Samlet referat af erfamøderne afholdt den 19. maj 2015 i Ballerup og den 26. maj 2015 i Kolding

Transkript

1 Samlet referat af erfamøderne afholdt den 19. maj 2015 i Ballerup og den 26. maj 2015 i Kolding Nedenstående dagsorden var fælles for begge de afholdte møder: 1. Velkomst og præsentation samt opfølgning på sidste møde 2. Udvikling i Elektronisk syn 3. E-syn: Erfaringsudveksling/videndeling 4. Drift/vedligeholdelse 5. D/v: Erfaringsudveksling/videndeling Pkt. 1. Velkomst og præsentation samt opfølgning på sidste møde Mødet blev indledt med en kort præsentation af de fremmødte, hvor hver enkelt deltager fortalte, om de gennemfører syn på tablet, ipad, bærbar pc mv. Kendskabet til EG Bolig og Elektronisk syn var meget varierende blandt deltagerne. Der deltog brugere, som kun har anvendt EG Bolig i 1½ måned, brugere, som har været synsinspektører i en uge og endnu ikke har synet elektronisk, brugere, som er ved at tage modulet i anvendelse, og brugere, som har synet elektronisk siden 2009/2010. Herefter fulgte en opfordring til løbende at indberette fejl, mangler og ønsker vedrørende Elektronisk syn og ikke vente til erfamøderne. Der vil altid fremkomme ønsker mv. på møderne, men det bedste er en løbende indberetning, som vil resultere i løbende tilretning af funktionaliteten til gavn for brugerne af Elektronisk syn. Med hensyn til antallet af deltagere på erfamøderne om Elektronisk syn er EG blevet spurgt, om det er muligt, at der altid må deltage tre personer fra hver boligorganisation i stedet for kun to personer. En begrundelse for ønsket var, at Elektronisk syn griber ind i hverdagen for flere faggrupper, fx inden for økonomi og udlejning. EG fastholder, at der som udgangspunkt ikke kan deltage mere end to personer fra hver boligorganisation, idet erfamøderne er et forum for synsinspektører og andre, som arbejder med Elektronisk syn i EG Bolig, og ikke et kursus. Forhold, som knytter sig særligt til fx økonomi, må drøftes i de faglige netværk. Side 1 af 7

2 Afsendelse af rekvisitioner er blevet mere stabilt, hvilket langt de fleste var enige i. Det har været oplevet som mere stabilt siden årsskiftet til Der er enkelte kunder, som stadig har store problemer: Rødovre Boligselskab og AB Vordingborg. Efter mødet er der fundet en løsning på problemerne hos Rødovre Boligselskab, som skyldtes en uhensigtsmæssig opsætning i sikkerhedssystemet. EG Bolig ændres, således at opsætningen i sikkerhedssystemet ikke forhindrer afsendelse af rekvisitioner, når et syn gennemføres af en vikar. Der arbejdes stadig på at finde en løsning hos AB Vordingborg. Boligorganisationer, som har priser på behandlingerne og opmålte lejemål, skal anvende skabelonen/rapporten med navnet "RekvsynStd.rpt" ved afsendelse af rekvisitioner, idet den i detaljer viser priser, mål og bygningsdele. Hos langt de fleste kunder findes denne skabelon dog i en forkert mappe på IIS'en. Den rigtige sti: \inetpub\wwwroot\egboligweb\rapporter\rekvisition Den forkerte sti: \inetpub\wwwroot\egboligweb\rapporter\rekvisition\rekvudskrifter Opgaver, der er udviklet siden sidst Nedenstående opgaver er et udsnit af de opgaver, som er udviklet inden for det sidste halve år. Opgaverne kan ses ved at klikke på i værktøjslinjen i EG Bolig. Behandling: Opret behandlingen i alle rum. Sideskift midt i en linje. Målertal: Formateringer har betydet, at de nu står i to felter. Ændret tekst fra "Ingen data valgt" Baggrundsfarven er blevet lysere og dermed mere læsevenlig. Adgang til journaliserede dokumenter, uanset om der anvendes WebDok, CrossWork eller GO:Bolig. OBS-knappen vises, men blinker ikke. Rekvisitioner: Besked i synsappen og Klik syn, hvis dannelsen fejler. Når et syn åbnes, vises der en besked om, at det kræver en stabil forbindelse. Opgaven med sideskift midt i en linje er stadig et problem. På mødet blev der udleveret et eksempel på en synsrapport, som er givet videre til udviklingsafdelingen. Side 2 af 7

3 Opgaver, der er i gang Rekvisitioner: Skabeloner, hvor "esyn" er en del af navnet, vil blive valgt først. Derefter vises andre skabeloner, som indeholder "flytte" (juni 2015). Indflytningssyn lejerens fejl- og mangelliste (juni 2015). Pkt. 2. Udvikling i Elektronisk syn Under indflytningssyn er det nu muligt for lejerne at indberette fejl og mangler. Funktionen blev præsenteret, og på mødet i Ballerup var der 4 ud af 18 deltagere, som kan anvende den udviklede model. Indflytningssyn virker efter nedenstående model, men for de boligorganisationer, der ikke afholder indflytningssyn efter 14 dage, er der en udfordring. Nøgler udleveres på indflytningsdagen Lejer har 14 dage fra indflytningsdagen til at indberette fejl og mangler Afholdelse af indflytningssyn 14 dage efter indflytning EG ændrer løsningen, således at det bliver muligt at anvende indflytningssynet på en mere fleksibel måde, fx med mulighed for at få lejers underskrift ved nøgleudlevering, hvor overflader er gennemgået, og efter 14 dage ved gennemgang af fejl- og mangelliste. Generelt var tilbagemeldingen, at det så godt ud, men at fejl- og mangellisten skal adskilles fra indflytningssynet. Side 3 af 7

4 Pkt. 3. E-syn: Erfaringsudveksling/videndeling Til mødet medbragte EG nedenstående punkter, som kunderne har indberettet via supporten: Skal rekvisitionstype sættes til "Drift", fordi man vælger en anden konto end den, der er standard for lejetype 931? Referat: Nej. Indflytter: Lejer underskriver en kvittering, som sendes til forsyningsselskabet. Referat: Skal ikke udvikles, idet der er ved at blive installeret elektroniske målere, og det vides ikke altid, hvem lejeren fx har valgt som leverandør af el. Dan rekvisition: Fraflytningsrapport? Referat: Anvendes af flere af de fremmødte, så det må ikke fjernes. Indflytningssyn: Behov for priser på behandlinger? Referat: Ja, der er brug for at hente priser efter samme metode som ved fraflytning. Ændringsønsker og udfordringer: Problemer med valg af rekvisitionsudskrifter: Kunderne kan ikke finde ud af, hvilken rapport der benyttes. Hvorfor hedder det ikke plantegning i indflytningssyn, når det gør det i fraflytningssyn? Plantegninger i synsbilleder passer ikke til skærmen. Kunderne skal scrolle. Kan det tilpasses skærmstørrelsen? Mulighed for at tage flere billeder ad gangen uden at skulle opdatere ét ad gangen. Skabeloner til indlæsning skal kunne tilgås, evt. via Hjælp. Der skal være en opdateringsknap i indflytningssyn, så man kan se, at data er gemt. Tekst, som er indtastet, forsvinder, hvis man skifter betaler. Side 4 af 7

5 Pkt. 4 og 5. Drift/vedligeholdelse samt erfaringsudveksling Der er ikke udviklet mange ændringer til modulet inden for det sidste halve år. Igen opfordres der til at kigge i opdateringsdokumentet efter opdatering af EG Bolig. Der blev vist en anden metode til at danne en liste med aktiviteter i d/v-budgettet: 1. Åbn EG Bolig. 2. Klik på, og opbyg en søgeprofil. En profil kan se ud som nedenfor. Klik på Udskriv for at udskrive søgeresultatet uden sammentælling. Side 5 af 7

6 Ændringsønsker og udfordringer: Mængdelisten viser det fulde beløb for aktiviteterne, uanset om der anvendes fordelingsnøgle eller ej. Det valideres ikke, om der indtastes en aktivitet, der ikke findes i afdelingen. Konsekvensen er, at statusrapporten ikke virker. Tilstandsrapporter: Der ønskes mulighed for at oprette aktiviteter, som først er aktive om 40 år, uden at de indgår i beregningen. Aktiviteter med manuelle fordelinger medtages ikke, når budgettet rulles/kopieres. Appen Godkend faktura: Rettelser foretaget i appen, fx bogføringstekst, gemmes ikke. Ordentlig udskrift efterlyses. Udskrift generelt: Der skal findes de udskrifter, der virker, og som kan anvendes af alle kunder. Vis afdelingsoversigt: Hvis alle afdelinger vælges, fx for at udskrive alle budgetter på én gang, starter udskriften, men den stopper undervejs. Det er også et problem ved 30 afdelinger, og ved 100 afdelinger virker det slet ikke. Hvor findes begrænsningen? Udskrift med markering i "Samlet": Der står ikke i overskriften, hvilken eller hvilke afdelinger der udskrives for, eller hvad udskriften dækker. En aktivitet åbnes, der ændres oplysninger, og der gemmes og lukkes. Man kommer tilbage til forsiden, og så er ændringen ikke effektueret. Det er nødvendigt at klikke på disketten for at gemme, før oversigten gemmes. VIGTIGT: Kan der laves en opdateringsknap i oversigtsbilledet med aktiviteter efter samme princip som i udflytningsrapportbilledet? Side 6 af 7

7 Aktiviteter med fordelingsnøgle: Det skal være muligt at se, fra hvilken afdeling aktiviteten er oprettet. Markvandringsønsker og udfordringer: Likviditetsberegning efterspørges. Billeder taget fra appen medtages ikke, når budgettet rulles/kopieres. Der efterspørges generelt en EG-procedure ved kritiske fejl i moduler. Link til synsapp: Synsappen er tilgængelig, når modulet Elektronisk syn er anskaffet. ASP EG Bolig-kunder, som bruger EG Bolig ASP, kan tage synsappen i anvendelse. Kontakt EG Boligsupport for at få det korrekte link. Kunder med egen server EG Bolig-kunder, som har egen server, skal anvende nedenstående link til synsappen: Husk at ændre servernavn til navnet på webstedet. Oplysninger om webstedet findes i EG Bolig under Standard Opsætning Firma - Fane 2. Stier. Hvis EG Boligdatabasen ikke hedder "bolig2", skal navnet på EG Boligdatabasen ændres til dette. Afrunding Husk, at hvis du ønsker en personlig invitation til erfamøderne fremover, skal du selv tilmelde dig. Ved personlig tilmelding gemmer EG oplysningerne om navn og adresse til senere brug. Næste møde afholdes den 28. oktober 2015 i Kolding, hvor emnet kun er Elektronisk syn. Side 7 af 7