vedlægges dette referat. (Bilag 2.) Amterne er desuden enige om at støtte op omkring de initiativer, som er igangsat i henholdsvis ARF-, samt i MedCom-regi. Der er desuden nedsat en arbejdsgruppe i regionen m.h.p. at undersøge muligheden for at der kan oprettes en fælles SUP-database i regionen. ULKA deltager i denne arbejdsgruppe. b) ULKA orienterede om, at Ph.D. studerende Signe Svenningsen den 20. maj 2003 skal forsvare sin Ph.D. opgave om organisatoriske effekter af EPJ på Handelshøjskolen i København. Hun vil efterfølgende deltage i et Gå-hjem møde på Sygehus Fyn Svendborg, den 16. juni 2003 kl i Salen, Valdemarsgade 51 A, Svendborg, hvor hun vil fortælle om sine observationer og konklusioner i forbindelse med hendes studie af EPJ, og dennes konsekvenser for sundhedsfaglig praksis på sygehuset i Svendborg. ULKA inviterede styregruppen til dette arrangement. - Da det er samme dato som næste styregruppemøde, blev det besluttet, at afholde styregruppemødet i Svendborg. Næste styregruppemøde afholdes derfor mandag den 16. juni 2003 kl i mødelokale 1, Valdemarsgade 51 B 3. sal, Svendborg.

3 c) LTY orienterede om, at hun netop havde gennemført et kursus i projektledelse kaldet PRINCE2. PRINCE2 er en international anerkendt projektstyringsmetode, som netop er ved at vinde indpas i den offentlige sektor i Danmark. LTY oplyste, at der også tilbydes 1 dags kursus for offentlige ledere med styregruppeansvar og politisk-økonomisk ansvar for gennemførelsen af strategiske projekter i egen organisation. Undervisningen leveres af undervisere fra Rovsing management A/S, og gennemføres gerne hos kunden. Se vedlagte kursusbeskrivelse (Bilag 3). d) NM orienterede om, at der i forskellige amter, bl.a. i Viborg amt, Århus amt og på Amager Hospital foregår aftestning af G-EPJ og F-LPR. De første erfaringer herfra viser, at når det forløbsbaserede LPR erstatter det kontaktbaserede, skal der ske store ændringer i forhold til DRG-beregningerne. Denne problemstilling diskuteres i Sundhedsministeriet og Sundhedsstyrelsen. Det er dog endnu for tidligt at konkludere på udfaldet af dette, men det kan betyde, at det nye system vi anskaffer, i første omgang skal indberette i forhold til kontaktbaserede system. Ad 4. Fyns Amts overordnede strategi for EPJ i Fyns Amt Efter et kort oplæg fra ULKA om argumentationen for evt. fortsat udrulning af MediCare i Sygehus Fyn, og en længere debat mellem styregruppemedlemmerne, blev det besluttet, at udbrede MediCare komplet i Sygehus Fyn, og at den nye EPJ-løsning, som anskaffes i første omgang implementeres på OUH. Styregruppen påpegede, at det er meget vigtigt, at der snarest meldes en overordnet plan ud til alle berørte parter i Fyns Amt. Det skal kommunikeres ud, hvad EPJ-strategien er i Fyns Amt, og hvad argumentationen er for at vælge denne strategi. Det er vigtigt, at alle ledere og medarbejdere ved, hvad der skal ske, og hvornår det forventes at berøre dem. Det er desuden vigtigt at sikre, at den erfaring, som findes blandt EPJ-brugerne i dag, vedligeholdes og bruges i relation til den kommende proces med anskaffelse af en fælles løsning til Fyns Amt. Personalet fra EPJ-afdelingerne i Sygehus Fyn, skal således spille en aktiv rolle i de arbejdsgrupper, der nedsættes for at kvalificere kravspecifikationen til den kommende løsning. Det blev påpeget fra EPJ-sekretariatet, at det er meget vigtigt, at udbredningen af MediCare kan foregå hurtigst muligt. - For at det kan lade sig gøre at speede processen op, må der tilføjes ressourcer til dette fra den fælles EPJ-pulje, og gøre projektet til en del af EPJ-sekretariatets ansvarsområde. Det vurderes fra ULKA, at der kræves yderligere ca. 2. mio. kr. for at udbrede MediCare færdig i Sygehus Fyn. EPJ-sekretariatet fik i opdrag at skrive et notat, som redegør for Fyns Amts EPJ-strategi, og hvori det klart fremgår, at målet på sigt er en fælles EPJ på Fyn. Under hensyntagen til de landspolitiske aftaler betyder det, at man ikke nødvendigvis har det samme EPJ-system pr. 1. januar 2006 i de to sygehusområder.

4 Notatet skal desuden beskrive argumentationen for at vælge en løsning, hvor Sygehus Fyn i første omgang udbreder MediCare og planlægger en migreringsstrategi, og hvor den nye EPJ-løsning i første omgang implementeres på OUH. NM påpegede, at det er vigtigt, at skrive i notatet, at hele Fyns Amt vil få gevinst af denne model i og med, der hurtigere kommer en organisationsmodning, hvilket er nøglen til succes. Strateginotatet skrives hurtigst muligt af sekretariatet, og kommunikeres ud til styregruppen på mail til kommentering. Herefter sendes det til fælles områdeledelse sidst i maj måned til godkendelse. Ad 5. Udbudsform for EPJ i Fyns Amt. ULKA orienterede om Amtsrådsforeningens (ARF) behandling af udbudsregler i forbindelse med EPJ-anskaffelsen til de enkelte amter. Anbefalingen fra ARF er foreløbig, at projektkonkurrence ikke er en farbar vej for det enkelte amt, og at projektkonkurrence kun kan anvendes, hvis amterne vælger at gå sammen om udbudet. I ARF-regi arbejdes der på at lave en fælles kravspecifikation for medicinmodul og notatmodul. Der diskuteres også muligheden for, at amterne kan vælge at gå i fælles udbud inden for de enkelte moduler. Dette fritager dog ikke de enkelte amter for at overveje, hvilket fundament de ønsker at bygge EPJ-modulerne på. Medicinmodul-kravspecifikationen forventes at være færdig til 1. juli Både HENL og LTY, som er med i arbejdsgrupperne i ARF-regi, er bekymret for, om denne tidsplan kan holde. Notatmodul-kravspecifikationsprocessen igangsættes først nu, og vurderes at være en noget mere kompliceret proces end beskrivelse af medicinmodulet. På mødet blev det diskuteret, hvor længe vi kan holde til at vente på ARF processen. Hele platforms strategien blev diskuteret grundigt, og NM fremhævede, at det er vigtigt at sende 2 budskaber: Der er grænser for, hvilken risiko vi tør løbe i forhold til tidsperspektivet Vi vil ikke være alene om ikke at opfylde regeringens målsætning. Det må ikke være sværere at kommunikere med Fyns Amt end f.eks. med Århus Amt. ULKA fremhævede, at vi kan blive nødt til at angribe dette fra en pragmatisk vinkel. Finde ud af, om der findes en leverandør, der kan levere notatmodul og medicinmodul, og evt. lade leverandøren rådgive om, hvilken platform de vil anvende.

5 EPJ-sekretariatet fik i opdrag at udarbejde et notat til det politiske niveau, om hvilken løsning vi ønsker at gå i udbud med, og hvordan processen anbefales at skulle gribes an. Dette notat skal være færdig i slutningen af maj måned. Ad 6. EPJ-modtagegrupperne Der var forud for mødet udsendt et udkast til kommissorium for de 2 EPJ-modtagegrupper i Fyns Amt. Kommissoriets formål er at beskrive, hvilke opgaver grupperne skal varetage. Det er bygget op med rådgivende, koordinerende og besluttende opgaver i relation til EPJprojektet. Det er vigtigt at skabe en balance, hvor man kan tilgodese både normalorganisationen og projektet. Styregruppen diskuterede navnet: EPJ-modtagegrupperne, som nogle mente var en dårlig benævnelse. EPJ-sekretariatet fik til opgave at finde et andet navn til grupperne. Det skal desuden præciseres, at grupperne er til på områdeledelsernes præmisser. Det er områdeledelserne, som har til ansvar at etablere grupperne, og sikre ledelsesforankringen. Det besluttes, at EPJ-sekretariatet skal foretage enkelte rettelser i kommissoriet, og herefter sende det til fælles områdeledelse, samt til styregruppen. (Bilag 4.) Ad 7. Kvalitetssikringsprojekt vedrørende enstrenget elektronisk medicinmodul i Fyns Amt. EPJ-sekretariatet havde op til mødet analyseret projektet og forholdt det til den forestående EPJ-proces i amtet. HENL fremlagde konklusionerne af dette arbejde. Der blev fremlagt fem mulige veje man kunne vælge at gå på baggrund af de nærværende informationer og analyser. Uanset hvilken af de skitserede veje man vælger at gå, så baseres vurderingen af projektet i forhold til EPJ-projektet, der har en yderst stram tidshorisont. Model 1. Projektet sættes i gang som beskrevet. Det vil rejse problemer om hhv. økonomi, software og tidsperspektivet, og vil forudsætte som betingelser, at der anvendes standardsoftware samt nogle organisatoriske elementer skal analyseres nærmere, f.eks. apotekets rolle i processen. Model 2. Projektet modificeres og nødvendige ressourcer tilføjes. Det har følgende plussider; projektet igangsættes og erfaringer kan opsamles. På minus-siden vil dog være følgende; det trækker ressourcer i form af timer og kroner ud af amtets samlede pulje og der vil være risiko for forhaling af den centrale proces. Endvidere vil nye teknologiske muligheder kunne vurderes. Model 3. Projektet kan forceres og ændres til at være det egentlige medicinudbud. Det vil betyde at projektet igangsættes, men også at der kan være risiko for at EPJ-projektet

6 fragmenteres, og at EPJ-platformen ikke vil være tilstrækkelig solid til det store samlede projekt. Endelig vil det betyde, at notatdelen udskydes. Model 4. Projektet udskydes, og i stedet udpeges nøglepersoner til at være centrale i en medicin-gruppe under EPJ-projektet. Det betyder at inertien bevares og ressourcerne disponeres. Ulempen er, at der lægges et år til projektet. Model 5. Man kan vælge at stoppe projektet. Det vil formentlig betyde at motivationen fjernes, og at et godt forarbejde ikke anvendes, tillige vil påbegyndelse af væsentlige organisatoriske processer sættes i stå. Det positive ved det er, at både de tidsmæssige og økonomiske ressourcer bevares. Løsningsmodel 4 blev valgt. Dette betyder, at det blev besluttet at udskyde projektet, og i stedet invitere centrale personer blandt de involverede til at indgå i den projektgruppe, der skal udgøre medicineringsgruppen i Fyns amts EPJ-projekt. Det betyder, at med det forarbejde, der allerede er gjort, vil EPJ-projektet kunne kvalificeres betydeligt. Styregruppen ønskede at få præciseret, at det er vigtigt at sikre en tæt konneks til Kvalitetsgruppen i Fyns Amt i det fremtidige arbejde. (De slides, der blev anvendt til mødet kan ses på EPJ-sekretariatets drev V). EPJ-sekretariatet aftaler efter mødet med Bent Schwartz, hvordan der skal følges op i forhold til arbejdsgruppen under kvalitetsudvalget. Ad 8. Projekt vedrørende digitalt EKG-system til Fyns Amt LTY fremlagde problemstillingen med det EKG-system, som pt. anvendes i relation til MediCare i Sygehus Fyn. Der har været nedsat en EKG-arbejdsgruppe, hvis anbefaling det er, at der anskaffes en fælles EKG-database til Fyns Amt Konklusionen på dette punkt var, at det er et vigtigt område at få afklaret, og at det måske kan tages op i relation til amterne i Region syd. Ad 9. Eventuelt JOH efterspurgte de slides og konklusioner, som blev produceres på Kick-off seminaret den 30. og 31. januar Disse vedlægges referatet. (Bilag 5). PJE forslog, at styregruppemedlemmerne kunne sende alt relevante kursus aktiviteter til EPJ-sekretariatet, som så skulle sørge for at samle aktiviteterne i en mappe. Styregruppen kunne så aftale, hvem der deltager i hvad, da vi ellers drukner i alle de forskellige aktiviteter, som foregår hele tiden, og som vi er nødt til at følge med i. EPJ-sekretariatet gjorde opmærksom på, at de i den nærmeste fremtid vil tage en tur rundt til de forskellige interne interessenter i amtet.