Nørre-Aaby Ældreboligselskab REFERAT af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 28. maj 2014 kl i Fælleshuset Albuen, Nr. Åby.

Transkript

1 Nørre-Aaby Ældreboligselskab REFERAT af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 28. maj 2014 kl i Fælleshuset Albuen, Nr. Åby. Dagsorden: 1 Nørre-Aaby Ældreboligselskab Orientering fra formanden Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Boligselskabets budget Godkendelse af styringsrapport Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Valg af kredsdelegerede til BL Forvaltningsrevision årlig opfølgning Orientering vedr. overgang fra B- til A-ordning Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Digitale syn Beslutning om indgåelse af aftale med skadeservicefirmaet SSG Domeas Landskonference Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar Nybyggeri Køb af Ejby Rådhus Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Vaskeri i afd Næste møde Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Villy Andersen, formand Niels Bebe, næstformand Kaj Johansen, medlem Kirsten Klausen, medlem Svend Erik Johansen, udpeget af Domea Øvrige deltagere: Claus Olesen, Driftschef Domea Finn Madsen, Ejendomsmester Domea Boligcenter Svendborg, den 12. juni 2014 Side 1 af 15

2 1 Nørre-Aaby Ældreboligselskab 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der er styr på det hele, og vi har fået et godt samarbejde Tusindårslegepladsen. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det blev besluttet, at bestyrelsen ikke modtager honorar for bestyrelsesarbejdet. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud/underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 2 af 15

3 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2015 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Som følge af udamortiserede lån stiger saldoen på dispositionsfonden kraftigt hen over de næste 10 år. Ved udgangen af 2014 er saldoen pr. bolig på kr ,-. Lovkravet for saldoens størrelse er på kr ,- pr. lejemål. Bestyrelsen bør derfor overveje, hvorvidt dispositionsfonden i fremtiden evt. skal bevilge driftsstøtte til afdelingerne. Eller om udlodning skal ske på anden vis. Samlet set er opsparingen på dispositionsfond ca. kr ,- højere end lovens krav. Om 10 år vil den være ,- højere end minimumskravet. Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Side 3 af 15

4 Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne. 1.8 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen kan Boligorganisationen (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab. Dispositionsfonden kan dække den del, der ligger over 313 kr. pr. lejemålsenhed, hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr budgetterer vi med ovenstående og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 1.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen (tab ved fraflytning) Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens at dispositionsfonden er presset på likvider. Domea anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Bestyrelsen bemyndigede Domea til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen i afdelingerne. Side 4 af 15

5 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Nørre Aaby Ældreboligselskab kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Bestyrelsen valgte formand Villy Andersen til Domeas repræsentantskab for 1 år Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Organisationsbestyrelsen valgte Villy Andersen og Inge Gregersen til at deltage i det kommende års regionsmøder Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Nørre Aaby Ældreboligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Ej relevant, idet boligselskabet ikke er medlem af BL Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets Side 5 af 15

6 årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning og godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål Orientering vedr. overgang fra B- til A-ordning. Afdelingerne har i dag B-ordning, hvilket betyder, at hver enkelt lejer indbetaler et beløb til lejlighedens løbende istandsættelse. Punktet er ligeledes til behandling på de enkelte afdelingsmøder den Kort fortalt om de 2 ordninger: Ved A-ordning: Boligen er normalistandsat ved indflytning Beboeren har vedligeholdelsespligten i boperioden (maling, hvidtning, tapetsering og gulvbehandling). Beboeren skal betale beløbet til normalistandsættelse ved fraflytning (maling, hvidtning og tapetsering). Beløbet nedskrives med 1% pr. måned, hvilket betyder, at beboeren ikke skal betale for normalistandsættelse efter 8 år og 4 måneder. Misligholdelse skal betales af beboeren. Ved B-ordning: Boligen er ikke istandsat ved indflytning, men misligholdelse er udbedret. Boligorganisationen har vedligeholdelsespligten i boperioden (maling, hvidtning, tapetsering og gulvbehandling). Boligen har en vedligeholdelseskonto. Boligen skal ikke istandsættes ved fraflytning. Misligholdelse skal betales af beboeren. Endvidere er overgangen en forudsætning for etablering af digitalt syn jfr. endvidere dagsordenens punkt 1.18 Ved overgang til A-ordning får lejer ret til yderligere boligstøtte. I 2010 priser svarer denne yderligere boligstøtte til 27,75 kr./m2. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, idet det blev besluttet, at afdelingen ligeledes overgår til A-ordningen den Personaleforhold Generel orientering Administrationen er yderst tilfreds med ejendomsmester Finn Madsens indsats, men skal samtidig ikke undlade at gøre opmærksom på den sårbarhed boligselskabet har med kun én ansat. Backup/afløsning m.m. bør overvejes. Side 6 af 15

7 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Det følger af samarbejdsaftalen fra 2009 mellem LO og Kooperationen, at der i kooperative virksomheder, som beskæftiger mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har overordnet til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden således, at det bliver til gavn for virksomheden og den enkelte medarbejder. I virksomheder med geografisk adskilte afdelinger og datterselskaber skal der ifølge samarbejdsaftalen etableres en samarbejdsstruktur, der tilgodeser samarbejdsaftalens mål, midler og intentioner. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligselskaberne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter (inklusive regionsledelserne og Kundeservice Vest). Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Fælles VN Landscenter VN Region VEST VN Region ØST VN Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 2 tillidsrepræsentanter for ejendomsfunktionærerne (ESL), som indbyrdes afgør, hvem af dem der er næstformand i VN 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen Side 7 af 15

8 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder (udpeget af markedschefen) 1 kundechef (udpeget af markedschefen) Regionsledelsen er sekretariat. Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant (næstformand) 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsessekretariatet er sekretariat. Domeas fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Ledelsessekretariatet er sekretariat. Møder og dagsordener i VN Møder i hvert VN afholdes 3 gange årligt medmindre andet aftales lokalt. Møderne indkaldes af formanden med mindst 8 dages varsel, og dagsordenen udarbejdes af formand og næstformand i fællesskab. Dagsorden til møder i VN skal indeholde: Side 8 af 15

9 Gensidig orientering om overordnede personalemæssige forhold herunder overenskomstmæssige forhold. Gensidig orientering om driftsforhold og initiativer af overordnet interesse. Planlægning af møder og aktiviteter. I øvrigt tilpasses og udvikles dagsordenen efter lokal aftale. Dagsordener og referater offentliggøres på intranettet. Opstilling og valg af kandidater Opstilling samt valg af medarbejdere til VN sker digital opstilling/afstemning blandt de stemmeberettigede. Valgperioden er 2 år. Genvalg kan finde sted. Valg/udpegning af tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter sker ikke i VN-regi, men ved særskilte procedurer i de relevante fora. For hvert valgt medlem vælges så vidt muligt også en suppleant, som indtræder i VN ved den valgte repræsentants udtræden eller længerevarende forfald. Suppleantens valgperiode følger valgperioden for det medlem, som vedkommende er suppleant for. Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt/udpeget til VN. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i VN-regi. Beløbet overføres direkte til boligafdelingerne og reguleres i øvrigt hvert år med udviklingen i Dansk Arbejdsgiverforenings konjunkturstatistik. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til kompensationer og godtgørelser for medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige administrerede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. Nedlæggelse af eksisterende VN Vi nedlægger det tidligere VN for de administrative medarbejdere i Domea med etableringen af det fælles VN. Tilsvarende nedlægges de regionale VN for medarbejdere i de af Domea administrerede boligselskaber. Side 9 af 15

10 Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligselskaber, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Gennemført høringsproces og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af: Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen ESL-tillidsrepræsentanter: Domeas VN: Domeas chefgruppe: Strukturen træder i kraft Nødvendige valg og udpegninger foretages snarest muligt herefter. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 1.17 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Side 10 af 15

11 Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr ,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr ,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. Bestyrelsen godkendte indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres X Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet X Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Side 11 af 15

12 Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling X 1.18 Beslutning om indgåelse af aftale med skadeservicefirmaet SSG. Orientering gives på mødet. Der henvises i øvrigt til medsendte kort resume af aftalen mellem Domea og SSG. Bestyrelsen traf beslutning om indgåelse af aftale med SSG Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, idet det dog samtidig blev bemærket, at ikke alle medlemmer har modtaget indbydelsen Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016 Domeas bestyrelse har nu truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på administrationshonorar på 20 % fra 1. januar Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration, og konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af boligafdelingernes størrelse. Desto større boligafdeling desto lavere pris. Nedsættelsen af prisen fordeler sig som vist i følgende tabel: Lejemålsenheder: Prisnedsættelse % % % % 251 eller flere 35% Side 12 af 15

13 For Nørre-Åby Ældreboligselskab er konsekvensen en nedsættelse af prisen med 6% svarende til en besparelse på kr. Beregningsgrundlaget for Nørre-Åby Ældreboligselskab er vedlagt som bilag. Det er bestyrelsen, der bestemmer hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne. Besparelsen kan fordeles efter afdelingsstørrelse på samme måde, som besparelsen er beregnet fra Domeas side, således at de større afdelinger opnår en større besparelse pr. lejemålsenhed end de mindre afdelinger. Derved vil prisen pr. lejemålsenhed pr. år blive kr for afdeling 1 og kr. 0 for afdelingerne 2 og 51. Besparelsen kan også fordeles solidarisk mellem afdelingerne i Nørre-Åby Ældreboligselskab, således at alle afdelinger opnår samme nedsatte pris pr. lejemålsenhed. Prisen pr. lejemålsenhed pr. år i Nørre-Åby Ældreboligselskab vil derved blive kr ,-. Afdelingerne kan opnå en yderligere nedsættelse af prisen, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til ovenstående prisstruktur. Ud fra størrelsesmæssige, administrative og geografiske hensyn anbefaler Domea en sammenlægning af afdeling 1 og 2 samt afdeling 51. Ved en sådan sammenlægning af samtlige afdelinger bliver den totale nedsættelse af administrationshonoraret til Domea på kr ,-/år svarende til 20%. Bestyrelsen tog orienteringen om selskabets fremtidige administrationshonorar til efterretning. Bestyrelsen tilkendegav, at Domea skal arbejde videre på oplæg til sammenlægning af alle afdelinger. Afdelingerne er ligeledes positiv stemte, men afventer konsekvensberegninger forinden endelig beslutning kan træffes. 2 Nybyggeri 2.1 Køb af Ejby Rådhus Det vurderes, at der i Middelfart Kommune er et behov for ældreboliger (handicapboliger). I den anledning har administrationen sammen med Domea BYG og formand Villy Andersen haft et indledende møde med Middelfart Kommune omkring et eventuelt køb af Ejby Gl. Rådhus. Middelfart Kommune viste interesse for en eventuel handel, men kommunaldirektøren vurderede umiddelbart ikke, at der var et behov for ældreboliger (handicapboliger) i kommunen. Der er herefter aftalt et møde med social- og sundhedsforvaltningen for en afklaring af behovet. Administrationen har omkostningsfrit lade udfærdige tegninger på et eventuelt projekt. Disse tegninger vedlægges nærværende dagsorden. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, men afventer en analyse fra Middelfart kommune samt endelig politisk behandling. Side 13 af 15

14 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2013 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling : overskud på kr Afdeling : underskud på kr Afdeling : overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2015 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Det er administrationens generelle holdning, at husleje udviklingen skal følge den generelle udvikling i inflationen. Herved opnås en jævn huslejeudvikling år for år. Årlige reguleringer tænkes effektueret via konto for hensættelser til planlagte vedligeholdelsesarbejder (konto 120) Afdeling 12101: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,07% pr Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet den Uagtet det store overskud for 2013 jfr. ovenfor under generelt foreslås en huslejestigning på niveau for inflationen. Afdelingen står i øvrigt i de kommende år over for en del vedligeholdelsesarbejder i form af f.eks. vinduespartiudskiftninger. Afdeling 12102: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,01% pr Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet den Afdeling 12151: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,00% pr Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet den Side 14 af 15

15 Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 3.3 Vaskeri i afd Vaskeriet er fysisk ikke stort nok, og maskinerne er uhensigtsmæssig placeret i forhold til f.eks. reparationer. Endelig er der ikke maskiner, der er store nok til at vaske f.eks. dyner. Som følge heraf er det nødvendigt med en udvidelse såvel arealmæssigt som antal af maskiner. Der arbejdes derfor på en tilbygning af nuværende vaskeri samt leasing af nødvendige antal maskiner. Samtidig hermed vil der blive etableret betalingssystem, således at afregning for brug sker på en mere retfærdig måde. Hidtil er betaling sket via driften, hvilket har betydet, at alle betaler det samme uanset, hvor meget man benytter vaskeriet. Finansieringen sker dels via fremtidig brugerbetaling for så vidt angår driften af maskinerne (leasingydelse, el, vand m.m.), mens finansiering af byggeriet sker via afdelingens henlæggelser som oprindelig er afsat til nye maskiner. Tidligere blev det i afdeling besluttet, at man ikke ville have et nyt vaskeri imod en egenfinansiering. Beslutningen blev truffet med mindst mulig margin. Det blev besluttet, at boligselskabets dispositionsfond evt. kan være medfinansierende af et vaskeri. Vaskeprisen og tørreprisen skal for hver være på kr. 10,-. Domea udfærdiger beregninger for dispositionsfondens bidrag til finansieringen. 4 Næste møde Blev aftalt til onsdag den kl i Fælleshuset Albuen, Nr. Åby. 5 Eventuelt Intet at behandle. et godkendt Villy Andersen Formand Svendborg den CLO/LIJ Side 15 af 15