Håndværkervej Roskilde. Fremover afsluttes hvert chefmøde med at det aftales, hvordan og hvem der kommunikerer omkring de forskellige punkter.

Transkript

1 Håndværkervej Roskilde Tlf.: Fax: CVR: REFERAT DATO: Ref.: TLH/MRJ J.nr.: 723 EMNE/ /CHEFGRUPPE-MØDE MØDEDATO/ Onsdag d KL MØDESTED/ Mødelokale 3 DELTAGERE/ Chefgruppen NÆSTE MØDE/ Onsdag den 6. juli 2016 REFERENT MRJ OPFØLGNING PÅ REFERAT FRA CHEFGRUPPEMØDE D PUNKT 1/./. Referat Fremover afsluttes hvert chefmøde med at det aftales, hvordan og hvem der kommunikerer omkring de forskellige punkter. TLH har statusmøde med Niels Hörup den 16. august. Der er aftalt møde med leverandør af hjertestartere den 28. august, hvor der aftales en udrulnings- og undervisningsplan. PUNKT 2/ INTRO TIL TARGIT Kasper giver en introduktion til Targit. Det drøftes, hvilke nøgletal der er relevante, og hvilke oplysninger, vi kan trække ud til kommunerne. Der skal udarbejdes et oplæg til Ejerudvalget omkring opfølgning på genanvendelsesprocenter, med udgangspunkt i data fra Targit. Oplægget skal indeholde et view til kommunerne med de 7 affaldsfraktioner i fht ressourceplanen, det skal formidles ud til kommunerne. MRJ, JB og FK udarbejder et oplæg til ejerudvalget. 1

2 PUNKT 3/ BUDGETANSVAR TIL SEKTIONSLEDERNE Der ønskes en drøftelse af, i hvilket omfang sektionslederne bør have budgetansvar. Der skal udarbejdes en formaliseret beskrivelse af ansvar og kompetencer omkring budget i KARA/NOVEREN. JB udarbejder et oplæg. Sektionslederne får allerede nu adgang til afdelingernes view i Targit. Dette iværksættes hurtigst muligt. PUNKT 4/ MÅNEDSRAPPORT MAJ Månedsrapporten eftersendes. JB gennemgik månedsrapporten. Det ser generelt positivt ud, KVV er dog en anelse bagud, hvilket skyldes et efterslæb fra 2015 omkring indkøb af reservedele. Likviditetsmæssigt er vi godt med. Prisen på brændbart affald i Audebo hæves med 100 kr. pr. 1. august. Der er tilført 1 mio. kr. til opdatering af SRO i anlægsbudgettet. JB arbejder på en endnu højere grad af gennemsigtighed i månedrapporterne. PUNKT 5/ KARA/NOVEREN STRATEGI MISSION - VISION TLH og MRJ har arbejdet videre med oplægget til strategi mission og vision. Der vedlægges et opdateres strateginotat med konkrete forslag til justeringer af mission og vision for KARA/NOVEREN. Oplægget er sendt ud til kommentering i chefgruppen den 9. juni. Chefgruppen bedes drøftes det videre arbejde med formulering af vision og mission ud fra de vedlagte forslag. Endvidere drøftes arbejdet med at konkretisere de strategiske indsatsområder, ud fra de 4 strategiske mål../. Opdateret strategioplæg vedlægges som bilag MRJ gennemgik oplægget. Der arbejdes videre på en justering af oplægget, så mål og indsatsområder opdeles i et overordnet niveau og et mere operationelt niveau. TLH tager oplægget videre til møde med formanden, og det skal herefter drøftes på bestyrelsesseminaret til september. Efter bestyrelsens godkendelse skal der udarbejdes konkrete handlingsplaner på de enkelte punk-

3 ter, så alle i organisationen kan se sig selv i forhold til vores strategiske mål. Alle chefer bedes give MRJ en tilbagemelding, hvis de har yderligere forslag til mission og vision, eller til mål og indsatsområder. PUNKT 6/ DAGSORDEN TIL CHEF/SEKTIONSLEDERMØDE DEN 30. JUNI Forberedelse af det fælles chef- og sektionsledermøde den 30. juni. På mødet skal der blandt andet drøftes input til det kommende lederudviklingsprojekt../. Udkast til dagsorden er vedlagt som bilag TLH gennemgik udkastet til dagsorden. Det er vigtigt, at der sættes en ramme for at alle bidrager aktivt på mødet, og at mødet bliver en start på at knytte chefer og sektionsledere tættere sammen. Mødet kortes ned fra kl PUNKT 7/ FORBEREDELSE AF BORGMESTERMØDET Dagsordenen til det kommende borgmestermøde den 27. juni er udsendt fredag den 17. juni. På mødet præsenteres KARA/NOVEREN s nye direktør, ejerstrategien drøftes og endelig afrapporteres afslutningen på VKV-projektet../. Dagsorden til mødet vedlægges TLH gennemgik dagsordenen for borgmestermødet. PUNKT 8/ KOMMUNIKATION I ADMINISTRATIONEN Chefgruppen drøfter, hvordan kommunikationen i administrationen på tværs af teams gennemføres bedst muligt, samt hvem der i forskellige sammenhænge repræsenterer administrationen (eks. ifht. sundhedsarbejdsgruppen). V/KWH Medarbejderne i administrationen er fordelt på tværgående faglige, fysiske og teamtilknytningsmæssige grænser. Det blev aftalt, at alle i administrationen kan deltage i alt. Dvs at medarbejderne i administrationen f.eks. både kan stemme omkring repræsentant til SU og AMR i administrationen og i deres team. Rent praktisk inviteres BN, MC og DT med til afdelingsmøderne i administrations- og udviklingsteamet.

4 PUNKT 9/ ÅRSHJUL FÆLLES AKTIVITETER Der er udarbejdet en skitse til et årshjul. Oversigten skal blandt andet bruges til at vurdere, om de enkelte opgaver tids- og belastningsmæssigt er placeret optimalt../. Udkast til årshjul vedlægges. KWH nævnte udfordringer med afholdelse af restferie og afspadsering i april måned. Årshjulet ages op igen på et kommende chefmøde. KWH og FK sender deres bidrag til MRJ. PUNKT 10/ OPGAVELØSNING FOR EJERKOMMUNERNE - MATRIXOVERSIGT KARA/NOVEREN varetager en række opgaver for kommunerne. Der er tale om grundydelser, tilvalgsydelser og endelige kommunespecifikke ydelser. Det vedlagte udkast viser en foreløbig oversigt over opgaverne og må gerne suppleres! De enkelte opgaver skal knyttes til vores budgetområder../. Der vedlægges en oversigt over de opgaver, vi løser for kommunerne Oversigten finpudses af JB og MRJ med en kobling til budgetområderne. Oversigten vil senere blive præsenteret for ejerudvalget og bestyrelsen. PUNKT 11/ PROJEKT ELEKTRONISK DAGSORDEN I KARA/NOVEREN Bestyrelsen har positivt tilkendegivet, at man er parat til at gå over til at bruge elektroniske dagsordener. Der vedlægges et udkast til projektbeskrivelse, med henblik på at den første elektroniske dagsorden tages i brug til bestyrelsesmødet den 30. september, og til det forudgående ejerudvalgsmøde den 2. september. Det forudsættes, at dagsordenerne publiceres i FirstAgenda. I forhold til interne møder testes de elektroniske dagsordener i første omgang til chefmøderne. Der indhentes tilbud på implementering af FICS-dagsorden samt FirstAgenda inden chefmødet../. Der vedlægges en projektbeskrivelse. Projektbeskrivelsen blev godkendt, finansieringen bliver afholdt indenfor det indeværende budget. MRJ indkalder til et møde i projektgruppen, der består af RL, IBK og JHK.

5 PUNKT 12/ EVENTUELT KARA/NOVEREN er blevet pålagt at udarbejde en basistilstandsrapport. Vi har bedt Horten om en vurdering af, hvorvidt det er et lovkrav. MST har varslet med at genåbne VVM en vedrørende lugt Vi har pt. for meget affald, affaldet omdirigeres, og det sidste skib inden revisionen kommer i næste uge Samarbejdet med Vestforbrænding om synergier som kan opnås uden fælles ledelse (resultaterne fra VKV-analysen) er nu startet op. Der er mindst 4 områder, hvor der er mulighed for potentiale på KVVområdet. FK følger op på mulighed for bedre priser ved salg af genanvendelige materialer, f.eks. plast og papir, smmen med Vestforbrænding. Vi kan ikke længere bruge Vestforbrændings værksted i Frederikssund. Vi undersøger muligheden for at lave en aftale om behandling af kommunalt haveaffald med Vestforbrænding. Vi skal kunne markedsføre os på en grøn indkøbsprofil i KARA/NOVEREN FK udarbejder oplæg. Lauritz.com ønsker et samarbejde om direkte genbrug KOD-udbuddet der er nu modtaget tilbud, og evalueringen af tilbuddenne er i gang. Efterårets åbne rundvisninger er ved at blive planlagt sammen med de kommunale turistorganisationer i vores 9 ejerkommuner. Stillingsopslag HR/lønmedarbejder HK-lønforhandlinger der blev givet en orientering forhandlingerne er efterfølgende afsluttet. Forhandlinger med 3F er afsluttet på KVV Der skal udarbejdes et fakturatræk over vores brug af COWI til TLH.