Offentlig mødeprotokol. Møde: Chefgruppe Miljø og Teknik Mødetid: 26. september 2012 kl. 8:30 Mødested: Lene Andersens kontor Sekretariat: Tilstede:

Transkript

1 Møde: Chefgruppe Miljø og Teknik Mødetid: Mødested: Lene Andersens kontor Sekretariat: Tilstede: Afbud: Lene Andersen Nels G. Markussen Rune Asmussen Lars Peter Salhøj

2 Side 2 af 18 Indholdsfortegnelse Side Åbne sager 12/189 Godkendelse af referat af 19. september /190 Drøftelse af status på projektportefølje 4 12/191 Drøftelse af erhervsserviceprojektet 5 12/192 Drøftelse af status på projektet samarbejde med andre forvaltninger 6 12/193 Gennemgang af sagsstyringslister 7 12/194 Sager fra Direktionen 8 12/195 Drøftelse af ekstern kommunikation i Miljø og Teknik 10 12/196 Videredrøftelse af proces og tidsplan for indførelse af arbejdsprogrammer og tidsregistrering i Miljø og Teknik 11 12/197 Drøftelse af budgetstyreliste 12 12/198 Drøftelse af Procedure for byggesagsbehandling, behandling af principsager og behandling af principgodkendelser 13 12/199 Opsamling fra chefseminaret vedr. lederudvikling 14 12/200 Foreløbige punkter til kommende møder 15 12/201 Gensidig orientering 17

3 Side 3 af 18 ÅBNE SAGER 12/189 Godkendelse af referat af 19. september Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Godkendelse af referat af 19. september / Referat_ Vedtagelse 12/189 Chefgruppe Miljø og Teknik Referatet blev godkendt.

4 Side 4 af 18 12/190 Drøftelse af status på projektportefølje - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Drøftelse af status på projektportefølje. 12/ Projektportefølje Vedtagelse 12/190 Chefgruppe Miljø og Teknik Rikke Hylleberg deltog under behandling af dette punkt. Brugerundersøgelse af Miljø og Teknik hos erhvervslivet, som er et delelement i projektet om Erhvervsservice, blev drøftet. Brugerundersøgelsen skal foretages i efteråret I Servicepolitikken er beskrevet, at der skal foretages en generel brugerundersøgelse af Miljø og Teknik. Det tages op til vurdering i chefgruppen næste år, om denne skal foretages i efteråret 2013.

5 Side 5 af 18 12/191 Drøftelse af erhervsserviceprojektet - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Drøftelse af erhervsserviceprojektet. Vedtagelse 12/191 Chefgruppe Miljø og Teknik Rikke Hylleberg deltog under behandling af dette punkt. Rikke har udfærdiget en projektbeskrivelse, hvor de tiltage, som blev aftalt på workshoppen er indføjet. Rikke har tillige lavet en tidsplan for indsatserne. Sektionslederne holder møde på fredag, hvor der skal arbejdes videre med oplægget til etablering af et erhvervsserviceteam. Aftalt, at oplægget efterfølgende godkendes i chefgruppen. Det overordnede succeskriterie er en bedre rating i DI s erhvervsklimaundersøgelse. Erhverv og Udvikling har som mål, at ligger i top 20 i år 2017 blandt landets kommuner i forhold til erhvervsservice. Det vil sige, at Miljø og Teknik på sagsområderne byggesagsbehandling og miljøsagsbehandling skal ligge i top 20, og allerede i år 2014 ligge i den bedste halvdel. Rikke checker op på, hvordan Erhverv og Udvikling vil måle sig op på det og giver chefgruppen en tilbagemelding. På chef- og sektionsledermødet den 8. oktober skal succeskriterierne drøftes, og endelig godkendelse af projektbeskrivelse og tidsplan foretages først af chefgruppen efter dette møde.

6 Side 6 af 18 12/192 Drøftelse af status på projektet samarbejde med andre forvaltninger - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Drøftelse af status på projektet samarbejde med andre forvaltninger. Vedtagelse 12/192 Chefgruppe Miljø og Teknik Rikke Hylleberg deltog under behandling af dette punkt og gav en status på projektet. Der har især været fokus på, hvordan aftaleenhederne kommer i kontakt med Miljø og Teknik. Der arbejdes på en løsning, som bliver en del af driftweb, og minder om giv et praj. Der mangler at blive afklaret, hvilken tilbagemelding der skal gives på henvendelserne. Aftalt, at Rikke indkalder projektansvarlig chef (Rune) til et møde, hvor han informeres om projektet. Søren Frank i Sekretariatet har udarbejdet nogle hæfter til omstillingen over de forskellige sektioner i Miljø og Teknik, som gerne skulle være en hjælp i bestræbelserne på at minimere mængden af fejlopkald.

7 Side 7 af 18 12/193 Gennemgang af sagsstyringslister - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Gennemgang af sagsstyringslister. 12/ MTU-sagsstyringsliste 12/ ØU-sagsstyringsliste Vedtagelse 12/193 Chefgruppe Miljø og Teknik Lister over sager til miljø- og teknikudvalgsmødet den 3. oktober blev gennemgået.

8 Side 8 af 18 12/194 Sager fra Direktionen - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Sager fra Direktionen. Dagsorden den 20. september Sager til behandling 12/553 Sagsstyringslister - august /554 Innovation i 12/555 Kommissorium for arbejdsgruppe vedr. Handicapcenter Kronjylland 12/556 Nyt varmeanlæg til Mimers Brønd og Den skandinaviske Designhøjskole 12/557 Foreløbige punkter til kommende møder 12/558 Eventuelt Lukkede sager 12/559 Budget /560 Vedtagelse 12/194 Chefgruppe Miljø og Teknik Lene fortalte, at direktionen har behandlet en ansøgning om, at etablerer et nyt varmeanlæg til Mimers Brønd og den Skandinaviske Designhøjskole. Direktionen har herefter indstillet til byrådet, at ansøgningen imødekommes. Søren Fonseca udarbejder et notat herom.

9

10 Side 10 af 18 12/195 Drøftelse af ekstern kommunikation i Miljø og Teknik - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Drøftelse af ekstern kommunikation i Miljø og Teknik. Vedtagelse 12/195 Chefgruppe Miljø og Teknik Aftalt, at Kenneth har presseudkast vedr. miljø- og teknikudvalgets behandling om lokalisering af biogasanlæg klar tirsdag den 2. oktober. Digital annoncering er klar til at blive implementeret. Aftalt, at afdelingscheferne følger op på, om det bliver gjort. Kenneth hjælper pt. Bygning med vejledning til, hvorledes man opbygger tekster på hjemmesiden, således at de kan få fortalt de gode historier. Kenneth har i samarbejde med Natur og Miljø udarbejdet presse på historien om, at i samarbejde med Økologisk Landsforening tilbyder landmændene et gratis økocheck. Historien har været bragt i flere lokalaviser og i TV2 Østjylland. Lene vil gerne, at opgaven vedr. udarbejdelse af brevskabeloner opprioriteres. I øvrigt aftalt, at Rune - som ansvarlig for indsatsområdet Kommunikation aftaler overordnet prioritering af opgaver med Kenneth. Resultatet af drøftelsen forelægges chefgruppen.

11 Side 11 af 18 12/196 Videredrøftelse af proces og tidsplan for indførelse af arbejdsprogrammer og tidsregistrering i Miljø og Teknik - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Videredrøftelse af proces og tidsplan for indførelse af arbejdsprogrammer og tidsregistrering i Miljø og Teknik. Vedtagelse 12/196 Chefgruppe Miljø og Teknik Det blev aftalt, at punktet drøftes på næste chefmøde, hvor også Ove deltager. Det blev også aftalt, at punktet drøftes på chef- og sektionsledermødet den 8. oktober, hvor Ove Nørregaard vil fortælle, hvorledes værktøjerne anvendes i miljøsektionen. Punktet er drøftet på Område-MED i går, og tilbagemeldingen fra medarbejdersiden lyder, at det er vigtigt, at systemet skal være anvendeligt og at det skal give mening at anvende det.

12 Side 12 af 18 12/197 Drøftelse af budgetstyreliste - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Drøftelse af budgetstyreliste. Vedtagelse 12/197 Chefgruppe Miljø og Teknik Budgetstyrelisten blev drøftet.

13 Side 13 af 18 12/198 Drøftelse af Procedure for byggesagsbehandling, behandling af principsager og behandling af principgodkendelser - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Drøftelse af Procedure for byggesagsbehandling, behandling af principsager og behandling af principgodkendelser. Vedtagelse 12/198 Chefgruppe Miljø og Teknik Proceduren er udarbejdet nu og offentliggjort på BROEN. Skal ændres lidt, når vi får SBSYS.

14 Side 14 af 18 12/199 Opsamling fra chefseminaret vedr. lederudvikling - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Opsamling fra chefseminaret vedr. lederudvikling. Vedtagelse 12/199 Chefgruppe Miljø og Teknik Punktet blev kort drøftet. Aftalt, at forberedelse af lederseminaret den oktober drøftes på næste chefmøde.

15 Side 15 af 18 12/200 Foreløbige punkter til kommende møder - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Foreløbige punkter til kommende møder. Møde Sag Ansvar August Drøftelse af oplæg til reorganisering af klimatilpasningsgruppe LPS/LBJ 10. oktober Drøftelse af nyt elektronisk gæste P-kort-system RA 10. oktober Drøftelse af evt. køb af ekstra MT-bil RA 24. oktober Drøftelse af status på Kanalstrategien NGM 24. oktober Drøftelse af oplæg til fælles indgang til kommunen for erhvervsvirksomheder LPS 7. november Opfølgning på Klima- og energisektion LPS 5. december Drøftelse af arbejdsprogrammer og tidsregistrering NGM 19. december Endelig godkendelse - arbejdsprogrammer og tidsregistrering NGM 19. december Opfølgning på ny organisationsstruktur i Miljø og Teknik LPS? Renovering af Storegade/cyklister i gågadesystemet RA? Drøftelse af sagsgange i forhold til sagsfremstillinger i miljø- og teknikudvalget samt økonomiudvalget LPS

16 Side 16 af 18? Håndtering af stress forebyggende foranstaltninger? Sidste møde i hver måned Drøftelse af projektportefølje LPS/RH 2. møde i hver måned Drøftelse af økonomirapporter LPS Vedtagelse 12/200 Chefgruppe Miljø og Teknik Listen tilføjes et punkt vedr. strategi for udvidelse af Århusvej. Rune udarbejder et notat, der beskriver infrastrukturvinklen.

17 Side 17 af 18 12/201 Gensidig orientering - Chefgruppe Miljø og Teknik - Sagsnummer: 12/ Gensidig orientering. Vedtagelse 12/201 Chefgruppe Miljø og Teknik Lene vil gerne inviteres med til afdelingsmøder i forvaltningen, således at hun får lejlighed til at fortælle om de 5 strategiske indsatsområder. Aftalt, at Lilian inviterer kaffeklubben til møde hos Lene som led i at mødes løbende. Nels nævnte den udfordring, har i forhold til kloakseparering på egen grund (kommunens grunde). Nels omtalte et konkret eksempel med Havndal Skole, da netop Havndal står over for at skal have alle grunde kloaksepareret. Aftalt, at Nels laver en sagsfremstilling til direktionen, hvor økonomi mm. synliggøres. Aftalt, at Veje og Bygninger er tovholder i forbindelse med afholdelse af årets julefrokost.

18 Side 18 af 18 Mødet afsluttet Kl.: [Skriv tidspunkt her] Lene Andersen Nels G. Markussen Rune Asmussen Lars Peter Salhøj