Ledelsens evaluering af kvalitetsledelsessystemet på Natur- og Miljøområdet 2011

Transkript

1 Notat Dato: Marts 2012 Kopi til: Chefgruppen Teknik & Miljø Emne: Ledelsens Evaluering 2012 Teknik & Miljø Ledelsessekretariat Dato: 7. marts 2012 Sagsnr.: 2007/27755 Sagsbehandler: hdh Ledelsens evaluering af kvalitetsledelsessystemet på Natur- og Miljøområdet 2011 Udarbejdet af: Kvalitetsgruppen 2012 Benedicte, Edna, Søren og Hanne Godkendt af chefgruppen den 6. mart 2012 Forelagt Klima- og Miljøudvalget den xx. marts 2012 Offentliggjort på Dok. nr: 2007/

2 1. Indledning Status for kvalitetsarbejdet Beskrivelse af kvalitetsledelsessystemets opbygning og bestanddele Hvor langt er vi? Certificering Analyse af målopfyldelse, brugertilfredshedsundersøgelsen, audit m.m Politik- og Målopfyldelse Brugertilfredshedsundersøgelser Interne og eksterne audit Sidste ledelsesevaluering Status for korrigerende og forebyggende handlinger Kritiske procedurer Eventuelle ændringsforslag Revision af politik og mål Forbedringer af systemet Næste interne audit Næste brugerundersøgelse Konklusion Stillingtagen til ovenstående ændringsforslag Stillingtagen til om kvalitetsledelsessystemet fungerer og lever op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål, Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsledelsessystemet,...5 Bilag 1. Status for kvalitetsmål Bilag 2. Kvalitetsmål Bilag 3. Intern audit, juni Bilag 4. Ekstern audit, oktober

3 1. Indledning Jævnfør kvalitetshåndbogen (tværgående procedure T-3) skal der årligt foretages en ledelsesevaluering af kvalitetsledelsessystemet. Herunder skal politik og mål samt kritiske procedurer vurderes og evt. revideres. Evalueringen præsenteres for ledelsen i Teknik & Miljø, der endeligt skal godkende evalueringens konklusion, hvorefter eventuelle aktiviteter og handlinger igangsættes. Et resume af evalueringen forelægges Klima- og Miljøudvalget til orientering. Nærværende evaluering omfatter kalenderåret Status for kvalitetsarbejdet 2.1 Beskrivelse af kvalitetsledelsessystemets opbygning og bestanddele Viborg Kommune har valgt at opbygge et enkelt kvalitetsledelsessystem med få overordnede sagsprocedurer, der suppleres med instruktioner efter behov. Der lægges vægt på at de rette kompetencer er til stede til at udføre sagsbehandling, og at dette dokumenteres i systemet. 2.2 Hvor langt er vi? Kvalitetsarbejdet og systemet i Teknik & Miljø blev udviklet og implementeret i årene I perioden er arbejdet efter systemet, jf. årshjulet og kvalitetshåndbogen. 2.3 Certificering Miljøledelsessystemet blev certificeret af DS Certificering i november En recertificering skal ske i I de mellemliggende år har DS Cerficering årligt gennemgået systemet ved eksterne audits. 3. Analyse af målopfyldelse, brugertilfredshedsundersøgelsen, audit m.m. 3.1 Politik- og Målopfyldelse Alle mål for 2011 blev opfyldt eller videreført. Status fremgår af bilag 1. Kvalitetsmålene for 2012 fremgår af bilag Brugertilfredshedsundersøgelser Der er ikke gennemført brugertilfredshedsundersøgelser (BTU) i Næste BTU er i Interne og eksterne audit Der blev gennemført intern audit i juni Der blev registreret 3 forbedringsområder, der alle er fulgt op på. Resultatet fremgår af bilag 3. Kvalitetsledelsessystemet blev gennemgået ved en ekstern audit i oktober 2011 af DS Certificering. Der blev konstateret 1 mindre afvigelse og der blev peget på tre forbedringsforslag, som der følges op på i Resultaterne fremgår af bilag 4. 3

4 Ved den eksterne audit blev 4 styrker ved vores system fremhævet (bilag 4): Godt fokus i intern audit Sammenhæng mellem strategiske mål og det dagligt arbejde Overordentlig god og brugbar brugertilfredshedsundersøgelse Helhedsorientering i sagsbehandlingen 3.4 Sidste ledelsesevaluering I ledelsesevalueringsrapporten for 2010 fremgår, at der - udover arbejdet med at opfylde kvalitetsmålene for skulle arbejdes videre med: Revision af procedure S-5. Udført Præcisering af ansvarsfordeling ift. eksterne konsulenter. Ikke udført. Videreføres ikke. Fokus på skabeloner. Udført. Revision af delegationsreglerne. Ikke udført. Videreføres ikke. Hjemviste sager. Udført. Brugertilfredshedsundersøgelsens resultater. Udført. 3.5 Status for korrigerende og forebyggende handlinger Der er oprettet et skema på intranettet, hvor konstaterede afvigelser og forslag til afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger indberettes af sagsbehandlerne. Der er i 2011 indkommet 2 bemærkninger. Den ene er der fulgt op på. Den anden påpeger mangler i den systematiske GIS-konfliksøgning. Dette undersøges nærmere i Kritiske procedurer Der vurderes ikke at være kritiske procedurer, men der skal fortsat være opmærksomhed på proceduren omkring kompetencestyring, som er et centralt element i vores kvalitetsledelsessystem. 4. Eventuelle ændringsforslag 4.1 Revision af politik og mål Målene for 2012 fremgår af bilag 2 og koncentrerer sig om fire temaer: 1) Faglig kvalitet (Nyt mål) Alle stamblade er ajourført og lever op til procedure T-8. 2) Effektivitet og ensartethed (målet er en videreførelse af mål (2) fra 2011) Alle ansøgninger skal fra 1. marts 2012 modtage en kvitteringsskrivelse med angivelse af en forventet sagsbehandlingstid. 3) Effektivitet og ensartethed (nyt mål) Teknik & Miljø vil i 2012 formulere en mission for sit virke. 4) Tillid og tilfredshed for borgere og erhverv (nyt mål) Der skal i 2012 gennemføres en proces i forvaltningen der inspirerer alle ansatte til at tænke nyt og komme med nye ideer til løsning af opgaver. Politik og principper revideres ikke i år. 4

5 4.2 Forbedringer af systemet På baggrund af evalueringen foreslås ikke ændringer af systemet. Der sættes fokus på systemets vigtige elementer i mål og intern audit for Næste interne audit Der gennemføres intern audit i 2. kvartal i 2012, jf. årshjulet (O-7). Hvilke lovområder og afdelinger auditten skal omfattet, er klarlagt ud fra en overordnet plan (audithistorik). 4.4 Næste brugerundersøgelse Næste brugertilfredshedsundersøgelse skal ske i 2012 og arbejdet er igangsat i Emnerne bliver tilsyn og afgørelser på virksomheder og landbrug. 5. Konklusion 5.1 Stillingtagen til ovenstående ændringsforslag Mål for 2012 (jf. bilag 2) er forelagt og godkendt af ledelsen i Teknik & Miljø den 24. januar Ud over målene for 2011, vil der arbejdes videre på følgende indsatsområder: Revision af T-8 (bilag 4) Kvittering for henvendelser til central mailboks (bilag 4) Implementering af tilsyn på campingpladser ved Beredskab (bilag 4) Fokus på GIS-konfliktsøgning (afsnit 3.5) Brugertilfredshedsundersøgelse vedr. tilsyn på virksomheder og landbrug samt afgørelser på virksomheder og landbrug (afsnit 4.4) 5.2 Stillingtagen til om kvalitetsledelsessystemet fungerer og lever op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål, Kvalitetsledelsessystemet for natur- og miljøområdet blev certificeret af DS Certificering uden anmærkninger i november Systemet er gennemgået ved ekstern audit i og lever således op til lovens formål. 5.3 Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsledelsessystemet, Den 15. december 2011 trådte en revideret kvalitetsstyringsbekendtgørelse (BEK nr af 15/12/2011) i kraft. Viborg Kommune har bidraget med input til både KL og Miljøministeriet under udarbejdelsen og i høringsperioden. Ændringerne i bekendtgørelsen har til formål at muliggøre en forenkling af kommunernes kvalitetssystemer. Da Viborg Kommune allerede har et enkelt system med få procedurer, vil den nye bekendtgørelse ikke medføre ændringer i kvalitetsarbejdet. Forvaltningens adresse er i 2011 ændret til Prinsens Alle 5, hvilket er konsekvensrettet i kvalitetshåndbogen. Herudover er der ikke sket ændringer i løbet af

6 Bilag 1. Status for kvalitetsmål Faglig kvalitet Områderne skal ved MUS i 2011 have fokus på at uddybe og konkretisere oplysningerne i stambladene, så medarbejdernes kompetencer dokumenteres. Det handler især om efteruddannelse, erhvervserfaring samt angivelse af specielle opgaver. Måles ved, at der oprettes nye stamblade for alle, så man ved stikprøvekontrol kan se ændringen fra sidste år. Status Målet er opfyldt. Dette blev målt ved intern audit Effektivitet og ensartethed. Alle ansøgninger skal modtage en kvitteringsskrivelse med angivelse af en forventet sagsbehandlingstid. Måles ved stikprøvekontrol. Status Målet er kun delvist opfyldt, idet arbejdet blev igangsat, men ikke fuldført i Målet videreføres i Tillid og tilfredshed fra borgere og erhverv. Der skal gennemføres en proces i forvaltningen, der har til formål at øge bevidstheden om vores adfærd i forbindelse med at yde god service. Måles ved at registrere, hvorvidt der er gennemført en proces og evt. en evaluering af proces og resultat Status: Målet er opfyldt. Der er gennemført en tredelt trivselsproces vedr. god service, anerkendende tilgang og fælles kultur. Processen blev evalueret ved fællesmøde i december

7 Bilag 2. Kvalitetsmål ) Faglig kvalitet (Nyt mål) Mål: Formål: Alle stamblade er ajourført og lever op til procedure T-8. At dokumentere, at der er styr på forvaltningens faglige kompetencer. Måles ved: Stikprøvekontrol (intern audit). 2) Effektivitet og ensartethed (målet er en videreførelse af mål (2) fra 2011) Mål: Formål: Alle ansøgninger skal fra 1. marts 2012 modtage en kvitteringsskrivelse med angivelse af en forventet sagsbehandlingstid. At øge effektiviteten og kvaliteten af sagsbehandlingen, idet ansøgeren tidligt i forløbet får at vide, hvad der kan forventes i sagen mht. til tidshorisonten. Måles ved: Stikprøvekontrol (Intern audit) 3) Effektivitet og ensartethed (nyt mål) Mål: Formål: Teknik & Miljø vil i 2012 formulere en mission for sit virke. At skabe en fælles forståelse for vores eksistens og skabe helhed på tværs af forvaltningen, og hermed styrke effektivitet og kvalitet. Måles ved: At se om der er gennemført en proces i 2012, der er endt ud i en formuleret mission. 4) Tillid og tilfredshed for borgere og erhverv (nyt mål) Mål: Formål: Der skal i 2012 gennemføres en proces i forvaltningen der inspirerer alle ansatte til at tænke nyt og komme med nye ideer til løsning af opgaver. At øge mulighederne for innovation og derved skabe større tillid fra borgere og erhverv. Måles ved: At registrere, hvorvidt der er gennemført en proces og om ideer opsamles efterfølgende. Målene blev godkendt på chefmøde i TM den 24. januar

8 Bilag 3. Intern audit, juni 2011 Procedure Forbedringsområde Observation Opfølgning T-1 FO-1 Nogle af registreringerne i forhold til kvalitetsledelsessystemet er mangelfulde. Alle forbedringsområder for intern audit er ikke afsluttet i handlingsplan på intranettet og alle afvigelser er ikke lukkede/overført til ny opgaveliste (FO-5 fra intern audit i juni 2010). Desuden er registreringerne vedr. brugertilfredshedsundersøgelsen 2010 heller ikke let at finde. Via nettet er der adgang til konklusionerne i Ledelsens evaluering 2010, men ikke de bagvedliggende resultater mv. Udført (Alle punkter er udbedret og forbedret med bedre søgeord) T-3 FO-2 Ledelsens evaluering 2010 er offentliggjort, jf. kravene i T-3. Det er imidlertid kun dagsordenspunktet til KMU, der kan findes direkte på nettet. Selve Ledelsens Evaluering 2010 skal findes som bilag under KMU-møde Udført (Udbedret og forbedret med bedre søgeord) T-8 FO-3 Stambladene, som er oprettet i forbindelse med MUS 2011, er ikke godkendt med chefens dato og initialer i Natur og Vand og Virksomhedsmiljø. Der manglede et ud af to stamblade i Plan og det opdaterede stamblad lå endnu ikke på Cirius-sag. Udført (Afholdt møde med chefer vedr. emnet 30/8) 8

9 Bilag 4. Ekstern audit, oktober 2011 Konklusion Generelt er der under audit konstateret følgende styrker: Intern audit har også fokus på forbedringsområder og svagheder Der ses sammenhæng imellem overordnede politikker og mål for forvaltningen og arbejdet med kvalitetssystemet Der ses en overordentlig god og brugbar brugertilfredshedsundersøgelse Sagsbehandlingen ses generelt præget af helhedsorientering Afvigelser Oplæg af stamdatablad for 1 medarbejder var ikke godkendt af chef for området (mindre afvigelse). Afvigelsen skal behandles inden 26. april 2012 Opfølgning i Teknik & Miljø: Det pågældende datablad blev godkendt i januar Forbedringsforslag Nr. Beskrivelse af forbedringsforslag Opfølgning i Teknik & Miljø 1 Det kunne være en fordel at specificere Proceduren omkring kompetenceudvikling central journalisering af stamblade (T-8) præciseres mht. journalisering. Udføres i Det kunne være en fordel, allerede ved indgang af henvendelser i den centrale mailbox, at udsende en generel kvittering 3 Tilsyn på campingpladser kunne eventuelt gennemføres i et samarbejde med brandmyndighederne Forslaget medtages i VK s centrale gruppe af Sekretariatschefer Udføres i 2012 Udført. Implementeres i Med baggrund i Beredskabsstyrelsens fortolkning af bestemmelserne om brandsyn af campingpladser, er man fra Beredskabsstyrelsen kommet frem til, at der skal foretages brandsyn af campingpladser hvert 2. år. Da Beredskabet nu skal se på campingpladserne, har de derfor imødekommet Byggeris anmodning om "udvidet service" fra Beredskabsafdelingen og vil føre tilsyn i henhold til det skema Byggeri har udarbejdet.. 9