KVALITETSKONTRAKTER UDVALGET FOR MILJØ OG TEKNIK OPFØLGNINGSREDEGØRELSE TIL MØDET 5. SEPTEMBER 2011

Transkript

1 KVALITETSKONTRAKTER UDVALGET FOR MILJØ OG TEKNIK OPFØLGNINGSREDEGØRELSE TIL MØDET 5. SEPTEMBER

2 Indledning Kvalitetskontrakter Svendborg Kommune Kvalitetskontrakten skal sikre, at kommunens borgere kan få et klart og overskueligt indblik i kommunens arbejde med kvalitetsudvikling. I kvalitetskontrakten præsenteres de politiske mål for borgerne, så de på denne måde kan få information om, hvilket serviceniveau kommunen arbejder hen imod på de respektive serviceområder. Kvalitetskontrakten skaber dermed et godt afsæt for den løbende dialog mellem kommunalbestyrelsen og kommunens borgere, og er et godt redskab til at sikre en dynamisk og målrettet indsats i den kommunale kvalitetsudvikling. Kommunerne skal desuden årligt følge op på, hvor langt kommunen er kommet med at opfylde de fastsatte mål. Kommunen skal i en opfølgningsredegørelse vurdere, om indsatsen er tilstrækkelig for at nå de opsatte mål, og om målene fortsat vurderes relevante. På denne måde bliver borgerne også informeret om udviklingen i målopfyldelsen. De kommunale kvalitetskontrakter er indført med Folketingets vedtagelse af lov nr. 136 af 24. februar 2009 om ændring af lov om kommunernes styrelse og lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab (regionsloven). De nærmere regler for kvalitetskontraktens indhold, udformning og offentliggørelse er fastsat i Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse nr af 15. december 2009 om kommunal kvalitetskontrakt og opfølgningsredegørelse. Bekendtgørelsen og den tilhørende vejledning kan findes midlertidigt på Socialministeriets hjemmeside under følgende mapper 'Velfærdsudvikling', 'Kvalitetsreform' og 'Kvalitetskontrakt og udbudsstrategi'. Vejledningen uddyber reglerne for udformning og indhold af en kvalitetskontrakt og opfølgningsredegørelse, og indeholder et bilag til inspiration i arbejdet med opstilling af kvantificerbare mål for kvalitetsudvikling. 2

3 Serviceområde: Det tekniske område Fokusområde: Konkurrencedygtighed At gøre Entreprenørafdelingen konkurrencedygtig. Entreprenørafdelingen som udfører skal, på baggrund af udbudsmaterialer, kunne udregne et korrekt kontrolbud, jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler. Dette skal kunne foretages fra d. 1. januar ) Udarbejde korrekte omkostningsberegninger for interne, direkte- og indirekte omkostninger. 2) Ved anvendelse af kalkulationsprogram at foretage tids- og forbrugskalkulationer på de enkelte driftsarbejder. Der er udarbejdet omkostningskalkulationer for mandskab og maskiner. For mandskab mangler der fastsættelse og indregning af den del af de indirekte omkostninger, der stammer fra kommunes fælles udgifter (IT, HR og løn m.m.). Anvendelse af kalkulationsprogram til tilbudsberegning er igangsat. Der pågår arbejdet med tidskalkulationer af de forskellige arbejdsopgaver. Byrådets beslutning om konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen bekræfter vigtigheden af den igangværende proces der muliggør afgivelse af et korrekt kontrolbud i forhold til et udbudsmateriale. Fastsættelse af indirekte omkostninger skal snarest foretages i samarbejde med Økonomiafdelingen. Der er foretaget uvildig vurdering af prisfastsættelse (leje) af Bodøvej 18. Dette skal foretages i.f.m. udbudsmateriale og Entreptrenørafdelingens kontrolbudsberegning. Ved Entreprenørafdelingens kontrolbudsberegning, indregnes alene Bodøvej 18 som nødvendig facilitet. Arbejdet med tilbudskalkulationer pågår. Temaet om at gøre Entreprenørafdelingen konkurrencedygtig i forhold til afgivelse af kontrolbud er meget relevant for 2011, og vil afgjort være det for 2012 hvis kommunen stadig har sin egen Entreprenørafdeling. Men netop konkurrenceudsættelsen af Entreprenørafdelingen sætter dette tema til diskussion. Kvalitetskontrakten afsluttes ved udgangen af 2011, og vil blive genoptaget senere, hvis Entreprenørafdelingen stadig er i kommunalt regi. Fokusområde: Responstid på udrykninger Ifølge Byrådets beslutning om den risikobaserede dimensionering er responstiderne (fra alarmtidspunkt til ankomsttidspunkt) fastsat som angivet i rammebetingelserne. At overholde de fastsatte tidspunkter i 95% af udrykningerne. Tidspunkterne er henholdsvis 10 min i Svendborg By og min i land- og ydreområder. I Beredskabsstyrelsens online system Odin indrapporteres alle udrykninger. Falck laver månedlige udtræk for hurtigt at følge udviklingen om tiderne overholdes. 3

4 Der har i årets første 7 måneder været 137 udrykninger, hvoraf de 6 har haft for sen afgang fra stationen. I aftalen med Falck er der taget højde for vejrliget. 2 af disse udrykninger kan direkte relateres til det dårlige føre i forbindelse med det voldsomme snefald. Derved har der været 4 overskridelser af 5 minutters reglen. Det svarer til 4,4%, hvilket holder sig inden for aftalen om en overskridelse i højst 5 % af udrykningerne. Ankomsttidspunkterne er overskredet i flere af udrykningerne under snevejret, hvor bivejene stort set var lukkede. Det forventes, at målet realiseres. Hvis målet på de 95% ikke realiseres indrapporteres til Beredskabschefen, der i dialog med Falck forsøger at finde årsagen og rette op. (Intern opfølgning). Fokusområdet foreslås videreført i Fokusområde: Byggesagsbehandling og godt byggeri Tema I Svendborg Kommune har vi konstant fokus på, at der etableres gode, smukke, sunde og sikre levevilkår for kommunens borgere, og at der samtidig hermed sker en positiv udvikling på erhvervsområdet. På byggesagsområdet vil vi medvirke til dette ved at sikre en helhedsorienteret sagsbehandling, hvor vi vil søge at imødekomme både borgernes ønsker, virksomhedernes behov og lovgivningen på området. I sagsbehandlingen vil vi herudover inddrage kommunens arkitekturpolitik og den kommunale fysiske planlægning. Det er målet på byggesagsområdet at medvirke til, at der opføres smukke, sunde og sikre byggerier. Dette skal sikres gennem overholdelse af lovgivningen på området, kommunens plandokumenter og intentionerne i arkitekturpolitikken. Det er samtidig et mål at sikre en serviceorienteret og kvalificeret sagsbehandling. Konkret er det vores målsætning at kunne give en byggetilladelse inden for 6-8 uger fra det tidspunkt, hvor vi modtager en fuldt oplyst ansøgning. Gode, smukke, sunde og sikre byggerier og levevilkår søges tilvejebragt gennem forebyggelse. Først og fremmest skal den forebyggende indsats sikres gennem vejledning og dialog med borgere og virksomhedsejere. Den forebyggende indsats vil også ske gennem byggesagsbehandlingen, hvor der vil være fokus på at sikre overholdelse af reglerne for byggeri, hvorved for eksempel fare for brand, indeklimaproblemer og nedstyrtningsfare undgås. Samtidig skal der via arkitekturpolitikken og overholdelse af den kommunale planlægning sikres smukt byggeri og godt indrettede bebyggelser. I 2010 overholdt vi de konkrete målsætninger på området med hensyn til sagsbehandlingstider. I slutningen af året kom sagsbehandlingstiderne imidlertid under pres grundet personalereduktioner på området, og vi ser på nuværende tidspunkt fortsat stigende sagsbehandlingstider i Der skal fortsat arbejdes med den forebyggende indsats, og der vil fortsat være fokus på formidling af intentionerne i lovgivningen og den kommunale planlægning. (Intern status). 4

5 Området følges tæt. Der har allerede i 2010 været fokus på optimering af arbejdsgangene på byggesagsområdet. Det har imidlertid ikke været muligt at skabe en optimering, der kunne opveje de færre resurser på området. Indsatsen fortsættes i 2011 og Der vil løbende gennem 2012 blive fulgt op på sagsbehandlingstiderne, og der skal fortsat arbejdes med den forebyggende indsats. (Intern opfølgning). I den kommende tid vil der blive brugt ressourcer på udbygning af oplysningerne på kommunens hjemmesides kvik-svar-løsning. Det foreslåes, at kvaliteteskontrakten nedlægges, og at der udarbejdes en ny for I 2012 vil der være særligt fokus på en helhedsorienteret og løsningsbaseret dialog omkring erhvervsbyggesager, og det er målet i forhold til erhvervsbyggesager at udvikle et koncept for hurtig sagsbehandling for professionelle. Kvalitetskontakten for 2012 foreslås derfor at omhandle øget erhvervsservice på byggesagområdet. Fokusområde: Udvikling af BUM-model og dialogbaseret aftalestyring I Miljø og Teknik er der medio 2010 foretaget en organisationsændring, idet entreprenørafdelingen er sammenlagt med Anlæg og Ejendom. Denne ændring giver optimale muligheder for at samkøre tanker og ideer for gennem fælles indsats at kunne sikre optimering af dette driftsområde som helhed. Driftsbudgettet skal udnyttes bedst muligt, således kommunen får den bedste opgaveløsning i forhold til de til enhver tid værende økonomiske rammer. Borgerne skal opleve, at vi udøver en professionel og effektiv håndtering af såvel små som store sager. Det er målet, at der ved årets udgang foreligger en evalueringsrapport. Denne rapport skal vise udviklingen indenfor driftsområdet. Endvidere er det målet, at der foreligger tilrettede ydelsesbeskrivelser, der sikrer en professionel og effektiv håndtering af vort driftsområde. Ydelsesbeskrivelser der er tilrettet den enhver tid værende økonomi danner rammerne for vor indsats og serviceniveau på driftsområdet. Gennem dialog mellem Bestiller og Udfører sikres udvikling af området med henblik på rettidigt at kunne koordinere indsats i forhold til aktuelt behov og økonomi for optimal opgaveløsning. Arbejdet med at tilrette ydelsesbeskrivelserne er afsluttet. Det har været en god proces, hvor materialet er kvalitetssikret gennem vidensdeling mellem bestiller og udfører. Det færdige resultat er suppleret med registrering af elementer der indgår i ydelsesbeskrivelserne. Store mængder data skal nu bearbejdes til mængdeopgørelser og kortbilag. Materialet skal endvidere danne grundlag for opgaven der er besluttet af Byrådet omkring konkurrenceudsættelse af entreprenørafdelingen. Der afholdes månedlige driftsmøder, hvor erfaringer udveksles mellem udfører og bestiller. Her inddrages indhentede tilbagemeldinger fra brugerne kunder og borgere. Det er vurderingen at Kundernes tilbagemeldinger viser at opgaveløsningen er tilfredsstillende. 5

6 Tilbagemeldinger viser også, at der fortsat skal være fokus på koordinering af opgavernes løsning i forhold til borgernes behov. Med baggrund i Byrådets beslutning om konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen er det tanken at afslutte denne kvalitetskontrakt ved udgangen af 2011, idet denne bygger på samarbejdet med den kommunale Entreprenørafdeling. Der er dog et tydeligt behov for at videreføre tankesættet omkring sikring af opdaterede ydelsesbeskrivelser og dialogbaseret samarbejdsform. Det er vigtige værktøjer, hvis driftsbudgettet skal udnyttes bedst muligt, således kommunen får den bedste opgaveløsning i forhold til de til enhver tid værende økonomiske rammer. Kvalitetskontrakter for 2012 kunne således omhandle lignende emne som 2011, dog skal disse tilrettes det forhold, at vi ikke før primo kender resultatet af konkurrenceudsættelsen af entreprenørafdelingen, og dermed hvilken samarbejdspart bestiller skal spille bold med. Fokusområde: Forbedret natur og vandmiljø Natur- og miljøområdet har høj prioritet i Kommunen. Natur- og miljøværdier skal sikres og forbedres på et bæredygtigt grundlag i respekt for menneskets livsvilkår og bevarelse af dyre- og plantelivet. Gennem vores sagsbehandling skal brugerne opleve sig som værende i centrum. Brugerne skal have tillid til natur- og miljøarbejdet og være tilfredse med sagsbehandlingen. Svendborg Kommune er den første Cittaslow kommune i Danmark og en klimapolitik er på vej, som skal sikre områdets karakter og tiltrækningskraft. Svendborg Kommune har ambitioner om at være foregangskommune på udvalgte områder. Svendborg Kommune har opstillet et kvalitetsstyringssystem for opgaveløsningen på natur- og miljøområdet. Systemet skal sikre, at natur- og miljøværdierne beskyttes i overensstemmelse med national og EU lovgivning. Samtidig skal systemet sikre, at borgerne/virksomheder får en ensartet og rigtig behandling af deres sager, og at sagerne løses hurtigst muligt. Det er målet, at medarbejderne bruger systemet i opgaveløsningen, og at det ajourføres løbende, så det kan bestå den årlige interne og eksterne audit. Kvalitetsstyringssystemet er certificeret i overensstemmelse med lovgivningens krav herom. Systemet skal vedligeholdes løbende af medarbejderne og to systemansvarlige. Der skal opstilles konkrete servicemål i forhold til borgerne på alle sagsområder. Kvalitetsstyringssystemet blev certificeret i juni Der er gennemført en intern og ekstern audit af systemet og medarbejdernes brug heraf i Den eksterne audit fandt ingen afvigelser i systemet. Der blev dog peget på enkelte forbedringsmuligheder. 6

7 Både den interne og eksterne audit viste, at medarbejderne bruger systemet og sikre, at det ajourføres, så sagerne løses på samme måde af alle medarbejdere. Der er også lavet brugerundersøgelser for landbrugssager og vandløbsvedligeholdelse i Undersøgelserne viser, at der er en udmærket kommunikation med borgerne. I juni 2011 lavet en ekstern audit, hvor et eksternt firma kommer og checker om vi bruger kvalitetsstyringssystemet korrekt. Den eksterne audit viste, at systemet bruges og følges af alle medarbejdere. Der blev ikke fundet afvigelser. Brugerundersøgelser i forhold til husdyrsager og vandløbsvedligeholdelse har igen vist, at der er en udmærket kommunikation med borgerne. Det forventes at målene realiseres. I 2011 vil der igen blive lavet intern og ekstern audit af systemet. Samtidig vil der blive lavet udvalgte brugerundersøgelser, der afdækker borgernes vurdering af målopfyldelsen. (Intern opfølgning). Kvalitetsstyringssystemet skal recertificeres i Det foreslåes derfor at kvaliteteskontrakten forlænges til

8 Serviceområde: Administrationsområdet Serviceområde: Administration Fokusområde: Udvalg for Miljø og Teknik - dagsorden og beslutningsprotokol hurtigt på nettet. Åben dagsorden, inkl. bilag, er tilgængelig for borgerne før mødet og beslutningsprotokollen, inkl. bilag, er tilgængelig for borgerne efter mødet. I 95 % af tilfældene ligger udvalgsdagsorden og bilag tilgængelig på nettet senest 5 dage før udvalgsmødet. I 95 % af tilfældene ligger beslutningsprotokollen på nettet senest dagen efter udvalgsmødet. Punkterne til udvalgsdagsorden planlægges og økonomiafklares i hele direktørområdet i så god tid, at dagsordenen kan godkendes af udvalgsformanden ca. 1 uge før mødets afholdelse. Det har ikke været nøjagtigt talt op, men målsætningen svarer i store træk til forpligtelsen på den nuværende praksis. (Intern status). Udsendelsestidspunktet registreres hver gang. (Intern opfølgning). Udsendelsestidspunkterne har ved årets første 9 møder overholdt kvalitetskontrakten. Det har dog ved ét møde været udsendt tillægsdagsorden, hvor 5-dagesfristen ikke har kunnet overholdes. Fokusområdet foreslås videreført i