Brønderslev-Dronninglund Kommune. Administrativ Styregruppe. Referat

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf Fax Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf Fax Administrativ Styregruppe Referat Dato: 10. januar 2005 Lokale: 272, Rådhuset, Brønderslev Tidspunkt: kl. 9.00

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager: 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referater Tidsregistrering Statusbeskrivelser og projektgrupper Sundhedscenter, pilotprojekt Kommunikationsgruppe, kommissorium og strategi Orientering Eventuelt...23

3 Administrativ Styregruppe, 10. januar 2005 Side 15 Åbne sager: 1. Godkendelse af dagsorden Der blev stillet spørgsmål til, hvorfor der ikke er et punkt på om Jobbørs. Det blev forklaret, at oplæg er under udarbejdelse og når det er færdig, vil punktet blive taget op til drøftelse i Administrativ Styregruppe.

4 Administrativ Styregruppe, 10. januar 2005 Side Godkendelse af referater Kommunaldirektørerne anbefaler, at der efter drøftelserne under de enkelte punkter mundtligt opsummeres, hvad der er besluttet. Referenten formulerer på baggrund af den mundtlige opsummering det skriftlige referat efter mødet. Sagsfremstilling: Efter sidste møde er der blandt nogle af styregruppens medlemmer opstået tvivl om, hvad der egentlig blev besluttet under de enkelte punkter, dog specielt i forbindelse med statusbeskrivelser og igangsætning af projekter. For at minimere risiko for misforståelser om beslutningernes indhold foreslår kommunaldirektørerne ovenstående procedure. Bilag: Ingen Administrativ Styregruppe er enig i det indstillede. Det er mødelederen der opsummerer beslutningerne. Såfremt der ikke kommer indsigelser mod opsummering, er der enighed.

5 Administrativ Styregruppe, 10. januar 2005 Side Tidsregistrering Kommunaldirektørerne anbefaler at der i forbindelse med forberedelsesarbejdet til kommunesammenlægningen gennemføres en grov registrering af tidsforbrug (timer) i projektgrupperne med henblik på generel dokumentation overfor staten af merudgifter i forbindelse med kommunesammenlægning. Sagsfremstilling: I Brønderslev-Dronninglund Kommunes svar til Indenrigs- og Sundhedsministeriet indgår følgende passus: Byrådene gør opmærksomme på, at de ekstra engangsudgifter, som kommunerne påføres ved gennemførelse af strukturreformen, forventes at blive neutraliseret ved tilskud fra statens side. Formandskabet drøftede på mødet den 3. januar 2005, hvorledes disse engangsudgifter kunne dokumenteres. Formandskabet anbefaler, at der foretages tidsforbrugsregistrering på et overordnet niveau, med minimal brug af administrative ressourcer. Administrativ Styregruppe godkendte at der foretages tidsforbrugsregistrering i hele timer. Hensigten med tidsregistreringen er at dokumentere ressourcemerforbrug ved kommunesammenlægningen over for staten Til arbejdet med statusbeskrivelserne udarbejdes der ikke tidsregistering, men alle projektgrupper gør det. Såvel mødeforberedelser som mødedeltagelse og transport skal regnes med. Projektsekretariatet kommer med et forslag til retningslinier for registrering, og sekretariatet overvejer, om registreringen kan lade sig gøre uden brug af skema. Det blev besluttet, at der også skal gennemføres grovregistrering af øvrige udgifter i forbindelse med kommunesammenlægning. Henrik Aarup skal komme med et forslag til, hvordan udgifter i forbindelse med reformen skal konteres i begge kommuner. Amtet laver ikke nogen tidsregistrering.

6 Administrativ Styregruppe, 10. januar 2005 Side Statusbeskrivelser og projektgrupper Kommunaldirektørerne indstiller at opdelingen mellem status beskrivelser og projektarbejde godkendes at status beskrivelserne iværksættes straks, med afleveringsfrist uge , ifølge udarbejdet notat at der igangsættes de foreslåede 5 projekter (IT, Økonomistyring, Løn og personale, Arbejdsmarkeds- og beskæftigelsesområdet og Forsyningsområdet) at der udpeges projektdeltagere og -ledere for de 5 projekter at amtet indtil videre afventer med indtrædelse i relevante projektgrupper Sagsfremstilling: Forberedelsesudvalget godkendte på mødet den 9. december 2004 den udsendte projektoversigt som ramme, samt at projekterne vedrørende IT, Økonomistyring, Løn og personale, Arbejdsmarkeds- og beskæftigelsesområdet og Forsyningsområdet skulle igangsættes. Den administrative styregruppe besluttede på mødet den 13. december 2004: Senest den 21. december skal fortegnelsen over projektgrupper samt udpegning af lederrepræsentanter være Lene Faber i hænde (...), ligesom medlemmer til og projektledere på følgende grupper skal fastlægges: IT, Løn og personale, Økonomistyring, Beskæftigelses- og Arbejdsmarkedsområdet, Forsyningsvirksomheder og øvrige 60-selskaber. (...) Repræsentanter fra amtet melder tilbage med bud på hvem, der skal sidde i hvilke grupper fra deres organisation. På baggrund af disse beslutninger er der nu udarbejdet 2 notater/oversigter til klarlæggelse af forholdet mellem statusbeskrivelser og projektarbejde, samt til klarlæggelse af for hvilke områder der skal udarbejdes statusbeskrivelser. Bilag: Notat vedrørende statusbeskrivelser og projektgrupper Vejledning til brug af skemaer i forbindelse med statusbeskrivelser og projektgrupper Skema A, beskrivelse af status for opgaveløsningen i Brønderslev og Dronninglund Kommuner Skema B, kommissorium for analysearbejde vedrørende forslag til fremtidig opgaveløsning Skema C, beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering Skema B, Mail: Hilsen fra Nordjyllands Amt (rundsendt d. 3. januar 2005)

7 Administrativ Styregruppe, 10. januar 2005 Side 19 Administrativ Styregruppe godkender faseopdelingen mellem statusbeskrivelser og projektarbejdet. Statusbeskrivelserne bliver iværksat straks, med afleveringsfrist uge 8. Kommunaldirektørerne kan godkende iværksættelsen af nye statusbeskrivelser. Administrativ Styregruppe vil blive orienteret om nye statusbeskrivelser. De 5 foreslåede projekter igangsættes. Administrativ styregruppe foretager endelig udpegning af medlemmer og projektledere på næste møde. Styregruppen forventer, at de lokale medlemmer af styregruppen forinden har udvalgt de lokale projektmedlemmer på baggrund af dialog mellem ledelse og medarbejdere. De 5 projektgruppers første opgave er at udarbejde et kommissorium, som skal godkendes af Administrativ Styregruppe. Styregruppen opfordrer den enkelte projektgruppe til at gennemtænke og foreslå delprojektgrupper på de områder, hvor det skønnes nødvendigt. Også forslag til medlemmer af delprojektgrupper skal være indeholdt i kommissoriet. Ligeledes opfordres projektgrupperne til at indtænke værktøjer som dialoggrupper og lignende i kommissorium. Administrativ styregruppe understreger vigtigheden af dialog og åbenhed i de respektive afdelinger/forvaltninger ved udpegning af medlemmer til delprojekterne. Det skal foregå i en dialog mellem ledelse og medarbejdere. Administrativ Styregruppe finder det vigtigt, at man fra kommunernes side grundigt overvejer, hvem der skal deltage i delprojektgrupperne, således der både tages hensyn til faglig tyngde i projekterne og til at projektdeltagerne bliver så bredt sammensat som muligt. Amtet afventer deltagelse i nogen projektgrupper, så længe statusbeskrivelser endnu ikke er udarbejdet.

8 Administrativ Styregruppe, 10. januar 2005 Side Sundhedscenter, pilotprojekt Formandskabet indstiller at der nedsættes gruppe til udarbejdelse af projekt og ansøgning, således projekt og ansøgning kan forelægges til godkendelse på næste møde i forberedelsesudvalget den 31. januar Sagsfremstilling: Indenrigs- og Sundhedsministeriet har besluttet, at der skal iværksættes pilotprojekter med sundhedscentre. Det er besluttet at støtte mindst ét center i hver af de kommende 5 regioner. Via finansloven er der afsat 50 mill. kr. til støtte. Der er ansøgningsfrist 1. februar Projektet skal igangsættes senest medio Det fremgår endvidere, at der er afsat 70 mill. i på Socialministerens område til forsøg med oprettelse af kommunale forebyggelses- og rådgivningscentre, hvor såvel social- som sundhedsindsatsen er samlet. Bilag: Brev fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet De 2 sundhedskoordinatorer fra henholdsvis Brønderslev og Dronninglund udgør projektgruppen til udarbejdelse af projektforslag og ansøgning. Denne projektgruppe træder ikke i stedet for en senere nedsættelse af projektgruppe for udarbejdelse af forslag til fremtidig organisering af sundhedsområdet m.v..

9 Administrativ Styregruppe, 10. januar 2005 Side Kommunikationsgruppe, kommissorium og strategi Kommissorium og strategi for kommunikationsgruppen indstilles til drøftelse og godkendelse Sagsfremstilling: Forberedelsesudvalget godkendte på mødet d. 9. december nedsættelse af projektgruppen for kommunikation og information, samt forslag til processen i Ifølge forslag til proces forelægger hermed udkast til kommissorium og strategi. Bilag: Kommissorium, skema B Kommunikationsstrategi Beslutningen er udskudt til næste gang. Kommunikationsgruppen indstiller alle aktiviteter på nær hjemmeside og løbende information, indtil Administrativ Styregruppe har drøftet forslaget.

10 Administrativ Styregruppe, 10. januar 2005 Side Orientering Borgmestrenes høringssvar til lovudkast Byrådsseminar 31/3 1/ Formandskabet har besluttet deltagerkredsen er følgende: Byrådsmedlemmer, Administrativ Styregruppe, direktion/chefgruppe samt 2 medlemmer fra kommunikationsgruppen. Endvidere er det besluttet, at der skal tilknyttes ekstern konsulent til assistance til forberedelse og gennemførelse af seminaret Bilag: Borgmestrenes høringssvar Høringssvaret er taget til orientering. Byrådsseminaret bliver sandsynligvis på hotel Skaga i Hirtshals. Der var spørgsmål til måden, hvorpå det enkelte sagspunkt er stillet op. Begrundelsen for fremgangsmåden er, at det skal være let at sætte sig ind i beslutningstemaet, som derfor står først. Næste møde er den 24. januar kl i Byrådssalen på Dronninglund Rådhus. Foreløbig dagsorden er o Medlemmer af de 5 projektgrupper o Kommissorium for kommunikationsgruppen samt forslag til kommunikationsstrategi o Servicecenter

11 Administrativ Styregruppe, 10. januar 2005 Side Eventuelt Ingen